Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-453/2014



Relevanta dokument
Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-362/2014

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4 Genomföra forskningsprojekt Version: 1.6

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inför flytt. Hantering av forskningshandlingar vid flytt av verksamhet. Enheten för arkiv- och registratur UF Framtagen

Bevarande och gallring av forskningshandlingar

Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén,

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd Dnr RA /862

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inför flytten. Hantering av forskningsmaterial inför flytten på NKS. Enheten för arkiv- och registratur UF Framtagen

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Arkivhandbok. Juridiska avdelningen Enheten för arkiv- och registratur

Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Hantering och arkivering av forskningshandlingar

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial

Dnr RA /4384

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014

Dokumenthantering på fastighetskontoret

GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 1 av 6 Dnr A5 1983/04

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt

Inspektion hos Kungl. Musikhögskolan den 9 december 2014

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4262 N Liljeholm

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)

Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KISTA GYMNASIUM

Dokumenthanteringsplan

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Riktlinjer för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Högskolan i Borås

Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet

Förteckna och leverera arkiv

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ BRÄNNKYRKA GYMNASIUM

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÄRVUX

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ROSS TENSTA GYMNASIUM

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Anvisning om bevarande och gallring av forskningshandlingar

Inspektion av arkivvården vid Stiftelsen för strategisk forskning

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning vid Malmö högskola

Lathund för forskningshandlingar vid Högskolan i Halmstad - Riktlinjer samt bevarande- och gallringsplan

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Tillsynsavdelningen Dnr RA /4114 T Ståhle

Dokumenthanteringsplan

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERORTS VUXENGYMNASIUM

Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för idé- och samhällsstudier den 17 september 2014

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS TÄBY FÖRSAMLING

Projektdag torsdag 16 april 2015 Kalmar

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007.

Dokumenthanteringsplan

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Länsstyrelsen i Gotlands län

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Guide för att hämta diarienummer, arkivera och överföra handlingar till W3D3

Transkript:

Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial Dnr 1-453/2014 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Arkiv och Registratur Version: 1.0 Juni 2014

Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial Karolinska institutet är en statlig myndighet och som sådan behöver all verksamhet redovisas. För att uppfylla Riksarkivets krav på arkivredovisning hos statliga myndigheter måste institutionens dokumentsamordnare/arkivarie tillsammans med institutionens forskare samla in allmänna handlingar från avslutade forskningsprojekt. Insamling av forskningsmaterial Mycket få handlingar som härrör från forskning har hittills arkiverats vid KI varför det borde finnas mycket material från avslutade projekt ståendes på institutionen. Detta material behöver lokaliseras varför en inventering av förråd och arkivlokaler måste ske. Hittar ni material från forskare som inte längre arbetar kvar vid institutionen får prefekten fatta ett beslut om att forskarens material ska arkiveras och gallras enligt gällande arkiveringsregler vid KI. När det gäller insamling av forskningsmaterial från forskare som fortfarande arbetar vid institutionen förordar vi att dokumentsamordnaren/arkivarien initialt söker stöd från prefekt/ac. Förslagsvis skickar prefekten ett informationsmail till forskarna som informerar om att en arkiveringsinsats kommer ske samt om vikten av denna. Utöver själva utskicket rekommenderar vi att ni bokar in personliga möten med forskarna där ni tillsammans lägger upp en plan för hur insamlingen ska gå till. Arkivarierna vid UF gärna ut och föreläser för mindre grupper av forskare om arkivering av forskningshandlingar. Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial Det är forskaren som känner sitt material bäst och det är också hen som bör göra den första sorteringen innan handlingarna lämnas vidare till dokumentsamordnare/arkivarie. Som en hjälp till forskarna har arkivarierna vid UF tagit fram en rekommendation för insamling av forskningshandlingar. Denna rekommendation finns även översatt till engelska. Skriften är riktad direkt till forskarna och försöker så enkelt som möjligt informera om vad forskaren själv behöver göra vid insamlingen av forskningsmaterial samt vilka handlingar som ska bevaras och vilka som kan gallras. Uppdelning av forskningsmaterial Den 1 januari 2013 skedde en brytning i hur vi redovisar arkiven vid KI. Detta innebär att handlingarna ordnas och förtecknas på olika sätt beroende på om de är tillkomna före 1 januari 2013 eller efter. Handlingar som har slutbehandlats före 2013 ska arkiveras enligt det så kallade allmänna arkivschemat (den arkivredovisning som vanligtvis redan finns vid institutionen) medan handlingar som slutbehandlats efter 31 december 2012 ska arkiveras enligt så kallad verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Diarieförda handlingar Innan 2013 diariefördes KI:s handlingar i diarieföringssystemen Diabas eller Platina. Platina användes mellan 2007 och 2012 och innehåller primärt handlingar rörande forskningsfinansiering. Handlingarna som har diarieförts i Diabas och Platina ska sorteras årsvis samt i diarienummerordning och förtecknas i två separata serier, en för Diabas och en för Platina. Från och med 1 januari 2013 diarieför KI sina handlingar i diarieföringssystemet W3D3. Dessa handlingar arkiveras och förtecknas uppdelat på verksamhetsområde/år och diarienummerordning. Diarieförda handingar förtecknas och arkiveras alltså tillsammans med institutionens övriga diarieförda handlingar. Diarieförda forskningshandlingar Diarieförda handlingar som rör forskningen hanteras på två sätt: Handlingar rörande en och samma finansiering diarieförs på samma diarienummer och blir till ett ärende i diariet (administrativa akten). Dessa handlingar återfinns ofta hos ekonomiadministratören. Diarieförda handlingar som spänner över flera olika studier diarieförs däremot på enskilda diarienummer. Projektakt Vissa handlingar i forskningsprojekteten behöver inte diarieföras utan ska istället hållas ihop i en så kallad projektakt. Med projektakt menas att samtliga handlingar från samma projekt förvaras samlat och arkiveras tillsammans. Projekt är svårdefinierade men en möjlig avgränsning/slutpunkt för ett forskningsprojekt kan vara när det vetenskapliga resultatet av studien publiceras. Publikationen blir därmed det som avgränsar en forskningsstudie från en annan. Har forskaren själv en annan logisk avgränsning av ett projekt gentemot efterföljande kan även den avgränsningen användas. I möjligaste mån bör ni dela in och förteckna forskningsprojekt efter vilket forskningsområde projektet tillhör. Forskningsområdet är ofta kopplat till enheten/avdelningens namn. Inom varje område förteckna ni sedan handlingarna per forskare. Har forskaren delat upp handlingarna i olika projekt bör du använda dig av forskarens uppdelning. Egen serie Ett fåtal av de handlingar som är kopplade till forskningen varken diarieförs eller hålls samlade i en projektakt utan bevaras istället separerade från övriga forskningshandlingar i en egen serie. Detta gäller framför allt handlingar som tillhör institutionens gamla arkivredovisning, dvs den som ska innehålla handlingar tillkomna före 2013.

Vilka dessa handlingar är framgår oftast av strukturen för institutionens arkivförteckning. Hit hör till exempel: Publikationer: Publikationer har tidigare arkiverats i en egen serie, men från och med 2013 kan dessa arkiveras tillsammans med forskarens övriga handlingar, dvs i projektakten. Trycksaker: Dessa ska fortsatt hanteras likadant som förut och arkiveras i egen serie. Övergripande publikationslista: Här avses den publikationslista som ska innehålla institutionens alla publikationer årsvis. Denna arkiveras fortsatt i en egen serie. Publikationslistan kan enkelt skrivas ut från KI:s Biblioteks hemsida. Logg/labböckerna: Återfinns logg/labböcker från projekt som avslutats innan 2013 tillsammans med forskarens övriga forskningshandlingar kan de arkiveras i projektakten. I de fall institutionen samlat logg- och labböcker separat kan ni däremot arkivera böckerna i en egen serie. Indelningen bör då vara samma som vid arkiveringen av forskningsprojekt, d.v.s. forskningsområde/forskare. Övriga handlingar: Vid vissa institutioner har även andra handlingar arkiverats i egna serier, detta rör framförallt handlingar som från och med 2013 ska vara diarieförda, såsom tillstånd och ansökningar. Förtydligande i arkivförteckningen Handlingar som slutbehandlats före 2013 kan ibland återfinnas på flera ställen på grund av olikartad hantering. Vissa handlingar kan återfinnas både bland diarieförda handlingar, i projektakten eller i en egen serie. Ett exempel är ovan nämnda labböcker. Ett annat exempel är etiska tillstånd som ibland kan vara diarieförda, ibland förvaras tillsammans med övriga forskningshandlingar i forskningsprojektet eller har arkiverats i en egen serie. Förtydliga gärna vad som gäller genom att i anmärkningskolumen på förteckningsblanketten ange om handlingarna även kan återfinnas i en annan serie (samt ange vilken/vilka serier). Genom att ni använder anmärkningskolumnen för att ange avvikelser ökar återsökbarheten avsevärt. Gallringsbara forskningshandlingar Forskningshandlingar som får kastas tidigare än 10 år efter projektavslut förvaras hos forskaren tills gallring sker. Forskningshandlingar som kan gallras efter 10 (15) år ska förvaras säkert fram tills att gallringsfristen löpt ut. Handlingarna ska även märkas upp med vilket år gallring kan ske.

Handlingar (ej forskningshandlingar) tillhörande en forskare som inte är KImaterial: Handlingar som härrör från en forskares externa uppdrag, dvs uppdrag som ligger utanför forskarens KI-anställning ska inte arkiveras med handlingar som uppstått i KI:s verksamhet. Det kan till exempel handla om protokoll, kopior på protokoll eller verksamhetsberättelser från andra myndigheter. Dessa handlingar tillhör inte KI:s verksamhet och kan kastas. Forskningshandlingar tillhörande en forskares tidigare anställning: Vid en övergång från en extern anställning till Karolinska Institutet medtar forskaren ibland originalhandlingar från sin förra verksamhet. Om så är fallet bör dessa antingen återlämnas till den verksamheten eller arkiveras tillsammans med forskarens KI-handlingar. Kontakta arkivarierna vid UF om ni hittar sådana handlingar. Har forskaren kopior med sig från sina tidigare anställningar, kan dessa om det behövs, arkiveras tillsammans med övriga forskningshandlingar. Bevarande av större mängd primärmaterial Ifall forskaren vill bevara primärmaterial som enligt Hanteringsanvisningarna ska gallras bör detta beslut dokumenteras. Ska vi ta emot digitalt material? Vi tar i dagsläget inte emot digitalt material då KI inte har något e-arkiv. Riktlinjer för ELN är under utfärdande. Om digitalt material behöver mellanlagras, i väntan på gallring eller ett framtida e-arkiv så kan IT-supporten kontaktas. Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar I Hanteringsanvisningarna, Verksamhetsområde 4: Forska, återfinns de processer som rör handlingar som uppstår i forskningen vid KI. I dessa anvisningar anges utförligt hur handlingarna ska hanteras. Om de handlingar som ni söker information om inte finns upptagna i anvisningarna, kontakta arkivarierna vid UF. Jag har fler frågor, vart vänder jag mig? Hör gärna av dig till Universitetsförvaltningens arkivfunktion: arkivet@ki.se