Slutrapport för projekt Väghållningens livcykel

Transkript

1 SLUTRAPPORT 1 (8) Gunnar Bengtsson AL 90 A 2008:77733 Dokumentansvarig Dokumentdatum Version Peter Funck Objektnummer Projektnamn Väghållningens livscykel Slutrapport för projekt Väghållningens livcykel Fet text är obligatorisk information. Kursiv text är tillämplig allt efter behov. Innehållsförteckning Sammanfattning Bakgrund Effektmål Projektmål Resultatanalys Måluppfyllelse Tidsplan Kostnader Resurser Kvalitetssäkring Risker Utvärdering Effekter och nytta Erfarenheter och förbättringar Överlämnande Resultatdokumentation Utfästelser Slutresultat och uppföljning Drift- och skötselinstruktioner Slutsatser och rekommendationer Övrigt... 8 Bilagor... 8 Referenser... 8 Distributionslista:

2 SLUTRAPPORT 2 (8) För projekt där det ingår IT-anskaffning finns riktlinjer som skall följas. De finns under länken: Riktliner för att tillämpa Vägverkets projektmodell för projekt som innehåller anskaffning av IT-lösning Sammanfattning 1 Bakgrund Vägverkets uppdragsgivare har ställt krav på ett mera fokuserat Vägverket där ökad effektivitet är en viktig fråga. Vägverket har också interna krav på effektivare arbetssätt t.ex. bättre styrning av projektportföljen, minskade inköps och upphandlingskostnader, bättre måluppfyllelse, minskat dubbelarbete, färre manuella rutiner, bättre jämförelsetal, proaktiv analys istället för reaktiv och bättre tillgång till beslutsunderlag. Dessutom vill Vägverket bli världsmästare inom Drift- och underhåll. GD har därför fattat beslut att införa ett IT-stöd för Väghållningens livscykel (planering av åtgärder (enligt fyrstegsprincipen), upphandling, genomförande av vägprojekt, genomförande av drift, genomförande av underhåll, uppföljning av verksamheten och anläggningstillgången (vägkapitalet) och slutligen avveckling av tillgångar). Se GD-beslut AL 70A 2008:13161 Under 2007 och våren 2008 har flera projekt bedrivits som sammantaget pekat på behovet av ensade arbetsätt m.m. Tillståndsrelaterad redovisning av vägkapital (Anm. Projektet avbröts sommaren 2008 utan att slutrapport redovisades. Nyomstart av projektet påbörjades 2008/2009 där slutrapport kommer att tas fram mars 2010), Förstudie affärssystem (AL 90A 2007:21546) och den nyligen genomförda omorganisationen har drivits och skapar därmed underlag för detta projekt. 2 Effektmål Projektet hade följande effektmål enligt projektspecifikationen: Projektet skall bidra till ett modernt och effektivt Vägverk i en föränderlig värld, dvs. en effektiv organisation och ett modernt angreppssätt för ledning och styrning. Projektets ledord är ökad kundnytta (optimera skattekronan), ökad effektivitet (enklare, snabbare, smartare) och ökad tydlighet (transparens och spårbarhet). De nyttor som enligt förstudien ger störst nytta och prioriteras i projektet är Bättre styrning av projektportföljen Minskade inköps- och upphandlingskostnader Bättre måluppfyllelse

3 SLUTRAPPORT 3 (8) Bidraget till Vägverkets utmaning 10 skall primärt realiseras i form av de kvantifierade nyttor som har identifierats i Förstudie Affärssystem (kap 7). Projektets resultat bidrar till Vägverkets utmaning nr 10 i Strategisk plan och satsningsområdet 101: Effektiviseringsprojekt inom huvudprocessen ska bidra till - ökad kundnytta, - effektivitet, -tydlighet och ge ett tillskott om minst 50 mnkr per år. Effektiviseringsprojekt inom styrprocessen och stödprocesserna ska bidra till ökad - kundnytta, -effektivitet, - tydlighet och ge ett tillskott om minst 20 mnkr per år Projektet bidrar även till följande kortsiktiga utvecklingsmål: Vägverket ska betraktas som ett föredöme i staten avseende effektiv och tydlig ledning, styrning och organisation som bidrar till ökad kundnytta Vårt sätt att arbeta innehåller gemensamma arbetssätt som är nya eller förbättrade inom viktiga områden som projekthantering, upphandling, drift och underhåll och utveckling av nya tjänster. Utveckling av arbetssätt och metoder för styrning och ledning som ger tydlighet i planering och uppföljningen inom viktiga områden som styrmodell för IT, metoder för intern styrning och kontroll, inventering av vägkapitalet, analys, uppföljning, upphandling Utveckling av system som ska säkerställa transparens, enkelhet och tydlighet i uppföljningen. Exempel på viktiga system är affärssystem, upphandlingssystem, projektportalen 3 Projektmål Projektet hade följande projektmål enligt projektspecifikationen: Projektet skall resultera i ett stöd för att styra och följa upp Vägverkets åtgärder och aktiviteter från idé och planering till genomförande och ibland avveckling. Åtgärderna skall kunna överblickas, dels på individuell nivå, del på önskad samlad nivå. Insatserna skall kunna kopplas till effekter (nyttor), resurser och kostnader, i alla skeden av åtgärden. Projektmålen kopplade till identifierade nyttor är: 1 Bättre styrning av projektportföljen genom 1.1 Gemensamma projektstyrningsaktiviteter 1.2 Bättre samordning och uppföljning av projekt 1.3 Bättre kontroll av ändringar och tillägg 2 Minskade inköps- och upphandlingskostnader genom 2.1 Bättre kontroll av leverantörsmarknaden 2.2 Mer automatiserade system för mindre avrop 3 Bättre måluppfyllelse genom 3.1 Minskat dubbelarbete

4 SLUTRAPPORT 4 (8) 3.2 Färre manuella rutiner 3.3 Bättre jämförelsetal 3.4 Proaktiv analys istället för reaktiv 3.5 Bättre tillgång till beslutsunderlag Speciella fokusområden för projektet för att nå projektmålen Det IT-stöd som införs ska bidra till att interna beslutsdokument om möjligt ersättas med elektroniska flöden och beslut. IT-stödet ska om möjligt vara källa för gemensamma verksamhetsstrukturdata för Vägverket för de processer som projektet omfattar. Exempel på viktig verksamhetsstrukturdata för projektet är leverantör och projekt. 4 Resultatanalys Projektet Väghållningens livscykel avslutades i förtid med anledning av regeringens utredning av ett gemensamt Trafikverk. GD:arna för Vägverket och Banverket beslutade i juni 2009 att initiera ett gemensamt projekt där väsentliga delar av innehållet i Väghållningens livscykel ingår. Resultatanalysen nedan berör därför enbart de delleveranser som planerades till Leveranssteg 1 Ny kostnadsstyrningsmodell och anpassad IT-lösning samt ny rapportlösning (webinfo) Leveranssteg 2.1 Ny planeringslösning med ny verksamhetsstruktur för planering av åtgärder för investering och drift&underhåll samt nytt IT-system för hantering av förbättringsförslag. Leveranssteg 2.2 Utökad planeringslösning för planering av samtliga åtgärder samt planering av interna resurstimmar. Leveranssteg 2.3 Restpunkter för IT-lösning för Verksamhetsplanering samt utbildning och fastställande av rutiner. Delleveranser som överfördes till nytt projekt var: Leveranssteg 3 Slutförande av upphandling och införande av nytt upphandlingssystem. Leveranssteg 4 Införa resterande delar av nytt affärssystem och gemensamma arbetssätt inkl ekonomi, tid&projekt, inköp, elektronisk fakturahantering och verksamhetsuppföljning. 4.1 Måluppfyllelse Då projektet avslutades i förtid uppfylldes i princip inga mål. Införande av ny planeringslösning lade dock grunden för att målen om måluppfyllelse kan nås inom ramen för fortsättningsprojektet för etablering av Trafikverket.

5 SLUTRAPPORT 5 (8) Notabelt är dock att projektet för etablering av Trafikverket inte har samma projektmål som Väghållningens livscykel, varför sannolikt utvecklingen av de ekonomiadministrativa rutinerna måste fortsätta även efter det projektet för att målen ska nås. 4.2 Tidsplan Införandet av den nya planeringslösningen försenades främst pga tidsödande konvertering av data från det gamla planeringssystemet VERA. En annan faktor som gjorde att projektet inte fullt ut kunde avslutas förrän i oktober var sent inkomna krav på rapporter för sammanställning av VP. Lösningen infördes i tid för att planera och sammanställa VP 2010 för Vägverket. 4.3 Kostnader Kostnader för huvudprojektet är redovisat i grafen nedan. Av dessa kostnader invärderades de delar som direkt kunde kopplas till utvecklingen av planeringslösningen enligt följande andel av kostnaderna: Projektledning 50% Ekonomi 50% Gemensamma arbetssätt 50% IT 100% Totalt invärderades drygt 12 mkr Väghållningens livscykel Kostnader (Tkr) Utfall Budget Prognos Utfall Budget Prognos Se bifogad fil för sammanställningar av kostnader och timmar.

6 SLUTRAPPORT 6 (8) Kostnaderna för utbildning som redovisades separat var 2,4 mkr. Budget och prognos för projektet var framräknad utifrån att projektet skulle levererat en komplett lösning för Agresso. Projektet skulle enligt plan avslutats sista september. Ytterligare kostnader tillkom under oktober-november pga vidarutveckling av rapporter för verksamhetsplanering samt rättning av fel. Dessa kostnader redovisades på projektet trots att projektet var avslutat. 4.4 Resurser De resurser som deltog i projektet fick en bra kunskapsmässigt plattform för fortsättningsprojektet för etablering av Trafikverket. Kunskaper både i IT-system som Agresso, modeller för planering och uppföljning samt kunskap om hur Vägverket fungerar i olika delar av Sverige. Framförallt färre interna resurstimmar nyttjas jämfört med planen. Detta kompenserades delsvis med externa konsulter. Detta projekt hade likt många projekt i stora organisationer svårt att få loss interna resurstimmar. Mycket projektledningstid behövs för att i dialog med linjechefer förhandla fram interna resurser. Många projektresurser får delta i projekt som tillikauppgift vilket inte fungerar så bra. En rekommendation för att nå framgång med projekt som arbetsform är att resurser frikopplas från ordinarie arbetsuppgifter så långt det går. Centrala resurser i ett projekt bör ha minst 80% gärna 100% avsatt tid. Se bifogad resursplan för detaljer: 4.5 Kvalitetssäkring Olika typer av tester genomfördes inför starten av Agresso planering Projektet hanterades enligt Vägverkets projektmetod och i projektplanen ingick delleveranser som godkändes på månadsvisa styrgruppsmöten. IT-kvalitetssäkring skedde genom att resurser från informationsteknik granskade de dokument som togs fram i projektet som hade med IT att göra Referensgrupper användes för verifiering och säkring av lösningar.

7 SLUTRAPPORT 7 (8) 4.6 Risker Risker analyserades enligt traditionell riskanalysmetod på veckovisa projektledarmöten och åtgärder föreslogs för beslut av styrgrupp. 4.7 Utvärdering Då projektet avslutades i förtid och övergick i nytt projekt gjordes ingen utvärdering. 4.8 Effekter och nytta Effektmätning av projektets resultat överförs till det nya projektet Gemensam styrprocess 4.9 Erfarenheter och förbättringar Realistisk tidplan Projektet startade med en orealistiskt tidplan som efter några månader justerades till en mer realistisk tidplan. Se dock kommentar om nulägesanalys nedan.viktigt att lägga tillräckligt mycket tid för projektplanering. Stor risk att projektet annars måste göra tidsödande omplanering, vilket skedde i detta fall. Nulägesanalys Mer tid skulle lagts på nulägesanalys så att projektet skulle haft en stadigare utgångspunkt för utvekling av gemensamma arbetssätt och lösningar. Bristfällig nulägesanalys gjorde att projektet fick problem att designa modeller och lösningar som fungerade för alla verksamhet. Uppgiften att skapa gemensamma arbetssätt blev därmed onödigt Interna resurser Projektet hade vissa problem att få loss representanter från olika verksamheter som kunde representera och delta i utveckling av lösningar och modeller. Det finns väldigt få resurser som har en bredar kompetens vilket ställde höga krav på projektmedlemmarna att samla in information och sammanställa den. Extern systemleverantör Projektet hade en ansats att jobba interaktivt med systemleverantören där kravbilden och design skulle tas fram i ett nära samarbete. Detta fungerade initialt inte bra och projektet försenades bl a pga att leverantören inte bemannat på ett sätt som stödde detta arbetssätt. Förseningarna berodde dock även på den bristfälliga nulägesanalysen enligt ovan. Rekommendationen är att noggrannare avtala med leverantören hur arbetet ska bedrivas inkl bemanning och tidplaner. Projektbeställarens feedback xxx

8 SLUTRAPPORT 8 (8) 5 Överlämnande 5.1 Resultatdokumentation Eftersom projektet avslutades i förtid finns inga direkta resultatdokument. De dokument som togs fram i form av systemdokumentation, lathundar mm har överämnades till fortsättningsprojektet Gemensam styrproces. 5.2 Utfästelser N/A 5.3 Slutresultat och uppföljning Uppföljning av projektets resultat överförs till det nya projektet Gemensam styrprocess 5.4 Drift- och skötselinstruktioner Förvaltningen inom VS (VerksamhetsService) har tagit över den dagliga hanteringen av driftsatta systemlösningar samt modeller. Ev förbättringar och förändringar av driftsatta lösningar sker i nära samverkan med det nya projektet. 6 Slutsatser och rekommendationer Slutsatser och rekommendationer utöver de som finns under ovanstående rubriker överförs till det nya projektet Gemensam styrprocess. 7 Övrigt Bilagor Referenser