Administratörsverktyget Hogia Small Office Kassa
Innehållsförteckning Administratörsverktyget Hogia Small Office Kassa Logga in............................................................. 3 Artiklar.............................................................. 4 Lägg till ny artikel.................................................................. 5 Importera artiklar............................................................... 7 Exportera artiklar................................................................ 8 Ändra artikel................................................................... 9 Artikelgrupper.................................................................... 10 Lägg till artikelgrupp............................................................... 11 Ändra artikelgrupp................................................................ 11 Redovisning......................................................... 12 Lista konton..................................................................... 12 Lägg till konto.................................................................... 13 Ändra konto................................................................... 13 Resultatenheter................................................................... 14 Lägg till resultatenhet........................................................... 15 Ändra resultatenhet............................................................... 15 Exportera Sie-fil................................................................... 16 Exportera till Fortnox.............................................................. 16 Statistik......................................................................... 17 Kassa............................................................... 18 Ändra kassa...................................................................... 18 Kassörer........................................................................ 19 Ändra kassör..................................................................... 19 Lägga till ny kassör................................................................ 19 Ansökan om kassatillhörighet........................................................ 20 Mina ansökningar................................................................. 22 Ansökande kassörer................................................................ 22 Organisation......................................................... 23 Ändra lösenord................................................................ 23 Logga ut............................................................ 24 Hogia Small Office AB bedriver kontinuerlig utveckling av programmet och reserverar sig för avvikelse mellan program och handbok. Hogia Small Office Kassa Administratörsverktyg Hogia Small Office AB, maj 2010
Administratörsverktyget - 1 Administratörsverktyget Hogia Small Office Kassa Vårt kassaprogram är ett enkelt, internetbaserat program som utvecklats enligt Skatteverkets nya regler för kontanthantering som träder i kraft den 1 januari 2010. Hogia Small Office Kassa är ett modernt kassaprogram för PC som passar små och medelstora företag oavsett bransch. Det är enkelt, lättanvänt och logiskt uppbyggt. Vi är mycket stolta över den grafiska designen med rena och tydliga bilder som förenklar ditt dagliga kassaarbete. Du väljer själv om du vill arbeta med knapptryckning, mus, touchskärm eller streckkodsläsare kombinera som du vill. Vi vill påstå att det är så enkelt att det är svårt att göra fel! Internetlösningen innebär att du installerar kassaprogrammet lokalt på din dator i butiken sedan lagras allt som registreras på en server hos Hogia. Detta innebär en mängd fördelar för dig som användare. Alla administration av din kassa görs i ett administrationsverktyg via internet vilket ger dig möjlighet att via vilken dator som helst, till exempel hemifrån, lägga upp artiklar eller hämta SIE-filer. Du behöver aldrig tänka på att ta någon back-up eller att installera uppdateringar av programmet det sköter vi automatiskt åt dig! Skulle det hända något med butikens dator (stöld, brand, hårddiskkrash) behöver du bara installera programmet på en ny dator, koppla upp dig mot Hogias server igen och fortsätta där du slutade. Vid avbrott mot Internet kan du fortsätta jobba i kassan som vanligt, informationen sparas lokalt och synkroniseras så fort uppkopplingen är tillbaka. Tack vare SIE-filer för du enkelt över informationen till ett ekonomiprogram. Funktioner Hanterar flera företag 10 säljare/kassörer per företag Kassörinloggning Obegränsat antal artiklar och varugrupper Kassajournal Kvittonummer Korrigering av felslag Återköp Korthantering Kontant Presentkort Stöd för touchskärm och streckkodsläsare Stöd för kvitto-, laser- och bläckstråleskrivare Bokföringsorder enligt SIE-standard Automatisk back-up Automatisk uppdatering
2 Hogia Small Office Kassa - Arbetsgång För att en användare ska kunna använda Hogia Kassa måste du som administratör först ha lagt upp användaren/användarna, artikelgrupper och artiklar. Detta gör du här i Administratörsverktyget. Logga in i Administratörsverktyget. Börja med att lägga upp ditt företag under Organisation. Lägg sedan upp artikelgrupper och eventuella undergrupper under Artikel - Artikelgrupper. Lägg upp artiklarna under Artiklar. Till sist lägger du upp de kassörer som ska arbeta med kassan.
Hogia Small Office Kassa - Logga in 3 Logga in När du som är Administratör startar upp Adminverktyget gör du detta via den webbadress som du har fått från Hogia. Du kommer till inloggningsbilden där du anger det Användarnamn och Lösenord du har fått från Hogia. När du kommer in in Administratörsverktyget har du flera möjliga val. Du kan välja mellan Artiklar, Redovisning, Kassa, Organisation och Logga ut.
4 Hogia Small Office Kassa - Artiklar Artiklar Klicka på Artiklar och du kommer in i artikelregistret. Här ser du alla artiklar som du har upplagda. Första gången du går in här kommer bilden att vara tom. Observera att om du vill använda artikelgrupper, vilket är ett bra sätt att förenkla handhavandet för dem som ska använda kassan, underlättas uppläggningen om du skapar artikelgrupper och undergrupper först. När en artikel är borttagen syns den inte när du tittar på artikelregistret. Vill du se även borttagna artiklar markerar du rutan Visa borttagna artiklar. De borttagna artiklarna visas i listan med en bock i kolumnen Borttagen. Söka och sortera artiklar och artikelgrupper Du kan fritextsöka i en enskild kolumn eller alla och sortera artikelregistret på: Art. Nummer Art. Namn Art. Grupp Momssats
Hogia Small Office Kassa - Artiklar 5 Lägg till ny artikel Klicka på Lägg till ny artikel kommer du till registreringsfönstret nedan: Ska artikeln tillhöra en artikelgrupp bör du skapa artikelgruppen innan du lägger upp artikeln. Grundläggande uppgifter Artikelnummer Du skriver in det artikelnummer du vill att artikeln ska ha. Vill du ändra numret skriver du bara in ett annat nummer. Du kan blanda bokstäver och siffror i artikelnumret men inte använda dig av andra tecken. Använder du felaktiga tecken kommer du att få en varning. Du kan också använda streckkodsläsare för att registrera artiklarna. Om du använder streckkodsläsare när du lägger upp artikeln, blir streckkodens artikelnummer även artikelns nummer i registret. Namn Ge artikel ett namn. Prisuppgifter Pris inkl moms Skriv in priset på artikeln. Du anger priset inklusive moms. Enhet Fyll i artikelns Enhet, t ex St för styck eller Tim för timmar etc.
6 Hogia Small Office Kassa - Artiklar Moms Ange här vilken moms varan/tjänsten ska ha. Det vanliga är att det är 25% moms på varor. Klicka på pilknappen för att visa de olika momssatserna och kunna välja den som är korrekt för den artikel du skapar. Övrigt Kategori Har du lagt upp artikelgrupper under menyvalet Lägg till ny artikelgrupp kommer dessa att visas när du klickar på pilknappen. Konto Här anger du vilket konto artikeln ska konteras på. Resultatenhet Har du under menyn Redovisning valt att lägga upp Resultatenheter kan du här ange vilken resultatenhet varan ska tillhöra. Typ Markera också om artikeln är en Vara eller en Tjänst. Borttagen Sätter du en bock i rutan kommer artikeln inte att visas i kassan, vilket innebär att kassören inte av misstag kan registrera något på artikeln. När du har fyllt i alla fält klickar du på Skapa och artikeln finns nu upplagd i Hogia Small Office Kassa. Öppen artikel Sätter du en bock för att artikeln ska vara Öppen innebär detta att det i kassan går att komplettera artikeltexten med ytterligare beskrivning och att det går att sätta pris på den. Vanligtvis är text och pris fast och kan bara rabatteras. Ex Du kan ha en öppen artikel som heter batteri. Det går då inte ändra texten men det går att komplettera texten med t ex AAA, Fyrpack eller liknande. Det går också att sätta priset till 20:- något som du inte kan göra vid försäljning av en vanlig artikel där priset är fast. En artikel med fast pris kan enbart rabatteras varvid det då står på kvittot att den är rabatterad med antal kronor. När du är klar och har lagt in alla uppgifter på artikeln klicka du på Spara.
Hogia Small Office Kassa - Artiklar 7 Importera artiklar För att kunna göra en artikelimport behöver filen vara i.txt eller.csv format. Filen skall vara sorterad enligt: Artikelgrupp;Artikel Nr;Namn;Pris inkl. moms;moms;enhet;konto;tjänst/vara;öppen Artikel Artikelgrupp Alfanumeriskt artikelgrupp ;Artikel Nr Alfanumeriskt artikelnummer ;Namn Artikelnamn ;Pris Pris inkl. moms ;Moms 0, 6, 12 eller 25% ;Enhet Alfanumerisk beskrivning typ St, Kg, paket ;Konto Förs konto ;Tjänst/vara Anges Tjänst eller Vara ;Öppen Artikel Anges J eller N Alla fält utom Artikelgrupp måste vara ifyllda för att överföringen ska lyckas. Gå in på http://pos.hogia.se under Artiklar - Importera Artiklar. Välj den fil du vill ladda upp och välj Importera. Här finns även en mall som kan användas till din import. Kom ihåg att översta raden inte läses in då den bara innehåller rubriker! När importen är slutförd kommer du få upp ett meddelande om att importen lyckades. Artiklarna finns nu under Artiklar och i kassaregistret.
8 Hogia Small Office Kassa - Artiklar Exportera artiklar Behöver du exportera dina artiklar kan du göra det här. Funktionen genererar ett Excel-dokument som du kan använda för att skapa en kommaseparerad fil. Denna kan du sedan importera i systemet. Funktionen kan t ex förenkla arbetet om du vill göra större ändringar och inte vill gå in på varje specifik artikel för att göra ändringen. När du ska spara en kommaseparerad fil väljer du Arkiv - Spara som och därefter väljer du att spara som CSV kommaseparerad fil.
Hogia Small Office Kassa - Artiklar 9 Ändra artikel För att ändra något på en artikel klickar du på texten Ändra längst till höger i artikelraden och du kommer till fönstret nedan: I fönstret visas de uppgifter du registrerat på artikeln. Du kan ändra alla uppgifter utom artikelnumret. När du har gjort din förändring klickar du på knappen Spara.
10 Hogia Small Office Kassa - Artiklar Artikelgrupper Klicka på Artikelgrupper och du kommer till fönstret nedan: Här ser du de artikelgrupper du har lagt upp. Första gången du går in här kommer bilden att vara tom. Observera att om du ska använda artikelgrupper, vilket är ett bra sätt att förenkla handhavandet för dem som ska använda kassan, är det bra att lägga upp artikelgrupper samt de eventuella artikelgrupper som du vill koppla till dessa först. En artikelgrupp kan t ex vara Mobiltelefoner och de artikelgrupper som kopplas till denna kan vara t ex Nokia, Sony Ericsson, Samsung o sv. I varje kopplad artikelgrupp lägger du sedan in de olika typerna av mobiltelefoner. När du sedan klickar i på Mobiltelefoner i Kassaprogrammet får du fram de underliggande artikelgrupperna som du kopplat till artikeln Mobiltelefoner. Under varje grupp finns sedan de artiklar du har lagt upp och kopplat till respektive undergrupp.
Hogia Small Office Kassa - Artiklar 11 Lägg till artikelgrupp För att lägga till en ny artikelgrupp klickar du på Lägg till ny artikelgrupp och du kommer till registreringsfönstret nedan: Namn Skriv in ett namn på artikelgruppen. Artikelgrupp Ska den artikelgrupp du skapar vara en undergrupp till en redan skapad artikelgrupp väljer du i det här fälltet vilken artikelgrupp den ska vara undergrupp till genom att klicka på pilknappen och välja en av de redan upplagda artikelgrupperna. Borttagen Sätter du en bock i rutan kommer artikelgruppen inte att visas i kassan, vilket innebär att kassören inte av misstag kan registrera något på artikelgruppen och dess ingående artiklar. När du är klar klickar du på knappen Spara. Ändra artikelgrupp För att ändra något på en artikelgrupp klickar du på texten Ändra längst till vänster i artikelgruppsraden och du kommer till fönstret nedan: Gör önskad justering, t ex att lägga artikelgruppen som en undergrupp till en annan artikelgrupp, och klicka sedan på Spara.
12 Hogia Small Office Kassa - Redovisning Redovisning I redovisningsdelen kan du exporera sie-filer, ändra kontomappning, lägga till försäljningskonton med mera. Lista konton Här ser du de konton du har lagt upp. Första gången du går in här kommer bilden att vara tom. Observera att du ska lägga upp de konton du ska använda innan du lägger upp artikelgruppe och artiklar. För att skapa ett nytt konto klickar du på Skapa nytt konto.
Hogia Small Office Kassa - Redovisning 13 Lägg till konto Kontonummer Du skriver in det kontonummer du vill att artikeln ska ha. Vill du ändra numret skriver du bara in ett annat nummer. De kontonummer du lägger upp bör stämma med de kontonummer du har i ditt ekonomisystem. Om du t ex använder funktionen sie-export från kassa till ditt ekonomisystem är detta viktigt då det är de konton som är upplagda på artikeln som blir registrerade i verifikationen i ditt ekonomisystem. Rådfråga gärna din revisor. Namn Ge kontot ett namn. När du har fyllt i fälten klickar du på Spara och kontot finns nu upplagd i Hogia Small Office Kassa. Ändra konto I fönstret visas de uppgifter du registrerat på kontot. När du har gjort din förändring klickar du på knappen Spara.
14 Hogia Small Office Kassa - Redovisning Resultatenheter Du har möjligheten att ange resultatenhet på artikelnivå. Resultatenheter läggs upp i under Redovisning Lägg till resultatenhet. De resultatenheter du har lagt upp kan du sedan koppla till en eller flera artiklar under Artiklar Lägg till ny artikel eller Ändra artikel.
Hogia Small Office Kassa - Redovisning 15 Lägg till resultatenhet Namn Skriv in det namn som resultatenheten ska ha. Nummer Ge resultatenheten ett nummer. Ändra resultatenhet Klicka på Ändra efter den resultatenhet du vill göra förändringar på du får upp fönstret nedan: Skriv in de nya uppgifterna och klicka sedan på Spara.
16 Hogia Small Office Kassa - Redovisning Exportera Sie-fil När du gör dagsavslut i Kassaprogrammet ger dett en Z-rapport som gör en summering av dagens transaktioner och nollställer kassan. Utskriften är underlag till bokföringen och det är detta som förs över till andra program som sie-fil. Sie export används alltså för att exportera dina siffror från kassan in till t ex ett redovisningsprogram. Ange startdatum och stoppdatum för SIE-exporten och klicka sedan på Generera SIE4 fil. De transaktioner som har varit mellan dessa datum kommer då att läggas i en SIE4-fil som du kan välja att öppna eller spara på din hårddisk och som sedan kan importeras till ditt bokföringsprogram eller skickas till din redovisningsbyrå. Exportera till Fortnox Koppling till Fortnox (extra tillbehör, kontakta sälj för pris) Om du använder Fortnox redovisningsprogram kan du föra över en SIE- fil direkt till redovisningen genom att på http://pos.hogia.se gå in under Redovisning/Exportera till Fortnox. Fyll i fälten Databas och Token utifrån den information som erhålls från Fortnox.
Hogia Small Office Kassa - Redovisning 17 Statistik Under menyn Redovisning - Statistik kan du ta ut försäljningsstatistik på artiklar, artikelgrupper och per kassör. Statistiken kan avgränsas fr o m- t o m datum. Som standard visas dagens försäljning men du kan också välja att ta ut statistik för t ex en månad som exemplet ovan. Du kan även exportera resultatet till Excel genom att klicka på länken Spara i Excel.
18 Hogia Small Office Kassa - Kassa Kassa Klickar du på Kassa kommer du till fönstret nedan som visar de kassor som redan finns upplagda. Första gången du kommer in i fönstret kommer detta att vara tomt eftersom du ännu inte har registrerat några kassor. Ändra kassa När du har klickat på Ändra kassa kommer du till fönstret nedan där du kan ändra informationen för kassan. Här kan du bl a ändra de adressuppgifter som finns inlagda. Kvittohuvud och kvittofot Här kan du lägga till ett kvittohuvud och en kvittofot. Texten är centrerad och det finns ingen begränsning på antal rader. Varje rad får inte innehålla mer än 40 tecken. Skriver du in fler än 40 tecken kommer du att få upp felmeddelandet validation error. I fältet Nuvarande användare ser du vilka användare som har tillgång till kassan. Genom att markera en användare i fältet Befintliga användare och klicka på Lägg till så kan du ge fler användare tillgång till kassan.
Hogia Small Office Kassa - Kassa 19 Kassörer Klickar du på Kassörer kommer du till fönstret nedan som visar de kassörer som redan finns upplagda. Ändra kassör När du har klickat på Ändra kassör kommer du till fönstret nedan där du kan välja lägga upp nya kassörer genom att klicka på Skapa ny. Klickar du på Ändra till höger om en upplagd kassör kommer du in i uppläggningsbilden för kassören och skriva in förändringar. Detta kan behövas t ex när en kassör byter namn. Du kan också använda funktionen för att byta ut namnet på en kassör som slutat och ersätts med en annan. Lägga till ny kassör Skriv in Förnamn och Efternamn på kassören. Klicka sedan på Spara.
20 Hogia Small Office Kassa - Kassa Ansökan om kassatillhörighet Ansök om kassatillhörighet/flera företag i samma kassaregister Om flera företag delar på samma kassaregister behöver det företag som inte har köpt kassalicensen och fått en temporär kod registrera sig på http://pos.hogia.se under Registrera din organisation här. Fyll i Namn, Organisationsnummer och E-postadress. Inloggningsuppgifter kommer nu att skickas till den e-postadress som du angav. När du fått inloggningsuppgifterna använder du dessa uppgifter på http://pos.hogia.se där du går till menyn Kassa. Välj Ansök om kassatillhörighet. Välj vilken kassör som söker och vilken kassasignatur den kassa ni söker till har. (Kassasignaturen är den som står bredvid KASSA i kassaregistret eller under Kassa i Admin som licens-id). Avsluta med att klicka på Skicka ansökan.
Hogia Small Office Kassa - Kassa 21 När det företag/den person som äger kassalicensen loggar in på http://pos.hogia.se kan de se under Kassa - Ansökande kassörer att någon vill tillhöra deras kassaregister. Här kan de välja att Godkänna eller Neka. Om du som äger kassalicensen godkänner ansökan finns nu kassören som tillgänglig användare under Kassa - Ändra. Markera kassören och välj Lägg till så hamnar kassören under Nuvarande användare och kommer finnas med i kassaregistret. Glöm inte att spara.
22 Hogia Small Office Kassa - Kassa Mina ansökningar Under Mina ansökningar kan du se vilka ansökningar du har gjort och deras status. Ansökande kassörer När ett företag vill ansluta en kassör till det företag som äger kassalicensen och har skickat en ansökan, kan du som licensinnehavare se detta när du loggar in på http://pos.hogia.se under Kassa - Ansökande kassörer. Här kan de välja att Godkänna eller Neka. Om du godkänner ansökan finns nu kassören som tillgänglig användare under Kassa - Ändra.
Hogia Small Office Kassa - Organisation 23 Organisation Ändra lösenord Skriv först in ditt nuvarande lösenord. I fältet under skriver du in det nya lösenordet och bekräftar detta genom att skriva in det ytterligare en gång i fältet Bekräfta lösenord. När du klickar på knappen Ändra lösenord byts lösenordet. Skulle du av någon anledning glömma ditt lösenord kan du när du står i inloggningsbilden klicka på Glömt lösenordet? Så kommer lösenordet att skickas till dig.
24 Hogia Small Office Kassa - Logga ut Logga ut Klickar du på Logga ut så loggas du ut och kommer till inloggningsbilden igen.