33 GoV Rapport om utförda interna kontrollåtgärder enligt plan 2012

Transkript

1 ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7 (29) Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 33 GoV Rapport om utförda interna kontrollåtgärder enligt plan Ärendebeskrivning Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutade den 19 mars om Plan för granskning av intern kontroll. Beslutsunderlag Plan för granskning av intern kontroll GoV Rapport om genomförda kontroller. GoV Förvaltningens förslag till beslut GoV Beredning Förvaltningschef och förvaltningsekonom har gjort sammanfattningen och föreslagit åtgärder inför Målkategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Rutiner för hantering av avtal. Brister kan konstateras i samordningen av avtal och avtalsförteckning mellan förvaltningens olika verksamheter. Förslag till åtgärder. Arbetet med att ta fram nya rutiner fortsätter. Alla avtal som ingås någonstans i verksamheten ska skickas till förvaltningsekonomen innan avtal skrivs och sedan dokumenteras. En fullständig förteckning över alla avtal skall förvaras centralt och följas upp. Målkategori 2: Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Månadsrapportering till förvaltningens ledningsgrupp. Rektor för gymnasieskolan och rektor för vuxenutbildningen har tillsammans med förvaltningsekonomen månadsvis rapporterat till ledningsgruppen enligt plan. Justerares signatur Utdragsbestyrkande ibih t kitss/9-1,

2 ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8 (29) Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 33, forts Förslagtill åtgärder. Under 2013 kommer former för redovisning och rapportering att ses över. Förvaltningsekonomen har redan påbörjat detta arbete. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Uppfölning av utbetaking av bilersättning och traktamente. Inom Bergagymnasiet skickades i början av 2011 information ut om regelverket för bilersättning samtidigt med en ny körjournal anpassad för Bergagymnasiets behov. Efter granskning kan rapporteras att man följer de givna instruktionerna för bilersättning bättre än tidigare. Förslag till åtgärder. Fortsätta informera om regelverket och kraven på dokumentation och att samtliga blanketter avseende bilersättningar fortsatt ska kontrolleras enligt nuvarande rutiner. Målkategori 4: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Kontroll av användande av cirkulationsidnummer och rätt faktureringsadress. Leverantörsfaktura som saknar cirkulationsidnummer eller med felaktig fakturaadress ger upphov till merarbete. Vid stickprov av leverantörsfakturor visade det sig att fiera saknade eller hade felaktigt cirkulationsnummer. Vid kontroll av fakturaadress var denna felaktig i ungefär 4 %. Förslag till åtgärder. Översyn av hela inköpsrutinen på Gymnasie- och Vuxenutbildning. Förnyad information och striktare löpande kontroll. Öka den ekonomiska medvetenheten genom ökad information ut i verksamheten. Införande av inköpsansvariga. Expediering Kommunstyrelsen Justerares signatur Beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutar godkänna föreliggande rapport med föreslagna åtgärder och överlämna den till kommunstyrelsen. Utdragsbestyrkande AKC2wa_ rc-s-s7

3 ESLÖVS KOMMUN Gymnasie- och Vuxenutbildning Ulf Sandgren GoV Gyrnnasie- och vuxenutbildningsnämnden Rapport om utförda interna kontrollåtgärder enligt plan. Ärendebeskrivning Gyinnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutade den 19 mars om Plan för granskning av intern kontroll. Arbetet med detta har pågått under hela året och sammanfattas i bilagorna. Beslutsunderlag Plan för granskning av intern kontroll GoV Rapport om genomförda kontroller. GoV Beredning Förvaltningschefen och förvaltningsekonomen har gjort sammanfattningen och föreslagit åtgärder inför Förslag till beslut - Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden beslutar godkänna föreliggande rapport med föreslagna åtgärder och överlämna den till kommunstyrelsen. Sar9 e aitn schef Anders Harlin Förvaltningsekonom Gymnasie- och Vuxenutbildning Postadress Eslöv Telefon Webb

4 Rapport om genomförda kontroller enligt nämndens Plan för intern kontroll för. Målkategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Rutiner för hantering av avtal Förvaltningschefen hår tillsammans med förvaltningsekonom, controllers och nämndsekreterare kontinuerligt kontrollerat inkotnna fakturor i förhållande till de avtal som finns ingångna. Alla avtal gåtts igenom och förhandlingar med leverantörer har tagits upp där det funnits behov av detta. Brister kan konstateras i samordningen av avtal och avtalsförteckningar mellan förvaltningens olika verksamheter. Arbetet med att ta fram nya rutiner fortsätter. Alla avtal som ingås någonstans i verksamheten ska skickas till Förvaltningsekonomen innan avtal skrivs och sedan dokumenteras. En fullständig förteckning över alla avtal skall förvaras centralt och följas upp. Målkategori 2: Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Månadsrapportering till förvaltningens ledningsgrupp Rektor för gynmasieskolan och rektor för vuxenutbildningen har tillsammans med förvaltningsekonomen månadsvis rapporterat till ledningsgruppen enligt plan. Under 2013 kommer former för redovisning och rapportering att ses över. Förvaltningsekonomen har redan påbörjat detta arbete. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Uppföljning av utbetalning av bilersättning och traktamente Inom Bergagynmasiet skickades i början av 2011 information ut om regelverket för bilersättningar samtidigt med en ny körjournal anpassad för Bergagymnasiets behov. Den totala kostnaden för bilersättningarna under uppgick till 188 tkr och bestod huvudsakligen av kömingar för att besöka elever på APU/APL-platser. Kostnaden för traktamente uppgick till 64 tkr och avsåg bland annat ersättningar i samband med utlandsresa till Gambia och resor för att organisera praktikplatser i andra länder. Granskningen har bestått i att kontrollera samtliga blanketter avseende bilersättning och stickprovsvis kontroll av traktamentshanteringen. Efter granskningen kan rapporteras att man följer de givna instruktionerna för bilersättning bättre än tidigare. Det stora problemet var att det inte fanns

5 2 uppgift om namn på besökt elev vid APU/APL, vilket försvårade uppföljningen. Under fungerar det här bättre. När det gäller blanketterna för traktarnente finns det inget att anmärka på. Att fortsatt informera om regelverket och kraven på dokumentation och att samtliga blanketter avseende bilersättningar fortsatt ska skall kontrolleras enligt nuvarande rutiner. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Kontroll av användandet av cirkulationsidnummer och rätt faktureringsadress. En leverantörsfaktura som saknar cirkulationsidnummer förorsakar mycket merarbete. Rätt mottagare ska hittas vilket tar en hel del tid. Även fakturor med felaktig fakturaadress ger upphov till merarbete. För att rätt kunna utnyttja den elektroniska fakturahanteringens fördelar måste gällande rutiner följas. Granskningen har bestått i med hjälp av stickprov kontrollera leverantörsfakturor och det visade sig att flera saknade eller hade felaktigt cirkulationsidnummer. När det gäller kontroll av fakturaadressen var denna felaktig i ungefär fyra procent av de kontrollerade fakturorna. Översyn av hela inköpsrutinen på GoV. Förnyad information och striktare löpande kontroll. Öka den ekonomiska medvetenheten genom ökad information ut i verksamheten. Införande av inköpsansvariga.

6 ESLÖVS SOMMUN Gymnasie- och Vuxenutbildning BILAGA Plan för granskning av intern kontroll Grans Målkategori 1 Ändarnalsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Rutiner för hantering av avtal Målkategori 2 Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten: Månadsrapportering till förval ens le s Målkntegori 3 Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm: Uppföljning av utbetaining av bilersättning och traktamente Risk Ä der beslutade Måttlig Nya rutiner ska tas fram- Avtal som ingås i verksamheten ska skickas liii HR-konsulten dokumenteras, förvaras och följas upp centra1t på förva1 k2nrliet Måttlig Under kommer former för redovisning att ses över. Måttlig Informera om regelverket och kraven på dokumentation. Samtliga blanketter avseende bilersättning ska kontrolleras av Bergagymnasiets controlles. Re lemente, etc Ansv FC Ekonomistyrningsprocessen Fe Avtal och rutiner för utbetalning av bilersättning och traktamente Tid Månadsvis laar Aug Jan 2013 Månadsvis Aug Jan 2013 Controller Månadsvis Aug Gy och Vux Jan 2013 Målkategori 3 Efterlevnad av lagar, föreskrifter, rikdinjer mm: Kontroll av användandet av cirkulationsidnummer och rätt fakture ' adress Måttlig Förnyad information och striktare Tillämpningsanvisningar för löpande kontroll. Vid upprepat kontroll av verifikationer slarv kn personal fråntas inköpsbehörigheten. Controller Gy och Vux Månadsvis Aug Jan 2013 Ulf Sandgren Förvaltningschef