STOCKHOLMS STAD, KUNGSHOLMENS SDF ORGANISATIONSUTVÄRDERING AV FÖRSKOLANS NYA ORGANISATION AUGUSTI 2013

Transkript

1 STOCKHOLMS STAD, KUNGSHOLMENS SDF ORGANISATIONSUTVÄRDERING AV FÖRSKOLANS NYA ORGANISATION AUGUSTI

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 01 SAMMANFATTNING 02 MÅLSÄTTNING OCH BAKGRUND 03 FOKUSOMRÅDEN PRIORITERADE FÖRÄNDRINGAR

3 KUNGSHOLMS FÖRSKOLA HAR GENOMFÖRT EN STOR FÖRÄNDRING Det som återstår att göra är: Kungsholmens förskola har lyckats med: Jämnstora områden Stort fokus på pedagogik En central ledningsgrupp En ambitiös och drivande avdelningschef En inre organisering med förtydligande av roller och ansvar Utveckling av en sammanhållen strategisk plan för alla förbättrings- och utvecklingsinitiativ som löpande följs upp på varje ledningsgruppsmöte Ledarskapsutveckling inom avdelningsledningsgruppen Utveckling av en enhetlig inre organisering av förskoleområdena med fokus på förtydligande av roller och ansvar Ökning av föräldranöjdheten Vidareutveckla förvaltningens rekryteringsstrategi Minska kortidssjukfrånvaron Värdera om det inom vissa områden behövs tillsättning av ytterligare en biträdande 3

4 MÅLSÄTTNINGEN MED DEN NYA ORGANISATIONEN VAR ATT JÄMNA UT STORA SKILLANDER OCH ÖVER TID HÖJA KVALITETEN Bakgrund Kungsholmens förskolor hade vuxit mycket snabbt vad gäller antal barn i verksamheten, antal förskolor och medarbetare. Tillväxten hade i stort sett skett inom ramen för befintlig organisation. Verksamheten prioriterade arbetet med att skapa så många förskoleplatser som möjligt för att möta den växande efterfrågan. Det mer strategiska arbetet med att parallellt utforma organisationen fick stå åt sidan. Nya organisationen 41 förskolor 6 områden 7 förskolor/område i snitt 364 barn/område i snitt 82 pedagoger/område i snitt FOKUSOMRÅDEN FÖR UTVÄRDERINGEN Har de stora skillnaderna mellan förskoleområdena minskat? Har den nya strukturen skapat förutsättningar för att nå en högre kvalitet? Hur fungerar den nya organisationen med hänsyn till ledarskap? Arbetar den centrala ledningsgruppen strukturerat med att utveckla en gemensam ledningsgrupp? Hur upplevs arbetsmiljön, mätt genom TQM (avrapporteras i särskild rapport)? Vilka eventuella förändringar/förbättringar bör genomföras? 4

5 1. AMBITIONEN ATT UTVECKLA EN FÖRSKOLA MED FÄRRE OCH JÄMNSTORA OMRÅDEN HAR LYCKATS, SPRIDNINGEN MELLAN OMRÅDENA HAR BLIVIT MINDRE Alla intervjuade beskriver den nya organisationen som stor, några att den är på gränsen till för stor. RMC rekommenderar att avdelningsledningen i samband med de planerade nya förskolorna värderar om man skall utöka med ett nytt område och på sikt minska ett par av de största områdena. Kortsiktigt rekommenderar vi dock inga nya omstruktureringar. 5

6 2. KUNGSHOLMENS FÖRSKOLOR ÄR INNE I EN POSITIV UTVECKLING MED FOKUS PÅ DET PEDAGOGISKA ARBETET MEN DET FINNS MYCKET KVAR ATT GÖRA Avdelningsledningen bör ta fram en enhetlig kommunikations- och handlingsplan för hur man utvecklar dialogen med föräldrarna i syfte att öka föräldranöjdheten I. Vilka budskap ska kommuniceras II. Vilka sätt ska användas (information, kommunikation, dialog, involvering) III. IV. Vilka kanaler ska användas (nyhetsbrev, mejl, informationsmöten) Vilka förskolor och vilka insatser Av planen ska tydligt framgå: aktivitet, ansvarig, status, start och deadline. Förskoleområden har kommit olika långt gällande den pedagogiska utvecklingen men är inte i mål med att skapa en jämn hög pedagogisk kvalitet i verksamheten. Föräldraenkätens resultat förklaras med att omorganisationen ledde till turbulens, men alla respondenter anser att den pedagogiska utvecklingen i kombination med dialog med föräldrarna kommer leda till ökad föräldranöjdhet. 6

7 3. STORLEKEN PÅ OMRÅDEN KRÄVER EN UTVECKLING OCH FÖRTYDLIGANDE AV BÅDE LEDARSKAP OCH FÖRSKOLANS INRE ORGANISERING MED TYDLIGA ROLLER OCH ANSVAR Till viss del har man lyckats skapa en enhetlig struktur inom de olika områdena, men den konkreta organiseringen kan se olika ut. Det rekommenderas att avdelningschefen och avdelningsledningen tar initiativ till och ansvar för att diskutera denna fråga och utvecklar en best practice. 7

8 4. ANDEL FÖRSKOLELÄRARE HAR ÄNNU INTE UPPNÅTTS OCH HAR DEFINIERATS SOM ETT AV VERKSAMHETENS STORA UTVECKLINGSOMRÅDEN Ramböll kan konstatera att det har tagits ett gemensamt grepp om rekryteringsfrågan i ledningsgruppen. Rambölls bild är att de gemensamma insatser som gjorts i ledningsgruppen och i arbetsgrupper för att säkerställa nyrekrytering av fler förskolelärare har skett på ett mycket målmedvetet och fokuserat sätt. Det är också tydligt vilket genomslag de gemensamma insatserna har medfört i förhållande till den gamla organisationen i vilken ett gemensamt grepp i denna fråga inte existerade. En utmaning, som Ramböll vill framhålla, är att lyckas hålla denna utveckling på längre sikt. Utmaningen blir att långsiktigt vara en attraktiv arbetsplats i förhållande till andra stadsdelar eller kommuner i en verklighet där konkurrensen om förskolelärare är hård 8

9 5. MEDARBETARTRIVSEL OCH MEDSKAPANDE UPPFATTAS PÅ OLIKA SÄTT I ORGANISATIONEN Vissa uppfattar att det finns ett högt medskapande på alla nivåer i organisationen. Från ledningsnivå till förskolenivå och att detta medskapande är en effekt av en mer dynamisk ledningsgrupp och chefer som är måna om att ta in medarbetarnas åsikter. Andra uppfattar inte medskapande vara tillfredsställande generellt i förskoleverksamheten. Det finns en uppfattning om att medskapande kan utvecklas på alla nivåer i organisationen där grundprincipen bör vara att chefer på olika nivåer skall ta ansvar för ett aktivt medskapande och vara förebilder för varandra i detta. Medskapandet i verksamheten ser olika ut och beror till stor del på ledarskap samt den lokala organisationsstrukturen, men också på storlek på områden. 9

10 6. SJUKFRÅNVARON ÄR ETT UTVECKLINGSOMRÅDE DÅ DEN GENOMSNITTLIGA SJUKFRÅNVARON HAR ÖKAT FRÅN 6,3 % 2011 TILL 7,1 % 2013 Den pedagogiska utvecklingen har fått ett mycket stort fokus i och med den nya organisationen och drivet från verksamhetens ledning. Detta har genererat många positiva effekter i verksamheten. Det Ramböll dock vill framhålla är att en långsiktighet i utvecklingen också kräver en kontroll på och balans i organisationens så kallade hygienfaktorer, där bra arbetsförhållanden är en av dessa och där andelen sjukfrånvaro kan ge en indikation om detta. Kungsholmens förskoleverksamhet behöver en gång för alla reda ut vad korttidsfrånvaron beror på. 10

11 7. DET CENTRALA STÖDET UPPLEVS OLIKA. DE FLESTA ÄR NÖJDA MED EKONOMISTÖDET MEDAN ALLA TYCKER ATT IT-SUPPORTEN INTE FUNGERAR Det centrala stödet från staben/förvaltningen upplevs olika av respondenterna. De flesta är nöjda med den service de får gällande ekonomi (budgetcontrollern får mycket beröm), medan alla tycker att IT-service/support inte fungerar och att det är en belastning att man själv får använda så mycket tid till detta. HR-stödet upplevs olika vissa är nöjda med stödet, andra tycker att man behöver mer stöd gällande frågor som sjukfrånvaro och när det handlar om svåra personalsamtal. Det centrala stödet bör vidareutveckla en support som gör det lättare för cheferna att fokusera på pedagogik, ledning, och kvalitet. Det kan handla om ekonomirapportering, hantering av HR- och sjukfrånvaro, kommunikation, rekrytering samt administration och köhantering. 11

12 8. DET ÄR RAMBÖLLS BEDÖMNING ATT ARBETET I AVDELNINGSLEDNINGEN HAR FÖRBÄTTRATS BETYDLIGT En stor del av ledningsgruppen tycker att arbetet i ledningsgruppen är både spännande och givande och de ger även beröm till avdelningschefens driv och engagemang i denna utveckling. Alla är dock inte lika positiva till arbetet i ledningsgruppen. Vissa uttrycker att det är svårt att hinna med allt. Det lyfts också fram att en tydlig struktur för uppföljningen av utvecklingsarbetet saknas samt att det ibland är svårt att veta vad status är inom de olika projektgrupperna vilka är klara och vilka projektgrupper har tagit över vilka uppgifter. Det finns också en grupp som tycker att klimatet enbart är öppet när man diskuterar det som Observationsområden Tydligare prioritering och strukturering av utvecklingsperspektiv Hög prioritet : Ökning av föräldranöjdheten Utveckling av en enhetlig inre organisering av förskoleområdena Minskning av kortidssjukfrånvaron Risken är att, om man inte arbetar enhetligt med områdena ovan, så kommer de enskilda förskoleområdena att utvecklas åt olika håll. är positivt. 12

13 PRIORITERADE FÖRÄNDRINGAR OCH FÖRBÄTTRINGAR Ramböll rekommenderar att Kungsholmen prioriterar att ta fram en sammanhållen strategisk utvecklingsplan för alla förbättrings- och utvecklingsinitiativ som löpande följs upp på varje ledningsgruppsmöte. För att säkerställa delaktighet och ägarskap är det viktigt att hela avdelningsledningen deltar i utvecklingen av utvecklingsplanen detta kommer att underlätta implementering och uppföljning. Nedan ges förslag till förändringar som vi menar att Kungsholmen bör prioritera inom kort sikt (hösten 2013): Ledarskapsutveckling inom avdelningsledningsgruppen med fokus på teambuilding och utveckling av ett öppet klimat där allas röster hörs. Utveckling av en enhetlig inre organisering av förskoleområdena genom att ta fram en best practice organisering med fokus på förtydligande av roller och ansvar, t ex vem som ansvarar för bokning av vikarier och mötesstrukturer. Ökning av föräldranöjdheten genom en tydlig handlings- och kommunikationsplan med uppföljning. Denna plan kompletteras med områdesvisa handlingsplaner. Vidareutveckla förvaltningens rekryteringsstrategi och arbeta med att vara en attraktiv arbetsgivare för att öka andelen förskolelärare och för att hålla kvar befintliga förskolelärare. Detta är centralt, inte minst då andelen förskolelärare minskat sedan Ta fram en gemensam plan för hur sjukfrånvaron ska minska (med extern specialistkompetens). Denna plan kompletteras med områdesvisa handlingsplaner. Värdera om det inom vissa områden behövs tillsättning av ytterligare en biträdande. 13

14 PRIORITERADE FÖRÄNDRINGAR OCH FÖRBÄTTRINGAR - FORTSATT Förändringar på lite längre sikt (2014): Se över möjligheten att lägga till ett nytt område i syfte att minska de största områdena. Plan för hur utveckla medarbetartrivsel och medskapande (ska ses i samband med rekryteringsstrategin). Planera förskoleverksamhetens tillväxt långsiktigt för att säkerställa att områden inte blir för stora eller att förskolor inom ett område inte blir geografiskt utspridda - i samband med att nya förskolor öppnas Ta fram en strategi för hur man tillsammans med stab/förvaltning optimerar det centrala stödet till förskoleområdena. 14