Protokoll nr Protokoll fört vid möte med Gymnastikförbundet Sydost på GF Sydosts kansli, Växjö. Tid: , kl.

Transkript

1 Protokoll nr Protokoll fört vid möte med Gymnastikförbundet Sydost på GF Sydosts kansli, Växjö. Tid: , kl. 18,30-21,00 Närvarande: Gun Ståhl, ordförande Mats Nydesjö Mimmi Alburg Via sociala medier: Anette Lilja Linda Lindgren Övriga närvarande: Johan Pettersson 1 Mötets öppnande Ordförande Gun Ståhl öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2 Val av sekreterare och justerare för mötet Johan Pettersson valdes till sekreterare. Gun Ståhl och Mats Nydesjö justerar protokollet. 3 Föregående protokoll Inget att tillägga 4 Inkommen post a) Tackkort från Gun Svensson b) Lingklubbens Stipendium

2 c) Förfrågan om att vi ska köpa in musikutrustning som kan lånas ut (Se beslut) d) 5 Ekonomisk rapport På grund av problem med Johans behörighet har han inte kunnat bokföra och därför finns inget att redovisa här. 6 Rapporter a) Från kommittéerna: Johan har fått instruktioner av Hällevikskommittén om vad som förväntas av honom under arbetet med lägret. b) Organisationsledarkursen: Det blev en lyckad träff och sammanställningen skickar Johan ut. Föreningarna som deltagit bjuds in till pilotprojektet. c) Årsmötet: Årsmötesförhandlingarna uppfattades något långa. Nästa gång bör man kanske inte gå igenom allt material så noga utan förutsätta att deltagarna läst materialet innan. Johan kommer att lägga upp årsmötesrapport tillsammans med Gymnastiken vill, stadgar och verksamhetsberättelse på hemsidan. 7 Gymnastiken vill Korrigering och tryck Korrigeringar gjorda. Mats kollar med bilder, Johan kollar hur den ska tryckas och informerar på hemsidan om att den kommer läggas ut. 8 Kommittéerna och styrelseledarmötenas ansvarsområden Gunilla Sjödin tar på sig att vara sammankallande i Gymmixkommittén. Medskick till Gunilla är att Sandra Ekman är tillfrågad och positiv till att vara med i Kommittén. Gunilla Letell sitter kvar som sammankallande i tävlingskommittén. Rebecca Lundberg är ny sammankallande i Ungdomsrådet. Pernilla Haraldsson är ny sammankallande i Barnkommittén. Peter Darwish sitter kvar som sammankallande i Hällevikskommittén. 9 Suppleant till Blekinge Hällevikslägret? Peter Darwish är föreslagen och återkommer med besked.

3 10 Telefoner och gardiner till kansliet Istället för en fast telefon och en mobil kommer kansliet nu att införskaffa två mobiltelefoner med varsitt eget nummer samt en växellösning på så att det numret når båda telefonerna. Detta kommer innebära en merkostnad per månad då vi ökar telefonkostnaden från ca 800 kr/månaden till ca 1100kr/månaden. Bytet kommer dock innebära både effektivisering och en enklare vardag för de anställda på kansliet. Vid flytten till Arenastaden kommer vårt kanslis nya kontor ha en fönstervägg dit vi beslutat att köpa gardiner till. (Se beslut) 11 Vårt arbete mot Vision 2020 Mallar för handlingsplaner tas fram åt kommittéerna, detta gör det lättare att göra en bra uppföljning av arbetet. Styrelsen vill även att varje kommitté har minst en lärgrupp utifrån Vision Projektgrupp för alla som VILL; Johan kontaktar föreningar och kollar med deras intresse och ordnar sedan möten med dem för att diskutera upplägg och framtid. 12 Hur använder vi de avsatta medlen till Vision 2020? Johan drar på allvar igång projektgruppet mot Vision 2020 och sedan undersöks hur vi utifrån dessa medel kan hjälpa de föreningarna. Styrelsen diskuterar under våren exakt uppdelning av de här medlen. 13 Planerings och utbildningshelg april och SDF-dag i Smålandsidrottens regi Utöver styrelsen kommer vi att tillfråga Sammankallande i kommittéerna tillfrågas om medverkan. Kan de inte själva önskar vi medverkan av annan ur kommittén. Även styrelsen är tillfrågade. Johan kommer att delta på SDF-dagen. 14 Datum för styrelsemöte och planeringskonferens Planeringskonferensen: september Representanter ur styrelsen träffas på utbildningshelgen april. Mötet i maj tas beslut om senare. 15 Övriga frågor

4 Uppdatera hemsidan med årsmötesrapport och skriv om USM-guldet i hopprep för Tranås. Gymnaestradan: intresseanmälan har kommit in. 16 Mötet avslutas Gun Ståhl avslutar mötet Gun Ståhl Mats Nydesjö Ordförande Vice ordförande Sekreterare Johan Pettersson

5 Bilaga 1 Styrelsemöte GF Sydost, Sammanställning tagna beslut Paragraf Ärende Beslut(Bifalles/Avslås) Ev. kommentar 10 Ändrad telefoni på kansliet Bifalles 10 Inköp av musikanläggning för utlåning med mera (inomhus och utomhusbruk Bifalles Max 3000 kr i.u Nya rutiner kring fakturering Bifalles Vid utgånget förfallodatum mailas en ny faktura där man påminner föreningen (privatpersonen) och informerar att den ska vara betald inom 10 dagar annars tillkommer påminnelseavgift. Om den då ännu inte är betald skickas fakturan (inkl påminnelseavgift) per post. Är fakturan inte betald efter 50 dagar skickas ytterligare en påminnelse per post där det även informeras att om föreningen inte betalar inom 10 dagar (60 dagar efter fakturan skickats första gången) får den inte anmäla deltagare till våra kurser innan den är betald.