Kostutredning uppdrag om tillagningskök

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Finanschef Magnus Åberg Dnr: KS/2015: Kommunstyrelsen Kostutredning uppdrag om tillagningskök Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen uppdrar åt kontoret för samhällsbyggnad att i samarbete med utbildningskontoret utreda ett tillagningskök i Väsbyskolan. Inriktningen är att det nya köket ska vara i drift under höstterminen 2017 eller senast till vårterminen Utredningen ska presenteras för kommunstyrelsen i februari Kommunstyrelsen ger kontoret för samhällsbyggnad och kommunledningskontoret i uppdrag att tillsammans med social- och omsorgskontoret utreda lokalisering av ett tillagningskök för äldreomsorgen. Utredningen ska presenteras för kommunstyrelsen under våren Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att beakta identifierat re- och nyinvesteringsbehov i de övriga kommunala köken i kommande arbete med flerårsplan Kommunstyrelsen godkänner att teknik- och fastighetsutskottet får använda kronor av budgeterade investeringsmedel under åren för att inleda och genomföra uppdragen om två tillagningskök enligt flerårsplan med budget Sammanfattning av ärendet I flerårsplan med budget har kommunstyrelsen uppdraget att göra en måltidsutredning som ska belysa organisatoriska och praktiska förutsättningar och behov för mer lokal tillagning. Kommunens intention är att i ett första steg identifiera två mottagningskök som lämpliga att konvertera till tillagningskök. I flerårsplan med budget finns investeringsmedel om kronor för detta ändamål. Kommunledningskontoret har utrett frågan under 2016 med 1

2 hjälp av externa konsulter från Storköksbyrån som har genomfört två utredningar (kostutredning och fördjupad kostutredning). Den första kostutredningen ( ) innehöll nuläge, lösningar för ökad andel tillagning, alternativa lösningar för måltidsorganisation, typer av kök och målgrupper, leverans- och serveringsalternativ, verktyg för kvalitetssäkring och ekonomiska konsekvenser. Utvärderingen i rapporten visade behov av en samordning av styrningen av måltidsfrågorna och ett antal enklare åtgärder för att höja kvaliteten. Den fördjupade kostutredningen ( ) omfattade en statusbedömning av kommunens samtliga kök inom förskola, skola och omsorg, kostnadsbeskrivning för nödvändiga investeringar för tillagningskök och underlag för ställningstagande för drift i egen eller extern regi. Utifrån statusbedömningen visar en kostnadsbeskrivning för de 16 kök (8 skolor och 8 förskolor) som identifierats med låg status ett investeringsbehov på totalt cirka mkr. Investeringsbehovet inkluderar konvertering av mottagningskök till tillagningskök i samtliga enheter. Oavsett typ av kök föreligger ett generellt investeringsbehov i dessa kök under kommande år som behöver hanteras. I övrigt bedöms 7 kök (6 förskolor och 1 äldreenhet) ha medelstatus och 11 kök (3 skolor, 5 förskolor och 3 äldreenheter) ha en hög status. Utredningen framför vidare ett förslag till åtgärdsplan för att långsiktigt höja kökens status/standard och ökad andel tillagad mat i anslutning till måltiden. Det handlar om att anställa en kostchef/controller eller motsvarande (process pågår), ta fram ett långsiktigt om- och tillbyggnadsprogram för kökslokalerna inklusive miljöfaktorer, fatta beslut i frågan om vissa mottagningskök ska byggas om till tillagningskök (process pågår), utföra ombyggnader av eftersatta kök- och ekonomilokaler samt eventuellt konvertera befintliga mottagningskök till tillagningskök och fatta beslut i driftsfrågan. När det gäller beslut om vilka mottagningskök som ska byggas om till tillagningskök föreslås kommunen att utreda bästa lämpliga placering för en sådan inom äldreomsorgen. Väsbyskolan och Ringblommans förskola är första prioritet gällande skola och förskola. I vilken takt och i vilken omfattning det fortsatta arbetet sker med att investera i resterande kök med låg status behöver inarbetas i nästkommande års arbete med flerårsplan med budget. Storköksbyrån framhåller att en återgång till drift i egen regi är sällsynt och ser svårigheter med att fatta ett sådant beslut enligt nu rådande förutsättningar i kommunen. Samtidigt framhåller Storköksbyrån att ha kostverksamheten på en entreprenör ofta innebär att kostnaderna initialt minskat samt att man ibland riskerar att tappa kontroll på måltidens kvalitet och innehåll. De anser vidare att det krävs fler tillagande enheter för att på sikt kunna bygga upp en intern organisation med egen bemanning. På längre sikt med kostansvarig eller motsvarande på plats samt med fler tillagande enheter i de kommunala köken finns förutsättningar för att bedriva drift i egen regi. 2

3 I ett första steg för att öka andel lokalt tillagade måltider föreslår kommunledningskontoret följande. Utred bästa möjliga lösning för ett tillagningskök i Väsbyskolan. Utred bästa möjliga lösning för ett tillagningskök inom äldreomsorgen. För ovanstående görs en investeringsanmälan om kronor. Ekonomiska konsekvenser En investering om kronor ger följande konsekvenser. Belopp: kronor Typ av investering: Reinvestering Beräknad starttidpunkt: mars 2017 Beräknad färdigtidpunkt: aug 2017 Avskrivningstid: 10 år Kapitaltjänstkostnad: 2018: kronor (Intern ränta 1,75 %): 2019: kronor 2020: kronor Ökade kapitalkostnader och tillkommande driftkostnader som följer av investeringen ska finansieras genom ett hyrestillägg för hyresgästen. Barnrättsperspektivet Har barn getts möjlighet att uttrycka sin åsikt? Nej, inte ännu. Tillagningsköken görs i samverkan med hyresgästen, som när det påverkar barn informerar och/eller inhämtar barnens åsikt. Har barns åsikter beaktats? Nej, inte ännu. Tillagningskök görs i samverkan med hyresgästen, som när det påverkar barn informerar och/eller inhämtar barnens åsikt. Innebär beslutet att barnets bästa sätts i främsta rummet? Ja. Tillagningskök syftar till att förverkliga en del av kommunens måltidspolitiska program vilket innebär lokalt tillagad mat för barnen. Tillgodoses barnets rätt till utveckling genom beslutet? Ja. Tillagningskök syftar till att förverkliga en del av kommunens måltidspolitiska program vilket innebär lokalt tillagad mat för barnen. Bra mat, ger bra energi, vilket främjar barns utveckling. Har det analyserats om några barn diskrimineras av beslutet? Nej. Beslutet skickas till: Kommunledningskontoret Utbildningskontoret 3

4 Social- och omsorgskontoret Fastighetschef och projektkoordinator, Kontoret för samhällsbyggnad Beslutsunderlag 1. Flerårsplan med budget Kostutredning från Storköksbyrån, Kostutredning från Storköksbyrån, Måltidspolitiska programmet 5. Beslut, kommunstyrelsen, Ärendet i sin helhet I flerårsplan med budget 2016 har kommunstyrelsen uppdraget att göra en måltidsutredning som ska belysa organisatoriska och praktiska förutsättningar och behov för mer lokal tillagning. Det måltidspolitiska programmet med inriktningen att mer mat ska lagas i anslutning till måltidsplatsen ska fullföljas. Kommunens intention är att i ett första steg identifiera två mottagningskök som lämpliga att konvertera till tillagningskök. I flerårsplan med budget finns investeringar om kronor 2016 och kronor 2017 för detta ändamål. I det måltidspolitiska programmet som kommunfullmäktige antog 2012 formuleras visionen för år 2020 för de offentligt finansierade måltiderna i Upplands Väsby kommun enligt följande. Matglädje, hälsa och livskvalitet präglar de offentligt finansierade måltiderna i Upplands Väsby. Dessa har hög kvalitet, ett upplevt helhetsintryck som innefattar måltidsmiljö, smak, uppläggning, serveringstider, valmöjlighet, bemötande och värdighet. Ytterligare kännetecken är kompetens och engagemang. Maten tillagas så lång möjligt lokalt med en hög andel ekologiska livsmedel, säsonganpassade råvaror och med låg andel svinn. Åtgärderna bidrar till ett långsiktigt hållbart Upplands Väsby. Utifrån det nämndspecifika uppdraget och det måltidspolitiska programmet har kommunledningskontoret utrett frågan under 2016 med hjälp av externa konsulter från Storköksbyrån. De har genomfört två utredningar med syfte att undersöka förutsättningar för ökad andel lokalt tillagade måltider. Den första utredningen utmynnade i en rapport (Kostutredning ) där nuläge, lösningar för ökad andel tillagning, alternativa lösningar för måltidsorganisation, typer av kök och målgrupper, leverans- och serveringsalternativ, verktyg för kvalitetssäkring och ekonomiska konsekvenser presenterades. Utvärderingen i rapporten visade att oavsett driftsform så finns behov av en samordning av styrningen av måltidsfrågorna via en controllerfunktion, kostchef eller motsvarande. Ett antal enklare åtgärder presenterades för att höja kvaliteten. Dessa var ökad andel matlagning från råa färska och ekologiska råvaror, minska svinnet, satsa på 4

5 grönare måltider, öka personalens aktivitet under måltiderna och utveckla måltidsmiljöerna. Efter en samlad bedömning beslutade kommunledningskontoret att presenterad utredning påvisade behov av ytterligare fördjupning i ämnet. Detta för att erhålla ett mer komplett beslutsunderlag i form av förtydliganden och ställningstaganden för ett nästa steg i frågan. Uppdragsbeskrivningen för den så kallade fördjupade kostutredningen ( ) omfattade en statusbedömning av kommunens samtliga kök inom förskola, skola och omsorg ur ett investerings- och bemanningsperspektiv. Dessutom ingick en kostnadsbeskrivning för nödvändiga investeringar för tillagningskök och underlag för ställningstagande för drift i egen eller extern drift. Statusbedömningen delade in köken i tre kategorier. Låg status, där åtgärder och/eller investeringar är nödvändiga inom 3 år. Medelstatus, där åtgärder och/eller investeringar är nödvändiga inom 4-8 år. Hög status, där åtgärder och/eller investeringar ej är nödvändiga inom 8 år. En kostnadsbeskrivning för de 16 kök (8 skolor och 8 förskolor) som identifierats med låg status indikerar ett investeringsbehov på totalt cirka mkr. I det antalet ingår Viksskolan som är föremål för nybyggnation under kommande år samt Smedbyskolan som kommunfullmäktige tidigare under året har fattat beslut om att sälja till Sverigefinska skolan. Investeringsbehovet inkluderar konvertering av mottagningskök till tillagningskök i samtliga enheter. Oavsett typ av kök föreligger ett generellt investeringsbehov i dessa kök under kommande år som behöver hanteras. 7 kök (6 förskolor och 1 äldreenhet) bedöms ha medelstatus och 11 kök (3 skolor, 5 förskolor och 3 äldreenheter) bedöms ha en hög status. Utredningen framför vidare ett förslag till åtgärdsplan för att långsiktigt höja kökens status/standard och ökad andel tillagad mat i anslutning till måltiden. Följande åtgärder föreslås. Anställa en kostchef med samlat ansvar (beslut är taget, process pågår). Ta fram ett långsiktigt om- och tillbyggnadsprogram för kökslokalerna inklusive miljöfaktorer. Fatta beslut i frågan om vissa mottagningskök ska byggas om till tillagningskök (process pågår). Efter ovanstående punkt utföra ombyggnader av eftersatta kök- och ekonomilokaler (dvs. kök med bedömd låg status) samt eventuellt konvertera befintliga mottagningskök till tillagningskök. Ordningen måste prioriteras utifrån geografiskt läge, befolkningsprognoser, ekonomi osv. Vid nybyggnationer bör större enheter med tillagningskök skapas, minst 100 portioner i förskolor och 300 i skolor. Fatta beslut i driftsfrågan Rekrytering av kostansvarig/controller eller motsvarande pågår och beräknas vara klart i början av Arbetet med att ta fram ett långsiktigt om- och tillbyggnadsprogram för kökslokalerna kommer att ligga till grund för nödvändiga investeringar som inarbetas i flerårsplan Hänsyn till effekter av de beställningar av 5

6 förskole- och skolplatser som beslutats under 2016 behöver tas när vidare beslut fattas om vilka enheter som är lämpliga för konvertering till tillagningskök. Bland annat ska en ny grundskola norr om Vilundaparken och ett antal nya förskolor vara byggda år När det gäller beslut om vilka mottagningskök som ska byggas om till tillagningskök visar utredningen förslag till prioritering inom respektive kategori (äldreomsorgen, skolor och förskolor). För äldreomsorgen förordas att kommunen utreder möjligheten till ett separat tillagningskök. Väsbyskolan och Ringblommans förskola är första prioritet gällande skola och förskola. För närvarande pågår projektering för 200 tillfälliga skolplatser med verksamhetsstart höstterminen 2017 vid Väsbyskolan. En schabloniserad kostnadsberäkning visar att en om- och tillbyggnad av köket i Väsbyskolan med möjlig tillagning av 750 portioner per dag kostar kronor. I och med att 200 tillfälliga grundskoleplatser beräknas stå färdiga till höstterminen 2017 är behovet sannolikt högre vilket kan ge fördyringar. En mer djupgående kostnadsutredning får utvisa om så är fallet och om antalet portioner per dag ska vara 750, 950 eller något annat på lång sikt. Beviljade investeringsmedel är kronor och ett eventuellt ökat investeringsbehov utöver detta får finansieras inom befintlig investeringsbudget via beslut i kommunstyrelsen Ambitionen är att tillagningsköket i Väsbyskolan ska vara i drift till höstterminen 2017 eller senast vårterminen Det är dock i nuläget svårt att bedöma om detta är möjligt beroende av den för närvarande överhettade byggmarknaden. I vilken takt och i vilken omfattning det fortsatta arbetet sker med att investera i resterande kök med låg status behöver inarbetas i nästkommande års arbete med flerårsplan med budget. Tillträdande kostansvarig/controller eller motsvarande får inom sitt uppdrag leda det arbetet, där bland annat en långsiktig tidplan för investeringar i kök med låg status och vilka av dessa kök som kan bli föremål för konvertering till tillagningskök ingår. Som utredningen visar är det centralt att geografiskt läge, befolkningsprognoser och ekonomi beaktas samt att det vid nybyggnationer bör skapas större enheter med tillagningskök. Storköksbyrån framhåller att en återgång till drift i egen regi är sällsynt och ser svårigheter med att fatta ett sådant beslut enligt nu rådande förutsättningar i kommunen. Samtidigt framhåller Storköksbyrån att ha kostverksamheten på en entreprenör ofta innebär att kostnaderna initialt minskat samt att man ibland riskerar att tappa kontroll på måltidens kvalitet och innehåll. De anser vidare att det krävs fler tillagande enheter för att på sikt kunna bygga upp en intern organisation med egen bemanning. På längre sikt med kostansvarig eller motsvarande på plats samt med fler tillagande enheter i de kommunala köken finns förutsättningar för att bedriva drift i egen regi. I ett första steg för att öka andel lokalt tillagade måltider föreslår kommunledningskontoret följande. Utred bästa möjliga lösning för ett tillagningskök i Väsbyskolan. Utred bästa möjliga lösning för ett tillagningskök inom äldreomsorgen. 6

7 För ovanstående görs en investeringsanmälan om kronor. Bilagor: Kostutredning från Storköksbyrån, Kostutredning från Storköksbyrån, Kommunledningskontoret Per-Ola Lindahl Tf Kommundirektör Derk de Beer Ekonomidirektör 7