Kom igång med Validoo

Kom igång med Validoo

Om Validoo Vare sig du är en leverantör eller mottagare av varor och varuinformation behöver du ett smidigt och effektivt informationsflöde. Validoo hjälper dig. Våra tjänster utvecklas kontinuerligt av användarna för att ge dig ett så välanpassat och smidigt system för informationsöverföring som möjligt. Så fungerar våra tjänster Det är inte bara varor som behöver levereras från tillverkare till handeln eller offentlig sektor. Leverans av varuinformation är minst lika viktig. Inte minst med tanke på att slutkunden börjat ställa högre krav på produktinformation. Våra tjänster samlar och överför all information mellan leverantörer och mottagare i ett samordnat, förenklat och standardiserat flöde. Det kan dels vara information om varorna såsom produktblad, marknadsföringsmaterial och hyllplanering. Men också information för butiken och logistiken. Fördelarna är många Oavsett om du är leverantör eller arbetar inom handel eller offentlig sektor bidrar våra tjänster till att höja kvalitetskontrollen, minska administrationsbördan och sänka kostnaderna, såväl de dolda som de synliga. Som leverantör behöver du bara ange samma information en gång, även om den ska till ett stort antal mottagare. Som mottagare får du information som är standardiserad och stöpt i samma form och dessutom kvalitetsgranskad, oavsett leverantör. Vad används Validoo till? Med Validoos tjänster gör du ditt företags produkter redo för lansering och säkerställer samtidigt att konsumenten vid köptillfället online får rätt information om era produkter. Här följer en kort introduktion av, Validoo Q-lab och Valdioo MediaStore. Information om vara Produktblad Artikelinformation Validerar Kvalitetssäkrar Fotograferar Lagrar Distribuerar Online Marknadsföring Hyllplanering Kostplanering Logistik Affärsdokument Bildbank 2

5 steg för att komma igång med Validoo Denna guide är till för dig som är eller ska bli kund till Validoo. Målet med guiden är att du på ett tydligt sätt förstår hur du gör för att komma igång och hur du gör för att använda våra tjänster. Har du några frågor är du alltid välkommen att kontakta oss,» kundservice@gs1.se 1 4 2 Skaffa ett GLN (GS1-lokaliseringsnummer) Ett GLN är ditt företags elektroniska identitet. Det behövs för att kunna skicka artikelinformation till tjänsten. Har du inget GLN-nummer eller inte vet vilket GLN-nummer ditt företag har besök» www.gs1.se/support Här kan du både söka på GLN-nummer i vår nummerupplysning, se priser och beställa nytt om det behövs. Teckna avtal med en systemleverantör Systemleverantören tillhandahåller ett system där du kan fylla i artikelinformationen (inklusive livsmedelsbilaga) och sedan sända den elektroniska informationen via Validoo till dina mottagare/köpare, t ex ICA, Menigo, eller COOP. Se aktuell lista på systemleverantörer som är verifierade av Validoo här:» www.validoo.se/verifierade-system I vissa fall kan även företagets egna affärssystem användas istället för en systemleverantör. Be era mottagare/köpare prenumerera på ert företags GLN För att ni ska kunna skicka artikelinformation till era mottagare/köpare behöver de ha lagt upp en prenumeration på ert företags GLN. Om detta inte gjorts kommer inte artikelinformation komma fram. Är du osäker rekommenderas du att kontakta era köpare för att säkerställa att de har lagt upp en prenumeration på ert GLN. För aktuell lista på alla mottagare, se» www.validoo.se/support/validoo-item/ Läs mer under fliken Adresser till leverantörer och mottagare. Artikelinformationsflödet från leverantör till aktuella mottagare Avsändare Leverantör Systemleverantör Mottagare OK/NOK Dagligvaruhandel Apotek Foodservice 3 5 Teckna avtal med När steg 2 är klart är det dags att teckna avtal med. Detta avtal tecknar du på GS1s webbplats:» my.gs1.se/orderstart.aspx Tjänsten validerar att den artikelinformation som ni har fyllt i hos er systemleverantör är korrekt ifylld innan den skickas vidare till mottagarna. Om informationen skulle vara felaktigt ifylld, meddelar dig det för att du ska kunna rätta felen och skicka in på nytt. För prisuppgifter, se» validoo.se under fliken Våra tjänster. Validera och skicka artikelinformationen via a. Fyll i uppgifterna om din artikel (inklusive livsmedelsbilaga om aktuellt) i din systemleverantörs system och ange vem som ska vara mottagare. b. validerar att den elektroniska artikelinformationen som ni har fyllt i är korrekt ifylld och en rapport om OK eller NOK (Not OK) skickas direkt till systemet och som ett mail. Om informationen skulle vara felaktigt ifylld ges information om vad som är fel. Rätta felen och skicka därefter informationen igen för ny validering. 3

Använd tjänsterna Validoo MediaStore och Validoo Q-lab Tidigare steg är en förutsättning för att kunna teckna avtal med nedan tjänster Teckna avtal med Validoo MediaStore och/eller Validoo Q-lab Redan när ni skaffade fick ni inloggningsuppgifter till portalen MyValidoo. Det är här ni hanterar och arbetar med Validoos tjänster och här tecknar ni också avtal för tjänsterna Validoo Q-lab och Validoo MediaStore. För prisuppgifter, se» validoo.se under fliken Våra tjänster. För riktlinjer och kvalitetssäkringsregler för produktbilder besök» validoo.se Publicera produktbilder i Validoo MediaStore Den elektroniska artikelinformationen som du har skickat till finns redan automatiskt i systemet och behöver inte skickas igen. Logga in i MyValidoo under fliken Order. Det finns två olika alternativ i orderläggningen beroende på vad ni vill ha: Fotoproduktion - Vi fotograferar produkten åt er i vår fotostudio inkl bildbehandling och uppladdning Uppladdning - Ni laddar upp en bild som vi kvalitetssäkrar Fotoproduktion 1 Lägg order för fotoproduktion och skriv ut följesedeln 2 Skicka varuprovet till adressen som står på följesedeln 3 Invänta att bilderna är klara. Det tar 5-10 arbetsdagar, ni får ett mail när bilderna är färdiga 4 Logga in i Validoo MediaStore på MyValidoo och godkänn bilderna under fliken Resultatrapporter och publicering 5 Bilderna publiceras och blir tillgängliga för alla mottagare som är anslutna till Validoo MediaStore. Uppladdning 1 Lägg order för uppladdning i MyValidoo, gå sedan in i Validoo MediaStore under fliken Order och välj Öppna. Sök upp det GTIN ni har lagt order på och ladda upp rätt bild mot rätt GTIN. 2 Invänta resultat från kvalitetssäkring. Det tar ca 5 arbetsdagar, ni får ett mail när ni har fått ett resultat. 3 Läs resultatrapporten A Logga in i Validoo MediaStore via MyValidoo och klicka på Resultatrapporter och Publicering och sök på artikelns GTIN. B Vid godkänd (OK) resultat, godkänn bilderna under fliken Resultatrapporter och publicering. Bilden publiceras då och blir tillgänglig för mottagarna som är anslutna till Validoo MediaStore C Vid icke godkänt resultat (NOK) behövs en ny bild laddas upp. Validoo MediaStore erbjuder redigeringshjälp av bilder. Kontakta vår kundservice för att få veta mer» kundservice@gs1.se 4

Kvalitetssäkra mina produkter i Validoo Q-lab Sänd den elektroniska artikelinformationen från er systemleverantör till mottagaren Validoo Q-lab. Avsändare Leverantör Systemleverantör OK/NOK Mottagare Foodservice Dagligvaruhandel Apotek Validoo Q-lab Logga in i MyValidoo under fliken Order. Det finns 3 olika val i orderläggningen beroende på vad ni vill kvalitetssäkra: 1. Artikelinformation; 2. Livmedelsinformation; 3. Artikelinformation + Livmedelsinformation. För dig som arbetar med livsmedel är det vanligast att köparna efterfrågar kvalitetssäkring av Artikelinformation + Livsmedelsinformation på den högsta beställningsbara nivån under 15 kg, och även på de nivåer i artikelhierarkin som ligger under (dock ej pall). Sök upp er GTIN-artikel och lägg en order. Skriv ut följesedeln till artikeln och skicka tillsammans med varuprov. Invänta resultat från kvalitetssäkring. Det kan ta upp till 5 arbetsdagar för artiklar som är nyheter inom ECR s tidsfönster, och upp till 4 veckor för redan befintligt sortiment. Besked erhålls via mail. Läs resultatrapporten i MyValidoo: A Sök på artikelns GTIN i tjänsten Validoo Q-lab B Vid godkänt resultat (OK) skickar ni den kvalitetssäkrade artikelinformationen till era köpare. C Vid icke godkänt resultat (NOK) kan tre olika fel ha uppstått. 1 fel som berör artikelinformationen (inkl. livsmedelsbilagan) 2 fel som berör det fysiska varuprovet 3 fel som berör både artikelinformationen och det fysiska varuprovet D Åtgärda eventuella fel och lägg därefter upp en Ny order på artikeln i MyValidoo i orderlistan E Skicka den korrigerade artikelinformationen eller ett nytt varuprov. Validoo AB Västra Järnvägsgatan 15, 12 th floor Box 622, SE 101 32 Stockholm T + 46 8 50 10 10 00 www.validoo.se, gs1.se 5