Manual till Skanskas Webbfakturaportal (Husera TSP/TSP Online) Webbfaktura Version 3.0 Manual Version 1.5
Friskrivning Informationen i denna manual är till för att vägleda användarna av webbsystemet och Skanska har genomfört noggranna kontroller för att säkerställa kvalitén. Trots våra granskningar kan fel tyvärr förekomma och vi friskriver oss därför från eventuella tryckfel och andra felaktigheter. Skanska Sverige AB 2008 2
Att börja använda webbfaktura... 4 Registrera ditt företag... 4 Problem med formuläret?... 6 Huvudanvändare... 6 Roller... 8 Problem med formuläret?... 8 Förhandsgranska... 9 Vad händer nu?... 10 Administrera systemet... 11 Logga in och ut... 11 Logga in... 11 Förlorat lösenord... 12 Logga ut... 12 Redigera företagsuppgifter... 13 Registrera och uppdatera användare... 13 Registrera ny användare... 14 Uppdatera befintlig användare... 15 Rapporter... 15 Ytterligare funktioner... 16 Nyheter... 16 Info WEBEDI... 16 Support... 16 Fakturor... 17 Lägg till artiklar i systemet... 17 Skapa en ny faktura... 18 Skapa fakturahuvud... 18 Hantera artiklar... 20 Skapa artiklar i systemet... 21 Lägg till artiklar på fakturan... 23 Redigera fakturarader... 24 Bilagor... 24 Lägg till bilaga... 25 Skapa avancerade fakturor... 25 Skapa en kreditfaktura... 25 Skapa en blandad faktura... 25 Spara och skicka faktura... 26 Spara din faktura till ett senare tillfälle... 26 Skicka din faktura... 26 Hantera skickade fakturor... 27 Skapa ny faktura utifrån en redan skickad... 27 Visa en skickad faktura... 27 Kontakt och support... 29 Skanska Sverige AB 2008 3
Att börja använda webbfaktura - Manual till Skanskas webbfakturaportal När du vill börja använda webbfaktura måste du först skapa ett konto hos Husera TSP. Hos Husera TSP skapar du sedan dina fakturor som skickas vidare till Skanska. Du anmäler dig till webbfakturering genom att gå in på följande länk: https://www.tsp.se/?anmalan=skanska Det ställs vissa krav på din webbläsare (browser) för att du ska kunna använda systemet. Detta kontrolleras automatiskt av systemet i samband med att du klickar på länken. Minimumkrav för att kunna använda systemet är: Internet Explorer 5.0 eller senare (Pc) Safari 2.0 (Macintosh) Registrera ditt företag För att registrera ditt företag för webbfakturering gör du så här: 1. Öppna din webbläsare (till exempel Internet Explorer) och skriv in adressen: https://www.tsp.se/?anmalan=skanska Det kan ta en liten stund innan sidan öppnas. 2. Kontrollera att det står Anmälan Webbfaktura till parten: Skanska - Webbfaktura i fältet. 3. Välj om ditt företag har ett svenskt organisationsnummer. 4. Fyll i namnet på ditt företag. 5. Ange ditt företags organisationsnummer. Det skrivs alltid på formen XXXXXX-XXXX, till exempel 556033-9086. 6. Ange ditt företags momsregistreringsnummer. Det skrivs alltid på formen SE111111111101. 7. Ange adressuppgifter för ditt företag. 8. Ange kontonummer för den typ av konton som ni vill att vi ska använda för att betala fakturorna. Du kan välja flera alternativ, men Skanska Sverige AB 2008 4
det är viktigt att du väljer ett. 9. Ange ditt företags sätesadress. - Manual till Skanskas webbfakturaportal 10. Klicka på pilen för att ange om ditt företag har F-skattsedel eller inte. 11. Klicka på pilen och välj ur listan vilket land som ditt företag befinner sig i. 12. Ange företagets telefonnummer och eventuellt ett telefaxnummer. Det är viktigt att telefonnumret som väljs är ett som alltid besvaras, till exempel växelnummer. 13. Ange ditt företags e-postadress, till exempel info@företaget.se. 14. Ange eventuellt ditt företags webbplats (hemsida). 15. När du fyllt i alla obligatoriska fält och eventuellt ytterligare fält, klickar du på Nästa. 16. Om du vill tömma formuläret och/eller börja om från början klickar du på knappen Töm formulär. De röda stjärnorna visar vilka fält som är obligatoriska, det vill säga att du måste fylla i dessa fält för att kunna gå vidare. Skanska Sverige AB 2008 5
Problem med formuläret? Om formuläret fortfarande visas efter att du klickar på Nästa och det visas röda felmeddelanden till höger betyder det att det finns obligatoriska fält som inte fyllts i eller fyllts i felaktigt. Du hanterar problemet så här: 1. Kontrollera att fältet med felmeddelandet är ifyllt och att informationen i fältet är korrekt. 2. Klicka på Nästa. Vanliga fel Du har skrivit bokstäver i fält som bara får innehålla siffror. Du har angivit ett organisationsnummer som redan finns i systemet. (Varje företag kan bara registreras en gång). Du har angivet ett momsregistreringsnummer som inte skrivits på rätt form. Kontrollera att du angett rätt antal siffror. Du har råkat byta plats på Plusgiro- och Bankgironumren eller så är de inte ifyllda korrekt. Huvudanvändare När du registrerat uppgifterna för företaget ska du också skapa en huvudanvändare. Användarna (kan vara flera) är de som använder systemet, i första hand dem som skickar fakturor. Förslagsvis anger du dig själv som huvudanvändare. 1. Fyll i för- och efternamn. 2. Ange eventuellt din position. 3. Ange din e-postadress. 4. Verifiera din e-postadress. 5. Ange ditt telefonnummer och eventuellt faxnummer. 6. Ange eventuellt det område inom vilket du arbetar genom att kryssa i rutan framför. Du kan ange flera områden. 7. Klicka på pilen och välj i listan vilket språk som du vill använda dig av. 8. Ange önskat användarnamn. Om du vill kan du byta användarnamn till något annat, men vi rekommenderar att du använder det vi föreslagit eftersom det är enkelt att komma ihåg. 9. Ange ett säkert lösenord och verifiera det. Skanska Sverige AB 2008 6
Så här skapar du ett säkert lösenord Att använda ett ord som finns i ordboken som lösenord motsvaras säkerhetsmässigt av att du låser din dörr, men lämnar din nyckel i dörren! Ett säkert lösenord består av minst 8 tecken och innehåller bokstäver (små och stora), siffror och gärna specialtecken. För att komma ihåg ditt lösenord gör du så här: 1. Konstruera en mening t.ex: Jag och Malena förlovade oss den 11 januari. 2. Ta första bokstaven i varje ord och använd som ditt lösenord, det vill säga JoMfod11j För att komma ihåg ditt lösenord behöver du alltså bara komma ihåg meningen! 10. Klicka på knappen Nästa när du är nöjd med uppgifterna och om du vill förhandsgranska uppgifterna. 11. Klicka på knappen Töm formulär för att tömma formuläret och börja om från början. 12. Klicka på knappen Bakåt för att gå tillbaka och ändra i uppgifterna för själva företaget. De röda stjärnorna visar vilka fält som är obligatoriska, det vill säga att du måste fylla i dessa fält för att kunna gå vidare. Skanska Sverige AB 2008 7
Roller Vi använder oss idag av tre olika rollbenämningar; Avtal, Teknik och Ekonomi. Detta är i praktiken kontaktpersoner och syftet med dessa är att lätt kunna hitta rätt person inom respektive område. Vid registrering av ert företag fyller ni även i den roll som är aktuell för den person som utför registreringen. En person kan inneha flera roller. Vill du lägga till ytterligare personer för någon roll görs det efter att registreringen är genomförd. Rollerna är indelade enligt följande: Avtal Teknik Ekonomi denna roll avser den person hos företaget som hanterar eventuella EDI-avtal. det här är personen man vänder sig till om något gått fel i en överföring, eller i övriga tekniska frågor rörande EDI-flöden. här syftar vi på den som har bokföringskunskaper och blir den naturliga kontakten rörande frågor vid säkerställandet att data kommer rätt i systemen. Den här personen jobbar troligtvis med leverantörs- och kundreskontra. Det är endast den part ni ska skicka fakturor till och Husera TSP som kan se denna information. Problem med formuläret? Om formuläret fortfarande visas efter att du klickar på knappen Nästa och det visas röda felmeddelanden betyder det att det finns obligatoriska fält som inte fyllts i eller fyllts i felaktigt. Du hanterar problemet så här: 1. Kontrollera att fältet med felmeddelandet är ifyllt och att informationen i fältet är korrekt. 2. Klicka på knappen Nästa. Vanliga fel Du har skrivit bokstäver i fält som bara får innehålla siffror. Användarnamnet finns redan. Ange då ett annat. Lösenorden överensstämmer inte med varandra. Skanska Sverige AB 2008 8
Förhandsgranska I Förhandsgranskningsvyn kan du se vilka uppgifter som du registrerat för ditt företag och för din första användare. Kontrollera noga att alla uppgifter stämmer. 1. Om uppgifterna inte stämmer klickar du på knappen Bakåt. Du får då möjlighet att redigera dina uppgifter. 2. När uppgifterna stämmer klickar du på knappen Slutför, och fullbordar då registreringen. Skanska Sverige AB 2008 9
Vad händer nu? För att du ska veta att din registrering lyckats skickas ett e-postmeddelande ut till den e-postadress som du angivit i formuläret. Skanska Sverige AB 2008 10
Administrera systemet Du kan logga in i systemet så snart som du registrerat ditt företag. Du kan administrera ditt system på flera sätt. Bland annat kan du redigera uppgifter om ditt företag, du kan lägga till fler användare och du kan givetvis skapa fakturor. För att administrera ditt system börjar du med att logga in i systemet. Logga in och ut För att kunna använda systemet krävs det att du är inloggad. När du är klar ska du av säkerhetsskäl alltid logga ut. Logga in För att logga in i systemet gör du så här: 1. Öppna din webbläsare (till exempel Internet Explorer) och skriv in adressen https://www.tsp.se 2. Ange ditt användarnamn. 3. Ange ditt lösenord. 4. Klicka på knappen Logga in. Så här ser vyn ut när du loggat in på TSP Online. Skanska Sverige AB 2008 11
Förlorat lösenord Eftersom du ska undvika att skriva ned ditt lösenord kan det hända att du glömmer bort det. För att få ett nytt lösenord gör du så här: 1. Öppna din webbläsare (till exempel Internet Explorer) och skriv in adressen https://www.tsp.se 2. Klicka på länken Glömt lösenord. 3. Här finner du e-postadress till Husera TSP Helpdesk, helpdesk@tsp.se. 4. När du klickar på adressen öppnas automatiskt ett e-postmeddelande där du kan fylla i din förfrågan. Logga ut För att logga ut ur systemet gör du så här: 1. Klicka på knappen Logga ut som du finner längst upp till vänster i systemet. Skanska Sverige AB 2008 12
Redigera företagsuppgifter Du kan av olika skäl vilja ändra uppgifterna för ditt företag. Du kan ändra alla uppgifter utom organisationsnummer och GLN-nummer. (Kontakta Husera TSPs Helpdesk om du vill ändra detta, se avsnittet Kontakt och support). För att ändra de registrerade uppgifterna för ditt företag gör du så här: 1. Logga in med hjälp av ditt användarnamn och ditt lösenord. 2. Klicka på fliken Inställningar. 3. Klicka på länken Företag/Användare. 4. Redigera de fält som du önskar. 5. Detta formulär innehåller ett nytt fält; adress2. Använd det om du vill ange ytterligare en adress. 6. Klicka på knappen Uppdatera för att spara dina ändringar. Registrera och uppdatera användare Kanske vill du att flera anställda på ditt företag ska kunna hantera er webbfakturering. Du löser detta genom att lägga till fler användare. Alla registrerade användare kan lägga till nya användare. För att registrera fler användare gör du så här: Skanska Sverige AB 2008 13
1. Gå till webbplatsen https://www.tsp.se och logga in med hjälp av ditt användarnamn och lösenord. 2. Klicka på fliken Inställningar. 3. Klicka på länken Företag/Användare. 4. Klicka på knappen Användare. Ett nytt fönster öppnas nu där du både kan registrera och redigera användare. Formulärhjälp Du fyller i formuläret på samma vis som du gjorde när du registrerade den första användaren (se sid 4). Observera att det inte skickas ut något automatiskt e-postmeddelande till den nya användaren du registrerat. Registrera ny användare För att lägga till en ny användare gör du så här: 1. Klicka på pilen i fältet Välj användare. 2. Välj alternativet - - - select / new - - - i listan. 3. Fyll sedan i formuläret. 4. När du är klar klickar du på knappen Uppdatera för att spara. Skanska Sverige AB 2008 14
Uppdatera befintlig användare - Manual till Skanskas webbfakturaportal För att redigera en befintlig användare gör du så här: 1. Klicka på pilen i fältet Välj användare. 2. Välj namnet på den användare vars information du vill redigera i listan. 3. Fyll sedan i formuläret. 4. När du är klar klickar du på knappen Uppdatera för att spara. Rapporter Du kan välja olika rapporter och även välja mottagare till olika typer av e-postmeddelande. Du gör så här: 1. Klicka på fliken Inställningar. 2. Klicka på länken Företag/Användare. 3. Klicka på knappen Rapporter. 4. När du är klar klickar du på krysset i högra hörnet för att stänga fönstret. Skanska Sverige AB 2008 15
Ytterligare funktioner Det finns ytterligare några flikar som har funktioner som kan vara till nytta för dig. Du når dem genom att logga in i systemet och klicka på lämplig flik. Nyheter Genom att klicka på fliken Nyheter får du information om vad som är nytt för Husera TSP. Info WEBEDI Här hittar du information som bara rör ditt system. Klicka på länken Instruktioner för att läsa fullständig installationsinstruktion som avser ditt system. Support Under fliken support hittar du information om var du vänder dig om du behöver hjälp. Här finns också hela denna manual att ladda ned på nytt om det skulle behövas. Skanska Sverige AB 2008 16
Fakturor Huvudsaken med systemet är givetvis att skicka fakturor. I det här avsnittet får du lära dig hur du skapar nya fakturor, hur du kan använda en gammal faktura och hur du skapar olika artiklar. Alla fakturor skapas och behandlas under fliken WEBBFAKTURA. Lägg till artiklar i systemet De artiklar som du vill kunna fakturera måste finnas inlagda i detta system. Fördelen med detta är att när du väl lagt till en artikel kan du använda den på obegränsat antal fakturor utan att behöva skriva in all information igen. För att lägga till en artikel gör du så här: 1. Logga in på TSP Online (https://www.tsp.se). 2. Klicka på fliken WEBBFAKTURA. 3. Klicka på länken Hantera artiklar. 4. Klicka på knappen Skapa ny artikel. 5. Ange artikelnummer för din artikel. 6. Ange eventuellt EAN-kod. 7. Ange benämning för din artikel. 8. Klicka på pilen och välj momssats i listan. 9. Klicka på pilen och välj den enhet som produkten säljs i. Om du vill ange en enhet som inte finns i listan så kontaktar du TSP Helpdesk (se avsnittet Kontakt och Support). 10. Klicka på knappen Spara, för att spara artikeln. 11. Upprepa punkt 4-11 för att skapa ytterligare artiklar. De röda stjärnorna visar vilka fält som är obligatoriska, det vill säga att du måste fylla i dessa fält för att kunna spara din artikel. Skanska Sverige AB 2008 17
De artiklar som du skapat och som därmed finns i systemet visas som en lista. Sortera artiklar Du kan sortera dina artiklar på olika kriterier genom att klicka på namnlisten för varje kriterium. Du kan även bläddra fram och tillbaka genom att klicka på pilarna. Skapa en ny faktura För att skapa en ny faktura gör du så här: 1. Logga in på TSP Online (https://www.tsp.se). 2. Klicka på fliken WEBBFAKTURA. 3. Klicka på länken Skapa ny faktura. 4. Klicka på rubriken Välj köpare/faktureringsadress och välj ett alternativ i listan. När du valt företag visas den fullständiga fakturabilden som gäller för det företaget och du kan nu börja fylla i fakturan. Skapa fakturahuvud I huvudet finns uppgifter om själva fakturan så som betalningsvillkor och mottagare. 1. Fyll i leveransadressen till mottagande företag om beställningen har/ska levereras. 2. Ange fakturanummer. 3. Klicka med musen i lämplig cirkel för att ange om det är en debet- eller kreditfaktura. Skanska Sverige AB 2008 18
4. Ange fakturadatum. Det är viktigt att du skriver datumet på formen YYYY-MM-DD till exempel 2008-07-12. 5. Ange betalningsvillkor. Klicka på pilen för att välja bland olika alternativ. 6. Ange leveransdatum. Det är viktigt att du skriver datumet på formen YYYY-MM-DD till exempel 2008-07-12. 7. Ange det datum då fakturan förfaller. Det är viktigt att du skriver datumet på formen YYYY-MM-DD till exempel 2008-07-12. 8. Om ni har ett internt ordernummer kan du ange det här. 9. Ange för- och efternamn på säljaren. 10. Ange numret på följesedeln om sådan finns. 11. Ange valutan för fakturan. 12. Om Skanska lagt beställningen till er via inköpssystemet, IBX, har ni fått ett IBX ordernummer vilket du i så fall ska ange här. 13. Fyll i för- och efternamnet på köparen, dvs. beställaren av varan/tjänsten. 14. Ange telefonnumret till köparen. 15. Ange en kodsträng. Den kodsträng som du anger här kommer att anges för alla fakturans artiklar som du inte anger någon kodsträng för. Skanskas kodsträngar Skanska använder kodsträngar för att identifiera betalningar och hänföra dem till olika projekt och kostnadsställen. En kodsträng består av tre olika segment som är uppbyggda efter specifika regler. En kodsträng kan till exempel se ut så här: 11122-320-1111 och är uppdelad i följande delar: Projekt. Består alltid av 5-6 siffror. Aktivitet. Består av 1-15 siffror och/eller tecken. Resurs. Består alltid av 4 siffror. Alla artiklar som Skanska beställt har alltså en kodsträng. När Skanska lagt beställningen har du också ha fått en kodsträng, om så inte är fallet eller om du glömt den, kan du kontakta den person som lade beställningen. 16. Ange eventuellt leveransvillkor. Du anger dina villkor som fritext, det vill säga att du kan skriva vad du vill. 17. Ange eventuell fraktkostnad i SEK (Svenska kronor). Använd komma (,) eller punkt (.) som öresavgränsare. 18. Ange eventuellt övrig avgift i SEK (Svenska kronor). Använd komma (,) eller punkt (.) som öresavgränsare. Skanska Sverige AB 2008 19
19. Ange eventuell rabatt i SEK (Svenska kronor). Använd komma (,) eller punkt (.) som öresavgränsare. 20. Om fakturan omfattas av omvänd skatteskyldighet ska du klicka i denna ruta. 21. I fältet Meddelande kan du skriva vad du vill, till exempel om du har ytterligare information. De röda stjärnorna visar vilka fält som är obligatoriska, det vill säga att du måste fylla i dessa fält för att kunna gå vidare. Hantera artiklar Nedre delen av fakturaformuläret används för att lägga till de artiklar som Skanska köpt och du nu vill inkludera i fakturan. Här räknas också summan (med och utan) moms ut osv. De artiklar som du vill kunna lägga till på dina fakturor måste finnas inlagda i systemet. Fördelen med detta är att när du väl har lagt till en artikel kan du använda den på obegränsat antal fakturor utan att behöva skriva in all information igen. Skanska Sverige AB 2008 20
Skapa artiklar i systemet För att lägga till artiklar i systemet gör du så här: 1. Skapa fakturahuvudet. 2. Klicka på knappen Lägg till ny rad eller klicka på länken Rad+. 3. Klicka på knappen Redigera/lägg till artikel. 4. Fyll i artikelnummer för produkten. 5. Ange eventuellt EAN-kod. 6. Ange produktens benämning. 7. Klicka på pilen och välj momssats i listan. 8. Klicka på pilen och välj vilken enhet som produkten säljs i. Om du saknar en enhet så kontaktar du Husera TSPs Helpdesk (se avsnittet Kontakt och support). 9. Ange vad produkten kostar per enhet. Använd punkt (.) eller komma (,) som öresavgränsare. 10. Klicka på knappen Spara för att lagra produkten i systemet. 11. Upprepa steg 4 till 11 för att lägga till fler artiklar. 12. Klicka på knappen Stäng när du är klar. Skapa slaskartikel Du har möjlighet att skapa en dynamisk artikel, en så kallad "slaskartikel. Du skapar den genom att lägga upp en artikel med artikelnummer 9999. För denna artikel bestämmer du själv hur du vill benämna raderna, enhet och pris. Skanska Sverige AB 2008 21
Dialogrutan för att skapa artiklar. Du kan redigera artiklarna i systemet så här: 1. Klicka på knappen Lägg till ny rad eller klicka på länken Rad+. 2. Klicka på knappen Redigera/lägg till artikel. 3. Klicka på pilen och välj artikel som du vill redigera i listan. 4. Redigera önskade uppgifter. 5. Klicka på knappen Spara. Skanska Sverige AB 2008 22
Dialogrutan för att redigera artiklar. Lägg till artiklar på fakturan För att lägga till artiklar på fakturan gör du så här: 1. Skapa fakturahuvudet. 2. Klicka på knappen Lägg till ny rad eller klicka på länken Rad+. 3. Klicka på pilen vid listan Välj bland befintliga artiklar och välj vilken artikel du vill lägga till. 4. Fyll i leveransdatum, alltså datumet som produkten levererades. Om du lämnar detta fält tomt hämtas informationen från fakturahuvudet när raden läggs till fakturan. 5. Ange antal produkter som beställts. Om fältet lämnas tomt får det samma värde som levererat antal. 6. Ange antal produkter som levererats. 7. Ange pris om det skiljer sig från det angivna. Tänk på att priset ska vara originalpris. Inte rabatten. Denna räknas ut automatiskt. 8. Ange eventuell rabatt. 9. Ange IBX-ordernummer. 10. Ange kodsträng. Om du inte anger en kodsträng används automatiskt den kodsträng som du angivit på fakturahuvudet. 11. Du använder fritextfältet för att skriva in ytterligare information. Fältet innehåller 3 rader som vardera kan innehålla 70 tecken. Detta fält visas för fakturamottagaren precis som det skrivs in. 12. Klicka på knappen Lägg till på faktura för att lägga till artikeln på fakturan. Skanska Sverige AB 2008 23
Redigera fakturarader Du kan redigera dina fakturarader genom att högerklicka på dem och välja ett av följande alternativ: Ta bort en rad: Tar bort den markerade raden. Lägg till rad: Läggar till ytterligare en fakturarad. Redigera rad: Redigera aktuell rad. Fakturarader som innehåller fritexter och ytterligare information visas med kursiv stil och grå bakgrundsfärg. Bilagor En följesedel/bilaga är beteckning på ett dokument som medföljer vid bland annat leverans, arbete och som specificerar vad som utförts. När leveransen/arbetet utförts skall Skanska göra en avstämning mot följesedel samt kontrollera varan avseende utifrån synliga fel. Det ska klart framgå på fakturorna vad de avser. Framgår det ej klart på fakturan vad som ingår skall bilaga/följesedel biläggas. Totala mängden bilagor får tillsammans inte överstiga 2MB. Skanska Sverige AB 2008 24
Lägg till bilaga 1. Klicka på knappen Lägg till bilaga. 2. Bläddra efter den fil som ska bifogas, tillåtna filer är pdf, word (.doc), excel (.xls) och textfiler (.txt). 3. Klicka på Ladda upp. 4. För att ta bort en bilaga, klicka på Ta bort för respektive bilaga. Skapa avancerade fakturor Du kan även skapa mer avancerade fakturor så som kreditfakturor och blandade fakturor. Skapa en kreditfaktura En kreditfaktura skapas på samma vis som en debetfaktura med två undantag. 1. Markera fakturan som en kreditfaktura. 2. Fyll i fakturanumret för den debetfaktura som kreditfakturan relaterar till. Om ert system saknar fält för detta, kan du använda fritextfältet. Skapa en blandad faktura En blandad faktura är en faktura som både innehåller debet- och kreditrader. Om du vill skapa en sådan faktura utgår du från en debetfaktura och skapar den precis som vanligt. Du skapar också dina debetposter precis som vanligt. För att skapa kreditposterna på fakturan gör du så här: 1. Klicka på pilen och välj i listan vilken produkt som du vill lägga till. 2. I fältet för priset infogar du ett minustecken (-) framför priset. Posten visas nu som en kreditpost på fakturan. Omvänt gäller för kreditfakturor som innehåller debetrader. Skanska Sverige AB 2008 25
Spara och skicka faktura Du kan vilja spara din faktura fast du ännu inte har slutfört den, till exempel om du vet att du måste ta en paus och vet att du kommer att bli automatiskt utloggad eller om du inte har alla uppgifter för att slutföra den. Spara din faktura till ett senare tillfälle Om du vill spara fakturan för att slutföra den vid ett senare tillfälle gör du så här: 1. Fyll i de uppgifter som vill skriva in i fakturan. Du måste fylla i fakturahuvudet och minst en rad för att kunna spara. 2. Klicka på knappen Spara. Fakturan sparas nu. För att fortsätta ange fakturarader på fakturan gör du så här: 3. Klicka på fliken WEBBFAKTURA. 4. Klicka på länken Påbörjade fakturor. 5. Dubbelklicka på den faktura som du vill öppna. 6. Du kan nu redigera, spara och skicka din faktura precis som vanligt. Sortera fakturor Du kan sortera dina fakturor på olika kriterier genom att klicka på namnlisten för varje kriterium. Du kan även bläddra fram och tillbaka i listan genom att klicka på pilarna. Skicka din faktura När din faktura överensstämmer med dina krav är det dags att skicka den. Du gör så här: 1. Skapa din faktura. Du måste ha angivit minst en rad. 2. Klicka på knappen Spara/Skicka. Ett exemplar sparas nu under länken Skickade fakturor och ett exemplar skickas till Husera TSP (TSPOnline) för vidarebefordran till Skanska. Skanska Sverige AB 2008 26
När du har skickat fakturan kan du kontrollera om den blivit godkänd genom att titta på rutan Skickade fakturor. Är den lilla rutan grön har fakturans skickats. Hantera skickade fakturor Du har givetvis tillgång till din faktura även efter att du skickat den. Du kan både använda dem som mallar för att skapa nya fakturor och granska samt skriva ut dem. Skapa ny faktura utifrån en redan skickad För att spara tid kan du välja att öppna en gammal faktura och redigera den i stället för att skapa en ny från grunden. Du gör så här: 1. Klicka på fliken WEBBFAKTURA. 2. Klicka på länken Skickade fakturor för att få fram en lista över skickade fakturor. 3. Högerklicka på fakturan som du vill kopiera och välj alternativet Skapa från befintlig. 4. En kopia av den valda fakturan visas nu. 5. Ge den ett nytt fakturanummer och redigera värden som vanligt. 6. Klicka på knappen Skicka/Spara faktura när du är klar. Visa en skickad faktura Om du vill se en skickad faktura gör du så här: 1. Klicka på fliken WEBBFAKTURA. 2. Klicka på länken Skickade fakturor för att få fram en lista över skickade fakturor. 3. Högerklicka på fakturan som du vill kopiera och välj alternativet Visa. 4. Den valda fakturan visas nu. Skanska Sverige AB 2008 27
Skanska Sverige AB 2008 28
Kontakt och support Om du har ytterligare frågor kan du kontakta följande: HUSERA TSP (TSP Online) Om du har frågor gällande själva systemet och andra tekniska infallsvinklar ska du kontakta TSP Helpdesk. Öppettider: 08.00-16.00 Telefon: 063-19 95 56 E-post: helpdesk@tsp.se Webbplats: http://www.huseratsp.se, https://www.tsp.se (logga in i systemet) SKANSKA SVERIGE AB Om du har allmänna frågor som rör dina fakturor, till exempel betalningsinfo och förfallodag kontaktar du Skanska Affärsstöds Helpdesk, precis som du skulle ha gjort med en pappersfaktura. Öppettider: 08.00-16.00 Telefon: 020-22 10 10 E-post: levfakturor@skanska.se Webbplats: http://www.skanska.se Skanska Sverige AB 2008 29