SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 Valnämnden (11) Plats och tid Stadshuset, klockan 15:00-16:25 ande Kjell Gustafsson (S),ordförande Fredrik Bertilsson (SD) Leif Boreson (C) ersättare för Gunilla Carlsson (C) Bengt-Olof Idmyr (KD) Jan-Erik Jeppsson (M) Marcus Åhagen (L) Eric Westerberg (MP) Ersättare Lennart Karlsson (M) Tobias Josefsson (L) Monika Eriksson (SD) Övriga deltagande Carina Stolt sekreterare Utses att justera Eric Westerberg Justeringens plats och tid Stadshuset, hyllan klockan 16:00 Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare Carina Stolt Ordförande Kjell Gustafsson (S) Justerande Eric Westerberg (MP) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Valnämnden Datum då Datum då anslaget sätts upp anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens förvaltning Underskrift... Carina Stolt

2 Valnämnden (11) Innehållsförteckning 27 Valnämndens ansvarsutövande 3 28 Ekonomiuppföljning 4 29 Riskanalys europaparlamentsvalet utvärdering 5 30 Erfarenheter och information från Valmyndigheten och SKL 7 31 Enkätsvar och reflektioner efter valen 2018 och Process för valhanteringen 9 33 Mål för valnämnden Delegationsbeslut 11

3 Valnämnden (11) 27 Dnr VAL/2019:5 Valnämndens ansvarsutövande Revisionen har granskat valnämndens ansvarsutövande för 2018 och bedömningen är att nämnden delvis har ett ändamålsenligt system för återrapportering av resultat till fullmäktige. Nämnden rapporterar inte ekonomisk eller verksamhetsmässig måluppfyllelse vid delårsrapport. Nämnden bedöms vidta tillräckliga åtgärder för att ha en budget i balans då nämnden rapporterar ett ekonomiskt överskott vid årets slut. Valnämnden har möjlighet att inför kommande val sätta specifikt mål och interna kontrollpunkter vid sitt inledande valplaneringsmöte ett år innan nästa val. Till detta möte föreslås en genomgång av aktuella processer. Valnämndens protokollsutdrag Valnämndens ansvarsutövande 2018, mars Valnämnden ställer sig bakom förslag till kommande planering et skickas till: Valnämndens sekreterare

4 Valnämnden (11) 28 Dnr VAL/2019:1 Ekonomiuppföljning Valnämndens sekreterare sammanfattar utfallet av valnämndens budget för valet till Europaparlamentet Ersättning från valmyndigheten Budgeterade medel för valets genomförande Lön, arvoden Tjänster Transporter, annonser mm Interna köp Totala utgifter Sammantaget har valnämnden ett budgetöverskott på knappt kronor för I denna bedömning ingår då även kostnad för nämndens möte i september månad som uppskattas till cirka kronor. I förhållande till budgeten inför valet fick kommunen en engångsersättning på närmare kronor från valmyndigheten för inköp av valskydd för att bevara valhemligheten. Kostnaderna för valet var i paritet med budgeten. En något lägre kostnad för extern tjänst motsvarar skillnad mellan budget och utfall. Ekonomiskt utfall val 2019, missiv Ekonomisk redovisning för valnämnden uttaget Valnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen et skickas till:

5 Valnämnden (11) 29 Dnr VAL/2018:2 Riskanalys europaparlamentsvalet - utvärdering Inför EU-valet 2019 genomfördes en riskanalys uppdelad i fyra områden: planering, förtidsröstning och valdag, efterarbete och valkampanj. Valkampanjen gick lugnt tillväga. Viss otillåten affischering förekom utan att godkänt tillstånd förelåg trots att information gick ut inför valets genomförande gällande vilka regler som gäller för tillstånd. Vissa affischer togs ner trots erhållet tillstånd på grund av otydlig kommunikation. Förtidsröstning och valdag genomfördes tillfredsställande. Utbildning av ansvariga och ersättare genomfördes innan valdagen. Samtlig valpersonal var tidigare kända eller rekryterades genom referenstagning från aktuella valarbetare. Information angående vikten av uppsikt över valsedlar gick ut till ansvariga innan genomförandet för att förebygga otillåten påverkan. Insynsskydd användes för att bevaka valhemligheten. Någon enstaka synpunkt inkom att skydden inte var tillräckligt stora och att man trots skydden kunde se över dessa. Viss klottersanering genomfördes i samband med valdagen. Efterarbete flöt på bra. Valmyndighetens checklista underlättade för valdistrikten. Vid uppföljning av riskanalysen framkom att de risker som identifierades i riskanalysen i praktiken inte uppkom under genomförandet av valet. Vid avstämning med polisen gjordes bedömningen att risknivån var låg. Det man kan konstatera är att valkansliet är sårbart då endast ett fåtal medarbetare ansvarar för frågan. Det uppstod en hög belastning för befintlig personal under processens samtliga delar. I förebyggande syfte har kansliet gjort en processkartläggning av valet som underlättade genomförandet. Framtida åtgärdsförslag En liten valorganisation innebär en större sårbarhet i händelse av oplanerade bortfall. Hur man kan möjliggöra en robust verksamhet som inte påverkas av dessa bortfall är en fråga som behöver tas med till kommande planering. Samtliga förtidsröstnings- och vallokaler var godkända utifrån de krav som ställs. En översyn bör dock genomföras av befintliga lokaler för att förbättra och underlätta tillgängligheten ytterligare För att motverka otillåten affischering bör partierna få ökade kunskaper om vilka regler som gäller för detta då detta har varit ett återkommande problem.

6 Valnämnden (11) fortsättning 29 Uppföljning riskanalys EU-valet 2019 Riskanalys EU-valet Valnämnden tar del av informationen et skickas till:

7 Valnämnden (11) 30 Dnr VAL/2019:3 Erfarenheter och information från Valmyndigheten och SKL Valmyndigheten har i samarbete med SKL anordnat utbildningar för att sprida erfarenheter från tidigare val inför vårens val till Europaparlamentet. SKL inför valet till Europaparlamentet Valmyndighetens erfarenheter från 2018 års val till riksdagen, kommun- och landstingsfullmäktige 1. Valnämnden tar del av informationen et skickas till:

8 Valnämnden (11) 31 Dnr VAL/2019:6 Enkätsvar och reflektioner efter valen 2018 och 2019 Efter genomförandet av valen 2018 och 2019 skickades en enkät ut till de som på något sätt varit involverade i arbetet. I juni 2019 skickades 194 enkäter ut och den besvarades av 115 personer. Medelvärdet för de besvarade frågorna var mellan 4.2 till 4.6 i en femgradig skala. svis fungerade samarbetet i vallokalerna mycket bra. Synpunkter som har inkommit gäller främst några vallokalers utformning och förtidsröstningen i stadshuset. En synpunkt som kom redan vid höstens val och som åtgärdades till europaparlamentsvalet var städningen i skolornas matsalar inför valdagen. Valkansliet har för avsikt att se över vallokalerna till kommande val för att se om det finns möjligheter att ha gemensamma lokaler till flera distrikt. Enkätsammanställning, missiv Enkätsammanställning 1. Valnämnden tar del av redovisningen et skickas:

9 Valnämnden (11) 32 Process för valhanteringen Valkansliet har under det senaste året sammanställt kommunens processer för att genomföra de allmänna valen. En genomgång av aktuella processer sker vid valnämndens sammanträde. 1. Valnämnden tar del av informationen. et skickas till:

10 Valnämnden (11) 33 Dnr VAL/2018:5 Mål för valnämnden Revisionen har i sin granskning påpekat att valnämnden inte satt upp mål för sin verksamhet. Valnämnden uppdrag har motsvarat det som formulerats i reglementet. I andra paragrafen framgår att valnämnden ska fullgöra kommunens uppgifter enligt de inom verksamhetsområdets hörande lagstiftning. Valnämnden kan vid kommande möte fastställa specifika mål för sin verksamhet i samband med kommande val. Reglemente för valnämnden, antagen Valnämnden tar del av informationen et skickas till:

11 Valnämnden (11) 34 Dnr VAL/2019:2 Delegationsbeslut I enlighet med kommunallagen 7 kap 5-7 kan en del beslut delegeras till anställda inom förvaltningen. Vid sammanträdet redovisas nedan angivna delegationsbeslut utifrån gällande delegationsordning. redovisade punkter Valnämnden delegerade till valkansliet att utse personal för att bistå i röstmottagningen och som ambulerande röstmottagare enligt protokoll Delegationsbeslut, missiv Förteckning av personal under EU-valet 1. Redovisning av delegationsbeslut godkänns. et skickas till: