Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2011-02-15 Upphandlingsansvarig Upphandling Region Gotland Destinationsmarknadsföring Gotland - Turism och näringsliv Carina Westergren Larsson 2010/537 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Anvisningar för upphandlingen Kort om upphandlingen Upphandlande myndighet Region Gotland, Regionstyrelsen Organisationsnummer: 212000-0803 För information om Region Gotland, se hemsida: www.gotland.se Ansvarig upphandlare Ansvarig upphandlare för denna upphandling är: Carina Westergren Larsson E-post: carina.westergren_larsson@gotland.se Telefon: 0498-26 90 03 Adress: Region Gotland Ekonomi och upphandling 621 81 Visby Upphandlingens syfte Det övergripande syftet med upphandlingen är att samordna och utveckla marknadsföringen av Gotland och åstadkomma en positionsförflyttning av varumärket Gotland samt att öka effektiviteten när det gäller stöd till företagare, inflyttare och besökare. Detta är en viktig del i arbetet mot Vision Gotland 2025 med huvudvisionen att Gotland är Östersjöregionens mest kreativa och magiska plats, präglad av närhet, hållbar tillväxt och fylld av livslust De övergripande målsättningarna i Vision Gotland 2025 är bl.a. en befolkning på 65 000 invånare, ett välstånd i nivå med riksgenomsnittet och att Gotland ska vara den naturliga mötesplatsen i Östersjön. En del av upphandlingen har som syfte att leda till att servicefunktionerna för de olika målgrupperna utvecklas, samordnas och effektiviseras. Anbudet ska innehålla en genomförandeplan över hur anbudsgivaren tänkt lösa de olika Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 1 av 6
funktionerna under respektive anvsnitt i Kravspecifikationen. Planen ska innehålla de aktiviteter anbudsgivaren betraktar som effektivast för att uppnå målen om fler besökare till Gotland över alla delar av året, hur mötesbranschen ska stimuleras att förlägga sina möten på Gotland och hur de ska intressera människor och företag att flytta till Gotland o s v. Uppdragstagaren ska även redovisa vilka målgrupper som avses bearbetas genom de olika aktiviteterna. Anbudsgivaren ska visa på i vilka avseenden de olika funktionerna skiljer sig åt i aktiviteter och när det finns samordnings- och effektiviseringsmöjligheter i att kombinera marknadsföringskampanjer. Anbudsgivaren ska vidare visa på inom vilka områden och på vilket sätt samarbete (ekonomiskt och på andra sätt) planeras ske med näringslivet och andra intressenter. Beräknat värde Den beräknade ekonomiska ramen för uppdragets utförande är 9 miljoner kr per år exklusive hyra och tilläggsuppdrag. Helt eller delat anbud Anbud skall lämnas för hela tjänsten. Kontrakt kommer att tilldelas en leverantörer. Alternativa anbud accepteras inte. Avtalstider Avtalsperiod är 2012-01-01-- 2014-12-31 (3 år) med möjlighet för uppdragsgivaren till förlängning av avtalsperioden en gång upp till 24 månader, dock längst t o m 2016-12-31. I samband med eventuell förlängning av avtalet kan vissa justeringar av uppdraget diskuteras. Uppdraget skall påbörjas senast 2012-01-01. Region Gotland förutsätter att verksamheten är planerad och förberedd på ett sådant sätt att verksamheten fungerar operativt från detta datum. Sista dag för anbudslämnande Anbud skall vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast 2011-05-02. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. Ersättning för upprättande av anbud Region Gotland medger inte ersättning för upprättandet av anbud. Region Gotlands miljöansvar Region Gotland har som mål att bli ett ekologiskt hållbart samhälle till år 2025. En ekologiskt hållbar samhällsutveckling får vi genom att följa de fyra systemvillkoren: - Minska spridning och nyanvändning av material som hämtas ur jordskorpan - Minska miljöpåverkande utsläpp från samhällets produktion och energianvändning - Bevara naturens produktionskapacitet och värna mångfalden i naturen - Utveckla ett samhälle med god och effektiv resursanvändning som bidrar till att uppfylla alla människors grundläggande behov I förfrågningsunderlaget redovisas de eventuella miljökrav som ställs på anbudsgivaren samt efterfrågade varor och tjänster. Om inga specifika krav ställs förutsätts att Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 2 av 6
antagen uppdragstagare arbetar för att inom sin verksamhet minska den negativa påverkan på miljön och därigenom delta i regionens miljöarbete. Att lämna anbud Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns skall. För att ett anbud ska kunna gå vidare till utvärdering skall de obligatoriska kraven vara uppfyllda. De obligatoriska kraven gäller krav på såväl anbudsgivaren och anbudet (kvalificeringskrav) som på efterfrågad vara och/eller tjänst. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. Upphandlingsformen innebär att förhandlingar med en eller flera anbudsgivare får ske innan tilldelningsbeslut fattas. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbud skall inges på svenska. All kommunikation med Region Gotland inom ramen för uppdragets fullföljande skall ske på svenska. Anbudsgivaren intygar att ovanstående krav uppfylls. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Frågor under anbudstiden Allmänt Om anbudsgivaren anser att några av de ställda kraven är otydliga, orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så tidigt som möjligt. Frågor ställs i TendSign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Länk till aktuell upphandling finns även på Region Gotlands hemsida. Observera Frågor gällande tekniska problem med TendSign ställs till TendSign Support. Senaste dag för frågor Frågorna ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2011-04-14. Publicering av svar och förtydliganden Om det krävs lämnas skriftlig komplettering, förtydligande eller förändring av förfrågningsunderlaget senast 2011-04-19. Alla svar, förtydliganden och kompletteringar kommer att publiceras i TendSign. Anbudsgivare kan endast använda kompletterande upplysningar som meddelats skriftligt via TendSign. Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste själva Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 3 av 6
kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Utvärderingskriterier Förfrågningsunderlaget innehåller också ett antal utvärderingskriterier som kommer att bedömas vid utvärderingen av anbud. Dessa kriterier kan innebära att den upphandlande myndigheten begär att leverantören ska ange eller beskriva något i anbudet. De aktuella utvärderingskriterierna framgår av bilaga 5.3 "Beskrivning utvärdering". Anbudets form och innehåll Anbudslämnande i TendSign Upphandlingen ska besvaras elektroniskt i TendSign. För att underlätta utvärdering ska bifogade bilagor följa förfrågninsunderlagets rubricering och numrering och i förekommande fall namges enligt anvisningarna i underlaget. Följande bilagor skall upprättas och bifogas anbudet som en del av anbudssvaret: - Dokument 1, "Sanningsförsäkran" (bilaga 5.1): Denna bilaga skall fyllas i, signeras, scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign. - Dokument 2, "Skall-krav och beskrivning Kravspecifikation" (bilaga 5.2). Denna bilaga skall fyllas i, scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign. - Dokument 3, "Bankgaranti". Detta dokument skall upprättas, intygas, scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign. - Dokument 4, "Anbudsgivarens organisation". Detta dokument skall upprättas, intygas, scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign - Dokument 5, "Redovisning företag under bildande" (i förekommande fall). Detta dokument skall upprättas, intygas, scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign Var vänlig kontrollera att alla bilagor är ifyllda, underskrivna där det behövs samt att allt är bifogat. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas. Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt hur det skulle skada anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga bör lämnas i separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Vad händer sedan Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 4 av 6
Tid och plats för anbudsöppning Anbuden öppnas 2011-05-03 kl 09.00 på Ekonomi och upphandling, Visborgsallén 17, Visby. Öppningen är inte offentlig, men representant för handelskammare kan, på anbudsgivarens bekostnad, få närvara i enlighet med bestämmelserna i LOU. Kontroll av obligatoriska krav Kvalificerade anbudsgivare kontrolleras avseende de obligatoriska krav som ställs på anbudet och anbudsgivaren. Utvärdering av anbud Ekonomiskt mest fördelaktiga Endast de anbud som klarat anbudsprövning enligt dokument 1 "Anvisningar för upphandlingen" och dokument 2 "Kvalificering och obligatoriska krav" samt dokument 3 "Kravspecifikation", kommer att ingå i utvärderingen. Anbud kommer att utvärderas av en arbetsgrupp med deltagare från uppdragsgivaren. Utvärderingen omfattar följande delmoment: * Rättelse och nollställning av anbud. Med nollställning avses att anbuden görs likvärdiga t ex medtagande/borttagande av tillägg och optioner * Utvärdering utifrån givna utvärderingskrieterier (framgår av bilaga 5.3 "Beskrivning utvärdering"). Det anbud som är det för Region Gotland ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till de viktade utvärderingskriterierna enligt bilaga 5.3 "Beskrivning utvärdering", kommer att antas. Utvärderingsmodell Anbuden utvärderas efter en mervärdesmodell där mervärdet (SEK) för varje uppfyllt kriterium har fastställts i förväg. Se bilaga 5.3 "Beskrivning utvärdering" för aktuella mervärden. Vid utvärderingen poängsätts varje kriterium utifrån en skala på 0-5 beroende på hur väl respektive anbud uppfyller det aktuella kriteriet. Därefter beräknas ett pålägg i förhållande till hur stor del av maximal poäng för kriteriet som inte uppnås och det aktuella kriteriets mervärde. 5 poäng = inget pålägg 4 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 1/5 (0,2) 3 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 2/5 (0,4) 2 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 3/5 (0,6) 1 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 4/5 (0,8) 0 poäng = fullt pålägg Pålägget för samtliga kriterier summeras och adderas till respektive anbuds beräknade totalkostnad/-pris. Det anbud som får det lägsta jämförelsevärdet är det för Region Gotland ekonomiskt mest fördelaktiga. Exempel på utvärdering samt viktning av kriterierna finns i bilaga 5.3 "Beskrivning Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 5 av 6
utvärdering". Observera Om offererade optioner/tillägg krävs för att uppfylla ett skallkrav eller för att få kvalitetspoäng skall optionerna/tilläggen samt dess kostnader ingå i anbudet och i anbudspriset. Vänligen kontrollera att detta är gjort. Muntlig presentation Anbudsgivarna kan bli kallade till möten för att presentera anbud och förutsättningar för ett avtal. Detta innebär dock inte att avtal med säkerhet kommer att tecknas med anbudsgivaren. Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut Kontrakt kommer att tilldelas en (1) leverantör. Upplysning om vilken leverantör som tilldelats det aktuella kontraktet lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslut skickas elektroniskt via TendSign. Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. Alla anbudsgivare är därför bundna av sitt anbud tills upphandlingen avslutats genom att ett upphandlingskontrakt undertecknats. Avtalsspärr När meddelande om tilldelningsbeslut skickats ut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid och som en bortre tidsgräns för när leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt gäller avtalsspärren i tio dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats. Avtalstecknande Då avtalsspärren upphört kommer upphandlingskontrakt tecknas med den leverantör som har tilldelats det aktuella kontraktet. Detta kontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalet skall vara civilrättsligt bindande är att det undertecknats av samtliga parter. Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om ekonomiskt mest fördelaktiga anbud vida överstiger upphandlingsobjektets ekonomiska ramar eller om anbuden på annat sätt är oförmånliga kan den upphandlande enheten avbryta upphandlingen och förkasta samtliga anbud. Detta gäller också om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen förändras. Om upphandlingen måste avbrytas kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet. Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 6 av 6