Månadsrapport. Service- och teknikförvaltningen

Transkript

1 Månadsrapport Service- och teknik 2013

2 Service- och teknik 1 Budgetuppföljning och prognos per nämnd Service- och teknik INTÄKTER Utfall perioden 2013 Ack. Budget 2013 Avvikelse 2013 Budget Helår 2013 Externa intäkter Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl konsultkostnader Personalkostnader Externa hyror Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Finanskostnader Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Under årets första månader har kommunen genomfört stora ändringar av kodstruktur och ekonomisystem. Därav har uppföljningsmöjligheterna varit starkt begränsade. Service- och teknik har därför fått göra ett stort antal manuella korrigeringar och kvalificerade uppskattningar för att komma fram till februari månads resultat. Förvaltningens bedömning är, enligt ovanstående, att periodens resultat är 189 tkr. Prognosen för 2013 bedöms till +/- 0. 2

3 Service- och teknik 1.1 Genomförda och planerade åtgärder som är inräknade i prognosen samt ekonomisk effekt Service- och teknik har under årets första två månader arbetat intensivt med organisationsstrukturen. Arbetet startade redan hösten 2012 och vi kommer att ha en ny struktur senast 1 april. Verksamheterna organiseras i två avdelningar. Den ena samlar verksamhet som riktas direkt till kommuninvånarna, och den andra samlar verksamhet som riktas mot andra förvaltningar eller den egna. I organisationen finns även ett antal stabsfunktioner. Syftet med förändringen är att skapa en organisation som är effektivare, såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt. Resurser har frigjorts till att stärka uppföljnings-, planerings, och utvecklingsarbetet. Den 1 januari 2013 hade Service- och teknik 188,375 årsarbetare. Service och teknik har gjort en rad förändringar under den senaste tiden för att anpassa sin verksamhet till gällande förhållanden, och i syfte att skapa bättre förutsättningar att komma i gällande ekonomiska verklighet. Förändringarna har dock inte gett resultat i tillräcklig omfattning. Verksamhetsförändringar som är kopplade till minskade arbetsuppgifter har genomförts under Det råder arbetsbrist för fem årsarbetare inom avdelningen Gata/Park. Arbetsgrupper som kommer att påverkas är personal inom underhåll och anläggning. Detta innebär att fem anställda kommer att bli övertaliga. Utöver dessa förändringar är det aktuellt med fler åtgärder inom Gata/Park för att minska kostnaderna och komma i sin budgetram. Verkställighet av uppsägningar beräknas ske under hösten Innan detta ska förhandlingar och omplaceringsutredningar vara utförda. Utöver dessa förändringar pågår en aktiv period med bland annat föreläsningar inom Kost och ADA. 3

4 Service- och teknik 2 Uppföljning enhet Förvaltningschef Följer budget. ADA ledning Inom den Administrativa avdelningen har årets första månader mestadels fokuserats på bokslutsarbete och nödvändiga omställningar som följt av det nya ekonomisystemet och den nya kodplanen. Anställda inom ekonomiadministrationen har även engagerats för att utbilda övrig kommunpersonal i fakturahanteringssytemet Agresso. ADA verksamhetsservice Eftersom de personliga ombuden gick över till Vård- och omsorgs vid årets början är kommunens växel den enda verksamhet som finns kvar under rubriken Verksamhetsservice. Städverksamheten Den tidigare städcontrollern gick i pension den sista februari så under perioden januari-februari gjordes en överlämning till hennes efterträdare. Rutiner gicks igenom, kontaktnät etablerades och efterträdaren gavs möjligheter att ta över och driva verksamheten vidare. Överlämnandet fungerade väl. De närmaste utmaningarna som finns under våren gäller kommunens verksamheters fortsatta flyttar. Att samordna städningen med flyttar och renovering av lokaler kräver en viss logistik. Gata/Park En av två årliga översyner av gatubelysningen genomförs under mars månad och den andra görs under hösten. Snickarlagen inom Skog och Natur river byggnader vid Heden och Klubbetorp i Björkvik. Skogslagen röjer vid Djulö camping och utmed Bievägen. Anläggningslagen kommer att påbörja en del arbeten åt Samhällsbyggnads. Det är markarbeten till två nya digitala skyltar vid infarterna och nollvisionsåtgärder vid Bondegatan. Investeringar Förberedelser görs inför anläggningsarbetena som beräknas starta upp under april. De arbeten som kommer att påbörjas är färdigställande av parkering Jakobsdal, boulebannor intill tennishallen och byte av plasttak på växthuset. Upprustningen av Djulö värdshus påbörjades i januari och ska vara klart till sista april då den nya arrendatorn startar upp sin verksamhet. 4

5 Service- och teknik Vinterväghållning Vinterberedskapen avslutas den 31 mars. Inom väghållningen påbörjas vintersandupptagningen på de platser som är snöfria. Kost- och transportservice Årets första månader har till stor del handlat om hur organisationen skall se ut. Avdelningen har även arbetat med att undersöka hur en eventuell beställar-/utförarfunktion skulle se ut. I Kost- och transportservice samverkan med Vingåker har nu produktionen till matdistributionen flyttats till Humlegårdens kök i Vingåker. Humlegården har rätt utrustning för produktionen, och i och med detta har även personaleffektiviseringar kunnat ske. Representanter för avdelningen har deltagit på föräldramöten för att diskutera skolmaten. Under en hel vecka har Katrineholms-kuriren bevakat skolmaten och den massmediala uppmärksamheten har varit stor, då hästköttsskandalen har utspelat sig under perioden. Tidningens läsare fick även chatta med kostchef och dietist under en eftermiddag. Under samma period har informationskontoret varit ute och provätit skolmaten och lämnat sina åsikter. Inom arbetslinjen har den första gruppen nu avslutat sina sex månaders anställning, och nya har tagit vid både som matvärdar och flyttvärdar vilka nu står inför nya flyttutmaningar i kommunen. På omlastningscentralen har man arbetat med att få struktur på mejeriavtalet. Sedan februari så ligger mejeriavtalet hos grossisten Servera, istället för att Arla själva sköter distributionen. Restaurangen på Igelkotten kommer att få nya fina möbler under våren. Vård- och omsorgs står för investeringskostnaden genom samarbete med STF. Planering pågår för fullt inför vårens utbildning för chefer i bemanningsakademin, en utveckling i datastödet TimeCare. Dietistverksamheten: Slutredovisning av stimulansmedelsarbete från har redovisats för Vård- och omsorgsnämnden. Dietist har varit med och utformat en trycksårsutbildning för vårdpersonal. Dietisterna har tillsammans med FOU (Forskning och Utveckling) haft utbildning inom munhälsa och sväljsvårigheter. Den genomfördes vid tre olika tillfällen i Malmköping för personal inom kommun och landsting från hela Sörmland. Socialstyrelsens föreskrifter har kommit och dietist har skrivit konsekvensbeskrivning för Katrineholms kommun. För första gången har det genomförts en gemensam Sörmländsk nattfastemätning. Den 19 mars genomfördes ett stort event för allmänheten där Kost- och transportservice bjudit in livsmedelsverket för frågestund. Evenemanget hölls på Lokstallarna. Skolmaten samt det kostpolitiska programmet stod i fokus. Cirka 60 personer besökte kvällen. 5

6 Service- och teknik Sportcentrum Under januari och februari har det varit full aktivitet på Sportcentrum. I Duveholmshallen har det hållits Grand Prix i volleyboll och Sverigecupen i handboll. KSK har spelat 7-mannafotboll under fyra helger och i övrigt har det varit seriespel. På Backavallen har bandyn varit det dominerande inslaget. Man har arbetat med förberedelser inför arrangemangen i mars med bandycup för 20 lag, den första fotbollscupen på konstgräset och en ishockeycup. Renoveringen/ombyggnationen av omklädningsrummen i läktaren pågår för fullt. Etapp ett - östra delen av läktaren - beräknas vara klar 20 april. Sedan görs ett uppehåll under sommaren och etapp två påbörjas i september och ska vara klar senast 15 december. Simhallen fortsätter att visa på positiva besöksiffror i förhållande till motsvarande tid föregående år, vilket beror på äventyrsbadets tillkomst. 6

7 FÖRVALTNINGSCHEF Lorraine Fröberg Årsarbetare: 188,375 Säsongsanställda: 13 STAB Hans Gahn Håkan Pettersson AVDELNINGSCHEF Thomas Klippel Årsarbetare: 68,425 Säsongsanställda: 13 AVDELNINGSCHEF Camilla Wiström Årsarbetare: 115,95 Säsongsanställda: 0 STAB Karin Engvall Daniel Lagmyr Johan Ronnesjö STAB Susanne Larsson Ann-Britt Lundahl Josefin Nyberg Elin Seger Sara Svensson GATA/PARK Michael Antonsen Erland Fröjd SPORTCENTRUM Dennis Sköldin KOST KATRINEHOLM Ingela Blom VERKSAMHETSSERVICE Stefan Hellström SKOG & NATUR Torvald Duan KOST VINGÅKER Linda Hellström

8

9

10

11

12

13

14

15 Internkontrollplan Service och teknik Kontrollområde (rutin/system) Arbetsmiljö, jämställdhet och rehabilitering Skyddsronder Att skyddsronder genomförs i enlighet med arbetsmiljölagen Brandskyddsarbete Att systematiskt brandskyddsarbet e utförs i fastigheter Kontanthantering Kontantkassor att rutiner för kassahantering följs Investeringar Att riktlinjerna för investeringar följs Behörighet i system Avtalstrohet Kontroll att personer som slutar är avslutade i Agresso Säkerställa att avtal följs Skyddsombud Utsedd personal Assistent Förvaltningsekonom Förvaltningsekonom Assistent Årlig avstämning 1 gg/år Närmast ansvarig chef Stickprov 1 gg/år Ledningsgrupp Alla transaktioner på 6 st investeringsobjekt. Lista från lönesystemet som jämförs med Agresso. Stickprov 1 gg/år Ledningsgrupp 2 ggr/år Ledningsgrupp 5 prov /vecka Stickprov (12 st) 1 gg/mån Förvaltningsekonom Förvaltningsekonom Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klar senast Aktuella Arbetsledare Kontrollera att 1 gg/år Ledningsgrupp handlingsplaner handlingsplaner finns och efterlevs finns och efterlevs Riskbedömning

16 Kontrollområde (rutin/system) Kundfakturering Verifikationer Attest Utanordningar Bilder Digitala medier (Efterleva PUL) Delegationsordning Att godkänt bokföringsunderlag finns till utanordningar. Attestlistor är aktuella. Attest utanordningar attest sker av behöriga personer. Två personer i förening. Kontrollera upphovsrätt och publiceringstillstånd Assistent Avdelningschefer Assistent Informatör De personer som hanterar bilder Att PUL-regler följs Informatör Att den är relevant Avdelningschefer i förhållande till organisationens struktur och angivna beslutsfunktioner Riskbedömning Rapportering till Förvaltningsekonom Stickprov (12 st) 1 gg/år Förvaltningsekonom Regelbundna avstämningar Fortlöpande Förvaltningschef Stickprov (12 st) 1 gg/år Förvaltningsekonom Stickprov Varje månad Klar senast Ledningsgrupp Stickprov 1 gg/år Ledningsgrupp Genomgång av 1 gg/år Förvaltningschef nuvarande organisation och jämförelse med delegationsordning en Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Kontrollmetod Kontrollfrekvens Att kundfaktura Assistent Stickprov 5 prov skickas så snart /månad som möjligt efter utförd tjänst. Kontroll sker av ströfakturering.

17 Kontrollområde (rutin/system) ID-kort och nycklar Expediering av beslut Återkallande av förkomna kort. Att rutinerna används Nämndsekreterare Service- och tekniknämndens protokoll Avstämning av nyckelkvittenser mot personalregistret Gå igenom att allt är expedierat Rapportering till 1 gg/år Avdelningschef 1 gg/år, 1 protokoll Förvaltningschef Klar senast Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Kontrollmetod Kontrollfrekvens Att personal som Enhetschefer slutar inte har kort/nycklar kvar. Riskbedömning Internkontrollplan Samhällsbyggnads Kontrollområde (rutin/system) Vägbidrag Fakturering upplåtelse av mark Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering till Klar senast Att gällande Förvaltningsekonom SBF Samtliga ärenden 2 ggr/år STN 31/8, rutiner följs SBF Uppföljning av att Förvaltningsekonom SBF Stickprov 2 ggr/år STN 31/8, debitering har SBF skett enligt gällande taxebeslut Riskbedömning Handikapptillstånd Att gällande rutiner följs Förvaltningsekonom SBF SBF Stickprov 2 ggr/år STN 31/8, Internkontrollerna kommer att utföras fortlöpande under året. Avrapportering till nämnd sker i samband med delårsbokslut, och internkontrollarbetets utfall sammanfattas i samband med årsredovisningen. Internkontrollplanen revideras årligen, och ändringar föreslås vid behov.