Verksamhetsberättelse 2015 Servicesektorn

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2015 Servicesektorn

2 2(19) 1 Verksamhetsöversikt Sammanfattning Volymer Måltidsservice Lön- & Personaladministration Bemanningsenheten Måluppföljning Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) I Kungälv finns arbete åt alla Minskad segregation Minskad miljö och klimatpåverkan Ekonomi Utfall för hela sektorn (Tkr) Nettokostnad per verksamhet Kommentar till utfall Personal Anställda Antal arbetade timmar Sjukfrånvaro Sjuklönekostnad Övriga viktiga händelser... 19

3 1 Verksamhetsöversikt 3(19) Servicesektorn levererar tjänster över sektorsgränserna till kärnverksamheterna i kommunen. Servicesektorn bildades i april 2011 då dåvarande FM Service delades upp i rollerna för beställare och utförare. Servicesektorn är utföraren, Samhällsbyggnadssektorn och Samhällsutvecklingsenheten Kommunledningssektorn, är beställare och samordnar kärnverksamhetens behov. Det mesta Servicesektorn levererar definieras i en servicekatalog. Arbetet med att definiera och vidareutveckla servicekatalogen görs i serviceråd där representanter från kärnverksamheterna är med. Servicekatalogen för kommande år beslutas i Förvaltningsledningen. Exempel på leveranser är Lön och Personaladministration, Entreprenad och transport, Fastighetsdrift och underhåll, Lokalvård, Verksamhetsservice, Bemanningstjänster, Måltider, IT och Hamnverksamhet. Kärnverksamheten beställer vad de behöver ur servicekatalogen och tecknar ett servicenivåavtal (SLA) för detta där leverans, behov och kostnad definieras. I serviceråden sker även uppföljning av leveranser, kvalitet och volymer. Visionen för sektorn är: Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. SOLTAK har under året haft en påverkan på organisationen inom Lön och Personaladministration samt IT i och med verksamhetsövergången 2016.

4 2 Sammanfattning Måluppföljning 1. Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt 4(19) professionellt sätt samt att kunderna upplever att de får den service som överenskommits. Under året har aktiviteterna genomförts enligt plan och målet anses uppfyllt. 2. Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service de verksamheter i andra kommuner/organisationer (i det fall detta finns) kunnat konstatera att kostnaderna är i linje med dessa. Under året har ett ständigt förbättringsarbete kring att minska kostnaderna i tjänsteproduktionen pågått. 3. Säkra långsiktig personalförsörjning året har ett antal aktiviteter genomföras för att nå detta mål. Dessutom har en låglönesatsning gjorts för medarbetare inom Lokalvården. 4. Underhållsåtgärder prioriteras motsvarar resurserna inte det behov som finns enligt underhållsplan. Bristen medför att lokalerna fortlöpande blir i sämre skick med följd av att inomhusmiljön försämras. 5. Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete m.fl.) har lett till att praktikplatser, sommarjobb/arbeten inom Måltidsservice har erbjudits. Bemanningsenhetens mål är ett arbete för "en väg in", ett led in för att vara en attraktiv arbetsgivare. Många av de som får en timanställning är ungdomar, det är ofta deras första arbete viktigt att de får bra erfarenhet av kommunen som de bär med sig hela livet. 6. Genomför åtgärder enligt funktionshinderspolitiskt program Verksamheterna anpassar fastigheter och mark vid om- och nyprojektering för funktionshindrade. 7. Minskad energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp miljö. Såsom val av ekologiska produkter, inköp av energisnål utrustning till verksamhet inom Servicesektorn. Ekonomi Servicesektorn redovisar för 2015 en negativ avvikelse med 897 tkr. Den stora avvikelsen avseende sektorns omsättning beror på stora anläggning- och projektarbeten i kommunens investering- och exploateringsprojekt samt ökade volymer inom IT och att sektorn kompenserats för stora driftskonsekvenser i samband med IT-investeringar. Fastighetsavdelningen redovisar en positiv avvikelse på grund av att man under året haft lägre kostnader än budgeterat för verksamhetssystem, licenser och brandskydd samt vakanser som man av besparingsskäl inte har blivit tillsatt. Kostnaden för inhyrda fastigheter avseende avflyttning och återställande skador eller onaturligt slitage har varit lägre än budgeterat. Entreprenadenheten redovisar ett underskott med 3,7 mkr på grund av en försenad ny prismodell och en alltför låg utdebiteringsgrad. Kraftiga åtgärder för en budget i balans 2016 har påbörjats.

5 5(19) Lokalvårdsenheten har under året producerat billigare lokalvård och haft fler beställningar än budgeterat och redovisar en positiv avvikelse med ca 1,3 mkr. Måltidsservice har under året producerat ökade volymer utan att behöva öka sina kostnader (se separat bilaga). Verksamheterna har jobbat intensivt med att komma åt ökande livsmedelskostnader och med effektivisering av personal genom optimerad bemanning vilket resulterat i ett överskott med 3,5 mkr. 2,4 mkr har återförts till sektor skola i samband med bokslutet. Från och med år 2016 övergår IT och Lön till Soltak. Personal Antalet månadsanställda i sektorn är tre färre i år än i fjol, samma period. Detta visar sig även i antalet årsarbetare som har minskat med en person jämfört med i fjol. Sektorn har minskat sin personalstyrka jämfört med ifjol vilket beror på att vakanser ute i verksamheten inte har blivit tillsatta. Sjukfrånvaron har ökat något under året och den största ökningen har varit bland de äldre medarbetarna Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Sektormål Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Säkra långsiktig personalförsörjning Underhållsåtgärder prioriteras I Kungälv finns arbete åt alla Attraktivt boende Minskad segregation Minskad miljö och klimatpåverkan Gör rätt från början investera i barn och unga Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp

6 3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på helår. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. Trendpilen visar förändring av utfall jämfört med föregående år. 6(19) 3.1 Måltidsservice Volymtal Utfall Plan Prognos helår Plan helår Antal serverade måltider totalt Antal serverade luncher inom förskola Antal serverade luncher inom skola Antal serverade luncher inom gymnasieskola Antal serverade luncher inom äldreomsorg Måltidsservice totala volym är lägre än planerat men jämfört med föregående år är volymerna högre. Antal serverade luncher inom skola och äldreomsorg är högre än plan för Utfallet i antal serverade luncher inom förskola och gymnasiet är lägre än plan för året. Antalet serverade luncher gymnasieskola och förskola är högre än prognos helår, men något lägre än plan för Helårsprognosen är baserad på minskat antal inskrivna gymnasieelever och förskolebarn för hösten Lön- & Personaladministration Volymtal Utfall Plan Prognos helår Plan helår Utbetalade löner/arvoden (Ackumulerat månadsvis) Antal publicerade platsannonser (ackumulerat tertial) Antal utbetalade pensioner (individer årsbasis) Utbetalade löner (individer årsbasis) Bemanningsenheten Volymtal Utfall Plan Prognos helår Plan helår Antal beställningar i Time Care Pool Tillsättningsgrad % 93% 95% 95% 95% Tillsatta timmar Bemanningsenheten har inte nått upp till målet av tillsättningsgraden 95%. Bemanningsenheten får in många beställningar på vakanta turer, det finns en svårighet att tillsätta alla tjänster ute i verksamheterna.

7 4 Måluppföljning 7(19) 4.1 Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Målet är kopplat till den vision som sektorn arbetar mot: Servicesektorn stöttar verksamheterna. Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Uppdrag Levererar kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvarar för servicekatalogen Arbetar i stödprocesserna och med drift/produktion. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Detta mål symboliserar allt som Servicesektorn står för - och arbete sker dagligen i alla sektorns delar, för att kunna uppfylla detta mål. Några av aktiviteternas utfall kommer i nedanstående text att kommenteras. Löneenheten tillhör från årsskiftet 2015/2016 SOLTAK och lön har inte under hösten deltagit i projekt kring E-arkiv. Även IT tillhör SOLTAK från år 2016 och ansvarar för det pågående arbetet att utveckla befintlig servicekatalog för IT. Bemanningsenheten ansvarar för en effektiv o kvalitetssäker vikarierekryteringen. Under hösten har Bemanningsenheten arbetat med rekrytering av personal inom ensamkommande barn och transitboende. Detta har medfört att bemanningsenhetens ordinarie rekrytering har blivit lidande, på grund av tidsbrist, men enheten kan också se att antal sökande är minskar. Anskaffningen av elbilar har skjutits på framtiden då frågan behöver utredas mer. Efter att en stor del av kommunens verksamhet har flyttat tillbaka in i stadshuset behöver behovet av enhetsknutna bilar samt bilar i poolen ses över. På grund av rådande omständigheter har inga elbilar köpts in under året. Analys Detta mål har två delar. Dels att det är viktigt att vi levererar en professionell service till våra kunder. Dels att det är viktigt - för måluppfyllelsen - att kunden upplever att de får den service enligt avtal, samt är nöjd med den. Ett arbete har påbörjats för att kartlägga detta. Kundnöjdhetsmätning är ett sätt att få återkoppling på hur väl vi inom sektorn utför våra uppdrag. I och med att ett stort antal aktiviteter har genomförts med gott resultat, samt att arbetet kring servicekatalog samt serviceråd har pågått under året.

8 8(19) Så här går vi vidare Inför nästa år kommer vi att fortsätta med serviceråd och andra möten med kund för att få en uppfattning av kundens upplevelser av servicen från servicesektorn. Dessutom kommer sektorn att fortsätta att utveckla servicekatalogen, för att förtydliga och förbättra verksamhetens utbud på ett lättillgängligt sätt. Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 93% 95% Aktivitet Stäm av leverans, helpdeskärenden samt övrigt - på plats Informera fastighetsskötare om hur avstämning - leverans helpdeskärenden - skall utföras Framtagande av mallar för slutrapportering av avslut av fastighetsprojekt Uppstart av serviceråd för lön Deltagande i projekt kring E-arkiv (Lön & PA) Timanställda in i Självservice (Lön & PA) Stabil driftsmiljö (IT) Genomgång och tydliggörande av SLA med VS personal Uppdrag per enhet beskrivs tydligt på intranätet Ansvarsfördelning mellan fastighet och verksamhetsservice tydliggörs Utveckla befintlig servicekatalog för Lokalvård Utveckla befintlig servicekatalog för IT Utveckla befintlig servicekatalog för Verksamhetsservice Måltiden som en helhet inom Måltidsservice Uppbyggnad av Entreprenad för att möta 2015 års behov. Utveckla befintlig servicekatalog för Måltidsservice med avvikelse med avvikelse Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Servicen i servicekatalogen ska hålla en prisnivå som är i paritet med jämförbar service. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt

9 9(19) Kommentar av utfall Servicesektorn genomför ett antal olika typer av jämförelser vad gäller kostnader, via branschnätverk, SKL, vid upphandling av likartad service etc. Ett exempel är inom Måltidsservice där kommunen är skyldig att varje år rapportera sina kostnader till SCB, Statistiska Centralbyrån. Det redovisas för måltidsverksamheten i grundskolan och visar kostnaden per elev och år. Kostnaderna har ökat jämfört med året innan vilket följer trenden i övriga landet. Dock ligger kostnaden för Kungälv under riksgenomsnittet med ca 10%. Analys Det är svårt för en del verksamheter inom sektorn att hitta kvalitetssäkrade jämförelsetal, då verksamhetens art och organisering gör det svårt att jämföra med andra kommuner. Vilka kostnader som kommunerna valt att lägga med varierar. I de fall jämförbar statistik funnits så kan sektorn konstatera att vi ligger väl till rent kostnadsmässigt i vår verksamhet. Så här går vi vidare Arbetet med att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet är en naturlig del i sektorns arbete, och det kommer att fortgå löpande likväl som att identifiera jämförelsetal. Varje verksamhet analyserar sin verksamhets utfall mot föregående års jämförbara period. Arbetet med Servicekataloger inom sektorn tydliggör kostnader inom olika kategorier av service, vilket på sikt också kommer underlätta jämförelser med externa aktörer. Indikator Utfall Målvärde Budgetuppföljning Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kr/elev Aktivitet Minska konsultberoende (IT) Regelbunden ekonomisk uppföljning i ledningsgruppen Öka automatisering och självservicetjänster (IT) Säkra långsiktig personalförsörjning Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt

10 10(19) Kommentar av utfall De aktiviteter som kan hänföras till detta mål bedöms klara enligt plan. Det har pågått ett löpande arbete under året med denna strategiskt viktiga. I all rekrytering och externa kontakter är det viktigt att marknadsföra Kungälvs kommun som en attraktiv arbetsgivare. Dessutom är det viktigt att chefer och andra i ledande position, driver ett arbete i vardagen, för att behålla den kompetenta arbetskraft som sektorn har. Dessa aktiviteter har pågått under året. Under året har en medarbetarenkät genomförts. Resultatet för nöjd medarbetarindex är 78 % för sektorn, en ökning med 12 %, vilket visar på nöjdare medarbetare i sektorn än föregående medarbetarenkät. Medarbetarindex för Kungälvs kommun är 73 %. Analys Långsiktig personalförsörjning är ett mångfacetterat mål som dels syftar till att säkerställa dagens behov. Dessutom måste en strategi göras för att kunna vara redo för att ta emot framtida arbetskraft. Att säkerställa sektorns dagliga behov av arbetskraft har pågått löpande under året. Det strategiska arbetet med att attrahera morgondagens arbetskraft är svårare att få utrymme för. I samband med rekrytering i bemanningsenheten har man dock lyckats får in en stor del i de yngre åldersintervallen. (18-24 år) Så här går vi vidare Sektorn kommer dels att fortsätta sitt arbete med att säkerställa nuvarande bemanning, dels med visionsarbetet, som i förlängningen kommer stötta både nuvarande och framtida personalförsörjning. Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 93% 95% Bemanningsenheten har inte nått upp till målet av tillsättningsgraden 95%. En orsak till detta är att Bemanningsenheten får in många beställningar på vakanta turer, då det finns en svårighet att tillsätta alla tjänster ute i verksamheterna Aktivitet Kollegial headhunting/jobbtipsa potentiella medarbetare (Fastighet) Skapa VI-känsla i verksamheten (Fastighet) Effektiv o kvalitetssäkra vikarierekryteringen (Bemanningsenheten) Uppmuntra duktiga vikarier/medarbetare till att bli behöriga inom yrket. (Bemanningsenheten) Handlingsplan för att behålla kvalificerad personal - Projektledare Handledare till nyanställda inom Måltidsservice Medarbetares kompetens inom Måltidsservice med avvikelse

11 11(19) Underhållsåtgärder prioriteras Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Vi planerar och utför det planerade underhållet i den utsträckning som vi får medel för. I år har vi fått tilldelat oss 17,72 miljoner kronor för planerat underhåll. 1 miljon kronor drogs tillbaka från verksamheten i januari månad till förmån för städ som ska minska underhåll på sikt. Hela budgeten upparbetades. Ungefär 155 stycken olika entreprenader genomfördes under 2015 på 65 olika objekt (fastigheter). De flesta entreprenaderna har genomförts under sommaren, resterande utfördes under hösten. Vi ser fortfarande en långsam process av kapitalförstöring då vi inte kan underhålla våra fastigheter tillräckligt. Vi har händelser som nu fallit ut som innebär fördyrande kostnader för kommunen. Andra kommuner har tidigare fallit i denna fälla då man tyckt att underhållet var för dyrt och fått betala mycket mer för att ställa saker till rätta. Vi ser även en stor ökning av miljöärenden som beror på lukter och fukt vilket tyder på sämre fastighetsbestånd. Vi har flaggat för detta i flera år och nu ser vi att det vi trott skall hända redan händer. Analys Vi har för närvarande drygt kvm lokalyta och bygger just nu mycket lokaler som innebär stora kostnader längre fram. Vi behöver underhållspengar på cirka 150kr/kvm per år. Detta är en medelkostnad i Sverige för offentliga lokaler, hänsyn har inte tagits till ålder eller tidigare underhållsåtgärder. För att kommunen skall komma ikapp vårt stigande underhållsbehov behövs ett tillskott under kommande år, utöver de 77kr/kvm som tilldelas planerat underhåll (PU). Så här går vi vidare Vi tydliggör aktivt behovet per kvadratmeter då det är ett enkelt och tydligt sätt att jämföra både ambitionsnivå samt rena kostnader. Vi jobbar på med att utföra underhåll så ekonomiskt och prioriterat som möjligt med minsta möjliga administration. Vi har bra program för att se vårt teoretiska behov av underhåll många år framöver. Vi har tagit fram en bra fastighetsplan som gäller över tid, där kan vi se framtida behov och statuskondition på våra fastigheter. Vi samarbetar med Fastighetsservice, Underhållare, Reparatörer, Projektledare, Lokalvård samt externa entreprenörer för att få samsyn och att alla hjälps åt för att uppnå bra standard på våra fastigheter.

12 12(19) Aktivitet Underhållsplanering Fastighetsplan 4.2 I Kungälv finns arbete åt alla Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Genom ökad tillväxt bidrar Koncernen Kungälvs kommun till fler i arbete. Vi satsar aktivt på att tillsammans med andra aktörer (näringsliv, föreningar, utbildningsanordnare, andra myndigheter och kommuner,) utveckla den lokala arbetsmarknaden. Ett kunskapslyft kan ge fler i arbete. Särskilda jobbsatsningar ska genomföras genom stödanställningar, praktikplatser, sommarjobb och utbildning, satsningar skall växla kostnader från försörjningsstöd till arbete och utbildning. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Av de 566 timavlönade som Bemanningsenheten har rekryterat under 2015, är 326 stycken utav dessa i åldern år, vilket motsvarar 58 %. Måltidsservice har i samarbete med Arbetslivscentrum (ALC) under året erbjudit en ny arbetsplats för brukare inom Arbetslivscentrum. Måltidsservice har även haft 4 praktikanter i tre kök under sommaren. Analys Bemanningsenhetens arbete är att få de timavlönade påbörja en utbildning så de kan fortsätta och arbeta i Kungälvs kommun med rätt kompetens. Praktikplatserna har fallit väl ut. Så här går vi vidare. Fortsatt arbete att rekrytera personal. Samarbetet med Arbetslivscentrum fortsätter för att erbjuda och hitta fler möjliga arbetsplatser under Aktivitet Praktikplatser i köken Timavlönade

13 4.3 Minskad segregation 13(19) Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Målet kommer från Sektor Tolkning Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Servicesektorn anpassar allmän platsmark, fastigheter och tomtmark vid om- och nyprojektering men även i befintliga fastigheter för allmänheten där det finns åtgärder att förbättra utifrån ett funktionshinderperspektiv. Åtgärderna utförs enligt lägsta myndighetskrav och utförs på uppdrag av beställande enhet. Analys Som serviceorganisation ingår gott bemötande och därmed även värdskap. Under våren har utbildning i bemötande genomförts för alla medarbetare i Servicesektorn. Verksamheten arbetar dagligen med bemötandefrågor. Genom att göra förbättringar i våra lokaler blir de tillgängliga för fler personer. Så här går vi vidare De centrala aktiviteterna ses över, samt en strategi kring att uppnå godkänd målsättning. Aktivitet Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Genomföra fortbildning för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. Tillgänglighetsanpassning i nybyggnation Åtgärda enkelt avhjälpta hinder i lokaler efter inventering 4.4 Minskad miljö och klimatpåverkan Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Effektivisera kommunens egen energianvändning inom områdena fastighet, VA, anläggning, transport och gatubelysning. Minska koldioxidutsläpp från fossila bränslen både internt och externt i kommunen. Utsläpp i sjöar, älvar, bäckar och hav skall minska.

14 14(19) Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar till utfall Servicesektorn ser resultat av sitt arbete med att ständigt arbeta med att "aktivt" göra val som gynnar påverkan på vår miljö. Analys Måltidsservice Måltidsservice har arbetat aktivt med att välja en större andel ekologiska livsmedel till de måltider som serveras. Verksamheterna har gjort medvetna val vid inköp av livsmedel där det är möjligt, och på så sätt har de bidragit till en mindre miljöpåverkan. Vid nybyggnation/renovering i köken har en maskinpark med låg energi och låg vattenförbrukning valts. Transportcentralen De flesta av bilarna i kommunens bilpool klarar idag miljökraven. När befintliga bilar skall bytas ut så beaktar vi aktuella miljökrav. Dock finns det vissa specialfordon som inte går att få som miljöklassade. Det saknas i dagsläget laddningsstationer för elbilar. I samband med framtida investeringar måste hänsyn till denna kostnad samt att el-fordon är dyrare i inköp. Så här går vi vidare Arbeta vidare enligt plan med att göra aktiva val av ekologiska/miljövänliga/energisnåla produkter där möjlighet finns. Miljövänliga fordon kommer att bytas in löpande, när de gamla kontrakten löper ut. Indikator Utfall Målvärde Miljöbilar Ekologisk mat 25,02% 22% Aktivitet Ekologiska livsmedel Minska produktionssvinn i Måltidsservice enheter Minska energiförbrukning i våra byggnader. Frivillig avfallshantering Inköp av elhybrid bilar med avvikelse

15 5 Ekonomi 15(19) 5.1 Utfall för hela sektorn (Tkr) Volymtal Utfall 2015 Plan Utfall 2014 Plan Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnad Nettokostnad per verksamhet Volymtal Utfall 2015 Plan Utfall 2014 Plan Sektorchef Lön- och personaladministration Hamnverksamheten Entreprenad med förråd och Transportcentral Verksamhetsservice IT-enheten och Tryckeriet Fastighet Lokalvård Bemanningsenheten Måltidsservice Kommentar till utfall Sammanfattning Servicesektorn redovisar för 2015 en negativ avvikelse med 897 tkr. Den stora avvikelsen avseende sektorns omsättning beror på stora anläggning- och projektarbeten i kommunens investering- och exploateringsprojekt samt ökade volymer inom IT och att sektorn kompenserats för stora driftskonsekvenser i samband med IT-investeringar. Fastighetsavdelningen redovisar en positiv avvikelse på grund av att man under året haft lägre kostnader än budgeterat för verksamhetssystem, licenser och brandskydd samt vakanser som man av besparingsskäl inte tillsatt. Kostnaden för inhyrda fastigheter avseende avflyttning och återställande skador eller onaturligt slitage har varit lägre än budgeterat. Entreprenadenheten redovisar ett underskott med 3,7 mkr på grund av en försenad ny prismodell och en alltför låg utdebiteringsgrad. Kraftiga åtgärder för en budget i balans 2016 har påbörjats. Lokalvårdsenheten har under året producerat billigare lokalvård och haft fler beställningar än budgeterat och redovisar en positiv avvikelse med ca 1,3 mkr. Måltidsservice har under året producerat ökade volymer utan att behöva öka sina kostnader (se separat bilaga). Verksamheterna har jobbat intensivt med att komma åt ökande livsmedelskostnader

16 16(19) och med effektivisering av personal genom optimerad bemanning vilket resulterat i ett överskott med 3,5 mkr. 2,4 mkr har återförts till skolan i samband med bokslutet. Från och med 2016 övergår IT och Lön till Soltak. Analys av utfall och prognos Sektorchef: Verksamhetsutvecklare rekryterades senare än planerat. Lön- och Personaladministration: Verksamheten övergår till SOLTAK vid årsskiftet. Fastighet: Fastighetsavdelningen redovisar en positiv avvikelse på grund av att man under året haft lägre kostnader än budgeterat för verksamhetssystem, licenser och brandskydd samt vakanser som man av besparingsskäl ej tillsatt. Kostnaden för inhyrda fastigheter avseende avflyttning och återställande skador eller onaturligt slitage har varit lägre än budgeterat. IT: Verksamheten har kompenserats för ökade kapitalkostnader men har en negativ avvikelse på grund av ej budgeterade hyreskostnader. Verksamheten övergår till SOLTAK vid årsskiftet. Lokalvård: Verksamhetens överskott beror på ökade beställningar, delvis överlappande städ i samband med flytt samt en billigare produktion än budgeterat. Verksamhetsservice: Verksamheten enligt plan. Entreprenad med förråd och Transportcentral: Entreprenadenheten redovisar ett underskott med 3,7 mkr som dels beror på för låg utdebiteringsgrad dels ett glapp med för lågt internpris i väntan på ny prismodell. Uppföljning av de nya avtalen för Transportcentralen görs kontinuerligt. Man kan ännu inte se att kommunens bilkostnader har minskat vilket förklaras i överlappning av hyror samt dyra slutavräkningskostnader för de gamla bilarna. Ett svårare personalärende i slutet av året medförde oväntade och extra kostnader. Bemanningsenheten: Redovisar ett nollresultat trots att kostnaden för sms i Time-Care pool är högre än beräknad beroende på att beställningarna ökar och tillgängliga vikarier inte finns i samma utsträckning som tidigare (antalet sms-förfrågningar ökar). Kommunen har också anställt en huvudadministratör för Time-Care planering och som belastar Bemanningsenheten. Måltidsservice: Har under året producerat ökade volymer utan att behöva öka sina kostnader (se separat bilaga). Verksamheten har jobbat intensivt med att komma åt ökande livsmedelskostnader och med effektivisering av personal genom optimerad bemanning vilket resulterat i ett överskott med 3,5, varav 2,4 mkr har återförts till skolan i samband med bokslutet. Hamnverksamhetens avvikelse beror på stormen Egon, nya krav från Transportstyrelsen/Sjöfartsverket avseende behörighet, höga lönekostnader på grund av rehabilitering och minskade färjeintäkter till följd av indexjusteringar. Ca 300 tkr avser budgeterade men ej kompenserade kapitalkostnader.

17 6 Personal 17(19) 6.1 Anställda Beskrivning Mätdatum är: för T1 1/4, för T2 1/8 och för T3 1/11. Antal anställda = antal personer med fastställd sysselsättningsgrad. Antal årsarbetare = sysselsättningsgraden omräknat till heltid. Volymtal Utfall 2015 Plan Utfall 2014 Plan Antal anställda Antal årsarbetare Sektorn har under året haft ett antal vakanser som inte tillsatts under året. Detta gör att antalet anställda och årsarbetare är lägre än planerat. 6.2 Antal arbetade timmar Beskrivning Visar utförda arbetstimmar av månadsavlönad personal respektive timavlönad personal. Volymtal Utfall 2015 Plan Utfall 2014 Plan Månadsavlönade Timavlönade Sektorn har under året haft ett antal vakanser som inte tillsatts under året. Detta gör att antalet arbetade timmar är lägre än planerat. 6.3 Sjukfrånvaro Beskrivning Sjukfrånvaron redovisas som andel sjuktimmar av ordinarie antal arbetstimmar. Varav sjukfrånvaro >=60 dagar. Den långa sjukfrånvarons andel av den totala sjukfrånvaron. Volymtal Utfall 2015 Plan Utfall 2014 Plan Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 6,45 5,6 0,85 5,61 5,25 0,36 Sjukfrånvaro- Kvinnor 6,7 6,3 0,4 6,32 6,1 0,22 Sjukfrånvaro - Män 5,8 3,7 2,1 3,77 2,9 0,87 Ålder <= 29 år 1,51 3-1,49 2,97 2,3 0,67 Ålder år 7,01 6 1,01 5,98 5,5 0,48 Ålder >= 50 år 7,02 5,9 1,12 5,93 5,6 0,33

18 18(19) Volymtal Utfall 2015 Plan Utfall 2014 Plan Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 41,7 43-1, ,24-3,24 Sjukfrånvaron som överstiger 60 dagar ligger under planen för året och har även minskat något jämfört med förra året. I det lägsta åldersintervallet så har man ett lägre utfall än plan Sjukfrånvaron är högre än plan i de två äldsta åldersintervall. 6.4 Sjuklönekostnad Beskrivning Här redovisas arbetsgivarens kostnad för de första 14 dagarna samt 10% till dag 90. Ger ingen fullständig bild av kostnaderna för sjukfrånvaro. Volymtal Utfall 2015 Plan Utfall 2014 Plan Sjuklönekostnad Kronor Beräknat PO (personalomkostnader) kronor Summa Sjuklönekostnaderna är högre än planen för 2015, vilket kan förklaras av att sjukfrånvaron är högre än planerat.

19 Övriga viktiga händelser Fastighet Under året har enheten fått nya medarbetare. Två tekniska förvaltare samt en ny chef. Tre personer har slutat, en pensionsavgång, två gick vidare i yrkeslivet. Flertalet byggnationer har genomförts, såväl ombyggnation och nybyggnationer. Vi kan stolt presentera att den nya motionscentralen "Kotten" i Fontin har blivit nominerad till Årets byggnad Fastighetsservice Under året har en person slutat och gått vidare i yrkeslivet, en person slutade efter lång sjukskrivning (egen begäran). Bemanningsenheten Verksamheten har anställt en huvudadministratör som har uppdraget att stötta/utbilda/coacha chefer och administratörer i kärnverksamheterna i ämnet optimerad bemanning och Time-Care planering. Under hösten har Bemanningsenhetens administratörer och chef hjälpt till med att rekrytera inom Arbetsliv och stöd, ensamkommande flyktingbarn och transitboende. 19(19) Måltidsservice Under hösten firade måltidsservice 10 år som egen verksamhet. Verksamheten har även deltagit i arbetet med måltider för Arbetsliv och stöd, ensamkommande flyktingbarn och transitboende. Hamnverksamheten Under året har flertalet investeringar gjorts inom verksamheten, bland annat pontoner vid fasta båtplatser, nytt gångstråk och kaj utanför Havshotellet, pågående byggnation av ny toalettbyggnad vid södra Marstrand, beräknas vara klart våren 2016, gästhamnsbrygga vid Fästningsholmen samt renovering ramper till färjan. Entreprenad Under år 2015 har det genomförts stora och många förändringar som har påverkat Entreprenad avdelningen. Vår anpassning av genomlysningen som gjordes 2013 är nästan helt genomförd. Under första delen av året var inte vår prislista fastställd, tillsammans med släpande avtal och ej fakturerad tid är anledningen till att vi inte har kunnat leverera ett nollresultat under för år Året runt beredskap på 10 personer är nu uppstartad och avtal med Sektor Samhällsbyggnad är klart. Stormvindar och kraftig nederbörd har löst av varandra under året vilket har påverkat verksamhetens arbetssituation. Verksamhetsservice och Lokalvård En genomlysning av Verksamhetsservice utfördes under 2015 och vi arbetar vidare under 2016 med resultatet. Inom Lokalvården anställdes sex stycken nya medarbetare under året. Sektorledning Verksamhetsutvecklare har anställts under hösten. Serviceråd Serviceråden har haft återkommande möten under året. SLA - Servicenivåavtal Arbetet med servicenivåavtalen har pågått under året. SOLTAK Under 2015 har en samlokalisering att ske i bolagets lokaler på Trollhättevägen i Kungälv. Från hösten 2015 har aktiviteter genomförts från alla inblandade parter för att förbereda, definiera rutiner och uppstart av IT-miljö, ekonomirutiner och löneadministrativa rutiner.