Fakturering Bokfo ring Kassa

Hogia Smart Manual Fakturering Bokfo ring Kassa Bilaga: Smart fakturering Husabete

Din första blick på Hogia Smart... 7 Toolbaren... 7 Sidan Mitt företag... 8 Hjälpen... 8 Hogia Smart forum... 8 E-post... 8 Genvägar... 8 Verktyg... 8 Inställningar... 8 Organisation... 9 Företagsinställningar... 9 Starta om företag... 9 Skapa ny organisation... 9 Konton... 9 Betalning... 9 Kassa... 9 Moms... 10 Kontoplan... 10 Resultatenhet... 10 Bokföring... 10 Räkenskapsår... 10 Ingående balans... 11 Makulera verifikat... 11 Kassa... 11 Mina Tjänster... 11 Fakturering... 13 Godkänd för F-skatt... 14 Redovisar moms enligt bokslutsmetoden... 14 Påminnelseavgift... 14 Förseningsränta... 14 Avrundning... 15 Vår referens... 15 2

Fakturakommentar... 15 Integration bokföring... 15 Logotyp... 15 Artikelregister... 16 Användare... 16 Meddelanden... 17 Meddelande om förfallen tjänst... 17 Kundregister... 17 Registrera ny kund... 18 Redigera en befintlig kund... 19 Importera ett befintligt kundregister... 19 Artikelregister... 19 Importera ett befintligt artikelregister... 20 Registrera ny artikel... 20 Hantera artikelgrupper... 20 Priser... 21 Redigera en befintlig artikel... 21 Artikelgrupp... 21 Artikelimport... 22 Rapporter... 22 Import & Export... 22 Faktura... 23 Fakturaöversikt... 23 Status på fakturor... 23 Registrera ny faktura... 23 Lägga till kund på fakturan (om du inte valt en direkt eller vill byta)... 23 Fakturahuvudet och fakturafoten... 23 Leveransadress... 23 Vår referens/er referens... 24 Fakturakommentar... 24 Fakturadatum... 24 Betalningsvillkor... 24 Förfallodatum... 24 3

Lägga till fakturarader... 24 Fakturarad Artikel... 24 Fakturarad Fritext... 24 Fakturarad Tillfällig artikel... 25 Ta bort en fakturarad... 25 Totalrabatt... 25 Spara fakturaunderlag... 25 Slutföra en faktura... 26 Skapa en kreditfaktura... 26 Påminnelse... 26 Betalningshantering... 27 Betalning av försenad och ev. påmind faktura... 27 Efterhantering av faktura... 27 Visning av faktura som PDF... 27 Att kopiera en befintlig faktura... 27 Att kreditera en befintlig faktura... 27 Bokföring... 29 Bokföring - Grundboken... 29 Favoriter... 29 Ändra eller ta bort favorit... 30 Använda Favorit... 30 Manuella konteringar... 30 Kassa... 31 Kassörer.... 31 Kassaansökningar.... 32 Kassaplatser... 33 Betalsätt... 34 Integrationer... 34 Rapporter... 35 Fakturarapporter... 35 Bokföringsunderlag... 35 Bokföringsunderlag - Fakturajournal (används inte om du har integration med bokföringen) 35 Bokföringsunderlag Betaljournal (används inte om du har integration mot bokföringen)... 35 4

Uttag av SIE-fil... 35 Kopia av journal... 35 Kundreskontra... 35 Husarbete fordran skatteverket... 35 Fakturalista... 35 Artiklar... 36 Försäljning per artikelgrupp... 36 Artikelsaldo... 36 Försäljning per artikel... 36 Bokföring... 36 Balansrapport... 36 Kontoutdrag... 36 Resultatrapport... 37 Verifikationslista... 37 Huvudbok... 37 Momsrapport... 37 Behandlingshistorik... 37 Import &Export... 39 Import... 39 SIE-4-Import... 39 Kundimport... 39 Artikelimport... 39 Exporter... 40 SIE-4 export... 40 Export Kunder... 40 Export Artiklar... 40 Export ROT/RUT-avdrag till Skatteverket... 41 Slutord... 41 Bilaga 1: Husarbete... 42 Konto för Husarbete... 42 Kunder för Husarbete... 42 Uppgifter om ansökande personer... 42 Uppgifter om bostaden... 42 5

Vid ROT-arbete... 42 Vid RUT-arbete... 42 Artiklar för Husarbete... 42 Skapa en Husarbetsfaktura... 43 Artiklar från artikelregistret... 43 Tillfälliga artiklar... 43 Välja RUT- eller ROT-arbete samt fördelning... 43 Fördelning mellan ansökande personer... 43 Uppgifter om arbete samt övrig kostnad... 44 Vanlig faktura på kund för husarbete... 44 Fakturalistan... 44 Betalhantering av kundinbetalning... 45 Ansöka om avdrag för Husarbete hos Skatteverket... 45 Export av XML-fil för uppläsning till Skatteverket... 45 Rapport Underlag Husarbete avdrag... 46 Registrera ersättning från Skatteverket... 46 Hantering av avslag på RUT-/ROT-avdrag... 46 Hantering av försenad kundbetalning.... 47 Rapporter... 47 6

Din första blick på Hogia Smart Toolbaren Längst upp i Smart hittar du en verktygslist. Den delar vi med andra webbaserade Hogiaprogram så befintliga kunder kan känna igen sig. Fliken Mitt företag finns alltid med, det är basen i Smart. De övriga, Fakturering, Bokföring och Kassa visas beroende på vilka tjänster du abonnerar på. De övriga knapparna visar vilken användare du är inloggad på och det företag du är inne på. Det första är ditt företag, det andra din användare och därmed ditt HogiaID. Trycker du på knappen får du fram hanteringen av dina uppgifter. Du kan ändra lösenord, byta mailadress (och därmed HogiaID) och logga ut. 7

Sidan Mitt företag Första sidan du möts av i Hogia Smart Mitt företag innehåller instruktioner om hur du når hjälpen. Här hittar du också små informationsrutor, widgetar som är kopplade till dina tjänster. Hjälpen Hogia Smart forum Varsomhelst i Hogia Smart kan du, om du inte hittar svaret på din fråga eller om det är något du vill lyfta till oss, gå in på Hogia Smart forum. I forumet kan du söka på frågor och svar, läsa andras inlägg, önska eller fråga om funktioner och även gilla andras förslag som du själv vill stödja. Lättast gör du detta genom att gå in på fliken Hjälp som alltid är synlig till höger på skärmen eller i Verktygslådan nere till vänster. Klicka på länken så kommer du till forumet. Vill du komma åt forumet utifrån, går det via denna länk: http://kundo.se/org/hogia-smart/ E-post Behöver du ytterligare hjälp kan du även skicka e-post till oss: smart@hogia.se Genvägar Det finns 5 genvägar. 3 av dem är alltid synliga i Smart då de ingår i grundtjänsten och heter Skapa kund, Skapa artikel och Köp Smart. De två övriga, Skapa Faktura och Skapa verifikat syns om du har respektive tjänst Fakturering och Bokföring aktiverad. Verktyg Från Verktyg kan du nå alla basfunktioner i Hogia Smart: Inställningar, Kunder, Artiklar, Rapporter, Import & Export och Hjälp. Dessa är alltid synliga till vänster på skärmen. Se vidare avsnitt i denna manual för mer information om hur du skapar ny kund, artikel eller rapporter. Inställningar 8

Det första du behöver göra är att registrera dina företagsuppgifter, detta gör du genom att klicka på ikonen Inställningar. Organisation Företagsinställningar Klicka på kategorin för företagsinställningar, kallad Organisation. De uppgifter du uppgav när du registrerade dig i Smart finns förifyllt. Det går givetvis att redigera dem i efterhand (dock ej ditt organisationsnummer). Komplettera de fält som inte är ifyllda om du så önskar. Dessa kommer med i dina fakturors sidhuvud och sidfot och går enbart att redigera här. Starta om företag Här kan du stata om din organisation. All information utom dina abonnemangsuppgifter nollställs så detta skall enbart användas om något gått helt fel i starten. Har du kassan kan du inte starta om då kassans kvittohistorik inte får försvinna. Skapa ny organisation Varje Smartabonnemang ger rätt till ETT företag. Vill du koppla flera organisationer till samma HogiaID kan du skaffa ytterligare abonnemang, med tillhörande kostnader, via denna tjänst. Genomför du denna rutin startas registreringen av ett nytt abonnemang och ett nytt bolag så om du startar detta måste den slutföras annars kommer startupguiden att öppnas varje gång du går in i din Smartapplikation. Konton Här kan du konfigurera de konton som du använder i Smarts olika tjänster Betalning Under kategorin Betalning och Moms ställer du in de konton du vill använda för din fakturering och kassa. De konton som ligger i Smart är baserade på BAS2010 men du bör kontrollera hur din redovisningsansvarige vill ha det. Kassa Kontona som ställs in här hanterar transaktioner i kassan. 9

Observationskonto: används för att hantera differenser som sker t ex när du gör en kassajustering i kassaprogrammets administrativa meny. Observationskonto kassauttag: lägger de pengar som tas ur kassan på ett särskilt konto. Kontantuttaget finns även det i kassaprogrammets administrativa meny. Öresavrundning: kontot används för att justera de öresavrundningar som bl. a. sker när kunden betalar kontant och summan avrundas till jämn krona. Moms Standardkonton för dina momskonteringar. Du kan ändra dessa efter behov men konsultera din redovisningsansvarige så det blir rätt med dina momsrapporter. Kontoplan Smart levereras med en förinställd kontoplan enligt BAS 2010. Gå in på knappen Kontoplan för att se en komplett lista över alla konton. Här kan du se hela BAS-kontoplanen och även lägga till och redigera konton. De konton som är markerade som aktiva är de som går att välja i programmet. Vill du enbart se de konton som är aktiva kryssar du i rutan Visa enbart aktiva konton. Skapa konto För att lägga upp ett nytt konto trycker du på + ikonen. Här kan du lägga upp och namnge ett nytt konto samt ange om det skall vara aktivt eller inte. Momskoden bestämmer om moms skall debiteras på kontot i bokföringen och var på momsrapporten beloppen hamnar. Redigera ett befintligt konto Vill du redigera ett befintligt konto, klicka på Ändra ikonen på det aktuella kontots rad i listan. Endast kontonamn samt om det skall vara aktivt eller inaktivt går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på Spara så sparas kontot. Vill du inte spara, klicka på Avbryt så sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga om du vill spara. Momskod Momskoden har två användningsområden i Smart och i din bokföring, dels definierar den vilken moms som skall användas på belopp som läggs på kontot och dels bestämmer den var ev belopp som läggs på kontot hamnar på din momsrapport. Resultatenhet Resultatenheter används i Smart som ett statistiskt söksätt på artiklar. Du kan koppla den till en eller flera artiklar för att kunna särskilja dem. Du kan lägga upp nya med + eller editera befintliga med Ändra. Bokföring Räkenskapsår Här lägger du upp dina räkenskapsår och din momsperiod. Räkenskapsårets datum låser sig och kan inte ändras om du har börjat registrera verifikat i perioden. Momsperiod kan du alltid ändra. 10

Ingående balans Här lägger du in eventuella ingående balanser när du startar organisationen och räkenskapsåret. Enbart balanskontona visas och det måste vara balans mellan kolumnerna. Om det inte är balans justeras detta genom att Smart föreslår att ett saldo läggs på observationskonto 2999. Makulera verifikat OBS! Makulerade verifikat går inte att ta tillbaka så det är mycket viktigt att du tänker efter en gång extra innan du makulerar. Om du gjort fel i bokföringen så kan du makulera verifikat från och med, dvs du kan ta bort ett verifikat och alla efterföljande i en serie. Smart föreslår det första tomma verifikatet i serien så att du inte skall kunna ta bort ett verifikat av misstag. Du anger serie och det verifikat du vill ta bort från och med. Alla efterföljande verifikat makuleras. Det makulerade verifikatet försvinner ur rapporter och verifikatsnumret blir tillgängligt att göra ett nytt verifikat på men det makulerade sparas i historiken och du kan även se makulerade verifikat i verifikatslistan om du väljer visa makulerade. Kassa Här kan du ställa in allt för din kassa. Mer info hittar du här. Mina Tjänster Under kategorin Mina tjänster som du hittar via Inställningar/Mina Tjänster eller under Köp Smart kan du köpa/förlänga tjänster och tilläggstjänster i Hogia Smart samt ändra dina kontaktuppgifter för debitering. För att ändra dina kontaktuppgifter för debitering av Hogia Smart klicka på knappen Ändra under Debiteringsuppgifter. 11

Här anger du de uppgifter som vi kommer att använda för att debitera dig för Hogia Smart. Betalningsunderlagen skickas enbart ut via e-post så se till att denna är korrekt ifylld. 12

Under Mina Tjänster som du hittar under Inställningar/Mina Tjänster eller under Köp Smart kan du se vilka tjänster och tilläggstjänster som du har tillgång till i Hogia Smart och när dessa förfaller. Här kan du även köpa eller förlänga dina tjänster. Klicka på kundvagnen för den tjänst du vill förlänga eller köpa. Klicka sen på Köp för att komma till Small Office webbshop. I webbshopen kan du sen slutföra ditt köp genom att betala med kort, faktura eller direktbetalning mot din bank. Efter slutfört köp får du direkt tillgång till den nya tjänsten. Vi rekommenderar att du loggar ut och loggar in igen för att få tillgång till ev. nya funktioner. Du kan i efterhand se kvittot på ditt köp under Betalningshistorik och länken Visa kvitto. Fakturering Gå in på Inställningar och klicka på kategorin för kundfaktureringsinställningar, kallad Faktura. Här anger du startinställningarna för faktureringen. Det finns separata nummerserier för Debetrespektive kreditfakturor. Startnummer anger att numret efter detta kommer på din första faktura, som standard är satt 0 så att första fakturanumret blir 1. Notera att du inte får backa i nummerserien, d.v.s. sätta ett lägre nummer än senaste befintliga fakturan. Att sätta ett högre nummer går bra men kan sedan ej backas när en faktura är uttagen i den serien. OM du inte har ett bank/plusgiro kan du istället ange din bank och ditt bankkonto på fakturan. OBS! Dessa fält delar plats så om du lägger in uppgifter på Bank/Bankkonto visas inte Bankgiro/Plusgiro på fakturan. 13

Om du handlar med utländska kunder förenklar du betalningen av fakturan genom att ange ditt IBAN och BIC/SWIFT-nummer. Dessa får du från din bank. Godkänd för F-skatt Kryssrutan Godkänd för F-skatt ger motsvarande text på fakturan. Redovisar moms enligt bokslutsmetoden De metoder som används inom bokföring är antingen Fakturametoden eller Bokslutsmetoden. I Fakturametoden redovisas en händelse när den görs. D.v.s. gör du en faktura konteras den direkt under kundreskontran. När betalning sedan sker konteras detta också. I Bokslutsmetoden, som enbart får användas om du har ett företag med omsättning under 3 miljoner per år, konteras fakturan först när betalning skett. OBS ändra inte detta om du inte är säker då detta förändrar din bokföring. Påminnelseavgift Här kan du ange en summa som debiteras kunden om betalning inte skett på överenskommen tid. Detta anges på fakturan som en text. Observera att även kunden behöver ha inställningen för påminnelseavgift för att du ska kunna debitera det. Förseningsränta Här anges en procentsats som läggs på försäljningssumman om betalning inte skett på överenskommen tid. Räntesatsen skall anges baserad på årsränta men beräknas per dag. Observera att även kunden behöver ha inställningen för räntefakturering för att du ska kunna debitera det. 14

Avrundning Här kan du ange om du vill arbeta med kronavrundning på det totala fakturabeloppet. Skriver du 0,00 sker ingen avrundning och utpriset presenteras ned till ett öre. Väljer du 1,00 avrundas slutsumman till närmaste hel krona. Vår referens Här kan du skriva in ett namn som kommer på fakturan under Vår referens. Fakturakommentar Notera att Fakturakommentaren får vara max 42 tecken lång och max på tre rader. Även denna text kommer med på fakturan. Har du fakturaintegration kan du skicka en fritext från kassan vid faktureringstillfället som skriver över ev här angiven fakturakommentar. Integration bokföring Logotyp Här kan du ladda upp en bild som sedan visas längst upp på fakturan. Om du inte laddar upp en bild så visas ditt företagsnamn på fakturan istället. Bildfilen måste vara i.png,.jpg eller.jpeg format och 15

får inte vara större än 100kB. Vill du ändra logotypen ersätter du lätt den befintliga genom att ladda upp en ny. Väljer du att ta bort den genom att klicka på Radera logo återställs fakturahuvudet till att visa ditt företagsnamn. OBS! Kontrollera att inga felmeddelanden eller röda ramar syns, om ett fel upptäcks så sparas inte uppgifterna. Artikelregister Under inställningarna för artikelregister (Inställningar/Artikelregister) hittar du två inställningar, dels om du vill aktivera eller inaktivera artikelsaldo och dels om du vill ha en validering av dina EAN-koder. Aktiverar du artikelsaldo får du på artiklarna ett saldo som går att editera och som räknas ned respektive upp vid försäljning eller returer i Kassan eller Faktureringen. Kontroll av EAN-koder behöver du enbart ha om du lägger in sina EAN-koder manuellt och vill ha en extra kontroll. Ingen kontroll är standard, om det är väldigt viktigt att ett EAN-nummer är rätt skall du ställa in Kontrollera och godkänn bara om kontrollsiffran stämmer för då kan du bara spara artiklar med korrekt EAN. En kontroll utan att sparandet hindras får du om du väljer Kontrollera och varna om kontrollsiffran inte stämmer som varnar men du får fortfarande spara om du vill. Användare Här kan du se de användare (HogiaID) som har rätt att logga in på din organisation och har tillgång till alla funktioner på denna organisation i Smart. Du kan även "bjuda in" nya användare till denna organisation, t.ex. din revisor, genom att klicka på + och ange användarens e-postadress. Användaren får då ett mail som förklarar att hen nu är 16

användare i din organisation. Denna e-postadress blir till ett HogiaID som den nya användaren använder för att logga in i Smart. Du kan givetvis även ta bort en användares tillgång till denna organisation. Detta gör du genom att klicka på soptunnan bredvid användaren i listan nedan. Den användare/hogiaid som står som Ägare går inte att ta bort och är den ende som får bjuda in och ta bort användare. Meddelanden Under Meddelande har du koll på meddelanden som skickats till dig från Smart Teamet. Det kan gälla information om t.ex. en uppdatering eller nya funktioner. Från första sidan kan du alltid se rubriken på dina fem senaste meddelanden. Klicka på meddelandet för att öppna och läsa hela texten. Eller klicka på Öppna inkorgen. Meddelande om förfallen tjänst Om du får detta meddelande när du loggar in så beror det på att en eller flera av dina abonnemang håller på att gå ut. Meddelandet dyker upp varje gång du loggar in och påminner när det är 10 dagar eller mindre kvar på ett abonnemang. Enklast är att svara Ja och gå in på Mina Tjänster under Inställningar eller Köp Smart och betala ditt abonnemang direkt. Abonnemanget förlängs baserat på det datum som det befintliga har som slutdatum så det påverkar inte om du betalar direkt eller på sista dagen för abonnemanget. Passeras datumet förlängs abonnemanget naturligtvis från det datum som du förnyar tjänsten. När din tjänst har förfallit får du inte längre detta meddelande. Om du då vill in och förlänga/köpa tjänster går du till Inställningar-Mina tjänster eller använder genvägen Köp Smart. Kundregister Klicka på ikonen för Kunder under Verktyg. Här ser du ditt kundregister. Du kan bestämma om du vill se enbart kunder som söker avdrag för ROT/RUT (även kallat husarbete), enbart aktiva kunder, och kan även söka i kundregistret. 17

Vid behov kan du sortera kolumnerna Namn, Org.nr/Personnr eller E-post i stigande eller fallande ordning genom att klicka på respektive rubrik. Du kan inte sortera på kundnummer då den är alfanumerisk. Registrera ny kund För att registrera en ny kund - gå in i ditt kundregister och klicka på ikonen eller använd genvägen Skapa kund. Det enda obligatoriska du måste ange för att kunna spara en kund är Kundnummer och Kundnamn. Du kan dock inte fakturera med enbart dessa uppgifter utan får i faktureringen varningar om du försöker slutföra en faktura utan uppgifter som t.ex. adress. Börja med att lägga upp ett nytt kundnummer, antingen ett eget (siffror och bokstäver godkänns) eller så klickar du på knappen Föreslå så tar Smart första lediga nummer i serien. När du angett Fakturaadress kan du kopiera över dessa uppgifter till Leveransadress genom att klicka på knappen Kopiera fakturaadress. Det går givetvis att redigera både fakturaadressen och leveransadressen efteråt och återigen kopiera över fakturaadressen till leveransadressen. Kontaktpersonen som anges på kunden dyker upp som Er referens på fakturan. Om du har kunder som har Omvänd betalningsskyldighet, dvs att de redovisar momsen, kan du slå på eller av funktionen på kunden här. Har du tilläggstjänsten Husarbete kan du även här aktivera det på kunden, mer om detta i den extra bilagan Husarbete. Observera att en kund inte kan ha både Omvänd betalningsskyldighet och Husarbete aktiverad. De fält som är obligatoriska rödmarkeras om du missar att fylla i dessa. Är du osäker på vad som är fel kan du få hjälp genom att klicka på rutan. 18

Andra fält, såsom Organisations-/personnummer och E-post måste anges enligt korrekt format. Klicka på Spara och kunden läggs upp i ditt Kundregister. Vill du inte spara, klicka på Avbryt så sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga om du vill spara. Redigera en befintlig kund Vill du redigera en befintlig kund, klicka på Ändra ikonen på den aktuella kundens rad i listan. Allt förutom kundnummer går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på Spara så sparas ändringarna. Importera ett befintligt kundregister OBS! Funktionen går inte att använda på mobil enhet p g a begränsad hantering av filformat i webbläsaren. Har du en befintlig kundlista på fil och vill ha med dig den till Smart kan du importera den i funktionen Import & Export Import Import Kunder. Importen sker genom en kommaseparerad CSV-fil och är begränsad till max 5000 kunder åt gången. Enklast är att ladda ned den mall vi har på sidan Import & Exporter Import Import Kunder och klippa in dina uppgifter. Du får först läsa in din fil för kontroll. Smart ger information om hur många rader som är ok och hur många som inte är det samt hur många rader som kommer att läsas in. Vill du kan du läsa in de som är ok och plocka ned de som inte är ok i en egen fil för att se vad som är felet, åtgärda det och läsa in igen. Artikelregister Klicka på ikonen för Artiklar under Verktyg. Här ser du ditt artikelregister och, om du har artikelsaldo aktiverad, ditt saldo på respektive artikel. Högst upp på höger sida ser du en ikon som går till hanteringen av artikelgrupper. Klickar du på ikonen så kommer du till artikelimporten. 19

Du kan välja om ni enbart vill se aktiva artiklar, och söka efter en artikel. Ni kan sortera kolumnerna i stigande eller fallande ordning i alla kolumner som har blå rubriker genom att klicka på dem. Importera ett befintligt artikelregister Funktionen beskrivs här: Registrera ny artikel För att registrera en ny artikel - gå in i ditt artikelregister och klicka på genvägen Skapa artikel. ikonen eller använd Börja med att lägga upp ett nytt artikelnummer, antingen ett eget (siffror och bokstäver godkänns) eller så klickar du på knappen Föreslå så tar Smart första lediga nummer i serien. Hantera artikelgrupper Klicka på ikonen för Artiklar under Verktyg. Här ser du ditt artikelregister. Högst upp på höger sida ser du en ikon som går till hanteringen av artikelgrupper. Har du Smart kassa påverkar ordningen hur artiklarna visas på skärmen. Artiklar och artikelgrupper utan ovanförliggande artikelgrupp läggs på högsta nivån (startsidan i kassaprogrammet) och sedan organiseras det likt en upp-ochnedvänd trädstruktur där varje artikel eller artikelgrupp läggs under ev ovanförliggande artikelgrupp. Ikonen visar att det finns underliggande artikelgrupper, klickar du på den visas dessa. Du kan välja att enbart visa aktiva artikelgrupper eller att visa alla. Knappen Minimera alla gör att enbart artikelgrupper på högsta nivån (längst till vänster) visas och väljer du Expandera alla visas alla artikelgrupper i alla nivåer. Du kan lägga upp nya artikelgrupper med namn och nivå. Klicka på ikonen för att skapa en ny artikelgrupp. Ange ett namn, välj en nivå och spara. OM rutan Aktiv är ikryssad syns artikelgruppen i Smart, annars syns den bara om du kryssat i rutan Visa enbart aktiva artikelgrupper i denna vy. När du sparat hamnar den nya artikelgruppen under den angivna artikelgruppen eller direkt på startsidan om du väljer kategorilös. För att sedan lägga till en artikel går du in på artikellistan, söker upp den aktuella artikeln och väljer vilken artikelgrupp den ska tillhöra och sparar. Du kan inaktivera en artikelgrupp och underliggande artiklar och artikelgrupper. Det görs genom att du klickar på berörd artikelgrupp och kryssar i/ur rutan Aktiv. Om du inaktiverar en artikelgrupp 20

inaktiveras även alla artiklar och artikelgrupper under den så var försiktig innan detta görs. Inget försvinner ur Smart men det kan bli tidskrävande att aktivera alla artiklar och artikelgrupper som inaktiverats. Priser När du anger ett Utpris så anpassas priserna för inklusive moms och exklusive moms efter momssatsen du angett. Ett Utpris exkl. moms på 100:- ger med moms 25% ett utpris på 125:-. Momssatsen du sätter påverkar även Försäljningskontot. Sätter du moms 25% ändras försäljningskontot till det i Inställningar angivna försäljningskontot för 25%. Spärrad betyder att artikeln inte visas eller går att sälja i fakturafönstret eller i kassaprogrammet. Arbetskostnad används i extratjänsten Husarbete för att specificera kostnader som skall ligga till grund för RUT/ROT-avdrag. I kassan motsvarar det Tjänst. Öppen artikel används enbart i kassan, för att bestämma om du i kassaprogrammet skall kunna ändra utpris eller inte. Du kan fortfarande ge rabatter i kassan. Klicka på Spara och artikeln läggs upp i ditt Artikelregister. Vill du inte spara, klicka på Avbryt så sparas inga ändringar. Försöker du stänga ned sidan utan att ha sparat ev. ändringar får du en fråga om du vill spara. Redigera en befintlig artikel Vill du redigera en befintlig artikel, klicka på Ändra ikonen på den aktuella artikelns rad i listan. Allt förutom artikelnummer går att redigera. Gör de ändringar som önskas och klicka på Spara så sparas artikeln. Artikelgrupp Om du går in på Artikellistningen ser du kolumnen artikelgrupp. Du anger vilken artikelgrupp som artikeln skall ligga under på varje artikel. 21

Artikelimport OBS! Funktionen går inte att använda på mobil enhet p g a begränsad hantering av filformat i webbläsaren. Har du redan ett artikelregister och vill använda det? I Smart kan du importera dina artiklar som en kommaseparerad.csv-fil. Denna skapas och editeras enkelt i t ex Excel. För att importera dina artiklar går du in på knappen Artikelimport. Data som kan läsas in är: Artikelkategori Artikelnummer Artikelbenämning Pris (inkl. moms) Moms (0, 6, 12, 25) Enhet (ex. st, kg) Kontonummer Försäljningskonto Typ (Tjänst / Vara) Tjänst betyder att artikelnumret märks som arbetskostnad vid RUT/ROT Öppen artikel (Ja / Nej) Denna används i huvudsak för kassor EAN Borttagen (Ja / Nej) Om Ja syns den inte i kassaprogrammet och kan inte väljas i fakturavyn Inköpspris exkl. moms Resultatenhet Resultatenhetens namn Är du osäker på hur filen skall se ut finns det en mall att ladda ned. Strukturen i importfilen är enligt nedan: Artikelkategori;Artikelnummer;Namn;Pris (inkl. moms);moms (0, 6, 12, 25);Enhet (ex. st, kg);kontonummer;typ (Tjänst / Vara);Öppen artikel (Ja / Nej);EAN;Borttagen (Ja / Nej) Läs in filen, Smart kontrollerar att all relevant data finns med. Glöm inte att ställa in i importen om de utpriser som finns med i filen är med eller utan moms, så Smart läser in rätt data på rätt ställe. När filen valts, kontrolleras den. Här visar Smart om någon rad verkar konstig eller om de är OK. Har du några ogiltiga eller oläsbara rader visas dessa och kan laddas ned separat för kontroll. Trycker du på Importera läses alla Giltiga rader in. När importen är klar, får du ett meddelande i Meddelanderutan att importen gått igenom. Rapporter För att ta ut kundreskontrajournal, bokföringsunderlag etc. klicka på ikonen för Rapporter under Verktyg. Mer information under detta kapitel: Import & Export OBS! Funktionen går inte att använda på mobil enhet p g a begränsad hantering av filformat i webbläsaren. Se separat kapitel för detta. Följ denna länk: 22

Faktura Fakturaöversikt Går du in på fliken Faktura kommer du till översikten över gjorda fakturor. När du får fakturor i denna lista kan du filtrera ditt resultat i listan på tre olika sätt: status på fakturor; datumintervall på Fakturadatum eller Förfallodatum eller fritextsökning på fakturanummer, kundnamn eller kunds organisationsnummer. Status på fakturor P - Påbörjad. För fakturor som är ofullständiga, t.ex. sparade fakturaunderlag. Har du integration mot kassan kommer de försäljningar du gjort i den mot betalsätt faktura att få status påbörjad. S Slutförd. Fakturan har slutförts och fått ett fakturanummer. Det är först när fakturan är slutförd som den är redo att skickas till kund. B - Betald. Betyder att fakturan är fullbetald. F Förfallen. Fakturan anses vara förfallen om dagens datum är senare än förfallodatumet samt att fakturan ej är fullbetald. Registrera ny faktura En faktura skapar du genom att gå in på fliken Faktura och klicka på ikonen för att Skapa faktura eller genom att klicka på genvägen Skapa Faktura. Först öppnas sidan Välj kund. Dubbelklicka på vald kund eller markera den och klicka på Välj. Här kan du även söka bland dina kunder genom att skriva in kundnummer, organisationsnummer eller kundnamn i sökfältet och klicka på Sök. När du valt kund kommer du till sidan Ny faktura. Fakturafönstret är gjort exakt så som din faktura kommer att se ut. Har du laddat upp en bild så ligger den längst upp till vänster på fakturan. Om inte så står ditt företagsnamn där istället. Dina företagsuppgifter samt de uppgifter du registrerat på kunden är automatiskt ifyllda. Lägga till kund på fakturan (om du inte valt en direkt eller vill byta) Klicka på sökikonen (ett förstoringsglas) så öppnas ett sökfönster. Välj en kund och kundens uppgifter fylls i på fakturan. Det går fortfarande att redigera namn och adressuppgifter för kunden. Dessa sparas då enbart på denna faktura. Vill du ändra kunduppgifterna permanent gör du detta direkt på kunden. Fakturahuvudet och fakturafoten Fakturafoten är baserad på de uppgifter du angivit vid registreringen och under Inställningar och kan inte justeras här. Uppgifterna i fakturahuvudet däremot kan läggas till och redigeras. Leveransadress Här läggs kundens leveransadress. Den kan redigeras men sparas inte annat än på den aktuella fakturan. Vill du ändra kunduppgifterna permanent gör du det direkt på kunden. 23