22 Policy för medarbetarskap, chef- och ledarskap (KSKF/2018:409)

Transkript

1 Kommunstyrelsens personalutskott Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(2) 22 Policy för medarbetarskap, chef- och ledarskap (KSKF/2018:409) Beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Policy för medarbetarskap, chef- och ledarskap antas. 2. Medarbetarpolicy för Eskilstuna kommun, beslutad av kommunfullmäktige den 22 september 2011, 180, upphävs. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret ger i skrivelse, daterad den 2 april 2019, förslag till beslut. Policyn syftar till att i korthet beskriva Eskilstuna kommunkoncerns värderingar och kultur och beskriver förhållningssätt och beteenden utifrån organisationens värden. Policyn är skriven i jag- och vi-form för att skapa en känsla av sammanhang och en förståelse för varje medarbetares roll och betydelse för Eskilstuna kommunkoncern. Policyn är uppdelad i tre avsnitt: - Mitt samhällsviktiga uppdrag Avsnittet beskriver det som är unikt med att arbeta i offentlig sektor och vilket särskilt ansvar det för med sig i våra uppdrag där vi gör skillnad varje dag. - Vår väg till framgång Detta avsnitt beskriver kommunkoncernens värdegrund och kultur. - Medarbetare och chef/ledare i Eskilstuna kommunkoncern, beskrivning utifrån förhållningssätt och beteenden. Ärendet har sin bakgrund i årsplan 2018 där kommunledningskontoret HR har ett uppdrag att se över medarbetardokument och riktlinjer för chef- och ledarskap. Nuvarande medarbetarriktlinjer antogs 2011 och riktlinjer för chef- och ledarskap antogs Utifrån att till exempel nya politiska beslut har fattats, ny lagstiftning har tillkommit och Vision 2030 beslutats så behöver riktlinjerna revideras. Eskilstuna kommun behöver säkerställa att de personalpolitiska dokumenten är aktuella och efterlevs med målet att vara en attraktiv arbetsgivare och bidra till att Eskilstuna kommunkoncern utvecklar den gemensamma kulturen. Policyn för medarbetarskap, chef- och ledarskap är det första steget i detta arbete. Policyn Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Kommunstyrelsens personalutskott Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(2) kommer följas av två centrala riktlinjer. Det är riktlinjen för medarbetarskap och riktlinjen för chef- och ledarskap. Därefter följer även riktlinjer för kompetensförsörjning, lön och förmåner samt hållbart arbetsliv. Denna policy är ett första steg i att säkerställa att de personalpolitiska dokumenten är aktuella och efterlevs med målet att vara en attraktiv arbetsgivare och bidra till att Eskilstuna kommunkoncern utvecklar den gemensamma organisationskulturen. Policyn har varit utsänd på remiss mellan den 30 november 2018 och den 20 februari Finansiering Engångskostnader för införandet av den nya policyn kan uppstå med anledning av projektledning, utbildning, implementation med mera. I övrigt inga merkostnader. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Beslutet ger förutsättningar för en gemensam kultur som är hållbar över tid. Den ger oss ett underlag till att utveckla ett koncerngemensamt förhållningssätt. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Kommunstyrelsen 1 (6) STYRDOKUMENT Policy för medarbetarskap, chef- och ledarskap Beslutad när Beslutad av Diarienummer Ersätter Gäller för Kommunfullmäktige KSKF/2018:409 KSKF/2011:302 Samtliga nämnder och bolag Gäller fr o m Den 16 maj Gäller t o m Dokumentansvarig Tillsvidare HR-direktör Program Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Plan En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av kommunfullmäktige. Policy En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Riktlinje En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.

4 Eskilstuna kommun 2 (6) Uppföljning

5 Eskilstuna kommun 3 (6) Ämnesområde och bakgrund Policyn syftar till att i korthet beskriva Eskilstuna kommunkoncerns värderingar och kultur och beskriver förhållningssätt och beteenden utifrån organisationens värden. Policyn är skriven i jag- och vi-form för att skapa en känsla av sammanhang och en förståelse för varje medarbetares roll och betydelse för Eskilstuna kommunkoncern. Ärendet har sin bakgrund i årsplan 2018 där KLK HR har ett uppdrag att se över medarbetardokument och riktlinjer för chef- och ledarskap. Nuvarande medarbetarriktlinjer antogs 2011 och riktlinjer för chef- och ledarskap antogs Utifrån att t ex nya politiska beslut har fattats, ny lagstiftning har tillkommit och ny vision har tagits fram så behöver riktlinjerna revideras. Kommunen behöver säkerställa att de personalpolitiska dokumenten är aktuella och efterlevs med målet att vara en attraktiv arbetsgivare och bidra till att Eskilstuna kommunkoncern utvecklar den gemensamma kulturen. Policy för medarbetarskap, chef- och ledarskap Mitt samhällsviktiga uppdrag I mitt samhällsviktiga uppdrag skapar jag värde för kommunens invånare alla dagar, året om. Jag gör skillnad varje dag när jag möter invånare, brukare, kunder och näringsliv. Jag bidrar till och tar ansvar för att utveckla ett hållbart och jämställt samhälle. Vår verksamhet finansieras av kommunens invånare via skatter och intäkter och styrs av lagar, förordningar och politiska uppdrag. Det innebär att jag som medarbetare värnar om det förtroende uppdraget innebär. I mitt uppdrag är jag modig, saklig, opartisk, lojal och öppen med det jag gör. Jag förstår och har kunskap om offentlighetsprincipens begränsningar, t ex när sekretess krävs. Jag behandlar alla invånare, brukare och kunder likvärdigt. Jag inkluderar alla och respekterar allas lika värde. Jag har förståelse för och kunskap om vad det betyder och jag företräder alltid Eskilstuna kommunkoncern. Vår väg till framgång Vi bygger och utvecklar goda relationer med varandra. För att våra relationer ska växa behöver vi träffas i vardagen, se och vara nyfikna på varandra. Genom mötet utvecklas tillit och respekt, vilket innebär att vi hjälps åt och ställer upp för varandra. När vi möts kommunicerar vi med

6 Eskilstuna kommun 4 (6) ett klart språk som bygger på förmågan att fokusera på den egna upplevelsen och beskriva den på ett tydligt sätt. När vi pratar med varandra beskriver vi våra egna, personliga upplevelser. När vi använder klart språk förtydligar vi och tar ansvar för det vi säger. I dialogen lyssnar vi aktivt på varandra. I vardagen inspirerar vi varandra genom att berätta när vi gör bra saker. När vi tillsammans lyfter fram det som fungerar bra skapar vi arbetsglädje och tar fram det bästa hos varandra. Vi är också modiga och utmanar oss att våga göra saker vi inte har provat tidigare, för att utveckla verksamheten och oss själva. Vi delar med oss av idéer och ber om hjälp när vi inte kan eller inte förstår. Vi för fram våra åsikter och är trygga med att de tas emot på ett konstruktivt sätt. Vi ger varandra feedback som ett led i vår utveckling. Vi involveras i verksamhetens mål och utveckling och bidrar genom ett aktivt medarbetarskap till att verksamheten utvecklas. Vi som medarbetare har inflytande på arbetsplatsen genom samverkan och där är arbetsplatsträffen ett viktigt forum. Verksamheten utvecklas också tillsammans med invånare, brukare och kunder. För att skapa värde samspelar vi och har förståelse för hur olika verksamheter hänger samman och hur de påverkar varandra. Tillsammans skapar vi ett tryggt, meningsfullt och hållbart arbetsliv där det finns balans mellan arbete och fritid. Medarbetare i Eskilstuna kommunkoncern Invånarens, brukarens och kundens fokus I vardagen har jag alltid invånaren, brukarens och kundens perspektiv när jag genomför det goda hållbara mötet och utvecklar verksamheten. Helhetssyn Jag tar ansvar för att förstå min roll i helheten och vilka konsekvenser mina beslut kan få för såväl mitt uppdrag som för verksamheten. Professionalism Jag känner yrkesstolthet och använder min yrkeskunskap i det dagliga arbetet samtidigt som jag agerar professionellt i mötet med kollegor, invånare, brukare och kunder. Respekt

7 Eskilstuna kommun 5 (6) Jag behandlar mig själv och alla jag möter på ett likvärdigt sätt, vilket innebär att jag ser och lyssnar nyfiket i alla möten. Jag håller tidsramar och respekterar andras tid. Tydlighet Jag är tydlig och uppriktig i min kommunikation och säkerställer att mitt budskap når fram. Jag är tydlig med vad jag kan bidra med för att lösa mitt uppdrag. Chef och ledare i Eskilstuna kommunkoncern Invånarens, brukarens och kundens fokus Jag ansvarar för att mina medarbetare har rätt förutsättningar för att genomföra det goda hållbara mötet och involvera invånare, brukare och kunder i att utveckla verksamheten. Helhetssyn Jag förverkligar uppdraget genom att bryta ner det till min egen verksamhet och sätta relevanta mål. Jag har ett stödjande ledarskap som innebär att jag hjälper medarbetarna att se sin del i helheten. Professionalism Jag föregår med gott exempel och är en förebild och inspirationskälla. Det gör jag genom att vara lyhörd och närvarande i mitt ledarskap. Respekt Jag ser mina medarbetares olikheter som en tillgång som gör det möjligt att skapa framgång tillsammans. Jag utvecklar spelregler och förhållningssätt tillsammans med mina medarbetare för att skapa engagemang. Tydlighet Jag tar en tydlig roll som arbetsgivare och agerar utifrån givna ramar. Jag har kunskap om och kan tillämpa relevanta lagar och avtal. Jag leder mina medarbetare genom att ha en tydlig riktning utifrån vision och strategisk inriktning. Gällande lagstiftning eller annan rättslig reglering Inte relevant för denna policy. Förhållande till redan fattade politiska beslut Eskilstuna kommun har en långsiktig vision som visar vägen till Eskilstuna Visionen kompletteras av en målbild som beskriver hur det ska vara att bo och leva i Eskilstuna år Vägen till visionen går

8 Eskilstuna kommun 6 (6) via den 4-åriga strategiska inriktningen som fullmäktige fastställt och den årsplan som årligen beslutas av fullmäktige. För att en komplex organisation som Eskilstuna kommun skall fungera krävs inte bara struktur och tydliga mål, men också en kultur som stödjer inriktningen och skapar förutsättningar för dess medarbetare och chefer. Utgångspunkten för den är organisationens värden som stöds av den långsiktiga satsningen på Modigt medarbetarskap och Modigt ledarskap. Dessa delar är viktiga komponenter i att skapa förutsättningar för ett tydligt och gott ledarskap samt ett modigt och engagerat medarbetarskap. Denna policy är ett första steg i att säkerställa att de personalpolitiska dokumenten är aktuella och efterlevs med målet att vara en attraktiv arbetsgivare och bidra till att Eskilstuna kommunkoncern utvecklar den gemensamma organisationskulturen.

9 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret HR KSKF/2018:409 Karin Tannergren (8) Kommunstyrelsen Policy för medarbetarskap, chef- och ledarskap Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Policy för medarbetarskap, chef- och ledarskap antas. 2. Medarbetarpolicy för Eskilstuna kommun, beslutad av kommunfullmäktige den 22 september 2011, 180, upphävs. Ärendebeskrivning Policyn syftar till att i korthet beskriva Eskilstuna kommunkoncerns värderingar och kultur och beskriver förhållningssätt och beteenden utifrån organisationens värden. Policyn är skriven i jag- och vi-form för att skapa en känsla av sammanhang och en förståelse för varje medarbetares roll och betydelse för Eskilstuna kommunkoncern. Policyn är uppdelad i tre avsnitt. - Mitt samhällsviktiga uppdrag o Avsnittet beskriver det som är unikt med att arbeta i offentlig sektor och vilket särskilt ansvar det för med sig i våra uppdrag där vi gör skillnad varje dag - Vår väg till framgång o Detta avsnitt beskriver kommunkoncernens värdegrund och kultur - Medarbetare och chef/ledare i Eskilstuna kommunkoncern, beskrivning utifrån förhållningssätt och beteenden. Ärendet har sin bakgrund i årsplan 2018 där kommunledningskontoret HR har ett uppdrag att se över medarbetardokument och riktlinjer för chef- och ledarskap. Nuvarande medarbetarriktlinjer antogs 2011 och riktlinjer för chef- och ledarskap antogs Utifrån att till exempel nya politiska beslut har fattats, ny lagstiftning har tillkommit och Vision 2030 beslutats så behöver riktlinjerna revideras. Kommunen behöver säkerställa att de personalpolitiska dokumenten är aktuella och efterlevs med målet att vara en attraktiv arbetsgivare och bidra till att Eskilstuna kommunkoncern utvecklar den gemensamma kulturen. Policyn för medarbetarskap, chef- och ledarskap är det första steget i detta arbete. Policyn kommer följas av två centrala riktlinjer. Det är riktlinjen för medarbetarskap och

10 Eskilstuna kommun (8) riktlinjen för chefs och ledarskap. Därefter följer även riktlinjer för kompetensförsörjning, lön och förmåner samt hållbart arbetsliv. Denna policy är ett första steg i att säkerställa att de personalpolitiska dokumenten är aktuella och efterlevs med målet att vara en attraktiv arbetsgivare och bidra till att Eskilstuna kommunkoncern utvecklar den gemensamma organisationskulturen. Policyn har varit på remiss mellan den 30 november 2018 och den 20 februari Nedan redovisas i tabellform de synpunkter som inkommit från respektive nämnd. I tabellen framgår även vilka ändringar som genomförts i policyn utifrån respektive remissvar. Ett flertal nämnder har valt att ge övergripande kommentarer på policyn. De sammanfattas nedan. Positivt med en policy för medarbetare, chefer och ledare i samma dokument Intentionerna i organisationens värden är viktiga markörer för alla medarbetare Positiva till en modernisering av dokumenten Stämmer väl överens med visionen Verksamheterna och de fackliga har involverats under arbetets gång Policyn förpliktigar med en positiv framtoning Den bidrar till utveckling av vårt arbetsgivarvarumärke Den är lätt att ta till sig och förstå (jag och vi-form) Den beskriver på ett tydligt sätt kommunkoncernens värderingar och det förhållningssätt som förväntas av alla medarbetare, chefer och ledare Medskick från Eskilstuna logistik och etablering AB: vikten av att ha visselblåsarfunktioner i organisationer. Nämnd Beslut Nämndens kommentar Överförmyndarnämnden Godkänner Byta ut förslaget jämställt överlämnar samhälle mot till KS jämlikt samhälle Är öppen med det jag gör. Anser att formuleringen är något enkel eller missvisande. Ändringar i policy Inte ändrat efter nämndens förslag. Jämlikt har ett externt perspektiv. Ändrat till: I mitt uppdrag är jag modig, saklig, opartisk, lojal och öppen med det jag gör. Jag förstår och har kunskap om offentlighetsprincipen s begränsningar, t ex när sekretess krävs Socialnämnden Godkänner Att jämställt Inte ändrat efter

11 Eskilstuna kommun (8) förslaget med ändring under del 1. samhälle utökas till jämställt och jämlikt. nämndens förslag. Jämlikt har ett externt perspektiv. Förslag till ändring under del 2. Förtydliga jag och mina kollegor involveras i verksamhetens mål och utveckling. För passiv skrivning. Ändrat till: Vi involveras i verksamhetens mål och utveckling och bidrar genom ett aktivt medarbetarskap till att verksamheten utvecklas. Vi som medarbetare har inflytande på arbetsplatsen genom samverkan och där är arbetsplatsträffen ett viktigt forum. Miljö- och räddningstjänstnämnden Förskolenämnden Förslag till ändring under del 1. Föreslår att KS antar förslaget. Yttrandet antas. Förslag till ändring under del 1. I mitt uppdrag är jag öppen med det jag gör. Anser att formuleringen är något enkel eller missvisande. Verksamheten finns till för kommunens invånare, brukare, kunder årets alla dagar. Med tanke på den upplevda stress och utmattning som finns kan Ändrat till: I mitt uppdrag är jag modig, saklig, opartisk, lojal och öppen med det jag gör. Jag förstår och har kunskap om offentlighetsprincipen s begränsningar, t ex när sekretess krävs Ingen ändring har gjorts.

12 Eskilstuna kommun (8) Grundskolenämnden Policy antas. skrivningen misstolkas. Gymnasienämnden Förslag till ändring under del 1. Del 2. Policy antas. Förslag till ändring under del 1. Verksamheten finns till för kommunens invånare, brukare, kunder årets alla dagar. Med tanke på den upplevda stress och utmattning som finns kan skrivningen misstolkas. hur det goda hållbara mötet bidrar till utveckling av både verksamhet och oss själva förkorta text och beskriv i en riktlinje. Verksamheten finns till för kommunens invånare, brukare, kunder årets alla dagar. Med tanke på den upplevda stress och utmattning som finns kan skrivningen misstolkas. Ingen ändring. Ändrat. Ingen ändring.

13 Eskilstuna kommun (8) Stadsbyggnadsnämnden Vård- och omsorgsnämnden. Servicenämnden. Kultur- och fritidsnämnden Del 2. Ställer sig bakom förslaget. Del 2. Del 1. Godkänner förslaget. Policy antas. Godkänner yttrandet. Del 1 hur det goda hållbara mötet bidrar till utveckling av både verksamhet och oss själva förkorta text och beskriv i en riktlinje. Förmåga att prata och lyssna är lika viktiga delar för goda hållbara möten. Brukare kan upplevas ålderstiget och omodernt. vår verksamhet finansieras av kommunens invånare.. Ett beaktande bör tas att finansiering sker på flera sätt. Lämpligt att foga in begreppet lojal. Ändrat. Ändring: I dialogen lyssnar vi aktivt på varandra. Ingen ändring. Ingen ändring. Ändring: Jag förstår och har kunskap om offentlighetsprincipen s begränsningar, t e när sekretess krävs då

14 Eskilstuna kommun (8) lojalitetsplikten är en viktig del i anställningsavtalet. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnde n Del 1 Nämnden godkänner förvaltningen s förslag och överlämnar till KS. Övergripande. Önskar att begreppet aktivt medarbetarska p läggs till. nämnden anser att policyn i för stor utsträckning beskriver hur istället för vad samt att den saknar övergripande mål. Ändring: Vi involveras i verksamhetens mål och utveckling och bidrar genom ett aktivt medarbetarskap till att verksamheten utvecklas. Ingen ändring. Del 2 Övergripande hur det goda hållbara mötet bidrar till utveckling av både verksamhet och oss själva förkorta text och beskriv i en riktlinje. Formuleringar om samverkan saknas. Ändrat Vi som medarbetare har inflytande på arbetsplatsen genom samverkan och där är

15 Eskilstuna kommun (8) arbetsplatsträffen ett viktigt forum. Eskilstuna Kommunföretag AB Inga invändningar mot förslaget. Kommentarer. Del 1. Saknar näringsliv och andra intressenter. Finansiering av kommunens invånare stämmer inte heller överens med bolagens former för finansiering. Under helhetssyn vill de lägga tillägarens uppdrag. Saknar näringsliv och andra intressenter under Mitt samhällsviktig a uppdrag. Ingen ändring. Lägger till intäkter. Ändring: ta bort politiska uppdraget, dvs gör det neutralt. Politiskt uppdrag finns med i början av policyn. Ändring: lagt till näringsliv. Finansiering Engångskostnader för införandet av den nya policyn kan uppstå med anledning av projektledning, utbildning, implementation med mera. I övrigt inga merkostnader. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Beslutet ger förutsättningar för en gemensam kultur som är hållbar över tid. Den ger oss ett underlag till att utveckla ett koncerngemensamt förhållningssätt. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tommy Malm Mats Beskow

16 Eskilstuna kommun (8) Kommundirektör HR direktör Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, HR Samtliga nämnder Samtliga bolagsstyrelser