Uppföljning av avtal om verksamheten på Frösunda vård- och omsorgsboende år 2013

Transkript

1 SID 1 (12) Uppföljning av avtal om verksamheten på Frösunda vård- och omsorgsboende år 2013 Verksamheten på Frösunda vård- och omsorgsboende drivs av Attendo Care. Frösunda har lägenheter uppdelade på fyra våningar. Verksamheten har inriktningarna omvårdnadsboende och boende för personer med demenssjukdom. Omvårdnadsboendet har två våningar med elva boende vardera, totalt 22 boende. Boendet för personer med demenssjukdom har två våningar med elva boende vardera, totalt 22 boende. Staben för kvalitetsutveckling genomför årliga uppföljningar av verksamheten. Vartannat år görs avtalsuppföljning där även uppföljning av utvecklingsplan ingår och det andra året ligger fokus på hur verksamhetens arbete utifrån utvecklingsplanen fortskrider. År 2013 genomfördes en avtalsuppföljning som redovisas i protokoll där styrkor och förbättringsområden beskrivs. Metod vid granskningen Tidpunkt för och tillvägagångssätt vid uppföljningen avtalades per telefon med verksamhetschefen. Uppföljningen på Frösunda genomfördes den 5 september Uppföljningen genomfördes med faktainsamling via webbenkät till verksamhetschefen samt granskning av rutiner och ledningssystem. Under uppföljningen genomfördes observation i verksamheten, samtal med boende och personal samt ett dialogmöte med verksamhetschef och personal. Dialogmötet innehöll diskussion samt reflektion runt verksamhetens arbetssätt, förhållningssätt och värderingar. Uppföljningen har utgått från det avtal som är tecknat, tidigare revisioner och utvecklingsplaner samt från gällande lagstiftning. Boendet för personer med demenssjukdom kommer nedan att kallas demensboende. En skala mellan 0-5 används för att beskriva hur väl verksamheten lever upp till kraven i avtalet/överenskommelsen inom följande områden: ledning/organisation, kvalitetsutveckling, social dokumentation, säkerhet, självbestämmande och integritet, mat och måltider samt aktiviteter och fritidsintressen. 0 Verksamheten uppfyller inte kraven i avtalet/överenskommelsen. 1 Verksamheten har börjat planera för att uppfylla kraven. 2 Verksamheten har påbörjat arbetet med att uppfylla kraven. 3 Verksamheten uppfyller kraven delvis men har förbättringsområden. Verksamheten uppfyller kraven. 5 Verksamheten uppfyller kraven helt. Verksamheten har förankrat mål och arbetssätt hos berörd personal. Verksamheten har dokumenterad egenkontroll. SOLNA STAD info@solna.se Organisationsnummer Solna Telefon Besöksadress Stadshusgången 2 Fax annika.wiechel@solna.se

2 SID 2 (12) Ämne Bedömning och kommentarer Poäng Ledning/Organisation Verksamheten har en verksamhetschef som arbetat på Frösunda sedan våren Hon är utbildad sjuksköterska med vidareutbildning samt ledarskapsutbildning, utbildning i nationell värdegrund, vetenskaplig metodik m.m.. Det finns namngiven ersättare vid hennes frånvaro. Verksamheten har idag en biträdande verksamhetschef. Funktionen har tidigare haft brister vad gäller kontinuitet och erfarenhet. Verksamhetschefen är arbetsledare i det dagliga arbetet. Nattetid är det mobila teamet som ansvarar för arbetsledningen. Verksamheten har en god mötesstruktur. Det finns en skriftlig ansvarsfördelning mellan olika nivåer i ledningen. Kommentar: Verksamheten har en tydlig organisation. Ledningssystem/ Riskanalys, egenkontroll, rutiner Ledningssystem/ Rapport om missförhållanden Verksamheten använder företagets webbaserade ledningssystem kompletterat med lokala rutin för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet är ändamålsenligt och följer kraven i SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Verksamheten har rutin för riskanalys och ett väl utvecklat system för egenkontroll. Verksamheten har lokala rutiner som finns tillgängliga för medarbetarna i en pärm på varje våning. Rutinerna förankras hos medarbetarna på APT, på våningsmöten v :e vecka samt via Månadsblad till medarbetarna. Det finns system för att regelbundet revidera rutinerna. Kommentar: Verksamheten följer avtalet. Det finns en skriftlig, lokal rutin för rapportering av missförhållanden enligt lex Sarah. Medarbetarna känner till skyldigheten att rapportera missförhållanden och vet vart de ska vända sig för att rapportera. Medarbetarna får muntlig information om samt möjlighet att diskutera rapportering av missförhållanden vid olika möten. Medarbetarna får även årligen skriftlig information att läsa och signera. Information om rapportering av missförhållanden ingår i introduktionen vid nyanställning. Verksamheten har egenkontroll av att Poängsätts ej 5

3 SID 3 (12) Ledningssystem/ Hantering av klagomål och synpunkter Personal medarbetarna känner till rutinen för rapportering av missförhållanden. Kommentar: Alla medarbetare känner till rutin för rapportering av missförhållanden. Verksamheten har bra rutiner för information och diskussion om skyldigheten att rapportera missförhållanden. Det finns en skriftlig, lokal rutin för klagomål. De boende och de närstående får information om hur man lämnar synpunkter och klagomål i samband med ankomstsamtal och vårdplanering. Information och blanketter finns även i kontaktpärmen hos varje boende samt i entrén och det finns därmed möjlighet för boende/närstående att framföra synpunkter och klagomål anonymt. Synpunkter och klagomål sammanställs regelbundet som ett led i kvalitetsutvecklingsarbetet. Kommentar: Verksamheten har bra rutiner för klagomålshantering. Verksamheten har totalt 39 omvårdnadspersonal anställda. Under vecka 6 år 2013 genomfördes 96 % av arbetspassen av tillsvidareanställd personal. Personaltätheten för vård- och omsorgsbemanningen inkl operativ arbetsledning följer överenskommelsen och är 0,85. Omvårdnadspersonalen har schema förlagt till såväl dag som kväll och helg. Det finns särskild nattpersonal. Det finns en rutin för hur vikariefrågan löses vid ordinarie personals frånvaro. Verksamheten har 33 utbildade undersköterskor, dvs 85 % av omvårdnadspersonalen. Två medarbetare genomgår utbildning till undersköterska. När utbildningen är klar saknar fyra medarbetare undersköterskekompetens. Verksamheten har en lokal utbildningsplan. Medarbetarna har individuella kompetensutvecklingsplaner. Medarbetare på demensboende har genomgått en demensutbildning på tre dagar i samarbete med Silviahemmet. Enligt verksamhetschefen behärskar personalen svenska språket i tal och skrift. För att säkra 5 Poängsätts ej

4 SID (12) Kvalitet/ Verksamhetens mål, Kvalitetsdeklarationer Kvalitet/ Kvalitetsutveckling språkkunskapen görs dels noggranna intervjuer i samband med nyanställning dels uppföljning av den sociala dokumentationen. Det finns synpunkter från de boende att extra personal ej alltid behärskar svenska språket. Kommentar: Verksamheten följer avtalet. Företaget har mål för verksamheten. Verksamhetschefen förankrar målen hos medarbetarna på APT samt genom att tydliggöra utvecklings- och kvalitetsarbetet så att alla medarbetare kan följa processen. Verksamhetschefen informerar om omvårdnadsnämndens kvalitetsdeklarationer för vård- och omsorgsboenden på APT. Medarbetarna har kännedom om kvalitetsdeklarationerna vilket är en förbättring jämfört med förra avtalsuppföljningen. En planerad utbildning i tillämpningen av kvalitetsdeklarationerna har skjutits upp och genomförs eventuellt i oktober. Verksamheten delger de boende stadens kvalitetsdeklaration i samband med inflyttning. Kvalitetsdeklarationen finns också i kontaktpärmen i varje lägenhet samt på anslagstavlan i entrén. Kommentar: Medarbetarna har kännedom om kvalitetsdeklarationerna men de används ej i tillräcklig utsträckning som underlag vid planering och uppföljning av vården och omsorgen. Verksamheten bör genomföra sin planerade utbildning i tillämpning av kvalitetsdeklarationerna. Verksamheten arbetar med kvalitets- och utvecklingsfrågor. Det finns ett forum för dessa frågor där såväl ledning som medarbetare ingår. Verksamheten har kvalitetsombud på varje våning. De träffas i kvalitetsrådet en gång per månad. Kvalitetsrådet leds av en samordnare. Verksamheten tar tillvara resultat i kvalitetsregister, öppna jämförelser, årlig egenkontroll, enkätundersökningar m.m. som underlag för diskussion och förbättringsarbete. Synpunkter och klagomål sammanställs regelbundet som ett led i kvalitetsutvecklingsarbetet. Medarbetarna blir delaktiga i kvalitets-

5 SID 5 (12) Samverkan/ Rapportering Social dokumentation Säkerhet/ Nyckelrutiner utvecklingsarbetet genom kvalitetsombuden, genom en stående punkt på APT samt via protokoll från Kvalitetsrådet. Medarbetarna använder samtalet som metod vid omvårdnadssituationer. Kommentar: Det finns en ändamålsenlig organisation för kvalitetsutvecklingsarbetet. Rapport mellan arbetslagen sker muntligt. Rapport ges morgon, eftermiddag och kväll. Alla ska läsa senaste dokumentationen i samband med arbetspassets början. Hälso- och sjukvårdspersonal ger instruktioner muntligt och skriftligt via Safedoc till omvårdnadspersonal. Kommentar: Verksamheten har en struktur för rapportering. Dokumentation enligt SoL sker i programmet Safedoc. Alla boende har en aktuell genomförandeplan och boende eller närstående är delaktiga vid upprättandet i de flesta fall. Genomförandeplanen följs upp en gång var tredje månad. Den boendes behov och önskemål framgår i genomförandeplanen. Verksamheten har strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen och den genomförs en gång per kvartal. Förbättringsområden som framkommit är att insatser och mål kan förtydligas, att dokumentation av kommunikation med närstående kan förbättras samt att stärka arbetet med att få en levnadsberättelse som stöd att ge en individuell vård och omsorg. Kommentar: Verksamheten har förbättrat den sociala dokumentationen sedan förra året. Verksamheten har en tydlig struktur för att själva fortsätta sitt arbete med att utveckla och förbättra den sociala dokumentationen. Lokal, skriftlig rutin för hantering av nycklar finns. Verksamheten har ett nyckelsystem, Keysafe, med skåp med personlig kod för åtkomst av nycklar. Det finns två nycklar till den boendes lägenhet varav den boende/närstående har en och verksamhetschefen har den andra i ett låst skåp. Det finns fyra huvudnycklar till varje våning (s.k. våningsnycklar). De förvaras i Keysafeskåp på administration. Personalen hämtar och lämnar Poängsätts ej 5

6 SID 6 (12) Säkerhet/ Hantering av privata medel Säkerhet/ Larm dem vid arbetspassens början och slut. Verksamheten har ett system där låskolven till lägenheten byts vid boendes frånvaro. Endast verksamhetschef och boende/närstående har då nyckel till lägenheten. Det finns två nycklar till de boendes egna läkemedelsskåp; båda förvaras hos verksamhetschefen i ett låst skåp. Det finns en huvud - nyckel per våning till läkemedelsskåpen. Den förvaras i ett litet nyckelskåp med kodlås på våningen. Den som ansvarar för administration av läkemedel tar ut nyckeln med kod. Det finns signeringslista för uttag av nyckel. Uttag signeras. Det finns system för egenkontroll av nyckelhanteringen. Kommentar: Verksamheten har fungerande rutiner för hantering av nycklar. Verksamheten har strukturerad egenkontroll av nyckelhanteringen. Lokal, skriftlig rutin för hantering av privata medel finns. Det finns sällan en överenskommelse med boende/närstående om vad pengarna ska användas till. Det finns två nycklar till varje värdeskåp. De förvaras hos verksamhetschefen. Kontaktmannen kvitterar ut nyckel hos verksamhetschefen vid behov. Kontaktmannen sköter, tillsammans med verksamhetschefen, redovisningen som sker i Safedoc. Det finns egenkontrollsystem för hantering av privata medel. Egenkontrollen genomförs två gånger per år. Kommentar: Verksamheten har fungerande rutiner för hantering av privata medel. Verksamheten bör teckna en överenskommelse med boende/närstående vad pengarna får användas till. Det finns en lokal, skriftlig rutin för hantering av larm där det framgår vem som har ansvar för att den boendes larm fungerar. Det är ett team bestående av sjuksköterska, sjukgymnast, kontaktman och verksamhetschef som beslutar vilken typ av larm den boende behöver. Verksamheten kontrollerar larmens funktion en gång per vecka. Verksamheten dokumenterar om den boende ej har larm och på vilka grunder det beslutet har fattats. 5

7 SID 7 (12) Säkerhet/ Informationssäkerhet Självbestämmande och integritet/ Kontaktmannaskap Självbestämmande och integritet/ Information till boende och närstående Kommentar: Verksamheten har fungerande rutiner för hantering och dokumentation av larm. Verksamheten har en skriftlig rutin för informationssäkerhet. I rutinen framgår hur verksamheten säkerställer att dokumentationen finns tillgänglig för personalen dygnet runt. I rutinen framgår också hur behörighet till dokumentation begränsas med hänsyn tagen till sekretessregler och de boendes integritet. Verksamheten följer stadens anvisning för åtkomst av den sociala dokumentationen samt för loggkontroll av behörighet till den sociala dokumentationen. Kommentar: Verksamheten har en god informationssäkerhet. Det finns en skriftlig, lokal rutin för kontaktmannaskap. Omvårdnadspersonalen känner till vad kontaktmannaskapet innebär. All tillsvidareanställd personal har gått utbildning i kontaktmannaskap och är certifierade. Verksamheten planerar att följa upp arbetet med kontaktmannarollen vid medarbetarsamtal under hösten. Alla boende har en utsedd kontaktman. Det är oftast kontaktmannen som i första hand hjälper den boende när hon/han är i tjänst. För att bibehålla kontinuitet i kontaktmannaskapet vid längre frånvaro tar i första hand samordnaren över. I den dagliga omvårdnaden får annan personal ta över. Det finns möjlighet att byta kontaktman. Personalen bär ej alltid namnskylt. Kommentar: Verksamheten bör, vid längre frånvaro, utse ersättare för kontaktmannen även för den dagliga omvårdnaden. Personalen ska alltid bära namnskylt. Alla boende får skriftlig information i samband med inflyttningen. Löpande individuell information sker kontinuerligt via kontaktmannen minst en gång per månad enligt överenskommelse med närstående. Överenskommelsen ska dokumenteras i Safedoc. Verksamheten har utarbetat en mall för hur informationen ska gå till och utbildat personalen i att informera med stöd av mallen. Enligt verksamhetschefen fungerar inte 5

8 SID 8 (12) Självbestämmande och integritet/ Service och omvårdnad Bemötande/ Värdegrund arbetssättet fullt ut än. Sjuksköterskan håller i omvårdnadsplaneringen och har en mall för detta. Verksamheten planerar att utarbeta liknande mall riktad till boende/närstående som stöd för dem. Omvårdnadsansvarig sjuksköterska ringer vid alla förändringar i hälsotillståndet. Allmän information ges via Frösundabladet varje månad samt, via anslagstavla på varje våning samt vid närståenderåd ggr per år och närståendeträffar fyra gånger per år. Minnesanteckningar förs och finns att tillgå i informationspärm i entrén. Närståendeträff anordnas ibland med olika tema såsom vård i livets slut, demenssjukdomen, mat och provsmakning av mat. Verksamheten har också s.k. Husråd som träffas 1 g/månad. Kommentar: Verksamheten arbetar aktivt för att skapa så goda förutsättningar som möjligt för att få en bra vårdplanering. Verksamheten bör följa sin rutin vad gäller information till närstående. Överenskommelse hur och när kommunikation med närstående ska ske bör dokumenteras. Planering av service- och omvårdnadsinsatser sker, enligt verksamheten, oftast tillsammans med boende och närstående. De boende känner sig trygga, har förtroende för personalen och upplever att de blir bemötta med respekt. De boende anser att de får den hjälp de behöver på det sätt de önskar. Det förekommer synpunkter som att man, på morgonen, får vänta när man larmar. Kommentar: Verksamheten bör se över sin organisation vad gäller att besvara larm under morgonarbetet. Verksamheten har en egen värdegrund med värdeord. Verksamheten har en organisation för värdegrundsarbetet och arbetar aktivt för att förankra värdegrunden hos medarbetarna. Verksamheten har två värderingscoacher som, tillsammans med kvalitetssamordnaren, leder dialogforum flera gånger per år. Värderingar och etiska frågor är en stående punkt på APT. Verksamheten genomför en utbildning om värdegrund och etiskt förhållningssätt för all tillsvidareanställd personal. Utbildningen innehåller bl.a. hur en vårdplanering bör Poängsätts ej

9 SID 9 (12) Bemötande/ Anhörigstöd Mat och måltider genomföras samt kontaktmannens roll som stöd åt den boende. Film med exempel visas som underlag för diskussion. Verksamheten har fem medarbetare som deltar i stadens utbildning för värdegrundsledare. De blivande värdegrundsledarna kommer att vara en länk i verksamhetens värdegrundsarbete. Verksamheten använder värdeleken på varje våning. Ett kort med etisk frågeställning diskuteras under en månad och byts sedan ut. Kommentar: Verksamheten arbetar aktivt med värdegrundsfrågor. Verksamheten erbjuder stöd till närstående i form av samtal. Samtalen sker vid behov. Verksamheten hänvisar också till stadens anhörigträffar. Verksamhetens anhörigstödjare fungerar som ett stöd för personalen i hur man ska möta och stödja närstående. Kommentar: Verksamheten erbjuder visst stöd till närstående. Verksamheten kan fortsätta att utveckla sitt arbetsätt avseende närståendestöd. Verksamheten har en lokal, skriftlig rutin för måltider. Det serveras tre huvudmål samt två till tre mellanmål. Alla boende som vaknar på natten erbjuds nattmål. De boende kan välja mellan två rätter vid lunchen och de får välja i samband med måltiden. Helger serveras en förrätt och en varmrätt enligt boendes önskemål samt vin till middagen. En vardag varje vecka serveras en gourmetlunch. De boende framför att maten smakar bra för det mesta. De boendes synpunkter tas tillvara genom kostombuden samt genom att de boende som vill kan delta i Husrådet där matsedeln diskuteras. De boende framför att det fungerar bra och att de upplever att de kan påverka matsedeln. Det finns dock synpunkter på matens variation. Det finns kostombud på varje våning och de träffas i kostrådet en gång i månaden tillsammans med verksamhetschefen. Matsedeln finns tillgänglig för de boende på omvårdnadsboendet men ej på demensboendet. De flesta boende äter lunch och middag gemensamt. Alla har sin plats. Dukningen är trivsam med duk och blommor på bordet. Maten Poängsätts ej

10 SID 10 (12) Aktiviteter och fritidsintressen/ Aktiviteter serveras i karotter och en del boende kan ta själva vilket är uppskattat. De boende som behöver hjälp får det. Verksamheten arbetar med s.k. omsorgsmåltid. Personalen sitter med vid borden och några deltar i måltiden. Det är en trivsam stämning vid måltiden men den sociala samvaron varierar vilket kan bero på boendes varierande hälsotillstånd. Vid observation sågs exempel på måltid med trevliga samtal men också på måltider där det var mestadels tyst. Den fysiska måltidsmiljön har förbättrats på våningarna för demensboende. Verksamheten har regelbunden egenkontroll av måltidssituationen. Kommentar: Verksamheten har en tydlig och ändamålsenlig lokal rutin för måltider. Verksamheten följer sin rutin för måltider. Verksamheten har utvecklat sitt arbetssätt vad gäller måltider. Verksamheten följer sin rutin för livsmedelshantering. Verksamheten bör fortsätta sitt utvecklingsarbete så att de goda måltidsrutinerna blir hållbara. Matsedel bör finnas tillgänglig även på demensboendet. Verksamheten har en veckoplan för aktiviteter för hela huset och den anslås på varje våning. Verksamheten har en aktivitetsansvarig person på varje våning och de träffas i ett aktivitetsråd. Verksamheten erbjuder aktiviteter varje helg. Våningsaktiviteter och vardagssysslor sker i olika utsträckning på olika våningar. Det kan vara flera gånger per vecka eller alla dagar i veckan Våningsaktiviteter genomförs oftare på demensboendet än på omvårdnadsboendet. Verksamheten fångar in önskemål om aktiviteter genom löpande kontakt mellan boende och kontaktman samt genom att kostombudet frågar om önskemål om aktiviteter i samband med frågan om synpunkter på maten som görs varje vecka. Önskemål tas sedan upp på Husrådet. Kommentar: Planering och genomförande av våningsvisa aktiviteter och vardagssysslor bör förbättras. 3

11 SID 11 (12) Aktiviteter och fritidsintressen/ Profil Aktiviteter och fritidsintressen/ Egen tid Aktiviteter och fritidsintressen/ Utevistelse Verksamheten har en egen profil Mat och måltider. Verksamheten arbetar med gemensamma och individuella profilaktiviteter. Gemensam profilaktivitet kan vara provsmakningar av olika slag samt Världen runt - från Ockelbo till Bagdad. Individuell profilaktivitet kan vara Hemma hos mig Verksamheten samarbetar idag med Dafgårds och medverkar aktivt i Attendos projekt Matlust. Kommentar: Verksamheter arbetar aktivt för att utveckla sin profil. Verksamheten ska följa sin profilbeskrivning vad gäller samarbete med restaurangskola alternativt starta annat externt samarbete med aktör inom området mat och måltider. Alla boende ska få egen tid med sin kontaktman varje vecka. Tiden planeras varje vecka av samordnaren. Verksamheten har egenkontroll av den egna tiden och resultaten visar att alla får egen tid under en månadsperiod men alla får inte varje vecka. Tiden samlas ofta ihop till längre pass. Kommentar: Alla boende ska erbjudas egen tid och verksamheten har en struktur för det. Verksamheten kan fortsätta att utveckla arbetet med egen tid. Verksamheten arbetar med utevistelse på olika sätt. Verksamheten har promenadschema under sommarhalvåret och det finns möjlighet till enskild promenad. Balkongerna används flitigt och fredagscafé sker utomhus. Det ordnas utflykter. Kommentar: Verksamheten kan fortsätta att utveckla sitt arbetssätt avseende utevistelse. 3 Sammanfattning Frösunda vård- och omsorgsboende har en lugn atmosfär där de boende känner sig trygga och respekterade. De boende är överlag mycket nöjda. De uppger att de får den hjälp de behöver och det finns möjlighet att delta i de aktiviteter som verksamheten ordnar. Personalen är engagerad och arbetar aktivt för att de boende ska vara nöjda. Verksamheten har arbetat aktivt med värdegrundsfrågor och medarbetarnas kännedom om stadens kvalitetsdeklarationer har förbättrats.

12 SID 12 (12) Verksamheten har utvecklat arbetet med mat och måltider och måltidssituationen har förbättrats. Verksamheten har bra rutiner för mat och måltider med en trevlig måltidsmiljö anpassad till de äldres behov. Verksamheten har såväl gemensamma som individuella profilaktiviteter. Verksamhetschefen har ett tydligt ledningssystem med ett väl utvecklat system för egenkontroll. Frösunda vård- och omsorgsboende är bra på följande: Verksamheten har ett tydligt ledningssystem. Verksamheten har en hög andel utbildade undersköterskor. Verksamheten har goda rutiner för säkerhetsfrågor. Verksamheten har god följsamhet till stadens rutiner för begränsning och uppföljning av behörighet till den sociala dokumentationen. Verksamheten arbetar aktivt med värdegrundsfrågor. Verksamheten har bra rutiner för mat och måltider. Förbättringsområden: Kvalitetsdeklarationerna används ej i tillräcklig utsträckning som underlag vid planering och uppföljning av vården och omsorgen. Verksamheten bör genomföra sin planerade utbildning i tillämpning av kvalitetsdeklarationerna. Personalen ska alltid bära namnskylt. Verksamheten bör se över sin organisation vad gäller att besvara larm under morgonarbetet. Verksamheten bör följa sin rutin vad gäller information till närstående. Genomförande av våningsvisa aktiviteter och vardagssysslor bör förbättras. Verksamheten ska följa sin profilbeskrivning vad gäller samarbete med restaurangskola alternativt starta annat externt samarbete med aktör inom området mat och måltider. Verksamheten ska revidera sin utvecklingsplan utifrån resultatet av denna uppföljning. Utvecklingsplanen ska vara omvårdnadsförvaltningen tillhanda senast den 15 januari 201. Annika Wiechel Kvalitetsutvecklare