Rapport om utförda interna kontrollåtgärder enligt plan 2011

Transkript

1 ESLÖVS KOMMUN Gymnasie- och Vuxenutbildning V Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Rapport om utförda interna kontrollåtgärder enligt plan 2011 Bakgrund Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutade den 11 mars om Plan för granskning av intern kontroll Arbetet med detta har pågått under hela året och sammanfattas i bilagoma. Beredning Förvaltningschefen, förvaltningsekonomen och controller har gjort sammanfattningen och föreslagit åtgärder inför Beslutsunderlag Plan för granskning av intern kontroll 2011 Rapport om genomförda kontroller Körj ournal Regler för bilersättning för resor i tjänsten Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutar godkänna föreliggande rapport med föreslagna åtgärder och överlämna den till kommunstyrelsen. Utf andgien/ Förvaltningstef Postadress Eslöv Telefon E-post gymnasie.och.vuxenutbildning@eslov.sewebb

2 ESLÖVS KOMMUN Gymnasie- och Vuxenutbildning BILAGA Förslag: Plan för granskning av intern kontroll 2011 Gransknin Risk Metodik Re lernente, la etc Ansvari Tid Klar Målkategori 1 Måttlig Granskning inom samtliga enheter Fc 1 vecka Jan Ändamålsenlig och 2012 kostnadseffektiv verksamhet: Rutiner för hantering av avtal Målkategori 2 Måttlig Rapport lämnas av respektive Ekonomistyrningsprocessen GyC och Månadsvis Jan Tillförlitlig finansiell verksamhetschef/förvaltningsekonomen VuxC 2012 rapportering och information om verksamheten: Månadsrapportering till förvahningens lednin s ru Målkategori 3 Måttlig Granskning inom samtliga enheter Avtal och rutiner för Controller 1 vecka Jan Efterlevnad av lagar, utbetalning av bilersättning Gy och 2012 föreskrifter, riktlinjer mm: och traktamente Vux Uppfölining av utbetalning av bilersättning och traktamente Målkategori 3 Måttlig Granskning inom samtliga enheter Inköpsrutiner och rutiner Controller Månadsvis Jan Efterlevnad av lagar, för fakturaportalen Gy och 2012 föresktifter, riktlinjer mm: Vux Kontroll av användandet av cirkulationsidnummer och rätt faktureringsadress Ulf Sandgren Förvaltningschef

3 :1&// e.2206 Rapport om genomförda kontroller enligt nämndens Plan för intern kontroll för Målkategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Rutiner för hantering av avtal Förvaltningschefen har tilisammans med förvaltningsekonom, controllers och nämndsekreterare kontinuerligt kontrollerat inkomna fakturor i förhållande till de avtal som finns ingångna. Under hösten har alla avtal gåtts igenom och förhandlingar med leverantörer har tagits upp där det funnits behov av detta. Brister kan konstateras i samordningen av avtal och avtalsförteckningar mellan förvaltningens olika verksamheter. I den nya organisationen kommer nya rutiner att tas fram för detta, som kommer innebära att alla avtal som ingås någonstans i verksamheten ska skickas in till HR-konsulten innan avtal skrivs och sedan dokumenteras centralt på förvaltningskansliet. En fullständig förteckning över alla avtal ska förvaras och följas upp på förvaltningskansliet. Målkategori 2: Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Månadsrapportering till förvaltningens ledningsgrupp Gymnasiechefen och Vuxenutbildningschefen har tillsammans med förvaltningsekonomen månadsvis rapporterat till ledningsgruppen enligt plan. Denna punkt har fungerat tillfredställande. Under 2012 kommer formen för redovisning att ses över. Förvaltningsekonomen har redan påbörjat detta arbete. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Uppföljning av utbetalning av bilersättning och traktamente Inom Bergagymnasiet skickades i början av 2011 information ut om regelverket för bilersättningar samtidigt med en ny körjournal anpassad för Bergagymnasiets behov (bilaga 1 och 2). Den totala kostnaden för bilersättningarna under 2011 uppgick till 150 tkr och bestod huvudsakligen av körningar för att besöka elever på APU/APL-platser. Kostnaden för traktamente uppgick till 50 tkr och avsåg ersättningar i samband med utlandsresa till Gambia, och resor för att organisera praktikplatser i andra länder. Granskningen har bestått i att kontrollera samtliga blanketter avseende bilersättning och stickprovsvis kontroll av traktamentshanteringen.

4 2 Efter granskningen kan rapporteras att man följer de givna instruktionerna för bilersättning dåligt. Det stora problemet var att det inte fanns uppgift om namn på besökt elev, vilket försvårar uppföljningen. När det gäller blanketterna för traktamente finns det inget att anmärka på. Att återigen informera om regelverket och kraven på dokumentation och att samtliga blanketter avseende bilersättningar ska kontrolleras av Bergagymnasiets controller. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, fdreskrifter, riktlinjer mm Kontroll av användandet av cirkulationsidnummer och rätt faktureringsadress. En leverantörsfaktura som saknar cirkulationsidnummer förorsakar mycket merarbete. Rätt mottagare ska hittas, vilket tar en hel del tid. Även fakturor med felaktig fakturaadress ger upphov till merarbete, eftersom fakturan ska skickas till skanning. För att rätt kunna utnyttja den elektroniska fakturahanteringens snabbhet måste gällande rutiner följas. Granskningen har bestått i att stickprovsvis kontrollera leverantörsfakturor. och det visade sig att 16 procent saknade eller hade felaktigt cirkulationsidnummer. När det gäller kontroll av fakturaadressen var denna felaktig i 4 procent av de kontrollerade fakturorna. Detta är alldeles för många felaktigheter. Förnyad information och striktare löpande kontroll. Vid upprepat slarv kan personal fråntas inköpsbehörigheten. Eslöv e San ren 'rvaltnin schef

5 Körjournal Avlöningsperiod Db-kod Förv Löpnr Personnr Bilaga 2 Bergagymnasiet Ar Mån Eslövs kommun Namn Program Ansvar Verksamhet Aktivitet Projekt Objekt Dag Resans start och mål Avfärd kl Ankomst kl Körsträcka Besökt elev / Annat fänsteärende Uppgiftslämnare Behörig chefs/kontoansvarigs attest Summa 0 Parkeringsavgift (kvittot ska bifogas körjoumalen)

6 JÖV O1/04'D4- ESLÖVS KOMMUN Bergagymnasiet fl 1NVESTOR IN PEOPLE Bilaga 1 Regler kring bilersättning för resor i tjänsten Ersättning utbetalas till arbetstagare som använder egen bil i arbetet efter arbetsgivarens godkännande. Körjournal ska lämnas in för att kunna erhålla ersättning. Den ska lämnas tillsammans med tidrapporten varje månad. I körjournalen ska anges datum, resans start och mål, tidpunkt, körsträcka, och vilket syfte resan haft. Arbetstagare som kör för flera program ska lämna en körjournal per program. Om resan avser besök hos elev på APU- eller praktikplats ska elevens namn anges på körjournalen. Ersättning utgår för kortast resväg. Ersättningen uppgår till 2,90 kr per kilometer, varav 1,85 kr är skattefritt och 1,05 kr är skattepliktigt. Denna ersättning gäller för alla. Om avgiftsbelagd parkeringsplats måste användas får arbetstagaren tillbaka erlagd avgift mot uppvisande av kvitto. Skolledningen Gymnasie- och Vuxenutbikling Postadress Eslöv Besöksadress Ringsjövägen 2 Telefon Telefax E-post gymnasie.och.vuxenutbildning@eslov.se Webb