UPPHANDLING AV TRANSPORT OCH OMHÄNDERTAGANDE AV DJUR (8 bilagor)

Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Handläggare Datum Philip Rasch 2014-06-18 E-post philip.rasch@polisen.se Saknr och diarienummer 653-A115.319/2013 UPPHANDLING AV TRANSPORT OCH OMHÄNDERTAGANDE AV DJUR (8 bilagor) Postadress Box 122 56 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se www.polisen.se

Innehåll 1 FÖRUTSÄTTNINGAR... 1.1 Orientering... 3 1.2 Karaktär... 3 1.3 Omfattning... 3 1.4 djurslag... 4 1.5 Avtalsområden... 4 1.6 Volymer... 4 1.7 Avtalstid... 4 1.8 bildandet av den nya Polismyndigheten 2015... 4 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 3 KRAV PÅ TJÄNSTEN... 4 KOMMERSIELLA KRAV... 4.1 Priser... 5 4.2 Avtalsunderlag... 5 4.3 Särskilda kontraktsvillkor... 5 5 ANBUDSPRÖVNING... 5.1 Grund för tilldelning av kontrakt... 6 5.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen... 6 5.3 Utvärderingsfasen... 6 6 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 6.1 Upphandlande myndighet... 7 6.2 Upphandlingsförfarande... 7 6.3 Annonsering... 7 6.4 Förfrågningsunderlag... 7 6.5 Frågor och svar... 8 6.6 Anbudets form och struktur... 8 6.7 Anbudets giltighet... 8 6.8 Anbudets avlämnande... 8 6.9 Anbudskostnader... 9 6.10 Kontrakt... 9 6.11 Offentlighetsprincipen... 9 ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 2 (9)

1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 ORIENTERING Polisens huvudsakliga arbetsuppgifter inom detta område består i att biträda Länsstyrelsen med s.k. handräckning samt att verkställa omhändertagandebeslut, hantera hittedjur och agera enligt lagarna om tillsyn över hundar och katter. Verksamheten innebär att ett stort antal djur, av skiftande slag, omhändertages årligen. Denna upphandling avser tillhandahållande av transport- och uppstallning av hundar och katter för Polismyndigheten i; Blekinge, Dalarna, Gotland, Gävleborg, Halland, Jämtland, Jönköping, Kalmar, Kronoberg, Norrbotten, Stockholm, Södermanland, Uppsala, Värmland, Västerbotten, Västernorrland, Västmanland, Örebro och Östergötland. 1.2 KARAKTÄR Polisen ska enligt Djurskyddslagen (1988:534) verkställa beslut av Länsstyrelsen om att omhänderta, sälja eller på annat sätt överlåta eller avliva djur. Enligt lagen om tillsyn över hundar och katter (2007:1150) och enligt Djurskyddslagen får Polisen själv i vissa fall fatta beslut om att omhänderta hundar. Med transporttjänster avses hämtning av djur, dvs. färd till av Polisen angiven plats och transport till leverantörens uppstallningsplats samt transport av djur från uppstallningsplats till veterinär/djurklinik för medicinsk undersökning eller avlivning av djur och i fråga om medicinsk undersökning återtransport till uppstallningsplats. Med uppstallning avses uppstallning och skötsel av djur enligt vid var tid gällande föreskrifter och allmänna råd utfärdade av Statens Jordbruksverk, f n SVJFS 2008:5, samt genomföra Polisens eller Länsstyrelsens beslut om återlämning, försäljning eller överlåtelse på annat sätt. Uppdragets karaktär förutsätter att antagna anbudsgivare tar ansvar för verksamheten, självständigt genomför uppdraget samt löser de problem och frågeställningar som uppkommer. Detaljerad utformning av löpande rutiner fastställs av myndigheten utsedd person vid beställande polismyndigheter. Leverantören åtar sig att följa såväl skriftliga som muntliga instruktioner från Polisen. Leverantören och den som leverantören anlitar i sitt ställe ansvarar på egen hand att gällande lagstiftning på området efterföljs. Undertecknad sanningsförsäkran (bilaga 1 eller 2 Kravspecifikation ) godtas som garanti för att myndighetsbeslut tagna av Länsstyrelsen, Polisen eller andra myndigheter kommer att följas under avtalsperioden. Anbudsgivaren behöver enbart skicka undertecknad kravspecifikation för det djurslag och avtalsområde som anbudet avser. 1.3 OMFATTNING Upphandlingen är uppdelad i två (2) djurslag samt arton (18) polismyndigheter med respektive geografiska avtalsområden. Anbud kan lämnas för ett, eller fler djurslag och för ett, eller fler avtalsområden, där varje djurslag inom respektive avtalsområde kommer att utvärderas för sig. ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 3 (9)

Anbudsgivaren skall bifoga relevant kravspecifikation samt prisbilaga till anbudet. 1.4 DJURSLAG Polisen ämnar teckna avtal för nedanstående djurslag inom alla avtalsområden. Aktuella djurslag för upphandlingen är: Djurslag 1: Hund Djurslag 2: Katt Av bilaga 3 Prisbilaga skall det framgå vilket djurslag som anbudsgivarens anbud avser. 1.5 AVTALSOMRÅDEN Respektive myndighets avtalsområden framgår av respektives polismyndighets Prisbilaga. Anbudsgivaren skall i för anbudet relevant Prisbilaga ange vilket/vilka avtalsområden anbudet avser och foga prisbilagan till anbudet Polisen ämnar teckna avtal med maximalt tre (3) leverantörer för respektive djurslag inom respektive avtalsområde. Avrop kommer att ske enligt rangordning som framgår av till förfrågningsunderlaget fogat Avtalsunderlag. 1.6 VOLYMER Uppgifter i bilaga 4 Statistik är en uppskattad volym från Polisen och faktiskt volym kan komma att understiga alternativt överstiga tidigare volymer. Polisen garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. 1.7 AVTALSTID Avtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år om inget annat anges. Polisen äger rätt men har inte skyldighet att förlänga Avtalet med upp till tolv (12) månader i taget upp till två (2) år med i övrigt oförändrade villkor Avtalsstart för respektive avtalsområde framgår av bilagt Avtalsunderlag 1.8 BILDANDET AV DEN NYA POLISMYNDIGHETEN 2015 Riksdagen har beslutat att en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari 2015. Polismyndigheten övertar verksamheter från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Polismyndighetens organisationsnummer är 202100-0076. Ingånget avtal kommer att, med oförändrade villkor, övertas av Polismyndigheten från och med ovan angiven tidpunkt. ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 4 (9)

2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivaren återfinns i respektive polismyndighets bilaga 1-2 Kravspecifikation. 3 KRAV PÅ TJÄNSTEN De krav som ställs på tjänsten återfinns i respektive polismyndighets bilaga 1-2 Kravspecifikation. 4 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 4.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med Prisbilaga. Anbudsgivaren skall bifoga för anbudet aktuell, Prisbilaga till anbudet. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 4.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad Kravspecifikation godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 4.3 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Rikspolisstyrelsen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Rikspolisstyrelsen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Rikspolisstyrelsen i punkten 20 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknad Kravspecifikation godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 5 (9)

5 ANBUDSPRÖVNING 5.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. 5.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 5.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på tjänsten för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt med fördelaktiga anbudet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på tjänsten för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning.utvärdering kommer att ske enligt den så kallade mervärdesmetoden. Polisen kommer utvärdera respektive djurslag inom respektive avtalsområde var för sig. Hur utvärderingen genomförs Anbudsgivarens offererade priser multipliceras med nedan angivna poster. Summan av dessa poster adderas sedan samman och bildar anbudsgivarens totalpris. Eventuellt påslag för samtliga av anbudsgivaren ej uppfyllda utvärderingskriterier adderas till totalpriset. Resultatet betecknas anbudets jämförelsevärde. Anbudsgivaren vars anbud har lägst jämförelsevärde har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Totalpriset för hundar räknas ut enligt modellen nedan: - Uppstallning av en (1) hund i 20 dagar * offererat pris/st - Uppstallning en (1) digivande hund i 2 dagar * offererat pris/st - Pris för 100 km * offererat pris/km - Timpris för 5 timmar * offererat pris/h - Timpris för 2 timmar jourtid * offererat pris/h jour (Endast för de län som efterfrågat jourtid) Totalpriset för katter räknas ut enligt modellen nedan: - Uppstallning av en (1) katt i 10 dagar * offererat pris/st - Uppstallning av en (1) digivande katt i 2 dagar * offererat pris/st - Pris för 100 km * offererat pris/km - Timpris för 5 timmar * offererat pris/h - Timpris för 2 timmar jourtid * offererat pris/h jour (Endast för de län som efterfrågat jourtid) Mervärdet för utvärderingskriterierna beräknas genom att multiplicera medianvärdet av anbudens totalpris med nedanstående omräkningstal och fördela detta värde mellan utvärderingskriterierna enligt angiven viktning i procent. ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 6 (9)

- Omräkningstal: 0,40 (40 %) Utvärderingskriteriernas individuella värde (viktning) av omräkningstalet framgår av viktningen i bifogade kravspecifikationer. Vid utvärderingen poängsätts utvärderingskriterium utifrån en skala på 0-4, beroende på hur väl respektive anbud uppfyller det aktuella utvärderingskriteriet. Poängtalens betydelse framgår nedan. Därefter beräknas ett påslag för det aktuella utvärderingskriteriet i förhållande till hur stor del av maximal poäng för utvärderingskriteriet som inte uppnås enligt nedan; 4 poäng = inget påslag 3 poäng = angivet mervärde för utvärderingskriteriet multiplicerat med 1/4 2 poäng = angivet mervärde för utvärderingskriteriet multiplicerat med 2/4 1 poäng = angivet mervärde för utvärderingskriteriet multiplicerat med 3/4 0 poäng = fullt påslag Påslaget för samtliga utvärderingskriterier summeras och adderas till respektive anbuds beräknade totalpris. Totalpriset plus eventuella påslag utgör anbudsgivarens jämförelsevärde. Anbudet som får det lägsta jämförelsevärdet är det för Polisen ekonomiskt mest fördelaktiga. 6 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 6.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Blekinge län, Dalarnas län, Gotlands län, Gävleborgs län, Hallands län, Jämtlands län, Jönköpings län, Kalmar län, Kronobergs län, Norrbottens län, Stockholms län, Södermanlands län, Uppsala län Värmlands län, Västerbottens län, Västernorrlands län, Västmanlands län, Örebro län och Östergötlands läns räkning. 6.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 6.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen www.mercell.se samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 6.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 7 (9)

6.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress Philip.Rasch@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 22 augusti 2015. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 26 augusti 2014. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. Mellan 19 juni och 21 juli 2014 kommer Polisen inte publicera svar på inkomna frågor på grund av rådande semesterperiod. 6.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför 6.11. Använd hålat A4-papper och undvik häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 653-A115.319/2013 ANBUD Uppstallning och transport av djur 6.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 14 februari 2015 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 6.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 1 september 2014. Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 8 (9)

Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 6.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 6.10 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 6.11 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. Philip Rasch Philip.Rasch@polisen.se Bilagor Bilaga 1 Kravspecifikation Hund (Polismyndigheterna har separata kravspecifikationer) Bilaga 2 Kravspecifikation Katt (Polismyndigheterna har separata kravspecifikationer) Bilaga 3 Prisbilaga (Polismyndigheterna har separata prisbilagor) Bilaga 4 Statistik Bilaga 5 Anbudsgivarens företagsuppgifter Bilaga 6 Exempel utvärdering Bilaga 7 Formulär för underleverantör Avtalsunderlag, jämte bilagor ANBUDSFÖRFRÅGAN 653-A115.319/2013 sid 9 (9)