FÖRSTUDIE. Hemtjänsten kvalitet - kontinuitet

FÖRSTUDIE Hemtjänsten kvalitet - kontinuitet Projektledare: Olof Hammar Beslutad av revisorskollegiet 2012-10-17 RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se

1 SAMMANFATTNING...3 2 KRITIK/FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN...3 3 PROJEKTBESKRIVNING MM...4 3.1 Bakgrund till revisionens granskningsprojekt...4 3.2 Syfte...4 3.3 Avgränsning...4 3.4 Metod...4 3.5 Resurser...4 4 ÖVERSIKT...5 4.1 Rättsläget och övergripande beslut...5 4.2 Organisatorisk inplacering...5 4.3 Statistiska uppgifter...5 4.4 Stadsdelarnas kvalitetsarbete...5 4.4.1 Bakgrund... 5 4.4.2 Kommungemensamt ledningssystem... 6 4.4.3 s kommentarer... 7 4.5 Kontinuitet i hemtjänsten...7 4.5.1 Bakgrund... 7 4.5.2 Kontinuitet... 8 4.5.3 Kontinuitetsmätning i Malmö stad... 8 4.5.4 s kommentarer... 8 5 KÄLLOR OCH REFERENSLITTERATUR...11 RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 2 (11)

1 Sammanfattning har kartlagt kvalitets- och kontinuitetsarbetet inom hemtjänsten i syfte att undersöka om fördjupad granskning bör ske från revisionens sida framöver. Efter revisionskontorets granskning av kvalitetsutveckling och uppföljning inom vård och omsorg 2011 har nya föreskrifter från socialstyrelsen börjat gälla. Stadskontoret har tagit fram ett kommunövergripande ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunstyrelsen antog den 5 september 2012 förslaget om ett övergripande ledningssystem för kvalitetsarbete inom vård och omsorg i Malmö. s genomförda granskning 2011 har varit en utgångspunkt i arbetet. ser det som positivt att stadskontoret utarbetat kommungemensamt dokument för systematiskt kvalitetsarbete och som är anpassat till de nya föreskrifter som gäller från och med 2012. Att implementera detta ledningssystem i kvalitetsarbetet på respektive stadsdel kommer att ske framöver och en mer fördjupad granskning från revisionskontorets sida av kvalitetsarbetet och hur det centrala ledningssystemet implementerats i det lokala kvalitetsarbetet bör ske tidigast 2014. Under 2013 kommer dessutom vård och omsorg att beröras av den stadsdelsomorganisation som kommer att ske. En kommunövergripande kontinuitetsmätning av hemtjänsten ska för första gången genomföras i Malmö stad. Stadskontoret ansvarar för genomförandet som kommer att ske under oktober månad. ser det som positivt dels att ett datoriserat planeringsverktyg (Laps Care) har införts och dels att en omfattande kontinuitetsmätning nu ska ske. Någon kommunövergripande kontinuitetsmätning har tidigare ej skett även om socialstyrelsens riksomfattande brukarundersökningar till viss del berör området. Resultatet av mätningen kommer dock endast omfatta 6 av 10 stadsdelar vilket inte är tillfredsställande. Malmö stad har köpt in ett datoriserat planeringsverktyg och ett omfattande arbete genomfördes i samband med implementeringen (2009-2011) av det i de olika stadsdelarna. Det är därför inte tillfredsställande att fyra stadsdelsförvaltningar ej använder verktyget i tillräcklig omfattning för att komma ingå i den omfattande kontinuitetsmätning som genomförs i oktober månad. 2 Kritik/Förbättringsområden Stadsdelsfullmäktige: Planeringsverktyget Laps Care används sedan 2011 av samtliga stadsdelsförvaltningar som ett datoriserat hjälpmedel vid planering av hemtjänstinsatserna. Stadskontorets nyligen genomförda inventering inför den kommunövergripande RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 3 (11)

kontinuitetsmätning som ska genomföras visar att verktyget i många fall inte används fullt ut eller i begränsad omfattning i hemtjänstgrupperna. Förvaltningarna bör tillse att verktyget implementeras på ett bättre sätt i planeringsarbetet i de delar av organisationen där det inte används fullt ut. 3 Projektbeskrivning mm 3.1 Bakgrund till revisionens granskningsprojekt Från revisionsplan 2012: Det är viktigt att kvaliteten och servicen till de personer som erhåller hemtjänstinsatser uppnår en god kvalitet. Det förekommer ibland kritik på bristande kontinuitet och att organiseringen av omvårdnads- och serviceinsatserna bör förbättras. Det finns flera stadsdelsfullmäktige som inte infört ett ledningssystem för kvalitet inom vård och omsorg vilket inte är tillfredsställande. De förbättringar som genomförs sker oftast utifrån brukarundersökningar. 3.2 Syfte Kartlägga kvalitets- och kontinuitetsarbetet inom hemtjänsten i syfte att undersöka om mer fördjupad granskning bör ske från revisionens sida. 3.3 Avgränsning Granskningen är beslutad att genomföras som en förstudie, vilket innebär att granskningen begränsas tidsmässigt. Förstudien ska i första hand leda till en slutsats om kvaliteten och kontinuiteten inom hemtjänsten framöver bör granskas mer omfattande och som fördjupat granskningsprojekt. 3.4 Metod Intervju med vård och omsorgschef, planeringssekreterare, medicinskt ansvarig sjuksköterska mfl på SDF södra innerstaden och samt ett flertal tjänstemän på stadskontorets avdelning för vård och omsorg om vad socialstyrelsens nya föreskrifter per 1 jan 2012 inneburit för kvalitetsarbetet samt vad det nya planeringsverktyget inneburit när det gäller kontinuiteten inom hemtjänsten. 3.5 Resurser Styrgruppen ur Revisorskollegiet: SDF-1. Per Lilja, Claes Carlsson, Gösta Larsson, Robabeh Taeri Projektledare från : Olof Hammar RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 4 (11)

4 Översikt 4.1 Rättsläget och övergripande beslut Under 2011 gav Socialstyrelsen ut nya föreskrifter (SOSFS 2011:9), att ska gälla från och med 2012-01-01 och som ersatte de båda föreskrifter om ledningssystem som hittills funnits för hälso- och sjukvård respektive socialtjänst och LSS-verksamhet. I den nya föreskriften finns tydligare krav på bland annat riskanalys, egenkontroll och dokumentation. Föreskriften fokuserar på ansvar och användning, ledningssystemets uppbyggnad, hur det systematiska förbättringsarbetet ska bedrivas, vilka skyldigheter personalen har och att kvalitetsarbetet ska dokumenteras och är inte lika detaljerad med kvalitetskrav inom olika områden som de två tidigare föreskrifterna. Kommunstyrelsen antog den 5 september 2012 förslaget om ett övergripande ledningssystem för kvalitetsarbete inom vård och omsorg i Malmö stad. 4.2 Organisatorisk inplacering Vård och omsorgsverksamheten omfattar både äldre och funktionshindrade och det är de 10 stadsdelarna som ansvarar för verksamheten. 4.3 Statistiska uppgifter Enligt Malmö stads verksamhetsmått uppgick antal vårdtagare i ordinärt boende i augusti 2012 till 7700. Kostnaden per vårdtagare och år uppgick till 156 tkr. 4.4 Stadsdelarnas kvalitetsarbete 4.4.1 Bakgrund granskade 2011 stadsdelarnas arbete med kvalitetsutveckling och uppföljning inom äldreomsorgen. I granskningen konstateras bland annat: Två av stadsdelarna, Södra Innerstaden och Fosie har inte infört något kvalitetsledningssystem. Oxie och Husie har arbetat ett par år med sina ledningssystem, men för övriga stadsdelar är 2011 det första året. Endast en stadsdel, Husie, har ett integrerat kvalitets- och ledningssystem. Enligt SOSFS 2006:11 ska nämnden besluta om ett ledningssystem. Det har endast skett i fem av stadsdelarna. Ett fungerande ledningssystem för kvalitet ger nämnden ett verktyg för att säkerställa att rutiner finns, att de följs och att verksamhetens kvalitet säkras och utvecklas systematiskt. Det är otillfredsställande att vissa av stadsdelarnas arbete med ledningssystem för kvalitet inte har kommit längre. Vår bedömning var dock att det, även om vi hade synpunkter på att ledningssystem inte har införts eller på själva systematiken, pågick arbete för att utveckla och förbättra kva- RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 5 (11)

liteten inom äldreomsorgen i stadsdelarna. Kvalitetsarbetet utgår i de flesta av stadsdelarna från resultatet av brukarundersökningen (NKI-mätningen), genom att handlingsplaner tas fram för att förbättra resultaten. 1 januari 2012 började nya föreskrifter gälla (SOSFS 2011:9) De nya föreskrifterna och allmänna råden fokuserar på hur ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas och anger att det är vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS som ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. De viktigaste förändringarna i SOSFS 2011:9 De nya föreskrifterna och allmänna råden är gemensamma för hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och LSS. En definition av kvalitet införs: Den som bedriver verksamhet ska säkerställa att verksamheten uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter samt beslut som meddelats med stöd av sådana föreskrifter. De nya föreskrifterna och allmänna råden ställer krav på att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS, systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaliteten i verksamheten. Den information som verksamheten får genom riskanalyser, egenkontroller och utredning av klagomål, synpunkter och rapporter ska ligga till grund för förbättringar av ledningssystemets processer och rutiner. 4.4.2 Kommungemensamt ledningssystem I november 2011 initierade samtliga vård- och omsorgschefer ett uppdrag att ta fram ett övergripande ledningssystem för samtliga förvaltningar att förhålla sig till. Stadskontoret har under 2012 arbetat fram ett sådant dokument. 2012-09-05 antog kommunstyrelsen dokumentet Övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Vård och Omsorg i Malmö stad. Ett ledningssystem är ledningens stöd för att systematiskt och fortlöpande säkerställa och utveckla verksamhetens kvalitet. Med ledning menas både politisk och tjänstemannaledning. Syftet med ett övergripande ledningssystem är att beskriva Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om systematiskt kvalitetsarbete, samt vad som ska gälla för Malmö stad i ett övergripande perspektiv. Dokumentet ska vara ett stöd i stadsdelsförvaltningens/sociala resursförvaltningens arbete med ett fortlöpande systematiskt kvalitetsarbete och uppbyggnad av ledningssystem. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete fokuserar på hur ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas och anger att det är vårdgivaren (HSL) eller den som bedriver socialtjänst (SoL) eller verksamhet enligt lagen om stöd RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 6 (11)

och service till vissa funktionshindrade (LSS) som ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Syftet med dokumentet är att beskriva Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om systematiskt kvalitetsarbete, samt vad som ska gälla för Malmö stad i ett övergripande perspektiv. Dokumentet ska vara ett stöd till stadsdelsförvaltningarna och sociala resursförvaltningen i sitt arbete med systematiskt kvalitetsarbete och uppbyggnad av ledningssystem enligt de nya föreskrifter som gäller från 2012. s granskningsrapport 2011 har varit en utgångspunkt i framtagandet av ett övergripande ledningssystem. Stadsdelarna anmodas att följa dokumentet och att därmed implementera det centralt framtagna ledningssystemet i sitt lokala kvalitetsarbete. 4.4.3 s kommentarer Efter revisionskontorets granskning 2011 har nya föreskrifter från socialstyrelsen börjat gälla. Stadskontoret har tagit fram ett kommunövergripande ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet som nyligen antogs av kommunstyrelsen. s genomförda granskning 2011 har varit en utgångspunkt i arbetet. ser det som positivt att stadskontoret utarbetat kommungemensamt dokument för systematiskt kvalitetsarbete och som är anpassat till de nya föreskrifter som gäller från och med 2012. Att implementera detta ledningssystem i kvalitetsarbetet på respektive stadsdel kommer att ske framöver och en mer fördjupad granskning från revisionskontorets sida av kvalitetsarbetet och hur det centrala ledningssystemet implementerats i det lokala kvalitetsarbetet bör ske tidigast 2014. Under 2013 kommer dessutom vård och omsorg att beröras av den stadsdelsomorganisation som kommer att ske. 4.5 Kontinuitet i hemtjänsten 4.5.1 Bakgrund Stadskontoret konstaterar i ett tjänsteutlåtande (KS ärende 2011-09-07) avseende stadsdelarnas vidtagna åtgärder med anledning av resultatet i brukarundersökning 2010 att stadsdelarnas arbetar med åtgärder i syfte att öka kontinuiteten genom olika sätt att organisera service- och omvårdnadsinsatser. En ny brukarundersökning genomfördes av socialstyrelsen 2011. Det är faktorn trygghet i undersökningen som handlar om kontinuiteten. RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 7 (11)

Det datoriserade planeringsstödet Laps Care infördes i stadsdelarna med början 2009. I Hyllie som var sist av stadsdelarna infördes det under hösten 2011. Laps Care är ett planeringsstöd som hjälper till att få struktur på alla uppdrag som ska utföras. Beslutade insatser som vårdtagaren fått beviljat läggs in som besök i Laps-Care enligt den genomförandeplan som är upprättad tillsammans med vårdtagaren. Laps Care syr sedan ihop besöken efter mottot "rätt person med rätt kompetens utför rätt insats vid rätt tidpunkt". Med sig ut på arbetspasset får personalen sedan en plan som beskriver vad som ska göras. Massmedia har i olika artiklar uppmärksammat att det förekommer att vårdtagare med omfattande vårdbehov besöks av ett stort antal olika personer. 4.5.2 Kontinuitet I samband med intervjuerna har diskussioner förts kring vad som egentligen menas med god eller bristfällig kontinuitet. Det är inte så enkelt att det bara handlar om att mäta hur många olika personer som besökt en vårdtagare under en viss period utan det handlar t ex om Att vårdtagaren få hjälp av samma personer i så stor utsträckning som möjligt. Att hjälpen kommer vid samma tidpunkt varje gång Att hjälpen utförs på samma sätt varje gång. Att vårdtagaren har en ordinarie vårdare som kommer så ofta som möjligt och som vårdtagaren känner förtroende för 4.5.3 Kontinuitetsmätning i Malmö stad Någon kommunövergripande kontinuitetsmätning har inte skett i Malmö stad efter att det nya planeringsverktyget Laps Care infördes. Samtliga stadsdelar använder nu sedan knappt ett år verktyget och en omfattande kontinuitetsmätning kommer att ske under de två första veckorna i oktober. Mätningen kommer bl a att innefatta hur många olika personer som besökt en vårdtagare under 14 dagar, hur många besök vårdtagaren haft och vilken total tid som vården omfattat. Det är vårdtagare som är 65 år eller äldre och som har minst två insatser per dag under samtliga veckans dagar som kommer att ingå i undersökningen. 150 vårdtagare per stadsdel kommer att ingå. Fyra stadsdelar (Hyllie, Kirseberg, Centrum och Rosengård) kommer inte att ingå i mätningen då en av stadskontoret genomförd inventering visat att stora delar av hemtjänsten i dessa stadsdelar inte använder planeringsverktyget på ett sådant sätt att dom kan ingå i mätningen. 4.5.4 s kommentarer har blivit förevisade det nya planeringsverktyget Laps Care. Verktyget är om det används på rätt sätt ett stort hjälpmedel för att planering av hemtjänstinsatserna ska kunna ske på ett bättre och mer effektivt sätt jämfört med tidigare när pla- RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 8 (11)

neringen skedde manuellt. En förutsättning är dock att den personal som arbetar med planeringen har god kunskap om såväl verksamheten som om hur man använder verktyget på ett optimalt sätt. Om så inte är fallet blir det många fel och brister som måste justeras manuellt. Omfattande utbildningsinsatser har skett i samband med att verktyget implementerats i planeringsarbetet på respektive stadsdel. Stadskontorets inventering inför den kontinuitetsmätning som ska ske i oktober visar att Laps Care inte används på ett sådant sätt i stadsdelarna Kirseberg, Rosengård, Hyllie och Centrum att man kan ingå i kontinuitetsmätningen. Det finns hemtjänstgrupper i stadsdelarna som inte använder Laps Care alls eller inte fullt ut. har frågat vård och omsorgscheferna i dessa 4 stadsdelar om anledningen till detta samt om man har eller kommer att genomföra någon egen kontinuitetsmätning då man inte kan ingå i den kommunövergripande mätningen i oktober. De fyra stadsdelarna har lämnat följande svar Kirseberg: Samtliga hemtjänstteam dagtid använder sig idag av Laps Care exklusive kvälls-natt teamet. Man har vid ett par tillfällen gjort försök att även få detta team att använda planeringsverktyget, men har inte lyckats pga svårigheter att få in alla beviljade insatser, Stadsdelen hade förhoppning om att samtliga team skulle använda verktyget i oktober när kontinuitetsmätningen genomförs men lyckades inte med det. Stadsdelen planerar inte att genomföra någon egen mätning, utan har gått efter stadskontorets riktlinjer kring kontinuitetsmätningen, dvs att man inte kommer att ingå. Rosengård: Målet är att samtliga hemtjänstgrupper ska arbeta med Laps Care fullt ut. Sammanlagt finns 4 hemtjänstgrupper. 3 grupper arbetar med Laps Care fullt ut och en grupp ska påbörja införandet av Laps Care. Innan man går vidare med införandet ska man göra en översyn av arbetet med Laps Care inom Social Hemtjänst i syfte att om möjligt finna effektivare arbetssätt så som t ex samplanering/central planering. Beslut är taget om att man avvaktar kontinuitetsmätningen som ska ske i oktober månad för att kunna ta del av mätningens resultat. Man har svarat revisionskontoret att man gärna ingår i nästa kontinuitetsmätning som ska genomföras. Centrum: SDF Centrum har inte infört Laps Care för sina kvällspatruller och nattpatrullen. Laps Care används alla dagar utom söndagar, då det i hemtjänsten används samma schema som på lördagar såvitt inget akut har inträffat. Detta kommer att åtgärdas under hösten, dvs. Laps Care ska användas alla dagar i veckan. Kontinuitetsmätning mäts inför DR 1 och årsrapport. Slumpässigt utvalda vårdtagare ingår i denna mätning som innebär att samtliga personal som rör sig runt vårdtagaren anges som "pinn"statistik. Detta rapporteras till stadsdelsfullmäktige i samband med målavstämningar. RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 9 (11)

Kontinuerligt arbete genomförs för att minska antalet personal kring vårdtagare i omvårdnadsnivå 4. Stadsdelen har sedan 1½ år startat en ny personalgrupp som kallas förstärkt hemtjänst. Gruppen består av 12 undersköterskor, som arbetar med helhetssyn kring sina vårdtagare, dvs. med hela situationen kring vårdtagaren, även socialt och psykiskt. Varje undersköterska har ansvar för en till två vårdtagare i omvårdnadsnivå 4 Kontinuiteten och nöjdheten hos vårdtagarna är mycket hög i förstärkt hemtjänst. Förstärkt hemtjänst kommer att utvärderas med hjälp av Malmö stads FoU-avdelning. Hyllie: Hyllie SDF har 18 st hemtjänstgrupper som arbetar dagtid. I dagsläge använder dessa grupper Laps Care som fullt ut. Under hela 2011 har utbildning i Laps Care användning pågått. Kvällspatruller använder i dagsläget inte Laps Care. Anledningen till det har varit att det har tagit långt tid för alla daggrupper att använda Laps Care fullt ut utan att förlora personkontinuiteten brukarna. Man har beslutat att inkörningsperiod för Laps Care användning får ta den tid den tar för att både personalen och brukaren ska känna sig trygga. Våren 2012 startade en kvällspatrull med användning av Laps Care. Beslut är taget att alla kvällspatruller ska använda planeringsverktiget Laps Care. Inkörningsperiod är oktober-november 2012. Två kvällspatruller använder det i nuläget och det återstår sju kvällspatruller som ska starta. Någon egen kontinuitetsmätning är inget som är inplanerat i nuläget. Hyllie SDF kommer att kontakta ansvariga på stadshuset för att få information om hur en sådan kontinuitetsmätning skulle kunna genomföras. ser det som positivt dels att ett datoriserat planeringsverktyg (Laps Care) införts och dels att en omfattande kontinuitetsmätning nu ska ske. Någon kommunövergripande kontinuitetsmätning har tidigare ej skett även om socialstyrelsens riksomfattande brukarundersökningar till viss del berör området. Resultatet av mätningen kommer dock endast omfatta 6 av 10 stadsdelar vilket inte är tillfredsställande. Malmö stad har köpt in ett datoriserat planeringsverktyg och ett omfattande arbete genomfördes i samband med implementeringen (2099-2011) av det i de olika stadsdelarna. Det är därför inte tillfredsställande att fyra stadsdelsförvaltningar ej använder verktyget i tillräcklig omfattning för att komma ingå i den omfattande kontinuitetsmätning som genomförs i oktober månad. Resultatet av mätningen för de stadsdelar som ingår kommer att beaktas när revisionskontorets årsrapporter för respektive stadsdel presenteras i mars 2013. Respektive nämndsrevisor bör bevaka att Laps Care framöver kommer användas i större omfattning i stadsdelarna Kirseberg, Rosengård, Centrum och Hyllie. RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 10 (11)

5 Källor och referenslitteratur Skriftliga källor Beslutsorgan Stadskontoret Kommunstyrelsen SDF Södra Innerstaden Revisorskollegiet Avser Diverse underlag till kontinuitetsmätning Övergripande Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg i Malmö stad Diverse dokumentation som mottagits i samband med intervjuer Granskningsrapport 2011 avseende stadsdelarnas arbete med kvalitetsutveckling och uppföljning inom äldreomsorgen Uppgiftslämnare Organisation/enhet Stadskontoret/Avdelningen för vård och omsorg SDF Södra Innerstaden/vård och omsorg SDF Centrum SDF Hyllie SDF Kirseberg SDF Rosengård Namn Lars Åke Borgström, kvalitetscontroller Yvonne Johansson, systemförvaltare Laps Care Bertil Sjöström, Utrednings- och utvecklingssekreterare Vård och omsorgschef m fl Vård och omsorgschef Vård och omsorgschef Vård och omsorgschef Vård och omsorgschef RAPPhemtjänst2_kvalitet-kontinuitet 11 (11)