1 UTDRAG UR: PROTOKOLL FÖRT VID SAMMANTRÄDE MED STYRELSEN FÖR 2015-04-26 MÖTESPLATS: Lagerhuset, Göteborg NÄRVARANDE: Matias Viström, Johan Lindhardt, Anders Fridén, Claes Nyström, Simon Ottosson, Björn Folkeson, Kristinn Pétursson, Kenneth Hedlund och Anders Camenius. FRÅNVARANDE: - 1. Föregående protokoll Genomgicks och godkändes (MV). 2. Ekonomi AC redogjorde för körens ekonomiska status efter tre av fyra genomförda jubileumskonserter. Just nu är beläggningen för de fyra konserterna ca 70 %, men beläggningen förvänats stiga fram till konserten den 12:e juni. Kören har för närvarande inga likviditetsproblem. Förråd Nytt större förråd har skaffats hos Shurgard (9 kvm istället för tidigare 3). Fram till 30/4 hyr kören båda förråden. Hyran för nya förrådet blir 1 870 kr/mån inkl försäkring. Alla utbetalningar till Arne A har redovisats. Även utlägg från övriga personer vad avser jubileumskonserterna har utbetalts, och beloppet hamnade inom budget. Ytterligare några kostnader kan tillkomma inför juni-konserten. Trumhyra Trumset har hyrts in av Helge B: 2 500 kr har betalats ut för aprilkonserterna. Bokförsäljning 3 konserter i april: totalt 34 böcker såldes vilket gav 8 500 kr i intäkt. Smokingar En ny modell har tagits fram tillsammans med teatern för att möjliggöra momsavdrag: teatern betalar hela fakturan och drar av momsen. ¼ av summan går in i jubileumsproduktionen. Resterande ¾ skall HD ligga ute med. En justering görs därför av procentsatsen för resultatfördelningen så att HD:s andel minskar med
motsvarande belopp. I kommande produktioner justeras procentsatsen åt andra hållet så att HD:s andel ökar med korrekt belopp. I slutändan kommer HD att ha betalat 45 % och teatern 55 % av smokingkostnaden. Ett avtal om detta skall skrivas med teatern. AC ansvarar för att detta följs upp. 2 Redovisningsprinciper Nettoredovisa julkonsert och vårkonsert. - Innebär att endast vinsten skall tas upp i HD:s resultaträkning. Således inga kostnader alls, endast nettovinsten från produktionen. Även för övriga produktioner kommer kören fortsättningsvis att försöka bokföra intäkter och kostnader på våra konsert-konton i den mån det går att knyta till produktionen ifråga. Kan t ex gälla lokalhyra specifikt för rep till en Lorensbergsproduktion. Redovisning till Lorensberg Utlägg som HD gör för produktionerna faktureras teatern och originalkvitton bifogas. Detta för att teatern skall kunna dra av momsen. Detta är tyvärr inte möjligt när HD betalt en faktura med HD som fakturamottagare. Därför är det fortsättningsvis av vikt att alla fakturor som berör Lorensbergsproduktioner ställs direkt till teatern och inte till HD. AC kommer att gå ut med information om detta till berörda i kören. Kostyminköp till jubileumskonserterna Arne A har redovisat alla utlägg. En del saker beställdes men levererades aldrig: blommor, näsdukar och annat. Om köpet inte kunde hävas får HD står för de kostnaderna. Skänka gåvor till kören Möjligheten att skänka gåvor till kören diskuterades. En text om detta skulle kunna finnas på hemsidan. AF och JL utformar textförslag. Ulf O ska tillfrågas om en fond kan upprättas eller hur gåvoförfarandet skulle kunna gå till. (Kvarstår) Symaskiner SO föreslår att kören inköper en symaskin att användabl.a. på syjuntor. Behovet är antagligen större till nästa produktion än till den stundande jubileumskonserten och ärendet skall tas upp i höst. KP skall till dess undersöka möjligheterna att inköpa en bättre begagnad symaskin eller två: Arne A skall tillfrågas hur stort behovet är. (Kvarstår). STIM-avgifter Körförbundet har tidigare haft avtal med STIM att alla körer fått sina STIMkostnader betalade av körförbundet, ett avtal som nu upphör. Just nu är det rörigt på STIM och AC har inte fått klart besked. Det ligger i körens intresse att få fakturan från STIM så snart som möjligt, medan körförbundet ev. kan vara med och bära kostnaden. AC skall försöka kontakta STIM igen. 3. Marknad Hemsidan Aktuell styrelse har inte uppdaterats på hemsidan. Eftersom ny styrelse tillträtt är detta nu aktuellt. Sekreterare ansvarar. (Kvarstår)
Teaser Bobsan skall göra en ny teaser för föreställningen 12:e juni efter han fått hjälp att välja material från AF. 3 Inspelning Eventuellt ska extrakonserten den 12:e juni spelas in. Det finns två alternativ: För en kostnad av 4 400:- utan moms kan Gustav Å:s kontakt fixa en inspelning med fast kamera samt en ljudupptagning med egen mikrofon och blanda med ljud från mixerbordet. Johannes N har pratat med Munkebäcksgymnasiet och fått ett förslag där flera kameror filmar konserten i juni. Det bygger på att Erik B och Pelle kan jobba som kameramän under konserten. Kostnad 12 000 för inspelning + 12 000 för efterarbete. Styrelsen beslutar att gå vidare med det billigare alternativet med fast kamera. En sådan inspelning lämpar sig tillräckligt bra för HD:s interna bruk. AF tar ärendet vidare och tar hjälp av Pelle. Reportage Önskar namn på kontaktperson på SVT för programmet Sverige för att få tillstånd lägga ut inslag om HD. Om det ordnar sig med tillstånd är det intressant. AF ansvarar. (Kvarstår) Pride AF skall kontakta bl.a. TV m.a.a. Pride. RFSL:s nyhetsbrev kommer även ta upp konserten. MV skall kolla med Lorensbergsteatern hur rabatten för Pride-armband skall tas ut. KH jobbar med P1 ang. samarbete om Pride. QX KH skall fortsätta trycka på QX om att komma med i papperstidningen. SO skall höra med en av QX:s frilansare. Rapport från stämledare B2: kommer få skjuta på stämfesten som en kickoff till hösten. B1: Inget nytt sedan sist. T2: Blev tre avhopp från T2 under vårkonsertsproduktionen. De som inte medverkat under jubileumskonsertens tre första konserter får diskutera med CN om de önskar medverka under konserten 12:e juni. CN har pratat med Mattias E, som kommer tillbaka till hösten. Finns för få sångare i stämman. KH skall se till att styra upp stämmans repuppställning: de flesta andra stämmor har fasta platser. T1: inte hänt mycket sedan sist. Stämfest på gång men inte spikats. Alla har varit med på repen, men en del sena ankomster m.a.a. jobb och skola. Närvarorapportering: CN anser att vissa av HD:s medlemmar har för låg närvaro med tanke på de produktioner kören gör. Ofta finns det giltiga skäl (skiftarbete, skola och annat). I enstaka fall finns det individer som oftare är borta. CN menar att det också är en rättvisefråga att vissa tillåts komma sent ofta när andras närvaro är
närmast total. Eftersom närvaron bokförs finns god koll vilka som brukar komma sent. Närvaro på scenrepen har varit mycket god, däremot. 4 Det föreslås att kören till hösten skall arbeta mer med parallella övningar där delar av kören repar i annan lokal på Allégården samtidigt som CN repar med resten, i de fall där behov föreligger: ex.v. vid repetition av delade stämmor. AF och BF kollar upp extrakostnaden och bokar för höstterminen i samråd med CN. AF sammankallar. 4. Status pågående projekt WAD Deltagandet i WAD diskuterades. HD får ta ställning inför årets WAD. (Kvarstår) Våren Under perioden mellan jubileumskonserterna och West Pride kommer fortsatta diskussioner om kommande verksamhet äga rum. (Kvarstår) Konsert 12:e juni Plan upplagd för rep inför 12:e juni. Sista repet innan föreställningsdagen (11 juni, dagen innan) är ofördelaktigt schemalagt 20:00-23:00. Repet senarelades utan större diskussion. MV skall prata med Claes R ang. hur ändringar i planerade reptider beslutas och kommuniceras samt om det sena repet kan flyttas. RFSL:s uppmärksammande av HD:s jubileum HD skall medverka i ett uppmärksammande av 20-årsjubileet från RFSL på West Pride. Tillställningen skall ske på stadsbiblioteket. 5. Rapport från programrådet Ett samarbete med Engel diskuterades och ansågs intressant. CN har inte hört något mer sedan förra mötet 2015-03-31. (Kvarstår) 6. Nya förfrågningar Kulturkalaset [Kulturkalaset har inte hört av sig om ev. konsert i sommar. AF kontaktar Göteborg o. co.] 7. Övrigt Insamling och märkning av scenkläder Smokingarna får inte hänga kvar på Lorensbergsteatern mer än några dagar efter 12:e juni. Märkning av plaggen får ske antingen i samband med konserten eller på annan plats därefter. Det diskuterades om smokingskjortorna kan lämnas in för tvätt efter 12:e juni. SO skall prata med Arne och Leif om att etablera ett system för att kvittera ut scenkläder.
Regnbågsfisken EKHO Göteborg har tilldelat HD förtjänsttecknet Regnbågsfisken. Eftersom prisutdelningen sker då HD står på scenen under Lorensbergskonserten i samband med West Pride beslutas att Pelle och Jonas I skall få motta priset å körens vägnar. Pelle vill ev. vara med och sjunga, men Jonas kan tänka sig ta emot priset om han får sällskap. Hellmans Englar AF tycker rollen som ansvarig för Hellmans Englar funkat bra hittills. Katarina varit till stor hjälp med uppstyrningen av sminket innan konserterna. Jubileumsfest Ulf P skall vara toastmaster. En riktad påminnelse skall skickas ut till de som inte anmält sig. Prideparaden MV har ordnat lastbilsförare och det verkar som att Volvo antagligen kan tillhandahålla lastbil. KP skall boka samma ljudpaket till Prideparaden som sist, samma ljudpaket kan ev. även användas under jubileumsfestens kväll. MV skall fråga Arne om dekorationen av lastbilen. Allan Hellman-priset AF sökte förra året RFSL:s Allan Hellman-priset och kören var nära att få det. AF skall nominera kören igen. Det kan föreligga goda chanser att få priset i år med tanke på Karlakarlar-konserten förra året. Gunnar Bäckström och AF har nominerat kören. (Kvarstår) Visionsdagen HD har som ambition att genomföra någon form av ämnesgruppsarbete för att revidera det visionsdokument som idag är 8 år gammalt. Detta skall ske i form av någon aktivitet nästa läger. MV ansvarar. Till nästa styrelsemöte: datum för körhelg hösten 2015 måste bokas. 8. Per capsulam - 5
9. Nästa möte. Nästa möte bestämdes till den 26 maj hemma hos MV. 6 Vid tangentbordet Justeras Björn Folkeson Johan Lindhardt Ordf: Matias Viström