MÖTESPROTOKOLL. Valnämnd Sammanträdesdatum

Transkript

1 1 / 19 Sammanträdesdatum Plats och tid Stadshuset, Nicolairummmet kl. 15:00-16:50 Ledamöter Mona Gustafsson (ordförande) Lena Boman (vice ordförande) Wolfgang Schneider (S) Lisebritt Karlsson (S) Göran Kjörk (S) Louise Carlsson (M) Gunnar Johansson (C) Ej tjänstgörande ersättare Lillemor Paulsson (ppo) 1-9 Annette Svensson (ppo) Kristina Pihl Andersson (S) Övriga närvarande Utses att justera Linda Mattila (kommunsekreterare) Anders Fyhr (chef Kontaktcenter) Louise Carlsson (M) Justeringens plats och tid Kommunstyrelsens verksamheter, kansli, :00 Protokollet omfattar 1-14 Underskrifter Sekreterare... Linda Mattila Ordförande.... Mona Gustafsson Justerande.... Louise Carlsson (M)

2 2 / 19 Blad 2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnd Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Kommunstyrelsens verksamheter, kansli protokollet Underskrift... Linda Mattila

3 3 / 19 ÄRENDELISTA 1 Godkännande av dagordning 2 Adjungerad 3 Attesträtt för ordförande i valnämnden inför valet Attesträtt för vice ordförande i valnämnden inför valet Rapport från informationsdag och utbildningar med länsstyrelsen 6 Statistik över röstberättigade den 1 mars Vallokaler valet Röstningslokaler för förtidsröstning valet Arvode för röstmottagare vid valet Röstmottagare vid valet Ambulerande röstmottagare vid valet Sammanträdesdagar för valnämnden Nyhetsbrev från Valmyndigheten inför valet Övriga frågor

4 4 / 19 1 Godkännande av dagordning Valnämnden godkänner dagordningen för dagens sammanträde. Valnämnden har att godkänna dagordningen för dagens sammanträde.

5 5 / 19 2 Adjungerad Valnämnden beslutar att chef för Kontaktcenter Anders Fyhr adjungeras till dagens sammanträde med valnämnden. Chef för Kontaktcenter Anders Fyhr har fått i uppdrag att leda valarbetet vid valet 2019 till Europaparlamentet och deltar på dagens sammanträde för att sätta sig in i valarbetet.

6 6 / 19 3 Attesträtt för ordförande i valnämnden inför valet 2018 (VN 2017/3) Valnämnden beslutar att ordförande för valnämnden Mona Gustafsson utses till beslutsattestant för valnämndens bokföringskonto ansvar och verksamhet 13000, vid valet Valnämnden har att besluta om beslutsattestanter inför valet Expedieras till Ordförande i valnämnden Mona Gustafsson

7 7 / 19 4 Attesträtt för vice ordförande i valnämnden inför valet 2018 (VN 2017/4) Valnämnden beslutar att vice ordförande för valnämnden Lena Boman utses till beslutsattestant för valnämndens bokföringskonto ansvar och verksamhet 13000, vid valet Valnämnden har att besluta om beslutsattestanter inför valet Expedieras till Vice ordförande i valnämnden Lena Boman

8 8 / 19 5 Rapport från informationsdag och utbildningar med länsstyrelsen (VN 2017/7) Informationen antecknas till protokollet. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson och vice ordförande Lena Boman har deltagit på en informationsdag om valarbetet i Göteborg den 31 januari 2018 anordnad av länsstyrelsen samt vid en träff den 23 januari 2018 anordnad av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Den 23 januari 2018 hade SKL, Valmyndigheten, länsstyrelsen och Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) information om bland annat innebörden av förändringar i vallagen, ojämnt valdeltagande, generationsskifte i valadministrationen, nytt politiskt landskap, hot, hat och våld, ökad förtidsröstning, medias bevakning och informationspåverkan. MSB betonade kommunens beredskap vid extra val till riksdagen. Kommunen ska ha en plan för genomförande inom 3 månader. Den 30 januari var information från länsstyrelsen om deras valorganisation, förändringar i vallagen, mm. Mona har överlämnat frågan om informationspåverkan till kommunikationsavdelningen och frågan om säkerhet till säkerhetsansvarig. Valadministrationen har gjort en processkartläggning över valarbetet med tillhörande rutiner. Expedieras till Valnämndens ordförande Mona Gustafsson

9 9 / 19 6 Statistik över röstberättigade den 1 mars 2018 (VN 2018/1) Informationen antecknas till protokollet. Valmyndigheten har tagit fram statistik över röstberättigade per den 1 mars Denna statistik ska enligt 4 kap 12 vallagen användas som underlag för kommunfullmäktiges beslut om valkretsindelning. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson går igenom fördelningen av röstberättigade per valdistrikt. Nya Staden S (DLG) har drygt 1800 röstberättigade. Inför kommande val behöver valdistrikten ses över, så att antalet röstberättigade inte överstiger 2000 per valdistrikt. Lidköpings kommun bygger nya bostadsområden och inflyttningen ökar, mot att nå målet 2030 om invånare. Ett valdistrikt ska omfatta mellan 1000 och 2000 röstberättigade enligt vallagen 4 kap 17. På förslag av kommunfullmäktige ska länsstyrelsen besluta om kommunen indelning i valdistrikt. Kommunen ska se över indelningen året närmast före det år då ordinarie val till riksdagen ska hållas. Länsstyrelsens beslut om indelning i valdistrikt ska meddelas senast den 1 december året före det år då beslutet ska tillämpas första gången (vallagen 4 kap 18 ). Expedieras till Valnämndens ordförande Mona Gustafsson sunderlag Statistik över röstberättigade den 1 mars 2018

10 10 / 19 7 Vallokaler valet 2018 (VN 2017/17) Valnämnden beslutar att fastställa vallokaler vid valet 2018 enligt utskickat förslag. Valnämnden beslutade den 18 september att ge valnämndens ordförande i uppdrag att arbeta vidare med lämpliga vallokaler inför valet 2018 samt att boka lokaler utifrån förda diskussioner. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson går igenom sammanställningen av vallokaler vid valet 2018 och genomförda bokningar. På valdistrikt Framnäs är ny vallokal Parketten, efter klagomål att det är mörkt i Rotundan trots extra belysning. I Råda har man bytt vallokal från Råda skola till församlingshemmet då församlingshemmet har god tillgänglighet. Kravet på god tillgänglighet har företräde. I Saleby-Norra Härene är ny vallokal Saleby bygdegård, då det är en farlig vänstersväng in till Resville Kvarn som tidigare använts som vallokal efter sammanslagning av flera valdistrikt. Saleby bygdegård var vallokal i gamla valdistrikt Saleby och har fungerat bra. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson har förhandlat fram en hyra om kr per skollokal, men då får valnämnden stå för städningen efteråt. Valnämnden påpekar att då ska även skollokalen/skolmatsalen vara städad när man anländer, vilket inte har varit fallet vid flera tidigare val. Varje kommun ska se till att det finns lämpliga vallokaler gällande lokalisering, tillgänglighet och öppethållande som ger väljarna goda möjligheter att rösta (vallagen 4 kap 20 ). Mona har Expedieras till Valnämndens ordförande Mona Gustafsson sunderlag Vallokaler valet 2018

11 11 / 19 8 Röstningslokaler för förtidsröstning valet 2018 (VN 2017/10) Valnämnden beslutar att fastställa förtidsröstningslokaler och lokalernas öppettider för valet 2018, enligt utskickat förslag. Valnämnden beslutar att röstmottagarna ska använda samma arbetströjor som vid valet 2014, med tryckt text "röstmottagare" på ryggen. Valnämnden beslutade den 18 september 2017 att ge ordförande i uppdrag att arbeta vidare med förtidsröstningslokaler utifrån förd diskussion samt att boka Järpås bygdegård, Vinningaskolans matsal och vävstugan Tuns dagcentral som förtidsröstningslokal veckan innan valdagen. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson redogör för de förtidsröstningslokaler som är föreslagna och bokade vid valet Sedan valet 2014 har stadshusets entré byggts om till Kontaktcenter med en öppnare planlösning, vilket innebär att den mängd förtidsröstande som förväntas, kan försvåra arbete där. Tidigare valår hölls förtidsröstningen i ett provisoriskt rum i glasgången med ingång från Skaragatan I glasgången har dock golvfasta bänkar installerats vilka förhindrar möjligheten att sätta upp liknande provisoriska väggar denna gång. Rummet blir för smalt med tanke på tillgänglighet. Ordföranden har fört en dialog med säkerhetsstrateg Stefan Gustafsson om möjligheten att bygga en vägg (med dörr för utrymning) tvärs över den glasade gången i norra delen innan Kontaktcenter, så att hela glasgången kan användas till förtidsröstningslokal. In- och utgång via entré Lidbecksgatan. Trapphuset i södra delen kan då användas för placering av valsedlar.

12 12 / 19 Förslaget har presenterats för kommundirektör Jan Fransson som inte såg några hinder, men hänvisade till förvaltningschef på Intern Service Mattias Svensson för ett slutgiltigt godkännande. Valnämnden har fått klartecken från Intern Service att bygga upp väggen och utnyttja hela glasgången till förtidsröstningslokal. Något kostnadsförslag finns inte ännu. Väggen ska vara uppbyggd senast den 15 augusti Vid stadshusets entré från Skaragatan kommer finnas tydlig skyltning om att ingång till förtidsröstningen är från Lidbecksgatan. Förslaget är att förtidsröstningen i stadshuset är öppen från den 22 augusti till den 9 september 2018, öppettider enligt utskickat förslag. Järpås bygdegård, Vinningaskolans matsal och vävstugan Tuns dagcentral är förtidsröstningslokal den 3-7 september 2018 kl 17:00-19:00. Valnämnden för en dialog om arbetströjor för röstmottagare. Vid valet 2014 köpte valnämnden in tröjor till alla röstmottagare, med tryckt text "röstmottagare" på ryggen". Arbetströjorna är bra då det blir tydligt vem som är röstmottagare i vallokalen. Expedieras till Valnämndens ordförande Mona Gustafsson sunderlag Förslag lokaler och tider för förtidsröstning valet 2018 Uppdaterad lista vallokaler valet 2018

13 13 / 19 9 Arvode för röstmottagare vid valet 2018 (VN 2018/2) Valnämnden beslutar att fastställa uppräknat arvode för röstmottagare vid valet 2018 enligt utskickat förlag. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson har tagit fram ett förslag på arvode för röstmottagare vid valet Arvodet är uppräknat sedan förra valet 2014, enligt tidigare fattade beslut att följa uppräkning av arvode till förtroendevalda. Expedieras till Valnämndens ordförande Mona Gustafsson sunderlag Förslag till arvode valet 2018

14 14 / Röstmottagare vid valet 2018 (VN 2018/4) om att förordna röstmottagare vid valet 2018 fattas på nästa sammanträde med valnämnden. Valnämnden för en diskussion vilka som ska förordnas som röstmottagare vid valet Förslaget är att fråga alla som deltog som röstmottagare vid valet 2014 om de ställer upp vid valet För att kunna arbeta som röstmottagare kräver vallagen att man ska ha genomgått sådan utbildning som behövs för uppdraget (vallagen 3 kap 5 ). Ordföranden Mona Gustafsson kommer att hålla en sådan obligatorisk utbildning den 15 augusti 2018 för röstmottagare som arbetar under förtidsröstningen. Röstmottagare som arbetar under valdagen får utbildning den 28 eller den 29 augusti 2018, samma utbildning uppdelat på två kvällar. En del kommuner har infört att röstmottagare måste ha genomgått en kunskapstest på Valmyndighetens webbplats för att kunna förordnas. Valnämnden diskuterar för- och nackdelar med ett sådant beslut, vem som ska kontrollera att röstmottagaren fått godkänt i testet. Valnämnden resonerar att en röstmottagare bör vara myndig, dvs har fyllt 18 år. Någon övre gräns på ålder får inte sättas (åldersdiskriminering) men det ska alltid ske en individuell bedömning av röstmottagarens lämplighet. De som anmäler intresse att få arbeta som röstmottagare under valet 2018 ska lämna en referens. En fråga som diskuteras är behovet av att rekrytera fler reserver. Vallagskommittén anser att en person som kandiderar på listan inte ska vara röstmottagare. En del valnämnder har fattat beslut om att inte rekrytera röstmottagare med politisk anknytning. Valnämndens synpunkt är att ett sådant beslut skulle medföra att alltför många röstmottagare inte längre skulle vara valbara. Ett förslag att överväga är att röstmottagare inte får vara bland de 20 översta kandidaterna på listan. För varje valdistrikt ska det utses minst sex röstmottagare, varav en ordförande och en vice ordförande (vallagen 3 kap 4 ). Ordföranden och vice ordföranden ska ha tillräckliga kunskaper att kunna lösa eventuella problem som kan uppstå. Till förtidsröstningen på dagtid är det lämpligt att i första hand engagera de som är daglediga.

15 15 / 19 Expedieras till Valnämndens ordförande Mona Gustafsson

16 16 / Ambulerande röstmottagare vid valet 2018 (VN 2017/20) om att förordna ambulerande röstmottagare fattas på nästa sammanträde med valnämnden. Röstning genom ambulerande röstmottagare sker av väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe (vallagen 7 kap 3 a ). Det är obligatoriskt för kommunen att tillhandahålla ambulerande röstmottagare och de ska utföra motsvarande uppgifter som i en förtidsröstningslokal. Kommunen ska ha bestämda rutiner för de ambulerande röstmottagarna. Ambulerande röstmottagning kan ske under samma tid som förtidsröstningen, dvs från och med 18 dagar före valdagen. Valnämnden beslutade den 18 september 2017 att inte ha institutionsröstning då det är resursoch tidskrävande och istället satsa på att förordna och utbilda fler ambulerande röstmottagare. Valnämnden diskuterar att mellan ambulerande röstmottagare bör förordnas vid valet Den röstande får boka en tid när de ambulerande röstmottagaren ska komma och två personer åker ut på hembesök. Valnämnden införskaffar identitetshandlingar för de ambulerande röstmottagarna så de kan identifieras sig för den röstande. Expedieras till Valnämndens ordförande Mona Gustafsson

17 17 / Sammanträdesdagar för valnämnden 2018 (VN 2018/3) Valnämnden beslutar om sammanträdesdagar för valnämnden 2018 enligt följande: Måndag den 21 maj 2018 kl 15:00 Måndag den 20 augusti 2018 kl 15:00 Onsdag den 12 september kl 09:00 Måndag den 29 oktober 2018 kl 15:00 Alla sammanträden hålls i Nicolairummet. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson har gjort ett förslag på sammanträdesdagar 2018 för valnämnden. sunderlag Sammanträdestider valnämnen 2018

18 18 / Nyhetsbrev från Valmyndigheten inför valet 2018 (VN 2017/9) Informationen antecknas till protokollet. Valmyndighetens nyhetsbrev har skickats ut till valnämndens ledamöter och ersättare. sunderlag Valmyndighetens nyhetsbrev för valnämnder 2017:5 ( ) Valmyndighetens nyhetsbrev 2017:6 ( ) valnämnder Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnder 2017:7 ( ) Valmyndighetens nyhetsbrev 2017:8 Valmyndighetens Nyhetsbrev för valnämnder 2018:1 Valmyndighetens Nyhetsbrev för valnämnder 2018:1 Länsstyrelser Valmyndighetens nyhetsbrev 2018:2 Valnämnder Valmyndighetens nyhetsbrev 2018:3 Valnämnder

19 19 / Övriga frågor Informationen antecknas till protokollet. Valnämndens ordförande Mona Gustafsson informerar om följande: - Allt valmaterial är beställt av Valmyndigheten, skulle vara inne senast fredag den 16 mars Träff med PostNord den 5 april 2018 gällande lokalt avtal om förtidsrösterna till och från kommunen. Förtidsrösterna får inte skickas med vanlig postdistribution. Centralt avtal mellan Valmyndigheten och PostNord har träffats för transporter externt till andra kommuner. - Länsstyrelsen genomför en utbildning om valet den 18 april 2018 i Göteborg. - Valmyndighetens webbplats har ett nytt utseende.