Handlingsplan 2017 UTVECKLINGSINRIKTAD OCH HÅLLBAR SERVICE I EKONOMISK BALANS 2017

Transkript

1 Ulla Block Francke Tf. Servicedirektör Regionservice SN Handlingsplan 2017 UTVECKLINGSINRIKTAD OCH HÅLLBAR SERVICE I EKONOMISK BALANS 2017

2 Utvecklingsinriktad och hållbar service i ekonomisk balans Bakgrund... 3 Målsättning och utgångspunkter... 3 Handlingsplan Fel! Bokmärket är inte definierat. Åtgärder i handlingsplanen... Fel! Bokmärket är inte definierat. Intern FTE Benchmarking... 5 Lokalvård... 5 Måltider... 5 HR-direktiv... 6 Generella besparingar... 7 Implementering...7 Uppföljning... 8 Ekonomisk sammanställning...8

3 Utvecklingsinriktad och hållbar service i ekonomisk balans 2017 BAKGRUND Regionfullmäktige beslutade , 106, att alla nämnder senast ska återkomma till regionstyrelsen med en beskrivning av beslutade åtgärder för att få en budget i balans gavs Servicedirektören i uppdrag, av Servicenämnden, att utifrån befintlig ekonomisk ram redovisa en handlingsplan för en ekonomi i balans. Handlingsplanen ska vara omsatt i konkreta, hållbara och långsiktiga åtgärder med uppgifter om ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser. Handlingsplanen redovisas vid Servicenämndens sammanträde MÅLSÄTTNING OCH UTGÅNGSPUNKTER Regionservice utvecklar och tillhandahåller tjänsteleveranser gentemot de huvudsakliga beställarna i vårdförvaltningarna. Förvaltningen ansvarar också för utvecklingen av en regiongemensam IT-lösning - CAFM. Regionservice bedömer att den organisationsförändring som genomförts med en samlad ledning kring serviceleveranser är av central betydelse för att nå optimal framgång. Ett tydligare fokus på målstyrning och uppföljning innebär också en tydligare styrning mot kvalitet och ett bättre resursutnyttjande. Detta kommer i sin tur att ge ett bättre ekonomiskt resultat, då det ofta är kvalitetsbrister och bristande samordning som ger merkostnader. Det hittills genomförda förändringsarbetet och den påbörjade standardiseringen utgör en god bas. Detta arbete behöver fortsätta. Bedömningen är att nödvändiga kostnadsreduktioner inte går att lösa med enbart generella sparåtgärder utan att även riktade strukturella förändringar kommer att behövas. HANDLINGSPLAN 2017 Regionservice målsättning för 2017 är en ekonomi i balans vid utgången av året. Med anledning av detta drar förvaltningen nu igång en handlingsplan med åtgärder som både ska spara pengar åt Region Skåne, men framför allt på sikt bidra till att göra Regionservice verksamhet effektivare och skapa ännu bättre förutsättningar för tjänsteleveranser till den skånska hälso- och sjukvården. Åtgärderna riktas i första hand mot de områden där kostnadsökningen varit högst under Under 2017 kommer åtgärder successivt att genomföras som sänker förvaltningens kostnadsnivå.

4 Handlingsplanen är ett viktigt steg i det redan inledda arbetet med att utveckla Regionservice verksamhet, vilket bland annat resulterat i en samlad ledning och styrning av mål för verksamhet och resultat i fokus i förvaltningen. Arbetet med utvecklingen av Regionservice grundas i sex viktiga målområden: Nöjda medborgare En effektiv verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklings aktör Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Verksamhet och resultat i fokus Långsiktigt stark ekonomi Genom att göra nödvändiga förändringar och samtidigt hålla kursen i det som redan fungerar väl, får Regionservice än bättre förutsättningar att erbjuda en högkvalitativ service som bedrivs mer kostnadseffektivt och med ökad produktivitet utifrån vårdens fokus. När Regionservice genomfört nödvändiga förändringar ska förvaltningen stå stark för att kvalitativt och finansiellt möta framtidens utmaningar. Regionservice har de senaste åren arbetat efter målsättningen att ständigt förbättra tjänsteleveranserna till vården för att på så sätt bidra optimalt till vårdens egen utveckling. Nu går förvaltningen in i ett arbete som inte enbart ska fokusera på att förbättra det ekonomiska resultatet, utan som också ska fortsätta utveckla verksamhetens innehåll positivt och framtidsinriktat som stöd för vården. Parallellt med detta arbete driver Regionservice utvecklingen av ett digitalt stöd i form av CAFM. Viktigt är att samtidigt verka för att upprätthålla en attraktiv arbetsplats för de egna medarbetarna. ÅTGÄRDER SOM INGÅR I HANDLINGSPLANEN Handlingsplanens ingående åtgärder visar vägen mot en effektiv serviceorganisation som samarbetar och samverkar och som hela tiden har vårdens behov i fokus. De resultatförbättrande åtgärder som presenteras nedan kan i flera fall genomföras inom ramen för verkställighet av serviceförvaltningens uppdrag. Nedan presenteras delar av de åtgärder som planeras 2017 eller pågår. Fem särskilda områden har identifierats och arbetet är organiserat utifrån att med, riktade åtgärder inom dessa områden nå en kostnadsreduktion som vänder trenden gällande den resultatutveckling som redovisats tidigare. Ekonomisk målsättning: Handlingsplanen i sin helhet väntas kunna resultera i reducerade kostnader runt 55 Mkr.

5 1. ÅTGÄRDSPLAN - INTERN BENCHMARKING I dagsläget finns ingen absolut bild av hur det faktiska resursutnyttjandet ser ut och hur många resurser som behövs för att utföra en viss tjänst. Det finns antaganden som pekar i riktning mot hur resursfördelningen bör ser ut inom Regionservice olika verksamheter. För att ta reda på detta behöver en noggrann kartläggning göras av alla Regionservice verksamhetsområden tillsammans med representanter för vårdförvaltningarna. Resultatet av kartläggningen och den efterföljande analysen ska leda till ett förslag med konkreta åtgärder, inklusive tillämpbara nyckeltal. Målet är att hitta rätt fördelningsnyckel, rätt bemanning för att utföra en viss tjänst. Ett viktigt fokus i genomförandet av åtgärdsplanen är ett fortsatt införande av standardiserade tjänster i de ingående områdena. De områden som ingår i actionplan intern benchmarking är: Lokalvård Transport Måltider Ekonomisk målsättning: Åtgärderna beräknas kunna reducera kostnader motsvarande Mkr. (Åtgärderna förutsätter en tidigareläggning av nyttoeffekterna från digitalisering och den standardisering detta medför.) 2. ÅTGÄRDSPLAN - LOKALVÅRD I åtgärdsplanen för Lokalvård ingår att göra en tydlig översyn av och dialog kring ingångna avtal med samtliga externa lokalvårdsleverantörer. I detta ingår att en del tjänster kommer att avslutas. En struktur är nu framtagen kring hur offertförfrågan i förhållande till Vården ska hanteras. Strukturen kommer att förankras med Vårdförvaltningarna under april månad. I planen ingår att definiera extra tjänster som utförs åt Vården. Under april kommer samtliga tjänster att bli definierade. Åtgärderna som ingår i planen är: Tydligare uppföljning av ingångna avtal både externt och internt Översyn av offertförfarande Incitamentsstruktur gentemot kunder. Transport samt Måltider Ekonomisk målsättning: Åtgärderna beräknas kunna reducera kostnader motsvarande 10 Mkr. 3. ÅTGÄRDSPLAN - MÅLTIDER Regionservice målsättning är att genomföra en kostnadseffektiv måltidsförsörjning inom Region Skåne utan att kompromissa med patientens näringsbehov eller med måltidsupplevelsen. Insatser genomförs för att nå ett mer likriktat sortiment av beställningsbart livsmedel och därigenom nå ökad kostnadseffektivitet. Inom ramen för måltidsförsörjningen kommer även svinn behandlas samt utvärdering och eventuellt implementation av förändringar i befintligt utbud gällande café och restaurang verksamhet.

6 Åtgärdsplan Måltider är en komplex helhet och består av flera delar: Beslutsorganisation kost I dagsläget är mandaten oklara om vem som kan besluta om vad. Det finns ett flertal olika kostråd på de olika sjukhusen, vilka i sin tur skall kommunicera med affärsområde Måltider. Detta medför att beslut i kostfrågor fattas i fel forum som därtill saknar mandat att genomföra dem. Ekonomi Åtgärdsplanen innebär en översyn kring vad olika delmoment kostar kopplat till: Råvaror Arbete Transport Nyckeltal Kökens effektivitet Förbättringspotential Livsmedelssortiment Sortimentet som erbjuds är idag mycket brett och det finns ett stort behov att se över om detta kan minskas. Målet är ett minskat sortiment med högre omsättning på varorna, vilket även kan ge bättre priser i framtida upphandlingar. Måltidssvinn I dagsläget är måltidssvinnet stort och består av flera delar: Beställningssvinn beställning upp till avdelning men som aldrig når patient. Översyn av rutiner för att få en mer korrekt beställning. Tallrikssvinn - serverat till patienten men inte uppätet. Fokus på kvalitet och rätt beställning. Utvärdering En sammanvägning av delprojekten med en utvärdering av den regiongemensamma standarden för patientmåltider bör ge svar på: Hur måltidsförsörjningen i Region Skåne bör se ut i framtiden Eventuella skillnader i ekonomi mellan olika alternativ Vilket alternativ som är att föredra när det gäller svinnmängder och måltidsupplevelser för patienten Ekonomisk målsättning: Åtgärderna beräknas kunna reducera kostnader motsvarande 6 Mkr. 4. ÅTGÄRDSPLAN LOKALA HR-DIREKTIV Insatserna fokuserar till att implementera gemensamma och tydligare förhållningssätt gällande områdena: Anställning: Närmsta chef ska noga utvärdera om man kan omorganisera, fördela om arbetsuppgifter eller ändra rutiner för att undvika kostnaden vid ersättning av medarbetare

7 Utbildning: Med utbildning menas all kompetenshöjning som utbildning, coaching, personlig utveckling osv. Ny ordning införs för beslut om utbildning som är extern. Förtäring: Med förtäring menas allt man beställer som innebär en kostnad som fikabröd, frukostmat, fruktkorgar. Ny ordning införs för beslut om förtäring. Konferens/Internat: Med konferenser/internat menas alla interna/externa aktiviteter som innebär en kostnad. Ny ordning införs för beslut om konferens/internat. Ekonomisk målsättning: Åtgärderna beräknas kunna reducera kostnader motsvarande 10 Mkr. 5. ÅTGÄRDSPLAN - GENERELLA BESPARINGAR Åtgärderna som innebär generella besparingar utgår ifrån en gemensam reduktion av kostnader i förvaltningen. Ett intensifierat arbete med ständiga förbättringar enligt en tydlig metod och struktur kommer att startas. Arbetet kommer att bidra med kostnadsreduceringar, men skapar också förutsättningar för ett engagemang och en ökad kompetens hos medarbetarna vid Regionservice. Ett systematiskt och kontinuerligt förbättringsarbete är också en grundförutsättning för att i framtiden säkerställa att medarbetarna vid Regionservice lever upp till värdegrunden med målsättningen att vara drivande. Ekonomisk målsättning: Åtgärderna beräknas kunna reducera kostnader motsvarande 4 Mkr.

8 IMPLEMENTERING Handlingsplanen är uppdelad på fem åtgärdsplaner med tillhörande åtgärder. Varje åtgärdsplan har en utsedd ansvarig från Regionservice ledningsgrupp. Innehållet i åtgärdsplanerna kommer under april att förfinas och konkretiseras. Därefter kommer de att lämnas över till verksamheterna för genomförande. En koordinator finns utsedd att hålla samman rapporteringen som inledningsvis sker varannan vecka till ledningsgruppen. Återkoppling sker sedan kontinuerligt inom ramen för uppföljningsprocessen till Servicenämnden. Parallellt sker förankring och information ut i organisationen. Det är av största vikt att chefer och medarbetare känner till varför detta arbete görs och vilken målsättningen är, samt blir engagerade i de förändringsåtgärder som ett genomförande innebär. Kommunikationen drivs därför nära medarbetarna med regelbundna arbetsplats- och informationsmöten. För att nå framgång krävs att medarbetarna, i synnerhet inom de områden som det råder extra fokus kring, hela tiden är medvetna om nästa steg i åtgärdsplanen och vad det i så fall innebär för dem. UPPFÖLJNING Nedan visas en schematisk skiss över åtgärdsplanerna och dess genomförande kommer att bedrivas:

9 EKONOMISK SAMMANSTÄLLNING Handlingsplanen kommer att implementeras successivt i verksamheten, där fokus är att vända kostnadsutvecklingstrenden. Flera av åtgärdspunkterna kräver ett förändrat arbetssätt för att uppnå full kostnadsreduktion. Målsättning är att uppnå ekonomi i balans 2017, där ständiga förbättringar, införande av IT-system för serviceverksamheten ska säkra helårseffekt för kostnadsreduktion under Vid april månadsslut visar prognosavvikelsen på minus 74,5 Mkr. Av dessa är det målsättningen att 55 Mkr ska hämtas från kostnadsreduktion och dem resterade 19,5 Mkr ska kommer från intern debitering av utestående och nya extra beställningar från vården. Handlingsplan för ekonomi i balans målsättning kostnadsreduktion Kostnadsreduktion Mkr 1 Intern FTE benchmarking 25 2 Lokalvård 10 3 Måltidsprojekt 10 4 Lokala HR-direktiv 6 5 Generell besparing 4 Målsättning kostnadsreduktion 55 Intern debitering Extrabeställningar 19,5 inkl. volym, frekvens, materialökningar Målsättning intern debiteringar 19,5 Total för att uppnå ekonomi i balans 74,5