Praktiska råd för Hållbar IT-upphandling i offentlig sektor med hjälp av TCO Certified

Transkript

1 Praktiska råd för Hållbar IT-upphandling i offentlig sektor med hjälp av TCO Certified Vägledning innan, under och efter upphandling för att ställa miljömässiga och sociala krav på ITprodukter och deras tillverkning. purchasing@tcodevelopment.com 1 (6)

2 Inledning TCO Certified är den mest omfattande hållbarhetscertifieringen för IT-produkter som finns. Certifieringen innehåller en stor bredd av miljömässiga och sociala krav kopplade till tillverkning, användning och sluthantering av IT-produkter. Kraven i TCO Certified är väl avvägda för att driva på utvecklingen för mer hållbarhetsanpassade IT-produkter och samtidigt vara möjliga för IT-industrin att uppnå. TCO Certified finns för åtta produktkategorier: bildskärmar, bärbara datorer, tablets, smartphones, stationära datorer, allt-i-ett-datorer, projektorer och headsets. Kraven är speciellt anpassade för respektive produktkategori med separata kravdokument. Kraven i TCO Certified uppdateras löpande för att ligga i linje med den snabba tekniska utvecklingen för IT-produkter. En viktig egenskap för certifieringssystemet TCO Certified är att en oberoende tredje part följer upp att produkter och deras tillverkning uppfyller kraven i TCO Certified innan de certifieras. Vi på TCO Development genomför också årliga stickprover för att säkerställa att certifierade produkter uppfyller kraven i TCO Certified över tid. När avvikelser från hållbarhetskraven upptäcks, utreds detta av oss, och vi hanterar dem med anpassade åtgärder för att säkerställa en kvalitativ och trovärdig certifiering för alla parter. När ni ställer krav på TCO Certified slipper ni därmed själva lägga tid på att verifiera att hållbarhetskraven uppfylls, samt hantera avvikelser. För att upphandla hållbarhetsanpassade IT-produkter, hänvisa till hela kravdokumentet för respektive produktkategori. Det är viktigt att ni använder er av den senaste versionen av TCO Certified för att ställa aktuella hållbarhetskrav. Kräv också att leverantörerna uppvisar TCO Certified-certifikat eller motsvarade som bevismedel för att upphandlade produkter uppfyller kraven. Förse också anbudsgivare med bifogad checklista för att klargöra vad ni menar med motsvarande bevismedel. Då är det stor sannolikhet att ni får certifierade produkter eftersom det blir krångligare för IT-leverantörerna att bevisa att kraven uppfylls på annat sätt. Likställ inte TCO Certified med andra certifieringar som Certifiering Miljö eller Märkning Energi. TCO Certified innehåller en stor bredd av miljömässiga och sociala krav och har ett omfattande uppföljningssystem som ser till att kraven uppfylls över tid. Det finns ingen annan certifiering eller märkning för IT-produkter som motsvarar TCO Certified. Använd alltid senaste versionen av TCO Certified för att ställa tuffa hållbarhetskrav under hela IT-produktens livscykel, som samtidigt är möjliga för IT-industrin att uppnå. 2 (6)

3 1) Råd före upphandlingar Intern förankring Förankra hållbara upphandlingar internt i din organisation, och arbeta för att högsta ledningen upprättar en heltäckande hållbarhetspolicy med mätbara mål som omfattar upphandling av ITprodukter. Policyn signalerar då organisations engagemang för hållbarhet, vägleder arbetet med att använda upphandling som verktyg för organisationens hållbarhetsarbete samt lyfter upp IT-produkter som en prioriterad produktgrupp. EU-direktiven om offentlig upphandling säger att EUs medlemsstater ska vidta lämpliga åtgärder för miljömässig och social hänsyn vid sidan av principerna om likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande. IT-produkter är en riskgrupp med många både miljömässiga och sociala utmaningar i samband med tillverkning, användning och sluthantering, och bör därmed prioriteras. Involvera hållbarhetskompetens i referensgruppen för upphandlingar av IT-produkter så att hållbarhet blir prioriterat i processen före, under och efter upphandlingarna. Leverantörsdialog Inled dialoger med era IT-leverantörer och berätta för dem att ni kommer att ställa krav på att ITprodukter i kommande upphandlingar ska uppfylla kraven i senaste versionen av TCO Certified. Berätta också att ni kommer att ställa krav på TCO Certified-certifikat eller motsvarande som bevismedel för att kraven uppfylls. Förse gärna era IT-leverantörer med bifogad checklista så att de tidigt förstår vad ni menar med motsvarande bevismedel. Då finns det stora möjligheter att upphandlade produkter är eller blir certifierade enligt TCO Certified eftersom det blir krångligare för IT-leverantörer att bevisa att kraven uppfylls på annat sätt. Berätta också att ni inte accepterar några andra certifieringar eller märkningar, eftersom det inte finns några som har en lika stor bredd av miljömässiga och sociala krav och ett lika omfattande uppföljningssystem som ser till att kraven uppfylls över tid. Genom att sätta in era krav på TCO Certified i ett större sammanhang kan ni också öka förståelsen hos era IT-leverantörer. Berätta exempelvis att: Er organisations övergripande hållbarhetsmål ska genomsyra era upphandlingar, samt att upphandlande produkter ska beakta nationella och internationella miljömässiga och sociala mål. Er organisations upphandlingar av IT-produkter är en viktig del av ert hållbarhetsarbete och ska vara en bidragande faktor för att nå verksamhetens hållbarhetsmål. Er organisations IT-produkter ska ha minimal miljöpåverkan och ta hänsyn till sociala aspekter ur ett livscykelperspektiv. Det vill säga under IT-produktens tillverkning, användning och sluthantering. IT-produkter som upphandlas ska hålla hög kvalitet och ha förutsättningar för lång användningstid. Skicka också ovanstående information om dina krav på TCO Certified i kommande upphandlingar via epost till dina kontaktpersoner hos IT-leverantörerna. Skriv gärna på engelska för att underlätta för dem att sprida informationen vidare internt i sina organisationer. 3 (6)

4 2) Råd under upphandlingar Var tydlig med ambitionerna kopplade till hållbarhet i era upphandlingar genom att kalla dem exempelvis: Upphandling av hållbarhetsanpassade bärbara datorer eller Upphandling av hållbarhetsanpassade tablets. Kvalificeringskrav Ställ krav på att upphandlade produkter ska uppfylla kraven i senaste versionen av TCO Certified för avsedda produktkategorier i kvalificeringskraven för upphandlingen. Gör detta oavsett om ni använder utvärderingsgrund lägsta pris, lägsta livscykelkostnad eller ekonomiskt mest fördelaktiga. Ställ också krav på att upphandlade produkter ska uppfylla kraven under hela kontraktstiden. Det är vanligt att IT-leverantörer hinner uppdatera sina produkter under kontraktens livslängd, och då är det viktigt att ni ställer krav på att de även ska förse er med TCO Certified-certifikat eller motsvarande för sina uppdaterade produkter. Särskilda kontraktsvillkor För en produktgrupp där utbudet av produktmodeller som är certifierade enligt TCO Certified är lägre än ni önskar kan ni istället kräva på att upphandlade produkter ska uppfylla kraven i senaste versionen av TCO Certified för avsedda produktgrupper i upphandlingens särskilda kontraktsvillkor. Kontraktsvillkoren behöver då inte vara uppfyllda förrän vid kontraktets start eller viss tid därefter, vilket ger leverantören mer tid att försäkra sig om att produkterna uppfyller hållbarhetskraven i TCO Certified. Ställ även då krav på att upphandlade produkter ska uppfylla kraven i senaste versionen av TCO Certified under hela kontraktstiden. Ställ inte krav på TCO Certified som ett poängkrav eller börkrav. Då är risken stor att produkterna i anbuden inte uppfyller hållbarhetskraven i TCO Certified. 4 (6)

5 Bevismedel När ni ställer krav på TCO Certified som kvalificeringskrav, ställ då också krav på att leverantören som en del av anbudet ska förse er med TCO Certified-certifikat eller motsvarande som bevismedel för att upphandlade produkter uppfyller kraven i senaste versionen av TCO Certified för avsedd produktkategori. När ni ställer krav på TCO Certified i särskilda kontraktsvillkor, skriv då också in i kontraktet överenskommen tidpunkt för när leverantören ska förse er med TCO Certified-certifikat eller motsvarande som bevismedel för att upphandlade produkter uppfyller kraven i senaste versionen av TCO Certified. För också in en klausul som ger er rätt att häva kontraktet med den leverantör som inte förser er med ett sådant bevismedel vid överenskommen tidpunkt. Förse också anbudsgivare med bifogad checklista för att klargöra vad ni menar med motsvarande bevismedel. Då finns det stora möjligheter att upphandlade produkter är eller blir certifierade enligt TCO Certified eftersom det är krångligare för IT-leverantörerna att bevisa att kraven uppfylls på annat sätt. Skriv så här: Bärbara datorer ska uppfylla kraven i senaste versionen för TCO Certified Notebooks. Skriv så här: Leverantören skall visa TCO Certified-certifikat eller motsvarande som bevismedel för kraven i TCO Certified Notebooks uppfylls. Skriv inte: Bärbara datorer skall uppfylla kraven i senaste versionen av TCO Certified Notebooks, Certifiering Miljö eller Märkning Energi. Skriv inte: Leverantören skall visa TCO Certified-certifikat, Miljöcertifikat, Energi-märkning eller motsvarande som bevismedel för att hållbarhetskraven i upphandlingen uppfylls. 5 (6)

6 3) Råd efter upphandlingar Informera internt För att era upphandlingar av IT-produkter ska få genomslag i ert hållbarhetsarbete är det en förutsättning att de som köper in IT-produkter avropar enligt upphandlingen. Öka förståelsen för era krav på TCO Certified hos era medarbetare genom att sätta in kraven i ett större sammanhang. Berätta exempelvis att: Er organisations övergripande hållbarhetsmål ska genomsyra era upphandlingar, samt att upphandlande produkter ska beakta nationella och internationella miljömässiga och sociala mål. Er organisations upphandlingar av IT-produkter är en viktig del av ert hållbarhetsarbete och ska vara en bidragande faktor för att nå verksamhetens hållbarhetsmål. Er organisations IT-produkter ska ha minimal miljöpåverkan och ta hänsyn till sociala aspekter ur ett livscykelperspektiv. Det vill säga under IT-produktens tillverkning, användning och sluthantering.. IT-produkter som upphandlas ska hålla hög kvalitet och ha förutsättningar för lång användningstid. Ni har valt att ställa krav på TCO Certified eftersom certifieringen innehåller en stor bredd av miljömässiga och sociala krav kopplade till tillverkning, användning och sluthantering av ITprodukter, tillsammans med ett omfattande uppföljningssystem som ser till att kraven uppfylls över tid. Uppföljning under kontraktets livslängd Begär att leverantörerna ska förse er med TCO Certified-certifikat eller motsvarande för uppdaterade IT-produkter under kontraktets hela livslängd, och informera dem vid behov om att ni har rätt att häva kontraktet om kravet inte uppfylls. Slutligen Tack för att ni vill vara med och påverka utvecklingen för mer hållbarhetsanpassade IT-produkter. Genom att ställa krav på TCO Certfied när ni upphandlar IT-produkter är ni med och driver på ITindustrin så att IT-produkterna och deras tillverkning blir mer hållbarhetsanpassade. Tveka inte att kontakta oss på TCO Development när ni har några frågor. Tillsammans kan vi påverka! 6 (6)

7 Appendix Checklista för bevismedel Leverantören bevisar att IT-produkterna och deras tillverkning, som finns med i anbudet uppfyller kraven i senaste versionen av TCO Certified genom ett av följande två alternativ. 1. TCO Certified-certifikat som bevismedel Leverantören förser upphandlande organisation med giltiga TCO Certified-certifikat för IT-produkterna i anbudet. Eller 2. Motsvarande bevismedel Leverantören förser upphandlande organisation med bevis enligt samtliga nedanstående punkter: Leverantören förbinder sig att offererade produkter uppfyller kraven i senaste versionen av TCO Certified, och om det under kontraktets livslängd visar sig att de inte gör det förse upphandlande organisation med nya produkter som uppfyller kraven samt kompensera upphandlande organisation med en straffavgift för skada som exempelvis dåligt anseende orsakade av att produkterna inte uppfyller kraven. Leverantören ska förse upphandlande organisation med testrapporter från ett oberoende laboratorium ackrediterat enligt ISO 17025, som visar att upphandlade produkter uppfyller kraven i senaste versionen av TCO Certified. Leverantören ska förse upphandlande organisation med bevis från en årlig uppföljning att offererade produkter uppfyller kraven i senaste versionen av TCO Certified. Uppföljningen ska gå till så att leverantören på egen bekostnad ger i uppdrag åt ett oberoende laboratorium ackrediterat enligt ISO att köpa in och verifiera ett stickprov av upphandlade produkter enligt kraven i TCO Certified. Leverantören ska sedan årligen förse upphandlande organisation med test- och verifieringsrapporter som visar att upphandlade produkter uppfyller kraven i senaste versionen av TCO Certified. Leverantören ska förse upphandlande organisation med bevis på att varumärket för upphandlade produkter arbetar aktivt med att förbättra arbetsförhållanden i tillverkningen av produkterna genom att visa att varumärket är certifierat enligt SA8000 eller fullvärdig medlem i EICC. Leverantören ska förse upphandlande organisation med en lista över alla slutmonteringsfabriker för upphandlade produkter. Listan ska innehålla status för när var och en av fabrikerna har blivit inspekterade för socialt ansvarsfull tillverkning enligt kraven i den senaste versionen av TCO Certified. Listan ska endast innehålla inspektioner gjorda av oberoende fabriksinspektörer som har genomgått SA8000 Advanced Auditor Training eller motsvarande. Leverantören ska årligen förse upphandlande organisation med en inspektionsrapport för socialt ansvarsfull tillverkning enligt kraven i den senaste versionen av TCO Certified. Rapporten ska vara från en av slutmonteringsfabrikerna och inte vara mer än 12 månader gammal. Leverantören ska finansiera en tredjepartsgranskning av den årliga sociala inspektionsrapporten för upphandlande organisations räkning, för att bedöma om rapporten visar att fabriken uppfyller kraven i TCO Certified, samt hur eventuella avvikelser bör hanteras. Granskningen ska utföras av en expert som har genomgått SA8000 Advanced Auditor Training eller motsvarande. Leverantören förbinder sig till att upphandlande organisation eller en oberoende part på uppdrag av upphandlade organisation har rätt att göra stickprovskontroller på slutmonteringsfabriker för upphandlade produkter för att kontrollera att ställda krav på arbetsförhållanden i tillverkningen i TCO Certified uppfylls. Leverantören ska förse upphandlande organisation med en engelsktalande kontaktperson som är ansvarig för arbetsförhållanden i tillverkningen för upphandlade produkter hos varumärket, och har befogenhet att se till att upptäckta brister åtgärdas.