1(19) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Datum Diarie.nummer Eva Johnson 2010-12-21 110-3394-2010 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Länsstyrelsen i Värmland inbjuder härmed intresserade företag att lämna anbud avseende Upphandling av hyrbilar Sista dag för att inkomma med anbud: 2011-02-01 Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Länsstyrelsen Värmland Våxnäsgatan 5 054-19 70 00 (växel) 054-19 73 00 varmland@lansstyrelsen.se 651 86 KARLSTAD 054-19 73 23 (direkt)
2(19) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER...4 1.1 Bakgrund...4 1.2 Mål och syfte...4 1.3 Omfattning...4 1.4 Upphandlande enhet...4 1.5 Upphandlande enhetens kontaktpersoner...4 1.6 Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning...5 1.6.1 Förteckning...5 1.6.2 Frågor och svar...5 1.6.3 Ändringar/kompletteringar...5 1.6.4 Upphandlingsform...5 1.6.5 Formella krav på anbudet...5 1.6.6 Anbudets inlämnande...6 1.7 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär...7 1.8 Kontroll av formalia och prövning av anbud...7 1.9 Utvärdering...7 1.10 Upphandlingssekretess...8 1.11 Kommersiell sekretess...8 1.12 Tilldelningsbeslut...9 2 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE...10 2.1 Gemensamt anbud..10 2.2 Juridisk ställning...10 2.3 Teknisk förmåga och kapacitet...11 2.3.2 Miljö...12 2.3.3 Underleverantörer...12 3 KRAVSPECIFIKATION...14 3.1 Inledning, mål och syfte...14 3.2 Omfattning...14 3.3 Beskrivning av uppdraget...14
3(19) 3.4 Pris...18 3.6 Kommersiella villkor...18 4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD...19
4(19) 1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1.1 Bakgrund Länsstyrelsen Värmland (nedan Länsstyrelsen) erbjuder intresserade leverantörer att lämna anbud på biluthyrning i enlighet med förutsättningar angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. 1.2 Mål och syfte Det övergripande målet med hyrbilsupphandlingen är att på ett så kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljömässigt sätt som möjligt kunna genomföra vår verksamhet. 1.3 Omfattning Omfattningen av Länsstyrelsens användning av hyrbilar under 2009 uppgick till ca 1500 hyrtillfällen. Statistik från 2010 pekar mot liknande omfattning. Den genomsnittliga körsträckan var 2009 ca 17 mil/dygn och den genomsnittliga hyresperiodens längd var ca 1,8 dygn. Uppdraget avgränsas till att gälla tjänsteresor som utgår från Länsstyrelsen. Länsstyrelsen lämnar inga volymgarantier. Uppdraget avser gälla från avtalstecknandet och två (2) år framåt med möjlighet för Länsstyrelsen att därefter förlänga avtalet med upp till ett (1) plus ett (1) år. Avtalsperioden beräknas påbörjas 2011-03-01. 1.4 Upphandlande enhet Länsstyrelsen Värmland Organisationsnummer 202100-2395 Våxnäsgatan 5 651 86 KARLSTAD 1.5 Upphandlande enhetens kontaktpersoner Eva Johnson Tel. 054 19 73 23 E-post: Eva.Johnson@lansstyrelsen.se
5(19) Birgitta Nygaard Hedeås Tel. 054 19 72 36 E-post: Birgitta.Nygaard.Hedeas@lansstyrelsen.se 1.6 Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning 1.6.1 Förteckning Detta förfrågningsunderlag består av: Förfrågningsunderlag (denna skrift) Bilaga 1, Avtalsutkast Bilaga 2, Prisbilaga Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att komplett underlag enligt ovan erhållits. 1.6.2 Frågor och svar Finner anbudsgivaren att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart ska frågor ställas skriftligen till kontaktpersonerna under punkten 1.5. Frågor med vidhängande svar kommer skriftligen distribueras senast sex (6) dagar före anbudstidens utgång och till samtliga som erhållit förfrågningsunderlag från Länsstyrelsen. Sista dag för att ställa frågor (anbudsgivaren): 2011-01-23 Sista dag för att svara på frågor (Länsstyrelsen): 2011-01-26. 1.6.3 Ändringar/kompletteringar Om förfrågningsunderlaget behöver ändras eller kompletteras, sker detta skriftligen till samtliga som erhållit förfrågningsunderlag från Länsstyrelsen på samma sätt som angivits under punkten 1.6.2. 1.6.4 Upphandlingsform Detta är en upphandling som sker enligt ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. 1.6.5 Formella krav på anbudet Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbudet skall vara skrivet på svenska
6(19) Anbudet skall vara bindande till och med 2011-06-30 vilket bekräftas nedan. Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson: Företagsnamn Organisationsnummer Adress Kontaktperson 1 Telefonnummer e-postadress Kontaktperson 2 Telefonnummer e-postadress Anbudets giltighetstid bekräftas. Ja Nej 1.6.6 Anbudets inlämnande Formella krav på anbudet är att: Anbudet skall vara inkommet senast 2011-02-01. Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Anbudet innehåller företagsnamn, adress och organisationsnummer samt kontaktperson för anbudet med telefonnummer och e-postadress. Anbudet är paketerat i slutet kuvert/paket. Anbudsgivaren skall nyttja dubbla kuvert. Anbudet är tydligt märkt med Anbud i upphandling av hyrbilar och Dnr. 110-3394-2010. Observera att anbud som lämnas via bud kan behöva märkas på budförsändelsen. Anbudet inlämnas i ett (1) original och en (1) komplett kopia Förfrågningsunderlagets disposition följs. Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras.
7(19) Länsstyrelsen Värmland Våxnäsgatan 5 651 86 Karlstad Öppettider är måndag - fredag 8.30 14.30 lunchstängt mellan kl. 12.00 13.00. Övriga tider hänvisas till postlåda vid ingången. Observera att brevinkastet endast är 32 x 3 cm och är för litet för exempelvis en pärm. 1.7 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär I svarsrutorna i detta dokument är endast ett svarsalternativ per krav tillåtet. Om bägge kryssrutor eller ingen kryssruta har markerats äger Länsstyrelsen i Värmland rätt att tolka detta som att kravet ej är uppfyllt, detta utom i de fall då det uttryckligen anges att svar inte skall lämnas på grund av att kravet inte är tillämpligt. Kryss i ruta görs med mellanslagstangenten eller musklick. Om valt kryssalternativ inte överensstämmer med eventuell text som anbudsgivaren angivit i direkt anslutning till kryssruta (där sådan text efterfrågas), så kommer texten att bedömas i första hand. Förflyttning i formuläret sker med Page Down (framåt) och Page Up (bakåt) alternativt med piltangenterna eller med hjälp av musen. TAB kan också nyttjas för att stega framåt. I vissa punkter förekommer flera olika skall-krav i ett och samma stycke/avsnitt. Markering av kryssruta Ja eller Nej som svar på frågan Är kraven uppfyllda? avser i dessa fall samtliga i punkten förekommande krav. 1.8 Kontroll av formalia och prövning av anbud Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skallkrav. Skall-kraven avser formella krav på anbudet (1.6.5 och 1.6.6), krav på leverantören (kapitel 2) och krav på tjänsten (kapitel 3). Skallkrav är ovillkorliga krav som skall vara uppfyllda för att anbud skall kunna prövas vidare. 1.9 Utvärdering De anbud som kvarstår efter den inledande prövningen (se ovan 1.8) kommer att utvärderas enligt nedan. Utvärderingen sker efter värderingsprincipen lägst pris, vilket innebär att anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst offererat pris kommer att antas som leverantör i denna upphandling. Lägst pris är lika med summan av (pris för miljöbil x 0,85) och (pris för personbil x 0,15) enligt tabellen nedan.
8(19) Utvärderingskriterier Miljöbil 4-dörrars, (av typen kombi/halvkombi, tjänstevikt lägst 1200 kg). Hyra per dygn med fri körsträcka Personbil 4-dörrars, (tjänstevikt över 1500 kg). Hyra per dygn med fri körsträcka Viktning 85 % 15 % 1.10 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. 1.11 Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan genom att fylla i nedanstående tabell. Begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas.
9(19) Begäran om kommersiell sekretess Uppgifter i rubricerad upphandling begärs sekretessbelagda med hänvisning till 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till sidor, punkter i anbud etc.): Motivering (Beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs): Prövning av sekretessbegäran sker i samband med att handling begärs ut. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 1.12 Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av Länsstyrelsen och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar avtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda.
10(19) 2 KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE För att säkerställa att anbudsgivaren kvalificerar sig som leverantör skall nedanstående krav uppfyllas. Syftet med dessa krav är att säkerställa att kontraktet blir utfört i enlighet med de behov den upphandlande myndigheten har. 2.1 Gemensamt anbud Detta krav gäller endast om anbudet är ett gemensamt anbud enligt LOU. Kryssa i rutan Ej aktuellt om det inte är fråga om ett gemensamt anbud. Med gemensamt anbud avses här situationen att flera juridiska eller fysiska personer tillsammans avger ett anbud. Se vidare LOU 1 kap 11. Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud, skall anbudsgivaren vid eventuellt avtalstecknande utgöra en juridisk person. I anbudet skall anges vilka leverantörer som ingår i anbudet och hur man avser uppfylla kravet på avtalstecknande med en juridisk person. Ett samarbetsförhållande skall kunna påvisas genom skriftligt avtal som uppvisas på begäran. Samtliga anbudssökande som lämnar gemensamt anbud skall uppfylla kraven i 2.2. Observera att om anbudsgivaren avser använda underleverantörer är detta ej att betrakta som ett gemensamt anbud. Ange ev. underleverantörer enligt punkt 2.3.3. Ovanstående krav accepteras/uppfylls: Ja Ej aktuellt Ytterligare information alternativt hänvisning till bilaga: 2.2 Juridisk ställning 10 kap 1 i LOU kommer att beaktas för det fall Länsstyrelsen får kännedom om däri beskrivna omständigheter. Enligt LOU 10 kap. 2 får anbudsgivare ej:
11(19) Vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud. Vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraftvunnen dom Ha gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen Ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter Vidare kontrolleras att: Anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret Anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger. Att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga utdrag ur officiellt register eller annan likvärdig handling från behöriga myndigheter i det egna landet enligt följande: Att LOU 10 kap. 6 enligt ovan föreligger Att registrering i yrkes eller handelsregister föreligger. Att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Kontroll av ovanstående punkter kan komma att göras innan avtal tecknas. Anbudsgivare skall på heder och samvete genom kryssmarkering till höger intyga att samtliga krav enligt ovan är uppfyllda och att uteslutningsgrund enligt ovan ej föreligger. Ja Nej Länsstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav genom att inhämta blanketten SKV 4820 från Skatteverket. 2.3 Teknisk förmåga och kapacitet 2.3.1 Leveranskapacitet Anbudsgivaren skall bifoga en kortfattad beskrivning av sin kapacitet att tillgodose Länsstyrelsens behov under de förutsättningar som framgår i detta förfrågningsunderlag.
12(19) Av beskrivningen skall framgå Organisationsstruktur Personalstyrka Orderkedja (avrop-leverans) Leveranskapacitet för uppdraget Beskrivning alternativt hänvisning till anbudet: 2.3.2 Miljö Anbudsgivaren skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en certifiering, EMAS, ISO 14001, FR2000 eller motsvarande eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Bifoga antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Följande skall framgå. Miljöpolicy Ansvarig person Senaste uppdatering av styrande dokument En beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera miljöpåverkande aktiviteter så att de motsvarar kundernas behov och krav. Rutiner och kriterier för inköp av miljöpåverkande produkter. Beskrivning alternativt hänvisning till anbudet: 2.3.3 Underleverantörer Detta krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantörer inte ingår i anbudet. För det fall anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren skall ange namn och organisationsnummer på underleverantörerna. Beskriv även vilken del av kontraktet som underleverantören kommer att anlitas för.
13(19) Namn Org. nr Beskrivning Underleverantörerna skall uppfylla kraven i 2.2. Krav accepteras/uppfylls: Ja Underleverantörer ej aktuellt
14(19) 3 KRAVSPECIFIKATION 3.1 Inledning, mål och syfte Det övergripande målet med hyrbilsupphandlingen är att på ett kostnadseffektivt, trafiksäkert och så miljömässigt sätt som möjligt kunna genomföra vårt uppdrag. Syftet är att teckna avtal för att täcka länsstyrelsens behov. 3.2 Omfattning Omfattningen av Länsstyrelsens användning av hyrbilar under 2009 uppgick till ca 1500 hyrtillfällen. Statistik från 2010 pekar mot liknande omfattning. Den genomsnittliga körsträckan var 2009 ca 17 mil/dygn och den genomsnittliga hyresperiodens längd var ca 1,8 dygn. Uppdraget avgränsas till att gälla tjänsteresor som utgår från Länsstyrelsen. Länsstyrelsen lämnar inga volymgarantier. 3.3 Beskrivning av uppdraget Leverantören skall kunna tillhandahålla fordon av önskad typ enligt nedanstående då bokning sker senast 24 timmar innan begärd leverans: Miljöbil *) 4-dörrars, (av typen kombi/halvkombi, tjänstevikt lägst 1200 kg). Hyra per dygn med fri körsträcka. Personbil 4-dörrars, (tjänstevikt över 1500 kg). Hyra per dygn med fri körsträcka. På begäran skall leverantör kunna tillhandahålla fordon med 4-hjulsdrift Hög markfrigång Draganordning Automatväxel *) Med miljöbil avses en personbil som uppfyller kraven för befrielse från fordonsskatt enligt 11 a i vägtrafikskattelagen (2006:227). Förordning (2010:1104).
15(19) KRAV PÅ FORDON Leverantörerna skall säkerställa att fordonsskatt är betald och ansvara för att fordonen är besiktigade enligt gällande lagstiftning. Vintertid skall fordonen vara utrustade med dubbdäck. På beställarens begäran skall leverantören kunna tillhandahålla friktionsdäck. Personbilar som inte är miljöbilar skall ha koldioxidutsläpp på högst 225 g/km vid blandad körning. Personbilar som är utrustade med teknik för drift endast med diesel skall ha partikelutsläpp på högst 5 milligram per kilometer. Personbilar skall vara av en typ som uppfyller nedan angivna krav på krockskydd och antisladdsystem enligt Förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor 18, 19 och 22. 18 1. Ha fått minst 32,5 poäng vid provning enligt tidigare protokoll i det europeiska krockprovningsprogrammet (Euro NCAP): Frontal impact testing protocol version 4.a, 4.2 eller 4.3, Side impact testing protocol 4.1 eller 4.2, Pole Side impact testing protocol version 4.1, 4.2, eller 4.3, Assessment protocol version 4.1, 4.2 eller 4.3, Seat belt reminder assessment protocol version 1.2, 2. enligt intyg från tillverkaren har motsvarande krockskyddsegenskaper som en sådan typ som har fått minst 32,5 poäng vid provning enligt 1. 3. ha fått minst 31,5 poäng vid provning av skydd för vuxna åkande vid bedömning enligt det senare Euro NCAP:s Assessment Protocol Overall
16(19) Rating version 5.0, fått minst 2 poäng för pisksnärtskydd och har bilbältespåminnare på förarplatsen och främre sittplatsen, eller 4. enligt intyg från tillverkaren ha motsvarande krockegenskaper enligt kraven i 3. 19 1. ha fått minst 14 poäng för fotgängarskydd vid provning enligt Euro NCAP Pedestrian Protocol version 5.1 eller 2. enligt intyg från tillverkaren ha motsvarande krockskyddsegenskaper som en sådan typ som har fått minst 14 poäng vid provning enligt 1. Förordning (2010:1104). 22 Personbilar skall vara utrustade med antisladdsystem. Övriga krav Fordon skall vara utrustade med radio. Fordon skall vara utrustade med minst AC. Fordon skall vid leverans vara försett med instruktioner var beställaren skall vända sig vid eventuell driftstörning, uppgift om försäkringsbolag samt även ha en skadeanmälan tillgänglig i fordonet. Fordon skall vara helförsäkrade. Självrisker för vagnskada och stöld skall anges i prisbilaga.
17(19) KRAV PÅ TJÄNST Fordon skall kunna avhämtas och återlämnas vid plats i anslutning till Länsstyrelsen. Tankning av fordon skall ingå i tjänsten. Leverantören skall tillse att byte mellan sommar- och vinterdäck på fordonen sker enligt gällande lagstiftning. Vid driftsstopp, tekniska problem eller skador som innebär att fordonet inte kan användas som den är avsedd för och skador på fordon skall leverantören ansvara för att ha löst problemet inom en timme från det att problemet har anmälts till leverantören. Nycklar skall lämnas respektive hämtas i Länsstyrelsens reception i markerad låda för levererade respektive återlämnade nycklar. Antagen leverantör kommer att ges tillträde till denna lokal. Länsstyrelsen skall kunna boka bil hos leverantören genom telefon, och även genom e-post eller via web. Tillgängliga bokningsmöjligheter skall anges i anbudet. Fakturering skall ske för varje hyrtillfälle. Anbudsgivare skall kunna fakturera per e-faktura. Särredovisning av momsen skall ske för hyresdygn respektive övriga kostnader och avgifter. Momsen skall vara uppdelad på total moms och varav avdragsgill moms.
18(19) Statistik Anbudsgivare skall varje kvartal leverera statistik för följande: antal debiteringar per fordonsgrupp antal körda kilometer kostnad per fordonshyra totalkostnad för aktuell tidsperiod antal hyresdagar totalt beräknad bränsleförbrukning angiven per drivmedelsslag koldioxidutsläpp per kilometer 3.4 Pris Se punkt 1.9 Pris skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Pris skall anges exklusive självriskreducering. Anbudsgivaren skall använda den prisbilaga, bilaga 3, som bifogats förfrågningsunderlaget. Leverantören skall även presentera en prislista för fordon med övrig utrustning enligt nedan: 4-hjulsdrift Hög markfrigång Draganordning Automatväxel Prislista för envägsförhyrning skall bifogas. Faktureringsavgift eller andra tillägg godkänns inte. 3.6 Kommersiella villkor Anbudsgivaren skall acceptera bifogade avtalsutkast, i dess helhet.
19(19) 4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD Anbud är bindande enligt de förutsättningar som angivits ovan och bekräftas tillsammans med övriga uppgifter ovan. Anbudsgivaren bekräftar på heder och samvete att lämnade uppgifter är med sanningen överensstämmande. Ort den datum Namnförtydligande Titel och företag