Barn- och utbildningsnämnden 19 december 2012

Transkript

1 Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 19 december 2012 Sid Justering Nämnden gratulerar Skönsmons skola Information från förvaltningen Ekonomisk uppföljning november Beslutsattestanter Verksamhetsplan Uppföljning av det samlade systemet för internkontroll Slutrapport internkontroll Rapportering av avvikelser till kommunstyrelsen Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Elevhälsoplan Likabehandlingsplan Effektivt verksamhetsstöd - remissvar Utbildningar/konferenser Ärenden att lägga till handlingarna december Redovisning av delegationsbeslut december Övriga frågor...25

2 Barn- och utbildningsnämnden Tid Kl. 13:00-16:15 Plats KS-salen, kommunhuset Beslutande Annelie Luthman (FP) ordförande Sven Bredberg (M) v ordförande Ulla-Carin Åslund Andersson (M) Elin Nilsson (M) Mathias Rex (MP) Helen Löfblad (C) João Pinheiro (S) Priscilda Helenius (S) Patrik Eriksson (S) Hans Zetterkvist (V) Mikael Westin (S) ersättare för Ann-Charlotte Evrung (S) Ersättare Övriga Margareta Engström (M) Nathalie Diveby Qvist (M) Lars Carlsson (M) Franziska Egger-Nilsson (MP) Birgitta Rönnquist (KD) Jan Lahti (S) Rebecca Lampinen (S) Liselotte Lindblad Wesslén (V) Tommy Nilsson, skoldirektör Ulf Fryklund, ekonomichef Lena Näsholm, nämndsekreterare

3 Barn- och utbildningsnämnden Protokollet omfattar Justeras Annelie Luthman (FP) Ordförande Lena Näsholm Sekreterare João Pinheiro (S) Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum Protokollet finns tillgängligt på Internet ( eller hos Barn- och utbildningskontoret, plan 7, rum 712 Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande Lena Näsholm

4 Barn- och utbildningsnämnden Justering Att jämte ordföranden (FP) justera dagens protokoll utses João Pinheiro (S) med Priscilda Helenius (S) som ersättare.

5 Barn- och utbildningsnämnden Nämnden gratulerar Skönsmons skola (BUN ) Överläggning Vid dagens sammanträde uppmärksammar nämnden Skönsmons skola och ordföranden överlämnar utmärkelsen Kunskapsdraken. Skolan har med stort engagemang och god vilja arbetat utifrån Sundsvall kommuns vision "Vi gör det goda livet möjligt" och omsatt det till skolans verksamhet. Vid sammanträdet berättar rektorn Eva Höglund och elevrespresentanter om skolans arbete.

6 Barn- och utbildningsnämnden Information från förvaltningen (BUN ) Resultat av medarbetarenkäten Vid dagens sammanträde informerar personalchefen om resultatat av årets medarbetarenkät i barn- och utbildningsförvaltningen. Åtgärdsplan ekonomi statusrapport Ekonomichefen informerar om att det förväntade resultatet av åtgärdsplanen inte har uppnåtts. Nämnden kommer att få en sammanställning av effekterna i januari 2013 _

7 Barn- och utbildningsnämnden Ekonomisk uppföljning november 2012 (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna månadsrapporten för november månad att ge arbetsutskottet i uppdrag att tillsammans med förvaltningen ta fram nyckeltal att följa löpande i månads- och delårsrapporter Ärendet Barn- och utbildningsnämnden fastställde i juni en åtgärdsplan för en ekonomi i balans i enlighet med kommunstyrelsens beslut. I åtgärdsplanen namngavs några områden där det borde vara möjligt att minska kostnaderna under andra halvåret. Det var; inköp av varor, kurser och konferenser samt vikariekostnader. En snabb analys av läget i november visar att kostnaderna för vikarier samt för kurser/konferenser inte har minskat vilket var en av förutsättningarna för den tidigare prognosen. Kostnaderna för inköp av varor däremot har minskat med ca 3 milj kr. Resultatet för många enheter inom grundskolan och förskolan har försämrats under hösten vilket också påverkar det samlade resultatet negativt. Sammantaget så innebär det att det förväntade resultatet av åtgärdsplanen inte har uppnåtts och därför måste prognosen revideras. Bedömningen är nu att resultatet vid årets slut blir 15,1 milj kr En mer djupgående analys kommer att göras inför årsbokslutet. Överläggning Vid dagens sammanträde redogör ekonomichefen för månadsresultatet för november. Ordföranden (FP) yrkar att nämnden ger arbetsutskottet i uppdrag att tillsammans med förvaltningen ta fram nyckeltal att följa löpande i månads- och delårsrapporter. Nämnden beslutar enligt yrkandet.

8 Barn- och utbildningsnämnden Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ekonomisk uppföljning november 2012 Bilaga månadsrapport november 2012.pdf Bilaga Månadsresultat nov 2012.pdf

9 Barn- och utbildningsnämnden Beslutsattestanter 2013 (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att fastställa beloppsgränser för inköp och beslutsattest för 2013 Ärendet Inköpsvärde och attesträtt upp till 10 mnkr för skoldirektör och ekonomichef. Beloppsgränsen 10 mnkr för skoldirektör och ekonomichef har sin grund i att förvaltningen har kundfakturor och utbetalning av bidrag som uppgår till stora belopp. Inköpsvärde och attesträtt upp till 5 basbelopp för skolområdeschef, stabschef, HR-chef, chef administrativ avdelning samt nämndens ordförande. Inköpsvärde och attesträtt upp till 2 basbelopp för rektor grundskola och gymnasiet, förskolechef, skolområdesintendent, chef modersmålscentrum, chef för centralt elevhälsoteam, chef AV Media samt kulturskolechef. Attesträtt för ekonom upp till 1 basbelopp som ersättare för ekonomichef. Ekonomer och ekonomihandläggare har attesträtt för bokföringsorder inom förvaltningen. Ekonomer och ekonomihandläggare har rätt att meddela lön & pension kontotillhörighet för personal inom förvaltningen. Skolområdesintendenter har rätt att meddela lön & pension kontotillhörighet för personal inom sina respektive skolområden. Beslutsunderlag Protokollsutdrag - Beslutsattestanter 2013 Tjänsteskrivelse Beslutsattestanter 2013 Uppföljning av beslut Nämnden fastställer beloppsgränser för inköp och beslutsattest inför

10 Barn- och utbildningsnämnden varje nytt kalenderår. Förvaltningen utför kontroll av beslutsattestanter kontinuerligt via ekonomiportalen.

11 Barn- och utbildningsnämnden Verksamhetsplan 2013 (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna verksamhetsplanen med tillägget att en ny indikator ska läggas till under punkt Lokaler för att mäta nyttjandegraden av lokaler Ärendet Verksamhetsplanen innehåller förvaltningsledningens tolkning och kvittens av politikens uppdrag och beslut för processen utbildning. Syftet med verksamhetsplanen (VP) är att på ett sammanhållet sätt redovisa de planerade gemensamma aktiviteter som vi som förvaltning ska planera, styra, leda, följa upp och utvärdera tillsammans under Skoldirektören ansvarar för att barn- och utbildningsnämnden informeras om förvaltningens verksamhetsplan. Med förvaltningens verksamhetsplan som underlag tar varje förskolechef, rektor och enhetschef fram en verksamhetsplan för sin förskola/skola. Vid sammanträdet beslutade nämnden att återremittera Verksamhetsplan 2013 till förvaltningen för komplettering av indikatorer under mål Lokaler samt komplettering av aktiviteter i handlingsplanen. Överläggning Vid dagens sammanträde informerar stabschefen Agneta Ögren om att förvaltningen har lagt till en indikator för kostnad per elev under punkt Lokaler samt att indikatorerna delats upp i grundskola respektive gymnasieskola. Helen Löfblad (C) yrkar att nämnden godkänner verksamhetsplanen med tillägget att ytterligare en indikator ska läggas till under punkt Lokaler för att mäta nyttjandegrad av lokaler. I yrkandet instämmer Sven Bredberg (M), Hans Zetterkvist (V) och João Pinheiro (S). Nämnden beslutar enligt yrkandet.

12 Barn- och utbildningsnämnden Protokollsanteckning från ordföranden Det viktigt att nämnden kan anta en komplett verksamhetsplan för 2014 innan årsskiftet 2013/2014. Beslutsunderlag Protokollsutdrag - Verksamhetsplan 2013 Tjänsteskrivelse Verksamhetsplan 2013 Bilaga Verksamhetsplan 2013.pdf Uppföljning av beslut Verksamhetsplanen följs upp i delårsrapporter samt årsrapport.

13 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av det samlade systemet för internkontroll (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att fastställa förvaltningens utvärdering av det samlade systemet för intern kontroll att rapportera utvärderingens resultat till kommunstyrelsen och kommunens revisorer Ärendet I enlighet med kommunens reglemente och tillämpningsanvisningar föreslår förvaltningen att nämnden fastställer förvaltningens utvärdering av det samlade systemet för intern kontroll avseende Överläggning Vid dagens sammanträde föredrar stabschefen Agneta Ögren ärendet. Ordföranden yrkar att nämnden i april 2013 ska få en uppföljning om hur förvaltningen kommer att jobba med de områden där man svarat nej. Nämnden beslutar enligt yrkandet Beslutsunderlag Protokollsutdrag - Uppföljning av det samlade systemet för internkontroll Tjänsteskrivelse Uppföljning av det samlade systemet för internkontroll Bilaga Självdeklaration intern kontroll.pdf Uppföljning av beslut I april 2013 ska nämnden få en uppföljning om hur förvaltningen kommer att jobba med de områden där man svarat nej.

14 Barn- och utbildningsnämnden Slutrapport internkontroll 2012 (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna rapporten över 2012 års internkontroll samt överlämna den till kommunstyrelsen och kommunens revisorer att åtgärderna enligt förvaltningens förslag ska verkställas Ärendet Förvaltningen har, i enlighet med det av kommunfullmäktige fastställda internkontrollreglementet och nämndens interna kontrollplan för 2012, genomfört den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. Överläggning Vid dagens sammanträde redogör utredaren Ove Lundberg för rapporten. Beslutsunderlag Protokollsutdrag - Slutrapport internkontroll 2012 Tjänsteskrivelse Slutrapport internkontroll 2012 Bilaga Simundervisning Bilaga Registerkontroll av personal.doc Bilaga Medarbetarsamtal.doc Bilaga Skolskjuts.doc Uppföljning av beslut Föreslagna åtgärder redovisas i barn- och utbildningsnämnden 2013 i samband med delårsrapport 1.

15 Barn- och utbildningsnämnden Rapportering av avvikelser till kommunstyrelsen (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna och överlämna rapporten till kommunstyrelsen Ärendet Kommunstyrelsen har beslutat (KS ) att avvikelser som nämnderna/förvaltningarna själva rapporterar till externa tillsynsmyndigheter även ska rapporteras till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska göras senast i december varje år och då samordnas med uppföljningen av den interna kontrollplanen. Avvikelserapporten utdelas vid sammanträdet. Överläggning Vid dagens sammanträde redogör utredaren Ove Lundberg för ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapportering av avvikelser till kommunstyrelsen Uppföljning av beslut Avvikelserapport för 2013 redovisas till nämnden december 2013.

16 Barn- och utbildningsnämnden Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna Riktlinjer för arbetsmiljö- och hälsoarbete att godkänna Fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Ärendet Barn- och utbildningsförvaltningens mål är att medarbetare har en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö som kännetecknas av öppenhet, delaktighet och ansvar vilket leder till ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro (MRP 2011mål 11/VP). God arbetsmiljö skapas genom ett framgångsrikt Systematiskt arbetsmiljöarbete (Föreskriften om Systematisktarbetsmiljöarbete 2001:01) med ambitionen att arbeta hälsofrämjande och förebyggande för att minska ohälsa. Hälso- och arbetsmiljöarbetet skall vara en integrerad del i verksamhetens vardag och ske i samverkan, främja och öka medarbetarnas delaktighet, utveckling och inflytande i arbetet. Arbetsgivaren, skyddsombud och medarbetarna har ett gemensamt ansvar att verka för att skapa en god arbetsmiljö. Dessa riktlinjer är avsedda för medarbetare och anger de områden som förvaltningen särskilt prioriterar och följer upp. Riktlinjerna skall vara ett stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet på våra arbetsplatser. Varje arbetsmiljöansvarig chef tar fram en för sin arbetsplats anpassad arbetsmiljöplan för medarbetare med stöd av riktlinjerna. Riktlinjerna och arbetsmiljöplaner följs upp och revideras Överläggning Vid dagens sammanträde föredrar HR-chefen Anita Thorén och arbetsmiljökonsulenten Anna Vestala ärendet Beslutsunderlag Protokollsutdrag - Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Tjänsteskrivelse Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Bilaga Arbetsmiljö och hälsoarbete pdf Bilaga Fördelning av arbetsuppgifter BoU 2012.pdf

17 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av beslut Nämnden får en återrapportering i juni och december 2013.

18 Barn- och utbildningsnämnden Elevhälsoplan (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att anta det förelagda förslaget till elevhälsoplan Ärendet Det dokument för arbetet med elevhälsa som antogs av förvaltningen 2006 är idag både inaktuellt och överspelat. Både förståelsen för hur arbetet med elevhälsa ska bedrivas för att ha framgång och lagstiftningen har till stor del ändrats. Förvaltningen har också kritiserats av Skolinspektionen, i granskning våren 2011, för brister i arbetet och för bristande likvärdighet för eleverna. Ett förslag till elevhälsoplan har därför utarbetats, som ett övergripande verktyg för att ange en gemensam inriktning för arbetet med elevhälsa. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Elevhälsoplan Bilaga Elevhälsoplan färdigt förslag. 8.doc Uppföljning av beslut En genomförandeplan för implementering och fördjupat arbete med elevhälsoplanen tas fram efter att beslut om planen tagits av Barnoch Utbildningsnämnden. Genomförandeplanen har två delar en informationsdel och en processdel för genomförandet. Eftersom barnelevhälsa är en central del i förskolors och skolors arbete behöver planen följas upp årsvis på ett liknande sätt som uppföljningen av betyg.

19 Barn- och utbildningsnämnden Likabehandlingsplan (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att fastställa reviderad Anvisning vid upprättande av Likabehandlingsplan för förskola, respektive förskoleklass, grundskola, skolbarnsomsorg, gymnasieskola, särskola och kulturskola Ärendet Barn- och utbildningsnämnden fastställde i oktober 2010 Riktlinjer vid upprättande av Likabehandlingsplan. Utifrån ändringar i skollag och övriga styrdokument från Skolverket och Diskrimineringsombudsmannen och utifrån erfarenheter av arbetet med nu gällande riktlinjer i Sundsvalls kommun har riktlinjerna reviderats. Förslaget innehåller även ett namnbyte från riktlinjer till anvisningar i syfte att förtydliga dokumentets status, att jämföras med status hos Skolverkets allmänna råd. Beslutsunderlag Protokollsutdrag - Likabehandlingsplan Tjänsteskrivelse Likabehandlingsplan Bilaga Anvisning för upprättande av Likabehandlingsplan_förskola_reviderad2012_korr3.pdf Bilaga Anvisning vid upprättande av Likabehandlingsplan_skola_reviderad2012_korr3.pdf Uppföljning av beslut Uppföljning bör ske varje år för att anvisningarna ska vara uppdaterade mot förändringar i skollag och andra förordningar. Förvaltningen ansvarar för att uppmärksamma förändringar som kan kräva revidering av anvisningarna.

20 Barn- och utbildningsnämnden Effektivt verksamhetsstöd - remissvar (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att enlig förvaltningens förslag lämna yttrande över rapporten Effektivt verksamhetsstöd Ärendet Enligt KL, 5 kap. 26 ska ärende som rör en nämnds verksamhet, beredas av nämnden innan ärendet beslutas av kommunfullmäktige. Nämnden har fått rapporten Effektivt verksamhetsstöd för yttrande inför beslut i kommunfullmäktige. Av nämndens yttrande ska framgå om nämnden ställer sig bakom förslaget som presenteras i rapporten och om nämnden anser att de förväntade effekterna nedan säkerställs genom förslaget. Förväntade effekter: De tjänster som verksamhetsstödet levererar är effektiva och utgår från de behov som uppstår i verksamheternas möte med kund. Verksamhetsstödet ger alla verksamheter i Sundsvalls kommun likvärdiga förutsättningar att genomföra sin verksamhet. Verksamhetsstödet effektiviseras med 20 miljoner kronor. Överläggning Vid dagens sammanträde redogör skoldirektören för förvaltningens förslag till yttrande. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Effektivt verksamhetsstöd - remissvar Bilaga Missiv remiss Effektivisering.pdf Bilaga Rapport_Effektivt_verksamhetsstöd_ pdf

21 Barn- och utbildningsnämnden Utbildningar/konferenser (BUN ) Konferensen Bättre skola 2015 Skoldirektören informerar om att kommunen har fått erbjudande att vara huvudvärd för konferensen Bättre skola 2015 och han har tackat ja till erbjudandet.

22 Barn- och utbildningsnämnden Ärenden att lägga till handlingarna december 2012 (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att lägga bifogade ärenden till handlingarna Ärendet Informationsärenden bifogas Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ärenden att lägga till handlingarna december 2012 Bilaga BUN Skolinsp. minnesant. fr. möte, skolsit. elev vid Ljustadalens skola.pdf Bilaga BUN Skolinsp. uppf. skolsit. grundskoleelev S-valls kom.pdf Bilaga BUN Skolinsp. besl. skolsit. grundskoleelev.pdf Bilaga BUN Skolinsp. besl. skolsit. elev Höglunda.pdf Bilaga BUN Kvittering av uppdrag i Socialnämndens MRP pdf Bilaga BUN Arb. miljöv. begäran om utredn. Gångvikens skola.pdf Bilaga BUN Skolinsp. besl. situationen f.elever vid Essviks skola fritidshem.pdf Bilaga BUN Skolv. besl. statsbidr. 4.e tekn. år gy.pdf Bilaga BUN Skolv. rapport gy.elever börjar om åk. 1 på nytt progr.pdf Bilaga BUN Arb. miljöv. anm. händelse våld-hot och våld Kyrkskolan.pdf Bilaga BUN Besl. KF , Revisionens möjlighet att granska externa utförare.pdf Bilaga BUN Verks. anpassn. o reinvest. Hellbergsskolan.pdf Bilaga BUN Skolinsp. besl. kränkande beh. Vibackeskolan.pdf

23 Barn- och utbildningsnämnden Bilaga BUN Arb.miljöv. insp.meddelande Hagaskolan.pdf Bilaga BUN Arb.miljöv. avskrivning av ärende Hagaskolan.pdf Uppföljning av beslut Informationsärenden, ingen uppföljning

24 Barn- och utbildningsnämnden Redovisning av delegationsbeslut december 2012 (BUN ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbeslut Ärenden Skoldirektör beslut nr HR-chef beslut nr Administrativ chef beslut Skolområdeschef Haga beslut 2 Skolområdeschef Elevhälsa beslut 105 Rektor Lucksta beslut 1-2 Rektor Nedansjö beslut 1-2 Rektor Gångviken beslut 2 Rektor Sundsvalls gymnasium J.N. beslut 1-3 Skollag antal beslut 1:4 1 Mottagande av elev i grundsärskolan 1:10 32 Utökning av tid i förskola Individuellt anpassat program Skolförordning 2:1 1 Beslut om läsårstider Gymnasieförordning 3:11 4 Byte av studieväg 3:12 1 Förlängd undervisning Personal 4:1 7 Anställning av personal 4:3 24 Överenskommelse om lön vid anställning 4:6 24 Beslut om tjänstledighet Övrigt Utökning av skolors upptagningsområden Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Redovisning av delegationsbeslut november

25 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av beslut Vid nästa sammanträde önskar ordföranden information om hur många ansökningar om utökad tid i förskolan som beviljats under 2012.

26 Barn- och utbildningsnämnden Övriga frågor Ljustadalens skola João Pinheiro (S) efterfrågar information om hanteringen av Ljustadalens skolas ekonomiska underskott. Ekonomichefen svarar att arbetsutskottet kommer att få en redovisning vid kommande sammanträde. Storleken på barngrupper Franziska Egger-Nilsson (MP) frågar om storleken på barngrupperna i förskolan. Ordföranden svarar att det finns ett uppdrag och att frågan återkommer. Avslutning Ordföranden tackar nämnden och förvaltningens medarbetare för ett gott arbete under 2012.