PM 2014-03-03 1 (13) Diarieföring vid samhällsbyggnadsförvaltningen Denna promemoria är tänkt som en översiktlig guide för hur du gör när du diarieför. En mer ingående handbok finns på Insidan (Hjälp i jobbet Manualer W3D3). Vilka handlingar som ska registreras redogörs för i dokumenthanteringsplanen. Denna hittar du via Publikationer i vänstermenyn på förvaltningssidan. Innehåll 1. Inloggning... 2 2. Inloggningsvy... 2 3. Sökfunktioner... 3 Sök på ärendenummer... 3 Sök efter åtgärd-/handlingsnamn... 3 Sök via ärendekort... 4 4. Öppna ett nytt ärende... 5 5. Registrera en handling eller åtgärd... 7 6. E-posta en handling... 10 7. Ta bort en handling... 11 8. Var ska handlingarna förvaras?... 12 Skapa en fysisk akt... 12 Fysisk förvaring... 13 Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan 42 0171-62 50 00 0171-62 50 18 7 07 27-3 212000-0282 745 80 ENKÖPING E-post: samhallsbyggnadsforvaltningen@enkoping.se 7d8
2 (13) 1. Inloggning Du loggar in i W3D3 genom att använda högermenyn på Insidan. Välj W3D3 i rullistan och fyll sedan i dina användaruppgifter. Om du har glömt ditt lösenord ska du kontakta Eva Wiss. Om du saknar inloggning ska du begära en. Du gör detta via Insidan: Hjälp i jobbet Blanketter W3D3 Begäran om användar-id. 2. Inloggningsvy När du loggat in möts du av en tredelad vy: Till vänster finns sökfunktioner m.m. (se mer om dessa under sök). I det mittersta fältet ser du de ärenden som du senast varit inne på och till höger de ärenden som du är handläggare för. Du kan gå in på dessa ärenden genom att klicka på diarienumret.
3 (13) 3. Sökfunktioner Det finns olika sätt att finna ett ärende i W3D3, här nedan presenteras de mest användarhandvänliga. Du kommer åt sökfunktionerna antingen genom vänsterspalten i inloggningsvyn eller genom kortkommandon. Genom Övriga sök i vänstermenyn får du fram samtliga sökfunktioner. Nedan ges exempel på ett par av dessa. Sök på ärendenummer Om du vet vilket diarienummer en handling har söker du enklast fram ärendet genom Ctrl + 7, eller via sökmenyn till vänster. Om du inte får fram ärendet, trots att du vet att du har rätt diarienummer, kan du bocka i rutan Inkludera avslutade. I illustrationen nedan ges två exempel. I det övre exemplet vill vi ta fram ärendet TF2013/2 (markerad 1). Ärendet är öppet, varför sökningen lyckas trots att vi inte bockat i rutan Inkludera avslutade (2). Om vi gör en likadan sökning efter ärendet TF2011/2 (1 i det nedre exemplet) får vi ingen träff. Om vi däremot bockar i rutan Inkludera avslutade (3) så får vi fram ärendet. Att ärendet är avslutat visas genom symbolen markerad (4) i illustrationen. Sök efter åtgärd-/handlingsnamn Att söka på åtgärd-/handlingsnamn fungerar på samma vis som att söka genom diarienummer. Genom denna funktion söker du i namnet på en handling. Kortkommandot för sökfunktionen är Ctrl + 4, eller via sökmenyn till vänster. Du måste kryssa i Inkludera avslutade för att få fram samtliga ärenden, d.v.s. även de som har avslutats.
4 (13) Sök via ärendekort Ett liknande sökvertyg hittar du under Ctrl + 1, eller via sökmenyn till vänster, där söker du efter ord i ärendemeningen (d.v.s. ärendets namn), handläggare, registreringsdatum, mottagare eller avsändare etc.
5 (13) 4. Öppna ett nytt ärende Om du ska skapa ett helt nytt ärende använder du med fördel Ctrl + i, eller via sökmenyn till vänster. Om du inte har ärendeserien TF, välj denna i rullistan och tryck på Skapa ärende. Ärendekort Du får nu upp ett tomt ärendekort. Det är här du ska tala om vad ärendet handlar om, vem eller vilka som handlägger, vem som är motpart etc. Du får automatiskt upp dig själv som handläggare, detta kan du dock komplettera eller ändra helt. Fyll i ärendekortet Illustrationen nedan visar ett ifyllt ärendekort. Ärendemeningen (1) bör på ett lättfattligt sätt sammanfatta vad saken handlar om. När du skriver ärendemeningen är det en god tanke att tänka på om flera olika skrivelser kommer att tillhöra ärendet, ärendemeningen bör då vara formulerad så att detta är möjligt. Exempelvis kan Gröngarn 1:20 fastighetsförsäljning vara en
6 (13) bra ärendemening om Avtal fastighetsförsäljning Gröngarn 1:20 och Fastighetsbesiktning Gröngarn 1:20 ska kunna ligga under samma diarienummer. En annan sak du bör ha i åtanke när du skapar en ärendemening är att den ska vara sökbar. Se därför till att viktig information finns med i ärendemeningen, t.ex. fastighetsbeteckning som ovan. Sökfunktionen i W3D3 är mycket känslig, var därför noggrann med stavningen. Om du råkar skriva Gröngran istället för Gröngarn kan man inte senare hitta handlingen vid sökning på det senare. De fält som måste fyllas i är handläggare (2, saknas aktuell handläggare i listan kan du lägga in dennes överordnade och skriva in handläggaren i fältet för kontaktperson (4)), avdelning, ärendestatus och ärendetyp (3). I fältet som är markerat 4 i illustrationen ovan kan du även ange ett annat ärende. Detta gör du om ditt ärende hör ihop med ett annat ärende. Du kan även ange annan förvaringsplats av pappersoriginalet än dokumentskåpet i närarkivet. Detta kräver stöd i dokumenthanteringsplanen. Skriv ut ärendekortet När du fyllt i ärendekortet skriver du ut det och fäster det vid en grön pappersmapp, i vilken du sedan lägger pappershandlingarna. Akten förvaras sedan i ett säkerhetsskåp i närarkivet. Du skriver ut genom att klicka på symbolen som är markerad 5 i illustrationen ovan. Du får då fram en rullista där du ska välja vilken rapport du ska skriva ut. Välj Aktomslag. Se vidare avsnitt 5. Skapa en fysisk akt.
7 (13) 5. Registrera en handling eller åtgärd När du ska registrera en handling trycker du på Ny åtgärd/handling, fjärde symbolen vänsterifrån i menyn (rödmarkerad i bilden nedan). Du får nu upp ett nytt fönster där du ska beskriva handlingen eller åtgärden. Detta innebär att du talar om vad det är för typ av handling, om den kommit in eller sänts ut, vem som är mottagare eller avsändare m.m. Samtliga dessa steg följer i grafiken nedan. 1. Börja med att namnge handlingen. Här talar du kort och gott om vad det är som har hänt. Kom ihåg att det du skriver här ska underlätta sökbarheten. Exempel på detta kan vara Avtal med Enavandrarna, Köpeavtal för Munksundet 24:26, Parkeringstillstånd, beviljat, Meddelande om uppsägning av XXX, Direktupphandling av konsult för gräsklippning: Tilldelningsbeslut, anbudsutvärdering och vinnande anbud. 2. Ange riktning, d.v.s. om handlingen sänts ut från myndigheten ( Ut ), inkommit till myndigheten ( In ) eller upprättats men inte sänts ut från myndigheten ( --- ). 3. Om handlingen eller åtgärden som du registrerar sänts in/ut/upprättats eller ägt rum annan dag än dagens datum ska du ändra datumet. 4. Ange vad det är för typ av handling/ar. Är det ett avtal, en ansökan, ett policydokument eller något annat? Om du inte tycker att någon av handlingstyperna överensstämmer med din handling, välj Skrivelse. Om det är flera handlingar bör du göra en subjektiv bedömning om vilken som väger tyngst. Har du exempelvis ett avtal och ett informationsbrev så bör du välja Avtal. 5. Skriv in avsändare/mottagare. Uppgifter om kön och ID-nr ska inte fyllas i. Om du har angivit en mottpart på ärendekortet kan du trycka på 5b enligt bilden
8 (13) nedan, då skrivs mottpartens uppgifter in automatiskt. Ett tips är att trycka tab när du fyllt i namnet på motparten; om denne finns i systemet sedan tidigare fylls övriga uppgifter i automatiskt. I det fall du ska lägga till en ytterligare avsändare/mottagare ska du klicka på 5b. Fältet töms då och du kan fylla i uppgifter för ytterligare en avsändare/mottagare. Vill du tömma fältet för avsändare/mottagare ska du trycka på 5c. 6. Vid behov av att lägga till ytterligare information än den som angivits i fälten för Åtgärd/handling och Avsändare/mottagare kan du skriva i fältet Information. Nästa steg är att hämta det eller de dokument som du vill registrera. För att hämta dokument använder man gem-symbolen, markerad 1 i bilden nedan. Leta rätt på
9 (13) det dokument du vill registrera och tryck sedan på Lada upp. Under fältet för information syns nu det dokument som du laddat upp. Om du ska registrera fler dokument i samma åtgärd/handling gör du om samma procedur igen. Har fel dokument blivit uppladdat tar du bort det med papperskorgssymbolen till vänster om dokumentet. Det sista steget att spara (3 i bilden) är det viktigaste steget! Om du stänger fönstret utan att spara så får du börja om från början. Innan du trycker på spara ska du vara säker på att du laddat upp rätt dokument och att fler dokument inte ska till. När du sparat kan du inte ändra bilagorna till åtgärden/handlingen. När du sparat åtgärden/handlingen dyker den upp på ärendekortet.
10 (13) 6. E-posta en handling För att e-posta handlingen/åtgärden klickar du på kuvert-symbolen till vänster om handlingen. Du kan fylla e-postadressen till den du vill sända åtgärden/handlingen direkt i fälten markerade 1 i bilden nedan. Du söker fram e-postadresser genom 1a och om du vill skicka åtgärden/handlingen till den eller de som är uppsatta som ärendets handläggare trycker du 1b. För att bifoga ytterligare en fil, ett arbetsdokument eller filer ur ärendet använder du funktionerna 2. För att det ska synas i ärendekortet till vem eller vilka som åtgärden/handlingen skickats måste rutan Registrera på ärendet (3) bockas i. Tryck sedan på kuvertet uppe till vänster (4) för att skicka.
11 (13) Om du valde att bocka i rutan Registrera på ärendet (markerad 3 i föregående bild) syns detta nu i ärendekortet. 7. Ta bort en handling För att radera en handling trycker man på papperskorgen till vänster om handlingen.
12 (13) 8. Var ska handlingarna förvaras? I de flesta fall ska originalet av de handlingar som diarieförs förvaras i diarieskåpet i arkivrummet, se vidare i Dokumenthanteringsplan. Oavsett om en handling kommit in elektroniskt eller via brev, är pappret originalet. Även om det kan tyckas onödigt så ska således handlingar som inkommit via e-post skrivas ut och förvaras i akten. Detta är nödvändigt tills kommunen har en lösning för e-arkiv på plats. I det fallet att handlingen ska förvaras på annan plats än i diarieskåpet ska detta anges såsom exemplet ovan anvisar. Skapa en fysisk akt I avsnitt 4 beskrevs hur man går tillväga för att skriva ut ett aktomslag. Detta aktomslag ska fästas vid en grön aktmapp, som finns i förrådet. Till vår hjälp behöver vi nu även en häftapparat. Aktmapp och häftapparat Fäst sedan aktomslag på mappen och lägg i handlingarna.
13 (13) Fysisk förvaring Akten ska, om inte dokumenthanteringsplanen anger annat, förvaras i ett diarieskåp i närarkivet. Akterna är sorterade efter år och nummerordning.