SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnden

Transkript

1 Tid och plats B-salen, kl Beslutande Ledamöter Benny Johansson (M), Ordförande Bengt-Göran Sandell (S), 1:e vice ordförande Hannington Lubwama (M) Yvonne Ekaremål (C) Emelie Öberg (S) Övriga närvarande Ersättare Ulla Svensson (M) Patricia Aguilera (S) Tobias Adersjö (MP) Nils-Erik Carlström (L) Tjänstepersoner Justering Justerare Plats och tid Martin Fransson, gruppledare sekretariat Fredrik Pettersson, sekreterare Bengt-Göran Sandell Kommunkansliet Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare Fredrik Pettersson Ordförande Benny Johansson Justerare Bengt-Göran Sandell 1 (12)

2 Bevis om anslag av protokoll s protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Fredrik Pettersson 2 (12)

3 Förteckning över valnämndens ärenden den 14 juni Dnr Justering av protokoll Dnr Information om packning av valmaterial Dnr Risk- och sårbarhetsanalys inför valet Dnr Röstmottagningsorganisationen vid val till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige Dnr Arbetstider för nämnden på valdagen 9 september Dnr Tidplan Dnr Meddelanden Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev Dnr Övrigt (12)

4 55 Dnr Justering av protokoll s beslut utser Bengt-Göran Sandell (S) till att justera protokollet. ska besluta vem som ska justera protokollet utöver ordförande. 4 (12)

5 56 Dnr Information om packning av valmaterial s beslut noterar informationen. Fredrik Pettersson, sekreterare, informerar om packning och distribution av valmaterial till röstningslokaler och vallokaler. genomför även en syn av den lokal där allt valmaterial packas. 5 (12)

6 57 Dnr Risk- och sårbarhetsanalys inför valet 2018 s beslut godkänner Risk- och sårbarhetsanalys för ordinarie val till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige i Växjö kommun Valkansliet har inför 2018 års val genomfört en risk- och sårbarhetsanalys för valprocessen. Analysen grundar sig i SKL:s processkartläggning av allmänna val i Sverige samt samarbete med de övriga kommunerna i Kronobergs län kring de risker som finns i processen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 7 juni 2018 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att länets kommuner den 4 april 2018 samlades för en workshop i Alvesta för att diskutera gemensamma risker i den valprocess som i huvudsak är samma i alla Sveriges kommuner. Baserat på det som framkom där tog valkansliet fram en bruttolista över risker som identifierats. I samarbete med kommunens säkerhetsfunktion, kommunikationsenhet samt Polisen har valkansliet därefter sammanställt en lista över prioriterade risker samt åtgärder som ska och kan vidtas med anledning av riskerna. Vissa av de åtgärder som föreslås i analysen har redan gjorts eller har påbörjats. Eftersom valprocessen i stora drag ser likadan ut från val till val kommer denna risk- och sårbarhetsanalys efter viss översyn kunna utgöra en grund för säkerhetsarbetet även vid kommande val. har vid sitt sammanträde den 24 maj 2018 informerats om de risker och förslag på åtgärder som valkansliet tagit fram. Beslutet skickas till För åtgärd Valkansliet För kännedom Kommunikationsenheten Säkerhetsfunktionen 6 (12)

7 58 Dnr Röstmottagningsorganisationen vid val till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige 2018 s beslut godkänner röstmottagningsorganisationen, inklusive vallokaler och röstmottagare, för valet till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige för Valkansliet har under våren 2018 bokat vallokaler och röstningslokaler samt rekryterat röstmottagare till samtliga vallokaler och röstningslokaler. har vid tidigare sammanträden löpande fått information om lokaler, rekrytering och organisationen i övrigt. har även tidigare fattat beslut om lokaler och öppettider för förtidsröstning och hur den särskilda röstmottagningen och ambulerande röstmottagningen ska gå till. Valkansliet presenterar inför detta beslut vallokalerna, röstningslokalerna och röstmottagarna. I övrigt kommer även ambulerande röstmottagning att genomföras av personal från kommunkansliet. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 juni 2018 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Kommunchefen föreslår att valnämnden godkänner röstmottagningsorganisationen, inklusive vallokaler och röstmottagare, för valet till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige för (12)

8 59 Dnr Arbetstider för nämnden på valdagen 9 september s beslut beslutar om följande arbetstider för nämnden på valdagen den 9 september: Klockan 07.00: Alla i nämnden samlas i kommunhuset för utkörning av förtidsrösterna till vallokalerna. Klockan beräknas utkörningen vara helt klar. Grupp 1 tar då rast fram till tar Grupp 2 rast fram till Klockan är hela nämnden samlad i kommunhuset fram till att samtliga uppgifter på valnatten är utförda. Grupp 1: Nils-Erik Carlström, Yvonne Ekaremål, Hannington Lubwama och Ulla Svensson. Grupp 2: Emelie Öberg, Tobias Adersjö och Patricia Aguilera. s ledamöter och ersättare tjänstgör vid allmänna val på valdagen. Nämnden behöver bestämma om arbetstider så att det alltid finns förtroendevalda från valnämnden tillgängliga för valorganisationen. s ordförande och vice ordförande kommer göra upp ett eget schema sinsemellan då en av dessa alltid måste finnas på plats i valorganisationen på valdagen. 8 (12)

9 60 Dnr Tidplan s beslut noterar informationen. Tidplanen för de förberedelser som görs inför 2018 års RKL-val presenteras för valnämnden. Status för olika processer uppdateras inför varje nämndsammanträde och förändringar i tidplanen förs in. 9 (12)

10 61 Dnr Meddelanden s beslut noterar redovisningen av inkomna handlingar av intresse. Följande information av intresse har inkommit till valnämnden sen föregående sammanträde: Information från länsstyrelsen/msb om utbildningsmaterial och kunskapsöversikt för framtagande av risk- och sårbarhetsanalys. Information från kommunstyrelsen om rutin för digital anslagstavla. 10 (12)

11 62 Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev s beslut noterar informationen. Valmyndighetens nyhetsbrev nummer 6 och 7 för 2018 redovisas för valnämnden. 11 (12)

12 63 Dnr Övrigt Ordförande Benny Johansson (M) återkopplar om valnämndens presidiums möte med kommunens revisorer den 28 mars. Fredrik Pettersson, sekreterare, meddelar att valet till Europaparlamentet kommer hållas söndagen den 26 maj Ordförande Johansson önskar nämnden och valkansliet en trevlig sommar. 12 (12)