GVD från ointegrerad otrygghet till integrerad trygghet. En problemanalys av GVD-projektet

Transkript

1 KAROLINSKA INSTITUTET Institutionen för Lärande, Informatik, Management och Etik Medical Management Centrum Programmet för Medicinsk informatik Vårdens organisation och ledning, 4p Ht 2005 Kursledare: Monica Nyström GVD från ointegrerad otrygghet till integrerad trygghet En problemanalys av GVD-projektet Miyuki Arnqvist Jonathan Carlsson Camilla Koch Handledare: Christina Granberg

2 Innehållsförteckning Bakgrund... 3 Målet med GVD... 5 Införandet av GVD... 5 Ursprunglig tidsplan... 5 Problembeskrivning... 7 Metoder... 8 Projektgrupp och ekonomi... 9 Säkerhet Reglerande lagar Användaraspekter Olika användargrupper Oklarhet och förvirring Olika kunskaper Utbildning Tekniska aspekter Slutsatser Avslutning Referenser Appendix A Teknik och applikationer Tekniken bakom GVD Några applikationer inom GVD Applikationstjänster LabSvar Gemensam läkemedelslista (GLL)

3 Bakgrund Idag finns många problem inom den svenska hälso- och sjukvården. Budgetar överstigs, vårdköerna ökar samtidigt som svenska läkare har det lägsta antalet patientbesök i hela västvärlden. År 1998 hade varje svensk läkare i genomsnitt 903 patienter medan övriga länders läkare hade patienter i snitt. Trots detta är antalet patienter inlagda på sjukhus och antalet utförda operationer siffror som är relativt konstanta år efter år. Problemen skylls ofta på de stora personalnedskärningarna, trots att antalet läkare ökar ständigt, år efter år. Samma sak gäller även andra sjukvårdsgrupper såsom sjuksköterskor, undersköterskor och läkarsekreterare. De blir fler och fler men det produceras inte mera vård, de anställda går åt för att hinna med administrationen snarare än patienterna % av landstingens kostnader är personalkostnader. 1 Med denna information i ryggen vill vi presentera projektet GVD, Gemensam VårdDokumentation. 2 Gemensam vårddokumentation innebär att alla patienters vårdinformation skall finnas samlad och tillgänglig för Stockholms läns landstings samtliga vårdgivare. Projektet inleddes med en analys våren 2000 där det konstaterades att en gemensam vårddokumentation skulle tillföra vården stort värde. Vid projektstarten var huvudsyftena att öka patientsäkerheten, minska antalet felbehandlingar och minska vårdens totala omkostnader. Inom SLL, Stockholms Läns Landsting, finns idag 26 olika IT-system som i stort sett är inkompatibla med varandra detta betyder alltså att patientinformationen är splittrad. Det faktum att t ex en sjuksköterska kan behöva logga in i tretton olika system under en arbetsdag tyder på att dagens vård inte är särskilt effektiv. 3 Idag används fax, mail och telefon flitigt då det snarare är regel än undantag att den sökta informationen befinner sig på fel plats vid fel tidpunkt. Ibland skickas till och med patientjournaler med bud mellan sjukhusen. Sådana rutiner rimmar inte direkt med begreppet patientsäkerhet Varje vårdgivare en patient besöker för en egen journal över varje patient, därför har alltså varje patient i dagsläget ett flertal journaler. Det finns därför ingen möjlighet för vårdgivaren att ha information om tidigare sjukdomshistoria eller pågående medicinering etc. lättillgänglig. Dessa faktorer påverkar självklart vårdens kvalité och medför en ökad risk för felbehandlingar, felmedicineringar och innebär en hel del dubbelarbete. Vårdgivarnas brist på tillgång till samlad information leder framför allt till väntetider för patienterna och onödigt dubbelarbete för läkarna i form av att olika läkare ofta utför samma undersökning p.g.a. ovetskapen att vissa undersökningar redan är utförda. En slutsats man kan dra av detta är att man idag som patient får vänta längre tid på vård än vad som egentligen behövs. Med en gemensam vårddokumentation är tanken att en patient har en journal genom hela livet! Detta skulle leda till att all information finns samlad på ett ställe vilket skulle underlätta för vårdgivarna som ständigt skulle kunna ha tillgång till viktig aktuell information. Dessutom skulle planeringen och uppföljningen av vården kunna bli mer effektiv. 1 Rätt IT skulle spara miljarder i vården, ComputerSweden, Dagens Medicin, 25/ Splittrad journal ger splittrad vård, ComputerSweden, Dagens Medicin, 25/

4 För patientens del skulle införandet av en gemensam vårddokumentation bl. a. kunna innebära: Färre felbehandlingar Färre felmedicineringar, minskad risk att få olika läkemedel som har en negativ påverkan på varandra utskrivna Kortare väntetider eftersom mycket av det som idag innebär tidskrävande arbete kommer att kunna skötas digitalt (t ex tidsbeställningar och beställningar av labbprover) Ökad trygghet i akuta situationer, läkarna skulle exempelvis snabbt kunna hämta viktig information om patientens hälsa, allergier, läkemedelsinteraktioner och sjukdomshistoria Patienten skulle få mer tid tillsammans med läkaren. Idag är endast 20 % av sjukhusläkarnas tid direkt patienttid, 80 % av tiden går för närvarande åt till dokumentation, kommunikation, information och möten 4 Ökad kontroll av utskrivna läkemedel, flera läkare skulle exempelvis inte kunna skriva ut sömnmedel till samma patient ovetande om varandra Ökad effektivitet, minskad administration, snabbare vård, minskade kostnader och ökad vårdkvalitet Alla dessa potentiella förbättringar av vården som införandet av GVD skulle kunna medföra förutsätter en god projektplanering och ett noga genomtänkt upplägg av projektet och dess implementering. Gemensam vårddokumentation skulle även kunna gagna forskningen genom bättre möjligheter att genomföra uppföljningar inom vården, såsom innehåll, resultat och processer. Självklart skulle de fakta som används i detta syfte hämtas från avidentifierade databaser, dvs. uppgifterna skulle vara anonyma. Det är Stockholms läns landsting som står för beställningen. Själva databasen och dess tekniska utformning planeras och konstrueras av bl.a. WM-Data. 4 Rätt IT skulle spara miljarder i vården, ComputerSweden, Dagens Medicin, 25/

5 Målet med GVD Målet med GVD är, vilket framgår av bakgrunden ovan, att lagringstjänsten skall underlätta för SLL att uppnå sina mål. Detta ska ske genom ett bättre utnyttjande av de möjligheter som finns med modern informations- och kommunikationsteknik. Förhoppningen är att detta skall leda till ökad tillgänglighet inom hälso- och sjukvården, ökad kvalitet och förbättrad kostnadseffektivitet. En vårdgivare skall enkelt kunna kommunicera med andra vårdgivare och patienter skall således få en konsekvent behandling oavsett om de har kontakt med flera läkare. 5 Genom att vårdproducenterna får enklare och snabbare tillgång till viktig patientinformation och genom att införa stöd för snabbare vårdprocesser bör vården kunna effektiviseras och ge ökad patientsäkerhet, bl. a. genom ett minskat antal felbehandlingar. Sammantaget innebär GVD, förutsatt att det implementeras på ett genomtänkt och noggrant testat sätt, en minskning av dagens resursslöseri inom vården och en möjlighet att kunna ge effektivare vård. 6 Införandet av GVD Införandet av GVD skulle kortfattat bestå i att: - Befintliga system skulle integreras med det nya systemet - Dokumentationen successivt införs i den befintliga organisationen - Nya tjänster och utökningar successivt införs i systemet Allt som allt, inkluderat omstruktureringskostnaderna för införandet och anpassningen till nya systemet, beräknades projektet komma att kosta ca 200 miljoner kronor, detta under en tvåtill treårsperiod. År 2001 var de totala IT-kostnaderna för vården 1,5 miljarder kronor, vilket innebär att den beräknade kostnaden då utgjorde ca 4,7 % av den totala vårdbudgeten. Vi har valt att utelämna den tekniska beskrivningen i rapporten, för information se appendix A. Ursprunglig tidsplan Nedan sammanfattas den ursprungliga planen på hur GVD skulle införas 7 : - År skulle grundläggande funktioner vara färdiga - I slutet av år 2005 beräknades hälften av länets vårdgivare vara anslutna till systemet - Vid slutet av år 2007 skulle alla vårdgivare inom Stockholm läns landsting vara anslutna. En övergripande utvärdering skulle också utföras i detta skede Det är inte ovanligt att ett projekt inte lyckas hålla sin ursprungliga tidsplanering vilket även är fallet med detta projekt. Idag ligger projektet efter i tidsplanen och enligt Landstingsrevisorernas Revisionsrapport 8 har bara analysfasen, dvs. den inledande fasen där bl. a. projektets möjligheter utvärderades, överstigit budget med 100 %. Enligt den ovan presenterade ursprungliga tidsplanen beräknades hälften av alla Stockholms läns vårdgivare

6 vara anslutna till systemet i slutet av år 2005, så ser det dock inte ut att bli att döma av projektets situation idag. Det råder, enligt en källa, för tillfället förvirring på IT-avdelningen på ett av Stockholms största sjukhus kring vad GVD egentligen är, vad det skall kunna göra, hur det skall fungera rent tekniskt och när det väntas komma. I och med att denna förvirring råder på IT-avdelningen på ett av Stockholms största sjukhus vågar vi anta att förvirring sannolikt förekommer inom andra delar av sjukhuset samt även på andra stora sjukhus. Ryktet att ett nytt system är planerat att sättas i bruk måste även paralysera hela den befintliga utvecklingsverksamheten. Frågor som huruvida det är någon idé att förändra och förbättra de lokala systemen, då de ändå kommer att bytas ut inom en snar framtid, torde inte vara ovanliga. Det finns heller inga entydiga uppgifter om huruvida de lokala systemen fullständigt kommer att ersättas av GVD, eller om de på lämpligt sätt kommer att kopplas ihop med eller integreras med GVD. Det verkar som att projektet, trots att det ännu befinner sig i sin linda, inte riktigt har lyckats med att sprida information om dess verkliga innebörd till de personer som på sikt kommer att beröras. Detta kan skapa en oro och risken finns att många av de parter som i framtiden kommer att beröras av projektet redan från början kan få en negativ inställning till det. Denna bristande information är ett exempel på att kommunikationen och arbetsfördelningen inom projektet borde ses över. En annan sida av projektet kan hämtas från en granskning utförd av en konsultfirma år och en uppföljning till denna Denna utvärdering pekade, redan förra året, på ett antal brister i planeringen av projektets upplägg. 9 Landstingsrevisorernas revisionsrapport 35/2004, med bilaga från Grufman Reje management, 6

7 Problembeskrivning GVD är ett stort projekt som involverar väldigt många användare. Systemet kommer i någon mån att förändra samtliga användares arbetssätt, vilket kan upplevas som spännande och roligt av vissa men kanske också svårt, besvärligt och jobbigt för andra. Personalen/användarna är alltså en punkt där svårigheter och motsättningar kan komma att dyka upp. Innan man kommit så långt, är det dock många andra områden som kan komma att sätta käppar i hjulet för projektet. Det är några av dessa områden vi har beslutat att rikta in oss på och fördjupa oss kring. Givetvis är säkerheten kring systemet och den rådande lagstiftningen viktiga aspekter. I och med att flera andra grupper kommer att beröra dessa områden i sina projektuppgifter väljer vi att endast övergripande beröra detta. De problemområden vi ansåg intressanta att inrikta oss på är: Projektgruppens utformning och ansvarsområden Projektets ekonomiska aspekt och betydelsen av att en tydlig budget presenteras Patientsäkerhet och till denna förknippad lagstiftning Användaraspekter Tekniska problem som rör införandet av GVD 7

8 Metoder Inledningsvis startade vi projektuppgiften med att sätta oss in i den givna projektbeskrivningen som tillhandahållits av kursledaren. Vi skapade oss en allmän bild av GVD-projektet och många tankar kring hur detta skulle kunna tjäna och underlätta inom vården slog oss. Dock insåg vi också hur luddigt formulerad projektbeskrivningen var; många begrepp och tillämpningar som togs upp föreföll vara oklara för oss. Av denna anledning insåg vi snabbt att ett viktigt första steg var att börja samla in information kring GVD-projektet samt att ganska omgående kontakta vår kontaktperson. I det första mailet till kontaktpersonen ställdes några inledande frågor såsom begreppsförklaringar och tips på ytterligare informationskällor. Vid datainsamlingen började vi inse att projektet var mycket omfattande. Den information vi samlat in från olika håll visade sig också till största delen innehålla liknande information. Dock började vi utifrån denna diskutera vad projektet behandlade, så att vi inom gruppen kunde skaffa oss en gemensam uppfattning. En inledande bakgrund till projektapporten började ta form och vi skickade några förfrågningar via e-post till personer som framöver kommer att beröras av projektet. Vi lyckades bl. a. etablera god kontakt med en person vid en IT-avdelningen på ett av sjukhusen i regionen. En tuff period väntade sedan gruppen då nödvändiga problemavgränsningar skulle införas. Vid denna tidpunkt hade vi dock, i nära kontakt med handledare, beslutat oss för att utifrån de förutsättningar vi hade, göra en översiktlig problemanalys av hela GVD-projektet, med målet att identifiera och diskutera några utvalda större och mer övergripande områden. Efter beslut om problemavgränsning delades olika områden upp inom gruppen, med syfte att var och en på egen hand skulle behandla ett avgränsat område. Detta arbete skulle sedan ligga till grund för en gemensam diskussion inom gruppen och slutligen sammanställas till en rapport. Internet har varit en central källa hela rapporten igenom. Framför allt Stockholms Läns Landstings webbplats ( Stockholms Läns Landstings primeportal ( och Landstingsrevisorernas revisionsrapport med bilaga från konsultfirman Gufman Reje ( har tjänat som huvudkällor. Vartefter arbetet fortskred har även information inhämtats från andra kontakter, däribland en läkare vid en vårdcentral. Dessutom har kurslitteraturen tjänat som en källa för övergripande kunskap om vårdens organisation. 8

9 Projektgrupp och ekonomi Projektgruppen är en väldigt väsentlig del av projektet, det är där idéerna kläcks, många viktiga delar beslutas och framför allt är det där det är viktigt att de tänkta användarna är representerade. Projektgruppen är på många sätt navet i projektet och att deras arbete utförs på ett ordentligt sätt är en förutsättning för att projektet ska kunna växa fram. Projektgruppen måste ha som sitt ansvar att skapa en tydligt definierad budget och en tidsplan. Projektets syfte och målsättningar måste av denna grupp formuleras på ett tydligt sätt. Många ord och begrepp som rör projektet måste definieras så att samtliga inblandade parter har klart för sig vad som avses. Utifrån de planer som denna för projektet så centrala grupp sätter upp, kan milstolpar bestämmas då vissa delmoment ska vara avklarade. Ansvariga för de olika delmomentens genomförande måste utses och nödvändig expertis inom aktuella områden måste rådfrågas. Allteftersom systemet växer fram ur denna grupps arbete måste avstämningar med berörda parter genomföras. Möten där framtida användare från olika instanser som ska kopplas till projektet (representanter för vårdgivare, apotek, labb etc.) ges möjlighet att se över den tänkta utformningen och att testa de delar som är så pass färdiga att detta är möjligt. Fortlöpande bör också den IT-personal som finns tillgänglig inom vården ges möjlighet att närmare bekanta sig med projektet. Ett system i denna skala kommer säkerligen att kräva en hel del IT-stöd av insatt personal. Om viktiga användare, så som IT-personal, kopplas in i ett tidigt skede ökar även chansen att deras slutgiltiga kunnande om systemets utformning ökar. Detta är bättre än att de får lära sig allt då det är klart. Om fler personer på ett kontrollerat och välorganiserat sätt kan kopplas in i utvecklingsarbetet kommer även fler väsentliga delar som man måste ta hänsyn till vid utformningen att komma upp till ytan. En alltför liten central ledningsgrupp innebär att risken är stor att man fastnar på ett spår och inte tänker på andra potentiella problem som systemet måste vara anpassat för. Denna grupp bör också söka hjälp från utlandet där liknande system redan satts i funktion. Givetvis är det lätt att motivera att ett projekt av denna storleksordning kommer att kosta en hel del. Däremot måste alla eventuella utgiftsposter noggrant gås igenom i ett tidigt skede, vilket borde resultera i en rimlig budget. På längre sikt måste man också ta med de eventuella besparingar som ett införande av systemet kommer att innebära i beräkningarna. Det är viktigt att i ett tidigt skede väga kostnaden av projektet mot dess nytta, inte minst för att ha en argumentationsbas för nödvändigheten av projektets genomförande. Förhoppningsvis skulle de administrativa kostnaderna inom vården kunna reduceras dramatiskt. Detta är ett så pass starkt argument för projektets genomförande att det borde tillåtas större utrymme i den rådande diskussionen. Det är många ekonomiska aspekter av själva införandet av GVD som till synes är oklara i dagsläget. Många vårdinstanser har idag väl fungerande lokala system som de sannolikt inte vill ge upp hur som helst till förmån för det gemensamma systemet. Implementeringen av systemet kommer också att kosta mycket pengar i form av personalutbildning, lokala servrar och säkerhetssystem. Frågan är vem som ska stå för dessa kostnader, är det landstinget eller den vårdgivare hos vilken systemet sätts i bruk? 9

10 Utifrån de resonemang som förts ovan skulle man kunna förvänta sig att projektet redan från början hade utsett en entydig ledande grupp samt utformat en budget. Dock visar det sig när man läser en granskning av projektet genomförd av en konsultfirma år 2003, på uppdrag av landstingsrevisorerna, att projektet har dragits med många brister. Granskningen följdes även upp år 2004 av samma företag. Nedan följer ett urval av det granskningen 10 resulterade i: - För GVD som helhet fanns det år 2003 ingen formaliserad projektorganisation, utan ett antal grupperingar som alla hade inflytande över arbetet existerade - Det fanns två separata ledningsgrupper, den ena med ansvar för själva upphandlingen och den andra för införandet av projektet - Ingen enskild person med övergripande ansvar för projektet var utsedd i detta skede. Från den information vi senare hittat utsågs en huvudansvarig för projektet, först under våren Ingen organiserad beställare eller mottagare fanns identifierad - Ingen tydlig bild av hur GVD konkret ska se ut fanns år Intervjuade personer, insatta i projektet, gav på frågan om vad de har för bild av vad GVD egentligen är tre typiska svarsperspektiv. Dessa behandlade visionen av GVD, dess IT-lösningen ( IT-ramverket ) samt lagringstjänsten (integrationsplattformen) som GVD utgör. Detta illustrerar att projektgruppen misslyckats med att presentera en entydig definition av vad GVD innebär - Ingen intervjuperson kunde säga att det genomförts någon övergripande kravspecifikation för projektet - Kommunikations- och förankringsplan saknades år 2003 och hade ännu inte gjorts år Upphandlingen har dragit ut på tiden - Det fanns inte någon uppdaterad tidsplan för projektet och heller ingen klar budget - En riskanalys borde ha gjorts tidigare, detta påpekades hade en analys gjorts, men dock inte av en oberoende bedömare 10 Landstingsrevisorernas revisionsrapport 35/2004, med bilaga från Grufman Reje management, 10

11 Säkerhet Hälso- och sjukvården är en rättighet för alla medborgare, en rättighet som man förutsätter skall finnas och fungera då man behöver den. Då hälso- och sjukvården behandlar känslig information som rör individens integritet, är säkerheten en grundförutsättning som måste kunna garanteras. Ett förtroende måste därför finnas bland allmänheten för hälso- och sjukvården, detta gäller både dess organisation och dess personal. Grundförutsättningen för detta förtroende är de lagar och regler som finns och att dessa verkligen efterlevs. Även aspekter gällande moral och etik utgör grundpelare i eftersträvan att uppnå detta viktiga förtroende. Samhällsutvecklingen, med teknikens utveckling i spetsen, skapar nya möjligheter att utveckla vården. Detta ställer också allt högre krav på hur man ska garantera säkerheten och hur man ska bibehålla det förtroende som redan finns. I och med införandet av gemensam vårddokumentation, uppkommer allt svårare avvägningar mellan skyddet av den personliga integriteten å ena sidan och viktiga samhällsintressen å andra sidan. Lagar och regler måste ses över för att kunna tillfredställa båda områdena och höga krav på tekniska lösningar ställs där säkerheten måste kunna garanteras. Säkerhetsaspekterna är omfattande och då två andra projektgrupper på kursen behandlar detta område mer övergripande beslutade vi oss, mot bakgrund av detta, att inte fördjupa oss ytterligare i området. Vi valde dock att ändå beröra det för att poängtera vikten av detta för GVD-projektet. Reglerande lagar 11 Som nämnts tidigare är flera av de lagar som berör själva genomförandet av projektet nu mål för utredning. Förutsättningen för införandet är att vissa ändringar i dessa lagar genomförs. Grundtanken har varit att GVD skall införas i etapper vartefter detta sker. Nedan listas några av de lagar som behandlar och reglerar säkerheten och sekretessen inom hälso- och sjukvården, dock kommer någon djupdykning av dessa inte att göras. Personuppgiftslagen (PUL) Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Vårdregisterlagen Sekretesslagen Hälsodataregisterlagen Lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdsområdet Patientjournallagen Tryckfrihetsförordningen Tvångsvårdslagstiftningen Socialtjänstlagen 11 samt Landstingsrevisorernas revisionsrapport 35/2004, med bilaga från Grufman Reje management, 11

12 Användaraspekter Att ta hänsyn till personalens dvs. användarnas kunskaper, motivation, frågeställningar och benägenhet till förändringar, vid förändringsarbete är utomordentligt viktigt och något som måste kartläggas noggrant. Eftersom personalen utgör de tilltänkta användarna säger det sig självt att deras deltagande är ett måste, detta genom hela projektets livslängd så väl initieringsfas som uppföljning och utvärdering. Detta speciellt då projektet är av GVDs storlek omfattande hela Stockholms läns landsting med ett flertal aktörer och intressenter. Olika användargrupper Med personalen menar vi de människor som på något sätt mer eller mindre kommer att komma i kontakt och arbeta med den gemensamma vårddokumentationen. Vilket i och med detta antagande kan handla om flera olika roller, vi identifierade och delade in personalen i följande huvudgrupper: Vårdpersonal de som arbetar direkt med patienterna och dagligen kommer att komma i kontakt och arbeta med systemet. Dessa blir därmed troligen de största användarna av systemet Administrativ- och stödjande personal de personer som arbetar med administrativa delar (ex. tidsbokning), och på så sätt stödjer både vårdpersonalen samt organisationen i sin helhet IT-personal personal som är verksamma med exempelvis drift, underhåll och support av systemet Teknisk- och utvecklingspersonal roller som både innefattar landstingsanställd personal samt externa aktörer, som alla arbetar med effektivisering och utbyggnad av systemet och dess tillämpningar Oklarhet och förvirring Införandet av GVD innebär både inlärning av nya arbetsprocesser och avlärning av gamla. Visserligen arbetar man idag redan till stor del med liknande mindre system men införandet av det nya systemet innebär fortfarande en förändring. Det är allmänt känt att det inom organisationer som står inför förändringar kan finnas ett visst motstånd, med olika attityder som följd, så även inom hälso- och sjukvården. Speciellt framträdande kan detta tänkas vara i och med den datorisering som i allt större utsträckning brett ut sig de senaste åren. Motstånd mot förändringar är något som sannolikt grundar sig i en osäkerhet och kan växa olika starkt beroende på situationen. Några sådana situationer, som man kan koppla till hälso- och sjukvården, skulle kunna vara då en genomgripande förändring planeras eller då man inom organisationen sedan tidigare har negativa erfarenheter av förändringsprojekt. För att kunna genomföra ett så övergripande projekt som GVD blir det därför extra viktigt att man verkligen får med personalen från början. 12

13 Grundproblemen som kan identifieras i dagsläget: Begreppsförvirring viss förvirring finns då man inte exakt vet vad gemensam vårddokumentation innebär, olika uppfattningar tycks finnas. Syfte oklarheter gällande vad det nya systemet egentligen innebär. Innebär GVD införande av ett helt nytt system som skall ersätta de gamla fullt ut? Eller innebär införandet en gemensam lagring av vårdrelaterad information, med syfte att tjäna som ett komplement? Tillämpningar och funktioner vilka funktioner kommer att tillhandahållas? Arbetsförändringar vilka förändringar kommer införandet att innebära för det nuvarande arbetet? Ett av grundproblemen, sett utifrån de uppgifter vi kunnat inhämta, ser ut att vara att användarna än så länge troligen inte har haft så stor inblick och medverkan i projektet. Det verkar också vara så att man finner att projektets syfte och omfattning till viss del känns oklar, vilket skulle kunna tyda på att kommunikation och information gentemot personalen i organisationen kanske inte fungerat tillfredställande. Detta kan naturligtvis ge konsekvenser för hur projektet bemöts och tas emot hos användarna. Oklarheten kan skapa ovisshet som tillsammans med känslan av att inte få möjlighet att delta och påverka, kan skapa ett allmänt missnöje och viss negativitet kan förekomma. Till följd av detta kan en persons attityd till förändringen påverkas negativt och viss risk att motstånd växer fram finns. Vidare kan oklarheten också skapa problem i det nuvarande arbetet då man lokalt inte vet vad man ska lägga sin energi och sina resurser på. Exempelvis blir detta framträdande vid en av ITavdelningarna inom organisationen där man just nu finner en osäkerhet gällande hur mycket man ska satsa på att utveckla det befintliga IT-stödet - man vet helt enkelt inte om det är bortkastade resurser att vidareutveckla detta om det visar sig att GVD snart erbjuder bra gemensamma lösningar. Olika kunskaper Då användarna utgörs av många olika personer med olika kunskaper och erfarenheter ställer detta också visst krav på systemet, då man i olika stor utsträckning kommer att komma i kontakt med systemet och dess tillämpningar. Exempelvis kommer antagligen läkaren nyttja systemet djupare och med andra delar än vad en administrativt anställd kommer att göra, åtminstone är arbetsuppgifterna i huvudsak skilda. Mer exakt i vilken utsträckning de olika yrkesgrupperna i dagsläget kommer att arbeta med systemet går ännu inte att säga, då det inte är tillräckligt utvecklat. Användarnas olika kunskaper måste beaktas med insikten i att detta får följden att systemet och dess organisation, i möjlig mån bör anpassas. Exempelvis bör de tillämpningar som den administrative kommer att arbeta med inte vara onödigt integrerat med delar som den direkt inte arbetar med. Utbildning Användarnas olika kunskaper och arbetsuppgifter leder till problem med hur utbildning av systemet ska ske. Vårdpersonalen kommer att behöva utbildning i både systemets allmänna funktionalitet men kanske också lite djupare inom sitt arbetsområde, medan personal som ska arbeta med driften av systemet behöver djupare teknisk utbildning för att få insikt mer exakt hur systemet är uppbyggt och fungerar. Denna personal kommer troligen också att ha hand om supportavdelningen vilket ytterligare är ett argument för att riktade utbildningar behöver erbjudas. 13

14 Tekniska aspekter Inom GVD-projektet är de tekniska aspekterna mycket viktiga, till exempel skulle det inte vara möjligt att genomföra det tänkta projektet utan den avancerade teknik som finns tillgänglig idag. Nedan följer några övergripliga funderingar och tänkvärda scenarion rörande stabiliteten och säkerheten i den rent tekniska utformningen av GVD. Höga krav ställs på tekniken, t.ex. måste driftsäkerheten kunna garanteras. Vad skulle hända om GVD får driftstopp i en timme? Skulle hela sjukvården inom SLL stå stilla? Detta är ett scenario som absolut inte får inträffa, driften måste kunna upprätthållas 24 timmar om dygnet årets alla dagar. Genomgående driftstester är därför av yttersta vikt, alla möjliga slags tester måste genomföras kontinuerligt och innan systemet implementeras i verksamheten måste alla tänkbara källor till driftstopp ha identifierats. Om nu ett driftstopp mot all förmodan skulle inträffa, finns det något reservsystem som sätts igång? Om en systemkrasch skulle inträffa, vad finns det för säkerhetskopior? Finns back-up informationen lagrad på flera platser? Hur ofta uppdateras eventuella säkerhetskopior? Finns det någon funktion som larmar vid fel eller störningar i systemet? Det bästa vore om någon form av varning dök upp även vid små fel och instabiliteter så att eventuella mer omfattande fel kan förhindras i ett tidigt skede. Slutligen måste självklart säkerheten nämnas som en teknisk aspekt, dels säkerhet i form av reglerande lagstiftning och dels rent teknisk säkerhet. Är systemet skyddat mot möjliga intrång? Risken för virus måste också betänkas. 14

15 Slutsatser För att förbättra ovan nämnda grundproblem och svårigheter föreslås nedanstående åtgärder: Syftet måste tydliggöras varpå detta verkligen måste komma ut och klarläggas för alla medarbetare i hela organisationen Medarbetarna måste få ta del av en plan för hur projektet skall läggas fram. En ordentlig och välplanerad implementationsplan är ett bra alternativ. Vilket innefattar hur införandet ska ske, vilka delar som skall införas, samt hur pilotstudier skall genomföras och vilka personer denna skall omfatta Bättre kommunikation ut i verksamheten. Vilket skulle kunna förbättras genom att verksamhetsföreträdare och nyckelpersoner involveras mer i projektet som därefter kan rapportera till respektive verksamhet En väl genomtänkt budget skulle underlätta för projektet En riskanalys bör utföras av utomstående part Större användarpåverkan, viktigt i såväl initieringsfas som i test- och utvärderingsfas Arbeta med utgångspunkten att alla användare har olika kunskaper och erfarenheter, varför man bör försöka anpassa systemets utformning i största möjliga utsträckning En supportavdelning bör diskuteras och instiftas Tillhandahåll olika utbildningsnivåer beroende på målgrupp, föregånget av en kartläggning av nuvarande kunskaper 15

16 Avslutning Behovet av en gemensam vårddokumentation är definitivt stort. De fördelar som ett välfungerande system skulle innebära för hälso- och sjukvårdens framtida utveckling är enorma. För att lyckas implementera ett sådant omfattande projekt som gemensam vårddokumentation innebär, behöver onekligen många aspekter vägas in och många eventuella problemområden måste uppmärksammas. Grundläggande faktorer som ett väl instiftat och klargjort syfte, användardeltagande, en väl fungerande projektgrupp och god kommunikation mellan olika parter är viktiga då GVD ska införas. Även skapande av en genomförbar implementeringsplan, en rimlig budget samt riskanalys och uppföljning, blir delar som i slutändan kan vara avgörande för huruvida projektet lyckas uppnå sitt syfte, sin effektivitet och sitt mål. Efter denna analys av projektet anser vi att tanken med en gemensam vårddokumentation är mycket bra, likaså de fördelar som projektet kan komma att medföra. För att öka projektets chanser till framgång anser vi att fokus bör riktas mot de områden vi berört i större utsträckning, då vi finner dem mycket viktiga. 16

17 Referenser Kontaktpersoner: IT-chef SLL Chef sektionen Vårdtillämpningar, Landstingsstyrelsens förvaltning/it GVD Driftansvarig, Stockholms läns landsting Ansvarig för GVD lagringstjänsten, WM Data, Ansvarig för GVD lagringstjänsten, WM Data, Ansvarig för GVD arkitektur, WM Data, IT-avdelningen, Södersjukhuset Webbadresser: En strategi för utveckling av vården: PrimePortal: SLL: Skåne Läns Landsting, klinisk portal Landstingsrevisorernas revisionsrapport 35/2004, med bilaga från Grufman Reje management: Lagar: Artiklar: - Rätt IT skulle spara miljarder i vården, ComputerSweden, Dagens Medicin, 25/ Splittrad journal ger splittrad vård, ComputerSweden, Dagens Medicin, 25/

18 Appendix A Teknik och applikationer Tekniken bakom GVD För att målet med GVD skall kunna nås krävs en avancerad teknik, en teknik som måste fungera 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan årets alla dagar. Lösningen är en för vården specialdesignad plattform, baserad på Oracle Healthcare Transaction Base (HTB), som är tänkt att utgöra basen för integrationen mellan systemen. 12 Plattformen skall strukturera informationen som hämtas från olika håll, från olika källor, och se till att den distribueras till rätt plats och rätt person. Tack vare funktionen att stegvis integration, mellan de olika källsystemen, tillåts betyder det att det är möjligt att kontinuerligt tillföra den Gemensamma VårdDokumentationen med innehåll, även påbyggnad av applikationer kan ske etappvis. Lagringstjänsten GVD är en tjänsteleverans och ett helhetsåtagande från WM-data som omfattar: 13 Att lagringstjänsten tillhandahålls dygnet runt, året om Att GVD-miljön följer de legala krav som gäller i samband med sjukvård och offentlig verksamhet Lagrings-, terminologi- och replikeringstjänster Att gränssnitten mot Lagringstjänsten GVD skall göras tillgängliga så att möjlighet ges till andra aktörer att utveckla applikationstjänster mot lagringstjänsten Etablerade processer för certifiering, testning och produktionssättning av nya eller förändrade applikationstjänster Konsultstöd samt utbildning i lagringstjänsten och den databärande integrationsplattformen Drift- och förvaltning av lagringstjänsten och applikationstjänster ingår i tjänsteleveransen, även nödvändiga utvecklings-, test-, produktions- och replikeringsmiljöer medföljer

19 Bild 1 14 GVD levereras som en skiktad tjänst, detta gör att applikationstjänsterna har öppna, publicerade, väldefinierade och fjärranropbara gränssnitt, dels mellan skikten och dels till de komponenter som senare kommer/ kan komma att ingå i SLL s IT-ramverk. Samverkansportalen är tänkt att vara en samlingsplats för all information mellan SLL, WMdata och framtida leverantörer av applikationstjänster. På sidan, vars adress är finns fakta om GVD, processbeskrivningar och kontaktpersoner mm. Några applikationer inom GVD Presentation (Portal) GVR Labbsvar Journaltest Remiss Bild Läkemedel Rtg PAS Bokning o kassa Funktioner Applikations Tjänster GVD-Lagring ebat Stödtjänster Kunskaps Databas Bild

20 Applikationstjänster Vid utveckling av applikationstjänster är de riktlinjer och rekommendationer (de ingår i de handböcker som finns) som finns styrande. Bilden nedan, visar den beskrivning som finns för hur applikationstjänsten skall utvecklas. SLL Konceptuell och logisk arkitektur Mall för Tjänstebeskrivning Tjänstebeskrivning Behov från Tillämpningar Tillämpning Leverantör Designspecifikation Applikationstjänst WM-data Fysisk arkitektur Handböcker Mall för Designspecifikation Applikationstjänst Bild 3 16 Då en applikationstjänst utvecklas kontrolleras dess tänkta funktionalitet i en specifik utvecklingsmiljö, därefter görs en pre-certifiering inför acceptanstestet som sker i en separat testmiljö som är identisk med den miljö där tjänsten slutligen produktionssätts

21 LabSvar 17 Inom den nuvarande hanteringen av labbsvar förekommer en mängd olika benämningar, koder och referensvärden. Resultat som skickas från olika sjukhuslaboratorier har dels olika format, och dels förmedlas de både elektroniskt och icke-elektroniskt beroende av resultatens ursprung. Precis som för många andra delar av vården och vårddokumentationen är labbsvarshanteringen ett område där GVD har potential att samordna och förenkla informationsutbytet. En gemensam databas för labbsvar bör kunna införas så snart lagstiftningen förändrats så att detta blir tillåtet. I dagsläget är det möjligt för mindre vårdinstanser att föra egna register, men för en samordning till ett större, gemensamt register krävs lagändringar. Den applikation inom GVD som syftar till att hantera labbsvar kallas LabSvar. Denna applikation ska kontinuerligt kunna hämta och dekryptera labbsvarsdokument från en central FTP-server dit samtliga uppgifter primärt laddas upp i gemensamt överenskomna format. Liknande system, som kan ses som pilotprojekt inför införandet av LabSvar inom GVD, finns idag på gång i Skåne 18. Gemensam läkemedelslista (GLL) 19 Den gemensamma läkemedelslistan, GLL, är den första av applikationerna som har realiserats på den dataplattform som GVD utgör. Läkarordinationer exporteras i detta system löpande till en gemensam lista över ordinerade läkemedel lokaliserad på en server. I anslutning till denna lista används en s.k. GLL-klient som kan anropas från de lokala journalsystem som är kopplade till GLL. Utifrån den på servern lagrade läkemedelslistan kan klienten presentera en sammanställning över de läkemedel som kan sättas i samband med en enskild patient. Detta system för registrering av läkemedelsförskrivningar har många intressanta aspekter. GLL har stor potential att bli en källa till ökad kunskap om befolkningens läkemedelsbruk och läkarnas förskrivningar. Informationen kan lätt utvärderas statistiskt vilket skulle kunna leda till ökad kunskap om folkhälsan och om hur väl läkarnas ordinationer följs av patienterna. Genom att behandlande läkare ges möjlighet att från GLL hämta information om de läkemedel deras patienter använder torde de eventuellt farliga läkemedelsinteraktioner som annars skulle förbli oupptäckta kunna förhindras. Ytterligare en möjlighet som följer ur denna kartläggning av läkemedelsanvändningen är en sammankoppling med den s.k. kloka listan. I denna lista finns en genomgång av ekvivalenta läkemedel i olika prisklasser. Detta innebär att exempelvis apoteken lättare skulle kunna öka andelen billigare läkemedel som lämnas ut på bekostnad av dyrare analogier vilket borde innebära en vinst för samhället i stort