Kompetens- och arbetslivsförvaltningens internkontrollgrupp har under 2011 bestått av Tina Malmrot, Maria Nimstad och Pia Svensson

Transkript

1 (5) Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Internkontroll 2011 Kompetens- och arbetslivsförvaltningens internkontrollgrupp har under 2011 bestått av Tina Malmrot, Maria Nimstad och Pia Svensson Plan för internkontroll antogs av nämnden den 14 januari Den 7 september rapporterades till nämnden om gruppens påpekanden under årets första sex månader. Den 15 april, den 7 september och den 18 november rapporterades till nämnden om förvaltningens handläggning av nämndens beslut. Gruppens arbete under året 26 januari Kontanthantering Dagskassor Depositionsavgifter 2 februari Kontantinbetalning utan kassaapparat 8 mars Attestrutiner Kundfakturor och debiteringsunderlag Leverantörsfakturor 22 mars Lönerapportering Resor och körjournaler 19 april Kontantinbetalning utan kassaapparat 12 maj Depositionsavgifter Kontanthantering Dagskassor Kopieringsavgifter 9 augusti Klagomål och synpunkter Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Anna Carlsson Nämndsekreterare anna.carlsson@falkoping.se Falköpings kommun Lärcenter Falköping Telefon Telefax kan@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

2 2 (5) 29 augusti Kontanthantering Dagskassor Kontantinbetalning utan kassaapparat Representation 3 oktober Attestrutiner Depositionsavgifter Kundfakturor och debiteringsunderlag Leverantörsfakturor 24 november Lönerapportering Kontantinbetalning utan kassaapparat Kommentarer vid kontroll Attestrutiner 2 gånger per år genom stickprov/urval Att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Leverantörsfakturor 2 gånger per år genom stickprov/urval Att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Fakturan är ej ankomststämplad. Uppgift om F-skattebevis saknas. Övriga rutiner har följts. Personer med konteringsansvar och attesträtt uppmärksammas på gällande rutiner och uppmanas till noggrannhet. Kundfakturor och debiteringsunderlag 2 gånger per år genom stickprov/urval Att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Kontanthantering 4 gånger per år genom stickprov/urval Att regler och rutiner för kontanthantering följs. Kontanthantering Dagskassor Det finns nu fungerande rutiner om Yvonne Green är frånvarande, men detta måst ses över när Gerd slutar. Vem ska ansvara för att detta genomförs? Vem av dem som jobbar i caféet ska läras upp?

3 3 (5) (Anna: Thomas ansvar att det genomförs och att personalen kan följa rutinerna.) Rutinen kring räkning av dagskassan och påskrift. Idag är Yvonne Green ansvarig för att sköta detta, en ifall Yvonne är ledig eller sjuk så finns ingen idag som gör detta. Personen som jobbar i caféet vid tillfället kör ut kassaremsan men räknar inte kassan eller skriver dagrapporten utan väntar tills Yvonne är tillbaka. Vi anser att denna rutin är ohållbar i längden och kan medföra oönskade fel och brister i kontanthanteringen och redovisning på ett korrekt sätt. Detta bör åtgärdas snarast möjligt! Depositionsavgifter Passerkort som beställts och betalats men aldrig hämtats ut hur länge ska vi spara dem? Hur ofta och när ska det rensas i denna pärm? Hur blir det med de inbetalda pengarna? Ska de ses som förverkade? (Anna: - Passerkort som inte hämtas ut bör man kunna ta bort efter exempelvis 3 månader. - Om kort som ej lämnats tillbaka finns kvar i databasen bör man väl få tillbaka pengarna när man väl lämnar kortet. Annars får man nog ange i informationen att pengarna förverkas efter ex. ett år från spärrning.) Fortfarande vet man inte på Kundservice vad man ska göra med passerkort som inte hämtas ut, hur länge de ska förvaras och hur gör man med inbetalda depositionsavgifter för dessa kort. Vi anser att man det bör fattas ett politiskt beslut av nämnden så att ansvariga i Kundservice får tydliga direktiv hur man ska hantera detta. Hur ska de passerkort som inte hämtas ut hanteras? De kort som inte lämnas tillbaka hur göra med de depositionsavgifterna som är inbetalda? I och med att vi inte har något eget konto hos kommunen för hantering av depositionsavgifter så är det svårt att avgöra vilka depositioner som är våra. Kontantinbetalning utan kassaapparat Biblioteket Att kvittokopiorna ska lämnas vid redovisningen och den övre gränsen på kronor innan redovisning var inte bibliotekarien informerad om tidigare Vi anser att kvittokopiorna bör förvaras i biblioteket istället för att lämnas till Stadshuset som rutinen är idag För de som betalat förseningsavgift lämnas alltid kvitto ut. Enligt ruinen ska

4 4 (5) kvittokopia lämnas till huvudkassan i Stadshuset, men det har aldrig lämnats dit. Alla kvittokopior förvaras i biblioteket. Förslag till förändring i rutinerna är att det i punkt 2 ska stå Då skall pengarna och kassarapport lämnas till huvudkassan på Stadshuset Kontantinbetalning utan kassaapparat Kopiering Under sommarmånader och i samband med sjukfrånvaro bland berörd personal har gränsen på kr överskridits Enligt Eva-Britt brukar det diffa ibland på +/- 70 kronor när de räknar pengarna från myntapparaten. Man vet fortfarande inte orsaken men enligt Thomas kan det bero på att räkneverket i apparaten är för gammalt Kontanthantering Dagskassor När Yvonne Green är bort någon dag skall Thomas Carlsson utföra de arbetsuppgifter som sker efter dagens slut. Se rutin inom internkontrollen. Depositionsavgifter Rutinerna kring depositionsavgifter och passerkort kommer att förändras i och med att öppettider och tillgänglighet till Lärcenter ändras. Rutinen i Internkontrollen kommer att skrivas om. Kontantinbetalning utan kassaapparat Räkneverket i maskinen för att fylla på kopieringskort har kontrollerats av Koneo och kan inte åtgärdas. Kundservice gör notering om differenser på dokumentation samt vid redovisning till ekonomikontoret. Lönerapporter 2 gånger per år genom stickprov/urval Att analyslistor stämmer överens med rapportering. Det framgår att det fortfarande är otydligheter vad som gäller för friskanmälan och att det kan finnas behov av olika rutiner för olika arbetslag. Ska det vara samma rutiner för alla? Vilka rutiner ska det då vara? Detta är något internkontroll-gruppen vill sak lyftas i ledningsgruppen. Information om sjukanmälan, som görs till Kundservice, och friskskrivning, som görs till Kundservice och personalsekreterare, har givits till personalen vid flera tillfällen och via flera media. Arbetslagens rutiner utöver detta sköts av respektive arbetslag.

5 5 (5) Inga kommentaret. Mertid och övertid 1 gång per år genom stickprov Att policy, regler och rutiner följs. Representation 1 gång per år genom stickprov/urval Att policy, regler och rutiner följs. Faktura A: Syfte saknas! Faktura B: Deltagarförteckning saknas. Då det är andra året i rad som detta upprepas vill vi i Internkontrollen påpeka att det är viktigt att följa de rutiner som finns. Personer med konteringsansvar och attesträtt uppmärksammas på gällande rutiner och uppmanas till noggrannhet. Resor och körjournaler 1 gång per år genom stickprov Att policy, regler och rutiner följs. Det bör framgå i rutinerna vad statistiken används till. Detta står inte idag och bör stå som ett förtydligande. Klagomål och synpunkter - 1 gång per år genom stickprov Att policy, regler och kvalitetsgarantier efterlevs Enligt tillfrågad verksamhetschef ges synpunkter/klagomål oftast muntligt och följs upp med den det berör, ibland med trepartssamtal och v.b. Upprättas handlingsplan. Dock saknas rutiner för dokumentation av muntliga synpunkter/klagomål. Vi rekommenderar att rutinerna kompletteras med att synpunkter inhämtas via systematiska utvärderingar av de olika verksamhetsgrenarna, samt att rubriken Klagomål och synpunkter ändras till Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag.

6 Internkontrollplan 2011 för KAF beslutad i KAN Obligatoriska Enligt riskanalys Rutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapportering till Uppföljning av politiska Checklista och genomgång i staben Vid varje stabsmöte Genomgång och KAN varje kvartal beslut checklista Uppföljning av beslut Att de anmälts till nämnden Vid varje nämndsmöte Genomgång av KAN varje sammanträde fattade på delegation beslutslista Attestrutiner Att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Leverantörsfakturor Att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Kundfakturor och debiteringsunderlag Att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Kontanthantering Att regler och rutiner för dagskassor följs 4 gånger per år Stickprov/urval Förvaltningschef samt KAN efter Lönerapporter Att analyslistor stämmer överens med rapportering. Mertid och övertid Att policy, regler och rutiner följs 1 gång per år Stickprov Förvaltningschef samt KAN efter Representation Att policy, regler och rutiner följs 1 gång per år Stickprov/urval Förvaltningschef samt KAN efter Resor och körjournaler Att policy, regler och rutiner följs 1 gång per år Stickprov Förvaltningschef samt KAN efter Klagomål och synpunkter Att policy, regler och kvalitetsgarantier efterlevs 1 gång per år Stickprov Förvaltningschef samt KAN efter Ansvariga för internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen är förvaltningschef och förvaltningsekonom.