FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 1 (18) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av ekonomisystem 1
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2 (18) 1 ALLMÄN ORIENTERING... 4 1.1 Upphandlande enhet / myndighet... 4 1.2 Upphandlingsobjekt... 5 2 KRAVSPECIFIKATION... 6 2.1 Inledning... 6 2.2 Kundfakturor... 6 2.3 Leverantörsfakturor... 6 2.4 Kontoplan (Ekonomimodell)... 6 2.5 Anläggningsregister... 6 2.6 Budget... 6 2.7 Rapporter... 6 2.8 Övrigt... 6 2.9 Tekniska krav... 6 3 KOMMERSIELLA VILLKOR... 6 3.1 Upphandlingskontrakt... 6 3.2 Avtalstid... 6 3.3 Förlängning... 6 3.4 Ansvarsförsäkring... 6 3.5 Betalningsvillkor... 6 3.6 Dröjsmålsränta... 6 3.7 Tvist... 6 3.8 Hävning... 6 3.10 Överlåtelse... 6 3.11 Handlingarnas inbördes ordning... 6 4 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 6 4.1 Upphandlingsform och omfattning... 6 4.2 Förfrågningsunderlag... 6 4.3 Upplysningar... 6 4.4 Anbudets form och innehåll... 6 4.5 Uppställning av anbudet... 6 4.6 Märkning av anbudet... 6 4.7 Anbudsadress... 6 4.8 Anbudstidens utgång... 6 4.9 Anbudets giltighet... 6 4.10 Anbudsprövning... 6 4.11 Uteslutningsprövning... 6 4.12 Kontroll av registrering... 6 4.13 Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet... 6 4.14 Anbudsgivarens ekonomiska ställning... 6 4.15 Tilldelningskriterier... 6 4.16 Ikraftträdande... 6 4.17 Aktivitets- och tidplan... 6 4.18 Sekretess... 6 Bilaga 1... 6 2
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 3 (18) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Upphandlande enhet / myndighet Kommunalförbundet Norrvatten och Käppalaförbundet är två oberoende kommunalförbund som samverkar inom VA-området. Förbunden ägs av ett antal ägarkommuner i norra Stockholms län. Norrvatten producerar och distribuerar dricksvatten till 14 medlemskommuner medan Käppalaförbundet renar avloppsvattnet från 11 kommuner. I nedanstående sammanställning redovisas några uppgifter från respektive verksamhet: Norrvatten Käppalaförbundet Årsomsättning 2009 (tkr) 140 Mkr 215 Mkr Resultat 2009 (tkr) 0,6 Mkr 22 Mkr Antal anställda 50 45 Verksamhetsställen 3 1 Ägarkommuner 14 11 Kostnadsställen 18 20 10 12 (idag) Summarum (Repab) Movex (Lawson) Användare (Ekonomipersonal) 5 5 Användare (Budgetansvariga) 15 20 15 20 Hemsida www.norrvatten.se www.kappala.se För ytterligare upplysningar hänvisas till respektive organisations hemsida. 1.2 Upphandlingsobjekt Upphandlingen avser köp av ekonomisystem för både Norrvatten och Käppalaförbundet eftersom den administrativa verksamheten samordnas mellan förbunden. IT-drift och hårdvara för gemensamma IT-system ägs i dagsläget gemensamt av förbunden och en rad andra administrativa stödtjänster delas mellan organisationerna. Bägge förbunden ska, för att nå samordningsfördelar, använda samma ekonomisystem och kunna arbeta med gemensam personal i bägge förbunden. Förslagsvis löses detta enklast genom att Norrvatten, formellt sett, äger ekonomisystemet och Käppalaförbundet köper systemförvaltningen av Norrvatten och använder systemet med delvis egen personal (byrålösning). Bytet aktualiseras av flera faktorer där den tekniska utvecklingen av systemlösningar som möjliggör rationellare arbetssätt är det viktigaste. Ett nytt system förväntas innebära en bättre information inom bägge organisationerna. Bättre rapporter och bredare sökfunktioner förväntas ge en bättre planerings- och uppföljningsinformation för användarna. 3
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 4 (18) Ett ekonomisystem ska hanteras av ca fem administratörer och ca 10-20 personer i den dagliga produktionen inom respektive organisation. Samtlig personal ska ha tillgång till den övergripande ekonomiska uppföljningen via t ex ett webbgränssnitt. Vi ställer höga krav på användarvänligheten i systemet. Anbud kan endast lämnas på hela uppdraget för bägge organisationerna. I anbudet ska även kostnader för konvertering och utbildning finnas med. Även den bedömda omfattningen av utbildningen ska finnas i anbudet. Samtliga delar i anbudet ska idag vara framtagna och i drift hos flera kunder. 4
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 5 (18) 2 KRAVSPECIFIKATION 2.1 Inledning Norrvatten och Käppalaförbundet avser att upphandla nytt ekonomisystem. I denna kravspecifikation har förslag på innehåll sammanställts. I sammanställningen tas endast upp de funktioner som vi vill trycka extra på. Vi har inte tagit upp de grundläggande funktionerna då vi anser att dessa ska finnas i ett modernt ekonomisystem. Vi förutsätter att systemet stödjer alla de grundläggande redovisningsprinciper som finns framtagna via FAR, BFN etc. Vi tar vidare för givet att ett nytt system idag på ett enkelt sätt hanterar exempelvis överföring av lönefiler, post- och bankgirofiler etc och annan liknande överföring, samt SIE-filer för revision. Vidare ska systemet kunna hantera olika behörighetsnivåer. Samtliga delar i systemet ska finnas i drift hos era referenskunder vid anbudstidpunkten. Systemet ska ha hög användarvänlighet genom att det ska vara lätt att förstå hur det är uppbyggt och vara likt normal Windows teknik. Sökfunktioner bör likna de som Internetanvändare normalt använder sig av. 2.2 Kundfakturor Norrvatten och Käppalaförbundet hanterar inga större mängder kundfakturor då vi enbart fakturerar delägarkommunerna samt några mindre fakturor avseende uthyrningar av antennplatser. Laboratoriet på Norrvatten fakturerar analystjänster i viss omfattning från ett separat system (Labreda). Totalt har vi Norrvatten idag ca 900 kundfakturor per år och Käppalaförbundet 250. Kundreskontran ska kunna hantera avstämningslistor för periodbokslut, statistik fördelat per kund och möjlighet till kundgruppshantering. Vi bedömer särskilt möjligheterna att använda mallar för repetitiv fakturering, möjligheter för integrering av andra försystem, användarvänlighet mm. Möjlighet till påminnelsehantering, räntefakturering etc bedöms också. 2.3 Leverantörsfakturor Norrvatten och Käppalaförbundet hanterar ca 4.000 leverantörsfakturor vardera av varierande slag per år. Idag används skanningsfunktion (Readsoft - invoices) som försystem till leverantörsreskontran och för attestfunktionen och ett nytt system ska därför hantera skanning och attest via dator fullt ut för samtliga med attesträtt. Viktigt är även att systemet ska kunna periodisera fakturor och bokföringsordrar över tiden med olika periodiseringsnycklar. Systemet ska även klara att vända interrimskonto vid periodbokslut med automatik. Leverantörsreskontran ska kunna hantera avstämningslistor för periodbokslut, statistik fördelat per leverantör och möjlighet till leverantörsgruppshantering. Systemet ska kunna använda postgiro- eller bankgironummer som identifikation för leverantör. För betalningsfunktion ska GiroLink filöverföring kunna användas. 5
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 6 (18) Eftersom denna funktion är speciellt viktig för sällananvändarna kommer stor vikt att läggas på bedömning av användarvänlighet, enkelhet och konsekvens just för dessa grupper. Möjlighet att visuellt se den behandlade fakturan samtidigt som kontering flervalsmöjligheter utförs ska medges. Attestfunktionen ska medge olika attestnivåer. Möjlighet till remissförfarande samt enkel vikarieförändring bör ingå i systemet liksom historikuppgifter avseende kontering av samma leverantör t ex de senaste 5 konteringarna. 2.4 Kontoplan (Ekonomimodell) Vi har för avsikt att förändra nuvarande kontoplan. Ett nytt ekonomisystem ska kunna hantera kontoplan med minst 6-8 olika grupper. Idag ska följande funktioner stödjas: Koddel Antal Kommentar positioner Baskonto 4 Vi tillämpar idag olika baskontoplaner men avser att samordna den Kostnadsställe 2 Vi sammanställer 1 5 olika kostnadsställen i olika avdelningar. För att nå enkla rapporter ska därför kostnadsställe dolt kunna automatkonteras mot avdelning. Objekt/projekt 6-8 Idag bokförs investeringar direkt mot ett investeringskonto 118x (pågående investeringar) och ges ett projektnummer samt ett aktivitetsnummer som är kopplat mot projektbudgeten. Här är vi öppna för andra förslag. Systemet bör kunna gruppera både projekt och objekt så att t ex delprojekt kan ingå i ett större sammanhållet projekt. Objekt anser vi vara anläggningsdelar eller driftprojekt som vi vill kunna följa upp. Resultaträkning per objekt vore därför bra att kunna få fram. Aktivitet 6 Fördelar våra investeringsprojekt efter investeringsbudgeten för snabb uppföljning per investeringsprojekt. Kvantitet 4 En grupp vi ännu inte använt men där vi vill kunna ange t ex ton, kwh, timmar etc på bulkvaror/tjänster vi köper för korsvisa uppföljningar. Fälten bör vara numeriska. Kontoplanen kan komma att förändras med ändrade förutsättningar för ekonomiuppföljningen t ex nya organisationer eller nya krav på uppföljning. 6
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 7 (18) 2.5 Anläggningsregister et bör också hantera anläggnings- och inventarieregister och det ska redan vid registrering av leverantörsfaktura gå att bokföra denna som anläggningstillgång. I övrigt ska anläggningsregistret klara de bokföringsregler som finns inom området. I dagsläget hanteras ca 600 anläggningar på Käppalaförbundet och 500 på Norrvatten. Anläggningsregistret bör kunna hantera uppdelningar av investeringar i undergrupper och komponentvis avskrivning. Avstämning mot huvudbok ska vara logisk och enkel. Avskrivningar ska kunna genereras per kostnadsställe. Simulering av framtida avskrivningar ska enkelt kunna utföras på valda framtida tidsperioder. 2.6 Budget Systemet ska kunna hantera budget. Detta bör minst kunna ske genom manuell registrering alternativt även genom en uppräkning av föregående års budget eller resultat. Budget ska genereras per kostnadsställe, avdelning och totalt. Årsbudget ska kunna fördelas efter olika nycklar månadsvis och ackumuleras. Speciell fördel vid utvärderingen är om det finns funktioner för budgetsimulering inom systemet så att t ex avdelningschefer kan budgetera direkt i systemet och ändringar fortlöpande genomföras tills slutlig version fastställs. Överföring till och/eller från systemet till exceltilllämpningar premieras. 2.7 Rapporter Det är viktigt att ett ekonomisystem är lätt att hantera avseende rapportfunktion. Egna rapporter ska vara lätta att skapa utan en större arbetsinsats både för budget och verkligt utfall. Överföring till Excel och Word ska fungera och de tal som förs över till Excel ska kunna hanteras vidare i Excel i form av summeringar eller liknande. Vid sökning på en verifikation ska sökningen kunna ske ner till inskannad faktura (Drill downfunktion). Som grundfunktion ska följande rapporter vara färdigställda och möjliga att generera: Rapport Innehåll Resultaträkning Periodens resultat, ackumulerat resultat, periodens budget, ackumulerad Totalt, per avdelning, per kostnads- per valt tidsintervall budget, föregående års utfall och föregående års ackumulerade budget ställe, per objekt/projekt Balansräkning IB, förändring, UB för vald period Totalt Saldobalans IB, förändring, UB för samtliga konton för vald period Investeringar Samtliga transaktioner per objekt/projekt summering per aktivitet, totalt mm för vald tidsperiod Saldolista investeringar Saldo IB, förändring, UB per Objekt/projekt för vald tidsperiod Månadsuppföljning Speciell lista med Resultaträkning per kostnadsställe summerad till av- 7
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 8 (18) Huvudbok Anläggningar Avstämningar delning enligt ovan och saldolista investeringar Med samtliga transaktioner per baskonto, kostnadsställe, objekt/projekt Anskaffningsvärde, periodens avskrivningar, ackumulerade avskrivningar, bokfört värde vid vald period Diverse avstämningsrapporter mellan huvudbok och reskontror vid valt tillfälle. - Momsrapport per vald period - Kundreskontra för vald period och per datum - Leverantörsreskontra per period och per datum - Budgetrapport per period - Huvudbok per konto och period (saldo och transaktioner) Systemet ska gå att nå för sällananvändare på ett enkelt sätt via t ex Webgränssnitt där delar av rapportgeneratorn och/eller attest/konteringsförfarandet ingår. Vid bedömningen av systemets användarvänlighet läggs speciellt stor vikt vid gränssnitten mot sällananvändarna d v s den begränsade rapportgeneratorn med drill downfunktion och gränssnittet för attest av leverantörsfaktura. 2.8 Övrigt Systemet ska kunna klara av att hoppa mellan bilder var man än står just då. Exempelvis ska systemet klara att vid pågående registrering av faktura ska det samtidigt gå att lägga upp en ny leverantör i registret och därefter återgå till fakturaregistreringsbilden och allt ska då vara uppdaterat. Systemet ska kunna hantera sökning på flera år samtidigt utan att behöva byta år och söka om igen. Systemet ska ha drill down - funktion i alla bilder ner till inskannad faktura. Flera användare ska samtidigt kunna vara inne och arbeta i systemet. Systemet bör kunna hantera likviditetsberäkningar. Om systemet har en integrerad lånereskontra bör detta anges i anbudssvaret med separat prisuppgift. En önskan finns även att systemet har olika signalsystem som kan kopplas till e-mail för bevakning av viktiga förfallodatum och liknande. En koppling till underhålls- och/eller inköpssystems inköpsordrar mot leverantörsfakturor är önskvärt. Eventuellt ska förkontering och mottagningsattest kunna hämtas från inköpsordersystemet för vissa fakturor. Inköpsordernummer utgör identifikation. 8
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 9 (18) Kopplingar mot tidsredovisningssystem, projektredovisningssystem, personal- och lönesystem bör ingå och kan offereras separat. 2.9 Tekniska krav Krav: 1. Databashanterare ska vara MS SQL och kunna köras på en windows server 2008. 2. Det bör kunna köras över en Terminal Server. 3. Alla nuvarande register och bokföringsprogram bör kunna konverteras till nya systemet i vissa delar (i alla fall uppsummerat per konto). 4. Det nya systemet ska installeras och köras parallellt med det befintliga systemet i en pilot under en övergångs tid. Under denna tid ska Norrvatten/Käppala kunna testa alla funktioner, så som de avser att jobba med systemet, innan piloten övergår i drift och det tidigare systemet kan avvecklas. 5. Om systemet är Webbaserat ska det kunna köras på Internet Explorer 6. Eventuell klientinstallation ska fungera på Windows 7 Frågor: 1. Vilka krav ställer det nya systemet på RAM, Mhz och CPU? Virtuell miljö?, Databaser? 3 KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Upphandlingskontrakt Förfrågningsunderlaget ligger till grund för avtal mellan beställare och leverantör. I anbudet ska det framgå att anbudsgivaren accepterar samtliga villkor.. 3.2 Avtalstid Avtalsperioden är fem år med start 2011-03-01. Efter avtalstidens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning. 3.3 Förlängning Avtalet kan förlängas med ett år med oförändrade villkor om båda parter är överens. Därefter upphör avtalet att gälla. Avisering om önskad förlängning ska ske skriftligen senast sex (6) månader före avtalstidens utgång. 3.4 Ansvarsförsäkring Vid avtalsteckning ska leverantören ha tecknat och vidmakthålla för verksamheten sedvanlig försäkring. 9
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 10 (18) 3.5 Betalningsvillkor Betalning 30 dagar netto efter ankommen korrekt faktura. Inga fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. 3.6 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta regleras i 6 räntelagen. Eventuella räntefakturor under femtio (50) SEK kommer ej att betalas. 3.7 Tvist Tvist med anledning av ingånget avtal ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. 3.8 Hävning I händelse av att leverantören inte uppfyller angivna krav på sitt genomförande av uppdragen och/eller eventuella angivna brister ej åtgärdas på ett godtagbart sätt kan avtal sägas upp i förtid. Om bristerna är väsentliga, kan avtal sägas upp med omedelbar verkan. I händelse av sådan hävning ska beställaren erhålla skälig ersättning av antagen anbudsgivare för den olägenhet eller merkostnad detta kan orsaka. Ekonomiska eller organisatoriska förändringar inom verksamheterna som ändrar avtalets omfattning med minst 10 % ska möjliggöra för beställaren att säga upp hela eller delar av avtalet. Uppsägningstiden ska då vara tre månader. 3.10 Överlåtelse Avtalet får inte överlåtas utan motpartens skriftliga tillstånd därtill. 3.11 Handlingarnas inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något hänseende gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar till kontraktet 2. Kontrakt med tillhörande bilagor 3. Detta förfrågningsunderlag 4. Antaget anbud med bilagor. 4 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 4.1 Upphandlingsform och omfattning Denna upphandling genomförs enligt bestämmelserna om förenklat förfarande i 15 kap. lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF)., 2007:1092 10
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 11 (18) 4.2 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är Norrvatten/Käppalas underlag för anbudsinfordran. Den avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som Norrvatten /Käppala ställer på leverantören. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till den upphandlade enheten eller av någon annan anledning, lämnas komplettering genom att denna anslås på förbundets hemsida www.norrvatten se. Det är av största vikt att potentiella anbudsgivare fortlöpande kontrollerar om tillägg sker. 4.3 Upplysningar Alla eventuella frågor kring upphandlingen bör vara inkomna med e-post till nedanstående kontaktperson senast tio dagar före anbudstidens utgång. Frågor och svar kommer att publiceras på Norrvattens hemsida. Sista dag för publicering av dessa uppgifter är åtta dagar före anbudstidens utgång. Föreslagen kontaktväg vid frågeställningar är via e-post. Alternativ kontaktväg är per fax eller adress enligt nedan. Kontaktperson för denna upphandling: Administrativ chef Tord Andersson Kommunalförbundet Norrvatten Box 2093 169 02 Solna tel: 08-627 37 22 fax: 08-627 53 30 e-post: tord.andersson@norrvatten.se 4.4 Anbudets form och innehåll Anbud ska vara skriftligt, avfattat på svenska, samt vara egenhändigt undertecknat av behörig hos anbudsgivaren. Eventuell fullmakt ska bifogas. Komplett anbud lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Årsredovisning, eventuellt informationsmaterial och liknande behöver endast bifogas originalanbudet. 11
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 12 (18) Anbud ska även lämnas i digital form, på CD, USB-minne eller liknande media. Filformatet ska vara Microsoft Word och/eller Excel, alternativt PDF. Anbudsgivaren ansvarar för att innehållet på digitala media är korrekt och att det inte skiljer sig från det skriftliga anbudet. Ofullständigt anbud kan innebära att anbudsgivaren utesluts från upphandlingen. 4.5 Uppställning av anbudet För att underlätta hanteringen och värderingen av anbuden bör anbudsgivaren dela in anbudet enligt följande: Anbudsgivarens namn och adress samt kontaktperson Eventuell allmän presentation av anbudsgivaren Svar/uppgifter/intyg enligt kapitel 4. Upphandlingens genomförande Svar/ uppgifter enligt kapitel 2. Kravspecifikation Eventuella bilagor 4.6 Märkning av anbudet Anbud och förslutet ytterkuvert märks tydligt med ANBUD Norrvatten 2011 4.7 Anbudsadress Anbud som skickas som brev sänds till postadress: Kommunalförbundet Norrvatten Att. Tord Andersson Box 2093 169 02 Solna För anbud som lämnas under kontorstid 08.00 15.00 genom bud eller paket gäller följande adress: Kommunalförbundet Norrvatten Att: Tord Andersson Skogsbacken 6 Sundbyberg 4.8 Anbudstidens utgång Anbud ska vara Norrvatten tillhanda senast 2011-01-20 kl. 15.00. Anbud som kommit in för sent prövas inte av Norrvatten. 4.9 Anbudets giltighet Anbudet ska vara bindande sex (6) månader efter anbudstidens utgång. 12
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 13 (18) 4.10 Anbudsprövning Anbudsprövning sker i två steg. Först sker en kvalificeringsfas i enlighet med punkt 4.11-4.14. Därefter sker en prövning/ utvärdering gentemot uppställda bedömningskriterier i enlighet med punkt 4.15. Anbud som inte uppfyller samtliga ställda ska-krav kommer inte att behandlas. 4.11 Uteslutningsprövning En upphandlande enhet ska enligt 10 kap. 1 LUF utesluta en leverantör från deltagande i upphandlingen om enheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation bestickning bedrägeri penningtvätt Är leverantören en juridisk person ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Enligt 10 kap. 2 LUF får en leverantör uteslutas från deltagande i en upphandling om leverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackordeller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som lämnats med stöd av denna bestämmelse. Anbudsgivaren intygar, genom att anbud undertecknas av behörig, att förhållanden under denna punkt inte föreligger vid anbudslämnandet. 4.12 Kontroll av registrering Norrvatten kommer att kontrollera om anbudsgivaren är: registrerad i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter och fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter. 13
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 14 (18) 4.13 Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet I anbudet ska redovisas anbudsgivarens erfarenhet av leverans och support av systemet. Även garantiåtaganden ska redovisas. Referenser ska lämnas på minst fyra liknande uppdrag som utförts under den senaste 2- årsperioden. Referenserna ska namnges med kontaktperson och vara möjliga att besöka. Anbudsgivare ska även beskriva företagets serviceorganisation och framförallt då hur frågeställningar från kund hanteras hos supporten. 4.14 Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivaren ska i sitt anbud: styrka sina ekonomiska förutsättningar genom att balans- och resultaträkning bifogas anbudet redovisa total omsättning och omsättning av sådana produkter och tjänster som avses med upphandlingen för de senaste två räkenskapsåren. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk bas. Norrvatten ska ha möjlighet att kontrollera anbudsgivarens uppgifter. Kontroll kan innebära att det aktuella bolagets/ ens revisorer och/ eller bank kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs eller att kreditupplysningar införskaffas genom UC. 4.15 Tilldelningskriterier Norrvatten kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms vara det mest fördelaktiga med hänsyn till följande rangordnade omständigheter: Lösning enligt kravspecifikation 40% Support/ garanti/ referenser 30% Pris 30% Anbud kan komma att antas helt eller delvis. I bilaga 1 2 anges och exemplifieras bedömningskriterierna 4.16 Ikraftträdande Kommande ramavtal träder ikraft först sedan det undertecknats av behörig representant för respektive parter. 4.17 Aktivitets- och tidplan Anbud inlämnas senast 2011-01-20 Anbudsöppning 2011-01-21 Visningar och kompletteringar vecka 4-9 Beräknad dag för beslut 2011-03-11 Avtal beräknas klart 2011-03-25 14
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 15 (18) Leverans påbörjas 2011-04-01 Anbudsgivaren ska beakta denna preliminära aktivitets- och tidplan och bör vara tillgänglig för eventuella förtydliganden. Tilldelningsbesked kommer att skickas ut per post, e-post eller fax snarast möjligt, såväl till den vars anbud antagits som övriga anbudsgivare, om beslutet. Anbudsgivare ska i anbudet ange vilken e-post adress alternativt faxnummer tilldelningsbesked ska skickas ut till. 4.18 Sekretess Under upphandlingen gäller sekretess s.k. absolut sekretess enligt 19 kap.3 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Detta innebär att inga uppgifter som rör anbud får lämnas ut, även om ett utlämnande inte skulle medföra någon skada. För tiden efter avslutat upphandlingsförfarande gäller följande: Om någon begär att få ut anbudshandlingar måste Norrvatten göra en prövning om ett utlämnande kan ske i förhållande till olika sekretessregler. Norrvatten kan inte i förväg garantera att viss uppgift förblir sekretessbelagd, men för att underlätta sekretessprövningen uppmanas anbudsgivare som önskar sekretess för uppgift i sitt anbud, rörande den egna affärs- och driftförhållanden, att tydligt ange detta tillsammans med skälen för en sådan begäran. 15
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 16 (18) Bilaga 1 Utvärdering av inkomna anbud Följande bedömningskriterier ska tillämpas Lösning enligt kravspecifikation samt användarvänlighet Support, Garanti och referenser Pris Vid utvärderingen ska Norrvatten följa de kriterier som beskrivs i punkt 8 i förfrågningsunderlaget samt hur användarvänligt personalen tycker systemet är. En användargrupp kommer att få bedöma systemen utifrån en bedömningsskala. Vid ovanstående kriterium ska poäng tillämpas på en skala mellan 1-5. För att få komma och visa sitt system måste företagen uppfylla de skakrav som angetts. Exempel på hur utvärderingen kan se ut: Lösning enligt krav spec, samt användarvänlighet Support, Service och Garanti Pris Summa poäng System 1 4 2 2 0.72 System 2 5 3 2 0,92 System 3 4 3 3 0,8 System 4 3 2 1 0,55 System 5 - - - - System 6 - - - - System 7 4 2 3 0,8 System 8 3 2 2 0,64 System 9 - - - - System 10 - - - - Kriterium 1. Lösning enligt kravspecifikation samt användarvänlighet. Poäng Motivering 5 Alla ska- och börkrav ska vara uppfyllda och leverantören ska ha gett lösningar till problemställningar beskrivna i anbudet. Systemet som offereras ska finnas i drift hos användare idag. Användarvänligheten i systemet ska uppfattas som mycket tilltalande av användarna på Norrvatten/Käppalaförbundet. 4 Systemet ska tillgodose alla ska- och börkrav. Systemet ska finnas i drift hos användare idag. Systemet ska vara utformat så att Norrvattens/Käppalaförbundets användare finner det användarvänligt. 3 Alla skakraven ska vara uppfyllda. Börkraven ska till viss del vara uppfyllda. Systemet bör också ha en användarvänlig layout som passar oss. Systemet ska finnas i drift hos befintliga användare 2 Alla skakraven ska var uppfyllda och systemet ska finnas i drift hos befintliga användare. 1 Alla skakrav ska vara uppfyllda. 16
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 17 (18) Kriterium 2. Support garanti och referenser Poäng Motivering 3 Leverantören har presenterat en attraktiv supportslösning för Norrvatten/Käppalaförbundet. Tiderna för telefonsupporten är till belåtenhet samt att leverantören har möjlighet att ge på platsen service inom rimlig tid. Företaget har också lämnat ut referenser i den utsträckning som Norrvatten/Käppalaförbundet begärt. Dessa referenser har vid kontakt visat stor kundnöjdhet till systemet. 2 Företaget levererar en support som är tillfredställande enligt Norrvatten/Käppalaförbundet, både vad gäller telefonservice och på platsen service. De referenser som givits ska också ha gett en övergripande positiv bild av systemet. 1 Företaget ska kunna ge god support o service via telefon så väl som på plats. Kriterium 3. Pris Poäng Motivering 3 Det initiala priset ska möta våra förväntningar på systemet vad gäller användning enligt kravspecifikation och användarvänlighet. Underhållskostnaderna ska också motsvara de tjänster som erbjuds under kriterium 2. 2 Det initiala priset ska vara relevant till det innehåll som offereras. Underhålls- och supportkostnader ska ha substans och vara relevanta i förhållande till det företagen levererar. 1 Det offererade priset är inte i paritet med det upplevda innehållet i systemet Uträkning Vid uträkningen av varje leverantörs poäng ska det angivna poängtalet multiplicerats med procentsatsen och sen delats med den maximala summan i det kriteriet. Exempel Kriterium 1 (40%) Kriterium 2 (30%) Kriterium 3 (30%) 2 poäng 3 poäng 5 poäng (2 * 0,40)/5 = 0,16 (3 * 0,30)/3 = 0,30 (3 * 0,30)/3 = 0,30 Summa: 0,16+0.30+0,30= 0,76 17
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 18 (18) Exempel på prissammanställning: Anbud 1 Anbud 2 Anbud 4 Anbud 6 Anbud 7 Anbud 8 Engångskostnader Licenskostnader 256 936 190 000 217 500 357 000 134 780 243 000 Utbildning 92 000 32 175 50 000 Konvertering Konsultinsatser/Projektledning 104 400 115 600 Integration Driftsättning/Installation 448 700 266 800 28 725 198 400 159 600 Köp av Programvara/system Övrigt 30 000 Summa engångskostnader 705 636 578 800 278 400 555 400 289 180 518 200 Leasing Underhållsavgift 46 316 22 800 32 475 53 641 19 082 41 280 Underhåll teknisk utrustning Supportavtal 20 900 28 560 19 082 20 640 Övrigt 30 000 Programserviceavtal, nyttjanderätt Licenser Summa årliga kostnader 46 316 43 700 32 475 112 201 38 164 61 920 Årliga kostnader x 5 år 231 580 218 500 162 375 561 005 190 820 309 600 Total kostnad per anbud 5 år 937 216 797 300 440 775 1 116 405 480 000 827 800 18