Kallelse till. Valnämnden Kl. 14:00. Brunflorummet, Rådhuset

Transkript

1 Kallelse till Valnämnden Kl. 14:00 Brunflorummet, Rådhuset

2 KALLELSE (4) Valnämnden Ledamöter Ersättare Pär Fredriksson, M, Ordförande Lillemor Brandum, KD Tomas Svanström, L Eva Marcusdotter, S, Vice ordförande Tomas Frank, S Leif Hagberg, C Patrik Andersson, C Anna Martin, M Bodil Laxvik, S Catharina Berg, S

3 KALLELSE 3(4) Dagordning Föredragande 1. Upprop 2. Fastställande av dagordning 3. Protokollets justering 4. kl Informations- överläggningsärenden - Valnämnden Dnr Avtal med Postnord AB om hämtning/utkörning samt sortering av förtidsröster Dnr Ambulerande röstmottagning - Val till Europaparlamentet 2019 Dnr Valnämndens tjänstgöring valdagen + onsdagsräkning - val till Europaparlamentet 2019 Dnr Arvoden till valnämndens ledamöter som tjänstgör under valdag och onsdagsräkning Dnr Utskrifter av dubblettröstkort - EP-val 2019 Dnr Budget 2019 med flerårsplan Valnämnden Dnr Öppethållande för valnämndens kansli under valhelg och onsdagsräkning Dnr

4 KALLELSE 4(4) Dagordning Föredragande 12. Budgetuppföljning/delårsbokslut/prognos Valnämnden Dnr Delegationsärenden - Valnämnden Dnr Pär Fredriksson Ordförande Anna Brandell Nämndsekreterare

5 KALLELSE (1) Referens VAL Informations- överläggningsärenden - Valnämnden Sonny Hoffman och Helen Sandal kommer och informerar valnämnden om tillgänglighetsperspektivet för arbetet med valet.

6 s förslag till beslut (1) Diarienummer VAL Förslag till beslut - Avtal med Postnord AB om hämtning/utkörning samt sortering av förtidsröster Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen har varit i kontakt med Post Nord AB för att teckna avtal om valtjänster, utkörning/hämtning och sortering av förtidsröster. Avtalet ska undertecknas senast Förvaltningens förslag till beslut Valnämnden ger ordförande i uppgift att underteckna avtal med Post Nord AB. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Beslutet skickas till Ordförande i valnämnden Underskrifter ANNA BACKLUND Områdeschef kommunkansliet

7 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut (3) Diarienummer VAL Förslag till beslut - Ambulerande röstmottagning - Val till Europaparlamentet 2019 Sammanfattning av ärendet Förändringar i vallagen genomfördes från och med 1 januari En av dessa förändringar innebar att de kommunala buden ersattes med vad som kallas ambulerande röstmottagare. I 7 kap 3a vallagen står det Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina valsedlar till ambulerande röstmottagare. Förvaltningens förslag till beslut 1. Valnämnden erbjuder ambulerande röstmottagning följande dagar och tider: Onsdag , kl Onsdag , kl Onsdag , kl Torsdag , kl Fredag , kl Söndag , kl En begäran om ambulerande röstmottagning ska ha inkommit till valnämndens kansli senast dagen innan den aktuella röstmottagningen. Väljare som uppfyller kriterierna enligt vallagen om vem som får rösta genom ambulerande röstmottagning och inte heller har möjlighet att rösta genom bud erbjuds tid för röstmottagning ovan stående dagar och tider enligt principen om först till kvarn. 3. Ambulerande röstmottagning utgör en del av röstningslokalen rådhuset. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Bakgrund 2018 års val var första gången ambulerande röstmottagare ersatte de kommunala buden. Budröstning finns som tidigare kvar som en möjlighet att rösta. Skillnaden mellan ett bud och en ambulerande röstmottagare är framförallt att budet inte får hjälpa väljaren att göra iordning sin röst utan är endast en transportör av rösten. En ambulerande röstmottagare tar istället emot väljarens röst på samma sätt som i en förtidsröstningslokal. Det ambulerande

8 (3) budet är också på samma sätt som i en förtidsröstningslokal skyldig att på begäran av väljaren hjälpa denne att göra iordning sin röst. Vid ambulerande röstmottagning har röstmottagaren med sig allt material som vanligen finns i en förtidsröstningslokal, så som omslag, valsedlar, kuvert mm. En bil som utrustats med allt material kommer finnas tillgänglig under hela förtidsröstningsperioden. Vid röstmottagning genom ambulerande röstmottagare måste alltid två röstmottagare närvara. Vid höstens val bemannade valnämndens ledamöter och ersättare den ambulerande röstmottagningen. Valnämnden beslutade att bemanna både ambulerande röstmottagningen och institutionsröstningen med röstmottagare. Detta förhindrar inte ledamöter eller ersättare i valnämnden att tjänstgöra som röstmottagare. I den handledning som valmyndigheten skickar ut står uttryckligen att ambulerande röstmottagning är en lämplig ersättning för institutionsröstning där det tidigare år varit väldigt få röster. Detta prövades under höstens val med blandat resultat, det upplevdes struligt för boendena att boka in sig på tider och det var svårt med hänsyn till enskilda som också bokade ambulerande röstmottagning att schemalägga boendena. Det visade sig också svårt att tydligt kommunicera till boendena när röstmottagarna skulle finnas på plats och vad som behövde vara iordningställt. Med en utökad institutionsröstning förväntas behovet av ambulerande röstmottagning att minska till olika boenden i kommunen. De ambulerande röstmottagarna behöver förordnas särskilt, de ska även vid röstmottagning alltid ha med sig protokoll eller annan handling som utvisar att de förordnas samt bära en skylt eller på annat sätt visa att de är ambulerande röstmottagare. Information om hur väljare går tillväga för att beställa ambulerande röstmottagarna behöver förmedlas till väljarna, det görs lämpligen genom dels information på kommunens webbsida samt i det övriga informationsmaterial som skickas ut från kommunen. I all information om hur man beställer skall också samtliga dagar och tider som beslutas av valnämnden finnas med.

9 (3) Valmyndigheten rekommenderar att de ambulerande röstmottagarna kopplas till och utgör en del av verksamheten i en förtidsröstningslokal. Rösterna som mottagits av de ambulerande röstmottagarna redovisas på den förtidsröstningslokalen och inte som ett separat röstningsställe. De ambulerande röstmottagarna har däremot en egen väljarförteckning, dessa sparas sedan för att kunna redovisa det totala antalet röster från ambulerande röstmottagning. Den ambulerande röstmottagningen föreslås utgöra en del av förtidsröstningslokalen rådhuset. Beslutet skickas till Vård- och omsorgsförvaltningen Region Jämtland Härjedalen Område kommunikation Underskrifter Områdeschef kommunkansli Anna Brandell Registrator

10 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut (2) Diarienummer VAL Förslag till beslut - Valnämndens tjänstgöring valdagen + onsdagsräkning - val till Eurpaparlamentet 2019 Sammanfattning av ärendet Valnämnden är lokal valmyndighet och ansvarar för att valet till Europaparlamentet går till på ett sätt som är rättssäkert och transparent. Valnämndens ledamöter besöker samtliga distrikt på valdagen i samband med att de kör ut sent inkomna förtidsröster till valdistrikten. De tar också emot rösterna som kommer in på valnatten samt granskar dessa innan de överlämnas till länsstyrelsen för den slutliga rösträkningen under måndagsmorgonen. Valnämnden behöver dessutom sammanträda för att räkna de röster som inkommit till valnämndens preliminära rösträkning (även kallad onsdagsräkning). Förvaltningens förslag till beslut 1. Valnämndens ledamöter samlas kl för att under dagen besöka valdistrikten. Ledamöterna samlas sedan åter kl för genomgång av rutinerna för att ta emot och kvittera material som lämnas från valdistrikten efter avslutad röstning och sammanräkning. Besök vid valdistrikten görs enligt följande Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 1 och 4 Norra skolan Eva Marcusdotter Östersund 2 och 3 Wargentinsskolan Tomas Svanström Östersund 5 och 13 Parkskolan Östersund 6 och 14 Fagervallsskolan Östersund 7 och 11 Palmcrantzskolan Östersund 12 & 15 Körfältsskolan Östersund 10 och 20 Lugnviks fritidsgård Lit 1 och 2 Treälvsskolan Häggenås Häggenås sporthall Frösön 1 & 2 F. d. Medborgarhuset, Frösön Frösön 3 Östbergsskolan Frösön 4 och 5 Lövsta förskola Frösön 6 och 7 Vallaskolan Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 8 och 9 Campus, Hus G Lillemor Brandum Östersund 16 Tavelbäcksskolan Tomas Frank

11 (2) Östersund 18 och 19 Torvalla nedre Torvalla övre Torvalla-Ope Marieby-Böle Sunne Ångsta-Rossbol- Tand-Näs Brunflo 1 och 2 Brunflo 3 Storsjöskolan Fjällängsskolan Torvallaskolan Ängsmoskolan Böle Byskola Orrviken skola Tandsbynds bygdegård Kastalskolan Storvikenskolan 2. Valnämndens ordförande tjänstgör på valnämndens kansli på Rådhuset. 3. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl , deltar valnämndens ledamöter och ersättare. Särskild kallelse skickas till sammanträdet. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Beslutet skickas till Valnämndens ledamöter Underskrifter Områdeschef kommunkansli Anna Brandell Registrator

12 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut (2) Diarienummer VAL Förslag till beslut - Arvoden till valnämndens ledamöter som tjänstgör under valdag och onsdagsräkning Sammanfattning av ärendet Valnämnden har som den lokala valmyndigheten ansvar för vallokalerna, hela förtidsröstningen samt den preliminära räkningen av rösterna dels på valkvällen och dels på onsdagen efter valdagen. Valnämndens ledamöter och ersättare föreslås få samma ersättning som röstmottagare i vallokal. Förvaltningens förslag till beslut 1. Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör under valdagen får 2146 kronor i arvode samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst om de begär det. 2. Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid röstmottagning eller deltar under utbildningskväll får ersättning i enlighet med beslut om arvoden för röstmottagare Valnämnden Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid onsdagsräkning får ersättning enligt vad som gäller för sammanträdesarvoden och förlorad arbetsförtjänst i samband med protokollförda möten i kommunens arvodesbestämmelser. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Arvodesbestämmelser och ersättning till förtroendevalda i Östersunds kommun, Bakgrund I Arvodesbestämmelser och ersättning till förtroendevalda i Östersunds kommun framgår under punkt 16 att för ledamot eller ersättare i valnämnden som tjänstgör under valdag, vid institutionsröstning eller ambulerande röstmottagning, eller deltar i utbildning för röstmottagare utgår samma ersättning som för övriga röstmottagare.

13 (2) Vid 2014 års val beräknades arvodet till röstmottagare till 1900 kronor, inför valåret 2018 har arvodet till röstmottagare räknats upp i förhållande till den uppräkningen av arvode för övriga förtroendevalda i kommunen. Mellan år har arvodet för förtroendevalda i kommunen höjts med ca 9,5%. Inför EP-valet 2019 har ersättningen för röstmottagare uppräknats till 2146 kronor. Under tidigare val har valnämndens ledamöter och ersättare bemannat den särskilda röstmottagningen (institutionsröstning) och den ambulerande röstmottagningen. Inför detta val har valnämnden inte ansvaret för att själva bemanna röstmottagningen. Valnämndens ledamöter och ersättare får dock tjänstgöra som röstmottagare om de själva vill. I sådant fall utgår ersättning enligt samma beslut som för övriga röstmottagare och som fattades av valnämnden Ingen ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår med anledning av röstmottagning för valnämndens ledamöter. Vid valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkningen) bedöms de förtidsröster som inte skickades ut till vallokalerna, de röster som kom tillbaka till kommunen från valdistrikten samt de röster som kommit in efter valdagen. Onsdagsräkningen kan påbörjas efter det att posten har anlänt till rådhuset på förmiddagen för att säkerställa att alla röster kommer med till räkningen, efter det att urnan öppnats kan inga fler röster läggas till i räkningen utan bedöms då som för sent inkomna. Det finns en möjlighet för valnämnden att i undantagsfall bryta och förlänga valnämndens preliminära rösträkning till torsdagen. Onsdagsräkningen gäller som ett protokollfört möte varför arvodesbestämmelser och ersättning till förtroendevalda i Östersunds kommun reglerar ersättningen för valnämndens ledamöter och ersättare som tjänstgör under onsdagsräkningen. I arvodesbestämmelserna regleras att högst ett sammanträdesarvode kan utgå per dag, om sammanträdet pågår mindre än 4.5 timmar utgår ett halvt sammanträdesarvode och om det pågår mer än 4.5 timmar utgår ett helt sammanträdesarvode. Underskrifter Områdeschef kommunkansli Anna Brandell Registrator

14 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1(2) Diarienummer VAL Förslag till beslut Utskrifter av dubblettröstkort EP-val 2019 Sammanfattning av ärendet Väljare kan rösta i sin ordinarie vallokal på valdagen utan röstkort. Väljer personen att istället rösta i en förtidsröstningslokal någonstans i Sverige behöver väljaren ha sitt röstkort med sig. Om en väljare inte har fått eller tappat bort sitt röstkort kan ett nytt röstkort, s.k. dubblettröstkort skrivas ut från valmyndighetens valdatabas. Väljaren kan då kontakta kommunen, länsstyrelsen, valmyndigheten eller en utlandsmyndighet för att få sitt dubblettröstkort utskrivet. Förvaltningens förslag till beslut 1. Utskrift av dubblettröstkort möjliggörs i förtidsröstningslokalen Rådhuset följande dagar och tider: Onsdag 8/5 Fredag 10/5: 8-17 Måndag 13/5 Fredag 17/5: 8-17 Måndag 20/5 Fredag 24/5: 8-17 Lördag 25/5: Söndag 26/5: 8-21 Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Bakgrund I den handledning för kommuner som valmyndigheten har utgivit står att lokaler och tider för utlämning av dubblettröstkort skall bestämmas så att servicenivån blir god. Det står också att det är bra om röstmottagarna i röstningslokalerna har möjlighet att skriva ut dubblettröstkort till de väljare som kommer dit för att rösta utan röstkort. I dagsläget har inte Östersunds kommun de tekniska resurserna som krävs för att hålla den höga servicenivån. Den enda förtidsröstningslokalen som vi kan garantera att väljaren får sitt röstkort utskrivet på plats är därför Rådhuset. Vid andra förtidsröstningslokaler får väljarna som saknar röstkort hänvisas till Rådhuset, alternativt beställa hemsändning av dubblettröstkort från någon av de instanser som har befogenhet att skriva ut dubblettröstkort. Beslutet skickas till Kommunkansliet

15 (2) Kundcenter Underskrifter Kanslichef, kommunkansliet Alexandra Karlsson

16 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1(1) Diarienummer VAL Budget 2019 med flerårsplan Valnämnden Sammanfattning av ärendet Vid valnämndens sammanträde fick valnämndens kansli i uppdrag att presentera en reviderad budget till sammanträdet i mars Detta då det i februari var oklart hur mycket statsbidrag som kommunen får för EP-valet Den 18 mars 2019 utbetalades statsbidraget med en summa av kronor, vilket redovisas i reviderat budgetdokument. Valnämndens kansli fick vidare i uppdrag att redovisa vilka aktiviteter kansliet genomför för att nå målet om ökat valdeltagande. Denna redovisning presenteras vid valnämndens sammanträde den 6 maj Förvaltningens förslag till beslut Kommunledningsförvaltningens reviderade förslag till budget för valnämnden år 2019 och flerårsplan antas. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Valnämndens reviderade budget 2019, plan Beslutet skickas till Budgetchef Christina Westman Redovisningschef Ella Sandström Underskrifter ANNA BACKLUND Områdeschef kommunkansliet

17 Valnämnden Budget 2019, plan reviderad den 20 mars 2019 Uppdrag Valnämnden har ansvar att på kommunal nivå genomföra riksdags- kommunfullmäktige och landstingsfullmäktigeval enligt vallagen samt folkomröstningar och val till EU-parlamentet. Nämnden ska utarbeta förslag till valdistriktsindelning och yttra sig över planer, utredningar och remisser som rör nämndens verksamhetsområde. Beskrivning av verksamheten 2019 hålls val till EU-parlamentet den 26 maj. Den 18 mars 2019 utbetalades statsbidrag för EP-valet till Östersunds kommun med kronor. Under åren 2020 och 2021 sker inga planerade val till riksdag, kommun landsting eller Europaparlament. ETT DEMOKRATISKT HÅLLBART ÖSTERSUND I det demokratiskt hållbara Östersund litar medborgarna på det demokratiska systemet. Medborgarna är engagerade, deltar i samhällsutvecklingen och upplever att de har inflytande. Konkretisering av fullmäktiges långsiktiga mål till 2019 Valdeltagande är en indikation på vilken tillit medborgarna har till det demokratiska systemet, därför är målet att det totala valdeltagandet i EU-valet 2019 ska öka och tillhöra det övre skiktet i kommungruppen. Resultat Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Antal sammanträden Antal ledamöter/ersättare Driftbudget/plan (2014 års prisnivå) Tkr Budget 2018 Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Intäkter Kostnader Kommunbidrag Resultat VALNÄMNDEN Pär Fredriksson, ordförande, kanslichef

18 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1(1) Diarienummer VAL Förslag till beslut - Öppethållande för valnämndens kansli i anslutning till valdag, under valdagen samt vid onsdagsräkningen Sammanfattning av ärendet Valnämndens kansli ska vid val till Europaparlamentet ge information och service till medborgarna. För att bl.a. ge väljare möjlighet att få nya röstkort bör kansliet ha extra öppethållande i anslutning till valet. Förvaltningens förslag till beslut 1. Valnämndens kansli hålls öppet kl , lördagen den 25 maj. 2. Valdagen den 26 maj öppnas valnämndens kansli kl och hålls öppet fram till att samtliga röster är inkomna från valdistrikten och granskade. 3. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl deltar minst fyra anställda från kommunledningsförvaltningen. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Beslutet skickas till Kommunkansliet Område kommunikation Område säkerhet Länsstyrelsen i Jämtlands län Underskrifter Områdeschef kommunkansli Anna Brandell Registrator

19 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1(1) Diarienummer VAL Förslag till beslut - Årsredovisning valnämnden 2018 Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen har upprättat förslag till verksamhetsberättelse för 2018, som undertecknas av nämndens ordförande och sekreterare. Förvaltningens förslag till beslut Verksamhetsberättelse för 2018 godkänns. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Verksamhetsberättelse 2018 Beslutet skickas till Kommunledningsförvaltningen Underskrifter ANNA BACKLUND Områdeschef kommunkansliet

20 Valnämnden Blankett 1 Bokslut 2018 Viktiga händelser under året Valnämnden har under året haft fem protokollförda sammanträden. Valnämnden har under året genomfört val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige den 9 september. Valnämnden gav möjlighet till förtidsröstning på 11 platser i kommunen samt särskild röstmottagning i sjukhuset och inom särskilda boenden samt hade ambulerande röstmottagning. Verksamhetens Mål och Resultat Resultat (alla nyckeltal och volymtal över en tidsperiod, även de som tillhör effektmålen för att se trender 1 ) Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Antal sammanträden Antal ledamöter/ersättare Verksamhetens resultat ekonomi Kostnader för förtidsröstning samt valdagens genomförande täcks av anslag från Valmyndigheten. Nämndens kostnader består till största del av arvoden till röstmottagare för utbildning, tjänstgöring under förtidsröstningen och på valdagen samt lokalhyror och kostnader för transporter. Valnämnden använder i huvudsak kommunens egna lokaler vilket medverkar till lägre kostnader. Resultaträkning, Tkr Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Intäkter Kostnader Kommunbidrag, årsbudget Kommunbidrag, tilläggsbudget Resultat Framtid Under 2019 hålls val till Europaparlamentet den 26 maj. Valnämnden samt valnämndens kansli har påbörjat planeringen för detta. Valnämnden har beredskap för eventuellt extra val genom att alltid hålla aktuella register över röstningslokaler och röstmottagare och uppdatera samtliga register minst en gång per år. Valnämndens kansli arbetar kontinuerligt med att säkra processerna för valadministrationen samt genomförandet av val och strukturera upp arbetet på ett tydligare sätt. VALNÄMNDEN Mattias Tagesson, ordförande, kanslichef 1 Kommentarer, vad analyser av trendutvecklingen visar, anges under tabell Resultat

21 KALLELSE (1) Referens VAL Delegationsärenden - Valnämnden Delegationsbeslut för tiden anmäls enligt bilaga

22 Valnämnden Delegationsbeslut att anmäla under perioden DokID Diarienr Ankomstdatum Motpart Dokumentbeskrivning HandlaggarNamn Registreringsdatum 396 VAL Kommunledningsförvaltningen Delegationsbeslut Insynsskydd för valsedelställ Sofie Pedersen VAL Valnämndens kansli Delegationsbeslut Revidering av öppettider för Rådhuset under valdagen Anna Brandell