Sammanträdesprotokoll Blad 1 (11) Nr 6/2008 Plats och tid Beslutande Kommunala bolagens sammanträdesrum, Sjögatan 28, Oxelösund Onsdag 22 oktober 2008, kl 10.00-12.45, 13.20-14.45 Styrelseledamöterna Birger Svensson, ordförande Sten Nordlander Maud Linder Sören Carlsson Bo Jender, t o m 43 Hans Nilsson Sune Edström, ersättare för Emil Carlsson Britt-Marie Kärngren, ersättare för Bo Jender fr 44 Övriga deltagare Dag Bergentoft, t o m 40 Kurt Tengroth, förvaltare, 40 Annelie Löfstedt, personalchef Julia Bergman, marknadschef Patrik Thomaeus, ekonomi Lars Blomkvist, förvaltning Annelie Fröjd, SKTF Ulf Rohlén, VD Lisbeth Svensson, sekreterare Marianne Heman, bitr. sekreterare Utses att justera Sten Nordlander Underskrifter Sekreterare Sekreterare Lisbeth Svensson Paragrafer 37-46 Ordförande Ordförande Birger Svensson Justerande.. Justerare Sten Nordlander
Sammanträdesprotokoll Blad 2 37 ÖPPNANDE/FASTSTÄLLANDE DAGORDNING Ordförande Birger Svensson hälsar välkomna och förklarar dagens sammanträde öppnat. Tillägg i dagordningen: Under punkt 7 Övriga ärenden: Proplate Koncernombildning Punkt 7, Almen 7, föreslås att tas före punkt 5, ekonomisk rapport. Detta godkänns och därmed fastställs dagordningen.
Sammanträdesprotokoll Blad 3 38 FÖREGÅENDE SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Föregående sammanträdesprotokoll från styrelsemöte 2008-08-26 och 2008-09-11 har varit bifogade kallelsen. Protokollen godkänns och läggs till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll Blad 4 39 Handling nr 23 och 24/2008 INFORMATION/RAPPORTER Hyresstatistik Handling nr 23/2008 Hyresstatistiken för september och oktober har varit bifogad kallelsen. Vakansgraden på lägenheter är fortfarande låg och efterfrågan är stor. --------------------------------------------------- Status Timjan 2 Hittills är avtal tecknade för 15 av de 19 lägenheter som byggs i Timjan 2. Fler intressenter finns och det är gott hopp om att allt blir uthyrt. Inflyttningsdatum blir 1 december 2008 enligt tidsplan. Byggkostnaden kommer att överstiga kalkylen, och slutredovisning kommer att ske när byggnationen är avslutad. Kustbostäders styrelse konstaterar att ägaren inte går in och täcker något underskott i byggkostnaden. Däremot finns överenskommelse med hyresgästföreningen om att ta med det i hyresförhandlingen för 2009, och fördela på Kustbostäders övriga bestånd. Dessutom att det ryms i Kustbostäders resultat. ----------------------------------------------------- Personal/lönestrategi Personalchef Annelie Löfstedt redovisar antal anställda 2005-2008. Det har inte skett någon större förändring, däremot viss omflyttning inom administrationen. Kustbostäder har fortfarande låg frånvarostatistik. Kustbostäder har vissa svårigheter att rekrytera hantverkare, då sökande begär avsevärt högre löner än bolaget är berett att betala Annelie Löfstedt visar diagram över löner i jämförbara företag och orter. Arbetsgivarorganisationen Fastigos statistik visar att övriga landet haft större löneökningar än Kustbostäder, vilket kan vara en förklaring till svårigheten att rekrytera ny arbetskraft. En annan förklaring är bristen på nyutbildade hantverkare.. -------------------------------------------------------
Sammanträdesprotokoll Blad 5 Forts 39 Info Nils Holgersson * Handling nr 24/2008 VD Ulf Rohlén rapporterar från Nils Holgersson-utredningen och ger jämförelser med andra bostadsorter/bostadsföretag om driftkostnader per m². Utredningen visar en driftkostnad på 237,99kr/m² för Oxelösund, och jämförelsevis låga taxor för el, VA, renhållning samt fjärrvärme, vilket är fördelaktigt även för Kustbostäder. * Ulf Rohlén visar även jämförelsesiffror på hyresjusteringar i landet. Patrik Thomaeus redovisar SABO:s statistik på driftkostnader per m². Kustbostäders underhållskostnader ligger något över jämförbara bolag. I övrigt jämförelsevis låga driftkostnader. ------------------------------------------------------ Ordförande Birger Svensson tar tillfället i akt och presenterar Marianne Heman, som tillträder som sekreterare, då Lisbeth Svensson går i pension 1 februari 2009. Kustbostäders styrelse tackar för information och rapporter. Hyresstatistik och hyresjusteringsstatistik läggs till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll Blad 6 40 Handling nr 25/2008 ALMEN 7 Beskrivning och kalkyl för ombyggnation har varit bifogad kallelsen. Kurt Tengroth ger en sammanfattad beskrivning av innehållet. Objektet ligger i linje med ägardirektiv om byggnation. Värdering av fastigheten är gjord. Styrelsen menar att försäljning av fastigheten även är ett alternativ. Ledamöterna diskuterar alternativ och kostnader. Kustbostäders styrelse beslutar enligt utsänt förslag: 1. Att ge VD i uppdrag att genomföra projektering för ombyggnation av Almen 7 i enlighet med förslaget. 2. Att efter projektering och offertförfrågan ta upp ärendet med förnyad kostnadsoch intäktsanalys, för beslut om byggstart eller ej. Styrelsesammanträdet ajourneras en kort stund för att ge utrymme för bolagsstämman, och återupptas genast efter bolagsstämman.
Sammanträdesprotokoll Blad 7 41 Handling nr 26/2008 EKONOMISK REDOVISNING Den ekonomiska redovisningen per 31 augusti 2008 har varit bifogad kallelsen. Patrik Thomaeus redogör för differenser och avvikelser. Resultatet visar lägre hyresintäkter på grund av försålda fastigheter. Viss driftkostnad ska föras över på underhåll. Kustbostäders styrelse tackar för rapporten som godkänns och läggs till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll Blad 8 42 Handling nr 27/2008 BUDGET 2009 Budgetförslag med kommentarer för 2009 har varit bifogat kallelsen. VD Ulf Rohlén ger en sammanfattning av innehållet. Minskad ersättning från ägaren ger konsekvenser i skötsel av Gata/Park och IP. Ledamöterna diskuterar kostnader och investeringar. Kustbostäders styrelse beslutar: 1. Att lyfta ut Almen 7 och Vitsippan ur investeringsbudgeten. 2. Att justera balansräkning och kassaflödesanalys med Almen 7 och Vitsippan borttagna. 3. Att med ovanstående justeringar godkänna budgetförslaget för 2009.
Sammanträdesprotokoll Blad 9 43 Handling nr 28/2008 ÄGARDIREKTIV Ägardirektiv för 2009 har av ägarombudet överlämnats till Kustbostäders styrelse vid bolagsstämman i anslutning till styrelsesammanträdet. Övergripande direktiv: Bolagskoncernen ska lämna ränta och utdelning på sammanlagt 10 mkr enligt fastställda mål i Mål och budget. Styrande direktiv för Kustbostäder: Kustbostäder ska under budgetperioden producera 60 inflyttningsklara bostäder och planera för ytterligare nybyggnad som bedöms nödvändiga. Kustbostäder ska utföra extra åtgärder för ökad säkerhet och trygghet på Esplanaden. Kustbostäders styrelse antar ägardirektivet.
Sammanträdesprotokoll Blad 10 44 Handling nr 29/2008 BALANSLISTAN Balanslistan har varit bifogad kallelsen. På balanslistan läggs till dagens 42, budget innehållande investering ombyggnad Eken 9 (Hantverkshuset). Därmed fastställs balanslistan.
Sammanträdesprotokoll Blad 11 45 ÖVRIGA ÄRENDEN Proplate Proplates VD Anders Persson har lagt fram ett förslag att Proplate och Oxelösunds kommun bildar ett nytt gemensamt bolag. VD Ulf Rohlén förklarar innehållet i förslaget, som diskuteras av ledamöterna. Proplate återkommer i ärendet till Oxelösunds kommun. Ulf Rohlén inhämtar styrelsens mening om Proplates hyresavtal/option ska sägas upp för omförhandling. Kustbostäders styrelse ställer sig bakom ett förslag att detta ärende hanteras av Ulf Rohlén, Birger Svensson och Sten Nordlander och att dessa träffas 19 november kl 08.00. ------------------------------------------------------ Koncernombildning Patrik Thomaeus informerar om att han har fått uppdrag att, på kommunens vägnar, beställa en konsekvensanalys av revisorerna för att belysa innebörd och konsekvens av en koncernombildning. 46 AVSLUTNING Ordförande Birger Svensson tackar för idag och avslutar sammanträdet.