Hemtjänst Danderyd Handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013 Antagen av produktionsstyrelsen xxxx

Transkript

1 1(5) för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013 Antagen av produktionsstyrelsen xxxx

2 2(5) Inledning Den kommunalt drivna hemtjänsten har under de senaste åren redovisat ett underskott i verksamheten. Med anledning av detta gav fullmäktige i budget 2012 ett uppdrag till kommunstyrelsen att med extern hjälp genomföra en översyn av verksamheten. Konsultföretaget Ernst & Young anlitades för uppdraget vilket innebar att identifiera vilka åtgärder som krävs för att hemtjänsten i kommunal regi ska kunna uppnå ett balanserat resultat. Utredningen hade också som uppgift att undersöka hemtjänstens inre organisering avseende effektiv planering och utförande av service inom hemtjänsten. Den 27 augusti 2012 lämnades rapporten, vilken ligger som underlag för denna handlingsplan, till Danderyds kommun. Resultatet visar sammanfattningsvis på att de huvudsakliga åtgärder som måste vidtas är att: - Öka verkningsgraden till 77 procent genom effektivisering av planering och uppföljning samt utveckling av personalens delaktighet och engagemang. - Reducera kostnaderna för administration och övrigt med ca 40 procent, under förutsättning att antalet kundtimmar är oförändrat. Ökar volymen utförda timmar utan att nya administrativa kostnader tillkommer så minskar behovet av kostnadsreduktion. Organisation Den kommunalt drivna hemtjänsten hade i maj 2012 totalt beviljade kundtimmar per månad. I oktober 2012 hade verksamheten ökat till drygt timmar, detta med anledning av Blomsterfondens avveckling i kommunen. Av dessa biståndsbeviljade timmar faktureras sedan faktiskt utförd tid. Ansvarig för verksamheten är en resultatenhetschef som med stöd av 1,9 tjänst verksamhetsledare ansvarar för fyra geografiska områden. I organisationen finns därutöver sammanlagt 3,9 assistenter. Antalet medarbetare i organisationen som utför hemtjänstinsatserna är ca 165. Dessa utgörs av tillsvidare/visstidsanställda samt timavlönade. Uppdrag från Produktionsstyrelsen samt Kommunstyrelsen Vid sitt sammanträde den 5 september 2012 gav produktionsstyrelsen produktionskontoret i uppdrag att utarbeta en handlingsplan med åtgärder i syfte att hemtjänsten ska vara i ekonomisk balans under Planen skall delges produktionsstyrelsen vid sammanträdet den 17 oktober Produktionskontoret ska därefter fortlöpande informera produktionsstyrelsen om hur arbetet med åtgärderna fortskrider. En första återkoppling ska ges vid produktionsstyrelsens sammanträde den 12 december 2012.

3 3(5) Därefter har Kommunstyrelsen vid sitt sammanträde den 17 september, beslutat att den handlingsplan produktionsstyrelsen ska fatta beslut om vid sitt sammanträde den 17 oktober 2012 ska leda till att s resultat för år 2013 är i balans. för en ekonomi i balans Övergripande mål Kommunens bästa hemtjänst med budget i balans Nedan följer en handlingsplan innehållande de områden som identifierats som strategiska för att uppnå en ekonomi i balans. Under respektive område följer en text som beskriver området och dess betydelse i sammanhanget. I den efterföljande matrisen presenteras mål och delmål med tidplan och ansvariga för insatserna. Organisation I samband med att Blomsterfonden avvecklat sin verksamhet har antalet beviljade kundtimmar ökat med ca timmar under mycket kort tid. För att lösa uppgiften har det inneburit att schemaläggning inte kunnat optimeras samt att användningen av kvalificerad övertid har ökat. En översyn av schemaläggningen ska ske för att åtgärda detta. Då kundunderlaget ökat i olika omfattning inom de fyra geografiska områdena behöver även en översyn av detta göras initialt. Hemtjänstchecken Den av kommunfullmäktige fastställda hemtjänstchecken innebär fr o m den 1 oktober 2012 en ersättning på 347 kr/utförd hemtjänsttimme. I beloppet ingår en schablon på 45 kr/timme för övriga kostnader dvs ledning, administration, lokaler, fordon, material, kompetensutveckling mm. Motsvarande kostnad för är idag ca 66 kr/timme. Ledning/administration En översyn av ledning/administration ska ske för att få en anpassning till det utrymme som checken genererar. Kostnaden för ledning och administration för motsvarar idag ca 28 kr/timme. Då en summa avsätts till kommunledningskontoret (8 kr/timme) respektive produktionskontoret (4 kr/timme) för olika tjänster ska det klargöras vad som ingår i detta och vad som kan förväntas. Lokaler förhyr lokaler i Mörby centrum för kontor, planeringsoch personalutrymmen. Verksamheten samlokaliserades dit våren 2009 efter att tidigare disponerat olika lokaler för ändamålet. Samlokaliserandet innebar ingen kostnadsökning för lokaler. Kostnaderna för lokaler är idag ca 11 kr/timme vilket inte kan rymmas inom ramen för ersättningen. Med anledning av detta måste en anpassning av lokalkostnaderna ske. Ett

4 4(5) funktionsprogram skall tas fram där behoven av lokaler preciseras. Därefter skall alla möjligheter vad gäller lokaleffektiviseringar, hyresförhandlingar mm prövas. En utvärdering av för- och nackdelar med att ha verksamheten centraliserad skall tas fram. Lokaler disponeras även i Djursholm och Enebyberg för lunchraster, detta för att minska restiderna. Dessa skall även tas med i de olika bedömningarna. Produktivitet Utredningen från Ernst & Young visar på att en verkningsgrad om 77 % är nödvändig utifrån checkens storlek för att en ekonomi i balans ska kunna uppnås. Initialt skall ett nuläge för respektive geografiskt område tas fram. Därefter sätts ett slutmål med en tidplan för delmål för respektive arbetsgrupp. En plan för uppföljning av relationen planerad respektive utförd tid skall utarbetas och genomföras. Mål skall därefter sättas för respektive medarbetare. LAPS Care är ett nödvändigt IT-baserat planeringssystem för att verksamheten skall kunna effektiviseras. Systemet skall införas i alla områden inför Personal Den senaste statistiken visar på en sjukfrånvaro motsvarande ca 9 procent (31 december 2011). En handlingsplan för hantering av verkningarna av korttidsfrånvaron skall tas fram. En analys och handlingsplan för att minska sjukfrånvaron skall utarbetas. I arbetet med sjukfrånvaro och andra personalrelaterade frågor är stödet från kommunens personalavdelning en avgörande faktor. Ett förtydligande kring vilket stöd som kan erhållas från kommunledningskontoret ska tas fram. Inflytande och delaktighet Möjlighet till inflytande och delaktighet för medarbetarna är en viktig komponent för att arbetet ska upplevas vara angeläget och meningsfullt. Genom samverkan, t ex på arbetsplatsträffar, kan ledning och medarbetare skapa en gemensam bild av hur individen, arbetsplatsen och verksamheten ska utvecklas för att skall nå sina mål. Detta är en förutsättning för att målet Kommunens bästa hemtjänst med budget i balans skall nås. Utvecklingsarbetet skall bedrivas i nära samverkan med medarbetarna och ett förtydligande ske hur detta ska genomföras. Teknik En tillförlitlig, säker och stabil IT-miljö är en viktig förutsättning för att s dagliga drift ska kunna fungera på ett effektivt sätt. För att säkerställa att hemtjänstens datorer och annan teknisk utrustning har en tillräcklig omfattning och prestanda för att stödja effektiva arbetsprocesser skall en översyn ske tillsammans med kommunens ITavdelning. Omvärldsbevakning Att genomföra regelbunden omvärldsbevakning och benchmarking är centralt för att skaffa kunskap om omvärlden och framtida

5 5(5) utvecklingsbehov. Med stöd av denna kunskap underlättas möjligheterna att positionera och dess tjänster så att målet att åstadkomma kommunens bästa hemtjänst med budget i balans kan nås. Övrigt En översyn av kostnaderna gällande fordon och materialkostnader skall göras för att minimera kostnaderna. De tjänster levererar ska kännetecknas av hög kvalitet och god service. Vilka moment som ingår i leveransen definieras i huvudsak av den beställning hemtjänsten får i form kundernas biståndsbeslut från socialförvaltningen. Detta i sin tur avgör vilken ersättning som hemtjänsten får från beställaren och vilken avgift kunderna ska betala. Mot denna bakgrund är det angeläget att fastställa vilka ansvarsförhållanden, rättigheter och skyldigheter som råder. Ingen tvekan får råda kring vad kunden kan förvänta sig. Ett förtydligande skall göras vad gäller ansvar och ersättning för apoteksärenden och matdistribution.