Prenumerationstjänster (fdtidningar och tidskrifter) 2016 Anna Gustafsson 10303

Upphandlingsdokument - Upphandlarversion 2017-06-07 Upphandlande organisation Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Prenumerationstjänster (fdtidningar och tidskrifter) 2016 Anna Gustafsson 10303 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 4. Kravspecifikation 4.1 Allmänna krav 4.1.1 Omfattning Anbudsgivaren ska utföra tjänsten som agent av prenumererbara resurser och fungera som mellanled mellan UM och förlagen gällande att förmedla prenumerationer enligt beskrivning i förfrågningsunderlaget och dess bilagors omfattning. Anbudsgivaren ska hantera samtliga kontakter med förlagen, så som att hantera nybeställningar, avbeställningar, förnyelser, betalningsströmmar, kontakter, reklamationer och förhandlingar med förlag om priser. Anbudsgivaren ska kunna förmedla prenumerationer inom samtliga vetenskapsområden och prenumerationer av allmän karaktär. Anbudsgivaren ska ha mycket god kännedom om och kunna förmedla både svenska och utländska prenumerationer. Anbudsgivarens personal som utför tjänsten ska ha mycket goda kunskaper om svenska och utländska prenumerationer, så som engelska, tyska, spanska och franska och ha kännedom om innehållet i tecknat ramavtal. Anbudsgivaren ska kunna förhandla om prenumerationer med utländska förlag. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående de allmänna kraven uppfylls? (/ svar) 4.1.2 Stående order Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla stående order på prenumerationer som ges ut oregelbundet eller med gles periodicitet utan tillkommande kostnader, förutsatt förlagens medgivande. Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 1 av 13

Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående stående order uppfylls? (/ svar) 4.1.3 Provexemplar/provnummer Anbudsgivaren ska kunna erbjuda provexemplar/provnummer av tryckta prenumerationer och trial-access på elektroniska prenumerationer kostnadsfritt för UM, förutsatt förlagens medgivande. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående provexemplar/provnummer uppfylls? (/ svar) 4.1.4 Enstaka nummer Anbudsgivaren ska vara behjälplig vid eftersökning av uteblivna enstaka nummer vid pågående prenumeration. Anbudsgivare ska kunna erbjuda UM att beställa äldre enstaka nummer av prenumerationer, förutsatt förlagets medgivande. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående enstaka nummer uppfylls? (/ svar) 4.1.5 Erbjuda ej tillgängliga prenumerationer Anbudsgivaren ska kunna erbjuda prenumerationer som inte finns tillgängliga i anbudsgivarens egen titeldatabas, förutsatt förlagens medgivande. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående erbjuda ej tillgängliga prenumerationer uppfylls? (/ svar) 4.1.6 Prenumerationsperioder Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla samtliga prenumerationsperioder som förlagen erbjuder. Anbudsgivaren ska till exempel kunna: - Tillhandahålla delårsprenumerationer så att prenumerationerna följer UMs huvudsakliga förnyelseintervall, t.ex. kalenderår, förutsatt förlagens medgivande. - Erbjuda möjligheten att teckna prenumerationer som omfattar en begränsad tidsperiod, t.ex. juli-oktober, förutsatt förlagens medgivande. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående prenumerationsperioder uppfylls? (/ svar) Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 2 av 13

4.1.7 Elektroniska prenumerationer Anbudsgivaren ska, där förlagen erbjuder det, kunna tillhandahålla prenumerationer i elektroniskt form utan koppling till det tryckta beståndet. Anbudsgivaren ska sköta all administration i samband med tillgängliggörandet av prenumerationer av elektroniska prenumerationer, oavsett om detta sker genom anbudsgivarens portal eller via förlagens portal. Detta innebär bl.a. att hantera licenser och IP-nummer samt att förse UM med aktuella användarnamn och lösenord. Anbudsgivaren ska tillse att UM har tillgång till elektroniska prenumerationer så snart som möjligt. Anbudsgivaren ska inom 24 timmar helgfri vardag lämna besked till UM om när UM beräknas ha tillgång till beställd prenumeration. Anbudsgivaren ska därefter informera UM om eventuella ändringar avseende tid för beräknad tillgång. Anbudsgivaren ska omgående meddela UM när de elektroniska prenumerationerna har startat. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående elektroniska prenumerationer uppfylls? (/ svar) 4.2 Onlinetjänst 4.2.1 Onlinetjänst Anbudsgivaren ska kostnadsfritt erbjuda en onlinetjänst som UM kan använda dygnet runt. Onlinetjänsten ska minst ha följande funktioner med svenska och engelska språket som användargränssnitt. UM ska i anbudsgivarens titeldatabas kunna söka på: - Titel - Språk - ISSN-nummer - Förlag UM ska kunna genomföra: - Beställningar - Förnyelser - Avbeställningar - Reklamationer - Se sina egna kunduppgifter (såsom leverans- och fakturaadresser) - Ta fram egna prenumerationsöversikter - Se status och historik på reklamationsärenden - Se aktuella prisuppgifter och det ska framgå om angivna priser är inklusive eller exklusive moms - Ta fram rapport gällande förlagens prishistorik Det ska finnas kundanpassade söksidor, där minst följande information visas: - Prenumerationsöversikt - Prenumerationsstatus - Prenumerationsstatistik - Detaljerad information om enstaka prenumerationer Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 3 av 13

- Det ska framgå om en titel finns i tryckt respektive elektronisk form och pris för respektive form - Det ska framkomma om förlaget återbetalar avbruten prenumeration under prenumerationsperioden Informationen gällande översiktssidorna ska kunna erhållas för UM och rapporter ska kunna exporteras till filformatet Excel eller motsvarande. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående onlinetjänst uppfylls? (/ svar) 4.2.2 Användarsupport onlinetjänst För onlinetjänsten ska det ingå användarsupport och teknisk support under kontorstid, helgfria vardagar mellan kl 8:00-16:30. Vid frågor gällande teknisk support ska svar erhållas inom åtta (8) timmar helgfri vardag. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående användarsupport onlinetjänst uppfylls? (/ svar) 4.2.3 Onlinetjänsten - specifika krav på funktioner Anbudsgivarens onlinetjänst ska ha följande funktioner: - På startsidan/mina sidor ska framkomma aktiva prenumerationer, information om förnyelse samt reklamationer - Det ska framgå om en titel finns i tryckt form respektive elektroniskt form där pris för respektive version ska visas - Avslutade prenumerationer ska kunna döljas - Det ska gå att söka prenumerationer via leveransadress och namn på förvaltning, enhet eller bolag - Prenumerationer ska vara sökbara på svenska, d.v.s. med Å,Ä,Ö - Informationen på översiktssidorna ska kunna begränsas till förvaltning, enhet eller bolag inom samma organisation - Det officiella listpriset samt SKIpriset ska vara synligt Ovanstående funktioner i onlinetjänsten (listpris ska dock inte vara inlagt) kommer att kontrolleras av SKI vid utvärdering. Anbudsgivaren ska ge tillgång till sin onlinetjänst under fyra (4) veckor från sista anbudsdag. Anbudsgivaren ska i fritextrutan nedan ange inloggningsuppgifter och till anbudet bifoga användarinstruktioner avseende onlinetjänsten. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående onlinetjänsten - specifika krav på funktioner uppfylls? (/ svar) Användaruppgifter: (Fritextsvar) Bifoga instruktioner (Bifogat dokument) Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 4 av 13

4.2.4 Stickprovskontroll Anbudsgivaren ska upprätta ett användarkonto för SKI där stickprovskontroll av officiella förlagspriser kommer att genomföras. Stickprovskontroll ska vi användarkontot kunna göras även på UM nivå. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående stickprovskontroll uppfylls? (/ svar) 4.3 Kundtjänst 4.3.1 Kundtjänst Anbudsgivaren ska tillhandahålla en kundtjänst som är tillgänglig för samtliga tjänster under kontorstid, helgfria vardagar, kl 8-16.30. Anbudsgivaren ska ha ett nummer in till kundtjänst och telefonsamtal ska debiteras enligt maximalt ordinarie samtalstaxa (Sverigesamtal). Anbudsgivaren ska utse en personlig kontakt för UM som är ansvarig för ramavtalet för att säkerställa snabbare hantering av samtliga ärenden. Anbudsgivarens kundtjänst ska kunna ge personlig support kring minst följande: - Sortiment - Priser - Beställningar - Access till elektroniska prenumerationer - Faktureringar - Reklamationer - Avbeställningar - Instruktioner för returer - Onlinetjänst, användarsupport och teknisk support All kommunikation, rapportering, fakturering med mera ska ske på svenska mellan UM och anbudsgivaren. Detta gäller även om anbudsgivaren anlitar underleverantörer avseende hela eller delar av uppdraget. Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla ett obegränsat antal kundkonton till UM per organisationsnummer. Varje kundkonto ska ha ett unikt kundnummer. Varje kundkonto ska kunna ha separat leveransadress och fakturaadress. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående kundtjänst uppfylls? (/ svar) Anbudsgivaren ska beskriva sitt kundtjänstarbete. (Fritextsvar) 4.4 Reklamationer 4.4.1 Reklamationer - Allmänt Anbudsgivaren ska ha en funktion för hantering av reklamationer gentemot alla förlag. Prenumerationer som är behäftade med fel ska utan kostnad för UM bytas ut mot felfria exemplar. Om det inte är möjligt att leverera en felfri produkt ska UM ha rätt att häva köpet Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 5 av 13

och få full återbetalning, förutsatt förlagets villkor. För de fall tillgång till e-prenumerationer inte fungerar ska anbudsgivaren har rutiner för att reklamera till förlaget inom tolv (12) timmar från det att ärendet mottagits av anbudsgivaren Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående reklamationer - allmänt uppfylls? (/ svar) Beskriv reklamationsprocessen (Fritextsvar) 4.4.2 Rutiner för försening Anbudsgivaren ska ha rutiner för att följa upp att UM kan häva prenumerationen och få full återbetalning om det visar sig att det tar mer än tre (3) månader efter UM beställningsdatum att aktivera och få tillgång till en elektronisk titel eller databas. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående rutiner för försening uppfylls? (/ svar) Anbudsgivaren ska beskriva sina rutiner för försening. (Fritextsvar) 4.5 Ärendehanteringssystem 4.5.1 Ärendehanteringssystem Anbudsgivaren ska ha ett ärendehanteringssystem där UM ska få en snabb och effektiv behandling av kundförfrågningar. Vid enklare frågor till anbudsgivarens kundtjänst ska svar erhållas inom åtta (8) timmar helgfri vardag, detta gäller till exempel prisförfrågningar och frågor som avser ordinarie sortiment. Vid mer komplicerade frågor ska svar erhållas från anbudsgivarens kundtjänst inom 24 timmar helgfri vardag, till exempel frågor som innebär kontakt med tredje part. Anbudsgivaren ska löpande dock minst en (1) gång i veckan informera UM statusförändringer i ärenden. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående ärendehanteringssystem uppfylls? (/ svar) 4.6 Uppstartsmöte 4.6.1 Uppstartsmöte vid avrop Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 6 av 13

Anbudsgivaren ska inom tre (3) månader från avrop av ramavtalet kostnadsfritt anordna ett uppstartsmöte på plats hos UM. På uppstartsmötet ska anbudsgivaren informera om ramavtalet, rutiner och anbudsgivarens prenumerationssystem. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående uppstartsmöte vid avrop uppfylls? (/ svar) 4.7 Övriga tjänster 4.7.1 Förnyelsetjänst Anbudsgivaren ska för pågående prenumerationer leverera en lista till UM senast två (2) månader innan prenumerationens utgång gällande aktuella prenumerationer som behöver hanteras. Listan ska kunna levereras elektroniskt, i pappersformat, och via onlinetjänsten beroende på UMs önskemål. Listan ska kunna exporteras till filformatet Excel eller motsvarande samt vara tydlig och sorterad enligt önskemål från UM. Utgångspunkten är alfabetisk sortering. UM ska kunna notera och göra ett aktivt val för varje artikel om prenumerationen ska fortsätta eller avslutas. Listan ska minst innehålla följande information: - Titel - ISSN-nummer - Kund-eller ordernummer - Kundens referens eller kostnadsställe - Förfallodag för prenumeration - Kostnadsprognos, d.v.s. beräknad kostnad för förnyelse per titel samt totalsumma - Förlag - Format (tryckt, elektroniskt) Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående förnyelsetjänst uppfylls? (/ svar) 4.7.2 Information om förändringar På begäran av UM ska anbudsgivaren göra sammanställningar av UMs prenumerationer, ny- och avbeställningar samt reklamationer via kundtjänst eller online tjänsten. Anbudsgivaren ska informera UM när följande ändringar sker avseende prenumerationen: - Titelförändringar - Förändringar i utgivningsfrekvens - Förändringar i utgivningssätt (t.ex. från tryckt till elektronisk version) - Sammanslagning samt delning av tidningar och tidskrifter - Byte av förlag - Upphörande - Listprisförändringar gällande övriga titlar på minst 20%, se vidare punkt 4.8 Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 7 av 13

Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående information om förändringar uppfylls? (/ svar) 4.7.3 Övergång till Öppen tillgång (open access) Anbudsgivaren ska informera UM när prenumerationer på titlar i tryckt eller i elektroniskt format har övergått till öppen tillgång, så att UM inte behöver betala för titlar som kan erhållas gratis. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående övergång till öppen tillgång (open access) uppfylls? (/ svar) 4.7.4 Konsoliderade tjänster Anbudsgivaren ska kunna erbjuda UM konsoliderade tjänster d.v.s. att prenumerationer t.ex: - Sampackas - Ankomstregistreras - Förses med RFID-etikett - Stöldskyddsmärks - Streckkodas - Reklameras i förekommande fall - Överflödigt "reklammaterial" avlägsnas Försändelsen ska vara försäkrad mot yttre påverkan i form av skada, uteblivna leveranser eller förseningar. Anbudsgivaren ska i bilaga 04 ange priser för konsoliderade tjänster för svenska och utländska prenumerationer. Priserna ska anges i SEK exklusive moms. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående konsoliderade tjänster uppfylls? (/ svar) 4.7.5 Katalogpost SKI önskar information om anbudsgivaren kan leverera katalogposter för prenumerationer till UMs bibliotek. I det fall UM önskar avropa katalogpost, ska anbudsgivaren följa UMs rutiner. Beskriv och exemplifiera hur era katalogposter ser ut samt ange vilka katalogposter som kan överföras automatiskt genom integration. (Fritextsvar) 4.8 Leverans 4.8.1 Beställning Anbudsgivaren ska kunna ta emot beställningar via telefon, e-post och online via onlinetjänst. UM ska kunna avbeställa lagd beställning fritt via telefon, e-post eller onlinetjänsten, fram till Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 8 av 13

dess att en beställning har skickats till förlaget. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående beställning uppfylls? (/ svar) 4.8.2 Orderbekräftelse Anbudsgivaren ska skicka en orderbekräftelse via e-post inom åtta (8) timmar helgfri vardag från att beställningen har gjorts. Detta gäller för samtliga områden så som nyprenumeration, förnyelse, uppsägning och reklamation. Information om prenumerationer som är restnoterade och leveranstid för dessa ska framgå av orderbekräftelsen eller meddelas snarast, inom två (2) helgfri vardagar, per separat e-post och det ska framgå om prenumerationer inte kan levereras alls. Anbudsgivaren ska även skicka bekräftelse på avbeställning. Bekräftelse på avbeställning ska lämnas via e-post inom åtta (8) timmar helgfri vardag från avbeställning. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående orderbekräftelse uppfylls? (/ svar) 4.8.3 Rutiner för leveransförseningar och bruten access Anbudsgivaren ska följa upp och informera om leveransförseningar från förlagen till UM t.ex. vid problem hos tryckeri, tidningsbud, etc. Anbudsgivaren ska följa upp och informera om bruten access för befintliga elektroniska prenumerationer från förlagen till UM. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående rutiner för leveransförseningar och bruten access uppfylls och verkställs? (/ svar) 4.8.4 Rutiner för försening av tillgång till elektronisk titel eller databas Anbudsgivaren ska ha rutiner för att följa upp att UM kan häva prenumerationen och få full återbetalning, om det tar mer än tre (3) månader efter UMs beställningsdatum att aktivera och få tillgång till en elektronisk titel eller databas. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående rutiner för försening av tillgång till elektronisk titel eller databas uppfylls? (/ svar) Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 9 av 13

Beskriv era rutiner för kravet ovan (Fritextsvar) 4.9 Priser 4.9.1 Anbudspris Anbudsgivaren ska lämna rabatt/påslag i procent på de volymer som angivits i Bilaga 04 prisbilaga och vara gällande under hela ramavtalsperioden. Rabatt/påslag ska lämnas på förlagens officiella listpris för svenska respektive utländska tidningar och tidskrifter i tryckt och elektronisk form. Angivna priser ska gälla vid tidpunkten för sista anbudsdag och ska gälla under de första tolv (12) månaderna av avtalsperioden. Samtliga priser ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Anbudsgivaren är skyldig att leverera varan eller tjänsten till det pris och de villkor som offererats i upphandlingen. Volymer i som angivits i Bilaga 04 prisbilaga är baserade på 2015 års statistik och är således ingen garanti för avrop. Det officiella listpriset ska kunna återfinnas på förlagens hemsidor. Förlagets officiella listpris kan variera beroende på om kunden är en privatperson eller en institution. I de fall det finns olika priser ska anbudsgivarens offererade rabatter/påslag baseras på listpris för institution. Vid utvärdering kommer två (2) decimaler att användas. Priser efter rabatt/påslag ska inkludera samtliga kostnader som är förenade med hela det aktuella uppdraget. Detta med undantag för konsoliderade tjänster som prissätts separat (se punkt 5.6.4 Konsoliderade tjänster). SKI kommer att multiplicera respektive prispost med den för prisposten eventuellt angivna kvantiteten. Därefter summeras samtliga uppräknade prisposter, resultatet är anbudets anbudspris. Det anbud som innehåller lägst anbudspris kommer att tilldelas Ramavtal. I den händelse två eller flera anbud efter utvärdering erhållit samma anbudssumma, kommer det anbud som lämnat lägst utvärderingspris för posten utländska tidningar och tidskrifter i tryckt och elektronisk form i Bilaga 04 - prisbilaga att utses som det vinnande anbudet. Om två eller flera anbud efter ovanstående förfarande fortfarande inte skiljer sig från varandra kommer ett lottningsförfarande genomföras under överinseende av notarius publicus. För mer information om notarius publicus, se Länsstyrelsen i Stockholms läns hemsida. Förlagens introduktionspris, kampanjpris eller andra rabatterbjudanden ska tillfalla UM under avtalsperioden, utöver avtalade priser, förutsatt förlagens villkor. SKI kan komma att begära in motivering till de priser som lämnats i anbudet. Om SKI inte anser att eventuell förklaring är godtagbar kan SKI komma att förkasta anbud från leverantör som lämnat oskäligt låga priser i enlighet med förfarandet i bestämmelserna i 12 kap 3 LOU. Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 10 av 13

Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående anbudspris uppfylls? (/ svar) Bifoga korrekt ifylld prisbilaga. (Bifogat dokument) 4.9.2 Uppföljning av rabatter Anbudsgivaren ska ha rutiner för att följa upp att UM får kompensation för titlar som byter leverantör och att rabatter som utlovats (t-ex. DDP deep discount price) på prenumerationer effektueras korrekt. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående uppföljning av rabatter uppfylls? (/ svar) Beskriv era rutiner för att hantera rabatter m.m. enligt ovan. (Fritextsvar) 4.10 Valuta 4.10.1 Valuta Anbudsgivaren ska kunna fakturera UM i originalvaluta (gäller utgivare som debiterar i USD, EUR och GBP) om UM har önskemål om detta. Anbudsgivaren ska ha en transparent modell för att hantera växlingar mellan olika valutor. Vid dubbelväxling ska alla transaktioner ske samma dag. Växlingskurs ska hämtas ifrån Sveriges Riksbanks dagsnoteringslista. Annan växlingskurs får användas, dock får denna i sådant fall maximalt avvika med 0,5 % från Sveriges Riksbanks dagsnoteringslista. UM ska kunna kontrollera växlingskurserna. Växlingskursen ska hämtas på faktureringsdagen. Växlingskurs från Sveriges Riksbanks dagsnoteringslista, annan växlingskurs om sådan använts, samt ursprungsvalutan ska anges på UMs fakturor. Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående valuta uppfylls? (/ svar) 4.11 Fakturering Anbudsgivarens fakturor ska minst innehålla följande uppgifter: - Fakturadatum - Fakturanummer - Anbudsgivarens och UM namn och adress - Momsregistreringsnummer - Titel - ISSN-nummer - Kundnummer Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 11 av 13

- Ordernummer - UMs referens eller kostnadsställe - Prenumerationsperiod -Format (tryckt, elektroniskt) - Pris för prenumeration i SEK exklusive och inklusive moms - Pris för konsoliderade tjänster i SEK exklusive och inklusive moms, i de fall detta är aktuellt (av fakturan ska även framgå vilka tjänster som faktureras) - Förlagets listpris samt rabatt - Totalsumma i SEK exklusive moms - Totalsumma i SEK inklusive moms - Totalsumma för moms - Pris i originalvaluta - Valutakurs enligt Sveriges Riksbank - Eventuell annan valutakurs än Sveriges Riksbank (observera att valutakursen inte får avvika mer än 0,5 % från Sveriges Riksbanks valutakurs under aktuell dag) Anbudsgivaren ska kunna erbjuda samlingsfaktura per kundnummer. Anbudsgivaren ska om UM så önskar kunna erbjuda faktureringstillfällen uppdelade i tid enligt UMs önskemål, exempelvis en (1) gång i månaden. Anbudsgivaren ska kunna administrera flera olika leverans- och faktureringsadresser hos UM. Anbudsgivaren ska kunna skicka fakturorna till annan adress än leveransadressen om UM så önskar. Anbudsgivaren ska kunna ändra såväl fakturaadresser som leveransadress under pågående prenumerationsperiod. Faktureringsavgift eller motsvarande avgift accepteras inte. Felaktiga fakturor eller fakturor som inte är specificerade kan UM returnera utan åtgärd. Påföljder vid felaktig fakturering, i relation till UM, regleras i Bilaga 05 - Ramavtalsutkast Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående fakturering uppfylls? (/ svar) 4.12 Statistik 4.12.1 Statistik Anbudsgivaren ska på anmodan av UM, efter varje avtalsår, kostnadsfritt skicka statistik till UM innehållande fakturerade leveranser. Statistiken ska kunna redovisas per förvaltning, enhet och bolag om UM så önskar. Av statistiken ska framgå följande: - köpt antal per titel och kundnummer - köpt antal per titel inkluderande alla kundnummer - total köpesumma per kundnummer och totalt inkluderande alla kundnummer Sammanställning av prenumerationer På begäran av UM ska anbudsgivaren göra sammanställningar av UMs prenumerationer, ny- och avbeställningar samt reklamationer via kundtjänst eller via onlinetjänsten. Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 12 av 13

Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående statistik uppfylls? (/ svar) 4.13 Övergång från en agent till annan 4.13.1 Övergång från en agent till annan Anbudsgivaren ska kostnadsfritt medverka till att överflyttning av prenumerationer från en agent till en annan sker snabbt och smidigt. Om det vid ramavtalstidens utgång har utsetts en annan agent ska anbudsgivaren kostnadsfritt medverka till att överflyttningen av prenumerationer kan ske på ett för UM snabbt, smidigt och effektivt sätt utan avbrott i prenumerationer. I de fall det förekommer arkivrättigheter till elektroniska prenumerationer, ska dessa medfölja vid övergång från en agent till annan. Anbudsgivaren ska på anmodan från tillträdande agent skicka förteckning på UMs samtliga prenumerationer. Förteckningen ska minst innehålla följande uppgifter: - Förlag - Titlar - Prenumerationsnummer - ISSN-nummer - Information om plattform, URL och teckningstid för prenumerationer i elektroniskt form - Förlagets referens, både för tryckt och elektronisk version, per prenumeration - Mottagare, förvaltning, enhet eller bolag samt kostnadsställe per prenumeration - Start och slutdatum, samt uppgift om eventuella uppehåll (innestående dagar) hos förlaget - Leverans- och fakturaadress per prenumeration Bekräftar anbudsgivaren att kraven angående övergång från en agent till annan uppfylls? (/ svar) Beskriv era rutiner för övergång från en agent till annan. (Fritextsvar) Utskrivet: 2017-06-07 13:19 Sida 13 av 13