Regionservice. Målstyrning

Transkript

1 Regionservice Målstyrning

2 Innehåll Presentation Bakgrund och utmaningar Syfte med målstyrning Beskrivning av målstyrningsmodell Verktyg för visualisering, analys och uppföljning Från data till beslut struktur, metod och verktyg förhållande till delarna i en kontinuerlig process Effekter

3 Presentation

4 Kort om Regionservice Vi är cirka anställda och med en omsättningen på cirka 4 miljarder kronor. Vi levererar service till 18 sjukhus vårdcentraler - Närhälsan folktandvårdkliniker - Tandvården regionens övriga verksamheter och bolag bland våra kunder finns också kommuner

5 Organisation

6 Regionservice under ett år > förmedlar 5 miljoner telefonsamtal och akuta larm > hanterar leverantörs- och kundfakturor, samt patientfakturor > kör transporter motsvarande 35,6 varv runt jorden > levererar 4,6 miljoner måltider > levererar hjälpmedel > registrerar ärenden och handlingar i diarierna > tvättar ton textilier > upphandlar varor och tjänster till ett värde av 8 miljarder kr > upprättar lönespecifikationer

7 Regionservice vision Sveriges ledande servicepartner inom vården.

8 Regionservice uppdrag Regionservice uppdrag är att återföra medel till kärnverksamheten samt öka kvalitet och koncernnytta i serviceverksamheterna

9 Olika historiska beslut Många arbetssätt FAS I Samordning och konsolidering Olika kundkrav Olika processer Olika ägarkrav Stor geografisk spridning FAS II Standardisering och professionalisering Konsolidering Öka förtroendet Standardisering Säkerställa sänkta kostnader Stärka servicekulturen Sveriges ledande servicepartner inom vården Olika kulturer Olika ledningssystem Olika styrningssätt

10 Effektivisering per år Regionservice Mnkr

11 Målsamband Fokus i triangeln beror på typ av tjänst och nuläge

12 Syfte med målstyrning Säkerställa att medarbetare känner till, förstår och agerar i linje med strategin Dvs. att alla i organisationen säger: Jag vet vad som är viktigast, hur det går och jag agerar i linje med det! FOKUSERA VISUALISERA AGERA

13 Regionservice målstyrningsmodell 1. Relevanta mått för att kunna agera i linje med strategin 2. Målgruppsanpassad visualisering 3. Uppföljning som säkerställer att information leder till beslut

14 Styrningen är kartan och kontroll är instrumentpanelen Styrning (Proaktivt agerande) Kontroll (Reaktivt agerande) Frågor: Var är vi? Vart ska vi? Hur når vi dit så fort som möjligt? Frågor: Vad behöver vi ha koll på för att vi inte ska köra i diket eller stanna? Svar: Prioriterat mål; strategiska förändringsområden Svar: Varningslampor som täcker många kontrollområden Effekt: Att vi gör rätt saker Effekt: Att åtgärder genomförs i tid

15 Tillvägagångssätt för effektiv visualisering Målgrupp Behov Situation Ledningsgrupp Säkerställ reaktiva åtgärder i tid och skapa en känsla av kontroll Beslutsmöte med diger agenda, lite tid, måste prioritera det viktigaste

16 Metod för uppföljning Styrande/Proaktiv Bevakande/Reaktiv Vart ska vi agera? Analys Varför? Beslut! Vad ska göras? Aktivitetsuppföljning Vad, vem, när? Säkerställa att det görs!

17 Proaktiv analys som grund för beslut Styrande/Proaktiv Bevakande/Reaktiv Vart ska vi agera? Orsak - varför presterar vi som vi gör? Analys Varför? Prognos - hur blir styrperioden givet vad vi vet nu? Beslut! Vad ska göras? Följdeffekter - har eller riskerar vårt nuläge att ge andra negativa konsekvenser inom andra områden? Aktivitetsuppföljning Vad, vem, när? Säkerställa att det görs! Åtgärdsförslag - Vilka beslut måste fattas?

18 Kontrollkort Qlikview

19 Analys Qlikview

20 Grunden för bra analys är en tydlig frågeställningar och delfrågor Vilken är den övergripande frågeställningen analysen ska svara på? Vilka delfrågor måste vara lösta för att kunna svara på den övergripande frågan? Vilka analyser behövs för att kunna svara på respektive delfråga? Vilken data krävs för att kunna göra den efterfrågade analysen? Hur har personalsituationen sett ut? Frånvaron Kompetens hos aktuell bemanning Frånvaro (dagar) Kompetensgap (Index) T ex Varför har våra fakturor per timme minskat senaste månaden? Har vi behövt hantera kunderna annorlunda? Nya kunder Rätt inleveranser av underlag Snittid per kund (h) Inleveranser enligt standard (%) Nya behov Utleveranser enligt standard (%) Har vi själva följt processerna? Processavvikelse Processavvikelser (#)

21 För att summera. 1. Relevanta mått för att kunna agera i linje med strategin FOKUSERA 2. Målgruppsanpassad visualisering VISUALISERA 3. Uppföljning som säkerställer att information leder till beslut AGERA

22 Process för uppföljning i ledningsgrupper Målstyrning publiceras Styrkort Kontrollkort Förberedelse 3. Månatligt ledningsmöte 4. Kommunikation 5. Ev. mellanliggande ledningsmöten Fokus för styrningen Samtliga indikatorer Analys Förbättringar Ansvarig Deadline Fokus för kontroll Röda områden Analys Åtgärdsförslag Ansvarig Deadline Fokus på att besluta om aktiviteter inom styrningen Samtliga indikatorer inom kontroll Röda områden Kommunikation till all personal om styrning Mål Resultat Beslutade aktiviteter Kommunikation till relevant personal om kontroll Röda områden Acceptabla nivåer Resultat Beslutade aktiviteter Kommunikation och rapportering uppåt/nedåt Fokus på att följa upp beslutade aktiviteter inom styrning och röda kontrollområden

23 Uppföljning ledningsgrupper Servicenämnden LGR Resp. Distrikt Gemensam Produktion* Inköp* Administrativt centrum* Se nästa bild Per enhet Per enhet (exkl. kundservice, miljö) Per enhet

24 Nedbrytning styr- och kontrollkort för AC 2014 Administrativt Centrum Gemensam Service Kompetenscentrum Lön/Fakturaservice Resp. priomål Telefoni Utb./Konf. Arb.pl.serv. Tjst.id. Diariet

25 Informationsförsörjningsprocessen Data Information Kunskap Korrekta beslut Strukturerad och ostrukturerad data i verksamhetssystem transformerad och utvecklad till information som är användbar för analys som utgör underlag för beslut som förflyttar verksamheten i linje med mål

26 Verktyg Metod Struktur Informationsförsörjningsprocessen Data Information Kunskap Korrekta beslut Strukturerad och ostrukturerad data i verksamhetssystem transformerad och utvecklad till information som är användbar för analys som utgör underlag för beslut som förflyttar verksamheten i linje med mål Organisa tion Intressenter Informationsmodell Behov Behov Behov Målstyrning Qlikview

27 Effekter av målstyrning FOKUSERA Frigör tid fokus på rätt frågor i ledningsgruppen VISUALISERA Frigör tid från manuell sifferproduktion i Excel. Qlikview lyfter upp relevant information för uppföljning av måluppfyllelse och gör den visuell. AGERA Frigjord tid från arbete med att ta fram nyckeltal manuellt läggs på analys och åtgärd inom de områden, som avviker från målet. MÅLUPPFYLLELSE