Leverantörsutbetalningar i Rebus 2014-12-10: Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson Denna manual beskriver hur leverantörsutbetalningar fungerar i Rebus. Det finns från och med version 218 (januari 2015) två olika sätt att hantera utbetalningar och återrapportering. Generella data Här ska man välja vilken utbetalningshantering man vill använda. Markera fältet som är inringat i rött om det nya utbetalningssättet ska användas. Låt det vara omarkerat om man ska fortsätta arbeta på det gamla sättet. 1. Gamla sättet: Vid sändning av betalfil till banken markeras fakturorna som betalda och konteras på ett interimskonto på sänddagen. En omkontering till rätt konto och rätt datum måste ske när banken rapporterar fakturor som betalda. 2. Nya sättet: Vid sändning av betalfil till banken markeras fakturorna som sänd till bank. De konteras inte och markeras inte som betalda. Betalmarkering och kontering utförs i en ny rutin när banken skickar en återrapportering på vilka fakturor de har betalat. 1
Utbetalning När man vill göra en utbetalning och selekterar fram fakturor att betala i utbetalningsrutinen kommer det i detta exempel upp både svenska fakturor och utländska fakturor. Här kan man välja att betala fakturorna i sin helhet eller också kan man ändra på dem om man vill göra delutbetalningar. Tyvärr kan man i dagsläget inte delbetala utländska fakturor. När allt är klart klickar man på knappen Utbetalning och så skapas utbetalningsfilen. Använder man utlandsbetalningar måste Nordeas tjänst Corporate File Payments användas. Skriv ut betallistorna och godkänn utbetalningsomgången. Sänd sedan utbetalningsfilen till banken. 2
Så här ser utbetalningslistorna ut: 3
Val 1: Gamla sättet När man har gjort utbetalningar, skrivit ut betallistor och godkänt utbetalningen så bokförs fakturorna på sänddatumet på det interimskonto som är inställt i kontoplanen för utbetalningar. I detta exempel är det inställt på konto 2441. 4
Återrapportering/utbetalning När varje faktura betalas ut av banken på det angivna betaldatumet kommer en rapport från banken som innehåller vilka fakturor som har betalats. Det man gör då är att omkontera det totala utbetalda beloppet från interimskontot (2441 i detta fall) till belastat bankkonto. I vårt exempel är det 1930. Vi har tre utbetalningsdatum i exemplet: 2014-12-08: 23,000 2014-12-15: 26,700 2014-12-19: 40,650 Om alla fakturor är utbetalda 2014-12-08 omkonterar man 23,000 kronor från konto 2441 till 1930. Använd den manuella inbetalningsrutinen som finns i Kundfaktura-modulen, menyvalet Rutiner och valet Inbetalningar. Tryck Enter på tomt fakturanr-fält för att komma till den manuella inbetalningsrutinen. Registrera hela utbetalningsbeloppet på korrekt utbetalningsdatum och ange det totala utbetalda beloppet detta datum med ett minustecken (för kostnad) och kontera på 1930. Motkontot ska vara det tidigare bokförda interimskontot som i exemplet är 2441. 5
När man skriver ut bokföringsunderlaget för Inbetalningar, där alla manuella betalningar hamnar, ser man att konto 2441 har räknats ner med det utbetalda beloppet och att det istället har belastat bankkontot 1930. När alla betalningar har utbetalats och återrapporterats på sitt riktiga utbetalningsdatum, och man har gjort registrering och omkontering på detta sätt, kommer till slut alla pengar ligga på 1930 och ingenting ligger kvar på 2441. 6
Val 2: Nya sättet Utbetalning När en betalfil har skapats, utbetalningslistan skrivits ut, och man godkänner utbetalningen kommer ingenting att konteras och ingen faktura markeras som betald. Varje skickad faktura markeras istället som Sänd till bank på aktuellt datum. Vi har i exemplet lagt fakturorna på tre utbetalningsdatum: 2014-12-08: 23,000 2014-12-15: 26,700 2014-12-19: 40,650 Leverantörsreskontra I leverantörsreskontran finns det ett nytt val (nr 4) som ska användas för att se vilka fakturor man har liggande för bevakning/utbetalning hos bank. 1. Obetalda fakturor 2. Betalda fakturor 3. Alla fakturor 4. Sända till bank I val 1 (obetalda fakturor) kommer de som är sända till bank med eftersom de är obetalda men de markeras på listan så att man ser vilka av de obetalda fakturorna som är sända till banken för bevakning/utbetalning. I val 4 (sända till bank) kommer endast de fakturor att skrivas ut som är skickade till bank för betalning men ännu inte återrapporterade som betalda. Den listan kan användas som avstämning. 7
Leverantörsreskontra utskriven med val 4 (sända till bank): På listan ser man status i kolumnen Stat/Bet.datum. De fakturor som är sända till bank men ännu inte återrapporterade som utbetalda visas med texten Sänd samt datumet då de sändes iväg, d.v.s. det datum då sändfilen skapades. Vartefter fakturor markeras som återrapporterade och utbetalda försvinner de från denna lista och hamnar endast på reskontran om man väljer val 2 (betalda fakturor) eller val 3 (alla fakturor). 8
Återrapport betalda fakturor När banken rapporterar att fakturor har betalats måste man gå in i en ny rutin som heter Återrapportering utbetalningar. Först ska man ange Till betaldatum. Det datumet står på rapporten man fått från banken, d.v.s. det datum som banken gjort utbetalningarna. När man har angivit datumet och valt ett konto samt tryckt på knappen Sök fakturor fram till betaldatum visas alla obetalda fakturor som har skickats till banken fram till och med det betaldatumet. I detta exempel är det första utbetalningsdatumet 2014-12-08. En summering av de skickade fakturorna visas och den summan borde stämma med slutsumman på rapporten. Om allt stämmer ska man bara klicka på knappen Utför betalning på markerade fakturor. Svara Ja på den fråga som ställs. Då markeras de markerade fakturorna som slutbetalda på det angivna bokföringsdatumet samt att de konteras på valt konto, t.ex. 1930 (bankgiro). Om summeringen på skärmen av någon anledning inte stämmer med rapporten kan det t.ex. vara så att någon kreditfaktura inte har kvittats av banken och ligger kvar för bevakning eller att någon faktura inte har betalats på grund av otillräckliga medel på kontot. Avmarkera i så fall de fakturor som inte är betalda så ändras slutsumman Utbetalt belopp. De fakturor som är omarkerade kommer inte att markeras som betalda. 9
Skärmbilden nedanför gäller nästa utbetalningsdatum 2014-12-15: Om slutsumman inte stämmer med bankens utbetalade belopp kan det också bero på utländska fakturor och att beloppet som betalades ut blev ett annat på grund av kursskillnader. Ändra då beloppet på den fakturan genom att dubbelklicka på fakturan i det övre fönstret. Fakturans värden kommer att visas i fälten inringat med rött. Här kan man ändra på bokföringsdatumet (d.v.s. utbetalningsdatumet) samt att man på utländska fakturor även kan ändra på utbetalt belopp. Skriv in det faktiskt utbetalda beloppet och resten kommer att bokföras som en kursdifferens på det valda kursdifferenskontot enligt kontoplanen. Glöm inte att klicka på knappen Spara ändring. Då räknas saldot Utbetalt belopp om. När slutsumman stämmer klickar ni återigen på knappen Utför betalning på markerade fakturor. Svara Ja på den fråga som ställs. Då markeras de markerade fakturorna som slutbetalda på det angivna bokföringsdatumet samt att de konteras på valt konto, t.ex. 1930 (bankgiro). 10
Skärmbilden nedan gäller fakturor som hade det sista utbetalningsdatumet i exemplet 2014-12-19: Om slutsumman inte stämmer med bankens utbetalade belopp kan det också bero på att banken inte har kunnat betala ut en faktura. Om man i återrapporteringen får ett meddelande om att fakturan inte kan betalas på grund av att det saknas pengar på kontot kan banken agera på två olika sätt. Antingen kan banken vänta på att pengar sätts in på kontot eller också kan de direkt kasta ut fakturan och uppmana er att sända om den. I det första fallet är det ingen fara. Fakturan betalas när pengar har förts över till kontot och ni gör en vanlig återrapportering av den fakturan när den har betalats ut. Dock kan sänddatumet ha ändrats på grund av förseningen och vid återrapporteringen kan ni ändra bokföringsdatumet på fakturan enligt bilden ovan. I det andra fallet är det annorlunda eftersom fakturan kastas ur bankens bevakning och ni förväntas sända in fakturan på nytt. I det fallet ska ni göra som i exemplet ovan. Dubbelklicka på fakturan i urvalsfönstret så att den hamnar i den inringade rutan. Klicka sedan på knappen Återställ som osänd. Programmet ställer då tillbaka statusen på den valda fakturan till osänd och den kan då skickas på nytt i nästa sändfil. Fakturan tas bort från detta urval och en ny slutsumma räknas fram. När slutsumman stämmer klickar ni återigen på knappen Utför betalning på markerade fakturor och svarar JA på att de markerade fakturorna ska markeras som betalda. När alla fakturor har markerats som återrapporterade och betalda hanteras de som vanligt i systemet eftersom de nu är markerade som slutbetalda på rapportdagen, d.v.s. det datum då banken verkligen betalade fakturan, samt att de är konterade på rätt konto (t.ex. 1930 - Bankgiro). 11
Bokföringsunderlaget efter återrapportering När allt är slutbetalt och återrapporterat har vi bokföringsunderlag på att leverantörsskulden har räknats ner och att alla utbetalningar har belastat 1930 (bankkontot). I exemplet hade vi även ändrat utbetalt belopp på en utlandsfaktura på grund av en kursändring vilket fick till följd att 80 kronor hamnade på kursdifferenskontot. 12
Leverantörsreskontra innan återrapportering av det sista betaldatumet Här visas hur en leverantörsreskontra ser ut med valet alla fakturor innan det tredje utbetalningsdatumet är återrapporterat. De fakturor som är återrapporterade 2014-12-08 och 2014-12-15 är markerade som betalda och man ser det på att restbeloppet på dessa fakturor är 0 och att det faktiska betaldatumet står i Stat/Betkolumnen. De som fortfarande ligger obetalda hos banken är markerade som obetalda i reskontran och i statuskolumnen står det fortfarande Sänd. Då har man en bra koll på var fakturorna är. Tar man ut en reskontra på Obetalda eller Sända till bank får man en ännu bättre överblick. 13
Delutbetalningar på inrikes kreditfakturor Om man har skickat en kreditfaktura till banken för bevakning väntar banken på att en debetfaktura ska komma som den kan matcha kreditfakturan mot. Om debetfakturan har ett större belopp än kreditfakturan kommer kreditfakturan till fullo att användas som delbetalning av debetfakturan och blir därmed utnyttjad och klar på en gång, men om debetfakturans belopp är mindre än kreditfakturan kan banken delutbetala kreditfakturan och använder den vid flera tillfällen tills den har utnyttjats fullt ut. Nedanstående exempel visar på det sistnämnda scenariot. För att klara delutbetalning av en kreditfaktura vid återrapporteringen kan man dubbelklicka på den och ändra på det belopp som ska användas. Kreditfakturan ligger då kvar med resterande belopp tills den blir fullt utnyttjad. Eftersom kreditfakturor kan ligga en bra stund hos banken för bevakning innan de används så är de inte markerade som standard vid urvalet. Vi har valt att göra så för man vet inte vid vilken tidpunkt banken kommer att använda kreditfakturan och då slipper man klicka bort den varje gång den inte ska användas. Markera den manuellt när den dyker upp i återrapporteringen. Om man däremot ändrar beloppet på en kreditfaktura så markeras den automatiskt eftersom programmet då antar att den ska användas. Observera att hantering av kreditfakturor på detta sätt inte fungerar med utländska fakturor där man istället får en kontering på differenskontot om man ändrar på beloppet. Exempel: Återrapportering vid tre olika datum och en stor kreditfaktura används för att betala hela eller delar av tre debetfakturor. Första datumet 2014-12-15. Kreditfaktura 1079 är på -20,000 kronor. I detta fall kan den användas för att betala faktura 1080 som är på 8,000 kronor. Dubbelklicka på kreditfakturan så att den kommer ner i ändringsfönstret. 14
Ändra på betalt belopp från -20,000 till -8,000 kronor och klicka på Spara ändring. Då ser man i övre fönstret att kreditfakturan har markerats för att användas och att en del av kreditfakturans belopp används för att betala hela debetfakturan. Klicka på Utför betalning på markerade fakturor. Nästa återrapportering 2014-12-18: Här ser man att kreditfakturan har -12,000 kvar att använda. Debetfaktura 1081 finns på 10,000 kronor och kreditfakturans belopp täcker även betalningen av denna faktura. Dubbelklicka på kreditfakturan så att den hamnar i det nedre ändringsfönstret. 15
Ändra på betalt belopp från -12,000 till -10,000 kronor och klicka på Spara ändring. Då ser man återigen i övre fönstret att kreditfakturan har markerats för att användas och att en del av kreditfakturans belopp används för att betala hela debetfakturan. Klicka på Utför betalning på markerade fakturor. Tredje och sista återrapporteringen 2014-12-22: Här ser man att kreditfakturan har -2,000 kronor kvar. Debetfaktura 1082 finns på 2,500 kronor och kreditfakturans restbelopp räcker för att göra en delbetalning av denna faktura. Här ska vi inte ändra 16
beloppet på kreditfakturan eftersom den nu används i sin helhet. Markera den bara så att den kommer att användas. Klicka sedan på Utför betalning på markerade fakturor så markeras båda fakturorna som betalda. För att se hur reskontran för obetalda fakturor ser ut så kör vi den på olika datum. 2014-12-14: Innan betalningarna görs. Här ser vi att alla fakturor fortfarande är obetalda. 2014-12-15: Första utbetalningen har gjorts. Faktura 1080 är betald och saknas på listan samtidigt som kreditfaktura 1079 är delutbetald och har en rest på -12,000 kronor. 2014-12-18: Andra utbetalningen har gjorts. Faktura 1081 är nu betald och saknas på listan samtidigt som kreditfaktura 1079 är delutbetald och har en rest på -2,000 kronor. 2014-12-22: Tredje utbetalningen har gjorts och reskontran visar nu ingenting eftersom både faktura 1082 och kreditfaktura 1079 är slutbetalda. 17
När allt är utbetalt ser bokföringsunderlaget ut så här: 18
Delutbetalningar Delutbetalningar kan göras på svenska leverantörsfakturor. Tyvärr fungerar det ännu inte att göra delutbetalningar på leverantörsfakturor som är utställda i utländsk valuta. I utbetalningsrutinen kan man klicka fram en utvald faktura och ändra belopp att utbetala på den. Det beloppet sänds till banken i filen och kvarvarande belopp hamnar som restbelopp att betala ut senare. Banken betalar ut det angivna beloppet på betaldagen och återrapporterar när det är gjort. När delbetalningen har betalats ut och återrapporterats i Rebus kan man i utbetalningsrutinen välja samma faktura igen för ytterligare utbetalning. Då kan man välja att göra en slutbetalning av restbeloppet på fakturan eller också kan man ändra beloppet på nytt för att göra ytterligare en delutbetalning. Det går inte att göra slutbetalning eller en ny delutbetalning förrän den tidigare betalningen är återrapporterad. När fakturans totala belopp är utbetalt och återrapporterat markeras fakturan som slutbetald. Vad tjänar man på att använda det nya hanteringssättet? Man slipper ha allt konterat på ett interimskonto när sändfilen godkänts och man slipper omkontera beloppen från interimskontot till bankkontot då återrapporteringen på utbetalda fakturor kommer från banken. Interimskontot 2441 i exemplet var avsett för att kunna stämma av men eftersom man nu kan ta ut en leverantörsreskontra på vad som ligger obetalt hos banken så kan man se det där istället. Fakturorna kommer inte att vara markerade som betalda då de skickas till banken för bevakning och utbetalning utan de hanteras i systemet som obetalda oavsett om de ligger kvar i systemet som osända/obetalda eller är skickade till bank för betalningsbevakning. Eventuella kreditfakturor som banken inte har hanterat än kommer att ligga kvar i listan på skärmen som obetalda ända tills banken har processat dem i sin helhet och matchat dem mot debetfakturor. Det kan ju dröja ett tag innan kreditfakturor blir klara beroende på när en debetfaktura skickas in som banken kan matcha den mot. I reskontran kommer alltså sådana kreditfakturor att ligga kvar som obetalda tills de har matchats av banken och återrapporterats. Det borde göra avstämningen ganska enkel. Man får en enklare hantering av utlandsfakturor när utbetalt belopp har ändrat sig vid kursändringar. Den nya rutinen bokför automatiskt kursdifferensen på kursdifferenskontot om man ändrar på det utbetalda beloppet. 19