KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott 2015-10-07 Kommunstyrelsens organisations och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 14 Tid och plats tisdagen den 13 oktober 2015 kl. i VKABs sammanträdesrum Per Schöldberg ordförande Mårten Västerdal nämndsekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C), Ordförande Tony Lundstedt (S), 1:e vice ordförande Lars Edqvist (MP), 2:e vice ordförande Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S) Ersättare Camilla Albinsson (KD) Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Ulf Hedin (M) Martin Edberg (S) Tjänstemän Kommunchefen 1 (2)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott 2015-10-07 Förteckning över kommunstyrelsens organisations och personalutskotts ärenden den 13 oktober 2015 1. Justering av protokoll 2. Information om Fairtrade city inför omdiplomering 2016 3. Information från ledamöter och ersättare i organisations- och personalutskottet 4. Information från kommunchefen 5. Information om ny föreskrift inom arbetsmiljöområdet 6. Information om arbetet med lönekartläggning, samverkan fack och preliminär tidplan för löneöversyn 2016. 7. Redovisning av statistik över sjukfrånvaro 8. Redovisning av aktuella upphandlingar 9. Upphandling av möbler 10. Upphandling av läromedel 11. Motion om att införa sex timmars arbetsdag på prov - Carin Högstedt (V) 12. Ny köksstruktur inom måltidsorganisationen 13. Modell för köp-/säljverksamhet inom kommunens måltidsorganisation 14. Övrigt 2 (2)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00008 2015-01-14 Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel. 0470-41380 Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se www.vaxjo.se
2,20 Sjukdagar/snittanställda 2,17 2,00 1,94 1,80 1,60 1,67 1,68 1,77 1,75 1,68 1,60 1,86 1,84 1,63 1,58 1,50 1,40 1,20 1,32 1,09 1,26 1,20 1,12 1,26 1,35 1,32 1,24 1,21 1,09 1,19 Kvinnor Män 1,00 0,80 0,77 0,60 0,40 1408 1409 1410 1411 1412 1501 1502 1503 1504 1505 1506 1507 1508
Sjukdagar/snittanställda 2,80 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 AoV Gym Klf KoF MoH Oms SoB Sbk Tek Utb Totalt LM 0,40 0,20 0,00 1408 1409 1410 1411 1412 1501 1502 1503 1504 1505 1506 1507 1508
2,7 Totalt antal sjukdagar/snittanställd 2,6 2,5 2,4 2,43 2,3 2,2 2,1 2 1,9 1,8 1,7 1,6 1,5 1,4 1,3 1,2 1,1 1 0,9 2,29 2,20 2,25 2,07 2,06 2,05 1,82 1,6 1,56 1,50 1,50 1,47 1,44 1,40 1,35 1,36 1,32 2,03 2,06 1,92 1,95 1,75 1,72 1,37 1,38 1,23 1,24 1,25 1,23 1,97 1,79 1,55 1,14 1,16 1,11 1,81 1,70 1,42 1,04 0,97 0,93 1,92 1,72 1,50 1,21 1,01 2,11 2,13 2,06 2,06 1,90 1,93 1,87 1,89 1,66 1,63 1,60 1,56 1,36 1,38 1,37 1,28 1,28 1,23 1,25 1,23 2006 2007 2010 2011 2014 2015 0,8 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
2015-10-01 Korttidssjukfrånvaro (antal personer) (> = 6 sjukfall / 12 mån) 201409-201508 Förvaltning 1308 % 1309 % 1312 % 1401 % 1403 % 1404 % 1405 % 1406 % 1407 % 1408 % 1409 % 1407 1408 1411 1412 1502 1503 1504 1505 1506 1507 1508 Arbete och välfärd 43 9,0% 41 8,6% 40 8,2% 39 8,0% 41 8,5% 34 6,9% 42 10,2% 41 8,2% 36 7,5% 34 6,8% 38 9,2% Gymnasie 13 2,9% 11 2,5% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Kommunledning 14 6,0% 14 6,1% 19 7,6% 36 6,6% 30 5,3% 27 4,8% 27 4,8% 28 4,9% 29 5,2% 29 5,2% 28 5,7% Kultur och fritid 8 7,0% 9 7,8% 9 8,1% 7 6,3% 8 7,0% 10 8,9% 10 8,9% 10 8,9% 10 8,9% 9 8,7% 8 7,7% Miljö och hälso 1 3,5% 1 3,5% 1 3,6% 1 3,6% 1 3,8% 1 3,8% 2 8,3% 2 8,3% 1 3,8% 1 3,8% 2 8,6% Omsorg 215 6,7% 224 6,9% 224 8,8% 215 8,7% 211 8,7% 222 9,0% 224 10,0% 224 10,0% 236 9,8% 230 8,1% 233 10,4% Skola och barnomsorg 151 6,0% 150 6,0% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Stadsbyggnad 1 2,2% 1 2,2% 1 2,5% 0 0,0% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 2 4,3% 2 4,3% Tekniska 10 3,6% 12 4,4% 9 3,5% 7 2,8% 8 3,2% 7 2,7% 9 3,8% 9 3,8% 9 3,8% 8 3,0% 8 3,0% Utbildningsförvaltningen 151 4,7% 132 4,4% 139 4,6% 149 4,9% 139 5,6% 143 4,7% 167 5,9% 170 6,0% 174 6,8% Totalsumma 456 463 454 437 439 6,30% 451 6,43% 454 7,53% 458 6,48% 489 7,30% 483 6,70% 493 8,07% Korttidsfrånvaron visar samtliga månadanställda i Växjö kommun.
2015-10-01 Långtidssjukfrånvaro (antal personer) 60 dagar eller mer År 2014-2015 Förvaltning Juli % Sep % Okt % Jan % Feb % Mars % April % Maj % Juni % Juli % Augusti % Arbete och välfärd 13 2,70% 11 2,30% 10 2,10% 11 2,30% 15 3,10% 18 3,67% 16 3,20% 17 3,40% 19 3,93% 17 3,41% 15 2,97% Gymnasie 11 2,50% 10 2,30% 11 2,40% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Kommunledning 4 1,70% 4 1,70% 6 2,50% 18 3,22% 21 3,74% 18 3,18% 20 3,51% 21 3,65% 25 4,49% 20 3,41% 19 3,34% Kultur och fritid 3 2,60% 3 2,60% 4 3,60% 5 4,50% 5 4,50% 3 2,68% 3 2,61% 4 3,40% 4 3,30% 2 1,61% 2 1,66% Miljö och hälso 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 1 3,84% 1 3,85% 1 3,85% 1 3,70% Omsorg 116 3,60% 130 5,10% 130 5,10% 138 5,67% 148 6,07% 141 5,73% 157 6,36% 148 6,00% 161 6,71% 140 4,92% 126 5,12% Skola och barnomsorg 60 2,40% 79 2,90% 88 3,30% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Stadsbyggnad 3 6,60% 2 4,60% 2 4,60% 1 2,50% 1 2,50% 1 2,50% 0 0,00% 0 0,00% 1 2,08% 0 0,00% 2 4,44% Tekniska 7 2,50% 9 3,30% 10 3,80% 6 2,37% 6 2,37% 6 2,37% 7 2,63% 9 3,38% 10 3,77% 9 3,40% 9 3,39% Utbildning 108 3,70% 117 3,85% 118 3,87% 131 4,27% 125 4,07% 135 4,82% 97 3,43% 89 2,90% Totalt 217 248 261 287 4,20% 313 4,49% 305 4,35% 329 4,66% 325 4,60% 356 5,31% 286 3,96% 283 4,01%
1408 1409 1410 1411 1412 1501 1502 1503 1504 1505 1506 1507 1508 AoV 1,06 1,39 1,36 1,29 1,26 1,37 1,93 2,14 1,60 1,35 1,12 1,10 1,01 Gym 0,68 0,99 1,19 1,22 Klf 0,61 0,95 1,02 0,92 1,38 1,11 1,77 1,58 1,39 1,62 1,34 1,10 1,31 KoF 1,17 1,66 1,57 0,93 1,24 1,57 1,19 1,86 1,02 1,45 0,86 0,57 0,52 MoH 0,61 0,81 0,52 0,09 0,59 0,52 0,73 0,53 1,88 2,50 1,75 1,67 1,69 Oms 1,73 1,99 1,94 1,97 2,03 1,95 2,15 2,57 2,24 2,15 2,00 1,95 2,01 SoB 0,89 1,30 1,44 1,62 Sbk 1,41 1,36 1,50 1,09 0,99 1,50 1,56 1,83 0,63 0,51 1,00 0,61 1,45 Tek 0,81 1,69 1,52 1,45 1,08 1,52 1,45 1,31 1,23 1,18 1,05 1,10 1,32 Utb 0,00 1,45 1,43 1,28 1,75 1,51 1,49 1,33 1,14 1,23 Totalt 1,21 1,56 1,60 1,66 1,63 1,60 1,82 2,05 1,75 1,72 1,55 1,42 1,50 LM 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1408 1409 1410 1411 1412 1501 1502 1503 1504 1505 1506 1507 1508 Kvinnor 1,32 1,67 1,68 1,77 1,75 1,68 1,94 2,17 1,86 1,84 1,63 1,50 1,58 Män 0,77 1,09 1,26 1,20 1,12 1,26 1,35 1,60 1,32 1,24 1,21 1,09 1,19 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 2006 2,29 2,20 2,43 2,03 2,06 1,97 1,81 1,92 2,11 2,13 2,06 2,06 2007 2,07 2,06 2,25 1,92 1,95 1,79 1,70 1,72 1,87 1,90 1,89 1,93 2010 1,35 1,36 1,44 1,23 1,25 1,14 0,97 1,01 1,23 1,25 1,23 1,28 2011 1,32 1,40 1,47 1,24 1,23 1,11 0,93 1,01 1,28 1,36 1,38 1,37 2014 1,56 1,50 1,50 1,37 1,38 1,16 1,04 1,21 1,56 1,60 1,66 1,63 2015 1,6 1,82 2,05 1,75 1,72 1,55 1,42 1,50
ÄRENDE Dnr KS 2015-00009 2015-01-14 Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel. 0470-41380 Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av aktuella upphandlingar Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. Kristoffer Bengtsson Förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se www.vaxjo.se
Upphandling KSOP Länet Bolag deltar Beställare/kund Planerad start upph. Plan.avtalstart Upphandlingsvärde Q1--Q4 år XXXX Q1 -- Q4 år XXXX HVB för ensamkommande barn A&V Q1 2015 Q4 2015 60 000 000 Utbildningstjänster, Gymnasiekurser i distansform x A&V Q1 2015 Q3 2015 15 000 000 Möbler Vuxnas lärande A&V Q3 2014 Q2 2015 2 000 000 Utbildningstjänster, Yrkesutbildning inom vård och omsorg A&V Q1 2015 Q3 2015 16 000 000 Gestaltningsuppdrag södra station KoF Q3 2015 Q2 2016 Lokalvård Kultur och Fritid KoF Q3 2015 Q3 2016 5 000 000 Städtjänster Växjö bibliotek och konsthall KoF Q4 2015 Q2 2016 20 000 000 Sommarsimskola (KoF) KoF Q2 2016 Q3 2016 Bemanningstjänster sjuksköterskor x Omsorgen Q1 2015 Q4 2015 3 700 000 Hjälpmedel, höftskyddsbyxor x Omsorgen Q1 2016 Q3 2016 500 000 Hjälpmedel, AD-madrasser x Omsorgen Q2 2016 Q1 2017 2 000 000 Hjälpmedel, vårdsängar x Omsorgen Q3 2016 Q2 2017 6 000 000 Hjälpmedeltransporter Omsorgen Q4 2015 Q3 2017 Inkontinenshjälpmedel, produkter x Omsorgen Q4 2015 Q3 2016 Inkontinenshjälpmedel, distribution Omsorgen Q2 2016 Q2 2017 40 000 000 Kultur i daglig verksamhet Omsorgen Q3 2015 Q1 2016 2 000 000 Larmtjänster omsorgen x Omsorgen Q2 2015 Q1 2016 10 000 000 Tre bostäder med särskild service Ingelstad Omsorgen Q3 2015 Q3 2016 65 000 000 Identitetshantering och FIM, konsulttjänster Omsorgen Q1 2017 Q3 2017 System kostnad per brukare Omsorgen Q2 2017 Q4 2017 Lokalvård utbildningsförvaltningen 2016 Utb Q2 2015 Q3 2016 100 000 000 Matransporter utb. förv. Utb Q3 2015 Q2 2016 6 000 000 Skolverksamhetssystem x Utb Q3 2015 Q4 2016 Avstängningsmtrl tunga skydd Tekniska Förorenad jord Tekniska Q3 2015 Liftar, bodar, små maskiner, tillf stängs. Tekniska Optimering trafiksignaler Tekniska Tekniska konsulter Tekniska Q3 2015 Q1 2016 Renovering VA-ledning Tekniska Q2 2015 Q4 2015 Väderskydd Tekniska Q4 2015 Q1 2016 Träavfall - Förbehandling Tekniska Q3 2015 Q4 2015 Behandling av grovt hushållsavfall Tekniska Q3 2015 Q1 2016 Vägsalt Tekniska Q3 2015 Brorenovering Tekniska Q3 2015 Lastbil - Skyltbil Tekniska Q2 2015 Q4 2015 Diverse Byggtjänster Tekniska Byggdelen Tekniska Q3 2015 Q4 2015 Tillverkad ogräsfri jord, växthusjord, barkmull Tekniska Liftar, bodar, små maskiner, tillf stängs. Tekniska 2016 Trafiksignalanläggningar Tekniska Q2 2015 Upphandling Länet Bolag deltar Beställare/kund Planerad start upph. Plan.avtalstart Upphandlingsvärde Q1--Q4 år XXXX Q1 -- Q4 år XXXX Styrd Borrning under väg Tekniska 2016
Sopmaskin Tekniska Q3 2015 IT system VA- Renhållning Tekniska Q3 2016 Q2 2017 Verksamhetssystem Tekniska Geosecma Tekniska Q4 2016 Q4 2017 Möbler Söraby Vidingehem Q2 2015 Q4 2015 1 800 000 Revisionstjänster VKAB VKAB Q3 2016 Q2 2017 1 000 000 Möbler Lillestadskolan Vöfab Q3 2015 Q4 2016 Möbler Bredvik Vöfab Q3 2015 Q3 2016 10 000 000 Avfall Vöfab Q1 2015 Q1 2016 2 600 000 Skadedjurssanering Vöfab Q3 2015 Q1 2016 Konferensutrustning inkl. digitala skärmar och interaktiva st. KLF-IT Q4 2015 Q4 2015 Konsulter projektledning KLF-IT Konsulter Sharepoint för intranät KLF-IT Q4 2015 Q1 2016 Licenspartner för programvaror o licenser x KLF-IT Q4 2015 Q1 2016 12 000 000 Mobiltelefoner, service och support. x x x KLF-IT Q3 2016 Q2 2017 Server och Backup x x KLF-IT Q4 2014 Q3 2015 6 000 000 Service och support smartphones och surfplattor x KLF-IT Q1 2016 Q3 2016 IT klienthårdvara och tjänster x x x KLF- IT Q4 2015 80 000 000 Växeltjänst för telefoni - KST x x x KLF-IT Q1 2016 Verksamhetsystem Kostenheten ev. KLF- måltidsenh Q4 2017 Q4 2018 Intranät ev. inklusive extern webbplats x x KLF kommunikation Q4 2015 Q4 2016 Infartsskärmar och informationssystem x KLF-kommunikation IT system E-arkiv x x KLF- Sydarkivera Upphandlingsverktyg x KLF upphandling Q2 2016 Q2 2017 Guldarmband hedersbelöning KLF Q2 2017 Q3 2017 Arbetskor x x Ramavtal Q1 2017 Q1 2018 Livsmedel, färskt bröd x x x Ramavtal Q1 2016 Q2 2017 Livsmedel, färsk frukt o grönt x x x Ramavtal Q1 2017 Q2 2018 Livsmedel, mejeriprodukter x x x Ramavtal Q1 2017 Q2 2018 Bilpool och hyrbilar x Ramavtal Q2 2016 Q4 2016 Byggmaterial-Gas x x Ramavtal Q4 2014 Q2 2015 1 800 000 Byggtjänst-Byggservice/snickeri x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Byggtjänster-Elarbeten x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Byggtjänster-Glasmästeri x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Byggtjänster-Golv x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Byggtjänster-Markis x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Byggtjänster-Rörarbeten x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Byggtjänst-Byggservice/snickeri x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Hissbesiktning x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Upphandling Länet Bolag deltar Beställare/kund Planerad start upph. Plan.avtalstart Upphandlingsvärde Q1--Q4 år XXXX Q1 -- Q4 år XXXX Hisservice x Ramavtal Q1 2015 Q3 2015 Datatillbehör x Ramavtal Q3 2015 Q1 2016 4 000 000 Drivmedel i bulk x x x Ramavtal Q2 2015 Q1 2016 40 000 000 Däck x x x Ramavtal Q4 2015 Q1 2017 15 000 000
Finansiella tjänster x x Ramavtal Q2 2016 Q2 2017 Flyttjänster x Ramavtal Q1 2016 Q3 2016 Fordon x Ramavtal Q1 2016 Q4 2016 Försäkringsförmedlare x x Ramavtal Q2 2016 Q1 2017 Hjärtstartare AED x Ramavtal Q1 2017 Q4 2017 Konferenstjänster x x Ramavtal Q3 2015 Q2 2016 20 000 000 Kopieringspapper x x x Ramavtal Q1 2015 Q4 2015 8 200 000 Leasing fordon x x Ramavtal Q1 2016 Q4 2016 3 000 000 Livsmedel, grossist x x Ramavtal Q1 2015 Q2 2016 160 000 000 Livsmedel, vilt kött x Ramavtal Q3 2015 Q2 2016 100 000 Skafferiavtal x x Ramavtal Q2 2016 Q1 2017 Medarbetarenkät x Ramavtal Q4 2015 Q1 2016 1 000 000 Möbler x x x Ramavtal Q1 2015 Q2 2016 50 000 000 Rekryteringskonsulter x x x Ramavtal Q4 2015 Q1 2016 1 000 000 Resebyråtjänster x Ramavtal Q3 2016 Q4 2017 35 000 000 Skyltar x x Ramavtal Q2 2015 Q4 2015 2 500 000 Transporter av mat x Ramavtal Q3 2015 Q1 2016 3 000 000 Tryckeritjänster x Ramavtal Q2 2016 Q2 2017 Tvätt och Textil service x x x Ramavtal Q3 2017 Q2 2018 1 300 000 Välfärdsteknologi x Ramavtal Q3 2015 Q3 2016 Strategisk varumärkesexpert x Ramavtal Q4 2015 Q4 2015 2 000 000 Växtskötsel x x x Ramavtal Q4 2015 Q3 2016 IT-system livsmedel x x Ramavtal Q3 2015 Q4 2015 460 000 Läromedel x x Ramavtal Q3 2015 Q1 2016 68 000 000 Arbetskläder för kök, lokalvård och omsorg x x Ramavtal Q1 2017 Q1 2018 3 200 000
ÄRENDE Dnr KS 2015-00027 2015-09-23 Christin Atterheim upphandlare Tel. 0470-796078 Kommunstyrelsen Upphandling av möbler Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av möbler 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av möbler och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Monica Skagne Kommunchef David Braic Upphandlingschef Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post christin.atterheim@vaxjo.se www.vaxjo.se 1 (1)
UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av möbler Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft 2016-04-01 och gälla till och med 2019-03-31. Avtalet kan komma att förlängas med ett år vid ett tillfälle med oförändrade villkor. Avtalet förlängs om inte skriftlig uppsägning inkommit senast 6 månader innan avtalets slutdatum. Avtalet kan dock som längst gälla till och med 2020-03-31. Anbudet bindande t o m: 2016-05-30 Upphandlingsvärde: Ca 28 000 000 kr Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalen med IKEA samt Kinnarps går ut 2015-08-30 Innehåll/omfattning: Syftet med upphandlingen är att teckna avtal avseende köparnas huvudsakliga behov av möbler Upphandlingen är uppdelad i följande delar: A. Kontor och konferens B. Skola C. Förskola D. Vård och omsorg E. Trädgårdsmöbler F. Hemmiljömöbler/lågprissortiment Bedömningsgrunder: 100 % Pris Delbara anbud: Tre leverantörer per del kommer antas. För avrop under 100 000 kr kommer en särskild fördelningsnyckel användas. För avrop över 100 000 kr kommer förnyad konkurrensutsättning användas.
Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: På vissa möbler har vi krävt bl.a. anpassade sitthöjder och bredder för att underlätta för personer med funktionshinder. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Upphandlingsmyndightetens riktlinjer. I denna upphandling använder vi Upphandlingsmyndightetens upphandlingskriterier för möbler. Vi begär även att leverantörer ska ange vilka offererade produkter som har någon typ av miljömärkning. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.
ÄRENDE Dnr KS 2015-00528 2015-09-23 Christin Atterheim upphandlare Tel. 0470-796078 Kommunstyrelsen Upphandling av läromedel Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av läromedel 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänns förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av läromedel och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Monica Skagne Kommunchef David Braic Upphandlingschef Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post christin.atterheim@vaxjo.se www.vaxjo.se 1 (1)
UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av läromedel Avtalstid: Avtalet kan förlängas med ett år vid ett tillfälle med oförändrade villkor. Avtalet förlängs om inte skriftlig uppsägning inkommit senast 6 månader innan avtalets slutdatum. Avtalet kan dock som längst gälla till och med 2020-02-28 Anbudet bindande t o m: 2016-04-01 Upphandlingsvärde: Ca 32 000 000 kronor Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalet med Läromedia upphör 2016-02-28 Innehåll/omfattning: Syftet med upphandlingen är att teckna avtal avseende verksamheternas behov av läromedel, så som läroböcker, AV-material, datorprogramvara, CD-rom, laborativt material, inlästa böcker, interaktiva läromedel, svenska som andraspråk, fortbildningsmaterial för lärare, andra läromedel för olika typer av funktionsnedsättningar, t.ex. punktskrift, samt övrigt pedagogiskt material. Bedömningsgrunder: Upphandlingen kommer tilldelas enligt kriterierna; Pris, 50 % Service och kvalitet, 50 % Kriteriet Service och kvalitet består av fyra delkriterier; Organisation/kompetens, samarbetspartners och sortimentsbredd, delvikt 30 % Specifika servicevillkor, delvikt 20 % Internethandel, delvikt 30 % Rutiner/kvalitetssäkring, delvikt 20 %
Delbara anbud: En leverantör kommer antas. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Upphandlingen kommer omfatta läromedel för olika funktionsnedsättningar, t.ex. punktskrift. Även interaktiva/digitala läromedel (licenser) efterfrågas. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.
ÄRENDE Dnr KS 2015-00677 2015-10-07 Kommunstyrelsen Motion om att införa sex timmars arbetsdag på prov- Carin Högstedt (V) Förslag till beslut Kommunfullmäktige besvarar motionen med att omsorgsnämnden följer försöken i Göteborgs kommun och rapporterar till kommunstyrelsen om möjligheten att genomföra liknande försök i Växjö. Bakgrund Carin Högstedt (V) har i en motion föreslagit att Växjö kommun ska införa sex timmars arbetsdag på prov i samarbete med forskare som följer och utvärderar försöket. Ärendet Med anledning av en skrivelse från Cheryl Jones Fur har kommunstyrelsen i 168/2015 hemställt att omsorgsnämnden ska följa Göteborg kommuns försök med att införa 6 timmars arbetsdag och återrapportera till kommunstyrelsen om fördelar och nackdelar med att genomföra ett liknande försök vid ett av Växjö kommuns omsorgsverksamheter. Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post marten.vasterdal@vaxjo.se www.vaxjo.se 1 (1)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00729 2015-10-07 Kommunstyrelsen Ny köksstruktur inom måltidsorganisationen Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet remitterar förslaget till köksstruktur till omsorgsnämnden och utbildningsnämnden till och med den 20 november. Bakgrund Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till köksstruktur för den nya måltidsorganisationen. Förslaget presenterades muntligt för organisations- och personalutskottet den 8 oktober och ska nu fastställas så att synpunkter från berörda nämnder kan inhämtas. Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post marten.vasterdal@vaxjo.se www.vaxjo.se 1 (1)
TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KS 2013:00467 Er ref. Måltidsverksamhetens köksstrutur 2015-10-12 Annica Thor måltidschef Tel. 0470-416 72 Anders Hägg utredare Tel 0470-414 16 Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott (KSOP) Måltidsorganisation med struktur för Växjö kommuns kök. Förslag till beslut Kommunstyrelsens organisations och personalutskott (KSOP) föreslås översända utredningen/rapporten om köksstruktur till omsorgsnämnden och utbildningsnämnden för yttrande. Förslag till remissfrågor Hur ser nämnden på föreslagen köksstruktur? Hur påverkar föreslagen köksstruktur Er verksamhet? Hur avser nämnden att tillsammans med måltidsenheten arbeta fram gemensamma utvecklingsplaner kopplade till måltidsprogrammet, köp/säljsystem och köksstrukturen? Bakgrund Kommunfullmäktige i Växjö kommun beslutade 2014-04-15 88 att från den 1 januari 2015 inrätta en kommungemensam måltidsorganisation under kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige beslutade att måltidsverksamheten ska arrangeras i ett köp/säljförfarande. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att genomföra organisationsförändringen samt att återkomma med nödvändiga mål och styrdokument, struktur och investeringsplan för måltidsverksamheten. Förändringsarbetet avseende organisationen pågår. Verksamhetsledningen är på plats och personalen har till största delen flyttats över till den nya gemensamma organisationen. Mål och inriktning (styrdokument) för all måltidsverksamhet i Växjö kommun har beslutats av kommunfullmäktige i juni 2015 i det måltidspolitiska programmet. Kommunstyrelsen har genomfört organisationsförändringen, ansvarar för måltidsverksamheten och ska återkomma till kommunfullmäktige med: Struktur för måltidsverksamheten UTVECKLINGSENHETEN Kommunledningsförvaltningen 1 (5) Postadress box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Tel. 0470-416 71 Mobil 0000-00 00 00 Fax 0000-000 00 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post annica.thor@vaxjo.se www.vaxjo.se
TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KS 2013:467 Er ref. Kommungemensam måltidsorganisation 2015-10-12 Investeringsplan för verksamheten arbetas fram Beskrivning En arbetsgrupp inom kommunledningsförvaltningen har arbetat fram förslag på struktur i köks- och måltidsorganisationen vilken tillgodoser de styrande inriktningarna, kvalitet och kostnadsreduktioner på 10 miljoner kr som kommunfullmäktiga lagt fast för 2016. Förslaget vilar övergripande på att följande krav och mål. Köken ska kunna leverera säkra måltider av god kvalitet Köken ska servera likvärdiga måltider som uppfyller lagkrav, och måltidsprogrammets inriktningar med - mat lagad i så stor utsträckning som möjligt från grunden - ekologiska råvaror/produkter - nära måltidsgästen - geografi och landsbygd - möjlighet till entreprenader Måltidsorganisationen ska vara effektiv; ha hög produktivitet och leverera måltider av hög kvalitet Arbetet i måltidsorganisationen och i köken ska ske i en god arbetsmiljö Hänsyn tas till kökens lokalmässiga förutsättningar, demografin och kommunala styrande dokument. Bestämningsfaktorer Följande avgörande faktorer bestämmer sammanvägt enligt utredningsgruppens förslag hur Växjö kommuns totala måltidsorganisation ska formas inom den styrning och ekonomiska ram komunfullmäktige satt upp: volymer, antal portioner och den prognosticerade demografiska utvecklingen kökens lokalmässiga förutsättningar effektiv produktion geografiska, områdesmässiga och logistiska överväganden Bestämningsfaktorerna utgör samtidigt tillsammans med övrig kommunal styrning en hållbarhetsprövning som garanterar långsiktighet. Alternativ I den konsultrapport DiningDevelopment AB lämnat till Växjö kommun finns två alternativ beskrivna, i relation till 2013 års uppgivna budget hos de då verksamhetsdrivande nämnderna. 2 (5)
TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KS 2013:467 Er ref. Kommungemensam måltidsorganisation 2015-10-12 Alternativ 1 - Reducerad bemanning och tydlig styrning av en gemensam måltidsorganisation. Omställning till flera mottagningskök och färre tillagningskök - 10 % motsvarande 10 mkr i reducering av personalkostnader, vilket motsvarar 25 helårsarbetare. Alternativ 2 - Ett större tillagningskök med utleveranser till ytterligare mottagningskök och färre tillagningskök. Sammanlagda långsiktiga kostnadsreduceringar på 26 mkr i personalkostnader, vilket motsvarar 65 helårsarbetare. Alternativ 3 - Utredningsgruppens förslag. Områdesstruktur och reducerad bemanning, styrning och rätt kompetens för uppgiften. Kommunledningsförvaltningens arbetsgrupp har gått igenom konsultförslagen och på grundval av överväganden enligt ovanstående bestämningsfaktorer kommit fram till ett kombinerat alternativ 3. Detta utgår från överförd budget från berörda nämnder, efter nämndernas egna besparingar och ska med en planerad omställningstid helt kunna genomföras. Tillkommande kök dimensioneras efter nyckeltal och kommunfullmäktiges beslutade strukturbeslut. Nettokostnadsreduceringar på 10 miljoner kr i personalkostnader kan genomföras i enlighet med en planerad omställningstid. Samtliga alternativ innebär att omställningsarbete på personalsidan ska påbörjas. Generell plan finns utarbetad av personalkontoret. Arbetsgruppens förslag beaktar landsbygdsporgrammet, näringslivsprogrammet, miljöprogrammet och personalpolicyn utöver det måltidspolitiska programmet. Arbetsgruppens förslag En områdesinriktad grundstruktur för staden och kommundelscentra/landsbygden etableras. Likvärdighet med gemensam styrning och uppföljning sker. Medarbetare och personal i övrigt med nödvändig kompetens för uppgiften. Struktur som föreslås enligt arbetsgruppens förslag 3 är: Kök med under 60 lunchportioner* per dag bör vara serveringskök Kök med över 60 och upp till 120 lunchportioner bör vara mottagningskök Kök med över 120 lunchportioner bör vara tillagningskök Några kök med över 500 lunchportioner ska ha inbyggd buffertkapacitet för evakuering, tillfälliga lösningar och utleveranser 3 (5)
TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KS 2013:467 Er ref. Kommungemensam måltidsorganisation 2015-10-12 *Avser antalet barn/elever; Inom omsorgen följer strukturen investeringar gjorda i kök med anknytning till Älgvägen. Inom omsorgen i övrigt beräknas antalet dagsportioner som summan av antalet tillagade måltider; middag med dessert och kvällsmat. Middag och kvällsmat räknas som två portioner. Alla nya/tillkommande enheter bör komma upp i minst 120 lunchportioner och helst över 300 för att kunna etableras som effektiva tillagningskök. Kungsmadskolans kök med restaurang/serveringsutrymmen byggs som ett stort utbildningsintegrerat tillagningskök med flertalet anslutna mindre enheter. (mottagningskök och serveringskök). Initieras av utbildningsnämnden och lokalförsörjningsenheten/planeringskontoret. De dyraste köken att driva är små tillagningskök, därefter små mottagningskök. Effektivast för små enheter är serveringskök där tillagningskök levererar komplett måltid och ingredienser för frukost och mellanmål. De avgörande faktorerna är volym, kökens status, geografi och mottagningskökets servicetid. Arbetsgruppen föreslår att utbildnämnden övertar ansvaret för frukost, servering av lunch, mellanmål och diskning i serveringsköken. Detta bedöms som effektivast i ett koncernperspektiv, där utbildningsförvaltningen också ha större kombinationsmöjligheter med andra arbetsuppgifter. I gengäld sänks priset på måltiden. Sammantaget ska nettokostnadsreduceringar på 10 miljoner kr kunna verkställas inom en tidperiod av 1till 2 år genom personalreduceringar, koncentration till områdesnivån och fortsatt organisationsutveckling. Full effekt nås tidigast under 2017. Detta med hänsyn till personalomställningar och lokalmässiga förutsättningar/byggnationer. Konsekvensinventering har startats och redan initialt kan konstateras: - Övertaligheter uppstår vid organisationsförändringen - Flera deltidstjänster då arbetsinsatsen koncentreras till mitt på dagen på dagen - Halvfabrikat i form av färdiga färsrätter, gratänger, djupfrysta grönsaker och färdigpanerad fisk kommer att ingå i matlagningen - Risk för något ökat matsvinn om personalen inte kan ta hand om överbliven mat från tillagningsköket - Måltids- och visst köksarbete får utföras av annan än måltidspersonal - Kompetensbehov i hela matkedjan från tillagning till servering särskilt av specialkoster. - Antal transporter ökar något 4 (5)
TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KS 2013:467 Er ref. Kommungemensam måltidsorganisation 2015-10-12 Remissförfarande Då rekommendationerna innehåller områden som berör omsorgsnämndens och utbildningsnämndens verksamhet bör förslaget remitterats till dessa nämnder för synpunkter på föreslagen struktur. (se remissfrågorna) Arbetsmiljökonsekvensanalys - riskinventering Måltidschefen startar tillsammans med arbetstagarorganisationerna (skyddsombuden) omedelbart risk- och arbetsmiljökonsekvensarbetet parallellt med remissförfarandet. Växjö 2015-10-07 Monica Skagne kommunchef 5 (5)
Dnr KS 201300467 2015-09-18 Struktur för måltidsorganisationens kök Arbetsunderlag för beslut om en övergripande ordning för måltidsorganisationens kök. Uppdrag från kommunfullmäktige maj 2014, i samband med beslut om en kommungemensam måltidsorganisation VÄXJÖ KOMMUN Kommunledningsförvaltningen October 7, 2015 Annica Thor (måltidschef), Anders Hägg (utredare),
Innehåll Sammanfattning av utgångspunkter... 3 Inledning - definitioner av begrepp... 4 Underlag för alternativen... 6 DiningDevelopment AB alternativ 1 - effektivitetsbrytpunkter... 7 DiningDevelopment AB alternativ 2 nytt större tillagningskök... 7 Alternativ 3 områdesansvariga tillagningskök, mottagningskök och serveringskök i en rekommenderad struktur.... 8 Oberoende av alternativ... 9 Bakgrund och uppdraget... 9 Förutsättningar - struktur utifrån vilken eller vilka premisser... 10 Utvecklingsplan i flera steg... 10 Kvalitetsnyckeltal för särskilt boende.... 11 Mål, syfte och metod... 12 Kartläggning nuvarande situation... 12 Kostnader för måltiden i grundskola och gymnasium... 14 Kostnadsandelar i måltidsverksamheten... 14 Kompetensinventering 2013... 16 Måltidsprogram för Växjö kommun... 17 Hur ser ett effektivt kök ut?... 17 Produktionskostnad ny-om och tillbyggnad... 18 När kan effektiv produktion/service ges... 18 Statuskartläggning av kök i Växjö kommun... 19 Demografisk utveckling... 20 Omställning av kök... 22 Överväganden... 23 Förutsättningar och konsekvenser... 25 Sammantagen bedömning... 26 Förslag... 28
Sammanfattning av utgångspunkter Växjö kommuns köksorganisation omfattar 115 kök av mycket varierande karaktärer (storlek, yta, portionsantal, antal servicedagar/år, antalet medarbetare/kök, byggnadsstatus, maskinell utrustning och geografiskt läge). Övrigripande ska följande krav och mål uppfyllas Köken ska kunna leverera säkra måltider av god kvalitet Köken ska servera likvärdiga måltider som uppfyller lagkrav, och måltidsprogrammets inriktningar om mat lagad från grunden o ekologiska produkter o närhet o geografi och landsbygd o möjlighet till entreprenader Måltidsorganisationen ska vara effektiv Arbetet i målidsorganisationen och i köken ska ske i en god arbetsmiljö Hänsyn tas till kökens lokalmässiga förutsättningar, demografin och kommunala styrande dokument. För att kunna styra/leda en organisation med 115 arbetsställen och med 300 anställda i tillagningskök, mottagningskök och serveringskök krävs väl avvägda riktlinjer för hur organisationen ska inrättas och utvecklas. Inriktningarna ska vara vägledande för nya enheter och i omställningsarbetet av redan befintliga enheter. De utgör också grunden för hur måltidsorganisationen tar sig an av kommunfullmäktige beslutat måltidsprogram och givna kostnadsreduceringar. Styrande inriktningar ges exempelvis i kommunens budget, målidsprogrammet och miljöprogrammet. Följande avgörande faktorer bestämmer sammanvägt hur Växjö kommuns totala måltidsorganisation ska formas mot målen om säker mat lagad från grunden i så stor utsträckning som möjligt volymer, antal portioner och den demografiska utvecklingen lokalmässigt förutsättningar effektiv produktion geografiska, områdesmässiga och logistiska överväganden Till målet med tillagning från grunden och så nära måltidsgästen som möjligt behövs en färdväg som utgår från reala förhållanden och beslutade förutsättningar. Följande inriktningsvärden där särskilda överväganden kan innebära mindre avvikelse är starka och styrande rekommendationer. Anpassning till rekommendationerna ska ske i planerad form och 3 (33)
implementeras då de påkallas av ekonomiska eller andra skäl. Kommunen behåller därmed en ordning med tillagnings mottagnings och serveringskök. De påverkansbara ekonomiska faktorerna är kostnader för livsmedel, personal, transporter och lokaler. Gjorda investeringar ska i möjligaste mån tas till vara. Inledning - definitioner av begrepp Tillagningskök - Måltider tillagas från grunden med så stor andel råvaror som möjligt. Tillagningskök levererar huvudkomponent eller hel måltid till mottagningskök och komplett måltid till serveringskök. Mottagningskök - Måltidens huvudkomponent med vissa tillbehör tas emot, varm eller kyld, från bestämt tillagningskök. Potatis, pasta, ris och andra kompletteringskomponenter tillagas i köket, sallader bereds. Serveringskök/enhetsservering tar emot varm eller kyld komplett måltid. Enheten serverar frukost och mellanmål av livsmedel som levererats tillsammans med föregående/aktuell lunchleverans. Mat lagad från grunden SLV:s pyramid Livsmedelsverket har tagit fram ett förslag till tolkning av vad begreppet mat lagad från grunden innebär för storkök. Modellen är tänkt att fungera som stöd i de diskussioner som pågår i flera kommuner och landsting 1. 1 Svenska Livsmedelsverket http://www.livsmedelsverket.se/matvanor-halsa--miljo/maltideri-vard-skola-och-omsorg/om-offentliga-maltider/modell---mat-lagad-fran-grunden/ 4 (33)
Syftet med tolkningen är att skapa en gemensam referensram som kommuner och landsting kan använda sig av, exempelvis när de tar fram styrdokument för måltiderna i vården, skolan och omsorgen. Förutsättningarna för att laga mat från grunden varierar mellan olika kök. Det finns stora skillnader exempelvis gällande kökslokalernas standard och vilken utrustning som finns att tillgå. Detsamma gäller personalbemanning och kökspersonalens kompetens. Förhoppningen är att tolkningen ska göra det lättare att bestämma en ambitionsnivå kring mat lagad från grunden naturligtvis utifrån sina egna förutsättningar. Livsmedelsverkets definitioner av begreppet: Med mat lagad från grunden menas mat som är lagad från råvaror. Med råvaror menar livsmedelsverket livsmedel som inte har värmts upp eller tillagats i förväg. Till råvara räknas även livsmedel som har genomgått olika konserveringsmetoder och/eller mekanisk bearbetning i syfte att förlänga hållbarheten eller för att förbereda råvaran för användning i köken. Exempel på sådana råvaror är skalad potatis, hackad lök, strimlat kött, torkad pasta, frusna bär, inlagd gurka samt konserverade eller mjölksyrade grönsaker. Följande begrepp kan också behöva definieras: Helfabrikat: Processad produkt färdig för konsumtion. Ex: Sylt, korv, filmjölk, ketchup, glass. I princip kan man säga att om det inte finns i naturen/hos bonden och du kan äta det utan att tillaga det, då är det helfabrikat. Halvfabrikat: Processad produkt som behöver ytterligare tillagning/preparering innan konsumtion. Ex: pasta, mjöl, ris, kaffe. Finns det inte i naturen/hos bonden och du måste preparera det på något vis för att konsumera det, då är det halvfabrikat. Råvara: Ej processad produkt. Ex: ägg, rent kött, frukt och grönsaker. För att enligt DD:s bedömning nå optimal lönsamhet vid framtida kvalitativ och professionell måltidsproduktion i stor skala, så omfattas viss användning av både halv- och helfabrikat. Dock ska tydliga kriterier vid upphandling avtal med leverantörer, tydligt angivna kvalitetsnivåer på de råvaror och produkter som används i köken. 5 (33)
Underlag för alternativen Måltidens kvalitet ska vara så hög som möjligt. Inriktningarna ges av det måltidspolitiska programmet där likvärdighet och kvalitetskrav poängteras. Alternativen presenteras för att nå de ekonomiska ramarna med besparingar på 5 10 och 5 miljoner innevarande och de kommande två åren 2016 och 2017. De första fem miljonerna genomförs med en samlad kommungemensam måltidsorganisation. I samtliga tre alternativ ingår att måltidsorganisationen åtminstone till viss del ska kunna leverera fler måltider utan automatiskt ökad personalinsats. Detta kan ske i olika grad beroende på kökets förutsättningar. Måltidsprogrammets inriktningar är styrande. Att ha mederbetare med rätt kompetens är en förutsättning för att lyckas med kvalitet och produktivitetsmålen. Alla tre alternativ innebär övertaligheter och ett samlat arbete med detta behöver omedelbart inledas tillsammans med arbetstagarorganisationerna. Genomförande av omställningsarbetet vid övertaligheter tar vanligtvis 1-2 år. Alternativ 1 konsultutredningens 2 förslag alt 1 - Effektiv organisation med hänsyn till brytpunkter med kostnadsreduceringar för personal och livsmedel. Omställning av ett antal kök från tillagning till mottagning. Alternativ 2 konsultutredningens förslag alt 2 - Ett nytt större tillagningskök med leveransmöjligheter byggs. Flera kök ställs om till mottagningskök. Alternativ 3 3 serviceområden i form av tillagningskök, mottagningskök och serveringskök etableras över hela kommunen enligt en given struktur, Rätt antal anställda enligt vedertagna nyckeltal i varje kök. Anställda med rätt kompetens - rätt person på rätt plats. Oavsett alternativ kan konkurrens och entreprenadsättning ske. Entreprenörer välkomnas att utmana större eller mindre verksamhetsområden. Tidigare upphandlingsförsök har inte gett tillräcklig marknadsrespons. Det är snarare så att ett antal privata förskolor/utbildningar vill köpa måltider av kommunen. I tiden mellan DiningDevelopment AB:s utredning baserade på 2013 års siffror och tills måltidsorganisationens budget överfördes till kommunstyrelsen har besparingar genomförts i de avlämnande 2 DiningDevelopment AB, Inger Stiltjestrand Svensson slutrapport 2013 3 Utredningsgruppens förslag 6 (33)
förvaltningarna. Ingångsvärdet 2015 är således förändrat i förhållande till grundförutsättningarna 2012. DiningDevelopment AB alternativ 1 - effektivitetsbrytpunkter Färre tillagningskök och fler mottagningskök Inget kök avvecklas men flera får ändrad inriktning så att det blir färre tillagningskök och fler mottagningskök. De kök med minst antal lunchportioner blir serveringskök. Antalet årsarbetare per kök har beräknats efter produktionssätt, volymer och effektiv matlagning/servering och därför givna nyckeltal. Personalkostnaderna totalt jämfört med 2013 års kostnader kan sänkas med 10 % Med en sammalagd personalkostnad 2013 på 97 mkr skall en besparing kunna genomföras på nästan 10 mkr. Som en möjlighet kan inom detta alternativ måltidsorganisationen leverera endast måltid och mottagande enhet genom ett lägre pris kunna använda frigjord resurs till kringservice. Flera planerade mottagningskök har efter utredningens genomförande blivit tillagningskök och relativt små enheter utrustats med mottganingskök (gäller både alt 1 och 2 i DD:s förslag). DiningDevelopment AB alternativ 2 nytt större tillagningskök Ett större tillagningskök med enkelt eller dubbelt produktionssätt. Kungsmadskolans kök kan med ändamålsenliga lokaler för den egna enheten och utleveranser både laga fler portioner och hålla nere personalkostnaderna. Flera mottagande enheter kan anslutas i staden, tillsammans med den överkapacitet som i övrigt finns vid ett antal tillagningskök. Samordning med behov inom gymnasie-/restaurangutbildningarna och gymnasiesärskolans behov ska ske. Tillämpas en multifunktionell och flexibel modell ska yrkesprogram på Kungsmadskolan och Restaurangskolan kunna anslutas liksom berörda linjer inom gymnasiesärskolan. Med tillämpning av detta alternativ kan måltidsorganisationen effektiviseras sammanlagt med 26 mkr i förhållande till 2013 års budget. Alternativet tar lång tid att genomföra, uppskattningsvis 2-5 år totalt. Flera nya beslut behöver fattas bland annat de som berör Kungsmadskolan. 7 (33)
Alternativ 3 områdesansvariga tillagningskök, mottagningskök och serveringskök i en rekommenderad struktur. Utredningsgruppen föreslår en given struktur för måltidsorganisationen, sänkta kostnader för måltiden - köken bemannas rätt antal årsarbetare enligt givna nyckeltal Detta alternativ bygger på flera av de komponenter som ligger i konsultrapporten - omsatta till en struktur för hela måltidsorganisationen. Styrande är de viktigaste kriterierna volymer/demografi, kökens lokalmässiga förutsättningar och geografi Plan för genomförande motsvarande 10 mkr eller 25 färre årsarbetare omsätts i förändringar inom samtliga kök och områden. En struktur med uttalade områdesansvariga tillagningskök och därtill knutna serviceområden vari kan rymmas både tillagnings mottagnings och serveringskök skapas med förutsättningar att flexibelt maximera insatta resurser. Riktvärden och struktur som föreslås för köken i Växjö kommun: Kök med 60 lunchportioner 4 eller därunder per dag bör vara serveringskök Kök med över 60 upp till 120 lunchportioner bör vara mottagningskök Kök med över 120 lunchportioner bör vara tillagningskök Några kök med över 500 lunchportioner ska ha inbyggd överkapacitet för evakuering och utleveranser Alla nya enheter bör komma upp i minst 120 lunchportioner och helst över 300 för att kunna etableras som tillagningskök. De dyraste köken att driva är små tillagningskök, därefter små mottagningskök. Effektivast för små enheter är serveringskök. Den avgörande faktorn är bemanningen och kökets servicegrad- tid. Sammantaget ska nettokostnadsreduceringar på 10 mkr kunna verkställas inom en tidperiod av 2 till 3 år genom personalreduceringar, samordning på områdesnivån och fortsatt organisationsutveckling. 4 *Avser antalet barn/elever; Inom omsorgen följer strukturen investeringar gjorda i kök med anknytning till Älgvägen. Inom omsorgen i övrigt beräknas antalet dagsportioner som summan av antalet tillagade måltider; middag med dessert och kvällsmat, så att middag och kvällsmat är två dagsportioner. 8 (33)
Oberoende av alternativ Konsekvent genomförs jämförelser/nyckeltal utifrån vägledande beräkningsunderlag/nyckeltal för personal. Utmanarrätt och eventuell entreprenadsättning kan aktiveras. Identifiera och använd de mest effektiva köken som modell för hur kvalitet och ekonomi kan förenas. Här finns flera utmärkta exempel i måltidsorganisationen. Med hänsyn till några av de enskilda kökens förutsättningar modereras den föreslagna strukturmodellen, där effektiviteten ändå sätts i styrande position. Projektorganisation för införandet och stabilisering av fullmäktigeuppdragen skapas. Projektledare för förändringarna rekryteras. Förändringsarbetet leds av måltidschefen. Vissa enheter skulle om markandsintresse finns kunna entreprenadsättas; exempelvis Gustavslund som redan är en intraprenad, Älgvägens kök med tillhörande serveringskök/mottagningskök kan bli en driftentreprenad, men Älgvägen bör först komma i god produktions och kvalitetsordning. Någon, några eller alla gymnasieskolorna är en annan välavgränsad verksamhet som i senare skede kan konkurrensutsättas. Vid konkurrensutsättning krävs nya beslut. Initialt behöver dock hela måltidsorganisationen komma igång och verksamheten konsolideras. Detta brukar vara en förutsättning för att nå goda resultat generellt sett och vid eventuell konkurrensutsättning. Två prioriterade objekt/enheter behöver snarast komma till beslut: 1) Kungsmadskolans kök och restaurang med de samordningsmöjligheter som ligger inom Kungsmadskolans olika program och möjligheter till utleveranser 2) Borgmästaren/Ulriksberg behöver planeras och tidssättas. Här finns behov och möjligheter som måste beaktas ur både verksamhetssynpunkt och för måltidsorganisationen. Bakgrund och uppdraget Kommunfullmäktige beslutade i maj 2014 5 att skapa en kommungemensam måltidsorganisation. Organisationsförändringen genomfördes den 1 januari 2015 då tre kostorganisationer blev en måltidsorganisation. Enligt 5 Dnr KS 2013:467 KF beslut 2014-04-15 88 9 (33)
kommunfullmäktigebeslutet ska kommunstyrelsen återkomma med följande fortsättningsuppdrag: 1) måltidspolitiskt program (beslutat i juni 2015) 2) struktur för hur den kommunala köksorganisationen kan formas 3) kort och långsiktig investeringsplan Dessutom ska kommuninternt system för köp/sälj införas. I budget 2015 och 2016 finns skrivningar om beslutade besparingar och om entreprenadsättning. Förutsättningar - struktur utifrån vilken eller vilka premisser Struktur är en förutbestämd ordning som skapar förutsättningar för planering och med hänsynstagande till en eller flera bestämningsfaktorer. Motsatsen är då man bestämmer sig från fall till fall. Struktur betecknar också den inre ordning som på ett konkret eller abstrakt sätt bygger upp en helhet utifrån sina delar. Inom samhällsvetenskap, framför allt sociologi och statsvetenskap, betecknar struktur en bestående ordning av större omfattning. Kommunfullmäktige har beslutat att kommunstyrelsen ska återkomma med förslag till struktur för köken. Vilka grunder för struktur skulle kunna vara styrande för kökens organisering? Faktorer som lagkrav, storlek (yta), utrustning, geografiskt läge, ekonomiska förutsättningar, effektiv organisering, personalpolitiska mål, underlag i antalet portioner, demografi -tillväxt/avfolkningsområden, möjligheter att motsvara kommunens målstyrning, miljöförhållanden och en sammanvägd hållbarhetsbedömning kan vara olika sätt att rikta in en struktur ifrån. Arbetsgruppen har valt att koncentrera föreslaget alternativ efter premisserna effektiv organisation ekonomiska ekologiska faktorer och den politiska programstyrningen. Det innebär ett antal alternativ och brytpunkter för effektivitet, demografisk utveckling, livsmedelssäkerhet och god arbetsmiljö. Grunder för formandet av förslag tre bygger på Volymer (effektivitetsbrytpunkter) och demografi Kökens status och förutsättningar Nyckeltal för effektiv matlagning Geografiska överväganden Utvecklingsplan i flera steg För att kunna genomföra uppdragen om köksorganisationens struktur behöver det inledande steget med den politiska styrningen genom ett måltidspolitiskt 10 (33)