Förfrågningsunderlag Upphandling av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 1 (28) Datum 2010-12-07 Sista anbudsdag 2011-02-14 Diarienummer PVS-918-4104/10 Anbudets giltighet 2011-04-30 Upphandlingsförfarande Öppen upphandling FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Polismyndigheten Dalarna avser upphandla lokalvård. Ni inbjuds att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 2 (28) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER...4 1.1 INLEDNING...4 1.2 MÅL/SYFTE...4 1.3 OMFATTNING...4 1.4 ANBUDSOMRÅDE...4 1.5 TILLÄMPNING AV AVTAL...5 1.5.1 Avtalsperiod...5 1.6 DEFINITIONER M.M....5 1.7 VISNING AV LOKALERNA...5 1.8 UPPHANDLANDE MYNDIGHET...6 1.8.1 Kontaktpersoner till och med den 28 december 2010...6 1.8.2 Kontaktpersoner efter den 28 december 2010...6 1.8.3 Frågor och svar...7 1.9 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG...7 1.9.1 Förteckning...7 1.10 UPPHANDLINGSFORM...7 1.10.1 Säkerhetsskyddsavtal...7 1.11 FORMELLA KRAV PÅ ANBUD...7 1.11.1 Anbuds giltighet och form...8 1.11.2 Anbudsinlämnande...8 1.11.3 Disposition av anbud...9 1.11.4 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär...9 1.12 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD...9 1.12.1 Prövning av anbud...9 1.12.2 Utvärdering...9 1.13 UPPHANDLINGSSEKRETESS...9 1.14 KOMMERSIELL SEKRETESS...10 1.15 TILLDELNINGSBESLUT...10 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE...11 2.1 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE...11 2.1.1 Personalkostnader...11 2.1.2 Arbetskraft...12 2.2 ANBUDSGIVARES EKONOMISKA OCH FINANSIELLA STÄLLNING...12 2.2.1 Kapacitet...12 2.3 UNDERLEVERANTÖRER...13 2.4 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET...13 2.4.1 Leveranskapacitet...13 2.4.2 Referensuppdrag...14 3 KRAVSPECIFIKATION...15 3.1 INLEDNING...15 3.2 ALLMÄNNA KRAV OCH KVALITETSKRAV...15 3.3 SÄKERHETSSKYDDAD UPPHANDLING MED SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (SUA)...15 3.4 ARBETSBESKRIVNING...15 3.4.1 Lägsta antal timmar...16 3.4.2 Uppmärkning av lokaler...16
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 3 (28) 3.4.3 Nollställning av golv...17 3.4.4 Riskmateriel...17 3.5 FÖRUTSÄTTNINGAR...17 3.5.1 Tider...17 3.5.2 Tillgänglighet till kontor...17 3.5.3 Nycklar/passerkort...17 3.5.4 Entrémattor...18 3.5.5 Utrustning...18 3.5.6 Felanmälan...18 3.6 PERSONAL OCH KOMPETENSKRAV...18 3.6.1 Allmänt...18 3.6.2 Utbildning och kompetens...19 3.6.3 Språkkrav...19 3.6.4 Ansvarig arbetsledare/kontaktperson...19 3.6.5 Utbyte av arbetsledare/lokalvårdare...20 3.6.6 Ersättare/Vikarie...20 3.6.7 Tystnadsplikt...20 3.7 UPPDRAGETS GENOMFÖRANDE...20 3.7.1 Projektplan...21 3.7.2 Kvalitetsplan...21 3.7.3 Miljöplan...21 3.7.4 Miljöanpassade produkter...21 3.7.5 Förbrukningsmaterial...22 3.7.6 Blyhantering vid skjutbana...22 3.8 KVALITETSUPPFÖLJNING...22 3.8.1 Åtgärder vid bristfällig kvalitet...23 3.9 MÖTEN...23 3.9.1 Driftmöte...23 3.9.2 Informationsmöte...23 3.10 PRIS...24 3.11 OPTIONER...24 3.11.1 Extra lokalvårdsinsatser...24 3.11.2 Storstädning...25 3.11.3 Fönsterputs...25 3.11.4 Golvvård...25 3.11.5 Bygg- och flyttstädning...26 3.12 KOMMERSIELLA VILLKOR...26 4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD...27
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 4 (28) 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning Polismyndigheten Dalarna är uppdelad i fem polisområden enligt nedan Polisområde Avesta - omfattande kommunerna Avesta och Hedemora Polisområde Falun-Borlänge - omfattande kommunerna Borlänge, Falun, Gagnef och Säter Polisområde Ludvika - omfattande kommunerna Ludvika och Smedjebacken Polisområde Malung - omfattande kommunerna Malung-Sälen och Vansbro Polisområde Mora - omfattande kommunerna Leksand, Mora, Orsa, Rättvik och Älvdalen 1.2 Mål/Syfte Syftet med upphandlingen är att teckna avtal med en lokalvårdsleverantör som täcker Polismyndigheten Dalarnas (PMY) behov avseende lokalvård och som kan uppvisa och bibehålla efterfrågad kvalitet. 1.3 Omfattning Upphandlingen avser lokalvård för Polismyndigheten Dalarnas lokaler. Den exakta omfattningen per område finns beskrivet i bilaga 7. 1.4 Anbudsområde Upphandlingen är indelad i sju (7) anbudsområden. Anbudsgivarna kan lämna anbud på alla eller enskilda upphandlingsområden. Varje anbudsområde kommer att utvärderas var och ett för sig. Markera det/de områden som Anbudsgivaren avser lämna anbud på Anbudsområde 1: PMY:s lokaler i Avesta och Hedemora Anbudsområde 2: PMY:s lokaler i Borlänge, Falun och Säter Anbudsområde 3: PMY:s lokaler i Ludvika Anbudsområde 4: PMY:s lokaler i Malung och Sälen Anbudsområde 5: PMY:s lokaler i Mora Anbudsområde 6: PMY:s lokaler i Rättvik Anbudsområde 7: PMY:s lokaler i Idre Ja Nej Detta innebär att antagen leverantör skall hantera all lokalvård i Polismyndigheten Dalarnas lokaler i respektive tilldelat anbudsområde. Polismyndighetens lokaler i Vansbro kommer att avropas vid behov inom ramen för anbudsområde 4.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 5 (28) Polismyndighetens lokaler i Leksand kommer att avropas vid behov inom ramen för anbudsområde 5. 1.5 Tillämpning av avtal Polismyndigheten Dalarnas avser att teckna avtal med en (1) leverantör för respektive anbudsområde. Avtal beräknas tidigast träda i kraft den 1 mars 2011. 1.5.1 Avtalsperiod Avtalsperioden är två (2) år med möjlighet för Polismyndigheten Dalarnas att förlänga avtalet med ett (1) år i taget med oförändrade villkor under maximalt två (2) år. Om Polismyndigheten Dalarnas väljer att påkalla förlängning skall detta meddelas leverantören tre (3) månader före avtalsperiodens utgång. Förlängning ska ske skriftligen och undertecknas av båda parter. I meddelandet om förlängning skall det framgå vilken period förlängningen avser. 1.6 Definitioner m.m. Förfrågningsunderlaget består av en allmän del innehållande grundläggande administrativa bestämmelser för anbudet samt bestämmelser för utvärdering m.m. (kapitel 1). Utöver detta finns ett avsnitt som behandlar krav på leverantören (kapitel 2), ett avsnitt som behandlar krav på tjänsten (kapitel 3) samt kommersiella villkor (Bilaga 1). I förfrågningsunderlaget finns ett antal krav formulerade. De krav som är uttryckta genom att ordet skall används är s.k. skall-krav. Skall-krav är ovillkorliga krav som måste uppfyllas för att anbudet skall prövas och utvärderas. För det fall ett skall-krav inte är besvarat kommer anbudet att förkastas. Ett otydligt besvarat skall-krav kan endast förtydligas i de fall det är möjligt i enlighet med 9 kap 8 i LOU. Det är därför viktigt att Anbudsgivaren besvarar ställda frågor och krav i enlighet med vad som efterfrågas. Om Anbudsgivaren finner att en fråga eller ett krav är otydligt, uppmanas Anbudsgivaren att snarast ställa en fråga om kravet (se nedan 1.8.2). I anslutning till vissa skall-krav finns angivet hur kravet bevisas. Bevis presenteras på det sätt och vid den tidpunkt som anges i anslutning till kravet. Om inget annat anges bifogas beviset till anbudet i samband med inlämnandet. 1.7 Visning av lokalerna För att Anbudsgivaren ska kunna bilda sig en uppfattning om lokalerna och den kvalitet som krävs, rekommenderas att denne infinner sig för visning av lokalerna. Tid för visning kan bokas efter överenskommelse. Observera att visning endast sker efter överenskommelse med Polismyndigheten Dalarna. För att kunna organisera visning av lokalerna på ett för alla parter bästa sätt är det inte tillåtet att göra oanmälda besök. Svar på frågor av betydelse som uppkommer under visningarna besvaras i enlighet med vad som sägs under punkt 1.8.3.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 6 (28) För visning kontaktas följande personer; Ort Namn Telefonnummer Avesta, Hedemora Anette Norlöf anette.nordlof@polisen.se 010-567 20 81 Borlänge, Säter Falun Rättvik Leksand Ludvika Malung Mora Sidney Karlsson Sidney.Karlsson@polisen.se Carina Tjäder carina.tjader@polisen.se Sören Sandell soren.sandell@polisen.se Michael Fredriksson Michael.Fredriksson@polisen.se Jonas Holfve Jonas.Holfve@polisen.se Jonas Holfve Jonas.Holfve@polisen.se Else-May Inge Elsie-May.Inge@polisen.se Lena Ronnerstedt-Eriksson lena.ronnerstedt@polisen.se Stefan Matsson Stefan.Matsson@polisen.se 010-567 25 00 010-567 25 50 010-567 21 74 070-251 83 09 010-567 27 74 010-567 27 74 010-567 27 11 010-567 17 89 010-567 17 86 1.8 Upphandlande myndighet Polismyndigheten Dalarna Box 739, 791 29 Falun Org: 202100-0076 1.8.1 Kontaktpersoner till och med den 28 december 2010 VHS Upphandling Namn: Lars Klaar Telefon: 08-725 96 62 Fax: 08-725 96 60 e-post: lars.klaar@vhs.se 1.8.2 Kontaktpersoner efter den 28 december 2010 Rikspolisstyrelsen Namn: Malin Björk Telefon: 08-401 97 22 Fax: 08-401 97 15 e-post: malin.bjork@polisen.se
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 7 (28) 1.8.3 Frågor och svar Eventuella frågor ställs via kontaktpersonerna ovan. Frågor skall ställs skriftligen senast den 4 februari 2011. Kompletteringar och förtydliganden till Förfrågningsunderlaget samt frågor och svar rörande Förfrågningsunderlaget som uppstår under anbudstiden, publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Intresserade anbudsgivare ansvarar själva för att gå in och ta del av denna information. 1.9 Förfrågningsunderlag 1.9.1 Förteckning Förfrågningsunderlaget består av: Denna skrift Upphandlingsföreskrifter, Krav på Anbudsgivare och Kravspecifikation Kommersiella villkor, Bilaga 1 SUA-avtal, bilaga 1a Prisbilaga, bilaga 2 Kvalitetsuppföljning, bilaga 3 Arbetsbeskrivning, bilaga 4 Kvalitetshandbok tekniska roteln, bilaga 5.2 Kvalitetshandbok tekniska roteln, bilaga 5.2 bilaga 1 Städinstruktion arrest, bilaga 6 Lokalvårdsytor i länet, bilaga 7 Det åligger anbudsgivarna att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhållits. 1.10 Upphandlingsform Detta är en upphandling som sker enligt ett öppet förfarande enligt 4 kap. lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. 1.10.1 Säkerhetsskyddsavtal För denna upphandling gäller följande. Upphandlingen omfattas av säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) varför en förutsättning för avtal är att anbudsgivaren tecknar säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten Dalarna. I det fall det vinnande anbudet inte blir godkänt och säkerhetsskyddsavtal ej kan tecknas mellan anbudsgivaren och Polismyndigheten Dalarna, förkastas detta anbud och förfrågan/uppdraget går till anbudsgivaren som kom på andra plats i upphandlingen. För mer information avseende SUA-upphandling, se bilaga 1 a. 1.11 Formella krav på anbud Anbudsgivare är skyldig att lämna anbud i enlighet stående anvisningar (punkt 1.11.2).
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 8 (28) 1.11.1 Anbuds giltighet och form Anbudet skall vara skrivet på svenska samt bindande till och med 2011-04-30, vilket bekräftas nedan. Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson. Företagsnamn Organisationsnummer Adress Kontaktperson 1 Telefonnummer e-postadress Kontaktperson 2 Telefonnummer e-postadress Anbudets giltighetstid bekräftas: Ja 1.11.2 Anbudsinlämnande Anbudet inlämnas i enlighet stående anvisningar. Om Anbudsgivaren inte följer anvisningar kan det leda till att anbudet inte går att identifiera. RPS tar inte ansvar för att ovanstående inträffar på grund av att Anbudsgivaren inte har följt anvisningar enligt nedan. Anbudet paketeras i slutet kuvert/paket och märks med Anbud och PVS-918-4104/10. Observera att anbud som lämnas via bud även måste märkas på budförsändelsen. Anbudet sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudet lämnas i ett (1) original samt en (1) komplett kopia och skall vara inkommet senast 2011-02-14 Anbudsgivaren svarar för att anbudet är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Anbud kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30, dessa skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast kl. 20:00 den 2011-02-14 Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras. Anbudet bör även bifogas som filer på CD-skiva eller USB-minne läsbara i MS Office-, pdf-format eller annat väletablerat standardformat i PC-miljö. Vid eventuella skiljaktigheter mellan det skriftliga anbudet och det digitalt erhållna underlaget gäller det skriftliga originalanbudet. Anbudet skall vara undertecknat av behörig/a företrädare för Anbudsgivaren. Använd utrymmet längst bak i detta dokument.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 9 (28) 1.11.3 Disposition av anbud Anbud i pappersmedia inlämnas i pärmar med organisationsnamn och organisationsnummer på samtliga pärmryggar och försättsblad. Bifoga inte i anbudet uppgifter som ej uttryckligen efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Bifoga således ej t ex allmänna beskrivningar av Anbudsgivarens verksamhet, organisation eller tjänster om detta inte uttryckligen efterfrågats i förfrågningsunderlaget eller om det görs med direkt syfte att besvara ett specifikt i förfrågningsunderlaget ställt krav. 1.11.4 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär I svarsrutorna i detta dokument är endast ett svarsalternativ per krav tillåtet. Om bägge kryssrutor eller ingen kryssruta har markerats äger RPS rätt att tolka detta som att kravet ej är uppfyllt, detta utom i de fall då det uttryckligen anges att svar inte ska lämnas på grund av att kravet inte är tillämpligt. Kryss i ruta görs med mellanslagstangenten eller musklick. Om valt kryssalternativ inte överensstämmer med eventuell text som Anbudsgivaren angivit i direkt anslutning till kryssruta (där sådan text efterfrågas), så kommer texten att bedömas i första hand. Förflyttning i formuläret sker med Page Down (framåt) och Page Up (bakåt) alternativt med piltangenterna eller med hjälp av musen. TAB kan också nyttjas för att stega framåt. I vissa punkter förekommer flera olika skall-krav i ett och samma stycke/avsnitt. Markering av kryssruta Ja eller Nej som svar på frågan Är kraven uppfyllda? avser i dessa fall samtliga i punkten förekommande krav. 1.12 Prövning och utvärdering av anbud 1.12.1 Prövning av anbud Prövningen sker med avseende på de skall-krav som finns uppställda i underlaget. Skall-kraven avser formella krav på anbudet, krav på leverantören och krav på tjänsten. För det fall en Anbudsgivare inte uppfyller ett skall-krav kommer anbudet inte att prövas vidare. 1.12.2 Utvärdering De anbud som kvarstår efter den inledande prövningen (se ovan 1.12.1) kommer att utvärderas. Utvärderingen sker efter värderingsprincipen lägst pris, vilket innebär att anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst offererat totalpris kommer att antas som leverantör i denna upphandling. För vidare information angående utvärderingen se Prisformulär, Bilaga 2. 1.13 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslag (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 10 (28) 1.14 Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en Anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för Anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att Anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall Anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan Anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas Anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. I det fall Anbudsgivare väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sitt anbud anges detta i utrymmet nedan. Begäran om kommersiell sekretess Uppgifter i rubricerad upphandling begärs sekretessbelagda med hänvisning till 31 kap 16-17 offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till sidor, punkter i anbud etc.): Motivering (Beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs): Prövning av sekretessbegäran sker i samband med att handling begärs ut. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 1.15 Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga Anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar avtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 11 (28) 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Detta avsnitt innehåller krav på Anbudsgivaren i egenskap av leverantör. Syftet med dessa krav är att säkerställa att kontraktet blir utfört i enlighet med de behov den upphandlande myndigheten har. 2.1 Uteslutning av Anbudsgivare 10 kap 1 i LOU kommer att beaktas för det fall RPS får kännedom om däri beskrivna omständigheter. Enligt LOU 10 kap. 2 får en Anbudsgivare uteslutas från upphandlingen om de: 1. är försatta i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud. 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. 3. är dömda för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom. 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 5. har underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter. 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämna felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Vidare kommer RPSatt kontrollera att Anbudsgivaren: är registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register, är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger. Observera att för utländska Anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att: omständigheter enligt LOU 10 kap. 1-2 enligt ovan ej föreligger, registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger, föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Anbudsgivare skall på heder och samvete genom kryssmarkering till höger intyga att samtliga krav enligt ovan är uppfyllda och att uteslutningsgrund enligt ovan ej föreligger. Ja RPS kommer att kontrollera att Anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav genom att inhämta uppgifter från ett kreditupplysningsföretag. (RPS kontroll omfattar samtliga punkter ovan utom p 3, 4, 6 enligt LOU 10 kap. 2.) Vid behov kommer RPS att inhämta blanketten SKV 4820 från Skatteverket. 2.1.1 Personalkostnader För att säkerställa att anbudsgivaren har fullgjort sina förpliktelser avseende arbetsgivaravgifter skall anbudsgivarens personalkostnader per år uppgå till minst 65 %. Personalkostnaden skall vara rimlig i förhållande till antalet anställda.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 12 (28) Anbudsgivaren skall vidare ange antalet anställda för det senaste avslutade räkenskapsåret samt hur många hel- respektive deltidsanställda bolaget hade. Om anbudsgivaren inte uppfyller krav enligt ovan skall denne på begäran lämna en förklaring till hur kraven ändå anses vara uppfylld. Anbudsgivaren skall även på begäran inkomma med anbudsgivarens inkomstdeklaration för taxeringsår 2008 (beskattningsår 2007). Har anbudsgivaren köpt arbetskraft från underleverantörer enligt bifogad inkomstdeklaration skall samtliga underleverantörer redovisas med namn och organisationsnummer. Beställaren har under hela uppdragsperioden rätt att begära in ytterligare uppgifter av leverantören för att kontrollera att denne fullgör sina skyldigheter avseende skatter och arbetsgivaravgifter. Skulle misstanke uppstå vid anbudsinlämnande eller under uppdragsperioden om att leverantören inte fullgör dessa skyldigheter kommer anmälan om detta göras till Skatteverket, vilket kan leda till revision av bolaget. PMY/RPS kommer att kontrollera detta via Soliditet AB 2.1.2 Arbetskraft Anbudsgivaren skall förbinda sig att inte anlita s.k. svart arbetskraft. Med svart arbetskraft avses personer för vilka Anbudsgivaren inte innehåller och inbetalar källskatt och arbetsgivaravgifter i enlighet med gällande lag därom. Anbudsgivaren skall i sitt anbud garantera att företaget, eller de underleverantörer som eventuellt anlitas, inte anlitar, har anlitat eller kommer att anlita svart arbetskraft. Samtlig personal som Anbudsgivaren kontrakterar för utförande av denna tjänst skall ha arbetstillstånd. På begäran från Polismyndigheten Dalarna skall Anbudsgivaren insända intyg som verifierar detta. 2.2 Anbudsgivares ekonomiska och finansiella ställning 2.2.1 Kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med Rikspolisstyrelsen. Anbudsgivaren styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudet ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudsgivaren har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudsgivaren har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudsgivaren har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudsgivarens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande eller om riskklassen inte är baserad på några reella värden (gäller t.ex. för nystartade företag) kan anbudsgivaren istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen:
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 13 (28) a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudsgivarens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudsgivarens ekonomi, som visar att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än fyra (4) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares redovisade ekonomiska kapacitet. 2.3 Underleverantörer Detta krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantörer inte ingår i anbudet. För det fall Anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren skall ange namn och organisationsnummer på underleverantörerna. Beskriv även vilken del av kontraktet som underleverantören kommer att anlitas för. Namn Org. nr Beskrivning Observera att de krav som ställs på Anbudsgivaren även gäller för angivna underleverantörer. RPSkommer att kontrollera att angiven underleverantör har fullgjort sina förpliktelser gällande skatter och sociala avgifter. Svar eller hänvisning i anbudet: 2.4 Teknisk och yrkesmässig kapacitet 2.4.1 Leveranskapacitet Anbudsgivaren skall i anbudet bifoga en kortfattad beskrivning av sin kapacitet att tillgodose Polismyndigheten Dalarnas behov under de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. Av beskrivningen skall följande punkter framgå: Anbudsgivarens organisationsstruktur (innehållande information om företaget, dess verksamhet, inriktning och ägarstruktur). Anbudsgivarens resurser och kapacitet att utföra uppdraget enligt förutsättningarna i detta underlag (innehållande information om personalstyrka nedbrutet på antal lokalvårdare).
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 14 (28) Bemanningsplan (vilken beredskap som Anbudsgivaren har vid exempelvis sjukdom, arbetstoppar eller semester). Svar eller hänvisning i anbudet: 2.4.2 Referensuppdrag För att säkerställa att Anbudsgivaren är verksam inom efterfrågat område, skall referensuppdrag lämnas i anbudet. Anbudsgivaren skall ange två (2) referensuppdrag som avser uppdrag av liknande omfattning. Med liknande omfattning avses städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande den kvadratmeter yta som anbudsgivaren lämnar anbud på. Med liknande omfattning avses, för anbudsområde 1, städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande 3 000 m 2. Med liknande omfattning avses, för anbudsområde 2, städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande 10 000 m 2. Med liknande omfattning avses, för anbudsområde 3, städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande 2 000 m 2. Med liknande omfattning avses, för anbudsområde 4, städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande 1 500 m 2. Med liknande omfattning avses, för anbudsområde 5, städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande 2 000 m 2. Med liknande omfattning avses, för anbudsområde 6, städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande 500 m 2. Med liknande omfattning avses, för anbudsområde 7, städning av kontorslokaler med en kvadratmeter yta minst motsvarande 200 m 2. Uppdragen skall vara genomförda de senaste tre (3) åren och innehålla följande punkter: Uppdragets omfattning och karaktär Antal kvadratmeter Tidsperiod Beställare Kontaktperson (namn, telefonnummer och e-postadress)
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 15 (28) 3 KRAVSPECIFIKATION 3.1 Inledning Uppdraget avser lokalvård för Polismyndigheten Dalarna. Lokalerna består av byggnader med en sammanlagd kvadratmeter yta enligt bilaga 3. Uppdraget skall utföras enligt detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor. Optioner kommer att beställas vid behov. 3.2 Allmänna krav och kvalitetskrav Lokalvårdsfrekvensen skall anpassas efter lokalvårdsbehovet, vilket bestäms utifrån verksamhet, lokalernas utformning, inredning, belastning m.m. En rätt anpassad frekvens av lokalvården bidrar till att önskad kvalitet upprätthålls. Samtidigt undviks onödigt slitage av ytmaterialet, vilket kan uppkomma då lokalvården utförs för sällan och resultatet blir att grovrengöring med starka kemikalier blir nödvändig. Onödigt slitage kan också uppkomma av felaktigt utförd lokalvård. Underhåll, gäller särskilt golv, måste göras så ofta att städbarheten inte markant försämras. 3.3 Säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) Den anbudsgivare vinner denna upphandlingen skall dennes företag teckna säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten Dalarna. Till detta hör också att företaget skall utse en säkerhetsansvarig (säkerhetsskyddschef) samt att personalen skall registerkontrolleras m.m. Vidare angående personal, se under pkt. 3.3 ovan. Detta är en förutsättning för att anbudsgivaren skall få starta uppdraget. I det fall det vinnande anbudet inte blir godkänt och säkerhetsskyddsavtal ej kan tecknas mellan anbudsgivaren och Polismyndigheten Dalarna, förkastas detta anbud och förfrågan/uppdraget går till anbudsgivaren som kom på andra (2:a) plats i upphandlingen. Ev. kostnader som uppkommer i samband med detta säkerhetsskyddsavtal skall anbudsgivaren stå för. Kravet accepteras Ja Nej 3.4 Arbetsbeskrivning Arbetsbeskrivningen och de resultat som anges där skall vara styrande för uppdraget och accepteras i sin helhet, Bilaga 4 och bilagor avseende tekniska rotelns lokaler och arrestområden. Detta gäller som samtliga anbudsområden, där så är tillämpbart.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 16 (28) 3.4.1 Lägsta antal timmar Lägsta antal produktionstimmar i genomsnitt per dag och månad skall inte understiga de i tabellen angivna antal produktionstimmar nedan. Leverantören skall månatligen på driftmöten med Beställaren redovisa antal produktionstimmar per dag och månad. All lokalvårdpersonal skall dagligen, på samtliga orter, skriv in- och ut sig enligt Beställarens anvisningar. Antal produktionstimmar som understiger de i tabellen angivna antal produktionstimmar per dag och månad kommer att anses som avtalsbrott och kommer att krediteras leverantören. Lokaler yta tim/dag vardagar tim/månad vardagar tim/dag lör-sön tim/månad lör-sön Avesta 2845 6,00 126,00 Avesta 844 2,00 20,00 Borlänge 4761 10,00 210,00 Borlänge 1359 3,00 30,00 Falun 6057 12,00 252,00 Falun 1475 3,25 32,50 Hedemora 400 1,00 21,00 Ludvika 2315 5,00 105,00 Ludvika 726 1,50 15,00 Malung 1300 3,00 63,00 Malung 560 1,50 15,00 Rättvik 581 1,50 31,50 Rättvik 429 1,25 12,50 Säter 15 0,10 2,10 Idre 148 0,50 10,50 Mora 2321 5,00 105,00 Mora 660 1,50 15,00 Sälen 334 1,00 21,00 Sälen 297 1,00 10,00 Totalt: 27427 45,10 947,10 15,00 150,00 3.4.2 Uppmärkning av lokaler Den leverantör som får uppdraget skall senast en månad efter startdatum märka upp lokalerna med små lappar på varje enskild dörrpost som redovisar vilken veckodag städningen utförs i respektive rum/lokal. Tidigare lappar skall tas bort helt innan nya lappar sätts upp. Eventuella kostnader för detta skall ingå i lämnat anbud.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 17 (28) 3.4.3 Nollställning av golv Men nollställning av golv menas att all ytbehandling och smuts skall skuras bort från golvunderlaget innan nytt ytskikt appliceras. 3.4.4 Riskmateriel Gäller samtliga lokaler där anbudsgivaren kommer att utföra lokalvård. Material som innehåller riskmaterial och som skall kastas, läggs i gul plastpåse som försluts. Även gula burkar för kanyler och dylikt skall ta som hand enligt lokal anvisning. Städpersonal ansvarar för att gul påse och gula burkar tas om hand och ersätts av ny. 3.5 Förutsättningar 3.5.1 Tider Lokalvård skall utföras under dagtid kl. 07.00-17.00, eller enligt senare överenskommelse med Polismyndigheten. Matsal, lunchrum och pentry får ej städas mellan kl. 11.00 och kl. 13.00. Städning av arrestområde skall börja kl.09.00, städning av reception skall vara klart senast kl. 09.00. Tid för lokalvårdens genomförande i övrigt sker i överenskommelse med Polismyndigheten Dalarna. Kravet på tider innebär inte att lokalvårdare måste vara på plats under hela av den ovan angivna tiden. Det är upp till Anbudsgivaren att beräkna hur många timmar som krävs för genomförandet av uppdraget per dag, dock med beaktande av punkt 3.3.1. Uppdraget skall dock genomföras någon gång under den angivna tiden. Polismyndigheten Dalarna och Leverantören har möjlighet att träffa särskild överenskommelse om att utföra visst överenskommet åtagande på annan tid än ovan angiven. 3.5.2 Tillgänglighet till kontor Pga. av sekretessbelagd verksamhet kan vissa utrymmen/kontor under perioder vara stängda. Detta fritar inte anbudsgivaren för att fullgöra uppdraget i dessa utrymmen. Om så sker skall anbudsgivaren kontakta Beställaren för att komma överens om när städning av dessa lokaler kan ske. Den tid som frigörs pga. av detta skall användas till annan lokalvård som Beställaren anser nödvändig. 3.5.3 Nycklar/passerkort
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 18 (28) Leverantören kommer att tilldelas nycklar/passerkort av Polismyndigheten Dalarna. Nycklarna/Passerkortet kommer att vara kopplat till den tid som anges ovan, punkt 3.5.1. Nycklar/Passerkort skall återlämnas till Polismyndigheten Dalarna efter varje avslutat arbetspass. Leverantören innehar det fulla ansvaret för erhållet passerkort. Nycklar/Passerkort skall inte förvaras eller märkas på sådant sätt att obehörig kan klarlägga vem de tillhör. Som exempel får passerkort inte vara märkta i klartext eller åtföljas av kodförklaring. 3.5.4 Entrémattor Anbudsgivaren skall förse Polismyndigheten Dalarna med lämpligt antal entrémattor. Byte av dessa skall ske vid behov med hänsyn tagen till väderlek. Vid byte av mattor skall städning under mattorna ske. Anbudsgivaren får under visningen säkerställa antal platser där entrémattor är aktuellt. PMY anvisar vart dessa mattor skall utplaceras. Kostnaden för dessa entrémattor skall ingå i det offererade månadspriset. 3.5.5 Utrustning Anbudsgivaren skall hålla med den utrustning och de maskiner som krävs för uppdragets utförande. Anbudsgivaren skall även utföra underhåll, service och reparation av egen utrustning och maskiner. Anbudsgivaren skall ansvara för all installation av egen utrustning. 3.5.6 Felanmälan Anbudsgivaren skall vara beställaren behjälplig med att rapportera felaktigheter i beställarens lokaler såsom trasiga lampor och kontakter m.m. Rapportering skall i första hand ske till den av PMY angiven kontaktperson. 3.6 Personal och kompetenskrav 3.6.1 Allmänt Anbudsgivarens anställda, samt eventuell underleverantörs anställda, skall vara försedda med namnbrickor och identitetshandlingar så att personalen vid begäran kan styrka att de är representanter för Anbudsgivaren. Anbudsgivarens anställda, samt eventuell underleverantörs anställda, skall bära enhetlig klädsel, anpassad till kontorsmiljö d.v.s. företagskläder från Anbudsgivaren.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 19 (28) Samtlig personal som arbetar på objektet skall genomgå en introduktion på städobjektet. Introduktionen skall bland annat innefatta städmetoder, arbetets omfattning och organisering. Introduktionen skall utan extra kostnad och tillhandahållas av Anbudsgivaren. 3.6.2 Utbildning och kompetens Arbetet skall utföras av personal med relevant utbildning (SRY eller likvärdig) och kompetens, som med engagemang kan ta initiativ, arbeta självständigt och flexibelt samt har service- och ansvarskänsla för Polismyndigheten Dalarnas lokaler och arbetsmiljö. Anbudsgivaren skall ha personal inom organisationen som genomgått utbildning avseende skötsel av golv. Anbudsgivarens personal som kommer att utföra arbetet skall inneha för uppdraget relevant yrkesutbildning. Anbudsgivaren skall i anbudet ange hur de säkerställer att detta krav uppfylls. Svar eller hänvisning i anbudet: 3.6.3 Språkkrav Samtliga för uppdraget aktuella personer skall tala och förstå svenska i sådan omfattning att personen enkelt kan tillgodogöra sig den information anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivning mm som ingår som en del i lokalvårdsarbetet. Kravet syftar också till att göra det möjligt för berörda personer att ta del i den arbetsplatsgemenskap som råder. Anbudsgivaren skall i anbudet ange hur detta krav uppfylls. Svar eller hänvisning i anbudet: 3.6.4 Ansvarig arbetsledare/kontaktperson Anbudsgivaren skall i anbudet offerera en (1) person som kommer att vara ansvarig arbetsledare för genomförande av uppdraget, detta per offererat anbudsområde. Arbetsledaren skall minst ha tre (3) års erfarenhet av lokalvård i arbetsledande ställning. Arbetsledaren ansvarar för att uppdraget utförs tillfredställande och enligt de krav som ställts i denna upphandling. Arbetsledaren ansvarar för att personal finns tillgänglig samt att snabbt fylla vakanser med personal som uppfyller ställda krav. Arbetsledaren ansvarar för att vikarie sätts in från första dag vid frånvaro av ordinarie personal.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 20 (28) Ansvarig arbetsledare skall under uppdragstiden vara tillgänglig via telefon/mejl, vardagar 08.00-16.00. Det är till ansvarig arbetsledare som Polismyndigheten Dalarna vänder sig med synpunkter och eventuella klagomål avseende tjänstens utförande, i de fall Polismyndigheten Dalarna inte vill vända sig direkt till städpersonalen. Till anbudet skall bifogas föreslagen arbetsledares CV, av vilken det skall framgå att denne har minst tre (3) års erfarenhet av lokalvård i kontorsmiljö i arbetsledande ställning och relevant utbildning för uppdraget. Svar eller hänvisning i anbudet: 3.6.5 Utbyte av arbetsledare/lokalvårdare Vid byte av arbetsledare skall Anbudsgivaren i god tid innan bytet meddela detta till Polismyndigheten Dalarna och då föreslå en ny arbetsledare med motsvarande kvalifikationer. Om Polismyndigheten Dalarna finner erbjuden arbetsledare/lokalvårdare olämplig och detta inte är obefogat skall Anbudsgivaren skyndsamt erbjuda en annan arbetsledare med motsvarande kompetens. Förändring av personal berättigar inte till ersättning för eventuella merkostnader. 3.6.6 Ersättare/Vikarie Anbudsgivaren skall garantera att personal finns tillgänglig. Förlust/frånvaro av enskild person får inte medföra att Anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas, därför skall flera personer med likartad kompetens och erfarenhet som efterfrågas ovan kunna tillhandahållas under avtalstiden. Vikarie skall tillhandahållas senast fyra timmar vid frånvaro av ordinarie personal. 3.6.7 Tystnadsplikt Uppdraget innebär att Anbudsgivarens personal kan komma i kontakt med sekretessbelagd eller på annat sätt känslig information. Anbudsgivaren skall svara för att dess personal informeras härom och iakttar tystnadsplikt. Vidare skall Anbudsgivaren svara för att personalen undertecknar en förbindelse om tystnadsplikt med Polismyndigheten Dalarna innan uppdragsstart. 3.7 Uppdragets genomförande
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 21 (28) 3.7.1 Projektplan En projektplan för uppdraget skall i form av ett separat dokument bifogas anbudet. Projektplanen skall innehålla följande: Tidplan för uppstarts perioden med olika utsatta moment hur uppdragsstarten kommer att se ut från det att avtal har undertecknats. Exempelvis, när påbörjas introduktion av det nya uppdraget för Anbudsgivarens personal etc. Platsorganisation - Beskrivning av den organisation som kommer att arbeta hos Polismyndigheten Dalarna - Hur många personer som kommer att genomföra den dagliga lokalvården, beräknat antal timmar per dag etc. Svar eller hänvisning i anbudet: 3.7.2 Kvalitetsplan Anbudsgivaren skall upprätta en preliminär kvalitetsplan inom tre (3) månader för detta uppdrag. Kvalitetsplanen skall minst innehålla en beskrivning av målsättningar, åtgärder/aktiviteter som leverantören kommer utföra inplanerat i tidplan, vem som är ansvarig för de olika aktiviteterna hos leverantören, hur uppföljning kommer att ske samt förväntat resultat för varje enskild aktivitet. 3.7.3 Miljöplan Anbudsgivaren skall upprätta en preliminär miljöplan inom tre (3) månader för detta uppdrag. Miljöplanen skall minst innehålla en beskrivning av målsättningar, åtgärder/aktiviteter som leverantören kommer utföra inplanerat i tidplan, vem som är ansvarig för de olika aktiviteterna hos leverantören, hur uppföljning kommer att ske samt förväntat resultat för varje enskild aktivitet. 3.7.4 Miljöanpassade produkter De produkter som Anbudsgivaren använder vid utförandet av uppdraget skall i den mån det är möjligt vara miljöanpassade; Svanen, Bra miljöval eller liknande. Även kemikalier som används skall i den mån det är möjligt vara miljövänliga. För att minimera problem för personer med allergiska besvär skall om möjligt parfymfria produkter användas. För det fall Anbudsgivaren avser att använda städprodukter och kemikalier som inte är miljömärkta eller parfymfria skall dessa produkter anges i anbudet. Anbudsgivaren skall även motivera varför dessa produkter kommer att användas.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 22 (28) Svar eller hänvisning i anbudet: 3.7.5 Förbrukningsmaterial Anbudsgivaren skall ansvara för inköp och påfyllnad av förbrukningsmaterial, såsom avfallspåsar, diskmedel, disktrasor, diskborstar och hushållspapper m.m. samt erforderligt förbrukningsmaterial för lokalvårdens utförande. Anbudsgivaren skall vid inköp av förbrukningsmaterial använda sig av det statliga ramavtalet för hygien- och städprodukter. Detta görs via fullmakt från Polismyndigheten Dalarna. För mer information om det statliga ramavtalet, se www.avropa.se. Fakturan skall tillsändas Anbudsgivaren och skall redovisas till Polismyndigheten Dalarna med tillhörande följdsedel. Samtliga leveranser skall ske när Anbudsgivarens personal är på plats i Polismyndigheten Dalarnas lokaler. Anbudsgivaren skall svara för att samtliga beställda leveranser tas emot och packas upp i de av Polismyndigheten Dalarna anvisade förråd. Samtliga produkter som Anbudsgivaren införskaffar med anledning av detta avtal skall förvaras i Polismyndigheten Dalarnas lokaler. Vid uppdragsstart tar Polismyndigheten Dalarna i samråd med Anbudsgivaren fram en lista på önskvärda förbrukningsartiklar från det statliga ramavtalet som finns för dessa produkter. Det åligger Anbudsgivaren att förvissa sig om vilka typer av behållare som finns i lokalerna. 3.7.6 Blyhantering vid skjutbana Anbudsgivaren skall ombesörja städning bifogad arbetsbeskrivning. Anbudsgivaren skall genom egen eller underleverantörs försorg säkerställa att ett auktoriserat företag tar hand om blyhanteringen vid skjutbanan. Detta innebär även att. ta hand om och transportera iväg kulrester vid kulfånget. Anbudsgivaren skall garantera säkra rutiner för denna hantering. 3.8 Kvalitetsuppföljning Kvalitetsuppföljning skall utföras mellan Anbudsgivarens arbetsledning och städpersonalen en (1) gång i månaden. Vid problem eller oenighet om resultatet skall mätningen ske oftare och alltid oanmäld. Beställarens representant eller av beställaren anlitad expertis skall alltid ha rätt att delta i mätningarna alternativt kunna utföra/begära separata mätningar. Kvalitetsuppföljning ska utföras på bifogade blanketter Bilaga 3. På blanketterna finns, förutom utrymme för bedömning, plats för vem som utfört mätningen och vilket städområde det avser. Plats finns också för behov av åtgärder mot avvikelser, när de skall vara åtgärdade, ansvarig för åtgärd och godkännande när det är klart. Polismyndigheten Dalarna skall särskilt ange vilka ytor som skall ingå i kvalitetsuppföljningen. Inom den angivna ytan bedöms de moment som finns angivna på blanketten. För varje moment bedöms om städresultatet är godkänt eller underkänt. Godkänt markeras med 1 (etta) i avsedd ruta och underkänt med o (nolla). Efter det att mätningen är utförd ska den dokumenteras på excel filer
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 23 (28) som Anbudsgivaren erhåller från Polismyndigheten Dalarna när avtalet är undertecknat. När excel filerna är ifyllda beräknas automatiskt en procentsats fram antal godkända moment i förhållande till antalet bedömda moment. Notera att de olika momenten såsom golv, inredning/väggar, möbler och tömning/påfyllning är inbördes viktade. Kvalitetsnivån är acceptabel om de godkända bedömningarna utgör minst 90 % av det totala antalet bedömda kontrollpunkter under förutsättning att kvalitetsbristerna åtgärdas omgående. Mätningarna sker enligt stickprovsprincipen vilket innebär att det är Anbudsgivarens ansvar att löpande kontrollera resterande lokaler som inte har kontrollerats vid det aktuella tillfället. Vid skiljaktig mening avseende städresultatet har Polismyndigheten Dalarnas tolkning företräde. 3.8.1 Åtgärder vid bristfällig kvalitet Om Anbudsgivaren inte kan leverera avtalad städkvalitet har beställaren rätt att kräva kreditering på ordinarie fakturering minst motsvarande den kvalitetsbrist som uppstått under perioden. Kvalitetsbristen beräknas genom den procentsats blanketten automatiskt beräknar fram genom den bedömning av de brister som dokumenteras i samband med kvalitetsuppföljningarna och/eller andra brister som dokumenterats på annat sätt i den löpande dagliga städverksamheten. Om mätresultatet ger en kvalitetsnivå under 90 %, i rutan vägd summa på blanketten kvalitetsuppföljning, skall Anbudsgivaren omedelbart åtgärda kvalitetsbristerna och inom en (1) vecka utföra en ny kvalitetsuppföljning, på samma mätområde, för att styrka att kvalitetsnivån ligger över 90 %. Skulle kvalitetsnivån understiga 90 % vid mer än två (2) tillfällen under en sex (6) månadersperiod äger Polismyndigheten Dalarna rätt att kräva vite om 10 % av den totala månadskostnaden. Vid upprepade tillfällen ökas vitesbeloppet med 10 % per anmärkningstillfälle, maximalt 30 %. Anbudsgivaren skall även analysera orsaken och skyndsamt lägga fram en handlingsplan till beställaren med åtgärder för att fortsättningsvis uppfylla kvalitetskraven. Detta skall ske senast två (2) veckor efter det att mätresultatet blivit känt. 3.9 Möten 3.9.1 Driftmöte En (1) gång i månaden eller efter påkallat behov skall Polismyndigheten Dalarna och Leverantörens arbetsledning hålla ett protokollfört driftmöte med en strukturerad dagordning. Dagordningen ska bl.a. innehålla redovisning av kvalitetsuppföljning, frågor gällande kvalitetsutveckling, servicegrad och personalförändringar. Under etableringsperioden (max tre månader) skall uppföljning ske en (1) gång i månaden. 3.9.2 Informationsmöte
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 24 (28) PMY kommer att kalla till ett informationsmöte vid uppdragets start, där Anbudsgivarens arbetsledare och personal som är tänkt att arbeta på objektet skall medverka. Bland annat kommer en genomgång av instruktioner för lokalvård att diskuteras. Leverantören och PMY skall gemensamt vid uppdragsstart gå igenom de för uppdraget aktuella lokaler. Anbudsgivaren bör vid denna genomgång lämna förslag till sådana åtgärder som kan minska städbehovet eller effektivisera arbetet. 3.10 Pris Använd bifogad prisformulär för angivande av pris, Bilaga 2. Inga andra prisuppgifter eller andra uppgifter än de som är nämnda där är tillåtna. Priset skall vara baserat på kraven i förfrågningsunderlaget och arbetsbeskrivningen samt rumsspecifikation. Det är den totala kostnaden baserat på månadspriset och optioner för uppdraget som kommer att utvärderas. Månadspriset och optionspriserna skall offereras ex moms och inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader, inga övriga kostnader får tillkomma. 3.11 Optioner Polismyndigheten Dalarna har behov av extra lokalvårdstjänster utöver de som anges i det dagliga behovet. Följande tilläggstjänster (optioner) skall kunna avropas vid behov av Polismyndigheten Dalarna. I prisbilagan finns dessa upptagna som optioner. Anbudsgivaren skall fylla i samtliga priser i prisbilagan, Bilaga 2. 3.11.1 Extra lokalvårdsinsatser Beställning av enstaka timmar, efter exempelvis större sammankomster, flyttning av arbetsplatser etc. Beställd option skall kunna utföras inom en (1) arbetsdag från de att Leverantören mottagit beställningen, om annat inte överenskommits. Offererade priser skall användas vid avrop avseende lokalvård för Polismyndighetens lokaler i Vansbro och Leksand.
Förfrågningsunderlag Upphandlig av lokalvård 2010-12-07 Diarienr: PVS-918-4104/10 Handläggare: LK Version: 1,0 Sidan: 25 (28) 3.11.2 Storstädning Nedanstående storstädningsmoment skall kunna avropas på samtliga objekt: rengöra/avtorka/dammtorka ovansida på samtliga armaturer avtorka ventilations don/galler avtorka AV- utrustning, tv-apparater, OH projektor och liknande avtorka/dammsuga undertak där det finns rör mm avtorka samtliga dörrblad och dörrkarmar avtorka/dammtorka ovanpå höga skåp, avsatser och lister storstädning av duschar och toaletter vid styrke- och konditionsträningslokaler Städresultatet efter storstädningen skall vara att ytorna skall vara fritt från lös smuts, damm, fläckar och ytsmuts. Borttagning av fläckar och ytsmuts som inte går att ta bort utan att skada underlaget ingår inte i uppdraget. Anbudsgivaren skall hålla med maskiner, material, redskap och kemikalier för att kunna utföra storstädningen. Beställd option skall kunna utföras inom fjorton (14) kalenderdagar, om annat inte överenskommits. 3.11.3 Fönsterputs Anbudsgivaren skall pris lämnas för hela uppdraget avseende fönsterputs, inklusive rengöring av persienner, fönsterplattor, bågar och karmar två gånger om året, en gång två-sidigt och en gång fyrsidigt. Priset skall inkludera den utrustning och kemikalier som krävs för att genomföra uppdraget på respektive ort. 3.11.4 Golvvård Nedanstående moment skall kunna avropas på samtliga objekt: o o o o o o o maskinskura, vax- och polishbehandlingar av linoleum- och plastgolv maskinskura, inoljning och polering av trägolv tvätt av textila golv spraypolering av hårt belastade ytor och gångstråk maskinskura och skyddsbehandla stenytor och klinkergolv flyttning av möbler och återställning i samband med golvbehandlingar av lärosalar genomförs av Polismyndigheten.. Uppmärkning av lokaler där golvvård pågår skall vara uppmärkta. Vid golv- och polishbehandlingar och andra golvmaterial skall golv renskuras helt från all smuts innan nya ytlager appliceras.