Granskning av representation, resor och konferenser

Revisionsrapport Granskning av representation, resor och konferenser Halmstads kommun, samt de kommunala bolagen April 2009 Christel Eriksson Leif Johansson Margareta Bertin

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och bedömning...1 2 Bakgrund och revisionsfrågor...1 2.1 Bakgrund...1 2.2 Revisionsfrågor...2 2.3 Revisionsmetod...2 2.4 Avgränsning...2 3 Granskningsresultat...2 3.1 Omfattning av representationskostnader enligt redovisningen...2 3.1.1 AA-företagets kostnader för representation...3 3.2 Omfattning av resekostnader enligt redovisningen...4 3.3 Dokumenterade anvisningar...4 3.3.1 Anvisningar/rutinbeskrivning...5 3.3.2 Kontoplanen...5 3.4 Användning av upphandlade avtal...5 3.5 Iakttagelser från verifikationsgranskning...6 4 Analys och bedömning...7

1 Sammanfattning Revisorer och lekmannarevisorerna i Halmstads kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska i vilken omfattning det förekommer representation, resor och konferenser i kommunen och dess bolag samt om det finns dokumenterade anvisningar och en ändamålsenlig och säker intern kontroll. Granskningen har för kommunen avgränsats till de i redovisningen kallade AA-företagen (omfattar Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Miljö- och hälsoskyddsnämnden och Byggnadsnämnden med tillhörande kontor). Samtliga kommunala bolag utom Halmstads Hamn- och Stuveri AB har ingått i granskningen. Vi bedömer att omfattningen av redovisade kostnader för representation, resor och konferenser i kommunen och dess bolag är rimlig i förhållande till verksamhetens omfattning. De dokumenterade anvisningar som reglerar hanteringen av representation i kommunen och dess bolag anser vi behöver aktualiseras, samt implementeras. Vi anser också att kompletterande rutinbeskrivningar och mer detaljerade anvisningar bör utarbetas för ett antal områden som redovisas i granskningen. Kontoplanerna är i vissa fall inte ändamålsenliga, vilket inbjuder till inkonsekvens i konteringen. Vi bedömer att det finns anledning att se över kontoplanerna. Användningen av upphandlade hotell och konferensanläggningar används i begränsad utsträckning. Det finns anledning att informera om upphandlade leverantörer samt om att dessa ska anlitas om inte särskilda skäl motiverar annan leverantör. 2 Bakgrund och revisionsfrågor 2.1 Bakgrund Resor, konferenser och representation förekommer i såväl de kommunala förvaltningarna som i de kommunala bolagen. Vad som skiljer offentlig verksamhet från privat verksamhet i detta avseende är att felaktigheter inom dessa områden kan orsaka kommunen badwill och minskat förtroende hos allmänheten. Därför vill revisorerna och lekmannarevisorerna i Halmstads kommun granska omfattning, rutiner och handläggning av dessa kostnader. 1

2.2 Revisionsfrågor Revisionsfrågor som granskningen förväntats besvara är: o Finns dokumenterade anvisningar? o Efterlevs kommunens/bolagens egna anvisningar? o Uppfyller kommunens räkenskapsmaterial kravet på god intern kontroll? Övriga frågor som granskningen förväntats besvara är: o Är omfattningen rimlig? o Anlitas i första hand leverantörer som kommunen har avtal med? o Är redovisningen i kommunen rätt med avseende på kontering, momsavdrag mm? o Finns uppgift om deltagare och aktivitet som motiverar kostnaden? 2.3 Revisionsmetod Efter kartläggning av omfattningen och stickprovsmässig kontroll av verifikationer och övrigt räkenskapsmaterial har en sammanställning av iakttagelser gjorts. För klargörande har intervjuer med berörda handläggare genomförts. 2.4 Avgränsning Granskningen har avgränsats till att för kommunen omfatta det ansvarsområde som i redovisningen kallas AA-företaget. AA-företaget omfattar Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Miljö- och hälsoskyddsnämnden och Byggnadsnämnden med tillhörande kontor. Samtliga kommunala bolag utom Halmstads Hamn- och Stuveri AB har ingått i granskningen. När det gäller bolagen har granskningen avgränsats till att avse revisionsfrågorna (se nedan under 3.4): o Finns dokumenterade anvisningar? o Efterlevs kommunens/bolagens egna anvisningar? o Är omfattningen rimlig? o Anlitas i första hand leverantörer som kommunen har avtal med? 3 Granskningsresultat 3.1 Omfattning av representationskostnader enligt redovisningen Nedan redovisas hur mycket AA-företaget (se 2.4) och respektive bolag redovisat på konton för representation 2008: 2

Representation (extern) Personalrepresentation (intern) Förvaltning/bolag Avdr.gill Ej avdr.gill Totalt Avdr.gill Ej avdr.gill Totalt AA-företaget (se 2.4) 397,4 0,0 397,4 1 031,5 49,3 1 085,3 Halmstad Co AB 27,8 16,0 43,8 6,0 0,0 6,0 Halmstad Rådhus AB 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Halmstad Näringslivs AB 59,0 17,0 76,0 7,0 0,6 7,6 AB Industristaden 12,5 35,9 48,4 1,5 3,8 5,3 Halmstad Flygplats AB 17,7 4,9 22,6 0,0 0,0 0,0 AB Nissastaden 9,4 15,2 47,2 27,0 4,3 31,3 Halmstads Energi o Miljö AB 90,6 61,9 152,5 514,2 176,5 843,2 Halmstad IT-nät AB 2,3 0,0 2,3 6,3 1,3 7,6 HFAB 140,6 4,2 144,8 214,6 86,8 446,2 3.1.1 AA-företagets kostnader för representation Den totala kostnaden för extern representation på AA-företaget är knappt 400 tkr. En uppdelning per objekt visar att 146,5 tkr avser KS, KF och kommunchef med stab enligt följande: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunchef m stab 68,5 tkr 44,2 tkr 33,8 tkr Av övriga något större objekt har vi noterat följande: Vitebsk, Vitryssland 38,2 tkr Internationellt arbete 30,8 tkr Miljöinnovationstävling 2008, KS 340 27,6 tkr På kontot för personalrepresentation, totalt 1.003 tkr, är fördelningen på de största objekten följande: Kommunal hedersgåva 553,3 tkr Intern utbildning 42,0 tkr Personalenheten 27,7 tkr Kommunikationsenheten 23,6 tkr Byggnadskontoret 236,4 tkr (65,0 se nedan) Byggnadsnämnd 48,8 tkr Övrigt 71,6 tkr 3

Drygt hälften av kostnaden för personalrepresentation avser samtliga nämnders kostnad för kommunala hedersgåvor. Vissa förvaltningar, t ex byggnadsnämnden, använder inte konto 710 Representation, däremot i stor utsträckning kontot för personalrepresentation. Vid kontakt med Byggnadskontoret framkommer att av den redovisade summan 236,4 tkr är det endast 65, 0 tkr som är kostnader för personalrepresentation. Resterande belopp avser inte representation och är felkonterade. 3.2 Omfattning av resekostnader enligt redovisningen Nedan redovisas hur mycket AA-företagen och respektive bolag redovisat på olika konton för resor 2008. Uppdelningen är gjord utifrån kontobenämningarna i Agresso. Av sammanställningen framgår att man använder ett stort antal konton, som dels skapar svårigheter vid konteringen, dels gör redovisningen svåröverskådlig. Förvaltning/bolag Resekostnader, div samlingskonton Biljetter Övrigt Resor i tjänsten Resekostn Resekostn Bilj. Taxi, Bilj., Övr resekostn. Hyrbil Bilj./ Färd- Bilj. Bilj. flyg Bilj. Bilj. Lokala tåg tåg/flyg resor Hyrbil Park. Taxi Övrigt AA-företaget 822,9 35,7 54,7 289,3 99,4 47,6 153,5 1 503,1 Halmstad Co AB 136,1 63,8 12,5 7,0 17,8 237,2 Halmstad Rådhus AB 0,0 Halmstad Näringslivs AB 83,6 46,4 8,2 22,9 11,2 0,8 173,1 AB Industristaden 0,6 6,1 4,4 0,5 10,4 1,5 23,5 Halmstad Flygplats AB 0,2 6,1 106,7 1,0 11,0 125,0 AB Nissastaden 46,4 5,7 52,1 Halmstads Energi o Miljö AB 66,7 350,9 17,0 434,6 Halmstad IT-nät AB 68,7 9,7 12,0 90,4 HFAB 479,2 479,2 Från statskontoret uppges att flera av bolagen har skyldighet att följa kontoplanen för respektive bransch. När det gäller kommunen har vissa konton bl.a. tillkommit av miljöskäl för att kunna redovisa miljöaspekter på transporter. 3.3 Dokumenterade anvisningar De anvisningar som finns är gamla, svåra att hitta och begränsat kända i förvaltningarna/bolagen. Det finns ett dokument antaget av KF 1997-12-04: Etik för arbetet i Halmstads kommun, där man i ett avsnitt om representation skriver: Syftet är att sprida PR för kommunen och bidra till att gäster känner sig mottagna på ett positivt sätt. Representationen skall vara utformad så att den gagnar kommunen såsom det är avsett. Totalt 4

Vidare sägs det: Redovisning av representationen skall vara fullständig, tydlig och korrekt. Misstanke om felaktig användning får inte uppstå på grund av bristande redovisningsrutiner. Attestant skall vara överordnad. Förvaltningschefs utgifter för representation attesteras av respektive nämndordförande. 3.3.1 Anvisningar/rutinbeskrivning Det finns ett dokument i anvisningarna för kontering av kostnader betalade med First Card. Där lämnas bl a anvisningar om hur kostnader för representation och hyra av personbil skall konteras. Där uppmärksammas också betydelsen av uppdelningen mellan avdragsgill och icke avdragsgill kostnad med särskilt påpekande om att ej avdragsgill kostnad innebär ej avdragsgill moms. Vid granskningen framkommer att det inom statskontorets ekonomienhet pågår ett arbete med att ta fram anvisningar för representation och hur detta ska bokföras. 3.3.2 Kontoplanen Kontoplanen för kommunen är utformad med flera likartade benämningar. Vid stickprovskontrollerna har framkommit att samma typ av kostnad konteras på olika sätt vid olika tillfällen. Exempelvis finns det konton dels för biljetter tåg, flyg, etc, dels konton för reskostnader och resor i tjänsten eller konto för konferenser både i gruppen personalkostnader och övriga verksamhetskostnader. 3.4 Användning av upphandlade avtal För resebyråtjänster har kommunen tecknat avtal med American Express Business Travel AB. Vidare har avtal tecknats med Skyways Express AB för flygresor. Vad gäller boende och konferenser har Halmstads kommun i en med Varbergs, Falkenbergs och Laholms kommuner samordnad upphandling tecknat avtal dels med fem hotellkedjor i Stockholm, dels med ett 30-tal hotell- och konferensanläggningar i samtliga halländska kommuner samt en anläggning i Båstads kommun. Vad gäller resor visar granskningen att den upphandlade resebyrån används i flertalet fall. Ett bolag, Halmstads IT-Nät AB, anlitar annan leverantör. Vad gäller boende och konferenser har i granskningen framkommit att andra leverantörer än de man tecknat avtal med anlitas i relativt stor omfattning. 5

3.5 Iakttagelser från verifikationsgranskning Lekmannarevisorernas uppgift för bolagen omfattar inte att granska räkenskaperna. När det gäller räkenskapsmaterial rörande bolagen har därför de iakttagelser som gjorts i samband med granskningen och som rör bolagen överlämnats till den för respektive bolag valda auktoriserade revisorn. Genom att ta fram detaljerade verifikationslistor för aktuella konton och direkt i Agresso se de scannade fakturorna och ta fram uppgift om hur dessa bokförts har vi gjort vissa övergripande iakttagelser: Uppgift om deltagare och syfte med representationen saknas genomgående på det scannade redovisningsmaterialet. Enligt ekonomikontoret bör förvaltningarna/ bolagen lämna kompletterande uppgifter som kommentarer i Agresso angående aktivitet/syfte och deltagare. Denna möjlighet utnyttjas i varierande omfattning. Vad gäller First Card-verifikationerna uppger ekonomikontoret att uppgifterna skall anges på underlagen, som arkiveras på respektive förvaltning. Vid stickprov framkommer att så görs i stor utsträckning. Restaurangnotor betalas ibland utan påslag av extra serveringsavgift. I vissa fall har dock påslag med upp till ca 10 % utöver nota gjorts och denna summa kan ibland uppgå till 400-500 kr. För kommunen används inte alltid separat konto för ej avdragsgill representation. Det finns brister och inkonsekvens i redovisningen: - granskningen indikerar att det finns tveksamheter vad gäller att definiera vad som är representation, samt skillnaden mellan extern representation och personalrepresentation (intern representation). Andra kostnader som bör definieras är marknadsföring, konferenser, hyra av kaffeautomat, presentkort på gym, uppvaktningar m.m. - uppdelning mellan avdragsgill och ej avdragsgill representation är ofta inte korrekt - moms på ej avdragsgill representation bokförs trots att kostnaden bokförs som ej avdragsgill kostnad. - kontoplanens struktur och avsaknaden av instruktioner skapar 6

inkonsekvens i redovisningen (se även 3.3.2) Exempel: En kreditfaktura för avbeställd resa konteras inte på det konto där den ursprungliga kostnaden bokförts. Likadana fakturor avseende en konferens med en faktura per deltagare ar bokförts på olika sätt. - i vissa fall hänvisar fakturatexten till underlag, t ex enligt gästnota. Sådana underlag är inte alltid inscannade 4 Analys och bedömning Vi bedömer att omfattningen av redovisade kostnader för representation, resor och konferenser i kommunen och dess bolag är rimlig i förhållande till verksamhetens omfattning. De dokumenterade anvisningar som reglerar hanteringen av representation i kommunen och dess bolag anser vi behöver aktualiseras, samt implementeras. Vi anser också att kompletterande rutinbeskrivningar och mer detaljerade anvisningar bör utarbetas angående bl a: definiering av olika kostnader som ska/kan anges som representation och hur dessa ska konteras skillnad mellan extern representation och personalrepresentation (intern representation) vikten av att syfte och deltagare anges för representation även när kostnaderna faktureras skillnaden mellan avdragsgill och ej avdragsgill kostnad och vikten av att momsen i dessa sammanhang redovisas rätt, samt vilka belopp som får tas upp som avdragsgilla anvisningar för extra serveringsavgift ( dricks ) Kontoplanerna är i vissa fall inte ändamålsenliga, vilket inbjuder till inkonsekvens i konteringen. Vi bedömer att det finns anledning att se över kontoplanerna. Användningen av upphandlade hotell och konferensanläggningar används i begränsad utsträckning. Det finns anledning att informera om upphandlade leverantörer samt om att dessa ska anlitas om inte särskilda skäl motiverar annan leverantör. 7