Verksamhetsrapport Tertial 2 Servicesektorn

Transkript

1 Verksamhetsrapport Tertial 2 Servicesektorn

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsöversikt Sammanfattning Volymer Måltidsservice Bemanningsenheten Måluppföljning Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Säkra långsiktig personalförsörjning Underhållsåtgärder prioriteras Åtgärder för budget i balans I Kungälv finns arbete åt alla Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Minskad segregation Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Minskad miljö och klimatpåverkan Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Ekonomi Utfall för hela sektorn (Tkr) Nettokostnad per verksamhet Kommentar till utfall Personal Anställda Antal arbetade timmar Sjukfrånvaro Sjuklönekostnad Kommentar till utfall av personalavsnittet Övriga viktiga händelser Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 2(19)

3 1 Verksamhetsöversikt Servicesektorns version är att leverera service till kärnverksamheter på ett professionellt sätt och sektorn har som målsättning att vara en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Kärnverksamheterna kan beställa service till sin verksamhet på två sätt. Antingen genom Servicenivåavtal eller genom beställningar. Beställningar i sin tur komma ur en servicekatalog eller genom uppdrag. Kommunens kärnverksamheter skall uppleva att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare I utformningen av avtal och arbete i Serviceråden deltar förutom beställare och leverantör också samordningsansvarig från Kommunledningssektorn. Sektorn har som målsättning att kontinuerligt utveckla sin service och en viktig del i detta arbete är Serviceråden. I råden möts representanter från kärnverksamheten och utförarverksamheten inom de olika serviceområdena. Den 31 januari augusti 2016 har sektorn följande organisation: Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 3(19)

4 2 Sammanfattning Måluppföljning. Servicesektorn arbetar under verksamhetsåret 2016 med sju sektormål som är kopplade till 4 av Kommunfullmäktiges strategiska mål (Se nedan). Våra mål och uppföljning av dessa för perioden januari-april 2016 kommer nedan att presenteras. 1. Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Visionen för Servicesektorn är att våra kunder upplever att sektorn levererar service på ett professionellt sätt samt att kunderna upplever att de får den service som överenskommits. För att uppnå detta mål genomförs dagligen aktiviteter i samtliga sektorns verksamheter. 2. Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Servicesektorns verksamheter har vid jämförelse med liknande verksamheter i andra kommuner/organisationer (i det fall detta finns) kunnat konstatera att kostnaderna är i linje med dessa. Det pågår ett ständigt förbättringsarbete kring att minska kostnaderna i tjänsteproduktionen. 3. Säkra långsiktig personalförsörjning Servicesektorn bedriver ett strategiskt arbete för att säkra långsiktig personalförsörjning. Långsiktig personalförsörjning är ett mångfacetterat mål som dels syftar till att säkerställa dagens behov. Dessutom måste en strategi göras för att kunna vara redo för att ta emot framtida arbetskraft. Under år 2015 genomfördes en medarbetarenkät. Resultatet för nöjd medarbetarindex var 78 % för sektorn, vilket är en ökning med 12% sedan förra mätningen. Det är av vikt att fortsätta den positiva utvecklingen i denna strategiskt viktiga fråga och det pågår aktiviteter och löpande arbete som kan hänföras till detta mål kontinuerligt under året. 4. Underhållsåtgärder prioriteras Det planerade underhållet kommer att ske enligt plan utifrån de resurser som tilldelats för året. Dock motsvarar inte de tilldelade resurserna det behov som finns enligt underhållsplan. Bristen medför att lokalerna fortlöpande blir i sämre skick med följd av att inomhusmiljön försämras. Vår målsättning är att utföra underhåll så ekonomiskt och prioriterat som möjligt med minsta möjliga administration och vi samarbetar med andra parter för att få samsyn och uppnå bra standard på våra fastigheter. 5. Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Sektorn arbetar på flera sätt för att uppnå detta mål bland annat i samarbete med Arbetslivscentrum, för att finna lämpliga arbetsplatser inom främst Måltidsservice. Bemanningsenhetens arbetar med målet för "en väg in", där en stor del av satsning är att få in fler ungdomar i arbete. Hamnverksamheten anställde under perioden 15 unga vuxna. 6. Genomför åtgärder enligt funktionshinderspolitiskt program Verksamheterna, främst Fastighet och Entreprenad anpassar fastigheter och mark vid om- och nyprojektering så att de uppfyller tillgänglighetskraven i Boverkets Bygg Regler (BBR) Hela sektorn förvaltar den utbildning inom området som man fick under år Minskad energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Inom Servicesektorn arbetar vi med att "aktivt" göra val som gynnar en positiv påverkan på vår miljö. Exempel på detta är val av ekologiska produkter och inköp av energisnål utrustning till verksamheter inom sektorn. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 4(19)

5 Ekonomi Servicesektorn redovisar för perioden en negativ avvikelse med 3,1 mkr vilket beror på upparbetat ej debiterat arbete hos Entreprenadenheten. Måltidservice prognosticerar ett överskott med 3 mkr som beror på ökad effektivitet i kombination med ökad försäljning. Personalärenden inom sektorn kommer att kosta sektorn 2,2 mkr. Entreprenadenheten prognosticerar ett underskott med 1 mkr pga lägre utdebiteringsgrad än budgeterat och Lokalvården ett överskott med 0,5 mkr pga ökad försäljning och billigare produktion. För året prognostiserar sektorn ett överskott med 0,3 mkr. Personal I tertial 2 ser sektorn en stigande trend i sjukfrånvaro. Vissa yrkesgrupper och åldersintervaller har identifieras i en separat granskning och arbetet kring dessa frågor kommer att fortgå under året. Sektorn planerar att arbeta med hälsofaktorer, såsom ha hälsa på dagordningen på ATP och främja aktiviteter som syftar till delaktighet och friskfaktorer. Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Sektormål Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Säkra långsiktig personalförsörjning Underhållsåtgärder prioriteras Åtgärder för budget i balans I Kungälv finns arbete åt alla Attraktivt boende Minskad segregation Minskad miljö och klimatpåverkan Gör rätt från början investera i barn och unga Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 5(19)

6 3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. Trendpilen visar förändring av utfall jämfört med föregående år. Kommentar till utfall 3.1 Måltidsservice Volymtal Utfall Plan Prognos Plan Antal serverade måltider totalt Antal serverade luncher inom förskola Antal serverade luncher inom skola Antal serverade luncher inom gymnasieskola Antal serverade luncher inom äldreomsorg Volymökning av antal serverade lunchmåltider i skola, förskola och gymnasieskola i tertial Bemanningsenheten Volymtal Utfall Plan Prognos Plan Antal beställningar i Time Care Pool Tillsättningsgrad % 87% 95% 90% 95% Tillsatta timmar Antalet tillsatta timmar är lägre än plan, en orsak till detta är att vi inte kommer upp till det mål vi har. Verksamheterna Äldreomsorg och Daglig verksamhet har fortfarande många vakanser. Vi har haft svårare att rekrytera tillräckligt många vikarier, då verksamheterna både behöver vikarier till vakanser och semestervikarier. Bemanningsenheten har under T2 rekryterat en rekryterare till Ensamkommande och en inom Äldreomsorg. Förutsättningarna har förbättrats och målet att lösa 95 % strävar vi efter. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 6(19)

7 4 Måluppföljning 4.1 Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Målet är kopplat till den vision som sektorn arbetar mot: Servicesektorn stöttar verksamheterna. Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Uppdrag Levererar kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvarar för servicekatalogen Arbetar i stödprocesserna och med drift/produktion. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Detta mål symboliserar allt som Servicesektorn står för och arbete sker dagligen i alla sektorns delar, för att kunna uppfylla detta mål. Några av aktiviteternas utfall kommer i nedanstående text att kommenteras. Analys Sektorns uppdrag är att en professionell service till våra kunder och en viktig del av målsättningen är att kunden är nöjd med den avtalade tjänsten. Återkoppling på vårt utförda arbete sker i Serviceråden, där möten med våra beställare sker och en representant från Kommunledningssektorn har en samordnande funktion. Så här går vi vidare Under året kommer vi att fortsätta med Serviceråden och andra möten med kund för att få en uppfattning av kundens upplevelser av servicen från vår sektor. Dessutom kommer sektorn att fortsätta att utveckla Servicekatalogen med syftet för att förtydliga och förbättra verksamhetens utbud på ett lättillgängligt sätt. En organisationsförändring som berör en verksamhet, delas upp och flyttas till andra enheter pågår och beräknas var genomförd 1 oktober. En av målsättningarna med förändringen är att renodla uppdragen och tydliggöra för beställaren. Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 87% 95% Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 7(19)

8 Aktivitet Stäm av leverans, ärenden samt övrigt - på plats Informera fastighetsskötare om hur avstämning - leverans ärenden - skall utföras Framtagande av mallar för slutrapportering av avslut av fastighetsprojekt Genomgång och tydliggörande av SLA med VS personal Uppdrag per enhet beskrivs tydligt på intranätet Utveckla befintlig servicekatalog för Lokalvård Måltiden som en helhet inom Måltidsservice Uppbyggnad av Entreprenad för att möta 2016 års behov. Utveckla befintlig servicekatalog för Måltidsservice Organisationsförändring Framtagande av nyckeltal inom Lokalvården Information av Servicesektorn Status Avslutad Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Servicen i servicekatalogen ska hålla en prisnivå som är i paritet med jämförbar service. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Servicesektorn genomför ett antal olika typer av jämförelser vad gäller kostnader, till exempel via branschnätverk, genom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) eller i samband med upphandling av likartad service Ett exempel är Måltidsservice där kommunen är skyldig att varje år rapportera sina kostnader till SCB, Statistiska Centralbyrån. Det som redovisas är måltidsverksamheten i grundskolan och kostnaden per elev och år. Kostnaderna har ökat jämfört med året innan vilket följer trenden i övriga landet. Analys Det är svårt för en del verksamheter inom sektorn att hitta kvalitetssäkrade jämförelsetal, då verksamhetens art och organisering gör det svårt att jämföra med andra kommuner. Vilka kostnader som kommunerna valt att lägga med i sina jämförelsetal varierar. I de fall jämförbar statistik funnits så kan sektorn konstatera att vi ligger väl till rent kostnadsmässigt i vår verksamhet. Så här går vi vidare Arbetet med att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet är en naturlig del i sektorns arbete, och det kommer att fortgå löpande likväl som att identifiera jämförelsetal där det är möjligt. Varje verksamhet analyserar sin verksamhets utfall mot föregående års jämförbara period. Genom att fortsätta utveckla arbetet med Servicekataloger tydliggörs kostnader inom olika kategorier av service, vilket på sikt också kommer underlätta jämförelser med externa aktörer Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 8(19)

9 Indikator Utfall Målvärde Budgetuppföljning Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kr/elev 11,49 10,47 Aktivitet Regelbunden ekonomisk uppföljning i ledningsgruppen Uppföljning av entreprenader Översyn av timpriser för tekniska verksamheter Status Avslutad med avvikelse Säkra långsiktig personalförsörjning Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall I all rekrytering och externa kontakter är det viktigt att marknadsföra Kungälvs kommun som en attraktiv arbetsgivare. Det är av vikt att chefer och andra i ledande position, dagligen driver ett arbete för att behålla den kompetenta arbetskraft som sektorn har. Under år 2015 genomfördes en medarbetarenkät. Resultatet för nöjd medarbetarindex var 78 % för sektorn, en ökning med 12% sedan förra mätningen. Detta utfall skall jämföras med medarbetarindex på 73 % för hela Kungälvs kommun. Det är viktigt att fortsätta den positiva utvecklingen i denna strategiskt viktiga fråga och det pågår aktiviteter och löpande arbete som kan hänföras till detta mål kontinuerligt under året. Analys Långsiktig personalförsörjning är ett mångfacetterat mål som dels syftar till att säkerställa dagens behov. Dessutom måste en strategi göras för att kunna vara redo för att ta emot framtida arbetskraft. Att säkerställa sektorns dagliga behov av arbetskraft kommer att pågå löpande under året. I samband med rekrytering i Bemanningsenheten tidigare lyckats får in en stor del i de yngre åldersintervallen. (18-24 år) och detta är något man fortsättningsvis även eftersträvar. Bemanningsenhetens uppdrag har förändrats till längre tidsperspektiv, från 3 månader till 9 månader. Så här går vi vidare Sektorn kommer dels att fortsätta sitt arbete med att säkerställa nuvarande bemanning, dels med visionsarbetet, som i förlängningen kommer stötta både nuvarande och framtida personalförsörjning. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 9(19)

10 Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 87% 95% Tillsättningsgraden ligger fortfarande under plan under T2. Flera orsaker till detta, en orsak är att under sommaren har vi inte fått boka vikarier som gått på schema inom äldreomsorg, pga att det då ofta blir dyrt för verksamheterna och vi inte har koll på arbetstidslag. Något vi märkt av är att enheterna inte har optimerat vikariernas schema, vilket innebär att några av vikarierna inte är nöjda med sin sysselsättningsgrad (källa; undersökning gjord av Bemanningsenheten) Det har blivit svårare att rekrytera för enheterna, men också för oss. Under hösten har vi som mål att stötta verksamheterna inom Äldreomsorgen så att de inte har så många vakanta tjänster. Aktivitet Skapa VI-känsla i verksamheten (Fastighet) Effektiv o kvalitetssäkra vikarierekryteringen (Bemanningsenheten) Uppmuntra duktiga vikarier/medarbetare till att bli behöriga inom yrket. (Bemanningsenheten) Handledare till nyanställda inom Måltidsservice Medarbetares kompetens inom Måltidsservice Rondering Kompetensutveckling i datakunskap, Entreprenad Status Underhållsåtgärder prioriteras Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Vi planerar och utför underhållet i den utsträckning som vi får medel för. I år har vi fått tilldelat oss 15 miljoner kronor för planerat underhåll. Ungefär 100 olika entreprenader har påbörjats vilket har inneburit att ca 200 beställningar gjorts till olika ramavtalsentreprenörer under perioden januari - augusti Analys Kommunen förvaltar för närvarande drygt kvm lokalyta och bygger just nu mycket nya lokaler som på sikt innebär större drift och underhållskostnader. Kostnaden för underhåll bör beräknas till cirka 100 till 150 kr/kvm per år. Detta är en medelkostnad i Sverige för offentliga lokaler, hänsyn har inte tagits till ålder eller tidigare underhållsåtgärder. För att kommunen skall komma ikapp vårt stigande underhållsbehov behöver vi, utöver de 69 kr/kvm som tilldelas 2016 för planerat underhåll få ytterligare ett tillskott under kommande år. Vi ser fortfarande en långsam process av kapitalförstöring då vi inte kan underhålla våra fastigheter tillräckligt under gällande förutsättningar. Vi har händelser som nu fallit ut som innebär fördyrade kostnader för kommunen. Kommunen har även fastigheter som behöver ett större underhåll/reinvesteringsmedel då fastigheterna börjar bli till åren och större insatser krävs. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 10(19)

11 Kommunen har även en del fastigheter som har tjänat ut på grund av åldersskäl och funktion vilket i sin tur belastar det akuta underhållet. Andra kommuner har tidigare fallit i denna fälla då man tyckt att underhållet var för dyrt och fått betala mycket mer för att ställa saker till rätta senare. Vi ser även en stor ökning av miljöärenden som beror på lukter och fuktproblem vilket kan tyda på sämre fastighetsbestånd. Så här går vi vidare Fastighet tydliggör aktivt behovet per kvadratmeter, då det är ett enkelt och tydligt sätt att jämföra både ambitionsnivå samt rena kostnader. Vi jobbar på med att utföra underhållet så ekonomiskt och prioriterat som möjligt med minsta möjliga administration. Verksamheten har tillgång till bra program för att se vårt teoretiska behov av underhåll många år framöver och har tagit fram en fastighetsplan där kan vi se framtida behov och statuskondition för kommunens fastigheter. Verksamheten samarbetar med Fastighetsservice, reparatörer, projektledare, lokalvårdare samt externa entreprenörer för att få samsyn och att alla hjälps åt för att uppnå bra standard på våra fastigheter. Aktivitet Underhållsplanering Fastighetsplan Larm, skydd & VVS grupp Förteckning över riskfastigheter Status Avslutad Åtgärder för budget i balans Målet kommer från Sektor Tolkning De åtgärder som sektorn avser vidta för att nå målet budget i balans Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Sektorn arbetar med olika aktiveter inom de olika enheterna och har kommit olika långt i sitt arbete Analys Ett kontinuerligt arbete med att hitta den optimala organisationen för respektive verksamhet och i vissa fall har omplaceringar skett. Man jobbar också med helheten och föreslår ihopslagningar över sektorer och effektiviseringar för att optimera produktionen. Aktiviteten lokaloptimering för Entreprenad och Fastighetsservice har avslutats. Entreprenad har gjort en översyn av sin nuvarande lokaler och kommer att vara kvar i dessa fast på en mindre yta Så här går vi vidare Arbetet med åtgärder för att få budget i balans fortsätter enligt plan. Aktivitet Se över driftsavtal Menyplanering Status med avvikelse Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 11(19)

12 Aktivitet Gemensamt uppdrag med skola och förskola att samarbeta runt i kring verksamhetsfrågor som leder till kostnadseffektiviseringar Lokaloptimering, Entreprenad och Fastighetsservice Översyn av samlastningen i Marstrand, hamnen Framtida postturer Status Avslutad med avvikelse med avvikelse 4.2 I Kungälv finns arbete åt alla Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Genom ökad tillväxt bidrar Koncernen Kungälvs kommun till fler i arbete. Vi satsar aktivt på att tillsammans med andra aktörer (näringsliv, föreningar, andra myndigheter och kommuner, utbildningsanordnare) utveckla den lokala arbetsmarknaden. Ett kunskapslyft kan ge fler i arbete. Särskilda jobbsatsningar ska genomföras genom stödanställningar, praktikplatser, sommarjobb och utbildning, satsningar skall växla kostnader från försörjningsstöd till arbete och utbildning. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Av de 193 timavlönade som Bemanningsenheten har rekryterat under maj-aug är 98 stycken i åldern år, vilket motsvarar 51 %. Måltidsservice har ett samarbete med Arbetslivscentrum (ALC) för att finna verksamheter där man kan erbjuda lämpliga arbetsplatser. Detta arbete är för närvarande inte inne i en aktiv fas. Analys Bemanningsenhetens arbete är att få de timavlönade påbörja en utbildning så de kan fortsätta och arbeta i Kungälvs kommun med rätt kompetens. Så här går vi vidare Fortsatt arbete att rekrytera personal. Måltidsservice ser gärna att samarbetet med Arbetslivscentrum fortsätter med syftet att erbjuda och hitta fler möjliga arbetsplatser under Aktivitet Praktikplatser i köken Timavlönade Status med avvikelse Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 12(19)

13 4.3 Minskad segregation Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Målet kommer från Sektor Tolkning Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Servicesektorn anpassar allmän platsmark, fastigheter och tomtmark vid om- och nyprojektering men även i befintliga fastigheter för allmänheten där det finns åtgärder att förbättra utifrån ett funktionshinderperspektiv. Åtgärderna utförs enligt lägsta myndighetskrav och utförs på uppdrag av beställande enhet. Analys Som serviceorganisation ingår gott bemötande och därmed även värdskap. Genom att göra förbättringar i våra lokaler blir de tillgängliga för fler personer. Så här går vi vidare De centrala aktiviteterna ses över, samt en strategi kring att uppnå godkänd målsättning. Indikator Utfall Målvärde Tillgänglighetsanpassning i kommunens befintliga byggnader 5 20 Aktivitet Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Genomföra fortbildning för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. Tillgänglighetsanpassning i nybyggnation Tillgänglighetsanpassning i befintliga byggnader Status 4.4 Minskad miljö och klimatpåverkan Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Effektivisera kommunens egen energianvändning inom områdena fastighet, VA, anläggning, transport och gatubelysning. Minska koldioxidutsläpp från fossila bränslen både internt och externt i kommunen. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 13(19)

14 Utsläpp i sjöar, älvar, bäckar och hav skall minska. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Servicesektorn ser resultat av sitt arbete med att ständigt arbeta med att "aktivt" göra val som gynnar påverkan på vår miljö med målsättningen att systematisera och effektivisera kommunens miljöarbete. Analys Måltidsservice har arbetat aktivt med att välja en större andel ekologiska livsmedel till de måltider som serveras. Verksamheterna har gjort medvetna val vid inköp av livsmedel där det är möjligt, och på så sätt har de bidragit till en mindre miljöpåverkan. Vid nybyggnation/renovering i köken har en maskinpark med låg energi och vattenförbrukning valts. Ny tillagningsmetod med ny specialutrustning avseende plåtar och bleck, där tillagning görs på högtemperatur och på mindre tid innebär att energibesparing på upp till 30% eller mer kan uppnås. Diskning av dessa bleck sker i vanlig diskmaskin vilket leder till besparing jämfört med disk i grovdiskmaskin med granuler (diskmedel). Minskat inköp av granuler leder både till besparing och till en mindre miljöpåverkan. Förbättring även av arbetsmiljön för medarbetare i Måltidsservice då plåtar/blecken kräver mindre manuell arbetsinsats vid diskning. Lokalvård arbetar kontinuerligt med sitt miljöarbete genom att tänka över och minska användandet av kemiska medel och i möjligaste mån optimera användandet av sina maskiner. I samband med planeringar av ny- och ombyggnation har Fastighet med som mål att minska energiförbrukningen. Ett arbete med projektanvisningar gällande energi och miljökrav för byggnation pågår. De flesta av bilarna i kommunens bilpool klarar idag miljökraven. Under året när befintliga bilar skall bytas ut så beaktar vi aktuella miljökrav. Hänsyn måste tas till att vissa specialfordon som inte går att få som miljöklassade. Ett arbete kring översyn och hantering av kommunens fordonspark och kommer att pågå under hela året. Så här går vi vidare Arbeta vidare enligt plan med att göra aktiva val av ekologiska/miljövänliga/energisnåla produkter där möjlighet finns. Miljövänliga fordon kommer att bytas in löpande, när de gamla kontrakten löper ut. Indikator Utfall Målvärde Ekologisk mat 24,48% 25% Miljöbilar 0 4 Aktivitet Ekologiska livsmedel Minska produktionssvinn i Måltidsservice enheter Minska energiförbrukning i våra byggnader. Frivillig avfallshantering Inköp av elhybrid bilar Status med avvikelse Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 14(19)

15 5 Ekonomi 5.1 Utfall för hela sektorn (Tkr) Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavv ikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnad Nettokostnad per verksamhet Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavv ikelse Sektorchef Hamnverksamheten Entreprenad med Förråd och Transportcentral Verksamhetsservice Fastighet Lokalvård Bemanningsenheten Måltidsservice Kommentar till utfall Analys av utfall och prognos Sektorchef: Medarbetare inom sektorn har under året avslutat sin anställning i Kungälvs kommun med en överenskommelse. Kostnaden uppgår till 2,2 mkr och belastar årets resultat. Fastighet: Stor skadegörelse på Thorild i början av året, för et prognosticeras inga avvikelser. Lokalvård: För året prognosticeras en positiv avvikelse med 0,5 mkr på grund av ökade beställningar och en billigare produktion än budgeterat. Verksamhetsservice: I oktober kommer verksamhetens personal att delas upp och flyttas till fastighetsservice och kundservice. Ekonomin justeras först 2017 då enheten upphör. Inga ekonomiska avvikelser för året prognosticeras. Entreprenad och Transportscentral: Entreprenad redovisar för perioden ett underskott med ca 8,1mkr beroende på utfört arbete som ej interndebiterats och internfakturor som reverserats. För året prognostiseras ett underskott med 1 mkr som beror på en lägre utdebiteringsgrad än budgeterat. Transportcentralens nya medarbetare har aktivt sökt upp kommunens verksamheter för att diskutera transportbehov för varje enskild enhet och på så sätt kunnat optimera antalet fordon. Ingen avvikelse prognostiseras. Bemanningsenheten: En väg in är det nya politiska uppdraget och för detta har enheten anställt två rekryterare och en samordnare. På grund av vakanser och en högre beläggningsgrad än budgeterat prognostiserar verksamheten inga avvikelser. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 15(19)

16 Måltidsservice: Ett intensivt arbete med att komma åt ökade livsmedelskostnader, effektivisering av personal genom optimerad bemanning, ett nytt mer förmånligt transportavtal samt ökade volymer gör att verksamheten trots prissänkning prognostiserar ett överskott med 3 mkr. Trångboddhet i många kök har lett till en försämrad arbetsmiljö med ökade sjuktal. Hamnverksamheten: Verksamheten ser ingen minskning av antal besökare trots höjda avgifter. Ingen avvikelse prognostiseras. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 16(19)

17 6 Personal 6.1 Anställda Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s Plan Progno savvike lse Antal anställda Antal anställda, kvinnor 232 Antal anställda, män 77 Antal årsarbetare Antal årsarbetare, kvinnor 210 Antal årsarbetare, män 75 Sektorn har under andra tertialen 2016 haft 6 stycken färre medarbetare än planerat. 6.2 Antal arbetade timmar Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s Plan Progno savvike lse Månadsavlönade Månadsavlönade, kvinnor Månadsavlönade, män Timavlönade Timavlönade, kvinnor Timavlönade, män Andel timmar utförda av timavlönad personal i relation till totalt utförda timmar 10,4 Andel timmar utförda av timavlönad personal i relation till totalt utförda timmar, kvinnor 4,8 Andel timmar utförda av timavlönad personal i relation till totalt utförda timmar, män 5,6 6.3 Sjukfrånvaro Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s Plan Progno savvike lse Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 8,1 5,6 2,5 8 5,6 2,4 Sjukfrånvaro- Kvinnor 9,1 9,1 Sjukfrånvaro - Män 5,5 5,5 Ålder <= 29 år 2,7 2,7 Ålder år 6,9 6,9 Ålder >= 50 år 9,7 9,7 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 58,6 58,6 Medarbetarna inom Servicesektorn jobbar till stor del inom utsatta yrkesgrupper långt ut i verksamheterna ofta i tunga arbeten som innebär lyft och förflyttningar. Föreligger risk för smitta kan man av hygienskäl inte arbeta i till exempel köksmiljön. Ovanstående anledningar kan förklara Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 17(19)

18 den ökande trenden. 6.4 Sjuklönekostnad Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s Plan Progno savvike lse Sjuklönekostnad Kronor Sjuklönekostnad kronor, kvinnor Sjuklönekostnad kronor, män Beräknat PO (personalomkostnader) kronor Summa Kommentar till utfall av personalavsnittet Sektorns arbete med att få ner de totala sjuklönekostnaderna I tertial 2 ser sektorn en stigande trend i sjukfrånvaro. Vissa yrkesgrupper och åldersintervaller har identifieras i en separat granskning och arbetet kring dessa frågor kommer att fortgå under året. Sektorn noterar att sjukfrånvaron ökar inom hela den förvaltningen samt i samhället. Sektorn planerar att arbeta med hälsofaktorer, såsom ha hälsa på dagordningen på ATP och främja aktiviteter som syftar till delaktighet och friskfaktorer. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 18(19)

19 7 Övriga viktiga händelser Lokalvård har ingått ett avtal med ny entreprenör. Måltidsservice fortsätter sitt arbete medenergibesparande effekter. Ny tillagningsmetod med utrustning plåtar/bleck (Ipinium) som kräver mindre tillagningstid och mindre energi. Slutprodukten är av hög kvalité och bidrar till att barn/elever/brukare får en bra kvalitativ matupplevelse. Förutom mindre tillagningstid så är dessa produkter lättdiskade och bidrar till en bättre arbetsmiljö för vår medarbetargrupp. Antal elever som äter fler mål utöver lunch på skolorna har ökat. Även antal serverade luncher har ökat. Volymökningen gör att Måltidsservice har svårt att i nuvarande lokaler förvara tillräckligt med råvaror till frukost, lunch och mellanmål, då maxkapaciteten är nådd i förråd, kylar och frysar Implementering under hösten av beställningslista livsmedel till samtliga enheter inom äldreomsorg via Mashie kostdatasystem. Detta medför nya möjligheter till en bättre och effektivare uppföljning av kostnader runt beställda livsmedel och svinn livsmedel. Mimers kök har haft öppet hela sommaren då Thorildkök har varit stängt på grund av renoveringsarbete. Hamnen: Trots en taxehöjning har Verksamheten inte upplevt en minskning av antal besökare i gästhamn och på färjan. Fastighet: Ett inköp av fastigheter med stort renoveringsbehov har påverkat verksamheten resursmässigt och ekonomiskt då detta inte fanns med i planeringen för året Verksamhetsservice: Under andra delen på året har sektorn arbetat vidare med organisationsförändring av Verksamhetsservice för att bättre bemöta behovet för Kommunens interna service. En förändring i detta arbete har inneburit att en del av verksamhetsservice byter sektor, till Kultur och Samhällsservice. Arbete pågår för att på bästa sätt kombinera den nya enhetens uppdrag inför Entreprenad och Transportcentralen: Uppdraget har förändrats och personalstyrkan minskat utefter de nya förutsättningarna. En översyn av befintliga lokaler har inneburit att Entreprenads verksamhet stannar kvar i lokalerna, fast i mindre omfattning. Det har gett en positiv effekt för kostnadsbilden för enheten. Transportcentralen har anställt två personer för att hantera Kungälvs bilpark och uppbyggandet av en gemensam bilflotta tillsammans med kommunerna Tjörn och Stenungsund. Deras arbete börjar ge resultat, då de ser över antalet bilar i kommunen och arbetar tillsammans med övriga förvaltningen för att optimera användandet av kommunens bilar. Enheten har genom sitt arbete hittills sparat ca kr för förvaltningen. Bemanningsenheten: Verksamheten har under tertial 2 haft påverkats av flytt av system till SOLTAK AB. Processer kring rekrytering och bemanning tar efter förändringen längre tid och bristerna har haft en negativ påverkan för samtliga medarbetare på enheten. Ett arbete har påbörjats med målsättningen att Bemanningsenheten skall byta sektor. Servicesektorn, Verksamhetsrapport Tertial 2 19(19)