Protokoll. Valnämnden

Transkript

1 Valnämnden 11-19

2 2 11 Utkvittering av postförsändelser Hantering av förtidsröster Valnämndens organisation vid institutionsröstningen Valnämndens organisation på valdagen och vid onsdagsräkningen Mandat för att göra fysiska ändringar, utifrån meddelande från Länsstyrelsen om eventuella ändringar, i röstlängden Institutionsröstning, valskjutsar och kommunala bud vid val Ordning på valsedlar i valställ Nästa sammanträde Meddelanden...15

3 3 Plats och tid Väktaren, Rådhuset, Alingsås kl Paragrafer Beslutande Anita Skoglund (M), ordförande Margareta Nilsson (S), vice ordförande Lars Blomqvist (FP) Lars Olof Gustafsson (S) Urban Eklund (KD) Övriga deltagare Utses att justera Christina Dahlgren (S) Kristian Nilsson (M) Anita Ryberg (FP) Patrik Fridh (C) Eva Karlsson, kanslichef Anci Eyoum, kommunsekreterare Magnus Nilsson, kommunjurist Elisabeth Andersson, registrator Margareta Nilsson (S) Sekreterare Ordförande Justerande Anci Eyoum Anita Skoglund (M) Margareta Nilsson (S) Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden Sammanträdesdatum, Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Rådhuset, administrativa avdelningen Underskrift

4 4 Information och överläggningar A/ Förfrågan från Alströmergymnasiet inför skolval i maj -information till elever den 29 april om hur ett val går till

5 5 VN 11 Dnr VN 038 Utkvittering av postförsändelser Ärendebeskrivning Oavsett hur valnämnden väljer att organisera hantering av förtidsröster kan det uppkomma situationer där det behövs ett formellt beslut om behörighet att utkvittera postförsändelser för valnämndens räkning. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 31 mars 2014 framfört följande: De viktigaste situationer där det kan bli aktuellt att kvittera mottagande av röster är dels i vallokal på valdagen samt på rådhuset inför onsdagsräkning. Valnämndens kansli har utformat förslag till beslut. 1. Röstmottagare i vallokal är på valdagen behörig att för valnämndens räkning utkvittera försändelse till valdistrikt. 2. Valnämndens kansli: Kanslichef Eva Karlsson, kommunsekreterare Anci Eyoum, registrator Elisabeth Andersson samt kommunjurist Magnus Nilsson är alla behöriga att för valnämndens räkning utkvittera postförsändelse. Exp: Posten, distriktspresidierna

6 6 VN 12 Dnr VN 111 Hantering av förtidsröster Ärendebeskrivning Vid tidigare val har valnämndens ledamöter och ersättare samt personal från valnämndens kansli sorterat förtidsrösterna. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 28 mars 2014 lämnat följande yttrande: Administrationen av två val under samma år orsakar en stor belastning på våra medarbetare. Posten tillhandahåller flera tjänster, bland annat hantering av förtidsröster. Valnämndens kansli har tagit in en offert från Posten som omfattar löpande hämtning av förtidsröster, säker sortering och förvaring samt leverans till vallokal på valdagen. Posten Meddelande AB har inkommit med förslag till avtal. Valnämndens kansli bedömer att förslaget ser bra ut vad gäller hanteringen. Priset för transporterna är 32 tkr. Kostnaden för sorteringen av förtidsröster blir ca 24 tkr beräknat på 4000 hanterade röster. Vid dagens sammanträde kompletteras valkansliets yttrande med följande redovisning: Valmyndigheten har slutit avtal med Posten Meddelande AB om distribution av kommunexterna förtidsröster för valet till Europaparlamentet, det vill säga för sådana förtidsröster som ska skickas från en kommun till en annan. Avtalet om distributionen är ett avrop från det statliga ramavtalet. Länsstyrelsen har vid samråd med kommunen lämnat synpunkten att Posten Meddelande AB är en kvalificerad och lämplig utförare för kommunal sortering och transport av förtidsröster. Valnämndens kansli bedömer att det inte finns någon marknad med leverantörer som med tillräcklig kvalité och säkerhet kan hantera både transporter och sortering av förtidsröster för kommunens räkning. Den totala kontraktsumman underskrider gränsen för när direktupphandling får ske i Alingsås kommun (270 tkr). Valnämndens kansli har mot denna bakgrund gjort bedömningen att avtal med Posten Meddelande AB kan tecknas utan föregående upphandling. Posten Meddelande AB:s avtal om hantering av förtidsröster för val till Europaparlamentet antas. Exp: Posten

7 7 VN 13 Dnr VN 111 Valnämndens organisation vid institutionsröstningen Ärendebeskrivning Valnämnden har att besluta om organisation vid institutionsröstning. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 30 mars 2014 framfört följande: Valnämnden har haft för vana att besöka institutionsröstningen. Valnämndens kansli har upprättat ett förslag till schema. Vid dagens sammanträde meddelar valkansliet att förslaget om att ha institutionsröstning på Hagagården ändras, efter samtal med vård- och äldreomsorgsförvaltningen, till Noltorpsgården. 1. Valnämndens ledamöter besöker institutionerna den 18 maj enligt följande schema: Bjärkegården kl Urban Eklund Brunnsgården kl Christina Dahlgren Noltorpsgården kl Patrik Fridh Mellbygård kl Kristian Nilsson Hemsjögården kl Kristian Nilsson Mjörnviksholm kl Lars Blomqvist Tuvegården kl Lars Olof Gustafsson Ängabogården kl Anita Ryberg 2. Valnämndens kansli bemannas med två av kansliets tjänstemän. Exp: Kontaktp på resp. institution

8 8 VN 14 Dnr VN 111 Valnämndens organisation på valdagen och vid onsdagsräkningen Ärendebeskrivning Valnämnden har viktiga funktioner på valdagen och vid onsdagsräkningen. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 30 mars 2014 lämnat följande yttrande samt förslag till beslut: Oavsett hur nämnden väljer att organisera sortering och transport av förtidsröster fyller det en viktig funktion att nämndens ledamöter besöker vallokaler och skapar sig en bild av valets genomförande. Vid dessa besök kan ledamöter också ha med sig extra material för den händelse att något skulle saknas i vallokaler. Det är värdefullt om varje distrikt besökts innan lunch. Valnämnden är direkt engagerad i mottagande av röster från valdistrikten på valnatten. Samtidigt finns ett behov att organisera välkomnandet av distrikt till Rådhuset innan de kan tas emot av en mottagningsgrupp. Mot bakgrund av att det vid val den 25 maj enbart gäller ett enda val kan både distriktens leverans av röster och valnämndens mottagande antas flyta relativt bra. Valkansliet föreslår att nämndens mottagande av röster på valnatten organiseras i två grupper och att varje grupp biträds av en tjänsteman. Anländande valdistrikt tilldelas ett könummer och mottagningsgrupperna tar emot distrikten efter könummer utan uppdelning på valkretsar. När valnämnden samlas på valnatten inleds detta med en genomgång av nämndens mottagande av röster. Vid onsdagsräkningen agerar valnämnden som två valdistrikt (ett för vardera valkrets) och hanterar sena förtidsröster samt röster som underkänts vid räkning i valdistrikt. Räkningen inleds när onsdagens post anlänt. Varje valkrets bör biträdas av tjänstemän med god vana att hantera bedömning av röster samt det praktiska arbetet i valdistrikt. Förslag till beslut: 1 Valnämnden godkänner valkansliets förslag till organisation vid val till Europaparlamentet Valnämnden beslutar om följande schema för besök i valdistrikt under valsöndagen: 3 Valnämnden samlas på valdagen en timme innan vallokalerna stänger. 4 Valnämnden samlas för genomgång inför onsdagsräkning, samt för avstämning efter valnatt vid följande tidpunkt: Tisdagen den 27 maj kl Transport av röster från kommunen till Länsstyrelsen på måndag efter valnatt samt efter avslutad onsdagsräkning genomförs av ordförande och vice ordförande i nämnden.

9 9 VN 14, forts Dnr VN 111 Yrkande Margareta Nilsson (S) yrkar att valnämnden inte schemalägger besök i valdistrikten vilket innebär att punkt 2 i förslag till beslut stryks och att en ny punkt gällande tidpunkt för samling för onsdagsräkningen läggs till. Proposition Ordföranden finner att valnämnden beslutar att bifalla Margareta Nilsson ändringsyrkande. 1. Valnämnden godkänner valkansliets förslag till organisation, med justeringar, vid val till Europaparlamentet Valnämnden samlas på valdagen kl innan vallokalerna stänger. 3. Valnämnden samlas för genomgång inför onsdagsräkning, samt för avstämning efter valnatt vid följande tidpunkt: Tisdagen den 27 maj kl Valnämnden och valkansliet samlas kl 8.00 onsdagen den 28 maj för onsdagsräkningen. 5. Transport av röster från kommunen till Länsstyrelsen på måndag efter valnatt samt efter avslutad onsdagsräkning genomförs av ordförande och vice ordförande i nämnden.

10 10 VN 15 Dnr VN 111 Mandat för att göra fysiska ändringar, utifrån meddelande från Länsstyrelsen om eventuella ändringar, i röstlängden Ärendebeskrivning Enligt handledning för val 2014 ska det finnas beslut från valnämnd om vem som har mandat att föra in ändringar i röstlängd efter beslut av Länsstyrelsen eller Valmyndigheten. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 30 mars 2014 lämnat följande yttrande: Ändringar eller rättelser ska inte skrivas in av personal som tjänstgör i vallokal. Lämpligt kan vara att delegera denna verkställighet till den personal som tjänstgör i valkansliet. Att föra in en ändring i röstlängd som beslutats av annan myndighet är inte ett självständigt beslutsfattande men då det är en viktig åtgärd ska uppgiften tilldelas genom ett särskilt beslut. Valnämnden ger följande mandat till tjänstemän vid valkansliet: kommunsekreterare, registrator samt kommunjurist, med kanslichef som ersättare får mandat att föra in ändringar i röstlängd efter beslut av Länsstyrelsen.

11 11 VN 16 Dnr VN 111 Institutionsröstning, valskjutsar och kommunala bud vid val 2014 Ärendebeskrivning Valnämnden har att ta ställning till särskilda insatser som ökar valtillgängligheten för personer som annars skulle ha svårare att rösta. Institutionsröstning genomförs söndag innan valsöndag. Institutionsröstning är i formell mening vanlig förtidsröstning, men på platser som kan ha begränsat tillträde för allmänheten. Institutionsröstning är framför allt till för personer i verksamheten men även personal och anhöriga som är på besök. Valskjutsar är särskild transport för väljare till röstning, främst på valsöndag. Alingsås kommun har tidigare inte haft valtransporter. Kommunala bud ger möjligheten för väljare med begränsade möjligheter att anlita vårdpersonal, anhörig eller annan som bud, att ändå rösta. Alingsås kommun har tidigare haft kommunala bud. Dessa har anlitats i begränsad omfattning. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 30 mars 2014 lämnat följande yttrande: Institutionsröstning är en etablerad form av förtidsröstning som ökar tillgängligheten i valet. Den bör därför genomföras på vanligt sätt. Valnämndens kansli har förberett för institutionsröstning på följande platser: Brunnsgården, Hagagården, Hemsjögården, Mjörnviksholms sjukhem, Tuvegården, Ängabogården, Bjärkegården samt Mellbygårdens vård- och gruppboende. En smidig hantering skulle vara om institutionsröstning, efter avstämning med nämnden, hanteras i form av delegationsbeslut. Valskjutsar har inte tidigare använts i Alingsås. Genom de möjligheter till förtidsröstning som finns gör valnämndens kansli bedömningen att inte föreslå inrättande av valskjutsar. Kommunala bud har nyttjats i mycket begränsad omfattning, men de ger ändå en möjlighet att lösa situationer där väljare står utan möjlighet att lägga sin röst på annat sätt. Enklast vore om personal vid valnämndens kansli också var kommunala bud. I tidigare ärende har det vid dagens sammanträde meddelats att röstningsplats på Hagagården ändras till Noltorpsgården.

12 12 VN 16, forts Dnr VN Valnämnden delegerar rätten att besluta om plats, tid och bemanning angående institutionsröstning till kanslichef Eva Karlsson. 2. Valskjutsar inrättas inte vid val Valnämnden utser följande personer till kommunala bud vid val 2014: Magnus Nilsson Anci Eyoum Elisabeth Andersson 4. Valnämnden delegerar rätten att utse kommunal bud till kanslichef Eva Karlsson 5. Ovanstående delegationsbeslut redovisas till nämnden genom valkansliets redovisning av genomfört val till valnämnden. Exp: Kanslichefen

13 13 VN 17 Dnr VN 011 Ordning på valsedlar i valställ 2014 Ärendebeskrivning Valmyndigheten anger i handbok för kommuners arbete med val följande om ordning för valsedlar: Vallagen reglerar inte exakt hur valsedlarna ska ordnas, dvs. om de ska läggas i valsedelsställ eller på bord, inte heller i vilken ordning partierna ska ligga. Valmyndigheten rekommenderar att valsedelsställ alltid används för att säkerställa att valsedlarna presenteras på ett likvärdigt sätt. Om det finns olika typer av valsedelsställ, rekommenderar Valmyndigheten att kommunen använder samma typ av valsedelsställ på ett röstningsställe. Det är kommunens valnämnd som ska fatta beslut om hur valsedlarna ska placeras för kommunen. Valmyndigheten kan inte ge bindande instruktioner i frågan om i vilken ordning valsedlarna ska placeras men föreslår att valsedlarna placeras i bokstavsordning och i mån av tillgång till de valsedelsställ som Valmyndigheten tagit fram. Tänk på att inte fylla ställen så att några valsedlar skyms eller så att de blir för tunga. Använd hellre fler ställ. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 3 april 2014 lämnat följande yttrande: Valnämndens kansli bedömer att det är lämpligt att valsedlar placeras i bokstavsordning. Vidare övervägs att förtydliga lämplig placering av valsedlar med en bild som visar hur valsedlar lämpligen kan placeras. Valsedlar vid val i Alingsås kommun ska placeras i bokstavsordning. Valkansliet utfärdar inom ramen för verkställighet de ytterligare instruktioner och riktlinjer kring placering av valsedlar som bedöms lämpliga. Exp: Valk

14 14 VN 18 Nästa sammanträde Nästa sammanträde äger rum torsdagen den 12 juni kl

15 15 VN 19 Meddelanden Länsstyrelsen Västra Götalands län, Rättsenheten Fördelning av fasta valkretsmandat mellan valkretsar i Västra Götalands läns landsting samt valkretsmandat i valkretsindelade kommuner i Västra Götalands län riksdagsvalkretsar.