Du som leverantör kom igång med Validoo

Transkript

1 Du som leverantör kom igång med Validoo

2 Om Validoo Vi hjälper den digitala produktinformationen och dina bilder ända fram till konsumenten. Rätt information betyder ökad trygghet och bättre affärer för alla i värdekedjan. Så fungerar våra tjänster Våra tjänster samlar och överför all information mellan leverantörer och mottagare i ett samordnat, förenklat och standardiserat flöde. Det kan dels vara information om produkterna såsom produktblad, marknadsföringsmaterial och hyllplanering. Men också information för butiken och logistiken. Fördelarna är många Oavsett om du är leverantör eller arbetar inom handeln bidrar våra tjänster till att höja kvalitetskontrollen, minska administrationsbördan och sänka kostnaderna, såväl dolda som de synliga. Som leverantör behöver du bara ange samma information en gång, även om den ska till ett stort antal mottagare. Mottagare får information som är standardiserad och stöpt i samma form och dessutom kvalitetsgranskad, oavsett leverantör. Till sist ges konsumenten möjligheten möjlighet till rätt information. Vad används Validoo till? Med Validoos tjänster gör du ditt företags produkter redo för lansering och säkerställer samtidigt att konsumenten vid köptillfället online får rätt information om era produkter. Här följer en kort introduktion om Validoo Item, Validoo Q-lab och Validoo MediaStore.

3 5 steg för att komma igång med Validoo Denna guide är till för dig som är eller ska bli kund till Validoo. Målet med guiden är att du på ett tydligt sätt förstår hur du gör för att komma igång och hur du gör för att använda våra tjänster. Har du några frågor är du alltid välkommen att kontakta oss, 1. Beställ/ange ett GLN (GS1-lokaliseringsnummer) Ett GLN är ditt företags digitala identitet. Det behövs för att kunna skicka artikelinformation till tjänsten Validoo Item och till din köpare. Har du inget GLN-nummer eller inte vet vilket nummer ditt företag har, se gs1.se/support 2. Teckna avtal med en systemleverantör Systemleverantören tillhandahåller ett system där du kan fylla i artikelinformation (inklusive livsmedelsbilaga) och sedan sända den elektroniska informationen via Validoo till dina mottagare/köpare, tex ICA, Menigo, COOP. Du hittar aktuell lista på systemleverantörer som är verifierade av Validoo under fliken Validoo Item på: 4. Be era mottagare/ köpare prenumerera på ert företags GLN För att ni ska kunna skicka artikelinformation till era mottagare/köpare behöver de ha lagt upp en prenumeration på ert företags GLN. Om detta inte gjorts kommer inte artikelinformation komma fram. Är du osäker rekommenderas du att kontakta era köpare för att säkerställa att de har lagt upp en prenumeration på ert GLN. Aktuell lista på alla mottagare hittar du under fliken Validoo Item på: 3. Skapa/teckna avtal med MyValidoo och Validoo Item När steg 2 är klart är det dags att skapa ett konto för MyValidoo. Det gör du på my.validoo.se Logga sedan in i MyValidoo och teckna avtal med Validoo Item. 5. Kontrollera och skicka artikelinformation via Validoo Item A. Fyll i uppgifterna om din artikel (inkl livsmedelsbilaga om aktuellt) i din systemleverantörs system och ange vem som ska vara mottagare. B. Validoo Item kontrollerar att den digitala artikelinformation som ni har fyllt i är korrekt ifylld och en rapport om OK eller NOK (Not OK) skickas som ett mail. Om informationen skulle vara felaktigt ifylld ges information om vad som är fel. Rätta och skicka igen för ny kontroll.

4 Använd tjänsterna Validoo MediaStore och Validoo Q-lab Tidigare steg är en förutsättning för att kunna teckna avtal med nedan tjänster Teckna avtal med Validoo MediaStore och/eller Validoo Q-lab På samma sätt som ni tecknade avtal med Validoo Item, kan ni också teckna avtal för tjänsterna Validoo MediaStore och Vaildoo Q-lab. Logga in på my.validoo.se För prisuppgifter se fliken Avgifter och avtal under Våra tjänster på validoo.se För riktlinjer och kvalitetssäkringsregler för produktbilder se fliken Validoo MediaStore på Publicera produktbilder i Validoo MediaStore Den digitala artikelinformationen som du har skickat via Validoo Item finns redan automatiskt i systemet och behöver inte skickas igen. Logga in i MyValidoo under fliken Order Det finns två olika alternativ: Produktfotografering Vi fotograferar produkten åt er i vår fotostudio inkl bildbehandling och uppladdning Uppladdning Ni laddar själva upp en bild som vi kvalitetssäkrar Produktfotografering 1. Lägg order i my.validoo.se och skriv ut följesedeln 2. Skicka varuprovet till adressen som står på följesedeln 3. Invänta att bilderna är klara. Det tar 5-10 arbetsdagar, ni får ett mail när bilderna är färdiga. 4. Logga in i my.validoo.se och öppna Validoo MediaStore. Godkänn bilderna under fliken Resultatrapporter och publicering 5. Bilderna publiceras och blir tillgängliga för alla mottagare som är anslutna till Validoo MediaStore. Uppladdning 1. Lägg order för kvalitetssäkring bild eller kvalitetssäkring bild PLUS i my.validoo.se, gå sedan in i Validoo MediaStore under fliken Order och välj Öppna. Sök upp det GTIN ni har lagt order på och ladda upp rätt bild mot rätt GTIN. 2. Invänta resultat från kvalitetssäkring. Det tar ca 5 arbetsdagar, ni får ett mail när ni har fått ett resultat. 3. Läs resultatrapporten enligt nedan: Öppna Validoo MediaStore via my.validoo.se och klicka på Resultatrapporter och Publicering och sök på artikelns GTIN. Vid godkänt resultat (OK), godkänn bilderna under fliken Resultatrapporter och Publicering. Bilderna publiceras då och blir tillgängliga för mottagarna som är anslutna till Validoo MediaStore Vid icke godkänt resultat (NOK) behövs en ny bild laddas upp. Validoo Media- Store erbjuder redigeringshjälp av bilder. Kontakta kundservice@gs1.se för att veta mer. Tips: Väljer du kvalitetssäkring bild PLUS redigerar Validoo MediaStore automatiskt bilden så resultatet blir OK och laddar upp den i systemet.

5 Kontrollera din produktinformation i Validoo Q-lab 1. Sänd den digitala artikelinformationen från er systemleverantör till mottagaren Validoo Q-lab. 2. Logga in i MyValidoo. Lägg ny order under fliken Order. Det finns 3 olika val i orderläggningen beroende på vad ni vill kontrollera. Dessa är: Artikelinformation Livsmedelsinformation Artikelinformation + Livsmedelsinformation För dig som arbetar med livsmedel är det vanligast att köparna efterfrågar Kontroll av Artikelinformation + Livsmedelsinformation på den högsta beställningsbara nivån under 15 kg, och även på de nivåer i artikelhierarkin som ligger under (dock ej pall). 3. Sök upp er GTIN-artikel, lägg en order och skriv ut följesedeln 4. Skicka varuprovet till adressen som står på följesedeln 5. Invänta resultat från kontrollen. Det kan ta upp till 5 arbetsdagar för artiklar som är nyheter inom ECR:s tidsfönster, och upp till 4 veckor för redan befintligt sortiment. Ni får ett mail när bilderna är klara. 6. Läs resultatrapporten enligt nedan: Sök på artikelns GTIN i tjänsten Validoo Q-lab Vid godkänt resultat (OK) skickar ni den kontrollerade artikelinformationen till era köpare. Vid icke godkänt resultat (NOK) behöver felen åtgärdas. Klicka på fliken Order i MyValidoo my.validoo.se och välj Visa orderlista. Välj därefter Ny order för det som ska åtgärdas och bekräfta ordern. Felen som kan ha uppstått är: A: fel som rör artikelinformationen (inkl livsmedelsbilaga) B: fel som rör det fysiska varuprovet C: fel som rör både artikelinformationen och det fysiska varuprovet Skicka därefter den korrigerade artikelinformationen och/eller ett nytt varuprov för ny kontroll av att produktinformationen stämmer överens med varuprovet. Läs mer på /validoo-q-lab