TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(1) Ekonomienheten Datum 2015-04-29 Diarienummer 150072 Landstingsstyrelsen Yttrande över revisorernas granskning av den interna kontrollen avseende vissa kostnadsslag Förslag till beslut 1. Landstingsstyrelsen antar yttrandet som sitt svar på revisorernas granskningsrapport av den interna kontrollen avseende vissa kostnadsslag. 2. Landstingsstyrelsen uppdrar åt landstingsdirektören att återrapportera uppföljningen av vidtagna åtgärder till landstingsstyrelsen i samband med rapportering av det interna kontrollarbetet i Landstingets årsredovisning. Bakgrund Landstingets revisorer har granskat den interna kontrollen avseende vissa kostnadsslag i syfte att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig Granskningen har genomförts av företaget EY. Landstingets revisorer har begärt svar från landstingsstyrelsen med uppgift om vilka åtgärder som vidtagits respektive planeras för att tillvarata de förbättringsmöjligheter och rekommendationer som redovisas i granskningsrapporten. Förslag på åtgärder redovisas i yttrande. Ingeborg Eriksson Gunnarsson Ekonomidirektör Bilagor 1. Yttrande över granskningsrapport daterad den 28 april 2015. 2. Granskningsrapport. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Landstinget i Kalmar län Strömgatan 13 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
YTTRANDE Sida 1(3) Landstingsdirektörens stab Ekonomienheten Datum 2015-04-28 Diarienummer 150072 Landstingsstyrelsen Yttrande över revisorernas granskning av den interna kontrollen avseende vissa kostnadsslag Landstingets revisorer har låtit granska den interna kontrollen avseende vissa kostnadsslag. De konton som granskats avser representation, kurser, konferenser, resor, marknadsföring och sponsring. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen visar på ett antal starka sidor bl a att landstinget har förstärkt den interna kontrollen och att systematik för kontinuerliga stickprov och kontroller finns inom den egna organisationen. Granskningen visar också en följsamhet till huvudregeln att all representation i landstinget, såväl intern som extern, ska vara alkoholfri. Sammanfattningsvis konstateras att ambitionsnivån för den interna kontrollen har avsevärts höjts under senare år. Dock är arbetet av den karaktären att man aldrig blir färdig arbetet för att utveckla området kommer att fortsätta och utbildning och information är viktiga insatser framåt. Landstingets revisorer har begärt svar om vilka åtgärder som vidtagits respektive planeras för att tillvarata de förbättringsmöjligheter och rekommendationer som redovisas i granskningsrapporten. Förbättringsområde revidering av riktlinjer samt riktlinjer för marknadsföring, sponsring, och tagande av gåva saknas. Instruktioner för sponsring finns sedan ett antal år tillbaka tillgängliga via landstingets intranät Navet. Huvudregeln är att sponsring inte ska förekomma. För samverkan med läkemedelsföretag finns en särskild överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting och läkemedelsindustrin. Vad gäller regelverk för marknadsföring så har vi att följa gällande lagar och bestämmelser samt branschöverenskommelser och landstinget har ett särskilt ansvar att verka för saklig, korrekt och tillgänglig marknadsföring av den egna verksamheten. Detta rör samtliga verksamheter inom landstinget och är oftast förekommande inom verksamheter där vi har försäljning eller rekryterar elever, som Kalmar Länstrafik och folkhögskolorna. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2015-04-28 Sida 2(3) Landstinget avser att ta del hur andra landsting/regioner utarbetat sina regelverk och se över gällande riktlinjer och instruktioner samt vid behov föreslå eventuella förtydliganden. Riktlinjen Representation och gåvor har reviderats om och kompletterats kring tagande av gåva. Tilläggstexten stödjer sig på SKL:s skrift Om mutor och jäv. Efter påpekande i granskningen har även ett tillägg gjorts under rubriken Krav på redovisningsunderlag. Program för konferens ska numera bifogas verifikationen. Dessutom har beloppet för gåva ändrats till 180 kr exklusive moms. På intranätet Navet finns numera en länk till SKL:s skrift Om mutor och jäv. Ett förtydligande har även gjorts under rubriken Gåvor och uppvaktningen till medarbetare om att huvudregeln vid representation och gåvor ska vara alkoholfri. Personalenheten avser att i samverkan med landstingets personalklubbar göra en översyn och uppdatering av hur bidraget till personalklubbar beräknas. Detta arbete beräkna påbörjas tidig höst 2015. Målsättningen för denna omarbetning ska vara att ta fram tydliga kriterier för bidragsgivande. Förbättringsområde tydligare målformuleringar i riktlinjerna I granskningen noteras att målformuleringarna i riktlinjerna är varierande och inte tydligt kopplade till en god intern kontroll. En översyn av personalenhetens olika riktlinjer pågår. Särskild uppmärksamhet kommer att riktas mot målformuleringarna för att uppnå en god intern kontroll. Ett tydliggörande har gjorts i riktlinjen Kurser, konferenser och studieresor om att gällande skatteregler även avser landstingets medarbetare. Psykiatriförvaltningens riktlinje om fortbildning, kurser och konferenser som är felaktigt placerad på en sida med landstingsgemensamma riktlinjer. Enligt besked kommer Psykiatriförvaltningen att flytta denna riktlinje till förvaltningens egen hemsida. Förbättringsområde underlag i direkt anslutning till verifikationen Det pågår ett ständigt arbete med att informera verksamheterna om gällande regler och vilka underlag som krävs i direkt anslutning till verifikationen. Landstingets ekonomisystem stödjer också att rutinen följs genom bifogafunktion, inskanning och påminnelse till användaren. En hel del förbättringar infördes redan 2014 bl a har en ny attestriktlinje tagits fram, ett körkort för ekonomisystemet samt introduktionspaket ekonomi för nya chefer. Rutinerna kring representation, kurser och konferenser granskas löpande varje år utöver de granskningsmoment som lyfts i intern kontrollplanen. Landstinget bedömer detta viktigt att följa då brister kan orsaka landstinget skada. Samtliga förvaltningsekonomer har också till uppgift att på sina möten med verksamheten lyfta fram vikten av intern kontroll. Uppgifter om vad en verifikation ska innehålla och vad som ska bifogas verifikationen kommer att vara prioriterat i denna informationssatsning. Förbättringsområde enhetlig kontering av representation samt att säkerställa rätt momsavdrag Ett förbättringsarbete pågår för att ta fram en manual med tydliga mallar där man enkelt kan följa hur kontering ska ske vid olika händelser, med exempel. Vidare kommer i manualen att finnas med en formel för hur
Landstinget i Kalmar län Datum 2015-04-28 Sida 3(3) momsavdraget ska beräknas. Samtidigt så pågår löpande information kring kontering av olika typer av arrangemang för att konteringen ska bli mer enhetlig. Ingeborg Eriksson Gunnarsson Ekonomidirektör