Uppföljning av utförare - Hemtjänst

Transkript

1 Datum Uppföljning av utförare - Hemtjänst Uppföljningen avser: Mälarö Omsorg Adress: Bryggavägen 5, Ekerö Verksamhetschef (namn och kontaktuppgifter): Johanna Eriksson, Övriga medverkande från utföraren: Sabine Ekstam (ägare Mälarö Omsorg), Linda Hartoft (samordnare) Uppföljningen genomförd (tidpunkt och vem): av Lena Burman Johansson (nämndansvarig) och Karolina Nygren (utvecklingsledare) Beskrivning av utföraren: Hemtjänstföretag som bildades Antal brukare (Totalt): 25 personer (april 2013). Sammanfattande bedömning: Mälarö Omsorg har en ny ledningsorganisation där ansvarsområden och roller har tydliggjorts. Ny verksamhetschef och ny biträdande verksamhetschef har tillträtt under Av fyra vårdbiträden har ingen undersköterskeutbildning men tre studerar till undersköterska. Vid nyanställning ställs krav på undersköterskeutbildning och stor vikt läggs vid personlig lämplighet och erfarenhet. Det finns rutiner och arbetssätt för introduktion av nyanställda. Individuell kompetensinventering görs hos personalen och kompetensutvecklingsplan finns. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och former för egenkontroll är under utveckling. Egenkontroll utgörs i dagsläget av brukarundersökning som görs två gånger om året (övergång till en gång om året kommer att ske med anledning av Socialstyrelsens nya former för brukarundersökning). Rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och sammanställs systematiskt. Det finns även rutiner för avvikelsehantering. Nämndkontoret har begärt att Mälarö Omsorg ska inkomma med ett komplett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete senast oktober

2 Ledning Uppfyller verksamhetens ledning kompetenskraven enligt avtalet (SOSFS 2002:9)? Beskriv ledningsorganisation utifrån ansvar och befogenheter Verksamhetschef arbetar heltid och har huvudansvar för verksamheten vad avser uppdrag och avtal, för personal, kunder, ekonomi. Biträdande verksamhetschef arbetar ca 50 % av heltid och ansvarar för utbildning av personal och utveckling av rutiner och arbetssätt. Biträdande verksamhetschef går vid ledighet och sjukfrånvaro in som verksamhetschef. Samordnaren arbetar heltid och ansvarar till stor del för det löpande arbetet ute hos kund samt jourtelefon dit personalen kan vända sig vid behov. Har någon förändring skett i ledningen det senaste året? Ny verksamhetschef. Är någon förändring planerad? Ja Nej Dokumenterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete saknas. Detta ska inkludera ett organisationsschema över ledningsorganisationen med tydlighet kring roller, ansvar och befogenheter. Ledningsorganisation Personal Totalt antal tillsvidareanställd personal 8 personer Totalt antal tillsvidareanställda omräknat till helårsarbetare 7 helårsarbetare Totalt antal timanställd personal 6 timvikarier Andel av tillsvidareanställd personal med adekvat utbildning Ingen av de fyra vårdbiträdena har adekvat utbildning men tre medarbetare studerar till undersköterska via Omvårdnadslyftet och en person har lång erfarenhet av arbete inom hemtjänsten och särskilt boende. Verksamhetsledningen uppmuntrar personalen att gå vidareutbildning. Vid nyanställningar ställs krav på underskötekompetens. Stor vikt läggs även vid personlig lämplighet. Referenser efterfrågas alltid. 2

3 Andel av timanställd personal med adekvat utbildning 2 timvikarier har omvårdnadsutbildning. Behärskar all personal det svenska språket i tal och skrift Finns vid behov tillgång till vikarier Personalomsättning tillsvidareanställda det senaste året (andel av helårsarbetare) Orsak? Personalomsättningen har varit hög (37 % av andelen helårsarbetare). Utföraren har bytt verksamhetschef under året. Beskriv arbetssätt för att säkerställa hög personalkontinuitet Ledningen uppmuntrar delaktighet och kommer att skapa ett kvalitetsråd som ska arbeta med olika frågor för att höja kvaliteten och utveckla verksamheten. Medarbetarna ges olika ansvarsomården t ex inom kost/nutrition, hygien och palliativ vård att bevaka och föreslå utvecklingsmöjligheter. All tillsvidareanställd personal arbetar heltid. Personalen uppmuntras till vidareutbildning. Beskriv arbetssätt vid introdukton av nyanställda Nyanställda får tre introduktionspass i olika kommundelar tillsammans med en erfaren medarbetare. Om behov av fler introduktionspass finns ordnas det. Det finns en checklista med information som alla nyanställda får ta del av. Information lämnas om skyldigheter enligt Lex Sarah mm. Samtliga får information om- och undertecknar sekretessförbindelse. Nyanställda får tid att studera genomförandeplaner och sätta sig in i aktuella kundärenden. Verksamhetschef följer upp introduktionen. Ett nytt introduktionsprogram är under utveckling. Finns rutin för att informera personalen om tystnadsplikt? Hur säkerställs personalens kunskaper i matlagning, näringslära och livsmedelshygien? Mälarö Omsorg arbetar med dessa områden utifrån material som tagits fram i Stockholms stad kring mat inom hemtjänsten. Näringslära och risk för undernäring mm diskuteras på arbetsplatsträffar (APT). Det finns även en rutin kring hur matlådor från Ekgården beställs och hämtas. Det finns arbetssätt kring vätske- och näringslistor, avstämning med samordnare och kontakter med dietist. Rutinerna är dock inte dokumenterade vilket är ett utvecklingsområde som ska omhändertas. Rutiner för att tidigt uppmärksamma risk för undernäring ska utarbetas. Finns aktuell kompetensutvecklingsplan? 3

4 Har personalen någon form av handledning Förekommer anhöriganställningar? Antal anhöriganställda? 1 anhöriganställning. Beskriv arbetssätt för att vid anhöriganställningar garantera dokumentation och utförande i enlighet med fastställda riktlinjer? Samma krav som ställs på övriga medarbetare inom verksamheten ställs också på anhöriganställda. Dokumentation lämnas löpande till samordnare som också håller i avstämningar med den anhöriganställda. Bär all personal synlig ID? Kompetensutveckling för hela personalgruppen planeras: dokumentationskurs och första hjälpen-utbildning. Enskild kompetensutveckling diskuteras på medarbetarsamtal. All personal bär särskilda arbetskläder. Kompetensutvecklingsplan Rutin för uppföljning av anhöriganställningar Kvalitetsarbete, uppföljning och utvärdering Finns dokumenterat ledningssystem enligt SOSFS 2011:9? Beskriv hur ni arbetar med att systematiskt följa upp och utveckla kvaliteten. Former för ledningssystem och kvalitetsuppföljning är under utveckling. Mälarö Omsorg planerar att införa kvalitetsråd i personalgruppen. Kvalitetsrådets syfte är att arbeta mer systematiskt med att förbättra kvaliteten och kompetensen inom områden som hygien, palliativ vård, demensvård. Avvikelser följs upp systematiskt. Beskriv former för egenkontroll. Ledningssystemet är under utveckling och former för systematisk egenkontroll är inte fullt utvecklade. Brukarundersökningar och inhämtade av synpunkter och klagomål är delar av den egenkontroll som görs i dagsläget. Beskriv personalens delaktighet i detta arbete. Det finns idag möjligheter att lyfta problemställningar och förslag vid arbetsplatsträffar. Personalen uppmuntras till delaktighet. Metoder för personalens delaktighet behöver dock utvecklas. Beskriv former för brukarundersökningar. Brukarundersökningar görs två gånger/år överväger att övergå till en gång/år. Mälarö Omsorg har arbetat om undersökningen som ska skickas ut till kunderna under våren. Resultat från brukarundersökningen analyseras avseende vad i verksamheten som fungerar bra och vad som behöver förbättras. Resultaten presenteras på APT. 4

5 Beskriv rutin för hantering av synpunkter och klagomål. Rutin finns utifrån Ekerö kommuns riktlinjer. Synpunktsblankett finns hos alla kunder. Det går även bra att lämna synpunkter via mail eller telefon. Alla synpunkter omhändertas och diarieförs i en pärm. Till varje inkommen synpunkt dokumenteras åtgärder. Beskriv rutin för anmälan om missförhållanden enligt Lex Sarah. Rutin finns tillgänglig för all personal. Del av introduktionsmaterialet till nyanställd personal. Ledningen påminner om rutinen vid APT. Vid tidpunkt för uppföljningen var ledningssystemet inte färdigställt. Mälarö Omsorg kommer att komplettera uppföljningen med det nya ledningssystemet. Ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 Finns endast som utkast. Senaste kvalitetsuppföljningen - Saknas. Senaste brukarundersökningen Kvalitet för den enskilde Har alla brukare kontaktperson? Beskriv arbetssätt för kontinuitet i stödet till brukaren. Personalens schema läggs för sex veckor framåt. Personalen arbetar på samma schemarader för att minimera antalet personal hos varje brukare. En personal arbetar alltid kväll. Personalen besöker de kunder de också är kontaktperson till. All tillsvidareanställd personal arbetar heltid. Beskriv arbetssätt för att säkerställa ett salutogent förhållningssätt gentemot brukaren. Mälarö Omsorg arbetar mycket med dokumentation för att följa upp detaljer hos den enskilde brukaren, t ex behov av hjälpmedel som stödjer självständigheten. Man arbetar också mycket med personalens förhållningssätt. Personalen ska erbjuda brukaren hjälp på vägen. Beskriv arbetssätt för att säkerställa brukarens integritet. Hos alla brukare görs s k detaljplaner/individuella planer över det stöd man kommit överens om och levnadsberättelser. Detta för att värna integriteten och för att den enskilde ska slippa upprepa hur insatserna ska genomföras. Viktigt med bra kontakt också med anhöriga. 5

6 Beskriv arbetssätt för att säkerställa brukarens önskemål, åsikter och delaktighet. Säkerställs via detaljplaner/individuella planer. Eftersom man har en hög andel tillsvidareanställd heltidspersonal känner personalen till de flesta önskemål som kunderna har. Samordnare gör hembesök hos nya kunder och presenterar företaget och gör en första uppskattning av önskemål och förväntningar på beviljade insatser. Varje kund får en s k kundmapp med information om Mälarö Omsorg. Uppdragsbeskrivning samt rutiner för kontaktperson Genomförandeplan Har samtliga brukare aktuell genomförandeplan? Den enskilde deltar vid upprättande av genomförandeplan Beskriv arbetssätt vid upprättande av genomförandeplan. Samordnare och kontaktperson i personalgruppen träffar kunden i dennes bostad inom två veckor och gör en genomförandeplan utifrån aktuellt uppdrag. Beskriv arbetssätt för att underrätta biståndshandläggare om den enskildes behov förändras så att biståndsbeslut och genomförandeplan måste omprövas. Personalen dokumenterar i journalen om de observerar förändringar eller dylikt hos brukaren. Samordnare följer upp dokumentationen och kontaktar biståndshandläggare vid behov. Beskriv rutin för uppföljning och revidering av genomförandeplanen. Rutin finns för planerade uppföljningar. Samordnare ansvarar för att initiera uppföljningen som görs minst en gång om året eller vid förändrat omsorgbehov. 6

7 Dokumentation Beskriv rutiner för social/omvårdnadsdokumentation. Rutin finns. I personalens arbetstid finns det utrymme för dokumentationstid i slutet av varje arbetspass. Beskriv arbetssätt för att underrätta den enskilde om dokumentationen. Brukaren meddelas skriftligen och muntligen om möjligheten att ta del av dokumentationen. Beskriv rutiner för informationsöverföring mellan berörda medarbetare och mellan arbetspass. Överlämning till kvällspersonal sker i samband med dokumentationstiden i slutet av arbetspasset. Jourtelefon som går till samordnare eller annan ansvarig personal finns tillgänglig på kvällar och helger. Hur förvaras dokumentationen? I låst skåp. Samverkan Beskriv arbetssätt för samverkan med Socialkontoret kring den enskilde brukaren. Mälarö Omsorg uppfattar att det kan vara svårt att nå biståndshandläggarna. I vissa fall har återkoppling från handläggare dröjt flera dagar. Beskriv arbetssätt för samverkan med övriga för brukaren viktiga personer och aktörer. Mälarö Omsorg har etablerade kontakter med primärvård (framförallt distriktssköterskor) och öppna verksamheter. Ingår i anhöriglänken. Samarbete ska också etableras med den nya rehabiliteringsenheten Rehab Västra. 7

8 Mat och måltider Beskriv arbetssätt kring måltider och måltidssituation. Det finns även en rutin kring hur matlådor från Ekgården beställs och hämtas. Det finns arbetssätt kring vätske- och näringslistor, avstämning med samordnare och kontakter med dietist. Rutinerna är dock inte dokumenterade vilket är ett utvecklingsområde som ska omhändertas. Beskriv hur brukarens behov, förutsättningar och önskemål tillgodoses vid matlagning. Brukaren bestämmer vad denne vill äta. Mälarö Omsorg kan vara behjälpliga i att skriva inköpslista. Önskemål omhändertas i genomförandeplaner och detaljplaner. Många har matleverans med matlåda och önskar att personalen sitter med under måltiden. Hantering av privata medel och nyckelhantering Beskriv rutiner för hantering av brukarens privata medel. Alla brukare har en separat plånbok som Mälarö Omsorg använder. Blankett fylls i av personalen när pengar tas emot. Kvitton sparas för redovisning. Beskriv rutiner för nyckelhantering. Nyckelkvittens skrivs med ny kund när behov av tillgång till bostadsnyckel föreligger. Nycklar till brukare kvitteras ut på kontoret inför besök. Nycklarna förvaras i skåp försett med kodlås. Nyckel ska återlämnas efter avslutat besök och personalen kvitterar skriftligt återlämnandet. Rutin för hantering av privata medel Rutin för nyckelhantering 8