KALLELSE. Datum

Transkript

1 Kompetens- och arbetslivsnämnden KALLELSE Datum Sida 1 (3) Ledamöter Hans Johansson (C), Ordförande Lars-Göran Andersson (KD), 1:e vice ordförande Pia Ragnar (M), 2:e vice ordförande Niclas Hillestrand (S) Lina Ahl (S) Jonas Karlsson (S) Helene Svensson (S) Maddelen Larsson (SD) Helena Wig (SD) Adam Johansson (M) Inger Lilja (V) Tjänstepersoner Sandra Lindgren, förvaltningschef Anna Carlsson, nämndsekreterare Bozidar Krivokuca, förvaltningsekonom Bernth Lundqvist, rektor Peter Löfholm, verksamhetschef Lina Magnusson, rektor Åsa Sandberg, rektor Protokollsjusterare Pia Ragnar Ersättare Birgitta Friggeråker (C) Anna Jonsson (KD) Anders Brostrand (M) Solveig Eriksson (S) Ingvor Arnoldsson (S) Märtha Liljegren (S) Yesim Göc (S) Christian Södergren (SD) Charlotte Larsen (SD) Morgan Billman (M) Laila Blom (MP) Presskonferens Massmedia inbjuds till pressinformation om nämndens möte med ordförande Hans Johansson och förvaltningschef Sandra Lindgren klockan i Ryttarsalen Lärcenter. Kompetens- och arbetslivsnämnden kallas till sammanträde onsdagen den 8 februari 2017 klockan 8.00 i Ryttarsalen, Lärcenter, för att behandla följande ärenden. Observera att nämndens heldagsmöte 8 mars har flyttats till 15 mars enligt ordförandebeslut. Ärende Anteckningar 1. Budget 2016 Dnr 2015/ Bilagor 1 KAN AU Tjänsteutlåtande om Budget 2016 Verksamhetsberättelse och Måluppfyllelse för årsredovisningen 3 Verksamhetsberättelse Måluppfyllelse för årsredovisningen 2016

2 2 (3) Ärende Anteckningar 2. Arbetsmarknadsstrategi 2017 Dnr 2017/ Bilagor 1 KAN AU Förvaltningschefens tjänsteutlåtande om utredning gällande ändamålsenlig organisation utifrån kommunens arbetsmarknadsstrategi. 3. Antagning till utbildning i svenska för invandrare 2017 Dnr 2017/ Bilagor 1 KAN AU Rektors tjänsteutlåtande om antagning SFI 4. Sommarferiepraktik 2017 Dnr 2017/ Bilagor 1 KAN AU Förvaltningschefens tjänsteutlåtande om Sommarferiepraktik Internkontroll 2017 Dnr 2017/ Bilagor 1 KAN AU Tjänsteutlåtande om internkontroll Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Rapport 2016 samt Plan Rapport över utförd intern kontroll Förslag internkontrollplan gällande från 1 januari 2017 för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen (I förslaget till internkontrollplan har några redaktionella ändringar gjorts efter arbetsutskottets möte 25 januari.) 6. Informationsärenden 2017 för Kompetens- och arbetslivsnämnden och dess arbetsutskott Dnr 2017/ Representation av rektorer i VUX Skaraborg Skolverkets hemsida Statsbidrag vuxenutbildning 2017 Yrkesutbildningar Medborgarundersökning ESF Ung styrka Beslut från YH-myndigheten gällande ansökan om att få starta utbildning Speedmeeting 2 februari

3 3 (3) Ärende Anteckningar 7. Anmälningsärenden 2017 Kompetens- och arbetslivsnämnden och dess arbetsutskott Dnr 2017/ Delegationsärenden Verksamhetsbesök Övriga anmälningsärenden - Flytt av KANs möte 8 mars till 15 mars (ordförandebeslut) - Återtagande av uppdrag till förvaltningen gällande Inriktningsbeslut (beslut i AU) - Beslut att ge förvaltningen i uppdrag att gå vidare i arbetet för att starta språkförstärkt restaturangutbildning (beslut i AU) Bilagor 1 Delegationsprotokoll KAN AU Inriktningsbeslut KAN KAN AU Språkförstärkt yrkesutbildning Restaurang 8. Beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Dnr 2442 Hans Johansson Ordförande

4 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 1 Dnr 2015/ Budget 2016 Årsredovisning Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar dokumenten Verksamhetsberättelse 2016 och Måluppfyllelse för årsredovisningen 2016 enligt presenterat förslag och skickar dem vidare till kommunstyrelsen. Bakgrund Årsbokslutet redovisas enligt en mall där rubrikerna är Verksamhet, Verksamheternas fördelning, Driftredovisning, Ekonomi, Årets händelser, Verksamhetsredovisning, Verksamhetsanalys och Framtid. Måluppfyllelse för årsredovisningen 2016 redovisar måluppfyllelsen för nämdens mål i Verksamhetsplan samt de trender som syns i analysen. Budgetavvikelsen för 2016 var 625 tkr och beror till största del på att förvaltningen har haft större intäkter än budgeterat i form av statsbidrag samt att förvaltningen inte har kunnat rekrytera i den takt som önskats. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr KAN 2015/77 1 (1) Kompetens- och arbetslivsnämnden Tjänsteutlåtande om Budget 2016 Verksamhetsberättelse och Måluppfyllelse för årsredovisningen Förslag till beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar dokumenten Verksamhetsberättelse 2016 och Måluppfyllelse för årsredovisningen 2016 enligt presenterat förslag och skickar dem vidare till kommunstyrelsen. Bakgrund Årsbokslutet redovisas enligt en mall där rubrikerna är Verksamhet, Verksamheternas fördelning, Driftredovisning, Ekonomi, Årets händelser, Verksamhetsredovisning, Verksamhetsanalys och Framtid. Måluppfyllelse för årsredovisningen 2016 redovisar måluppfyllelsen för nämdens mål i Verksamhetsplan samt de trender som syns i analysen. Budgetavvikelsen för 2016 var 625 tkr och beror till största del på att förvaltningen har haft större intäkter än budgeterat i form av statsbidrag samt att förvaltningen inte har kunnat rekrytera i den takt som önskats. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Anna Carlsson Nämndsekreterare Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Lärcenter Anna Carlsson Nämndsekreterare anna.carlsson@falkoping.se Falköpings kommun KAF Falköpings kommun Falköping Telefon Telefax kan@falkoping.se Bankgiro Postgiro Org nr

6 Verksamhetsberättelse 2016 Kompetens- och arbetslivsnämnden Ordförande: Hans Johansson Förvaltningschef: Sandra Lindgren 1

7 Innehåll Verksamhet... 3 Verksamhetens fördelning... 3 Driftredovisning... 4 Ekonomi... 4 Årets händelser... 4 Verksamhetsredovisning kompetens- och arbetslivsnämnden... 6 Verksamhetsanalys... 6 Framtid

8 Verksamhet Utbildning av vuxna Svenska för invandrare (SFI) Samhällsorientering Grundläggande vuxenutbildning Gymnasial vuxenutbildning Yrkesutbildningar på gymnasial nivå Särskild utbildning för vuxna Studie- och yrkesvägledning Yrkeshögskoleutbildningar (YH) Universitets- och högskoleutbildningar på distans (UH) Uppdragsutbildningar (UDU) Arbetsmarknad Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Statligt subventionerade anställningar Gemensamt Administration och nämnd Verksamhetens fördelning KANs verksamheter 8% 14% 78% Utbildning av vuxna Arbetsmarknad Gemensamt 3

9 Driftredovisning KAN tkr Intäkter Kostnader Nettokostnader Budget Budgetavvikelse Ekonomi Budgetavvikelsen för 2016 var 625 tkr och beror till största del på att förvaltningen har haft större intäkter än budgeterat i form av statsbidrag samt att förvaltningen inte har kunnat rekrytera i den takt som önskats. Årets händelser Kompetens- och arbetslivsförvaltningen har under året arbetat med strategisk kompetensförsörjning. I nära dialog med arbetslivet har verksamheten utvecklat utbildningar och insatser för att tillgodose behovet såväl lokalt som regionalt. Inom Yrkeshögskolan fick förvaltningen två utbildningar beviljade och avslag på tre stycken av de ansökningar som lämnades in i september De utbildningar som blev beviljade var Signaltekniker och Guldsmed. Då ambitionen finns att utöka antalet utbildningar så lämnades det i september in nya ansökningar: - Kvalificerad Skötare inom psykiatri - Tågtekniker - Logistik- och verksamhetsutvecklare - Lokförare i samverkan med Östsvenska Yrkeshögskolan Vad gäller yrkesutbildning på gymnasial nivå har det under året varit ett minskat söktryck till reguljär vård- och omsorgsutbildning. Däremot har det varit ett ökat söktryck till den språkförstärkta utbildningen. Både antagning och examination har skett av den språkförstärkta vård- och omsorgsutbildningen. Ytterligare två språkförstärkta utbildningar har varit igång under året, bussförarutbildning och den nystartade industriutbildningen som genomförs i samverkan med Ållebergsgymnasiet. Fortsatta konflikter i världen har fått konsekvenser för SFI genom ett fortsatt högt söktryck. Inför året genomfördes en omorganisation med syfte att öka genomströmningen inom SFI och möjliggöra för fler studerande att kombinera grundläggande ämnen med SFI. Redan i början av hösten kunde förvaltningen se effekter av detta utifrån att antalet elever inom grundläggande ämnen hade fördubblats jämfört med samma period föregående år. I samverkan med övriga förvaltningar och arbetsförmedlingen har en ny arbetsmarknadsstrategi med tillhörande handlingsplan tagits fram. Arbetsmarknadsenheten har nu ett övergripande ansvar för kommunens arbetsmarknadsfrågor. Vidare har Ung Arena 9.0 startats i samverkan med åtta andra Skaraborgskommuner. ESF-projektet riktar sig mot 4

10 målgruppen unga och syftet har varit att skapa en neutral mötesplats som ska fungera som ett navigatorcentrum för att ungdomar snabbare ska komma i arbete eller studier. En verksamhet som även går att relatera till den redan skrivna DUA-överenskommelsen. I slutet av året fick även förvaltningen godkänt på ESF-ansökan Ung Styrka vilken innebär att arbetslösa ungdomar kommer att ges möjlighet att genomgå arbetsplatsförlagd utbildning inom branscher som har ett framtida rekryteringsbehov. Avslutningsvis kan konstateras att förvaltningen haft ett år med mycket utveckling och samverkan både lokalt, regionalt och nationellt. Inom Skaraborg har ett nytt samverkansavtal gällande vuxenutbildningen skrivits på och samverkan kring VO-college och Yrkeshögskola har fortsatt. Lokalt har samverkan med arbetsförmedlingen och aktörer kopplade till arbetsmarknadsfrågor intensifierats. Vidare har gemensamma dialogträffar genomförts tillsammans med Ållebergsgymnasiet för att se hur vi tillsammans kan bidra till att höja utbildningsnivån och erbjuda våra kommuninvånare ett ökat utbud av utbildningar. 5

11 Verksamhetsredovisning kompetens- och arbetslivsnämnden Kompetens- och arbetslivsnämnden Utbildning av vuxna Bruttokostnad (tkr) Nettokostnad (tkr) Antal kursdeltagare Nettokostnad (tkr)/kursdeltagare 6,5 6,8 5,4 Nettokostnad (tkr)/invånare 0,89 0,88 0,64 Arbetsmarknad Bruttokostnad (tkr) Nettokostnad (tkr) Antal kursdeltagare Nettokostnad (tkr)/kursdeltagare 11,9 11,7 8,2 Nettokostnad (tkr)/invånare 0,16 0,20 0,23 Gemensamt Bruttokostnad (tkr) Nettokostnad (tkr) Antal kursdeltagare Nettokostnad (tkr)/kursdeltagare 0,6 0,6 0,6 Nettokostnad (tkr)/invånare 0,09 0,09 0,09 Verksamhetsanalys Utbildning av vuxna Nettokostnad och nettokostnad per kursdeltagare respektive invånare ligger i paritet med Arbetsmarknad Nettokostnad per kursdeltagare ligger i paritet med 2015 och nettokostnad per invånare har minskat. Gemensamt Sedan 2012 fördelas förvaltningens gemensamma kostnader på huvudverksamheterna. I tabellen Verksamhetsredovisning visas personalkostnader för gemensam administration. Kostnaderna ligger i nivå med tidigare år. Framtid I nämndens verksamhetsplan har följande definierats: Förvaltningen påverkas av allt som sker i omvärlden och anpassningsförmågan är en framgångsfaktor för att lyckas med verksamheten. Det handlar om att med kort varsel kunna ställa om och anpassa sig till nya situationer. För att underlätta i omställningen krävs det systematisk omvärldsbevakning som många får ta del av. Förvaltningen ska vara en kreativ mötesplats, nätverksmotor och mäklare för lokal och regional utveckling. Även fortsättningsvis ska kontakter skapas mellan utbildning och arbetsliv samt främja matchning av kompetenser. Vuxnas möjlighet till lärande är angeläget utifrån många olika perspektiv. Tillgång till arbetskraft med rätt kompetens är en av faktorerna för lokal och regional utveckling samt tillväxt. Utgångspunkten måste vara vad den enskilde individen har med sig samt arbetsmarknadens behov avseende kompetens och arbetskraft. Förvaltningen ska fortsätta sitt marknadsföringsarbete och aktivt berätta för Falköpingsborna och arbetslivet i såväl vår kommun som i vår region om vilka möjligheter som finns. 6

12 Måluppfyllelse för årsredovisningen 2016 Kompetens- och arbetslivsnämnden Ordförande: Hans Johansson Förvaltningschef: Sandra Lindgren 1

13 Innehåll Mål 1 Ett socialt hållbart Falköping... 3 Mål 2 Ett attraktivare Falköping... 3 Mål 3 Ett näringsliv som utvecklas... 3 Mål 4 Kvalitén inom verksamheten ska öka

14 Mål 1 Ett socialt hållbart Falköping Förvaltningen har ej med detta mål i Verksamhetsplanen för Mål 2 Ett attraktivare Falköping Förvaltningen har ej med detta mål i Verksamhetsplanen för Mål 3 Ett näringsliv som utvecklas Delmål: 8 av 10 går vidare till arbete efter avslutad Yrkeshögskoleutbildning INDIKATOR TREND 6-månadersuppföljningar 89% 64% 89% 80% Delmål: 8 av 10 går vidare till arbete eller fortsatta studier efter avslutad gymnasial yrkesutbildning INDIKATOR TREND 6-månadersuppföljningar 97% 92% 96% Delmål: Uppdragsutbildningarna ger deltagaren viktiga kunskaper och färdigheter som motsvarar deltagarens förväntningar. Nöjdhetsindex för detta ska vara över 75 INDIKATOR TREND Kursenkäter 82,6% Samlad bedömning av mål 3 Resultatet visar att måluppfyllelsen varit god. Förvaltningen har bidragit till ett näringsliv som utvecklas genom kompetensförsörjning som matchar näringslivets efterfrågan. Ett aktivt samarbete mellan näringslivet och Kompetens- och arbetslivsförvaltningen har bidragit till måluppfyllelsen och har även legat till grund för starten av nya utbildningar under året. Samarbetet är en förutsättning för att skapa nya utbildningar för framtidens behov. 3

15 Mål 4 Kvalitén inom verksamheten ska öka Delmål: Alla elever som slutför sina studier ska nå minst betyget E INDIKATOR TREND Betygsstatistik Se nedan Se nedan VUX Kärnämnen 88,2% Särskild utbilning för vuxna 66,7% NTI 80,0% SFI 97,9% Yrkeshögskola 97,9% Vård och Omsorgsutbildning 98,2% VUX Kärnämnen 87,3% Särskild utbilning för vuxna 100,0% NTI 86,0% SFI 99,7% Yrkeshögskola 96,0% Vård och Omsorgsutbildning 96,8% Delmål: Nöjdhetsindex bland studerande och deltagare ska vara över 75 INDIKATOR TREND Halvårsenkäter 83% 87% 81% 84% Delmål: Andel deltagare inom Arbetsmarknadsenheten som går vidare till arbete eller studier ska öka mot föregående år INDIKATOR TREND 6-månadersuppföljningar 50% 59% 57% 59% Delmål: Alla lärare ska ha lärarlegitimation/yrkeslärarexamen (och vara behöriga i de ämnen de undervisar i) INDIKATOR TREND Kompetensdatabas Winlas 84,1% (90,6%) Samlad bedömning av mål 4 Resultatet visar god måluppfyllelse. Vad gäller betygsstatistik så kommer en mer ingående analys göras av respektive arbetslag. Dock ser vi en utveckling utifrån systematiskt kvalitetsarbete och arbete med omvärldsbevakning. Förvaltningen har fortsatt höga siffror på nöjdhetsindex bland studerande och deltagare, vilket kan vara ett resultat av arbetet med vår värdegrund. Inom Arbetsmarknadsenheten ses en positiv trend vilket hänger ihop med ett gynnsamt konjunkturläge som möjliggör för fler att gå vidare mot arbete. Avslutningsvis kan konstateras att förvaltningen har en jämförbar nivå med övriga kommuner vad gäller behöriga lärare. 4

16 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 3 Dnr 2017/ Arbetsmarknadsstrategi 2017 Utredning gällande ändamålsenlig organisation utifrån kommunens arbetsmarknadsstrategi Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kompetens-och arbetslivsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att utreda organisation och arbetssätt för att få effekt utifrån antagen arbetsmarknadsstrategi. Bakgrund I Falköpings kommuns antagna arbetsmarknadsstrategi beskrivs såväl vision som mission gällande hur man framöver ska arbeta i en ny arbetsmarknadsorganisation. Arbetet ska ha sin utgångspunkt i visionen en väg in till jobb och missionen är att genom en snabb hantering i en samordnad och strukturerad arbetsmarknadsorganisation skapa tydliga förutsättningar för alla Falköpingsbor att nå egen försörjning och därigenom kunna minska behovet av försörjningsstöd. För att nå de mål som anges i arbetsmarknadsstrategin krävs en organisation som arbetar med att mer direkt etablera personer på den öppna arbetsmarknaden. För de målgrupper som står längre ifrån den öppna arbetsmarknaden får man inrätta aktiviteter med ett mer socialt förhållningssätt. I antagen handlingsplan kopplad till arbetsmarknadsstrategi beskrivs arbetet som ska ske under början av En beskrivning är gjord utifrån att diskussioner bör föras mellan Socialförvaltningen och Kompetens- och arbetslivsförvaltningen hur en framtida samverkan ska se ut för att nå de mål som angivits samt vilka verktyg som bör utvecklas för att möta samtliga målgrupper som innefattas av arbetsmarknadsstrategin. Från det att den arbetsmarknadspolitiska strategin antogs har Kompetens och arbetslivsförvaltningens huvudsakliga fokus legat på att underlätta för målgruppen yngre att komma in på arbetsmarknaden eller till utbildning. Samtidigt har Socialförvaltningen bedrivit arbete för de grupper som stått längre från arbetsmarknaden. Detta har skett genom särskilt tilldelade medel för ändamålet. Båda förvaltningarna kan konstatera att det finns behov av att finna gemensamma former för att stärka kopplingen till arbetsmarknaden för samtliga målgrupper. För att kunna skapa en ändamålsenlig organisation som ger effekt utifrån den antagna arbetsmarknadsstrategin bör följande utredas: Hur ska arbetet organiseras för att ge effekt? Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

17 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Vilka arbetssätt bör utvecklas? Vilka verktyg behöver tillkomma? Tjänsteutlåtandet, daterat den 24 januari 2017, har utarbetats av förvaltningschef Sandra Lindgren. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

18 TJÄNSTEUTLÅTANDE (2) Kompetens- och arbetslivsnämnden Förvaltningschefens tjänsteutlåtande om utredning gällande ändamålsenlig organisation utifrån kommunens arbetsmarknadsstrategi Förslag till beslut 1 Kompetens-och arbetslivsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att utreda organisation och arbetssätt för att få effekt utifrån antagen arbetsmarknadsstrategi. Bakgrund I Falköpings kommuns antagna arbetsmarknadsstrategi beskrivs såväl vision som mission gällande hur man framöver ska arbeta i en ny arbetsmarknadsorganisation. Arbetet ska ha sin utgångspunkt i visionen en väg in till jobb och missionen är att genom en snabb hantering i en samordnad och strukturerad arbetsmarknadsorganisation skapa tydliga förutsättningar för alla Falköpingsbor att nå egen försörjning och därigenom kunna minska behovet av försörjningsstöd. För att nå de mål som anges i arbetsmarknadsstrategin krävs en organisation som arbetar med att mer direkt etablera personer på den öppna arbetsmarknaden. För de målgrupper som står längre ifrån den öppna arbetsmarknaden får man inrätta aktiviteter med ett mer socialt förhållningssätt. I antagen handlingsplan kopplad till arbetsmarknadsstrategi beskrivs arbetet som ska ske under början av En beskrivning är gjord utifrån att diskussioner bör föras mellan Socialförvaltningen och Kompetens- och arbetslivsförvaltningen hur en framtida samverkan ska se ut för att nå de mål som angivits samt vilka verktyg som bör utvecklas för att möta samtliga målgrupper som innefattas av arbetsmarknadsstrategin. Från det att den arbetsmarknadspolitiska strategin antogs har Kompetens och arbetslivsförvaltningens huvudsakliga fokus legat på att underlätta för målgruppen yngre att komma in på arbetsmarknaden eller till utbildning. Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Lärcenter Falköpings kommun KAF Falköpings kommun Falköping Telefon Telefax kan@falkoping.se Bankgiro Postgiro Org nr

19 2 (2) Samtidigt har Socialförvaltningen bedrivit arbete för de grupper som stått längre från arbetsmarknaden. Detta har skett genom särskilt tilldelade medel för ändamålet. Båda förvaltningarna kan konstatera att det finns behov av att finna gemensamma former för att stärka kopplingen till arbetsmarknaden för samtliga målgrupper. För att kunna skapa en ändamålsenlig organisation som ger effekt utifrån den antagna arbetsmarknadsstrategin bör följande utredas: Hur ska arbetet organiseras för att ge effekt? Vilka arbetssätt bör utvecklas? Vilka verktyg behöver tillkomma? Sandra Lindgren Förvaltningschef

20 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 4 Dnr 2017/ Antagning till utbildning i svenska för invandrare 2017 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Med hänvisning till Skollagen 20 kapitlet 29 andra stycket godkänner kompetens- och arbetslivsnämnden att sökande till utbildning i svenska för invandrare ställs i kö upp till sex månader på grund av särskilda skäl gällande brist på personal. Bakgrund I Skollagen 20 kapitlet 29 andra stycket anges att: Utbildningen ska finnas tillgänglig så snart som möjligt efter det att en rätt till utbildning i svenska för invandrare inträtt. Om det inte finns särskilda skäl ska utbildningen kunna påbörjas inom tre månader. Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott tog 25 mars 2015 beslut om att sökande till utbildning i svenska ställs i kö upp till sex månader på grund av särskilda skäl gällande brist på lokaler och personal. En fortsatt brist på personal gör att beslutet är i behov av revidering. Tjänsteutlåtandet, daterat den 21 december 2016, har utarbetats av rektor Åsa Sandberg. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

21 TJÄNSTEUTLÅTANDE (1) Kompetens- och arbetslivsnämnden Rektors tjänsteutlåtande om antagning SFI Förslag till beslut 1 Med hänvisning till Skollagen 20 kapitlet 29 andra stycket godkänner kompetens- och arbetslivsnämnden att sökande till utbildning i svenska för invandrare ställs i kö upp till sex månader på grund av särskilda skäl gällande brist på personal. Bakgrund I Skollagen 20 kapitlet 29 andra stycket anges att: Utbildningen ska finnas tillgänglig så snart som möjligt efter det att en rätt till utbildning i svenska för invandrare inträtt. Om det inte finns särskilda skäl ska utbildningen kunna påbörjas inom tre månader. Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott tog 25 mars 2015 beslut om att sökande till utbildning i svenska ställs i kö upp till sex månader på grund av särskilda skäl gällande brist på lokaler och personal. En fortsatt brist på personal gör att beslutet är i behov av revidering. Åsa Sandberg Rektor Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Lärcenter Falköpings kommun KAF Falköpings kommun Falköping Telefon Telefax kan@falkoping.se Bankgiro Postgiro Org nr

22 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 5 Dnr 2017/ Sommarferiepraktik 2017 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att Sommarferiepraktik 2017 ska genomföras under tre perioder om vardera tre veckor. 2 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att Sommarferiepraktik 2017 ska genomföras med sex timmars arbetsdag. 3 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att ersättningen till ungdomarna även 2017 är 50 kronor per timma. 4 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att sommarferiepraktik endast erbjuds ungdomar med fullständigt personnummer. Bakgrund Sommarferiepraktik är ett samarbete med Barn- och utbildningsförvaltningen och vänder sig till ungdomar i årskurs 1 och 2 på gymnasiet. Sedan några år finns det ett krav på att ungdomen språkmässigt nått motsvarande SFI C. Tjänsteutlåtandet, daterat den 24 januari 2017, har utarbetats av förvaltningschef Sandra Lindgren. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

23 TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr KAN 2017/6 1 (1) Kompetens- och arbetslivsnämnden Förvaltningschefens tjänsteutlåtande om Sommarferiepraktik 2017 Förslag till beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att Sommarferiepraktik 2017 ska genomföras under tre perioder om vardera tre veckor. 2 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att Sommarferiepraktik 2017 ska genomföras med sex timmars arbetsdag. 3 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att ersättningen till ungdomarna även 2017 är 50 kronor per timma. Bakgrund Sommarferiepraktik är ett samarbete med Barn- och utbildningsförvaltningen och vänder sig till ungdomar i årskurs 1 och 2 på gymnasiet. Sedan några år finns det ett krav på att ungdomen språkmässigt nått motsvarande SFI C. Sandra Lindgren Förvaltningschef Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Lärcenter Anna Carlsson Nämndsekreterare anna.carlsson@falkoping.se Falköpings kommun KAF Falköpings kommun Falköping Telefon Telefax kan@falkoping.se Bankgiro Postgiro Org nr

24 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 6 Dnr 2017/ Internkontroll 2017 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att godkänna rapporten gällande Internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 2016 och skicka den vidare till ekonomikontoret. 2 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Internkontrollplan gällande från 1 januari 2017 för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen enligt presenterat förslag. Bakgrund Internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen sker enligt plan som varje år antas av nämnden. Planen är i vissa delar gemensam för hela kommunen och i vissa delar specifik för förvaltningen. Förslag till plan tas fram genom riskanalys som genomförs av förvaltningschef och den grupp som under året genomfört kontroller. Under 2016 har Kompetens- och arbetslivsförvaltningen genomfört internkontroll enligt upprättad internkontrollplan. Kompetens- och arbetslivsförvaltningens internkontrollgrupp har under 2016 bestått av Agneta Zetterlund, Kerstin Larsson, Anna-Karin Andersson och Cali Muudey. Utfallet av kontrollerna är gott. Följande förbättringsområden har framkommit i kontrollerna: Hur ska förvaltningen arbeta med fullmakter för e-post? Rutin för hur e-post ska hanteras behöver vara mer känd bland personalen. Rutinen gällande Kundfakturor och debiteringsunderlag behöver förtydligas. Rutinen för Resor och körjournaler behöver kompletteras med information om att det är tillåtet att använda betalkortet för betalning av parkering. All nyanställ personal behöver informeras om hur bilarna fungerar och vilka rutiner som finns. Hur görs det på bästa sätt? Förslag att informera personalen på APT 1-2 gånger per om rutinerna gällande resor. Listan över verklig förbrukning av farliga ämnen i kemisalen behöver användas eller så ska rutinen skrivas om. Önskvärt att faktura och debiteringsunderlag kan skickas tillsammans gällande interkommunala ersättningar. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

25 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Inventering av ädla metaller och stenar hos YH Guldsmed görs bara en gång per år. Är det tillräckligt? Silver och stenar förvaras i verkstaden hos YH Guldsmed. Hur ska det hanteras? Följande kontrollåtgärder ingår i planen: 1. Delegationsbeslut (Kommungemensam) 2. Diarieföring/posthantering (Kommungemensam) 3. E-post (Kommungemensam) 4. Klagomåls- och synpunktshantering 5. Nämndsbeslut (Kommungemensam) 6. Personuppgiftslagen (Kommungemensam) 7. Avtalsbevakning 8. Hantering av inventarier och skyddskläder för YH Signaltekniker 9. Hantering av material för YH Guldsmed 10. Inköp/upphandling, inte följer avtal (Kommungemensam) 11. Inköp/upphandling, felaktiga upphandlingar (Kommungemensam) 12. Interkommunala ersättningar 13. Kontanthantering 14. Kundfakturor och debiteringsunderlag 15. Leverantörsfakturor 16. Rekvirering av statsbidrag 17. Representation, kontroll av syfte (Kommungemensam) 18. Representation, kontroll av riktlinjer (Kommungemensam) 19. Farliga ämnen i kemisalen 20. Resor och körjournaler Tjänsteutlåtandet, daterat den 16 januari 2017, har utarbetats av nämndsekreterare Anna Carlsson. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

26 Rapport över utförd intern kontroll 2016 Intern kontrollplan Kompetens- och arbetslivsnämnden antog 2016 års internkontrollplan på sitt sammanträde den 10 februari I korthet ingår följande kontrollåtgärder i planen: 1. Delegationsbeslut (Kommungemensam) 2. Diarieföring/posthantering (Kommungemensam) 3. E-post (Kommungemensam) 4. Klagomål- och synpunktshantering 5. Nämndsbeslut (Kommungemensam) 6. Personuppgiftslagen (Kommungemensam) 7. Avtalsbevakning 8. Hantering av inventarier och skyddskläder för YH Signaltekniker 9. Hantering av material för YH Guldsmed 10. Inköp/upphandling, inte följer avtal (Kommungemensam) 11. Inköp/upphandling, felaktiga upphandlingar (Kommungemensam) 12. Interkommunala ersättningar 13. Kontanthantering 14. Kundfakturor och debiteringsunderlag 15. Leverantörsfakturor 16. Rekvirering av statsbidrag 17. Representation, kontroll av syfte (Kommungemensam) 18. Representation, kontroll av riktlinjer (Kommungemensam) 19. Farliga ämnen i kemisalen 20. Resor och körjournaler Sammanfattning av genomförd intern kontroll Under 2016 har Kompetens- och arbetslivsförvaltningen genomfört internkontroll i huvudsak enligt upprättad internkontrollplan. Kompetens- och arbetslivsförvaltningens internkontrollgrupp har under 2016 bestått av Anna-Karin Andersson, Kerstin Larsson, Cali Muudey och Agneta Zetterlund

27 Utfallet av kontrollerna är gott. Följande förbättringsområden har framkommit i kontrollerna: Hur ska förvaltningen arbeta med fullmakter för e-post? Rutin för hur e-post ska hanteras behöver vara mer känd bland personalen. Rutinen gällande Kundfakturor och debiteringsunderlag behöver förtydligas. Rutinen för Resor och körjournaler behöver kompletteras med information om att det är tillåtet att använda betalkortet för betalning av parkering. All nyanställd personal behöver informeras om hur bilarna fungerar och vilka rutiner som finns. Hur görs det på bästa sätt? Förslag om att informera all personal på APT 1-2 gånger per år om rutinerna gällande resor. Listan över verklig förbrukning av farliga ämnen i kemisalen behöver användas eller så ska rutinen skrivas om. Det är önskvärt att faktura och fakturaunderlag kan skickas tillsammans gällande interkommunala ersättningar. Inventering av ädla metaller och stenar hos YH Guldsmed görs bara en gång per år. Är det tillräckligt? Silver och stenar förvaras i verkstaden hos YH Guldsmed. Hur ska det hanteras? 1. Delegationsbeslut Kontrollmoment, att delegationsbestämmelser är kända. Att anställningar och andra beslut anmäls till nämnd. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Kontroll av delegationsprotokoll mot nämndsprotokoll. 21 oktober frågade gruppen fem chefer genom e-post Har du kännedom om delegationsbestämmelserna? Tre chefer svarade att de anser sig ha god kunskap om delegationsordningen. Kontroll av delegationsprotokoll mot nämndsprotokoll gjordes hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. 2. Diarieföring/posthantering Kontroll att inkommande och utgående post registreras eller diarieförs. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Uppföljning av rutin. Kontroll 15 april hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning.

28 3. E-post Kontroll att e-post öppnas varje dag. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 4 mars genom e-postutskick till all personal. 86 % av de anställda svarade inom ett dygn. Gruppens bedömning är att rutinen inte följs. Kontroll 2 december. 20 anställda i förvaltningen, slumpvis utvalda, fick frågan om de öppnat sin e-post under dagen. 18 av dessa svarade ja. 4. Klagomål- och synpunktshantering Kontroll att policy och regler efterlevs. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 15 april hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. 5. Nämndsbeslut Uppföljning av nämndbeslut, tre per halvår, kontrollera om beslutet är verkställt. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 20 december hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. 6. Personuppgiftslagen Kontrollmoment, att personuppgiftsbehandlingar uppdaterars och anmäls till personuppgiftsombudet. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Kontroll av förteckning Kontroll 15 april hos nämndsekreterare Anna Carlsson. Rutinerna följs inte. Förvaltningen uppdaterar just registret och arbetssättet för hantering av personuppgiftslagen.

29 7. Avtalsbevakning Kontroll av att avtal är under bevakning. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 13 maj hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. Kontroll 21 oktober hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. 8. Hantering av inventarier och skyddskläder för YH Signaltekniker Kontroll av inventarielistor och listor över skyddskläder. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Kontroll av inventering Kontroll 2 december av inventarielistor och listor över skyddskläder. Lista över inventarier finns och inventering sker i januari varje år. På listan över skyddskläder bokförs vem som hämtat ut eller lämnat in vad. Komplett lista över skyddskläder, även de som finns i lager och vad som gallrats, tas fram under Hantering av material för YH Guldsmed Att regler och rutiner för hantering av material för YH Guldsmed följs. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Kontroll av inventering. Kontroll 2 december hos lärare på guldsmedsutbildningarna. Man använder idag manuell bokföring av vad eleverna köpt och lämnat tillbaka gällande material och verktyg. Eleverna faktureras en gång per år samt efter avslutad utbildning. Inventering av ädla metaller och stenar ska ske två gånger per år men görs en gång per år. Denna rutin bör därför ses över. 10. Inköp/upphandling, inte följer avtal Kontroll av gjorda inköp. Kontrollansvarig har varit nämndsekreterare och förvaltningsekonom.

30 Metod: Genomgång av statistik. Kontroll har genomförts 17 januari 2017 utan anmärkning. 11. Inköp/upphandling, felaktig upphandling Kontroll av direktupphandlingar överstigande kronor. Kontrollansvarig har varit nämndsekreterare och förvaltningsekonom. Metod: Analys av inköp med stöd av ekonomikontoret. Förvaltningen har under året köpt in för mer än kronor hos 28 leverantörer. Med 17 av dessa finns giltiga avtal skrivna och i 6 av fallen ska upphandling ej genomföras. 12. Interkommunala ersättningar Kontroll av hur interkommunala ersättningar faktureras och betalas. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 30 november hos verksamhetssekreterare Carina Palmquist utan anmärkning. 13. Kontanthantering Kontroll av att regler och rutiner för dagskassor följs. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov/urval Kontroll 24 oktober hos Café Blå. Returer bokförs inte på grund av att de förekommer så sällan. Kontroll 24 oktober hos Biblioteket utan anmärkning. Kontroll 24 oktober hos Kundservice utan anmärkning.

31 14. Kundfakturor och debiteringsunderlag Kontroll av att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov/urval. Kontroll 15 april hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. Rutinen är något förändrad varför texten behöver ändras. 15. Leverantörsfakturor Kontroll av att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov/urval. Kontroll 21 oktober hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. 16. Rekvirering av statsbidrag Kontroll av att rekvirering sker. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Kontroll genom stickprov. Kontroll 7 november hos förvaltningsekonom Bozidar Krivokuca gällande statsbidrag för förstelärartjänster utan anmärkning. 17. Representation, kontroll av syfte Kontrollera att syfte är angivet samt att momsen är rätt bokförd. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 13 maj hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. Kontroll 21 oktober hos nämndsekreterare Anna Carlsson. En av de kontrollerade fakturorna saknade angivet syfte.

32 Kontroll 14 november hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. 18. Representation, kontroll av riktlinje Kontroll att riktlinjerna efterlevs och fungerar. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 13 maj hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. Kontroll 14 november hos nämndsekreterare Anna Carlsson utan anmärkning. 19. Farliga ämnen i kemisalen Kontrollera att rutiner gällande farliga ämnen följs. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Kontroll av lista över ämnen samt hur de förvaras. Kontroll 24 oktober hos lärare Anders Lundell. Förvaringen av farliga ämnen är utan anmärkning. Lista över den verkliga förbrukningen saknas. 20. Resor och körjournaler Kontrollera att policy, regler och rutiner följs samt att körjournalen fylls i på rätt sätt. Kontrollansvarig har varit förvaltningens internkontrollgrupp. Metod: Stickprov Kontroll 20 maj hos Karin Strängsåker, Kundservice, utan anmärkning Sandra Lindgren

33 Förvaltningschef

34 Förslag: Internkontrollplan gällande från 1 januari 2017 för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Ansvariga för internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen är förvaltningschef och förvaltningsekonom. Riskanalys genomförd under december 2016 av förvaltningschef och internkontrollgruppen. Område Rutin Vad kan gå fel? Vilka blir konsekvenserna? Kontrollera vad Ansvarig för kontrollen Metod Frekvens Rapportera till Demokrati Delegationsbeslut Beslutet kan överklagas och KAF Internkontrollgrupp (Kommungemensam) upphävas Demokrati Demokrati Demokrati Demokrati Diarieföring/ Posthantering/E-post (Kommungemensam) Att beslut fattas som man inte får fatta. Att beslut fattade på delegation inte anmäls till nämnd Att diarieföring/regist rering inte sköts, att vanlig post och e-post inte öppnas varje dag. Klagomål och synpunkter Mottagningsbekrä ftelse skickas inte inom två dagar och svar från handläggare skickas inte inom 10 dagar. Nämndsbeslut (Kommungemensam) Personuppgiftslagen (Kommungemensam) Att besluten inte verkställs. Att förteckningar över personuppgiftsbe handlingar inte är uppdaterade Ekonomi Avtalsbevakning Att avtalsbevakninge n brister. Ekonomi Ekonomi Ekonomi Hantering av inventarier och skyddskläder för YH Signaltekniker Hantering av material för YH Guldsmed Inköp/upphandling (Kommungemensam) Att material försvinner Att material försvinner Att vi inte gör upphandlingar. Att vi inte följer avtal. Att vi inte kan lämna ut allmänna handlingar för att vi inte vet att de är inkomna och att ärenden kan bli bortglömda Att delegationsbestämmelser är kända. Att anställningar och andra beslut anmäls till nämnde Att inkommande och utgående post/e-post registreras eller diarieförs KAF Internkontrollgrupp Stickprov, uppföljning av rutiner Uppföljning av rutin (KS - Stickprov, intervjuer) Minskat förtroende för kommunen. Kontroll av svarstider. KAF Internkontrollgrupp Redovisning av statistik. Att politiska intentioner inte blir av Uppföljning av beslut, 3 från våren och 3 från hösten, kontrollera om beslutet är verkställt. Att kommunen inte uppfyller Datainspektionsns krav. Att kommunen lämnar ut felaktiga uppgifter vid en förfrågan Ekonomiska konsekvenser. Att personuppgiftsbehandlingar uppdateras och anmäls till personuppgiftsombudet Kontroll av att avtal är under bevakning. 1 gång per år, lämpligen sen höst Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Halvårsvis KAF Internkontrollgrupp Stickprov 1 gång per år, lämpligen sen höst KAF Internkontrollgrupp Kontroll av förteckning Ekonomisk förlust KAF Internkontrollgrupp Kontroll av inventarielistor och listor över skyddskläder Att material inte faktureras korrekt Att regler och rutiner för hantering av material för YH Guldsmed följs Ekonomisk förlus. Minskat förtroende. Kontroll av gjorda inköp Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Nämndsekreterare/ förvaltningsekonom Kontroll av inventering Genomgång av statisktik 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte

35 Område Rutin Vad kan gå fel? Vilka blir konsekvenserna? Kontrollera vad Ansvarig för kontrollen Metod Frekvens Rapportera till Ekonomi Inköp/upphandling Ekonomisk förlust Kontroll av direktupphandlingar Nämndsekreterare/ Halvårsvis (Kommungemensam) överstigande kronor förvaltningsekonom Ekonomi Interkommunala ersättningar Att vi gör felaktiga upphandlingar Att ersättning betalas felaktigt eller att ersättning inte faktureras Ekonomi Kontanthantering Att kontanter inte redovisas på rätt sätt Ekonomi Kundfakturor och debiteringsunderlag Att fakturering sker felaktigt Ekonomi Leverantörsfakturor Att fel person attesterar fakturor Ekonomi Ekonomi Ekonomi Lokaler Rekvirering av statsbidrag Representation (Kommungemensam) Representation (Kommungemensam) Farliga ämnen i kemisalen Att statliga medel inte rekvireras Representation för eget bruk Representation för eget bruk Att farliga ämnen förvaras felaktigt Ekonomisk förlust Kontanter kan försvinna Minskat förtroende för KAF och kommunen, samt uteblivna intäkter Att felaktiga fakturor betalas Kontroll av hur interkommunala ersättningar faktureras och betalas. Kontroll av att regler och rutiner för dagskassor följs Kontroll av att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Kontroll av att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs KAF Internkontrollgrupp Uppföljning av samtliga rapporterade direktupphandlin gar samt transaktioner över 100 tkr som ej kan kopplas till särskilt objekt. Samtal och stickprov KAF Internkontrollgrupp Stickprov/urval 1 gång per år och område Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov/urval 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov/urval 2 gånger per år Ekonomisk förlust Kontroll av att rekvirering sker. KAF Internkontrollgrupp Samtal och stickprov Minskat förtroende för kommunen Minskat förtroende för kommunen Att farliga ämnen stjäls eller orsakar olycka Kontrollera att syfte är angivet samt att momsen är rätt bokförd Kontroll att riktlinjerna efterlevs och fungerar Kontrollera att rutiner gällande farliga ämnen följs. Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov Halvårsvis Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov Halvårsvis Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Kontroll av lista över ämnen samt hur de förvaras 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Transporter Resor och körjournaler Att förvaltningens bilar används på Felaktiga kostnader för KAF Att policy, regler och rutiner följs samt att körjournalen fylls i på rätt sätt. KAF Internkontrollgrupp Stickprov 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte

36 TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr KAN 2017/8 1 (2) Kompetens- och arbetslivsnämnden Tjänsteutlåtande om internkontroll Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Rapport 2016 samt Plan 2017 Förslag till beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att godkänna rapporten gällande Internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 2016 och skicka den vidare till ekonomikontoret. 2 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Internkontrollplan gällande från 1 januari 2017 för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen enligt presenterat förslag. Bakgrund Internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen sker enligt plan som varje år antas av nämnden. Planen är i vissa delar gemensam för hela kommunen och i vissa delar specifik för förvaltningen. Förslag till plan tas fram genom riskanalys som genomförs av förvaltningschef och den grupp som under året genomfört kontroller. Under 2016 har Kompetens- och arbetlivsförvaltningen genomfört internkontroll enligt upprättad internkontrollplan. Kompetens- och arbetslivsförvaltningens internkontrollgrupp har under 2016 bestått av Agneta Zetterlund, Kerstin Larsson, Anna-Karin Andersson och Cali Muudey. Utfallet av kontrollerna är gott. Följande förbättringsområden har framkommit i kontrollerna: Hur ska förvaltningen arbeta med fullmakter för e-post? Rutin för hur e-post ska hanteras behöver vara mer känd bland personalen. Rutinen gällande Kundfakturor och debiteringsunderlag behöver förtydligas. Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Lärcenter Anna Carlsson Nämndsekreterare anna.carlsson@falkoping.se Falköpings kommun KAF Falköpings kommun Falköping Telefon Telefax kan@falkoping.se Bankgiro Postgiro Org nr

37 2 (2) Rutinen för Resor och körjournaler behöver kompletteras med information om att det är tillåtet att använda betalkortet för betalning av parkering. All nyanställ personal behöver informeras om hur bilarna fungerar och vilka rutiner som finns. Hur görs det på bästa sätt? Förslag att informera personalen på APT 1-2 gånger per om rutinerna gällande resor. Listan över verklig förbrukning av farliga ämnen i kemisalen behöver användas eller så ska rutinen skrivas om. Önskvärt att faktura och debiteringsunderlag kan skickas tillsammans gällande interkommunala ersättningar. Inventering av ädla metaller och stenar hos YH Guldsmed görs bara en gång per år. Är det tillräckligt? Silver och stenar förvaras i verkstaden hos YH Guldsmed. Hur ska det hanteras? Följande kontrollåtgärder ingår i planen: 1. Delegationsbeslut (Kommungemensam) 2. Diarieföring/posthantering (Kommungemensam) 3. E-post (Kommungemensam) 4. Klagomåls- och synpunktshantering 5. Nämndsbeslut (Kommungemensam) 6. Personuppgiftslagen (Kommungemensam) 7. Avtalsbevakning 8. Hantering av inventarier och skyddskläder för YH Signaltekniker 9. Hantering av material för YH Guldsmed 10. Inköp/upphandling, inte följer avtal (Kommungemensam) 11. Inköp/upphandling, felaktiga upphandlingar (Kommungemensam) 12. Interkommunala ersättningar 13. Kontanthantering 14. Kundfakturor och debiteringsunderlag 15. Leverantörsfakturor 16. Rekvirering av statsbidrag 17. Representation, kontroll av syfte (Kommungemensam) 18. Representation, kontroll av riktlinjer (Kommungemensam) 19. Farliga ämnen i kemisalen 20. Resor och körjournaler Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen Anna Carlsson Nämndsekreterare

38 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 7 Dnr 2017/ Språkförstärkt yrkesutbildning Restaurang Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott ger ger förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med att ta fram en språkförstärkt restaurangutbildning på gymnasienivå. Bakgrund Enligt ett uppdrag från kommunfullmäktigte ska Kompetens- och arbetslivsförvaltningen fortsätta och utöka sin samverkan med Ållebergsgymnasiet. Under hösten har en tanke väckts om att starta språkförstärkt restaurangutbilding på gymnasienivå för vuxna i Ållebergsgymnasiets lokaler. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

39 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 2 Dnr 2016/ Inriktningsbeslut KAN 2017 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott tar tillbaka beslutet om att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till Inriktningsbeslut. Bakgrund Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott gav vid mötet 23 november 2016 förvaltningen i uppdrag att till nämndens möte 8 februari 2016 ta fram ett förslag till reviderat inriktningsbeslut. I arbetet har det framkommit att ett inriktningsbeslut inte längre fyller någon funktion då de styrdokument som finns, inklusive kommunens arbetsmarknadsstrategi, väl täcker förvaltningens verksamheter. Förslag har därför väckts om att inte anta ett nytt inriktningsbeslut. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks