PROJEKTDIREKTIV. Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 1(13) PROJEKTDIREKTIV Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst Titel: Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst Projekt: Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst Idnr: Delprojekt: Idnr: Beställare: Socialdirektör Torbjörn Stark Version: 1.0 Skriven av: Åsa Swan Datum: 140130 Godkänd av: Torbjörn Stark Datum: Projektwebbplats: 140130

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 2(13) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 5 1.1 BAKGRUND... 5 1.2 VERKSAMHETENS ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER... 5 2 BESTÄLLARE... 5 3 MÅL... 5 3.1 EFFEKTMÅL... 6 3.2 PROJEKTMÅL... 6 4 AVGRÄNSNINGAR... 6 5 UTGÅNGSPUNKTER... 6 6 INTRESSENTER... 6 7 BEROENDEN... 7 8 PÅVERKAN... 7 9 RISKER... 7 10 TIDSPLAN... 8 11 RESURSER... 8 12 ORGANISATION... 8 13 KOSTNADS- OCH NYTTOKALKYL... 8 14 FINANSIERING... 8 15 KVALITETSSÄKRING... 8 16 ÖVERTAGANDE OCH ACCEPTANS... 8 16.1 ACCEPTANSKRITERIER... 9 16.2 EFFEKTHEMTAGNING... 9 17 ÖVRIGA DIREKTIV... 9

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 3(13) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 0.1 140110 Utkast Åsa Swan Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 4(13) 1 Inledning 1.1 Bakgrund Inom hemtjänsten i Skönsmon har det sedan våren 2012 pågått ett utvecklingsarbete där fokus har varit och är, att med hjälp av ett systemsynsätt utveckla ett nytt arbetssätt för att bättre kunna möta kundernas behov, det vill säga öka kvalitén i utförandet. De övergripande målen är förutom ökad kvalité för kunderna, att förbättra arbetsmiljön och på sikt minska kostnaderna. Hemtjänstgruppen har systematiskt och metodiskt tagit fram det grundläggande syftet med hemtjänsten, ringat in kundernas kvalitetskrav samt identifierat vad som hindrar hemtjänstpersonalen från att leverera hemtjänst av god kvalitet. Tanken var att ta ett helhetsperspektiv där man utvecklar hemtjänstprocessen end-to-end, det vill säga från det att kunden ansöker om hjälp i hemmet till dess att hjälpen/stödet ges. Strax innan utvecklingsarbetet startade hade ett politiskt beslut om att införa kundval i hemtjänsten enligt lagen om valfrihetssystem, LOV, fattats och omställningsarbetet för att möta konkurrensen hade påbörjats. Ett delsyfte med utvecklingsarbetet i Skönsmon var att ge den nya tillhandahållarfunktionen i socialförvaltningen möjlighet att förstå hela hemtjänstprocessen för att i framtiden styra och leda på ett sätt som ger rätt förutsättningar för att systematiskt utveckla kvalitén i verksamheten i balans med god lönsamhet. Hemtjänstgruppen identifierade ett antal slöserier såsom dubbelarbete, överföring av information från olika system manuellt, många kontakter med kunden innan hjälpen kommer, användandet av många olika vikarier, ofullständig information till varandra och kunderna samt många överlämnanden. Under 2012 och 2013 har hemtjänstgruppen arbetat för att eliminera dessa slöserier och nu kan förvaltningen konstatera att personalkontinuiteten har förbättrats så att kunder och personal känner varandra mycket bättre. Hemtjänstpersonalen får ta ansvar för helheten i det som rör deras arbete och kan då göra förbättringar fortlöpande när det behövs vilket ökat kvalitén. Genom pilotprojektet har personalen för första gången fått arbeta med kundperspektiv (upplevd kvalitet) som utgångspunkt, samt kunnat fastställa vilka processer i systemet som är värdeskapande för kunden. Utvecklingsarbetet i Skönsmon har lett till att personalen idag arbetar utifrån nya arbetsprinciper med utgångspunkt i vad som är viktigt för deras kunder och syftet med verksamheten. Det nya arbetssättet bygger på hög personalkontinuitet kring varje kund vilket i sin tur har resulterat i ökad kvalité på stödet/hjälpen till kunderna och ökad arbetsglädje hos personalen till oförändrade kostnader. Sammanfattningsvis rör det sig om metodutveckling för höjd kvalité som innehåller delar såsom kunskapsutveckling, analys och ledning.

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 5(13) De goda resultat som uppnåtts och det faktum att både chef och medarbetare i hemtjänsten i Skönsmon har utvecklat sin kompetens att själva förbättra sin verksamhet systematiskt, har lett till att socialförvaltningen vill införa arbetssättet i resterande hemtjänstområden i Sundsvalls Hemtjänst. Förutom att kvalitén inom hemtjänsten i Skönsmon har blivit bättre till samma kostnad som tidigare konstaterar socialförvaltningen att detta pågående utvecklingsarbete stämmer bra överens med projektet Bemanna rätt som pågår inom alla affärsområden inom socialförvaltningen i syfte att minska kostnaderna genom rätt bemanning vid rätt tidpunkt samt MRP-uppdraget Metodutveckling för höjd kvalité. I mål och resursplan för 2013-2014 med plan för 2015-2016 fick socialnämnden ett uppdrag kallat Metodutveckling för höjd kvalité. Uppdraget lyder: Kommunens vård och omsorgsverksamhet måste hela tiden utvecklas. Den enskildes behov ska vara i fokus och personalen ska få möjlighet till kompetensutveckling. Resurser behöver avsättas till att utveckla verksamheten och göra den kommunala vården och omsorgen attraktiv för både sundsvallsbor som personal. Till uppdraget finns 5 mkr avsatta och beslut togs i socialnämnden 131023 om att föreslå kommunstyrelsen att pengarna skulle överföras till socialnämnden vilket också skedde strax före årsskiftet 2013. 1.2 Verksamheten övergripande mål och strategier Projektet syfte och genomförande överensstämmer väl med Sundsvalls Kommuns nya hållbara tillväxtstrategi RIKARE 2021 och processmålen för Vård- och omsorgsprocessen, MRP 2013-2014 med plan för 2015-2016. I tillväxtstrategin RIKARE 2021, strategiområde effektiv kommun beskrivs bland annat följande: Vikten av att Sundsvallsborna får ut så mycket nytta som möjligt utifrån de mål som lagts fast och med de resurser som finns vilket innebär fokus på värdeorientering, värdeskapande aktiviteter. För värdeorientering behövs ökade kunskaper om vilka behoven är och vad som är värdeskapande för dem vi är till för. Detta förutsätter en ständig dialog och samverkan mellan invånare och organisationer. I inledning till strategiområdet effektiv kommun beskrivs Sundsvalls kommun som den organisation som har det största ansvaret att utveckla Sundsvall till en resurseffektiv kommun på alla områden, vilket utgör grunden för en hållbar tillväxt i vårt samhälle. I processmålen för Vård- och omsorgsprocessen står följande: Sundsvallsborna ska känna sig trygga i att de får det stöd som behövs när de behöver det och utifrån behov. Riktig valfrihet innebär inflytande över sin egen situation. Exempelvis ska sundsvallsbornas möjlighet att påverka innehållet och användningen av sina hemtjänsttimmar öka. 2 Beställare Socialdirektör Torbjörn Stark

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 6(13) 3 Mål 3.1 Effektmål Organisationsnivå Kunskapen om systemsynsätt enligt Vanguard-metoden har ökat på organisationsnivå i socialförvaltningen, både beträffande teori och praktik, dvs. vad det innebär att omsätta kunskaperna i handling i det dagliga arbetet. Detta bidrar till: ökad kunskap och förståelse för hemtjänstprocessen ur ett helhetsperspektiv, end-to end från ansökan till verkställighet ökade kunskaper om vilka behoven är och vad som skapar värde för dem vi är till för vilket förutsätter en ständig dialog och samverkan mellan kunder och socialförvaltningen ökat fokus på värdeorientering och värdeskapande aktiviteter i det dagliga arbetet Gruppnivå Förbättring av resultaten i alla hemtjänst områden i Sundsvalls hemtjänst beträffande prestationens tre delar: Kvalité i utförande Arbetsmiljö Kostnad Effektmålet uppnås genom att chefer och medarbetare i Socialförvaltningen, efter projektets genomförande, förstår och arbetar med ett systemsynsätt på verksamheten (Vanguardmetoden) med kunden i fokus. Effektmålen kommer att följas upp via datainsamling och analys både på grupp- och organisationsnivå, till exempel: följa systembilder och systembegränsningar, intervjuer med personal på alla nivåer, följa mått på kvalité, arbetsmiljö och kostnader. 3.2 Projektmål Innan start i första hemtjänstområdet genomförs en 3-dagars introduktion i systemsynsätt enligt Vanguard-metoden för de personer i socialförvaltningens ledning som inte tidigare deltagit i en sådan. Samtliga medarbetare och chefer i Sundsvalls Hemtjänst har genomgått introduktion i teorin bakom systemsynsätt enligt Vanguard-metoden och därefter startat utvecklingsarbetet i den egna verksamheten genom att använda Vanguard-metodens tre faser Check-Plan-Do. Utvecklingsarbetet i respektive hemtjänstgrupp har följts upp med de mått som är kopplade till prestationen (kvalité mot kund arbetsmiljö - kostnad). Varje hemtjänstgrupp har fått det stöd de behöver i uppföljning av mått under projekttiden för att så småningom klara detta själva.

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 7(13) När projektet avslutas arbetar alla hemtjänstområden inom Sundsvalls hemtjänst enligt ett systemsynsätt som utvecklats med hjälp av Skönsmomodellen och Vanguardmetoden. Så kallade lärandemöten har genomförts fortlöpande under hela projekttiden för att ledningen för socialförvaltningen och andra personer 1 med roller som indirekt påverkar hemtjänstens arbete har träffats regelbundet och tagit del av resultaten av utvecklingsarbetet. Syftet med lärandemötena är att lära sig metoden (systemsynsätt enligt Vanguard-metoden), och förstå kundens väg i systemet. Detta för att kunna verka för att eventuella systembegränsningar 2 inte byggs in i systemet och redan inbyggda lyfts av. Det övergripande syftet med lärandemötena är att möjliggöra ett organisatoriskt lärande. 4 Avgränsningar För att ledning och styrning ska följa omställningen till ett systemsynsätt krävs stöd, deltagande och intresse från socialförvaltningens samlade ledningsgrupp och verksamhetsstöd där ett antal personer redan deltagit i 3-dagars introduktion i systemsynsätt och en 3-dagars utbildning i Effektiv styrning, system- och processbaserad styrning i offentlig sektor. Projektet kommer därför att erbjuda en 3-dagarsintroduktion av systemsynsättet till de personer i ledningen som inte deltagit tidigare. Projektet är avgränsat till att omfatta chefer och medarbetare i Sundsvalls hemtjänst. 5 Utgångspunkter Projektet ska utgå ifrån Sundsvalls kommuns vision, värdegrund och styrprinciper. Vision: Vi gör det goda livet möjligt! Värdegrund: Vår värdegrund kännetecknas av Mod, Öppenhet, Helhetssyn. Styrprinciper: beslut tas så nära kund som möjligt alla kunder är min kund jag gör det som skapar värde för kunden Projektet ska också utgå från de resultat av utvecklingsarbetet i hemtjänsten i Skönsmon som presenteras i följande rapporter: - FoU Rapport 2012:10, Hemtjänst vad är viktigt för kunden? - FoU Rapport 2013:5, Hemtjänst införandet av ett nytt arbetssätt med kunden i centrum 1 T.ex. chefer, biståndshandläggare, ekonomer, systemförvaltare IT-system, nyckelpersoner från enheten för kvalité- och tjänsteutveckling etc. 2 Komponenter som försvårar arbetet kallas systembegränsningar. Exempelvis organisationsstruktur och arbetsorganisation, mål, planer, mätningar, uppföljning, ekonomisystem, IT-system, normer och värderingar.

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 8(13) Förutom ovanstående ska projektet utgå från övriga lärdomar som gjorts i utvecklingsarbetet i hemtjänsten i Skönsmon, där det konstaterats att nyckeln till god kvalité och effektivitet är personalkontinuitet, omsorgs- och tidskontinuitet. En annan viktigt lärdom är att hur vi organiserar arbetet måste utgå från ett kundperspektiv och en helhetsbild på hemtjänstprocessen. Hur systemet ser ut är avgörande för om medarbetarna närmast kunderna har förutsättningar att leverera hemtjänst av god kvalité till rimlig kostnad 6 Intressenter Socialnämnden, hemtjänstens kunder, affärsområdeschefen för Sundsvalls hemtjänst, chefer och medarbetare inom Sundsvalls hemtjänst, fackliga organisationer samt chefer och medarbetare inom socialförvaltningens välfärdsledning, 7 Beroenden och påverkan Den metod som ska användas i utvecklingsarbetet i projektet utgår från en systemteoretisk grund där helhetsperspektivet är en av utgångspunkterna. Ett helhetsperspektiv (systemsyn) på verksamheten förutsätter att alla funktioner i hemtjänstprocessen är involverade i utvecklingsarbetet, vilket är en absolut förutsättning för att projektet ska uppnå resultat. Projektet är beroende av: att alla funktioner som ingår deltar i utvecklingsarbetet av hemtjänstprocessen att chefer och medarbetare i Sundsvalls hemtjänst får de förutsättningar som behövs för att lära sig (förstå genom att göra ) Vanguard-metoden genom att frigöras från sitt ordinarie arbete och ersättas med vikarie under Checkfasen och delar av Plan och Do fasen att socialförvaltningens ledning tar ansvar för att det som sker inom ramen för utvecklingsarbetet i projektet sprids och beaktas fortlöpande i respektive organisation, mellan organisationerna och till de övriga förvaltningar som man anser behöver känna till vad som sker, utifrån styrning och ledning externt konsultstöd från Vanguardkonsult Sverige Projektet kommer att bemannas med chefer och medarbetare från hemtjänsten vilket gör att det kommer att uppstå behov av vikarierekrytering i verksamheten. 9 Risker Riskanalys görs av styrgruppen för projektet. 10 Tidsplan Genomförandeperiod: februari 2014 december 2015 Varje hemtjänst område beräknas ta 8 veckor inklusive planering och uppföljning inför nästa område. Under 2014 kommer ett hemtjänstområde i taget att rullas in. Tidigast januari 2015 beräknar projektet att det är möjligt att rulla in fler än ett område samtidigt.

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 9(13) Preliminär tidsplan för hela Sundsvalls hemtjänst, 14 hemtjänstområden: Aktiviteter Jan-juni 2014 Aug-dec 2014 Jan-juni 2015 Aug-dec 2015 Införande inklusive planering och Hemtjänstområde 1-2 Hemtjänst område 3-4 Hemtjänst område 5-8 Hemtjänst område 9-14 uppföljning Styrgruppsmöten 1 gång per månad X X X X 11 Resurser Resurs/kompetens Arbetstid Säkrad Övrigt 100 % vecka 1-2 Ja 60 % vecka 3 40 % vecka 4 Extern konsult Vanguardmetoden Projektledare/internkonsult Vanguard-metoden Internkonsult 1 Vanguardmetoden 100 % Ja 100 % under hela införandeperioden Ja Gäller område 1, övriga områden efter behov. Internkonsult 2 Vanguardmetoden Styrgrupp Referensgrupp Kvalitetsamordnare Kommunikatör 100 % under hela införandeperioden Ja Ja Ja Ja Ja 12 Organisation och roller Beställare Roll Ansvarsområde Person Torbjörn Stark Extern konsult från Vanguardconsult Sverige Metodstöd i hemtjänstgrupp 1 därefter stöd till internkonsulter utifrån behov Projektledare/internkonsult metodstöd i hemtjänstområde 1 och 2, följa processen i resterande områden och organisera för/följa upp: lärandemöten, handledning till områdeschefer och uppföljning/utvärdering Jonas Astrup Beck Åsa Swan

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 10(13) Internkonsult 1 metodstöd under 2014 stöd till hemtjänstgrupperna i uppföljning av mått planera för innehåll på lärandemöten övrig administration Internkonsult 2 Metodstöd under 2014 stöd till hemtjänstgrupperna i uppföljning av mått planera för innehåll på lärandemöten övrig administration Styrgrupp Referensgrupp/inbjudna till lärandemöten Kvalitetsamordnare Kommunikatör Kristin Eriksson Ulrika Andersson Torbjörn Stark, Karin Holmin, Katarina Tjernblom, Ann- Christin Burman, Eva Rönnbäck, Anette Ståby Medarbetare från aktuellt hemtjänstområde, medarbetare från socialförvaltningens tillhandahållaverksamhet, samt privata utförare av hemtjänst Mats Franzen Ann-Britt Nilsson 13 Kostnads- och nyttokalkyl, finansiering Projektet finansieras utifrån särskilt avsatta medel, 5 mkr inom ramen för MRP 2013-2014. Kostnad för hemtjänstområde 1 Aktivitet Beräkning Kostnad inkl. po extern konsult, planering/förberedelse 6 dg 3 dagars intro till ledningen vikariekostnad för internkonsult 1 och 2 under planering/förberedelse extern konsult vecka 1-8 Finansiering 9 dg x 19 000 171 000 kr Avsatta medel för Metodutveckling för höjd kvalité 1600 x 2 x 6 dg 19 200 kr Avsatta medel för Metodutveckling för höjd kvalité 19 x 19 000 dg 361 000 kr Avsatta medel för Metodutveckling för höjd kvalité

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 11(13) projektledare/internkonsult vecka 1-8 100 % internkonsult 1 Vecka 1-8 100 % internkonsult 2 Vecka 1-8 100 % vikariekostnad för deltagande hemtjänstpersonal vecka 1-7 månadslön x 2 106 900 kr Strategienheten månadslön x 2 73 100 kr Avsatta medel för Metodutveckling för höjd kvalité månadslön x 2 73 100 kr Avsatta medel för Metodutveckling 1600 kr x 10 personer x 35 dagar för höjd kvalité 531 700 kr Avsatta medel för Metodutveckling för höjd kvalité Summa 1 229 100 kr Sammanlagd kostnad: Hemtjänstområde Kostnad inkl. po Kommentar 1 1 229 100 kr Se specificering ovan 2 552 600 kr Införande 30 dagar lön internkonsulter vikarieersättning 3-4 892 200 kr införande25 dagar lön internkonsulter vikarieersättning 5-6 677 880 kr införande 20 dagar lön internkonsulter vikarieersättning 7-14 1 417 600 kr införande 15 dagar lön internkonsulter vikarieersättning Summa: 4 769 380 kr Buffert 230 620 kr vid behov av: mer vikarieersättning mer externt konsultstöd kostnader i samband med studiebesök Totalsumma: 5 000 000 Kostnaden förväntas minska för varje hemtjänstgrupp dels då spridningen av arbetssättet ger resultat i form av mer kunskap, vilket påverkar tiden och mängden resurser och för genomförande i nästa grupp, dels genom att minimera användandet av externa konsulter.

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 12(13) 14 Kvalitetssäkring Projektet ska använda sig av Sundsvalls kommuns modell för projekt. Projektet kommer att följas upp med utgångspunkt i 2 perspektiv: Kundperspektivet, vård- och omsorg vad händer med kvalitén när kunderna involveras i tjänsteutvecklingen och hur ska organisationen förstå nya behov och variation i behov och hantera och dra nytta av denna kunskap Medarbetarperspektivet, arbetsmiljö: hur påverkas arbetsmiljön för medarbetarna och hur kan denna kunskap användas i utvecklingsarbete kopplat till god arbetsmiljö, kompetensförsörjning och attraktiv arbetsgivare 15 Övertagande och acceptans Projektet anses vara avslutat då följande leverabler och projektmål har godkänts: Innan start i första hemtjänstområdet genomförs en 3-dagars introduktion i systemsynsätt enligt Vanguard-metoden för de personer i socialförvaltningens ledning som inte tidigare deltagit i en sådan. Samtliga medarbetare och chefer i Sundsvalls Hemtjänst har genomgått introduktion i teorin bakom systemsynsätt enligt Vanguard-metoden och därefter startat utvecklingsarbetet i den egna verksamheten genom att använda Vanguard-metodens tre faser Check-Plan-Do. Utvecklingsarbetet i respektive hemtjänstgrupp har följts upp med de mått som är kopplade till prestationen (kvalité mot kund arbetsmiljö - kostnad). Varje hemtjänstgrupp har fått det stöd de behöver i uppföljning av mått under projekttiden för att så småningom klara detta själva. När projektet avslutas arbetar alla hemtjänstområden inom Sundsvalls hemtjänst enligt ett systemsynsätt som utvecklats med hjälp av Skönsmomodellen och Vanguardmetoden. Så kallade lärandemöten har genomförts fortlöpande under hela projekttiden för att ledningen för socialförvaltningen och andra personer 3 med roller som indirekt påverkar hemtjänstens arbete har träffats regelbundet och tagit del av resultaten av utvecklingsarbetet. Syftet med lärandemötena är att lära sig metoden (systemsynsätt enligt Vanguard-metoden), och förstå kundens väg i systemet. Detta för att kunna verka för att eventuella systembegränsningar 4 inte byggs in i systemet och redan

Projektdirektiv Införande av Skönsmomodellen i Sundsvalls hemtjänst 13(13) inbyggda lyfts av. Det övergripande syftet med lärandemötena är att möjliggöra ett organisatoriskt lärande. Utöver detta ska slutrapporten godkännas av beställaren. 15.1 Effekthemtagning Beställaren har hemtagningsansvar för projektet. Effektmålen kommer att följas upp regelbundet både beträffande organisationsnivån och gruppnivån.