Vinnande anbud fyra förutsättningar för att lyckas! Upphandling 24 3 maj 2012 www.magnusjosephson.se 1
Sammanfattningsvis Den leverantör som vill bli duktig på anbudsarbete måste Jobba mer effektivt internt bli lat och smart Göra färre formella missar Vara tydlig och fokusera på rätt budskap för att bli den som tjänar mest pengar på offentlig sektor!! www.magnusjosephson.se 2 2
Magnus Josephson AB Skapar tillväxt i er offentliga affär Hjälper företag att tjäna mer pengar på offentlig upphandling Hjälper myndigheter att göra bättre affärer Ny bok: Vinnande anbud kommer snart Upphandlingsjurist sedan 1995 NOU 95-99 Halvarsson&Hallvarsson OPIC Magnus Josephson AB IHM, ALMI Företagspartner Upphandling24, Anbud24, Justitia www.magnusjosephson.se www.magnusjosephson.se 3
MINA AFFÄRSOMRÅDEN Utbildning Konsulttjänster Moderator /talare - Över 300 utbildningar för tiotusentals personer på företag och myndigheter - Rådgivare i över 5 000 upphandlingar - Vill bidra till att skapa ökad dialog mellan köpare och säljare www.magnusjosephson.se 4
Ny bok ute nu! Vinnande anbud www.magnusjosephson.se 5
Vinnande anbud Hur lyckas bättre än andra? www.magnusjosephson.se 6
Anbud är enkelt - i teorin Citat från upphandlare Svara för f**n bara på det som vi frågat efter! och även om ni ser ut som fågelholkar i ansiktet när ni ser våra krav så skall ni i alla fall för f**n bara svara på det vi frågat efter! www.magnusjosephson.se 7
Vad är problemet? De flesta anbuden åker ut på att de är Otydliga Inte kompletta Dokument saknas Ingen underskrift Fel dokument Har reservationer Inte uppfyller skall-krav Ex: Kammarkollegiets tilldelningsbeslut www.magnusjosephson.se 8
Välkommen till upphandlarens värld! Ert anbud har precis nu landat på upphandlarens bord Försöka förstå, vad menas? Sålla i ett informationsöverflöd Kunna jämföra på ett rättvist sätt Läsa mellan raderna Veta när expertkunskap behövs Räkna rätt Göra en helhetsbedömning Jobba på löpande band (för vissa) och mycket annat www.magnusjosephson.se 9
Huvudbudskap: Resultatet påverkas mycket av den interna organisationens lämplighet för uppgiften. Vad som är bra anbudsskrivning varierar beroende på hur förfrågningsunderlaget ser ut Det är en konst och ett hantverk att skriva bra anbud. Skapa trygghet hos läsaren Använd löpsedelsteknik www.magnusjosephson.se 10
Att skriva vinnande anbud är att Framgång nås genom att visa att man förstått kundens behov Kommunicera = Tala till kunden! med rätt budskap till rätt målgrupp Konkurrera Skapa förtroende, ofta genom att få läsaren att känna igen sig. Sälja Vilja Vinna!!! Löpsedelstekniken! www.magnusjosephson.se 11
Vilka förutsättningar måste finnas på företaget? Rätt ledning Rätt organisation Rätt arbetsmetod före, under och efter att anbudet skrivits Rätt kundkontakt www.magnusjosephson.se 12
Rätt ledning Förstår förutsättningarna för offentliga marknaden Sätter upp tydliga mål för arbetet ekonomiskt och tidsmässigt Avgör vilka affärer man skall delta i Skapar förutsättning för proaktiv kartläggning och bearbetning av marknaden Frigör resurser för att skapa rätt anbudsorganisation www.magnusjosephson.se 13
Rätt organisation Team leader Bid manager med MAKT Core team - Styrgrupp Satellitteam Ledningen frigör dessa resurser Extern konsult om ovana vid anbud eller extra resurser krävs www.magnusjosephson.se 14
Rätt arbetsmetod Före upphandlingen Planera de stora upphandlingarnas anbudsperiod så långt det går Boka upp personalen i god tid Under upphandlingen Uppstartsmöte med så stor grupp som möjligt Regelbundna möten för avstämning, gärna dagligen 20-30 min. Team leader rapporterar till ledningen Sätt en tydlig tidplan Efter upphandlingen Begär ut samtliga anbud Analysera Kontakta kunden både vid vinst och förlust www.magnusjosephson.se 15
Rätt kundkontakt Kommunicera genom en person, team leader Formulera frågorna så att ni får tydliga svar, ex ja eller nej Ibland kan det vara rätt att kommunicera till fler mottagare att gå utanför de ordinarie kontaktytorna Håll en trevlig och professionell ton www.magnusjosephson.se 16
Klassisk regel för kommunikation SANT RELEVANT INTRESSANT Använd den även vid anbud www.magnusjosephson.se 17
Hur lyckas med ett vinnande anbud? Analysera: Vem kommer att läsa? Är det flera som läser? Vilken kunskap har de personerna? Vilken information behöver de personerna? Vilka agendor har de personerna? Ex: Referensgrupp på landsting Verksamhetschef Är det överhuvudtaget någon av era användare som kommer att få se ert anbud? Löpsedelstekniken www.magnusjosephson.se 18
Företagspresentationen Syftet? Kvalificering! Vem ansvarar för denna del i anbudet? Vilken nivå bör texten ha? Fackspråk eller nybörjarnivå? Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om ert företag även om ni är befintlig leverantör eftersom personal byts ut / vanligen är helt andra som läser anbudet än dem som är slutkund. Identifiera vilka! www.magnusjosephson.se 19
Anbudet Syftet? Vinna affären! Vem ansvarar för denna del? Vilken nivå bör texten ha? Fackspråk eller nybörjarnivå? Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om er produkt/tjänst om det inte tydligt framgår i FFU Det är ofta flera personer som läser olika delar av ert anbud. Identifiera vilka! www.magnusjosephson.se 20
Beställ Vinnande anbud i vår monter! www.magnusjosephson.se 21
Skapa tillväxt av era kunskaper! Traditionell utbildning är OMODERN och INEFFEKTIV! Public Business Training kombinerar utbildning och konsulting Aktiv del i kundkontakten www.magnusjosephson.se 22
Kontakta Magnus Josephson Tel: 0734 35 65 65 Norrlandsgatan 18, Sthlm mj@magnusjosephson.se www.magnusjosephson.se Välkomna till www.magnusjosephson.se 23