INTERNREVISIONENS RAPPORTERING FÖR ÅR 2010

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Internrevisionen Jan Sandvall Till styrelsen vid Göteborgs universitet Dnr 5 284/11 INTERNREVISIONENS RAPPORTERING FÖR ÅR 2010 ~tyrelsesammanträde punkt 7

2 1 Inledning Internrevisionen vid Göteborgs universitet bedrivs i enlighet med Internrevisionsförordningen (2006: 1228) samt ESV:s föreskrifter och allmänna råd. Internrevisionen skall granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens processer för intern styrning och kontroll. Resultatet av internrevisionens granskning skall årligen redovisas i form av iakttagelser och rekommendationer till styrelsen. Grunden för rappolieringen utgörs av internrevisionens revisionsplan. 2. Internrevisionens omfattning och inriktning Internrevisionens granskningar har genomförts i enlighet med revisionsplanen. I revisionsplanen för år 2010 beräknades resursen för internrevision till cirka 2,5 årsarbetare. Det faktiska utfallet överensstämmer med detta. Det har inte funnits något behov av att anlita externa revisionsresurser under året. De granskningar som genomfölis har löpande avrapporterats till ansvariga chefer samt rektor. Denna rapportering avser enbart väsentliga iakttagelser och rekommendationer. Kvalitetssäkring Ekonomistyrningsverket (ESV) har sedan januari 2006 ansvaret för att samordna och utveckla internrevisionen inom staten, bl a när det gäller kvalitetssäkring samt metod- och kompetensutveckling. Internrevisionen har utarbetat ett kvalitetssystem/kvalitetsprogram för att säkerställa att kontinuerlig tillsyn och utveckling sker av internrevisionens effektivitet. I denna struktur ingår att var femte år genomföra en s k självutvärdering av internrevisionen med extern validering. Denna utvärdering har inletts och en rapport förväntas under våren I god internrevisorssed ingår kontinuerlig kompetensutveckling och under året har därför samtliga internrevisorer vid landets lärosäten träffats för att under tre dagar utbyta erfarenheter. Därutöver har internrevisionen i april månad anordnat ett erfarenhetsutbyte där internrevisorer från lärosäten i södra Sverige deltagit. Rådgivning I internrevisionens uppgift ingår att ge råd och stöd avseende myndighetens processer för intern styrning och kontroll. Deltagande i nätverk Internrevisionen har under året deltagit i nätverk tillsammans med internrevisorer från andra statliga myndigheter och universitet. 3. Internrevisionens väsentliga iakttagelser och rekommendationeravseende varje enskild granskning Samtliga granskningar har genomfölis med utgångspunkt från COSO-modellen. Denna modell utgör ett regel- och ramverk för att värdera verksamhetens interna styrning och kontroll. 2(12)

3 3.1 Den nya redovisningsrnodellen I januari 2009 infördes en ny redovisningsmodell vilken bl.a. ska säkerställa principen om full kostnadstäckning. Ur ett riskperspektiv är det angeläget att modellen fungerar tillfredsställande eftersom den då har förutsättningar att bli ett värdefullt stöd både vid arbetet med externa medel och som underlag för ledning och styrning. Internrevisionen har gjort en granskning/bedömning av genomförandefasen fram till nuläge. Slutsatser och/örslag till åtgärder Internrevisionen noterar att det inledningsvis framförts kritik, många gånger negativ, men att denna successivt ebbat ut allteftersom modellen förankrats, förklarats och i vissa avseenden modifierats. I vissa fall har bristande kostnadskontroll, vakanser inom administrationen och/eller informationsunderskott resulterat i kritik som felaktigt projicerats mot modellen. Konstruktiv kritik ska följas upp och bemötas men upplevda problem bottnar många gånger i kommunikation och information och inte primärt i modellen som sådan. Modellen i sig påverkar inte storleken av universitetets intäkter och kostnader. Den får istället sin största påverkan vid försäljningar internt, vid uppdrag och bidragsansökningar externt samt genom att den tydliggör var resursförbrukningen sker. Prissättningen internt och externt kan ske på ett mer rättvisande sätt. Modellen medför dock att komplexiteten i redovisningen ökar vilket kräver en tydligare översättning av redovisningsinformationen för att denna ska fungera väl som underlag för styrning och ledning. Detta ställer ökade krav på ekonomisk kompetens främst hos berörda ekonomiadministratörer men även hos de chefer, vilka har att hantera exempelvis medfinansieringsfrågor. Alla anslag ska redovisas i kärnverksamheten. Det är då, ur pedagogisk synvinkel, centralt att det inte sker en sammanblandning mellan de anslag som tillgodoförs institutionen som en följd av modellen och eventuella resurskorrigeringar beslutade av nämnden beroende på andra omständigheter. Ett beslut om resurskorrigering bör därför vara tydligt kommunicerat. Det har framförts önskemål om att exkludera vissa verksamheter från modellen. Enligt internrevisionens bedömning kan så inte ske. Hela universitetet omfattas av modellens grundprinciper, d v s öppen och rättvisande kostnadsredovisning samt medfinansiering. Frågor får lösas inom modellens ramar, eventuellt med stöd från fakultetskanslierna och/eller ekonomiavdelningen. 3.2 Ladok - studiedokumentationssystem Ladoksystemet har i internrevisionens riskanalys definierats som ett kritiskt område i den bemärkelsen att uppgifterna i systemet ligger till grund för universitetets intäkter. Systemet utgör även grund för planering och uppföljning av utbildning, utfärdande av examen och utbetalning av studiemedel till studenter samt genererar också offentlig statistik. 3(12)

4 Slutsatser och förslag till åtgärder Hantering och rutiner fungerar i flertalet avseenden väl. I några fall bör dock förändringar ske. Internrevisionen har noterat att kommunikationen mellan Ladokgruppen och användarna inte alltid fungerar optimalt. Den nuvarande mail supporten bör därför kompletteras med telefonsupport under åtminstone ett par timmar om dagen. För ökad förståelse mellan användare och Ladokgrupp har internrevisionen också rekommenderat studiebesök samt inrättandet av ett fungerande nätverk. Vidare bör vmje enhet minst en gång per år gå igenom antalet behöriga användare för att säkerställa att f.d. medarbetare inte har kvar sin behörighet i systemet. En av prefekt eller motsvarande underskriven förteckning bör tillställas Ladokgruppen. Registreringen av uppgifter rörande forskarutbildningen har inte prioriterats i samma utsträckning som för grundutbildningen. Centrala direktiv bör definiera vad som ska registreras avseende forskarutbildningen för att förhindra den osäkerhet som finns idag. Hanteringen av forskarutbildningen bör på ett tydligare sätt få stöd i form av policies och riktlinj er. 3.3 Granskning av fakultetskanslier I revisionsplanen ingår att granska fakultetskanslierna bl.a. i deras roll såsom informationsbärare till och från institutioner och den gemensamma förvaltningen. Området har definierats såsom kritiskt mot bakgrund av att en god intern styrning och kontroll förutsätter ett väl fungerande internt informationsflöde. Här har kanslierna en central roll eftersom de, förutom att ge stöd åt dekanus och fakultetsnämnd, ska fungera som länk mellan den gemensamma förvaltningen och universitetets institutioner och centrumbildningar. Slutsatser och förslag till åtgärder Kanslierna behövs såsom stöd för dekanus och nämnd, möjligen skulle man kunna överväga att slå samman vissa kanslier för att säkerställa en kritisk massa. Några kanslier fungerar idag, enligt internrevisionens bedömning, inte tillfredsställande då det gäller att föra ut information inom områden där det tagits beslut på en övergripande gemensam nivå. Internrevisionen har noterat fall där frågor förblivit obesvarade p.g.a. att de inte kanaliserats till rätt motpart. Risken är också att samma fråga får olika svar beroende på var inom universitetet den hanteras. Övergripande frågor av gemensam karaktär bör av effektivitets skäl gå direkt mellan institutioner och gemensamma förvaltningen. Det har förts fram att kompetensnivån bland administratörer och ekonomer ute på institutionerna är av stor vikt för en fungerande ekonomiadministration. Internrevisionen delar denna syn men vill understryka att kompetensfrågan är av minst lika stor betydelse på kanslinivå. En kansliekonom med rätt kompetens kombinerat med en pedagogisk förmåga 4(12)

5 kan till viss del läka kompetensbrister på institutionsnivå medan det omvända möter större hinder. Internrevisionen har rekommenderat att det permanent, eller för vissa frågor tidsbegränsat, skapas kommunikationslinjer direkt mellan den gemensamma förvaltningen och institutionerna beträffande universitetsgemensamma frågor. Vidare är det, i det framtida arbetet gällande den ekonomiadministrativa bemanningen på institutionsnivå, viktigt att beakta motsvarande bemanning på kanslinivå. 3.4 Externa medel- oförbrukade bidrag I revisionsplanen för 2010 ingår att granska området externa medel. Området har i ett riskperspektiv definierats såsom kritiskt. Även under 2009 ingick området i revisionsplanen då med fokus på de faktorer som påverkar inflödet av externa medel. I årets granskning har fokus riktats mot oförbrukade bidrag. En post som ökat under senare år vilket är ett faktum som också uppmärksammats i media. Minskande forskningsfinansiering och höga oförbrukade bidrag i relation till konkurrerande lärosäten innebär tappad attraktionskraft. Vidare kan bristande ekonomiska kalkyler leda till ofinansierad verksamhet. Universitetet befinner sig i en situation där det är angeläget att identifiera de faktorer som kan underlätta och förstärka förutsättningarna för framgångsrik forskning framöver. Srutsatser och förslag till åtgärder Storleken av de oförbrukade bidragen motsvarar den förbrukning av externa medel som sker i forskningsprojekten under drygt ett år. Med nuvarande finansieringstruktur krävs en viss nivå av oförbrukade medel eftersom det alltid måste finnas kapital att täcka kommande månaders kostnader för lön och drift. Frågan är om balansposten är alltför stor. Enligt internrevisionens uppfattning är nivån inte orimlig utan snarare i underkant. Detta grundar sig på bedömningen att den enskilde forskaren, såsom idag, ska ha möjlighet till en ekonomisk planeringshorisont om åtminstone månader. En ytterligare frågeställning är om den ökande tillförseln av externa medel kommer att resultera i en ökad forskningsvolym. Här pekar både underliggande siffror och forskarnas egna bedömningar entydigt i samma riktning - beloppen kommer att konsumeras men det sker med viss fördröjning eftersom både rekryteringar, investeringar och planering tar tid i anspråk. Att konsumera forskningsbidragen varsamt och med omdöme ligger både i universitetets och finansiärernas intresse under förutsättning att bidragen inom rimlig tid omsätts i faktisk forskningsverksamhet. Det finns inget som indikerar att så inte skulle ske. Det kan konstateras att kostnaderna i forskningsprojekten ökat under de två senaste åren. I förlängningen skulle en utebliven konsumtion av erhållna bidrag leda till återbetalningskrav från finansiärernas sida. Internrevisionen kan inte finna att så blivit fallet. Beträffande den administrativa struktur som berör forskningsverksamheten så är internrevisionens bedömning att den fungerar tillfredsställande. Det saknas dock en tydlighet i 5(12)

6 frågan om hur överskott från avslutade verksamheter skall hanteras administrativt. Här pågår det en diskussion. Internrevisionens bedömning är att avslutade projekt också ska avslutas redovisningsmässigt. Det är internrevisionens uppfattning att denna bedömning delas av Ekonomistyrningsverket. Så som internrevisionen framfört tidigare, ligger det inte i revisionens naturliga kompetensområde att ge råd eller rekommendationer i frågan om hur den externa finansieringen skall säkerställas/expanderas. Här har internrevisionen en iakttagande ansats. Internrevisionen ser dock ett värde i att lyfta fram de synpunkter som i olika sammanhang förs fram av de forskare som sökt extern finansiering med framgång. Internrevisionen noterar att flertalet av de synpunkter som framkommer har en tydlig koppling till universitetets forskningsstrategier. Internrevisionen rekommenderade att berörda inom universitetet i lämpliga sammanhang gentemot finansiärer, media och politiker belyser sambanden mellan bidragsinkomster och forskningens kostnader. Medlen resulterar i en ökad forskningsvolym. Väl genomförda rekryteringar och investeringar tar dock viss tid i anspråk. Fördröjningen säkerställer att finansiärernas medel hanteras varsamt och med omdöme. Vidare rekommenderades att fortsätta det pågående arbetet med att finna en lämplig struktur för att hantera projektavslut i den ekonomiska redovisningen. 3.5 Fastighetsavdelningen I revisionsplanen för ingår granskning av Fastighetsavdelningen. Avdelningen hanterar stora värden och granskningen har haft inriktning mot intern styrning och kontroll, särskilt med fokus på redovisning och uppföljningsrutiner. Lokalkostnader utgör en väsentlig del av universitetets kostnader och hanteringen präglas till viss del av komplexa besluts- och styrsituationer. Universitetet förhyr i stort sett alla sina lokaler och dessa åtaganden är bundna över långa tidsperioder och oftast knutna till investeringar gjorda av universitetet i form av verksamhetsanpassningar och investeringar i lokalanknuten utrustning. Fastighetsavdelningen svarar för att universitetet har en effektiv lokalanvändning med ändamålsenliga lokaler och en god arbetsmiljö. Slutsatser och förslag till åtgärder Internrevisionen framförde ett antal smärre administrativa synpunkter. Internrevisionen hade även synpunkter avseende anlitandet aven konsultfirma, där avvikelse skett från universitetets regelverk kring inköp och upphandling. Beträffande ett av universitetets fastighetssystem uppmärksammades också att önskemål framfölis gällande utformningen av rappolier samt förvaltningsorganisationen kopplad till fastighetssystemet. Fasighetsavdelningen har det övergripande ansvaret för konstföremålen vid universitetet. Ansvaret gäller både konstverk som ägs av universitetet och konstverk som är utlånade till oss, från t.ex. Statens konstråd och Göteborgs Konstmuseum. Vid internrevisionens granskning uppmärksammades brister i inventering, dokumentation och registrering av dessa konstverk. Internrevisionen rekommenderade att resurser avsätts för en större inventering, 6(12)

7 samt att resultatet inrapporteras till den nationella Konstdatabasen. Alla statliga myndigheter är ålagda att registrera i denna databas, vilket också universitetet har gjort - men brister har noterats. 3.6 Institutioner och centrumbildningar I revisionsplanen ingår granskning av institutioner och centrumbildningar, med inriktning mot intern styrning och kontroll. Detta med fokus på bl.a. ansvar och befogenheter, styrning och ledning samt kommunikation och uppföljning. Si'utsatser och förslag till åtgärder Under året har ett antal institutioner granskats. Vid många tillfällen har enheterna då lyft fram frågor som berör redovisning och administration. Internrevisionen har besvarat dessa frågor, i vissa fall efter förankring internt eller externt. Granskningarna har resulterat i att ett antal frågor tagits upp i revisionsrappolierna, varav här följer de som uppkommit med viss frekvens eller är av intresse av annan anledning. -Inköp och upphandling (se även avsnitt 3.8) En viss del av universitetets inköp sker inte i enlighet med inköps- och upphandlingspolicyn. Av policyn framgår att avrop skall ske mot gällande ramavtal vid inköp av varor, tjänster och entreprenader. I de fall inköpsbeloppet inte överstiger fyra basbelopp (fr.o.m , 287 tkr) och ramavtal saknas kan inköp ske från valfri leverantör utan att upphandling behöver göras, dock först efter att en affärsmässig och objektiv jämförelse gjorts exempelvis avseende pris. Det noteras att nya regler i upphandlingslagstiftningen trädde i kraft den 15 juli Reglerna innebär bl.a. att det blir möjligt för Konkurrensverket att ogiltigförklara upphandlingskontrakt som ingåtts i strid med lagen. En ny sanktion har införts, upphandlingsskadeavgift, som kan dömas ut aven förvaltningsdomstol efter ansökan av Konkurrensverket. Internrevisionen har markerat vikten av att regelverket efterlevs. Det är dock internrevisionens bedömning att följsamheten gentemot regelverket förbättrats sedan föregående år. -Inventeringar Ett antal enheter har inte genomföti fullständiga inventeringar. Av universitets anvisningar om regler och riktlinjer för hantering av anläggningstillgångar framgår bl.a. följande: "Institutionerna skall inventera sitt anläggningsbestånd enligt 22 i Förordning om myndigheters bokföring. Inventeringen skall ske minst 1 gång/år och skall protokollföras, vilket sker genom att en lista (inventeringsprotokoll) tas ut ur ekonomisystemet över samtliga anläggningar i registret (både avskrivningsbara och ej avskrivningsbara). På inventeringsprotokollet antecknas inventeringens resultat, t.ex. om utrustningen folifarande är i bruk, om den är stulen, kasserad etc. Inventeringsprotokollet skrivs under av prefekt och arkiveras på respektive institution/enhet. Kopia på inventeringsprotokollet ska sändas till fakultetskansliet." Av anvisningarna framgår vidare: "För att underlätta inventering bör anläggningsnumret markeras på alla datorer och andra apparater. Detta gäller då även stöldbegärlig utrustning av mindre värde som inventarieförts ianläggningsregistret". 7(12)

8 Internrevisionen konstaterar att avsaknaden av fullständiga inventeringar skapar osäkerhet kring de bokförda anläggningstillgångarna. Det är dock internrevisionens uppfattning att följsamheten gentemot inventeringsrutinerna förbättrats. -Representationskostnader Internrevisionen konstaterar att många underlag har brister vad gäller uppgifter om representationens syfte, deltagande personer samt deltagarnas organisatoriska hemvist. Av universitetets ekonomihandbok framgår att: "Representation ingår som ett naturligt led i universitetets kontakter med omvärlden. All representation ska emelleliid utövas återhållsamt och med omdöme. Den ska alltid ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Kostnader av mera personlig art eller i samband med personliga högtidsdagar är inte att betrakta som representation. Detta är privata kostnader som inte får betalas med universitetets medel". Bristande underlag medför svårigheter att bedöma representationskostnadernas koppling till verksamheten. -Bristande fakturaunderlag. Universitetet har en elektronisk hantering av leverantörsfakturor. Samtliga leverantörsfakturor skickas till ett externt skanningsföretag. En gemensam fakturaadress styr fakturaflödet direkt till skanningsföretaget. Möjligheten att skicka med kvitton och andra underlag tillsammans med fakturan har därmed försvunnit. Underlagen ska institutionen istället skanna in och koppla till fakturan i ekonomisystemets dokumentarkiv. Arkivering av de fysiska underlagen ska därefter ske på berörd institution. Det har framkommit att detta förfarande inte tillämpas på samtliga enheter. Underlagen arkiveras istället direkt utan att först kopplas till fakturorna i ekonomisystemet. Internrevisionen har rekommenderat berörda enheter att folisättningsvis skanna underlagen så att ett fullständigt fakturaunderlag kan utläsas ur ekonomisystemet. -Redovisning av bisysslor Med bisyssla menas vmje syssla eller verksamhet som en statsanställd har vid sidan av sin anställning och som inte kan hänföras till privatlivet. Bisysslor i form av politiska uppdrag och förtroendeuppdrag i ideella organisationer är i princip alltid tillåtna för alla anställda. I många situationer är det positivt att universitetets anställda har uppdrag vid sidan av ordinarie verksamhet, men det är samtidigt viktigt att anställda vid Göteborgs universitet inte utövar bisysslor som till innehåll och omfattning kan skada universitetets intressen och anseende. Regler om anställdas bisysslor finns bl.a. i Lagen (1994:260) om offentlig anställning, Högskolelagen (1992: 1 434), Högskoleförordningen (1993: 1 00) och i ALFA (statligt kollektivavtal). Inom universitetet regleras bisyssleredovisningen av ett rektors beslut från (Dnr F /07). I beslutet redogörs kortfattat för de bisysslor som är otillåtna; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande. Enligt rutinbeskrivningen ska närmaste chef bedöma om den anställdes bisysslor är förenliga med anställningen eller inte. På vissa enheter förekommer brister i redovisningen av bisysslor. Internrevisionen har därför rekommenderat aktuella enheter att se över rutinen ([2)

9 3.7 Sven Loven centrum för marina vetenskaper Syftet med denna granskning, har varit att kontrollera kostnader, administrativa rutiner samt informationsflöde till och från enheten. Utredningen har genomförts genom granskning av handlingar och dokumentation samt genom intervjuer med berörda personer. Internrevisionen har i samband med detta besökt enhetens båda stationer på Tjärnö och vid Kristineberg. Slutsatser och förslag till åtgärder Det har vid granskningen framkommit att enheten inte utföli någon inventering. Märkning av befintliga anläggningar har heller inte skett. Anledningen till detta uppges ha varit ofullständiga rutiner för anläggningshantering samt i viss mån brist på personal. Den rådande situationen skapar en osäkerhet kring enhetens bokförda anläggningstillgångar. Då enheten har ett betydande värde investerat i anläggningstillgångar är det av särskilt stor vikt att ovanstående regelverk följs. Enheten har i viss utsträckning gjort inköp från leverantörer, med vilka det inte finns några tecknade ramavtal. Av universitetets inköps- och upphandlingspolicy framgår att avrop ska ske mot gällande ramavtal. I de fall enheten bedömer att den aktuella tjänsten/varan inte är upphandlingsbar, har internrevisionen rekommenderat att upphandlingsenheten kontaktas för diskussion och förankring. Det har från enheten framförts att det geografiska läget och de efterfrågade varornas speciella karaktär medför att det i många fall blir ogörligt att vända sig till leverantörer utanför närområdet. Internrevisionen vill dock understryka att det är av stor vikt att enheten fortsätter föra en löpande dialog med upphandlingsenheten även i de fall då enheten bedömer att ett visst inköp inte är upphandlingsbati. En principfråga har diskuterats under granskningen. Enheten förfogar över ett antal undervattensfarkoster vilka används för att ta prover och fotografera bottnar m.m. Detta ingår som en del i forskningsprojekt och utbildning. Fotografierna efterfrågas i viss utsträckning av externa bolag och organisationer, exempelvis från media. Frågan som uppkommit är hur en situation hanteras där en vid universitetet anställd person säljer fotografierna externt. Vem har äganderätten till fotografierna - universitetet eller den anställde? Försäljningarna uppges uppgå till marginella belopp men det finns behov av ett principiellt ställningstagande eftersom fotografierna tagits med hjälp av dyrbar utrustning ägd av universitetet. Det kan inte uteslutas att externa aktörer kan uppfatta detta som en snedvriden konkurrenssituation. Vad gäller det ekonomiska inslaget i upphovsrätten avseende det en forskare producerar i sin forskning, så finns det ingen uttalad policy inom universitetet. Universitetets uppfattning är dock att "produkten", i det här fallet fotografierna, tillhör universitetet och att det därför är universitetet som ska fakturera och intäktsföra försäljningen. I det fall fotografierna ändå skulle betraktas såsom tillhörande forskaren, så finns i reglerna om bisysslor dels förbudet mot att använda universitetets resurser vid utövandet av bisysslan och dels förbudet mot bisysslor som kan skada universitetets anseende. Här finns en uppenbar risk att universitets anseende påverkas negativt, eftersom konkurrenter på marknaden rimligen kommer att inse och utgå ifrån att det inte är forskarens privata resurser som använts. 9(12)

10 Enligt internrevisionens bedömning kan anställda inte sälja fotografier producerade med universitetets resurser eller, på annat liknande sätt, utnyttja universitets ekonomiska infrastruktur för privat bruk. 3.8 Uppföljning av tidigare granskningar I syfte att bistå berörda enheter och säkerställa att föreslagna/rekommenderade förändringar blir genomförda, har internrevisionen genomfört uppföljning av tidigare granskningar. IT -fakulteten ingick i revisionsplanen för 2009 och Då det funnits en kvarvarande osäkerhet beträffande resultatrappolieringens tillförlitlighet har internrevisionen under året granskat det administrativa utvecklingsarbetet. Utredningen har genomförts dels genom granskning av underliggande räkenskapsmaterial och dokumentation, samt dels genom intervjuer med berörda personer. Vidare har internrevisionen granskat området upphandling och inköp vilket var föremål för granskning under 2008/2009. Därutöver har uppföljningsgranskning skett av två institutioner. Slutsatser och förslag till åtgärder Vad gäller IT-fakulteten har det från centralt håll tagits fram en modell för redovisning och fördelning av kostnader. Modellen är beskriven i en rapport från Ekonomiavdelningen daterad och ligger till grund för beslut fattat Vikten av att använda en gemensam redovisningsmodell för de integrerade institutionerna samt vikten av enkelhet och transparens har särskilt betonats. Internrevisionen bedömde i en rappoli daterad att den gemensamma modellen inte var implementerad. Fakulteten använde folifarande en modell för redovisning och kostnadsfördelning som i huvudsak använts sedan En modell som fördelar indirekta kostnader mellan universitetet och Chalmers med hjälp av s.k. "triggrar". Som förklaring till att den nya modellen inte tagits i bruk uppgavs att det fanns oklarheter i dess uppbyggnad samt att den äldre modellen höll en god kvalitet. Beträffande en av institutionerna noterades att det vid den tidpunkten inte skedde någon kostnadsfördelning överhuvudtaget. Vid årets granskning har konstaterats att det skett en anpassning av redovisningen och att det nu sker en fullständig kostnadsfördelning. Ar 2009 års resultat är enligt internrevisionens bedömning rättvisande. Beträffande området upphandling och inköp är bedömningen att utvecklingen går i rätt riktning. Internrevisionen har rekommenderat att antalet behöriga beställare minskas samt att inköpen om möjligt samordnas i större utsträckning. Enhetens arbete att genom information och utbildningsinsatser tydliggöra regelverket uppfattas såsom mycket positivt. Granskningen visar också att ett inköp som markerats såsom ej upphandlat inte behöver vara liktydigt med att inköpet hanterats utanför regelverket. Det har vidare noterats att uppföljningen av avtalstroheten skulle förenklas och förbättras om rapporterna 10(12)

11 i ekonomisystemet tydligare kunde filtrera fram de personer som är involverade i respektive inköp. 3.9 Råd & stöd Under året har två projekt särskilt granskats och revisionsintyg skrivits för dessa. Projekten avser SIDA-finansierad verksamhet och gäller ett samarbetsprojekt med National University of Rwanda samt projektet Rural Families in Transitionai Vietnam. Vidare har internrevisionen löpande fått ett antal frågor av redovisnings- och skatte karaktär från olika ansvarsställen. Slutsatser och förslag till åtgärder Internrevisionen ger löpande råd och stöd till de olika verksamheterna vid universitetet, främst i ekonomiadministrativa frågor - men också mer allmänt för att stödja en god intern styrning och kontroll Övrigt Utbetalning av övertidsersättning till lärare förekommer i varierande grad inom universitetet. Ersättningatna är koncentrerade till vissa institutioner. Internrevisionen har bedömt att det finns anledning att undersöka dels varför övertidsersättningarna starkt varierar beroende på institution, samt dels vilket material och vilken administrativ struktur som utgör underlag för utbetalningarna. En betydande del av den utbetalda övertiden under 2008 och 2009 är hänförlig till Institutionerna för Psykologi, Statsvetenskap, Företagsekonomi (FEK) samt Institutionen för pedagogik och didaktik (IPD). Internrevisionen har därför kontaktat dessa institutioner och intervjuat ett antal lärare, studierektorer, prefekter och administratörer för att få en uppfattning om bakgrunden till öveliidsutbetalningarna. Internrevisionen har även fört samtal med ett antal institutioner där utbetalning av övertidsersättning inte förekommer, alternativt förekommer i obetydlig omfattning. Övertidsersättningarna har delvis sin förklaring i det faktum att oplanerade situationer uppkommer där övertidsersättning framstår som en naturlig lösning. Det är dock internrevisionens bedömning att även den administrativa strukturen påverkar på så sätt att ett utpräglat fokus på timmar i kombination med en tillåtande inställning skapar det som ibland kallas "öveliidsberget". Det kan inte uteslutas att konstanta övertidsutbetalningar över åren indikerar att något är strukturellt fel och/eller att utbetalningarna i praktiken får karaktären av extraat'vodel gratifikation. Det är vidare internrevisionens uppfattning att det finns tydliga kulturskillnader mellan universitetets institutioner vad gäller inställningen till när och på vilka grunder övertidsersättning skall utgå. Internrevisionen har rekommenderat att kontakten mellan institutionerna och personalavdelningen/kanslierna utvecklas och fördjupas för att finna långsiktiga lösningar i de situationer där övertidsersättningar till specifika lärare tenderar att ~~_.._ (12)

12 permanentas. Inte minst handlar detta om hänsyn till lärarnas arbetssituation och deras fysiska och psykiska välbefinnande. 4. Internrevisionens sammanfattande slutsats och bedömning Internrevisionens sammanfattande slutsats är, liksom föregående år, att den interna styrningen och kontrollen befinner sig på en tillfredsställande nivå. Den kan dock förbättras och stärkas inom vissa områden. Internrevisionen vill speciellt föra fram följande: Den decentraliserade organisationen har, i administrativt avseende, medfört väsentliga kulturskillnader mellan fakulteterna. Det finns idag ett behov av ökad tydlighet och en förvaltning som i större utsträckning arbetar gemensamt. Den nya redovisningsrnodellen har tagits i drift (OH-modellen). Det finns anledning att även fortsättningsvis följa berörda rutiner. Detta för att säkerställa en rättvisande redovisning. Intermevisionens bedömning är att universitetet agerar balanserat för att säkerställa ett betryggande systern för intern styrning och kontroll. Det pågående arbetet ger också i förlängningen förbättrade förutsättningar för universitetets kärnverksamheter. Förslag till beslut Styrelsen beslutar att fastställa internrevisionens rapportering avseende verksamhetsåret 2010 samt att uppdra åt rektor att vidta lämpliga åtgärder mot bakgrund av de synpunkter som internrevisionen framfött samt att vidtagna åtgärder ska redovisas till styrelsen senast under hösten INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Jan Sandvall 12(12)