Rapport avseende granskning av rutiner för bilanvändning.

Rapport avseende granskning av rutiner för bilanvändning. Forshaga kommun Maj 2014 David Bäcker Pontus Ericsson

Innehåll Sammanfattning... 1 1 Inledning... 2 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Syfte och revisionsfrågor... 2 1.3 Avgränsning... 3 1.4 Revisionskriterier och metod... 3 2 Resultat... 4 2.1 Styrdokument... 4 2.2 Regelverk... 4 2.3 Rutinbeskrivning... 4 2.3.1 Antalet fordon per förvaltning... 4 2.3.2 Körjournaler... 5 2.4 Miljö... 6 2.5 Administration av leasingbilar... 6 2.5.1 Bilpool... 7 2.5.2 Tankning... 7 2.5.2 Användning av privata fordon... 8 2.6 Internkontroll... 8 2.7 Uppföljning av tidigare granskning... 8 2.7.1 Kommentarer... 9 2.8 Sammanfattande kommentarer... 9

Sammanfattning Nämnderna ska enligt Kommunallagen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Vid brister i den interna kontrollen, finns risk för både ekonomisk skada och så kallad förtroendeskada där allmänhetens förtroende för kommunen kan påverkas negativt. Rättsfall visar att Skatteverket kan beskatta den anställde utifrån dennes dispositionsrätt av fordon, dvs. rätt att nyttja fordonet. Det krävs att Skatteverket kan visa att det funnits dispositionsrätt till bilen. Om myndigheten bevisar detta, är det upp till brukaren att bevisa att ingen (eller ringa) privat användning av bilen har skett, för att undgå beskattning. Även om Skatteverket i sådana frågor brukar göra en samlad bedömning av de olika omständigheterna i varje enskilt fall, kan en förd körjournal vara ett sätt att bevisa att en bil inte använts privat. Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Forshaga kommun granskat kommunens hantering av personbilar samt förekomsten av körjournaler. Mot bakgrund av utförd granskning rekommenderar vi kommunen att: En enhetlig körjournal införs som på ett tydligare sätt efterliknar de uppgifter som Skatteverket tar upp. Tankkvitton häftas samman med körjournalerna. Ta fram skriftliga rutiner vad gäller tankning och drivmedelskort. Se över om användningen av privata fordon kan minskas. Detta i syfte att säkerställa efterlevnaden av kommunens resepolicy inom områdena säkerhet och miljö. Beakta fordonshantering och användning av körjournaler i verksamheternas internkontrollplaner. Fortsätta sitt arbete inom redovisningsområdet för att bättre kunna göra ekonomiska uppföljningar avseende fordonskostnader. Tillse att gällande policydokument och riktlinjer kommuniceras och säkerställa att dessa efterlevs. I vår granskningsrapport lämnas mer detaljerade synpunkter. Karlstad 2014-05-23 David Bäcker Certifierad kommunal revisor Pontus Ericsson Revisor Deloitte Rutiner för bilanvändning 1

1 Inledning 1.1 Bakgrund Nämnderna ska enligt Kommunallagen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Vid brister i den interna kontrollen, finns risk för både ekonomisk skada och så kallad förtroendeskada där allmänhetens förtroende för kommunen kan påverkas negativt. Rättsfall visar att Skatteverket kan beskatta den anställde utifrån dennes dispositionsrätt av fordon, dvs. rätt att nyttja fordonet. Det krävs att Skatteverket kan visa att det funnits dispositionsrätt till bilen. Om myndigheten bevisar detta, är det upp till brukaren att bevisa att ingen (eller ringa) privat användning av bilen har skett, för att undgå beskattning. Även om Skatteverket i sådana frågor brukar göra en samlad bedömning av de olika omständigheterna i varje enskilt fall, kan en förd körjournal vara ett sätt att bevisa att en bil inte använts privat. Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Forshaga kommun granskat kommunens hantering av personbilar samt förekomsten av körjournaler. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Projektet syfte har varit att granska kommunens hantering av personbilar samt förekomsten av körjournaler och hur dessa förs. Granskningen har genomförts utifrån följande kontrollmål: Kartlägga antalet av kommunen ägda/leasade personbilar. Granska förekomsten av skriftliga riktlinjer/policys. Granska förekomsten av uppföljning och intern kontroll. Granska att körjournaler används på ett tillfredsställande sätt Granska i vilken omfattning miljöaspekter tillgodoses. Granska om kommunens bilpool utnyttjas effektivt. Kartlägga i vilken utsträckning privata bilar används i tjänsten. Undersöka i vilken utsträckning rekommendationer i tidigare granskning (genomförd under 2008) åtgärdats. Deloitte Rutiner för bilanvändning 2

1.3 Avgränsning Granskningen omfattar kommunens samtliga fordon. Ett urval har därefter gjorts i syfte att täcka in så stora delar bland kommunens olika verksamheter som möjligt. Inom dessa har granskning av körjournaler skett för kommunledningskontorets poolbilar, tekniska enheten samt den generella bilpoolen som bland annat innefattar hemtjänsten. 1.4 Revisionskriterier och metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt genom intervjuer med berörd personal. Vi har tagit del av olika dokument som upprättats i kommunen som Riktlinjer vid tjänsteresa, Resepolicy för Forshaga kommun och Fordonspolicy. Intervjuer har hållits med fordonsansvariga och övrig ansvarig personal som berörts av granskningen. I samband med granskningen har stickprov av körjournaler för de olika förvaltningarna granskats. Deloitte Rutiner för bilanvändning 3

2 Resultat 2.1 Styrdokument Kommunen har två styrdokument som har koppling till granskningsområdet. Dessa är: Fastställd resepolicy för Forshaga kommun (gällande) Riktlinjer vid tjänsteresa Forshaga kommun Dessutom finns ett förslag till reviderad resepolicy som kommer att politiskt antas den 27 maj 2014. 2.2 Regelverk Förutom ovan nämnda styrdokument finns också en fordonspolicy som mer har karaktären av anvisningar. Detta dokument är ännu inte politiskt antaget, men det tillämpas redan i praktiken av de olika verksamheterna. Rättsfall har visat att i de fall Skatteverket kan visa dispositionsrätt till ett fordon, kan myndigheten också beskatta dispositionsrätten. Det är då upp till näringsidkaren/kommunen att bevisa att ingen (eller ringa) privat användning av bilen har skett. För att undgå beskattning krävs, enligt rättsfallen, en noggrant förd körjournal och att denna måste föras kontinuerligt. 2.3 Rutinbeskrivning Fordonsansvaret i kommunen är fördelat på flera ansvariga som sedan delegerar ansvaret för varje fordon till en fordonsansvarig. Den ansvariga har ekonomiskt ansvar medan den fordonsansvariga svarar för det praktiska. Inom tekniska enheten finns en förrådsansvarig som har ett övergripande ansvar över verksamhetens fordon. 2.3.1 Antalet fordon per förvaltning Inom Forshaga kommun finns enligt fordonsförteckningen 108 personbilar/bussar. Av dessa är 43 st ägda och resterande leasade. Av kommunens personbilar/bussar tillhör 10 fordon kommunledningskontorets bilpool (hädanefter kallat bilpool 1) och 50 fordon den generella bilpoolen (hädanefter kallat bilpool 2). Bilpool 2 innefattar bland annat hemtjänstens fordon. Kommunens samtliga fordon, bortsett från några fordon i bland annat hemtjänsten och psykiatrin, är märkta med kommunens logotyp. Total fordonskostnad för kommunen uppgick år 2013 till 5,4 MKR. Antal körda mil med kommunens bilar uppgick till 120 000 mil. Deloitte Rutiner för bilanvändning 4

2.3.2 Körjournaler Skatteverket rekommenderar att följande uppgifter framgår av körjournalen: Mätarställning vid årets början Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner som besökts Hur många kilometer som körts Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades Mätarställning vid årets slut Bra att notera är också antal liter bränsle samt pris vid tankning Körjournalerna ser olika ut mellan de olika verksamheterna och även inom verksamheterna. Flertalet av kommunens körjournaler uppfyller samtliga ovanstående krav medan vissa inte gör det. Med anledning av detta föreslår vi att kommunens körjournaler, för samtliga fordon, på ett tydligare sätt efterliknar de uppgifter som Skatteverket rekommenderar. I styrdokumentet Riktlinjer vid tjänsteresa är angivet under avsnittet Körjournal att: Samtliga tjänstebilar skall vara försedda med en körjournal där samtliga resor noteras. Ansvariga för att körjournalen fylls i korrekt är beställaren eller föraren av fordonet. Körjournalen skall innehålla samtliga uppgifter som fordonsansvariga kräver. Varje månad skall körjournalen skickas in till respektive fordonsansvarig. Fordonsansvarig skriver in körjournalens uppgifter i särskild mall/blankett. Nedan redovisas vår stickprovsvisa granskning av körjournaler som omfattar 28 fordon för perioden juni 2013 till mars 2014. 2.3.2 1 Bilpool 1 För de fordon vi granskat inom bilpool 1 kan konstateras att körjournalerna genomgående håller en god nivå avseende de uppgifter som bör lämnas enligt Skatteverket rekommendationer. 2.3.2.2 Bilpool 2 För de fordon vi granskat inom bilpool 2 kan konstateras att körjournaler inte förs för samtliga fordon. Generellt sett förs inga körjournaler för de fordon som enbart brukas av en förare. För de fordon vi granskat och där körjournaler förs är kvalitén på dessa varierande. Uppgift om syfte och resväg saknas vid flertalet tillfällen. Vid flera tillfällen kan uppgifterna också förtydligas. Resvägen kan ibland vara svår att notera för exempelvis hemtjänsten. Vi har förståelse för detta mot bakgrund av verksamhetens karaktär men föreslår ändå hemtjänsten att uppge resvägen kopplat till hemtjänstturer eller liknande. Uppgift om mätarställning vid resans start och slut är generellt sett god men kan för vissa fordon förbättras. Antal körda km ska anges i körjournaler som skillnaden mellan mätarställning vid resans start och mätarställning vid resans slut. Denna uppgift saknas för flera av de granskade körjournalerna. Skatteverket rekommenderar att uppgift lämnas om antal liter bränsle samt pris vid tankning. Avseende uppgifter om antal liter och pris vid tankning finns en förbättringspotential. Tankkvitton är bifogade tillsammans men återfinns inte med körjournalerna. Enligt intervju kan inte tankkvitto häftas samman med körjournalerna då tankkvitton kommer tillsammans med följesedel på fakturan. Deloitte Rutiner för bilanvändning 5

Vi ser ett behov av att införa körjournaler för samtliga fordon och att samtliga körjournaler på ett tydligare sätt efterliknar de uppgifter som Skatteverket rekommenderar. Tankkvitton är bifogade men återfinns inte tillsammans med körjournalerna. Enligt intervju kan inte tankkvitto häftas samman med körjournalerna då tankkvitton kommer tillsammans med följesedel på fakturan. För att underlätta efterkontroll föreslår vi ändå att dessa istället häftas ihop med körjournalen. 2.3.2.3 Tekniska enheten För de fordon vi granskat inom tekniska enheten kan konstateras att inga körjournaler förs. Som en förklaring menar ansvariga att tidrapporter förs vid användning av tekniska enhetens fordon och dessa används som underlag vid kostnadsfördelning. Utifrån tidrapporten går det att spåra antal timmar som fordonet använts, på vilket projekt som kostnaden påförts och vem som framfört fordonet. Vi ser här ett behov av att införa körjournaler för samtliga fordon som efterliknar de uppgifter som Skatteverket rekommenderar. 2.4 Miljö I kommunens Rese- och transportpolicy anges under avsnittet Direktiv vid tjänsteresor att alla resor som omfattas av resepolicyn ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Genomgående finns ett miljötänk i styrdokumentet Riktlinjer vid tjänsteresa. Bland annat uppmuntrar kommunen till att använda cykel vid kortare resor, att allmänna kommunikationer ska användas om möjligt och att flyg endast ska användas vi resor längre än 50 mil. De flesta av kommunens bilar är miljöklassade. Undantag är några fyrhjulsdrivna bilar som bland annat behövs för vissa resor inom hemtjänsten. Kommunen har upphandlat miljöfordon. Utöver miljöklassade fordon erbjuder kommunen sina anställda cyklar för kortare resor. Kommunen har beställt elcyklar och elbilar som kommer att finnas till tillgängliga för personalen framöver. År 2010/2011 genomfördes en Eco-drivingkurs där de anställda fick utbildning i ekonomiskoch miljövänlig körning. 2.5 Administration av leasingbilar Kommunens fordon är till största del leasade och leasas från Danske Bank. Leasingavtalet innefattar enbart hyra av fordonet. Kommunen ordnar självt med försäkringar, service med mera. Efter leasingperiodens slut säljs fordonen i kommunens regi, alternativt förlängs leasingtiden eller så köps fordonen från leasingbolaget. Senaste upphandlingen av fordon skedde centralt av värmlandskommunerna. Upphandlingen utgick från kriterierna miljö, ekonomi och säkerhet. Kommunens tjänstebilar står parkerade vid kommunens anläggningar och får inte tas med hem. Det finns endast några få undantag från denna regel, vilket framgår av kommunens Riktlinjer vid tjänsteresa. Det finns även särskilda regler för arbetstagare med beredskapseller jourtjänstgöring. Deloitte Rutiner för bilanvändning 6

Kommunen har förbättrat samordningen av fordon och minskat fordonskostnaderna genom införandet av bilpool 2. Kommunen har kartlagt hur många fordon som behövs i bilpoolen och hur stor andel av bilparken som ska vara leasad och ägd. Om fordonen leasas på längre tid blir restvärdet lägre och då blir fordonen billigare att köpa när leasingperioden är slut. Därför har kommunen valt att leasa fordonen på längre tid och på så vis kunna köpa fordonen till ett lägre pris. Genom att själva sälja fordonen när leasingperioden är slut istället för att lämna tillbaka dem till leasinggivaren kan över- och undermil undvikas och kommunen får mer betalt för fordonen. När leasingavtal tecknas för nya fordon säljs de äldsta fordonen. Bortsett från några fordon som endast används under vissa perioder av året är fordonsparken inte äldre än 10 år. 2.5.1 Bilpool Kommunen har som tidigare nämnts två bilpooler; bilpool 1 (10 fordon) och bilpool 2 (50 fordon). Bilpool 1 är i första hand tänkt att användas av kommunledningen men de finns även tillgängliga för de olika förvaltningarna. Bilarna som finns i bilpool 1 lånas på kort tid, ofta några timmar eller en dag. Bokning sker via ett internt bokningssystem men kan även göras genom att ringa till växeln. Från uppgifterna på de inlämnade körjournalerna debiteras de olika verksamheterna. Bilpool 2 är en generell bilpool som omfattar alla verksamheter utom den tekniska enheten. Bilpool 2 anskaffades för att minska de tidigare höga kostnaderna för korttidshyror av fordon. Dessa bilar används ofta i flera månader eller till och med i flera år och behöver därför inte bokas dagligen. Detta är också ett sätt att samordna och fördela kommunens fordon mellan förvaltningarna. När behovet ökar eller minskar flyttas bilarna mellan verksamheterna. Kommunens utnyttjande av poolbilar bedöms som effektiv och samordningen som god. 2.5.2 Tankning Tekniska enhetens fordon tankas från egen tank. För att tanka krävs nyckel till området samt att registreringsnummer skrivs in. Möjligheten att tanka privat finns men det är inte vem som helst som kommer åt tanken. Tekniska enheten anser att de har god kontroll över tankningarna och att drivmedelskostnaderna samt antal körda mil inte varierar särskilt mycket mellan åren. Övriga fordon tankas hos OKQ8 i Forshaga eller Preem i Deje. Hos mackarna finns ett stationskort per fordon. Varje fordonsnyckel har en bricka med registreringsnummer och kod. Nyckeln visas upp i kassan. Den som tankar skriver på ett tankkvitto som sparas av bensinstationen och tar med en kopia som sparas tills fakturan inkommit. När fakturan inkommit stäms den av mot tankkvitto. Stationskorten är begränsade till inköp av drivmedel och bilanknutet (t ex olja och spolarvätska). Några skriftliga rutiner vad gäller tankning och drivmedelskort finns inte. Det finns ytterligare tre drivmedelskort som kan användas vid längre resor. Dessa finns inlåsa i ett kassaskåp när de inte används. Vi rekommenderar att kommunen tar fram skriftliga rutiner vad gäller tankning och drivmedelskort. Deloitte Rutiner för bilanvändning 7

2.5.2 Användning av privata fordon I Riktlinjer vid tjänsteresa under avsnittet Egen bil står skrivet att tjänstebil i första hand skall användas vid tjänsteresor. Användning av egen bil i tjänsten skall alltid godkännas av närmsta chef i förväg. Utbetalda reseersättningar för år 2013 uppgick till 370 TKR. Totalt kördes 20 000 mil med privata fordon. Antal körda mil med kommunens bilar uppgick till 120 000 mil för samma period. Tillfällen då privata fordon får användas kan vara om det inte finns någon ledig poolbil eller om det underlättar en tjänsteresa. Användning av privata fordon i tjänst är relativt hög. Vi rekommenderar kommunen att se över om användningen av egna fordon kan minskas. Detta i syfte att säkerställa efterlevnaden av kommunens resepolicy inom områdena säkerhet och miljö. 2.6 Internkontroll Fordonshantering och användning av körjournaler har inte beaktats i verksamheternas internkontrollplaner och någon dokumenterad internkontroll görs inte inom området. Dock sker viss kontroll i samband med attest av fordonskopplade kostnader. Varje månad summeras också antalet körda mil. På detta vis kontrollerar kommunen hur mycket fordonen används. I dagsläget går det inte att ta fram total fordonskostnad för kommunen, vilket ses som en brist som försvårar uppföljningsarbetet. Ett arbete har påbörjats med att införa konsekvent bokföring av fordonskostnader och objektsnummer för respektive fordon. Efter förändringen ska kommunen på ett bättre sätt kunna följa upp fordonskostnaderna. Viss kontroll sker av existens och fullständighet i fordonsförteckningen. Två gånger om året beställs utdrag från fordonsregistret och i samband med att försäkringsbreven kommer sker en avstämning av förteckningen. Vi föreslår att kommunen beaktar fordonshantering och användning av körjournaler i verksamheternas internkontrollplan. Vi föreslår också att kommunen fortsätter sitt arbete inom redovisningsområdet för att bättre kunna göra ekonomiska uppföljningar. 2.7 Uppföljning av tidigare granskning Vi har följt upp kommunrevisionens tidigare granskning som genomfördes 2008. Denna granskning utgick från följande frågeställningar: Ansvar och organisation Nulägesbeskrivning, fordon, kalkyler mm Behovsanalys och upphandling samt kravspecifikationer Verksamhets- och transportplanering Revisionsfråga: Säkerställer nuvarande mål, handlingsplaner och åtgärder att kommunen har en effektiv och rationell fordonsekonomi och transportlogistik? Deloitte Rutiner för bilanvändning 8

Vi har också översiktligt gått igenom en tidigare granskning från 2004. Denna granskning utgick från följande frågeställningar: Är kommunens förteckning över fordonsinnehavet korrekt? Förekommer körjournaler i erforderlig omfattning? Har förvaltarna erforderliga rutiner för uppföljning med leasingbilar förknippade kostnader, dels totalt och dels för varje fordon? Har nämnderna ändamålsenliga rutiner för sin egenkontroll? 2.7.1 Kommentarer Utifrån nu genomförd uppföljning kan vi konstatera att förbättringar skett på flera punkter. Bland annat har en policy och riktlinjer för effektivare användning av tjänstebilar, både ekonomiskt och miljömässigt, tagits fram. Dokumenten används dock inte i den utsträckning som de borde då vi bland annat kan se brister i användandet av körjournaler. Vi rekommenderar att kommunen tillser att gällande policydokument och riktlinjer kommuniceras och efterlevs. Vår uppfattning är att kommunen har inventerat det verkliga behovet av fordon och tjänsteresor inför senaste upphandling. Bland annat har fler leasingbilar anskaffats för att minska de höga kostnaderna som kommunen har haft för korttidshyror av fordon. Samordning och fördelning av fordon har blivit bättre efter införandet av bilpool 2. Bilpoolen tillsammans med att kommunen själv säljer fordonen efter att leasingperioden tagit slut gör att kommunen kan minska problemet med över- och undermil. Det finns fortfarande inte någon uppgift om den totala kostnaden för kommunens fordon. Ett arbete har börjat med att införa konsekvent bokföring av fordonskostnader och objektsnummer för respektive fordon. Detta för att det ska gå att ta fram den totala fordonskostnaden för kommunen och även kostnaden för respektive fordon. I tidigare granskning ansågs utveckling nödvändig vad gäller kommunens säkerhet i hanteringen av drivmedelskort. Någon förändring har inte skett då kommunen anser att systemet med stationskort, kod på nyckelbricka och signatur fungerar bra. Kommunen erhåller kvitto och faktura där de stämmer av tid, datum, tankat liter, pris och vilket bränsle som tankats. Utifrån detta görs rimlighetsbedömningar där felaktigheter identifieras. 2.8 Sammanfattande kommentarer De granskade körjournalerna för bilpool 1 håller genomgående en god nivå avseende de uppgifter som bör lämnas enligt Skatteverket rekommendationer. Vi kan dock se brister i användandet av körjournaler för den generella bilpoolen och tekniska enheten. Inga körjournaler lämnas för den tekniska enhetens fordon. För bilpool 2 lämnas körjournaler för vissa men inte samtliga fordon. Av de journaler som lämnas är kvalitén varierande och samtliga körjournaler uppfyller inte alla uppgifter som Skatteverket rekommenderar. Vi rekommenderar att körjournaler införs för samtliga av kommunens fordon och att samtliga körjournaler på ett tydligare sätt efterliknar de uppgifter som Skatteverket rekommenderar. Styrdokument för effektivare användning av tjänstebilar, både ekonomiskt och miljömässigt, har tagits fram. I dessa styrdokument finns ett genomgående miljötänk. Dokumenten används Deloitte Rutiner för bilanvändning 9

dock inte i den utsträckning som de borde då vi bland annat kan se brister i användandet av körjournaler. Vi rekommenderar att kommunen tillser att gällande policydokument och riktlinjer kommuniceras och säkerställer att dessa efterlevs. Kommunens samordning av fordon är god och fordonsanvändningen bedöms som effektiv. En översyn har gjorts av kommunens fordonspark för att sänka kostnaderna och för att bättre anpassas till verksamheternas behov. Dock är användning av egna fordon i tjänsten relativt hög. Vi rekommenderar vi att kommunen ser över om användningen av egna fordon kan minskas. Detta i syfte att säkerställa efterlevnaden av kommunens resepolicy inom områdena säkerhet och miljö. Kommunen har en fungerande rutin för tankning och användning av drivmedelskort, men skriftliga rutiner saknas. Tankkvitton är bifogade men återfinns inte tillsammans med körjournalerna. Vi rekommenderar att kommunen tar fram skriftliga rutiner vad gäller tankning och drivmedelskort. För att underlätta efterkontroll föreslår vi att tankkvitton häftas ihop med körjournalen. Det finns ingen internkontrollplan vad gäller fordonshantering och körjournaler. Ingen dokumenterad internkontroll görs inom området. Det sker dock viss kontroll i samband med attest av fordonskopplade kostnader. Kommunens redovisning av fordonskostnader är i dagsläget bristfällig vilket leder till att de totala fordonskostnaderna inte kan tas fram. Detta försvårar kommunens uppföljningsarbete. Vi föreslår att kommunen beaktar fordonshantering och användning av körjournaler i verksamheternas internkontrollplan. Vi föreslår också att kommunen fortsätter sitt arbete inom redovisningsområdet för att bättre kunna göra ekonomiska uppföljningar. Deloitte Rutiner för bilanvändning 10