DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-02-14 Uppdaterad: Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom, nya uppgifter Papper Personnummer Personalenheten 2 år Beslut från Arbetsförmedlingen ang arbetsmarkn politiska åtgärder, beslut bidrag Papper Personnummer Personalakt Bevaras Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Papper Personnummer Personalakt Bevaras Arbetsmiljö - Arbetsskador och tillbud Anmälan om arbetsskada och tillbud Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Utredning om arbetsskada Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Läkarutlåtande om arbetsskada Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Anmälan om arbetsskada och tillbud kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Utredning om arbetsskada kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Läkarutlåtanden om arbetsskada kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Verksamhet 1(7)
Beslut om arbetsskadeersättning Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Avveckling Tjänstgöringsintyg Digitalt Personnummer Personalsystemet 2 år Uppsägning/Entledigande av medarbetare Papper Diarienummer Personalakt Bevaras Avsked Papper Diarienummer Personalakt Bevaras Underlag för saklig grund för avsked, beslut/överenskommelse om avgångsvederlag och avsked Papper Personnummer Personalakt Bevaras Tjänstgöringsbetyg efter avslutad anställning Papper Personnummer Personalakt Bevaras Beslut om arbetsskadeersättning kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Utredning om uppsägning av personliga skäl kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Handlingar förvaras i diariet/ädit. underlätta insortering i personakt. Utredning om avsked kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Handlingar förvaras i diariet/ädit. Ärendekort i Personalakt. Personnumret på berörd medarbetare ska framgå på ärendekortet för att underlätta insortering i personalakt. Arbetsgivarintyg Digitalt Personnummer Personalsystemet 2 år LAS Varsel om anställnings upphörande, resulterar i avslut Papper Personnummer Personalakt Bevaras LAS Varsel om anställnings upphörande, ej resulterar i avslut Papper Personnummer Personalenheten 2 år Dödsfallsintyg med släktutredning, dödsfallsanmälan, dödsfallsförsäkran Papper Personnummer Personalakt Bevaras Bemanning och personaluppföljning Jourjournal Digitalt Personnummer Personalsystemet 3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Verksamhet 2(7)
Matrikelkort Papper/digitalt Personnummer Personalakt/ Personalsystem Bevaras Personalakter Papper Personnummer Personalarkiv Bevaras Gamla matrikelkort finns i personalakt. Gammal benämning som inte används längre men i den mån det finns matrikelkort ska dessa bevaras i personalakten. Informationen finns idag i personalsystemet. Personalakter levereras till Kommunarkivet 1 år efter avslutad anställning enligt ny överenskommelse med Kommunarkivet. Personalakter som rör personer med skyddad identitet måste förvaras i låst skåp. Personalförteckningar Digitalt Personnummer Personalsystemet Bevaras Semesteravstämning Digitalt Personnummer Personalsystemet Vid inaktualitet Övertidsjournaler Digitalt Personnummer Personalsystemet 3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Övertidsrapporter Digitalt Personnummer Personalsystemet 3 kalenderår Disciplinärenden Disciplinåtgärd Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Dokumentation om olovlig frånvaro Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Disciplinpåföljd Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Utredning om disciplinåtgärd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Dokumentation om olovlig frånvaro kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Utredning om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Verksamhet 3(7)
Underlag Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Underrättelse om disciplinpåföljd Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras Facklig samverkan, förhandling Tid för Facklig företrädare (omföring av lön) Papper/digitalt Personnummer Personalenheten 2 år Ekonomi Förhandlingsprotokoll i enskilda ärenden Papper Personnummer Personalakt Bevaras Utskrift: 2013-06-26 Underlag för disciplinärenden kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : Underrättelse om disciplinpåföljd kan omfattas av sekretess och ska diarieföras. : MBL-protokoll Papper Kronologisk Enhetschef Bevaras Kompetensutveckling Betyg, Utbildnings intyg under anställning Papper Personnummer Personalakt Bevaras Utvecklingssamtal, utvecklingsplan Papper/digitalt Personnummer Enhetschef När anställning upphör Lönebildning Förhandlingsprotokoll Förhandlingsprotokoll, SLK, Verksamhetschefer, Direktörer Papper Papper Kronologisk, personnummer Personalenheten 10 år Kronologisk, personnummer Personalenheten 10 år Lönesamtal Papper/digitalt Enhetschef Vid inaktualitet Löneadministration Arbetstidsschema Digitalt Personnummer Personalsystemet 2 år Arvoden, utbetalningsunderlag Papper Personnummer Personalenheten 2 år Samlas årsvis på enheten/verksamheten och skickas till Kommunarkiv efter överenskommelse Löneöversyn som omfattar samtliga medarbetare inom respektive enhet och facklig tillhörighet Löneöversyn som omfattar samtliga medarbetare inom respektive enhet 2 år om ubetalning skett via lönesystemet annars 10 år enligt SKLs råd Kontaktperson/familjehem Digitalt Personnummer Personalsystemet 2 år Socialtjänsten administrerar Verksamhet 4(7)
Lön- och anställningsstyrande avtal/meddelanden i personal-ärenden tex anställningsavtal, beslut om ny lön, bonus, uppsägning mm Papper Personnummer Personalakt Bevaras Tex lönetillägg och uppsägning (egen uppsägning) Flex- och årsarbetstidssammanställningar Digitalt Personnummer Personalsystemet 2 år Begäran om växling av semesterdagtillägg till extra ledighet, växling av lön till pension Papper Personnummer Personalakt Bevaras Skatter (jämkningar mm) Papper Personnummer Personalenheten 2 år Lönelistor/lönespecifikationer Digitalt Personnummer Personalsystemet Bevaras Löneunderlag, t ex timrapporter, tjänstgöringsrapporter Papper/digitalt Personnummer Personalenheten 2år Ny rutin upprättas vid personalenheten Löneavdrag, t ex Kostlistor, SL-kort, Skandiaförsäkring, Corpus, Parkering Papper/digitalt Personnummer Personalenheten 2år Ny rutin upprättas vid personalenheten Omregleringsbeslut Papper Personnummer Personalakt Bevaras Sjuk- och friskanmälan av Sjuk/vård av barn, närståendevård Digitalt Personnummer Personalsystemet 2 år Tex 100% sjukersättning omregleras till avslut enligt Allmänna bestämmelser Ledighetsansökan Digitalt Personnummer Personalsystemet Bevaras Införsel Kronofogdemyndigheten Papper Personnummer Personalenheten 10 år Underlag för korrigering/utbetalning av felaktigt attesterad frånvaro (sjuk, VAB, närståendevård) Papper Personnummer Personalenheten 2 år Amos (särskilt högriskskydd) Papper Personnummer Personalenheten 10 år Reseräkning utrikes, utlägg vid resa, kvitton Papper Personnummer Personalenheten 10 år Reseräkning inrikes, utlägg vid resa, kvitton Papper/digitalt Personnummer Enhetschef 10 år Retroaktiv lön, beslut om Papper Personnummer Personalakt Bevaras Överenskommelse och dokumentation som avser återbetalning av skuld Papper Personnummer Personalenheten 10 år Beslut om förtidspension, sjukbidrag och sjukersättning Papper Personnummer Personalakt Bevaras Kontrolluppgifter Digitalt Personnummer Personalsystemet Bevaras Utbetalningsunderlag manuell lön (rosa allegat) Papper Personnummer Personalenheten 10 år Decemberlönespecifikationen sparas automatisk i personalsystemet Verksamhet 5(7)
Utskrift: 2013-06-26 Meddelande i personalärenden som ej är löne- eller anställningsstyrande Papper Personnummer Personalenheten 2 år T ex adressändring Omställning/Omplacering Omplaceringsutredning Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras : Handlingar förvaras i diariet/ädit. underlätta Utlåtande i placeringsärenden Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras : Handlingar förvaras i diariet/ädit. underlätta Beslut om omplacering Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras : Handlingar förvaras i diariet/ädit. underlätta Förhandlingsprotokoll Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras : Handlingar förvaras i diariet/ädit. underlätta Pension Pension, förhandsberäkningar Papper Personnummer Pensionsadministr atör Gallras vid pensionsavgång SAP (särskild avtalspension), ansökan och beslut Papper Personnummer Personalakt Bevaras Uppsägning vid pension Papper Personnummer Personalakt Bevaras Pensionbrev med pensionberäkning Papper Personnummer Personalakt Bevaras Signallistor/rättelselistor från pensionsadministratör Digitalt Kronologisk Personalenheten 2 år Särskild pensionsöverenskommelse Papper Personnummer Personalakt Bevaras Kontokuranter på utbetalda pensioner Papper Personnummer Ekonomienheten 10 år Återkrav av pension Papper Personnummer Ekonomienheten 10 år Personalvård Listor på 25-årsjubilarer Digitalt Diarienummer Se anmärkning Bevaras Förmåner, beslut om Personnummer Ekonomienheten 10 år Bevaras och diarieförs i Ädit en gång per år tillsammans med samlingslista på jubilarer T ex beslut om motionssubventioner, lunchkuponger Verksamhet 6(7)
Terminalglasögon Digitalt Kronologisk Ekonomisystemet 10 år Utanordrning Friskvårdsersättning Digitalt Kronologisk Ekonomienheten Verifikation Rehabilitering Rehabärende, avslutad Papper Diarienummer Se anmärkning Bevaras : Handlingar förvaras i diariet/ädit. Ärendekort i Personalakt Läkarintyg Papper Personnummer Enhetschef 2 år Inlåsta i skåp Anmälan till AMF Papper Personnummer Personalenheten 2 år Beslut från Försäkringskassan om indragen sjukpenning, sjukersättning mm Papper Personnummer Personalakt Bevaras Rekrytering, anställning o introduktion av nya medarbetare Platsannons Digitalt Diarienummer Se anmärkning Bevaras Ansökninghandlingar, erhållen tjänst, betygskopior och personligt brev Papper/digitalt Personnummer Personalakt Bevaras Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Papper/digitalt Kronologisk Enhetschef 2 år Anställningsavtal Papper Personnummer Personalakt Bevaras Tester/Referenser/Utlåtande från rekryteringskonsulter Digitalt Personnummer Enhetschef 2 år Bedömningsmall Digitalt Personnummer Enhetschef 2 år Intresseanmälningar till kommande arbete (spontanansökningar) Papper/digitalt Personnummer/Kr onologisk Enhetschef Vid inaktualitet Insamlade data ex.vis referenser på samtliga sökande till utannonserad befattning Digitalt Kronologisk Enhetschef 2 år PUL, Information samt samtycke/återtagande av samtycke till behandling av personuppgifter Papper Personnummer Personalakt Bevaras Sekretess/tystnadsplikt Papper Personnummer Personalakt Bevaras Utdrag ur belastningsregistret Papper Personnummer Personalakt Bevaras Dokument vid skyddad identitet Papper Personnummer Personalakt Bevaras Bisyssla Papper Personnummer Personalakt Bevaras Bevaras och diarieförs i Ädit tillsammans med lista över samtliga sökanden samt information om vem som fått tjänsten. Möjlighet att överklaga 23 Lag om diskriminering Ny rutin upprättas av personalenheten för personalakter gällande skydd av identitet Verksamhet 7(7)